CLnPRn01nCONTROLnDEnLAnINFORMACIONnDOCUMENTADA 955ee8fc20c4514 PDF

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META CL – PR – 01
EDESA S.A. E.S.P. Versión: 01

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA Junio 07 de 2017
INFORMACION DOCUMENTADA Página 1 de 20
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

EDESA S.A. E.S.P.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

LA INFORMACION DOCUMENTADA
CL-PR-01
Versión: 01
Edición: 07/06/2017
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Andrea Becerra Higuera Alexandra Hortua Rojas Orlando Guzmán Virgûez

Líder Consultoría Jefe Oficina Asesora de Gerente
Planeación
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD –EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META EDESA S.A. E.S.P.
Control de Cambios
Versión Fecha Descripción de cambios

Modificación
1 07/06/2017  Emisión del Documento
1. OBJETIVO
El presente procedimiento tiene por objetivo establecer los lineamientos para la gestión de la
información documentada del Sistema de Gestión de Calidad en la empresa EDESA S.A.
E.S.P., en cuanto a su elaboración, aprobación, revisión, actualización, identificación,
distribución, disponibilidad, acceso, almacenamiento, preservación, uso adecuado, control de
cambios, conservación y disposición.
Una adecuada gestión documental contribuirá a:
o cumplir con los requisitos de la Norma ISO 9001 del cliente, legales y reglamentarios
o Proveer información relevante y oportuna
o Asegurar la trazabilidad
o Proporcionar la evidencia objetiva
o Evaluar la eficacia, eficiencia y la adecuación del sistema de trabajo de la organización.
o Proporciona una base de formación y entrenamiento del personal
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda la información documentada que describen actividades que
inciden en todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Inicia con la elaboración
del documento, su aprobación, distribución y termina con el almacenamiento y disposición final
de los registros incluyendo su recuperación.
3. DOCUMENTACIÓN UTILIZADA
Código Nombre documento
CL-FT-01 Lista Maestra de la Información Documentada
4. CONCEPTOS Y DEFINICIONES
Acta: Documento que hace constancia a alguna actividad y/o acuerdo específico en un lugar y
tiempo determinado.
Actualizar: Mejorar, poner al día y validar.
Anular: Invalidar la acción de un documento.
Aprobar: Acción de verificar que lo que está documentado es lo que realmente se debe hacer.
Característica: Rasgo diferenciador, puede ser inherente o asignada, cualitativa o cuantitativa.
Copia controlada: Es una copia de un documento la cual se identifica con el número de

versión que se ha generado del mismo y debe ser registrado en el formato de control de
documentos.
Documento: Información con datos que poseen significado y su medio de soporte puede ser
papel, disco magnético o fotografía.
Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la
empresa, por ejemplo puede ser por un cliente, un proveedor, la entidad de certificación, entes
organizacionales, entre otros.
Documento Obsoleto: Documento que contiene información desactualizada por lo cual se

prohíbe su uso.
Elaborar: Acción de escribir documentos.
Eliminar: Anulación de la versión de un documento que impide su utilización.
Especificación: Documento que establece requisitos. Puede estar relacionada con actividades
o con productos.
Fecha de Emisión y Fecha de vigencia: Indican la fecha en que el documento empieza a

regir, después de su revisión y aprobación.
Formato: Documento que obedece a un patrón determinado y es útil para registrar datos e
información en general.
Información documentada: Información que debe ser controlada y mantenida (documentada)

por una organización y el medio en el que está contenida.
Nota 1. La información puede estar el cualquier formato, y medio y puede ser de cualquier
fuente.
Nota 2: La información documentada, puede referirse a:
El sistema de gestión de calidad, incluyendo los procesos relacionados.
La información creada por la organización para su operación (documentos).
Los resultados obtenidos de su operación (registros).
Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una operación.
Manual de Calidad: Documento que describe el Sistema de Calidad y la estructura de la

documentación.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Registro: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de

las actividades desempeñadas. Estos pueden ser formatos diligenciados, cartas, fax, e-mails,
memorandos, actas, contratos, listas de chequeo diligenciadas, entre otros. En general, son
todos aquellos documentos resultantes de la aplicación de los Procesos, Procedimientos,
Instructivos y Especificaciones que evidencian su correcta aplicación y control. Los registros
pueden estar dados en papel, archivo magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra
patrón, o una combinación de éstos.
Repositorio documental electrónico: Es el sitio centralizado donde se almacena y mantiene

información digital.
Requisito: Criterios a cumplir a fin de declarar la conformidad con el documento, y de la cual no

se permite ninguna desviación.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La

primera versión corresponde al número uno (1).
5. DESARROLLO
El sistema de gestión de calidad tendrá los siguientes documentos:
 Manual de calidad
 Caracterización
 Procedimientos
 Instructivos
 Formatos
 Planes
 Matrices
 Actas
5.1 Elaboración y control de documentos
Nº Qué. Como (Descripción de la Actividad) Responsable Plazo,

frecuencia
Inicio
1.
2. Identificación de Crear, modificar o eliminar un documento Cualquier En cualquier

cuando un empleado identifique la empleado y/o momento
la necesidad
para la necesidad, presentará una propuesta al líder
Creación, líder del Proceso correspondiente, esta del Proceso
modificación y/o será discutida con el líder del Proceso y correspondiente
eliminación de se envía por medio de correo electrónico
documento al resposnable del sistema de gestión de
calidad que sea:
1. Requerido por el SGC.

2. Necesarios para la Entidad.
3. Que no vayan en contra de los
requisitos de la NTC GP1000:2009; de
los legales y reglamentarios.
3. ¿La solicitud de creación, modificación o Resposnable De forma

NO eliminación es viable? del sistema de inmediata
(Pasa 1) gestión de
Si no, rechazar y explicar motivos si la calidad
creación, modificación o eliminación del
documento no es viable para el SGC,
responder por medio de correo
SI electrónico las razones por las cuales fue
(Pasa 4) rechazada la solicitud, y enviar copia al
líder del Proceso solicitante.
4. Viabilización, Da viabilidad de crear, modificar o Resposnable Una vez se

de la creación o eliminar el documento por medio de del sistema de defina
eliminación del correo electrónico al funcionario gestión de viabilidad
documento solicitante con copia al líder del Proceso. calidad
.
5. Se va a eliminar un documento existente? Resposnable

SI del sistema de
(Pasa 1)
gestión de
calidad
NO
(Pasa 6)
6. Elaborar o Se debe tener presente el siguiente Empleado Al momento

modificar contenido mínimo: designado por el de requerirse
documento líder del
Proceso o
Todos los documentos: Encabezado
solicitante
que incluya: logo y nombre de EDESA,
Empleado
nombre del documento, código, versión,
designado de la
fecha y número de páginas.
Oficina Asesora
de
Procedimientos: Portada, Control de Planeación
versiones, cuadro de preparado, revisado
y aprobado, 1. Objetivo, 2. Alcance, 3.
Documentación utilizada, 4. términos y
definiciones, 5. Desarrollo (Incluye:
Actividad (Explicación, Responsable de
cada actividad y, Plazo o frecuencia en
tiempo)).
Otros documentos (Incluidos

formatos): De acuerdo a la necesidad.
Nota: Los documentos deben ser

elaborados preferiblemente en letra Arial,
tamaño 10 u 11.
* Los formatos son controlados como

documentos del Sistema de Gestión de
Calidad en la Lista Maestra de
Información Documentada. El control de
cambios de los formatos, se observa en la
columna con este título, en la lista
maestra de Información Documentada .
Para realizar la documentación, utilizar

las Plantillas de: Procedimientos,
Instructivos y/o Formatos de Registro, las
cuales se encuentran disponibles en
medio magnético, si el documento ya
existe debe solicitar la versión vigente en
medio magnético a Responsable del
sistema de gestión de calidad para hacer
las modificaciones.
7. Revisar Una vez el documento esté elaborado o Líder del De forma

Integralmente modificado, el líder del Proceso, hace la Proceso o inmediata, al
el revisión completa del documento, realiza Solicitante. tenerse
documento los ajustes necesarios y envía el revisado
documento a Responsable del sistema de
gestión de calidad para incluir
8. Revisar Se revisa que el documento contenga las Resposnable Plazo no

documento bajo directrices correspondientes al Sistema del sistema de superior a
parámetros del de Gestión de Calidad, se verifica que gestión de cinco días
SGC para cumpla con el contenido mínimo y se calidad después de
aprobación codifica de ser necesario. recibido
La codificación se realizará de la
siguiente forma:
Proceso + Tipo de Documento +

Consecutivo
Abreviatura al proceso que pertenece:
Gestión Direccionamiento Estratégico: DE

Gestión de Calidad: CL
Gestión Comercial: CO
Gestión de la Planeación: PL
Gestión de Operación: OP
Gestión de Interventoria: IN
Gestión Administrativa: AD
Gestión del Talento Humano: TH

Gestión Financiera: FN
Gestión Sistemas: SI
Gestión de Control Interno: CI
Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo:
SST
Tipo de documento: Se debe nombrar con

la abreviatura determinada y el
consecutivo empezando por 01.
Formato: FT.
Manual: MA.
Procedimiento: PR.
Guía: GI.
Instructivo: IN.
Caracterización: CT.
Misión: MI.
Visión: VI.
Política: PT.
Organigrama: OR.
Mapa de procesos: MP.
Objetivos: OB.
Reglamento: RG.
Matriz: MT.
Libro: LB.
Programa: PG
Ejemplo:
OP – PR - 01
Número consecutivo
de los documentos
del proceso.
Tipo de documento
(ver Tabla 1) y
codificación.
Proceso que genera

el documento.
Significa que es un documento que

pertenece al proceso de Gestión de
Operaciones, el tipo de documento es un
Procedimiento y el consecutivo del

documento es 01.
9. Proyectar Acto Elabora el proyecto de resolución que Resposnable De forma

Administrativo adopta nuevos documentos, del sistema de inmediata
modificaciones en los existentes o gestión de
eliminaciones definitivas de documentos, calidad
en el caso de que los documentos serán
adoptados por primera vez por la
empresa.
10. Gestionar la Después de finalizado el documento, se Resposnable Tres días

aprobación del procede a presentarlo a la Dirección del sistema de después de
documento General para su aprobación. gestión de recibido
calidad
El gerente procede a aprobar los
documentos creados, modificados o
eliminados, en el caso de la adopción de Gerente
los documentos por primera vez.
Posterior a esto los líderes de proceso
aprobaran los documentos que se
generen, modifiquen o eliminen.
La aprobación o revisión, puede

evidenciarse en los manuales,
procedimientos, guías e instructivos por la
firma de una copia del documento.
Los formatos aprobados quedan

identificados con las iniciales del nombre
del Gerente en el nombre del documento.
11. El documento se ingresa al formato CL- Resposnable De forma

Registrar
FT-01 Lista Maestra de información del sistema de inmediata al
versión
documentada, en el cual serán gestión de contar con la
vigente
controladas las versiones vigentes y se calidad aprobación
guarda en la red interna de EDESA S.A.
E.S.P. (Servidor), en el disco duro del
computador de la oficina del resposnable
del sistema de gestión de calidad, y en un
disco magnético como respaldo
electrónico.
Los documentos que se encuentran en

Excel o Word son los formatos, los demás
documentos están en PDF, y esta es la
copia oficial de consulta.
La lista maestra de información

documentada puede subdividirse por
proceso, por tipos de documentos
(procedimientos, formatos), por origen
(Interno , externo).
Los documentos del sistema no pueden

ser retirados de la empresa sin previa
aprobación del Coordinador de Calidado
Representante de la Gerencia.
12. Se consideran vigentes los documentos Resposnable De forma

Actualización
de documentos aprobados mediante acto administrativo, del sistema de inmediata
ubicados en la Oficina de Coordinación gestión de
de Gestión de Calidad y Mejoramiento. calidad
La actualización de los documentos del

Sistema de Gestión de Calidad en la
página web es responsabilidad del
Coordinador de Gestión de Calidad y
Mejoramiento, y se realizará mediante
oficio.
NOTA: Los documentos vigentes estarán

disponibles en la Oficina de Coordinación
de Gestión de Calidady todo documento
que se imprima se considera copia no
controlada.
13. Distribución de Los documentos serán entregados al Resposnable De forma

documentos colaborador que requiere de su uso, del sistema de inmediata
dejando evidencia de la divulgación de la gestión de (máximo un
ruta en el repositorio documental calidad día después
electrónico. de la
aprobación)
14. Identificación de Se comunican al resposnable del sistema Cualquier En el

necesidad de de gestión de calidad. colaborador de momento de
cambios en los . la organización requerirse
documentos
15. Cambio en los Se realizan los cambios y se describe el La persona que En el

documentos detalle de los mismos en el espacio sugiere los momento de
determinado para tal fin en la tabla de cambios requerirse
versiones. Así mismo, se entrega al
responsable del proceso donde se
originan los cambios para la revisión del
documento.
Descripción Versión Fecha

de cambios Modificación
Los cambios en los formatos, se registran

en la lista maestra de registros.
Para los formatos cuyo contenido brinda

lineamiento y a la vez requiere control de
esta información, se controlará el cambio
del contenido en la lista maestra de
información documentada y de la Lista
Maestra de registros. (La descripción del
cambio del contenido se pondrá en un
comentario en la lista maestra de
información documentada).
Entrega del
16. documento Se hace entrega del documento con los La persona que De forma
cambios propuestos al responsable del revisa los inmediata, al
sistema de gestión de calidad. cambios tenerse
revisado
17. Gestión de revisión El documento es enviado a flujo de Resposnable Al ser

y aprobación e revisión y aprobación; como primer filtro del sistema de aprobada la
ingreso de la revisa el líder del proceso afectado y es gestión de nueva
nueva versión a la aprobado por el Gerente o a quien este calidad versión
lista maestra de designe.
Información
Una vez el documento se encuentre
Documentada
aprobado, se actualiza la lista maestra de
información documentada o la Lista
Maestra de Registros según corresponda.
Se siguen los pasos 8, 9, 10, 11, 12.
18. Manejo de Los documentos obsoletos (versión Resposnable Cuando se

obsoletos anterior a la vigente - o los que se del sistema de cambian
eliminan definitivamente) se recogen de gestión de versiones.
los sitios de uso y se define su calidad
disposición, la cual puede ser para
reciclaje dentro de la organización o
reciclaje externo.
Estos documentos deben ser marcados

como copias obsoletas para prevenir su
uso no intencionado.
Los documentos obsoletos en medio

digital se ponen en una carpeta con dicha
nominación, y junto al nombre se pone
OBSOLETO.
19. Descripción de la La lista maestra de información Resposnable En el

lista maestra de documentada describirá: del sistema de momento de
información gestión de surgir la
 El nombre del documento calidad necesidad de
documentada
un formato.
 El código
 La versión vigente
 La fecha de la versión vigente: fecha

de aprobación, a partir de la cual es
oficial y se debe hacer su

implementación.
 Responsable: se consigna el nombre

de la persona que recopila y mantiene
los registros digitales y/o físicos
según corresponda, de no tratarse de
un registro se consignara el nombre
de las personas autorizadas para
gestionar los cambios.
 Control de cambio: descripción del

cambio que genera la nueva versión,
un cambio de versión obedece a un
cambio funcional del documento
(cambio de logo, no genera cambio
de versión).
Utilizado para formatos o documentos

que no sea adecuado llevar esta
información en el cuerpo de los
mismos.
Para los documentos que tienen

dentro de su contenido, este espacio
se diligenciará, ver en el documento.
 Control de distribución: se citan los

nombres y cargos del personal, que
debe conocer el documento, ya que
interviene de alguna manera en la
aplicación del mismo, se incluye la
fecha en la que se les ha divulgado.
Esto para saber a quien se debe
divulgar nuevas versiones y retirar
documentos obsoletos en caso de
tenerse versiones controladas físicas.
 Acceso: Se describe el personal que

puede acceder al registro.
 Ubicación / Almacenamiento: se
describe la ubicación física o
magnética según corresponda, de
cada copia controlado del documento,

o lugares de archivo de los registros.
 Tiempo de retención: Se determinará

el tiempo en el cual se mantendrán
los registros, de forma activa o
inactiva, de acuerdo a la necesidad
de mantener la evidencia en cada uno
de los procesos, y considerando
aspectos legales cuando aplique.
 Disposición: Se describe el
mecanismo de disposición definitivo
para la información documentada.
 Condiciones Especiales de
Protección y/o Almacenamiento: En
caso de requerirse, se recibirán las
condiciones especiales de protección
y/o almacenamiento.
 Recuperabilidad.
El lugar de archivo de los registros del Resposnable Permanente

20. Almacenamiento
Sistema de Gestión de Calidad, debe del sistema de
y Disposición de
tener condiciones mínimas de gestión de
los Registros
conservación que eviten su deterioro y calidad
pérdida.
Los registros se deben disponer en sitios

accesibles y organizados de manera
apropiada para permitir su rápida
ubicación y fácil consulta en caso de
auditoría o en el desarrollo normal de las
actividades.
21. En los casos donde se requiere un Responsable de En el

Uso de formatos
registro para una actividad relacionada en cada uno de los momento de
de clientes
el sistema de Gestión de Calidad y el procesos recibir la
cliente exija el uso de su o sus formatos, disposición
el área respectiva realizará el análisis de del cliente
la información en los mismos y avalará su

uso exclusivo, es decir el formato del
cliente, reemplazando el formato de
EDESA S.A. E.P.S. si la información es
suficiente, o determinará el uso de los dos
formatos en el caso de requerir
información adicional a la contenida en el
formato del cliente.
Se debe comunicar al Coordinador de

Calidadla decisión para la inclusión en la
lista maestra de registros.
22 Asegurar el Se consideran documentos externos; las Resposnable En el

control de los normas, leyes, decretos, códigos y del sistema de momento de
documentos jurisprudencia de origen externo a la gestión de identificar el
externos calidad
entidad, necesarios para el correcto documento
funcionamiento y legalidad de los
procesos.
El control de los mismos en cuanto a

actualización, vigencia y disponibilidad,
será de acuerdo a las directrices de los
entes externos a que corresponda. Comunicación
de documentos
Los documentos externos que hacen externos: líderes
parte del Sistema de Gestión de Calidad de procesos.
serán consignados en la lista maestra de
información documentada / externos.
y guardados en las carpetas designadas

de cada proyecto.
Es importante que las diferentes áreas

retroalimenten al Coordinador de
Calidadde la necesidad de uso de
documentos externos para mantener
actualizados los listados.
La distribución se realiza guardando los Líder de cada En el momento

23. Distribución de
documentos en la red interna de EDESA proceso de detectarse
documentos el documento
S.A. E.S.P. (Servidor), y se distribuirán
externos o de identificar
como los demás documentos del sistema la necesidad
a quienes corresponda. en las áreas

de la
organización
24. Copia magnética De manera semestral se realizan copias Resposnable De manera

de la de toda la documentación del Sistema de del sistema de semestral
información Gestión de Calidad, (incluidos los gestión de
registros), la cual se guarda en el servidor calidad
de EDESA S.A. E.S.P.
25. Información en el La información oficial del Sistema de Resposnable De forma

Repositorio Gestión de Calidad se encuentra en la red del sistema de permanente
documental interna de EDESA S.A. E.S.P. (Servidor), gestión de
electrónico a la cual tienen acceso las personas calidad
autorizadas por la Gerencia, así mismo,
para la divulgación y aplicación se cuenta
con una carpeta Pública a la que tiene
acceso todos los colaboradores de
EDESA, donde se encuentran los
documentos de su interés los cuales
corresponden a copias controladas.
El repositorio documental se mantiene en

un sistema que permita, recuperar la
información, incluso si se llegara a
eliminar voluntario o involuntariamente.
** En el momento de realizarse copias

físicas de los documentos de la carpeta
en mención, las mismas pasan a ser
copias no controladas.
** Los formatos también pueden tomarse

de esta carpeta y si se requieren se
imprimirán para su uso y se mantendrán
de acuerdo a indicaciones anteriores.
26.
Fin
5.2 Expedicion Documentos
Para la expedición de documentos los siguientes cargos son los autorizados para la respectiva
firma:
Responsable
Jefes
Secretaria Profesionales Profesional
Gerente Directores de
General Especializados Universitario
Oficina
Documento
Cartas u oficios X X X X
Memorandos X X X X
Circulares X
Resoluciones X
Autorización
X X
Desplazamientos
Contratos X X
Aprobación
X
pólizas
Actas de
X
liquidación
Acciones
X
judiciales
Nómina y
liquidación de
X X
prestaciones
sociales
Certificados
X X
laborales
Autorización
ingreso fines de X X
semana
Certificados
X
disponibilidad X X
presupuestal
Registro
X X X
Presupuestal
Órdenes de
X
Pago
Comprobantes
X
de egreso
Respuestas a
X X
P.Q.R.
Respuestas a
X
recursos
Proyectos X X X
Estudios Previos X X X X
5.3 Elaboración de cartas u oficios, circulares y memorandos.
Las comunicaciones oficiales interna y externas, circulares y memorandos se elaboran en letra

Arial entre 10 y 12 puntos y tienen definidos los siguientes márgenes: Superior 3 centímetros
(cm), inferior 2 cm, lateral derecho 2 cm y lateral izquierdo 3 cm.
El encabezado deberá contener en la parte superior izquierda el logo de la entidad seguido del
nombre de la entidad “EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS EDESA S.A. E.S.P”.
En las comunicaciones oficiales, el numero consecutivo será escrito en la parte superior

derecha, así:
Describir si es documento interno o externo + Código del área según la tabla de retención
docuemental + número de serie + número de subserie + número consecutivo + año de la
vigencia.
Si el documento es interno se señala con la letra I

Si el documento es externo se señala con la letra E
Para concer el código del área, series o subseries, se debe remitir al documento AD-MA-02
Manual de aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) ó al formato AD-FT-33
Tablas de retencion-valoracion documental.
Nota: Las circulares y memorandos son documentos internos por tal motivo no es necesario
anteponer al código la letra I.
Para la elaboración de los oficios, circulares y memorandos, los funcionarios utilizaran la

plantilla que se encuentre vigente en el sistema de gestión de calidad la cual deberá ser
socializada y compartida para su utilización con las diferentes áreas de la entidad.
Finalmente, el pie de página deberá contener la dirección actual de la entidad, seguido de los
números teléfonicos que estén disponibles y el o los correos institucionales definido para tal fin.
5.4 Elaboración de resoluciones de carácter general.
Las resoluciones se elaboran en letra Arial de 10 a 12 puntos y deben cumplir con las
especificaciones definidas en la norma y en el presente documento, para la elaboración se
utilizará la plantilla que se encuentre vigente en el sistema de gestión de calidad la cual deberá
ser socializada y compartida para su utilización con las diferentes áreas cada vez que se
actualice.
Todas las resoluciones independientemente de su lugar de origen en la entidad, deberán ser

firmadas por el gerente; se entregará a la secretaria administrativa de la gerencia el documento
en original para que le asigne el número consecutivo mediante un sello y posteriormente
gestionar el tramite de la firma. Una vez se firme el documento, se hace devolución al
funcionario solicitante quien deberá digitalizar y archivar en medio electrónico en una carpeta
compartida para tal fin en el servidor que esté vigente.
5.5 Elaboración de actas
Las actas son documentos de memoria de las reuniones en los que consta lo sucedido, tratado
y acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos, con este
formato queda documentada la reunión, para ello se utilizará el formato CL-FT-06 Acta de
reunión.
OBSERVACIONES:
TODA COMUNICACIÓN EXTERNA SOLO SERÁ FIRMADA POR EL (LA) GERENTE O

SECRETARIO (A) GENERAL.

CLnPRn01nCONTROLnDEnLAnINFORMACIONnDOCUMENTADA 955ee8fc20c4514 PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

CLnPRn01nCONTROLnDEnLAnINFORMACIONnDOCUMENTADA 955ee8fc20c4514 PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META CL – PR – 01

EDESA S.A. E.S.P. Versión: 01

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Andrea Becerra Higuera Alexandra Hortua Rojas Orlando Guzmán Virgûez

Versión Fecha Descripción de cambios

1 07/06/2017  Emisión del Documento

Una adecuada gestión documental contribuirá a:

Código Nombre documento

CL-FT-01 Lista Maestra de la Información Documentada

Actualizar: Mejorar, poner al día y validar.

Anular: Invalidar la acción de un documento.

Característica: Rasgo diferenciador, puede ser inherente o asignada, cualitativa o cuantitativa.

Copia controlada: Es una copia de un documento la cual se identifica con el número de

Documento Obsoleto: Documento que contiene información desactualizada por lo cual se

Elaborar: Acción de escribir documentos.

Eliminar: Anulación de la versión de un documento que impide su utilización.

Fecha de Emisión y Fecha de vigencia: Indican la fecha en que el documento empieza a

Información documentada: Información que debe ser controlada y mantenida (documentada)

Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una operación.

Manual de Calidad: Documento que describe el Sistema de Calidad y la estructura de la

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Registro: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de

Repositorio documental electrónico: Es el sitio centralizado donde se almacena y mantiene

Requisito: Criterios a cumplir a fin de declarar la conformidad con el documento, y de la cual no

SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La

El sistema de gestión de calidad tendrá los siguientes documentos:

5.1 Elaboración y control de documentos

Nº Qué. Como (Descripción de la Actividad) Responsable Plazo,

2. Identificación de Crear, modificar o eliminar un documento Cualquier En cualquier

1. Requerido por el SGC.

3. ¿La solicitud de creación, modificación o Resposnable De forma

4. Viabilización, Da viabilidad de crear, modificar o Resposnable Una vez se

5. Se va a eliminar un documento existente? Resposnable

6. Elaborar o Se debe tener presente el siguiente Empleado Al momento

Otros documentos (Incluidos

Nota: Los documentos deben ser

* Los formatos son controlados como

maestra de Información Documentada .

Para realizar la documentación, utilizar

7. Revisar Una vez el documento esté elaborado o Líder del De forma

8. Revisar Se revisa que el documento contenga las Resposnable Plazo no

Proceso + Tipo de Documento +

Abreviatura al proceso que pertenece:

Gestión Direccionamiento Estratégico: DE

Gestión del Talento Humano: TH

Tipo de documento: Se debe nombrar con

Proceso que genera

Significa que es un documento que

Procedimiento y el consecutivo del

9. Proyectar Acto Elabora el proyecto de resolución que Resposnable De forma

10. Gestionar la Después de finalizado el documento, se Resposnable Tres días

La aprobación o revisión, puede

Los formatos aprobados quedan

11. El documento se ingresa al formato CL- Resposnable De forma

Los documentos que se encuentran en

La lista maestra de información

Los documentos del sistema no pueden

12. Se consideran vigentes los documentos Resposnable De forma

La actualización de los documentos del

NOTA: Los documentos vigentes estarán