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IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD
3 pasos a desarrollar
antes de empezar
Por:
María Altamirano
Sobre la autora
Soy María Altamirano, Máster en
Calidad Total, Principal Auditor
IRCA QMS ISO 9001 y Consultora
en Sistemas de Gestión. Ayudo a
profesionales y organizaciones a
optimizar su sistema de gestión a
través de la aplicación de normas,
tales como ISO 9001, ISO 14001,
ISO 45001, ISO 37001, entre otras.
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He tenido el privilegio de constatar en estos años de experiencia, como las
personas con compromISO son capaces de crecer y hacer crecer sus
organizaciones agregándole valor a través de la implementación y mejora de
sus sistemas de gestión.
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¿Por qué un ebook?
En estos últimos meses de mi carrera he conocido a profesionales que
desean incursionar en el mundo de los sistemas de gestión, ya sea para
dirigir la implementación de estos modelos en las organizaciones donde
trabajan, o para apoyar a otras organizaciones como Consultores. La
pregunta que siempre me han hecho es “¿y por dónde empiezo?”. Es tal
vez la misma pregunta que en algún momento también me hice, y que si
bien tuve la suerte de contar con mis primeros mentores, ha sido la
experiencia en cada proyecto de consultoría la que ha permitido validar la
metodología que vengo trabajando desde hace 17 años.
Si tú eres una de las personas que se preguntan qué hacer antes de iniciar
la implementación de un sistema de gestión según el modelo de la norma
ISO 9001, te he preparado estas líneas, seleccionando 3 aspectos que
considero claves. Los puedes tomar como referencia, y en base a ellas
construir tus propias herramientas de trabajo.
María Altamirano
Principal Auditor QMS 9001
Registro IRCA N° 01193802
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Descubriendo la
organización:
1. El Diagnóstico
Todas las organizaciones responden a un sistema de funcionamiento propio
que les hace actuar de una manera u otra y que no necesariamente
corresponde a un modelo estandarizado. En este sentido, la norma ISO
9001 Sistemas de Gestión de la Calidad, emplea el enfoque a procesos,
incorpora el ciclo de mejora continua y el pensamiento basado en riesgos.
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¿En qué consiste el Diagnóstico?
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¿Qué debes preparar para realizar el Diagnóstico?
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Prepara la herramienta que utilizarás para las entrevistas,
podría ser por ejemplo un check list con los requisitos de la
norma ISO 9001 y los legales o reglamentarios en caso
aplicaran. Esto te servirá como una ayuda memoria.
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¿Qué actividades realizarás durante la visita de Diagnóstico?
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Prepara el Informe de Diagnóstico
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Prepara el lanzamiento:
2. Tu Plan de Trabajo
Para definir el plan de trabajo que guiará el diseño e implementación del
sistema de gestión de la calidad, te invito a analizar los siguientes aspectos
en base a la información proveniente del Diagnóstico y a tu posible
experiencia en proyectos anteriores:
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Alcance y objetivos
Riesgos
Presenta los riesgos que podrían impedir el logro de los objetivos del
proyecto, así como las acciones propuestas para abordarlos. Por ejemplo,
riesgos asociados con:
o Resistencia al cambio.
o Falta de recursos.
o Poca cultura hacia la calidad.
o La falta de personal con conocimientos y experiencia en sistemas de
gestión.
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Metodología
Recursos
No debes olvidar de incluir un presupuesto estimado, personal requerido
como equipo de trabajo y sus roles, hardware y software necesario.
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Equipo de trabajo
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Gestión del tiempo
La duración de la implementación dependerá de factores tales como:
nivel de brecha existente entre la gestión actual de la organización y el
modelo de la norma ISO 9001, número y complejidad de los procesos,
número de sedes (locaciones), tamaño del alcance del sistema de
gestión; pero sobre todo del recurso tiempo (horas-hombre) que la
organización esté dispuesta a otorgar. No es lo mismo designar un
equipo de trabajo para 5 días a la semana a tiempo completo, que
designar dedicación sólo 1 día a la semana.
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Plan de Comunicación
Indicadores
Presenta los indicadores que
usarás para realizar seguimiento a
los principales parámetros del
proyecto. Incluye indicadores
relacionados con plazos,
presupuestos y entregables. Ello
facilitará la toma de acciones
especialmente si se presentan
trabas en el camino.
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Participación de los
líderes de la organización:
3. Asegurando el
CompromISO
Por más que hayas elaborado el mejor Plan de Trabajo para la
implementación del sistema de gestión de la calidad, sino cuentas con el
compromiso de los líderes de la organización y en especial de su alta
Dirección, lamento decirte que difícilmente el sistema de gestión y su
posterior mantenimiento, no tendrán el éxito esperado.
Así que mi sugerencia es que puedas trabajar con ellos, según lo que
hayas podido identificar en la etapa del Diagnóstico, para así reforzar estos
aspectos. Te cito algunos 3 ejemplos de temas al respecto que podrías
utilizar:
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Analiza junto a ellos los costos generados por la mala calidad, por
ejemplo productos no conformes y reclamos. Te sorprenderá que
posiblemente en alguna organización, no tengan conocimiento de
estos costos.
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Esto es sólo el
comienzo…
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¿Quieres profundizar más sobre este tema y otros
relacionados a los sistemas de gestión de la calidad ISO
9001?
¿Te gustaría que trabajemos juntos en algún proyecto?
Escríbeme a:
conecta@mariaaltamirano.com
maltamirano@iconosacademy.com
¡Gracias!
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