CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS NORMA TECNICA 4176

CONSTANCIA:

Es un documento de carácter probatorio en el que se describen hechos y

circunstancias que no requieren solemnidad se clasifican de acuerdo con el hecho
o acto que se prueba y puede ser: tiempo de servicio, experiencia, salarios u
honorarios, clase de trabajo, jornada laboral, cumplimiento de comisiones,
comportamiento y desempeño laboral.

Clasificación
De acuerdo al hecho o acto que se prueba pueden ser:

Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios u honorarios
Clase de trabajo
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajador

CERTIFICADOS:

Son documentos de carácter probatorio público o privado que aseguran la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne un acontecimiento
acompañado de las formalidades necesarias validas para su elaboración ejemplo:
acta judicial, ceremonial, juramento. Los certificados se clasifican de acuerdo con
el acto que se prueba, pueden ser calificaciones obtenidas por periodos
académicos, derecho de uso de sello INCONTEC, diplomados conferidos con una
institución, asistencias o congresos, cursos o seminarios, registros civiles,
parroquiales de nacimiento de matrimonio o de defunción, documento de
identidad, certificaciones de aseguramiento de la calidad u otras transacciones
comerciales paz y salvos, resultados de exámenes médicos.

Clasificación
De acuerdo al hecho o acto que se prueba pueden ser:
Certificaciones obtenidas dentro de periodos académicos.
Diploma conferido por una institución o documento que establece un privilegio o
premio.
Asistencia a congresos cursos o seminarios.
Registro civiles, de nacimiento, defunción
Documentos de identidad
Certificados de aseguramiento de la calidad
Bonos, Becas, donaciones
Créditos, préstamos u otras transacciones
Resultados de exámenes médicos

PARTES DE LAS CONTANCIAS Y CERTIFICADOS

Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus
elementos se distribuyen de la siguiente manera:
Numero de referencia
La numeración es consecutiva según lo establecido el código de comercio. Le
puede anteceder el código de dependencia, determinada por cada empresa en
particular. Se escribe de dos a tres interlineas del margen superior (zona 1). Es la
identificación del documento.

Fecha
Se escribe el lugar de origen del documento y siempre va el día, mes y año en
minúscula, año sin separarlo con punto. Los datos del nombre de la ciudad de
origen y la fecha de envió, se escriben de dos a tres interlineas del numero de
(referencia) y en forma completa.

Cargo
El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida centrado,
precedido de los artículos El o La y de tres a cuatro interlineas de la fecha.

Identificación
Las expresiones Certifica o Hace Constar seguidas de dos puntos, se escriben de
tres a cuatro interlineas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida para
resaltar.
Texto
De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierdo se
inicia el texto con la conjunción G, a la que le siguen los datos del solicitante que
pueden ser:

Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número

de documento de identidad.
Razón social de una empresa en mayúscula sostenida y Nit

Firmante
Es el nombre de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, de
cuatro a seis interlíneas del último reglón del texto, según el estilo escogido

Transcriptor
A dos interlineas del firmante o del ultimo renglón escrito se anota el nombre con
mayúscula inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el
documento.
Si a la persona que firma es la misma que escribe el documento no se necesita
identificación del transcriptor.

ASPECTOS GENERALES

Papelería especial
Los títulos conferidos por universidades o colegios, así como los certificados de
asistencia a congresos, cursos o seminarios, se elaboran en papel o cartulina
especiales diseñados para tal efecto.

Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones se puede

utilizar un formato preimpreso
Registro de diplomas en entidades educativas
El Ministerio de Educación Nacional, autorizó a las universidades y colegios para
registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que confieren
(Decreto 636 del 3 de abril de 1996).
Recomendaciones

El tipo y tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.

La impresión debe garantizarse y mantener la nitidez del documento.

El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se

use.
Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta
negra para garantizar a nitidez en el proceso de microfilmación
El uso de resaltados, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la
presentación y conservación del documento.
El uso de grapas y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del
documento.
 Esquema de Certificado

ZONA 1 -14 centímetros Entre 3-4 centímetros ZONA 3

2 interlineas

Numero de la referencia.
2-3 interlineas

(ciudad y fecha)

3-4 interlineas

QUIEN OTORGA LA CERTIFICACIÓN

3-4 interlineas

CERTIFICA:

3-4 interlíneas

Texto.

2 interlineas

Para que se expide

3-4 interlineas

FIRMANTE

2 interlineas

Transcriptor.

ZONA 2 2-3 cm