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Sistemas - Administrativos - Estructuras - y - P Magdalena PDF
Sistemas - Administrativos - Estructuras - y - P Magdalena PDF
l i s t o n a s
Coordinadores
G O M E Z FULAO , J. C. - M A G D A LE N A , F. G.
Coautores
AR O STEG UI, A. O . - BARRIENTOS, J. W . - B L A N C O , I.
C A M A R O T T I, P. - D R O VETTA, M. S. - FOVAKIS, A.
FUCARACCE, J. R. - G H IG L IO N E , L. M. - G O M E Z FU LAO , J. C.
G O N Z A L E Z PADILLA, H. G. - M AG D ALEN A, F. G. - M O L E O N , R. C.
NIEVAS, G. R. - RO M ERO , D. j. - SEGADE, J. L.
SILVA, A. R. - S O TO M A Y O R , S. B.
SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
- ESTRUCTURAS Y PROCESOS-
□EDicionEs mnccHi
BUENOS AIRES - BOGOTA - CARACAS MEXICO, DI
I.S.B.N.: 950-537-487-9
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< nilt(«n 1't-iml (urls. 2°, 9o, 10, 71,72 de la ley 11.723).
Por todos estos motivos, hay que ser cautelosos y ordenados cuando se es
tructura la enseñanza específica y empezar por definir los conceptos básicos,
buscando su ejemplificación en situaciones que puedan conocer los alumnos poi
anticipado y llevándolos progresivamente a identificar esos mismos conceptos
en otras realidades más complejas, donde están igualmente comprendidos.
Cumplida esa etapa, llega la ocasión de aprender a dar forma a las organi
zaciones, estableciendo las distintas maneras de crear sus estructuras y los pro
cedimientos para posibilitar el cumplimiento de los objetivos que fueron deli
neados con anterioridad. Quedará así debidamente armado todo el andamiaje
sobre el cual se desarrollarán los planes específicos correspondientes a cada
organización en particular.
Factores como éstos deben ser cuidadosamente tenidos en cuenhi en I.« i'ln
boración de textos para estudiantes del nivel superior. Si bien los fuiidniinJiilim
no cambian, es bien diferente referirse a grandes corporaciones, <1 ciiU'n mwillrt
nos y pequeños, a entidades sin fines de lucro o , 1 Id iidmlnlslrrirlftii públicu,
VI SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
A l e ja n d o C e s a r G eli
LOS COORDINADORES
F ernando G . M agdalena
J orge W a s h in g t o n B a r r ie n t o s
I sabel B lan co
Aboyada (UBA).
Licenciada en Administración (UBA).
Profesora del Instituto de Investigaciones Administrativas de la Facultad de
ClriK las Ixonómicas (UBA).
Pioíi'hotu tic* Sistemas Administrativos (UBA).
11 ¡ 1 ocupado posiciones gerenciales en empresas de primera línea del área si-
ileiúi¡ilc.i, de la construcción y de las comunicaciones.
Ai lu n lm c u le se; d e s e m p e ñ a c o m o c o n s u lto ra d e e m p re sas; e n p a rtic u la r, e n las
e^pei In lliU le s de p ro d u c tiv id a d , r e in g e n ie ría fin a n c ie ra y c a p a c ita c ió n .
C/NMAHOTTI
I h í»ih Imln en Adminislración (FCE - UBA).
Ayuilmile de (.ileilm de las asignaturas Estructuras y Procedimientos de las
I hurtiil/ni lunes, y Costos, ambas en la UBA.
M . I ) h o v i :i t a
A n t o n io F o v a k is
L u is M a r ía G h ig l io n e
G ustavo R odolfo N ie v a s
D a n iit .Io i k u : R o m e r o
A ndrea R aquel S il v a
S o N IA B . S O T O M A Y O R
I ii un mundo i'ii el que, romo suele decirse, “lo único constante es el con-
llniiii i mnliln", se liare cachi vez más necesario contar con la información y los
ñiiidi 11 n U*n i 1 1 ‘<ademados, de manera de no verse superados por cambios que
nfiim iilhVi 'ii' piuihician en décadas, y hoy, en apenas unas semanas.
I n lenlldad de las organizaciones — obviamente— no escapa a la de este
11 mvulslonado inundo de fin de siglo en continuo cambio, por lo que el hecho
df t"ilai actualizados se convierte en una obligación si el objetivo es que las
oti|,iniAu Iones perduren a través del tiempo. Es el continuo cambio lo que nos
oblliin , 1 estar permanentemente actualizados, y a ser conscientes de que estar
ai luall/ados e informados hoy no nos eximirá de ponernos nuevamente al tanto
de lo que sucederá en los escenarios de la semana entrante.
l .sla realidad hace que, al escribir un libro, uno se enfrente con la posibi
lidad derla de quedar fuera de época en un tiempo relativamente corto. Algo
de lo que pueden dar fe T om P eters y R obert W aterman J r ., autores del céle-
bie Tin busca de la excelencia, habida cuenta de que de las quince empresas
presentadas por ellos en su momento como “excelentes”, once han desapare
cido. Algo que no quita mérito a los dos autores, pero que habla por sí mismo
de l,\Importancia de saber percibir el “continuo cambio” a tiempo. Estas em-
Inesas que resultaron excelentes en su visión del negocio en el momento que
les locaba vivir, pero no tanto en advertir y administrar el cambio, sirven como
e|emplo palpable de la importancia que tienen la información y el conocimiento
en los tiempos que atravesamos.
Sin em bargo, alentados por las palabras de A lbert E ínstein “la imagina-
i Ion es m ás im portante que el c o n o c im ie n to ” , los autores de este libro hem os
lulenlndi i y de hecho creem os haberlo lograd o— hacer un aporte creativo y
tilll a la i o m prensión del com p lejo y hoy cam biante m u n d o de las organizacio-
lli'U
I' a iii . S amuelson escribió alguna vez, en una de las ediciones de su famo
so Manual de Economía, que envidiaba al lector que por primera vez incur-
sionaba en el mundo de la economía, pues era ésta una experiencia que nun-
i ,1 más volvería a repetirse. Si fuera el caso que este libro resultara ser la puerta
de entrada de algún lector al mundo de la administración, nos apropiamos de
las palabras de S amuelson deseando que este texto produzca el mismo efecto.
PROLOGO DE LOS COORDINADORES D E LA OBRA XVI
PRIM€Rfl PflRTC
€STRUCTURfl V G6STION
Capitulo 1
G 6S TIO N G € R € N C Ifll
COMPON6NT6S PARA SU €F€CTIVIDAD
por J u a n C ornos G o m c z F u l r o
1.1. Gestión.................................................................................................. 5
1.2. La decisión........................................................................................... 7
1.2.1. El proceso decisorio.............................. ............................... 8
1.3. La comunicación.................................................................................. 15
1.3.1. La comunicación en la organización................................. 16
1.3.2. Sentido de circuí.ición.......................................................... 17
1.3.3. Ascenso y descenso de la inform ación........... ,,,,............. IB
1,3 a Ln Inretlldumlne o brerhii de Infmmnelón .............
1.3.!». Hlemeiilnfi del pmceMu de comiinlmrlóii ........................,,, #?()
XX SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Crpituio 2
por A n g u O scar A r o s t é g u i
2.1. Introducción.......................................................................................... 61
2.2. [’rocosos; concepto y elementos....................................................... 62
INDICE XXI
C a pitulo 3
pon G u s t a v o R. N ic va s
C apitulo 4
ESTRUCTURA V T A M A Ñ O O R G R N IZ A C IO N A l
SU COMPORTflMI€NTO
por M. S u s a n a D r o v c t ta
,I Análisis terminológico..........................................................................101
l .'ilinclura ............................................................................................. .103
4,'.'’,, 1, Un organigrama en cada tipología estructural ................. .104
f\ , A n á l i s i s estructural de la gran em presa..............................106
A.'A.’A. Elementos a considerar en el manejo de las actividades
en la G E ..................................................................................108
'I.X/1. Análisis estructural de la pequeña em presa...................... .109
1,1 1»Mema ele información...................................................................... .111
'1,3,1, Utilización del sistema de información en la GE y en
la P E ........................................................................................113
'1,3,:-'. Principales aspectos del sistema de inform ación...............114
l,*l l ’eilll de los directivos y empresarios en la alta dirección...............117
C apitulo 5
€1 6N F O Q U 6 6STRAT6GICO GLOBAL
por Luis M a r ía G h ig l io n c
r"
C a pitulo 6
F O R M R U Z nC IO N € IN N O V A C IO N
por J o r g € W a s h in g t o n B a r a ic n t o s
C apitulo 7
pon A n t o n io F o v a k is
/, I Itili<xIticción.......................................................................................... ..225
/ , I .i i iillura de la organización............................................................. ..225
La Antigüedad ...................................................................... ..226
7 La Edad M edia...................................................................... ..227
‘A La Edad Moderna.............................................. .....................229
/, ! Id Imporlancia de la percepción y el cambio de los paradigmas.. 234
I. Percepción y realidad.............................................................234
Calidad y percepción................ ........................................... ..235
C a p it u l o 8
C O M P O R TA M I6N TO
INDIVIDUO. GRUPO. ORGRNIZRCION
C apitulo 9
ESCENARIOS GLOBALES
VERTIGINOSOS € INTERACTIVOS
por R u b é n C esar M o l e o n
- SeGUNDfì PBRT6
SIST€MfìS
C apitulo 1 0
por Fe r n a n d o G. M agdalena
C apitulo 11
C apitulo 1 2
por Fe r n a n d o G. M agdalcna
Capitulo 13
SISTCMA FINANCIERO
por I sabel B l a n c o
13.1. Introducción........................................................................,...................457
1 3 .1 .1 . Concepto.................................................................................457
1 3 .1 .2 . E s tru c tu ra ...........................................................................................457
C apitulo 1 4
por Pninn C a m a r o t t i
C apitulo 1 5
SIST€M fl CO NTfil3l€
por A n d r e a R a q u e l S ilva
/
Capitulo 16
por J o r g e R a ú l F ucaracce
€STRUCTURfì V GëSTION
C a p it u l o 1
G e s t ió n G e r e n c ia l
C om ponentes para su e f e c t iv i d a d
“ L a ciencia se c o m p o n e de
errores que a su vez son los
p a so s hacia la verdad
J u l io V e r n e
El desarrollo de la función gerencial tiene como meta el logro de la efectividad
tic la organización, que está garantizada cuando se reconoce y se utiliza correctamente
cada uno de los componentes del sistema de gestión. El éxito es resultado de un pro
ceso que se realimenta continuamente; un proceso sin principio ni fin.
1,1. G E ST IO N
11) ( ¡i imii/. I'iii,Ao, .I.C. y oíros, Incursiones en Mtin/if>fint‘nl. lúisayos subir nestlon, ( 'Imu, llm’in»
I'W>.
(,’ ) I 'H i.'íi 'iik n I'í i ri, I ' , I >h i'r ilih i itu iiis h 'ii, lil A lc iio o , IIiicmon A lie n, l 'W I
6 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
(.1) Niwi-ii , A v Nimun, It , ( iinii'tih i Mk'iicf ax empirical inquiry: Symboland Search, Associa-
llihi Ini i imi|Miijiin millIiIiiimV, Nilevii Vml', l'»A>, vol. I‘>, pigs. 113 a 115.
CAP. 1 - GESTION GERENCIAL 7
El proceso decisorio está presente en gran parte de la jornada del gerente. To
mando información para su actuación cotidiana, analizando opciones de solución a
sus problemas o nuevos negocios, ejecutando sus decisiones, controlando el desen
volvimiento de los procesos en marcha, el gerente está involucrado en uno o varios
procesos decisorios. En la gestión de un gerente, es difícil encontrar alguna activi
dad que no esté relacionada con el proceso decisorio.
Para explicar este proceso, se desarrollarán en esta sección los conceptos bási
cos de uno de los modelos más difundidos dentro de la administración: el proceso
decisorio. La toma de decisión entendida como un proceso puede ser descripta a tra
vés de sus elementos. Estos son:
Precisamente, las decisiones tomadas con riesgo y con incertidumbre son los
ii |min quefrecuentemente enfrenta el gerente de la empresa.
1. /,/ objetivo: otro elemento del proceso decisorio es el objetivo que persi
i I que divide, lil propósito será alcanzado en distinta medida según cuál sea el cur
*»1 de ¡ación elegido y el estado de naturaleza que se presente.
Id e n tific a c ió n del p ro b le m a
E jecución
C o n tro l
CAP. 1 - GESTION GERENCIAL 9
b) Análisis de alternativas
D iujcker (4) recomienda, para lograr una decisión efectiva, fomentar la discre
pancia. La participación de todos aquellos que tienen que ver con ella. Con esto se
i (insigue neutralizar en parte la resistencia que provoca toda decisión. Además, es
Inenie de nuevas alternativas y soluciones creativas.
La discrepancia debe ser honesta, de nada sirve someter a la crítica una hipó
tesis si los llamados a hacerla son complacientes y asienten sin demasiado análisis
del problema.
Resulta necesario, en este grado de avance del proceso, elegir alguna de las
iiltrinativas estudiadas.
(•I) I lim e n m, I ’ » . I a uen'ih la, h ii¡ii\, h'xiiiim M lliliiili',1 v ¡mlt il< u\, til A li’iii'n, IImmhm Allí'#. I<WJ
10 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
, Hasta este momento es posible regresar a las etapas anteriores sin mayores
costos, si se advierte que ha sido mal definido el problema o si es necesario analizar
alguna alternativa adicional o profundizar el análisis de otra.
lil criterio de la decisión será función de los objetivos perseguidos en su defi
nición, condicionada por la escala de valores predominante en la organización al
momento de elegir. La técnica utilizada en la determinación de los valores que sir
van tic soporte a la decisión, el sesgo de optimismo y la aversión al riesgo del que
decide influirán en la alternativa elegida.
lixistcn diversos métodos para la elección de una alternativa. Entre otros, se
pueden mencionar:
lil valor actual neto, por el que se descuentan flujos de fondos futuros de
proyectos alternativos.
• lil análisis de sensibilidad, que permite considerar el efecto en los resulta
dos de cambiar una variable de los escenarios probables.
I ,a simulación Monte Cario, que considera el resultado de todas las combi
naciones posibles de las variables relevantes de los escenarios.
lil punto de equilibrio, que muestra el nivel de ventas al que se debe llegar
para que los ingresos igualen a los egresos.
• lil árbol de decisión, que presenta en forma secuencial un proceso deciso
rio, incluyendo alternativas, estados de naturaleza y resultados de cada com
binación.
• lil valor esperado, con el que se puede calcular el valor que se puede espe
rar luego de muchas repeticiones de un evento.
La regla del producto marginal y de cierre determinan alternativas de fija
ción de precios y cierre de la organización.
• Programación lineal, con el que se puede calcular la mezcla óptima de re
cursos escasos para la realización de una función determinada.
lin el ejemplo, el sujeto decide aplicando el método del valor esperado, con
evaluación del riesgo a través del desvío estándar.
d) Ejecución
Para evitar resistencias en su aplicación, todos los que se vean afectados por la
decisión deben estar involucrados. Es importante su participación responsable en el
proceso decisorio. Será conveniente la existencia de un sistema de premios y casti
gos que tome en consideración las actitudes y comportamientos requeridos para que
la decisión sea efectiva.
e) Control
El control está presente cada vez que se define el problema. Se buscan las solu
ciones alternativas posibles; se evalúan los resultados hipotéticos que cada solución trae
aparejada y los correspondientes riesgo e incertidumbre; se precisa la acción necesaria
para llevar a cabo la alternativa adoptada; se identifica al responsable idóneo de la ac
ción, se lo inviste de la autoridad necesaria y se pone en marcha la decisión.
En cada una de las partes del proceso decisorio encontramos, asimismo, innu
merables decisiones. Cuando se define el problema, se debe elegir entre varias defi
niciones; cuando se generan alternativas, se debe elegir cuál será el método utiliza
do pura su generación; cuando se elige una alternativa entre varias, cuando se elige
al ejecutor y cuáles serán los recursos comprometidos, en todas esas situaciones se
debe decidir. En cada una de las decisiones anteriores existe un efecto deseado que
implica un control posterior que evalúe lo que se está haciendo.
Independientemente de los controles internos dentro del proceso decisorio se
puede distinguir una etapa en el proceso luego de la ejecución, que mide el grado de
ai H-rlo en la solución del problema que originó la decisión.
lin estas líneas, presentaremos un ejemplo de toma de decisión ante una situa
ción que involucra riesgo, basado en L ayard y W alter (5).
Probabilidad ( ) ( )
{**) I ,ayaui> !' U ( I y Wai ihM A A , Mh nnu <>nowit' theory, McCiraw-IIil!, EE.UU., 197H,
CAP. 1 - GESTION GERENCIA!. 13
Supongamos que existe una situación en la que puede darse un resultado entre
varios posibles; por ejemplo, si arrojo una moneda al aire, puedo obtener uno de los
siguientes resultados posibles: una cara o una cruz. Una probabilidad es un número
que se le asigna a cada resultado. Es la proporción de oportunidades que éste tiene
lugar, si en la situación se repite un gran número de veces.
P, = 0,5 P2 = 0,5
La suma de las probabilidades debe ser igual a uno. Así las oportunidades dis
ponibles para el agricultor consisten en dos prospectos alternativos. El primer pros
pecto, si elige la acción A, es utilizar la nueva variedad de semilla, lo que le produ
cirá un ingreso neto de $ 50 si llueve, o uno de $ 10 si hay sequía, ambos con una
probabilidad de ocurrencia del 50 %. Lo podemos escribir así:
Donde:
Ni ol agricultor toma únicamente sus decisiones sobre la base del valor espera
do de cada prospecto, estará indiferente entre los dos.
Sin embargo, la mayoría de las personas son sensibles a la dispersión de los
icsullmlos posibles, así como a los resultados esperados. En otras palabras, se preocu
pan por el riesgo, que puede medirse como el desvío observado en una variable res
pecto do un valor esperado.
Si una persona es adversa al riesgo, no estará dispuesta a abandonar la certeza
do un ingleso de $ 30 con un riesgo medido por el desvío de cero, por una situación
en In que puede ganar $ 50 con una probabilidad del 50 %, o ganar $ 10 con una
igual probabilidad; lo que daría el mismo ingreso esperado, pero que tiene un ries
go do $ 20 medido por el desvío estándar.
Podemos concluir que en el proceso de decisión de nuestro agricultor se reve
lan dos variables, el ingreso esperado asociado con cada alternativa que se le presenta,
y la variabilidad del mismo, medida, por el desvío. Según como sean sus preferen
cias con respecto al riesgo, será la ponderación que se le asigne a cada variable en
ol proceso de toma de decisión.
El componente decisorio intenta alcanzar, con importantes dosis de racionali
dad y creatividad, la satisfacción de las metas y la certidumbre de los actos. Muchas
veces, la función gerencial necesitará aguardar mayor información con el propósito
de seguir adelante. El proceso contendrá claridad de ideas y criterios. La información
para decidir, en consecuencia, deberá ser sólida y completa. Por eso, el gerente ne
cesitará, aun en soledad y ante la responsabilidad final, del pensamiento grupal, res
catando todo aquello que le permita flexibilidad y consistencia.
Luego, es lícito preguntarse cómo se reconocerá la decisión por el resto de los
miembros de la organización, lis en ese instante que surge de manera espontánea otro
componente de, gestión que, correctamente utilizado, permite a las organizaciones y
a sus integrantes una actuación y un comportamiento dinámicos y participativos.
liste proceso sirve para que los integrantes de una organización actúen de ma
nan coordinada en pos de un objetivo, y transmitan de un miembro a otro toda la
inli n inación que sea útil a la hora de realizar las diversas tareas y tomar las decisio-
(<•> l!n Miniwbcrf; y la iH m r ió ii, so desarrolla I;i ¡dea do planificar en el Indo iniuirrd o y dlrigli cu
il do ice luí, nsi mi tandil los nmceplns dol invosl inudor Kimiu r <Iknsthn soliro tus proccHos memulón Ni n
||, M11)’ 111.Ir Inilinnionld tu asociamos ni comportamiento dol ^cíenlo, podreimm cm oiiliiir iIiin piui imh.
i Miivoijicnlos: ol nioidiinl, propio dol lon¡niii|o y do Iii linea do plunitii ¡u y doeldli, v ol olimi liiliill, lil 1«
irii do dilección, con los cim leiiidni piopiini do tu niolivin ii’m y til i iiiinniioHi iiHi
16 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
La información fluye a los lugares donde se deben tomar las decisiones (comu
nicación ascendente o hacia arriba) y se canaliza desde los centros de decisión hacia
i>trus áreas de la organización (comunicación descendente o hacia abajo).
|H| Simiin, 11 A , 1(11 iim/>(iittwih ntii lulmiiiixlriilivo, Aguilnr, Buenos Aires, 1978.
CAP. 1 - GESTION GERENCIAL 19
3. La información que necesita el superior resulta necesaria para él, pues debe
transmitirla a sus propios superiores quienes deben tratar con la jerarquía.
4. El subordinado sabe sobre la necesidad de la información. En ocasiones,
sucede que cierta información simplemente no se transmite porque un em
pleado no sabe la importancia que la misma tiene para el superior.
Un alfarero que fabrica vasijas de barro con sus propias manos posee muy poca
información. Sin embargo, no necesita demasiada, porque las brechas que se presentan
serán pequeñas; en consecuencia, su tarea será eficiente.
(Maro que si el alfarero no posee la escasa información que necesita (por ejem
plo, no sabe dónde conseguir barro para moldear sus jarrones), tendrá las mismas
dificultades que la empresa de satélites que procese la información necesaria por
medio de una libreta de apuntes.
..........*►
E m ltio i 1 j M e nsa je R e ce p to r
Ilnl.t’i « a lim e n ta c ió n
CAP. 1 - GESTION GERENCIAL 21
Cuando alguien emite un mensaje dando una orden, por ejemplo, la actualiza
ción presupuestaria, las respuestas que sigan a esa orden pueden variar. El emisor, de
acuerdo con la respuesta (ya lo hice, a qué fecha, con qué datos, tengo algo más
importante que hacer, etc.) procesará nueva información que le servirá para emitir un
nuevo mensaje. Esta retroalimentación es la que convierte al proceso de comunica-
i ióii en interactivo y de actividad continua.
I ,;i posibilidad de efectuar una comunicación útil y eficaz depende de cada uno
de los elementos que componen el proceso de comunicación, es decir, emisor, canal,
lecepior y mensaje, así como también de un factor de ajuste, la retroalimentación.
I’or pinte del emisor, habrá dificultades cuando el mensaje enviado no resulte
t•Iiiii», cumulo existan varios emisores produciendo mensajes contradictorios, o cuando
el mensaje emitido no resulte del agrado o conveniencia de quien lo va a recibir.
Mecanismo de defensa
Receptor
May diversas maneras de lograr que los mensajes pierdan una buena parte de
mi nivel de amenaza para el receptor, y en esto juega un rol fundamental el emisor.
I »cpi-iiderá de él la manera de percibir el mensaje.
Para ello, no estará de más tener en cuenta ciertas consideraciones en el mo
mento tic emitir un mensaje, es decir, la intención de que el mismo sea decodificado
ilr manera adecuada, pero también que logre la respectiva influencia en el receptor.
sonará menos amenazante en los oídos del receptor, que “su sector vende
menos que los otros” . Esto último no deja resquicio por donde el receptor
pueda escapar, en consecuencia, instalará el mecanismo de defensa que no
asegurará resultado. Lo primero, en cambio, permite mayor libertad en la
elaboración de la respuesta.
Como puede verse, las cinco características no sólo están referidas al conteni
do del mensaje, sino también al modo en que es emitido, ya que las mismas palabras
pueden ser interpretadas de diferente manera según como sean expresadas. Ribei-
> ( ") dice al respecto que “la comunicación no sólo se establece con palabras. En
h i
reolidad, la palabra representa apenas un siete por ciento de la capacidad para in
fluir i'ii los demás /... /. Según las investigaciones neurolingüísticas, el tono de voz y
el lenguaje corporal es decir, la postura de los interlocutores— representan un 38
v un 55 por ciento respectivamente de este poder”.
( I I ) Kmt mu, I I n i m iiiin lin i ion ¡iu u-, lid, I tramo, H u e n o s A ire s , 1994.
CAP. 1 - GESTION GERENCIAL 25
I .AirriiRRORN (12) lo explican con una breve frase: “El marketing masivo se inventó para
vender productos masivos estandarizados a una masa de consumidores estandarizada”.
lin cambio, entendemos por gestión la función que cumplen todos aquellos
imombros que mediante determinadas acciones logran que un grupo de personas rea-
lt< o una tarea de determinada manera.
I’cro como en mayor o menor medida todos ellos deben influir en algún momen
to t*n ol comportamiento de otras personas para lograr que la organización cumpla con
mi', objetivos, resulta importante estudiar los motivos que hacen que un individuo
iinha|c, obedezca, cumpla órdenes, busque progresar, etcétera.
\ 1,4,1. EL DINERO
/ l’or iiué trabajamos? He aquí una pregunta que a primera vista parece tener una
0 %|iuosta obvia, de innecesaria explicación. Inmediatamente diremos “porque se ne-
1¡Mili el (Huero i/nc mis pagori".
C 1*) P o r . I n u L u i s Ni u a h i-
28 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
¿Es realmente así? ¿Acaso el único elemento motivador que podemos encon
trar en nuestro trabajo es el dinero? ¿Podríamos decir entonces que F r e d e r ic k T a y l o r
tenía razón cuando aseguraba que el hombre era apenas una pieza más dentro de una
empresa, y que como cualquier maquinaria produce más cuanto más combustible
(dinero) le otorguemos?
Si se utiliza un látigo, tal vez se logre que durante un cierto tiempo los indivi
duos cumplan las órdenes recibidas. I’ero aparte de lo inmoral de la situación, su in
satisfacción obviamente irá en alimento con cada latigazo, lo que provoca indefecti
blemente el lesquebiiijunileiild del comportamiento individual.
CAP. 1 - GESTION GERENCIAL 29
¿Qué manera más efectiva podremos encontrar para lograr la satisfacción? Es
tudiar las necesidades propias y ajenas, parece ser una forma adecuada.
Así, sería el caso de un individuo que ha tenido éxito en su trabajo, que con el
tiempo ha logrado seguridad económica y reconocimiento dentro del círculo donde
•i 'desempeña. De repente, cuando estaba en plena búsqueda de nuevos desafíos para
iiiislaeei' su insatisfecha necesidad de autorrealización, sobreviene un brusco cam
bio en sus negocios que lo conduce a la bancarrota.
• Necesidades fisiológicas: 85 %
Necesidades de seguridad: 70 %
Necesidades sociales: 50 %
• Necesidades de estima: 40 %
• Necesidades de autorrealización: 10 %
Como vemos, cubrir las últimas resulta casi una aventura inalcanzable, mien
tras que las primarias son de satisfacción obligada. Sin ellas, todo otro elemento
motivador que intentemos aplicar en el individuo resultará inútil.
• la actividad en sí misma;
• posibilidad de progreso;
• status;
posibilidad de crecimiento.
condiciones de trabajo;
sueldo percibido;
• seguridad.
I a diferencia que se puede notar entre los factores radica en que la existencia
•i' li is primeros (motivadores) motiva al individuo, mientras que la falta de los segun-
ili>'.'(higiénicos) provoca el comportamiento opuesto. Los segundos deben existir,
muñirás que los primeros, si no existen, no producen una reacción adversa, pero si
i ir.lrn, loaran una fuerte motivación.
Donde:
E (Y /A ): v a lo r e s p e ra d o del in g re so p a ra el plan A.
P,: p ro b a b ilid a d de lluvia.
P2: p ro b a b ilid a d de se q u ía .
Y a,: in g re so p a ra el ca so q u e llueva.
Y a2: in g re so p a ra el ca so que h a ya se q u ía .
Si el agricultor toma únicamente sus decisiones sobre la base del valor espera
do de cada prospecto, estará indiferente entre los dos.
Del mismo modo, podemos mencionar una lista de los “desmotivadores”, a saber:
• Felicitar a alguien por su trabajo sin especificar los motivos por los que se
lo considera bueno.
• Deshumanizar el trato.
Iin lo que se refiere al papel que juega el liderazgo en la dirección de una or
inili/,ación, podemos considerar dos aspectos:
• El proceso del que se valen aquellos que desean llegar con éxito a la con
creción de un objetivo determinado.
;,( 'omo lograr entonces que todos los miembros se comprometan con los obje-
!hn>, ile la organización, evitando la existencia de un conflicto?
( ¡ida empresa — cada Kder crea sus propios objetivos, y éstos pueden ser muy
vmindos. De la audacia del líder dependerá la dificultad de los objetivos, y de su
Imhilidml, la posibilidad de alenii/iiilos.
34 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
lisios pueden ser apenas algunos de los objetivos, unos más audaces que otros.
I íolinear algunos tal vez resulte fácil, pero la verdadera dificultad estará dada en lo
grar que lodos aquellos que pertenecen a la organización estén de acuerdo no sólo en
alcanzarlos, sino también en la manera de hacerlo.
Como dijimos antes, el verdadero éxito no lo alcanzará quien defina la meta más
difícil, sino quien realmente la cumpla.
lili ausencia del jefe de un sector, usualmente alguien tomará su lugar dirigiendo
las acciones de los demás para que el trabajo del sector finalmente se haga. Quien
ocupe este puesto será reconocido por los demás como líder por sus conocimientos,
experiencia y personalidad.
I Insta aquí, hemos visto que básicamente los dos aspectos que presenta el lide-
oi/)'o son: definición de la manera de hacer las cosas dentro de una organización, y
el modo de influir en el comportamiento de los subordinados para que la organiza-
■Ion o el grupo cumpla sus metas y objetivos.
I >e esta manera, vemos que el líder no sólo es aquel que está al frente de una
>nipiesa. sino también todos los que deben cumplir alguna función de supervisión o
iitteeeion con personal a cargo (gerentes, jefes, capataces, etc.). La supervisión de un
Chipo hará que éste se desempeñe de manera más o menos eficaz, según el estilo de
i nmliuvioit de su líder.
1,'uleraz.go orientado a las tareas: el líder se distingue por sus decisiones au-
locrálicas. Impone su manera de hacer las cosas, abstrayendo las opiniones
de los restantes miembros, y también coordina las diferentes actividades de
manera estructurada, restringiendo la posibilidad de apartarse de lo que pre
viamente estableció. La relación que mantiene con sus subordinados es es
trictamente laboral.
liste tipo de liderazgo genera menor satisfacción entre los miembros del
umpo, pero ¡il mismo tiempo genera como resultado el desarrollo de gnt
pos mas productivos,
36 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Sin embargo, existe una característica en este estilo de liderazgo que aumen
ta la satisfacción y la cohesión del grupo, y es la manera de estructurar el
trabajo. Esto último determina que cada uno conozca exactamente lo que
debe hacer, lo que repercute favorablemente en los individuos.
Si bien este tipo de liderazgo logra grupos con mayor grado de satisfacción
y cohesión, no se puede asegurar que se logre mayor productividad.
Si volvemos a considerar, como hasta ahora lo hemos hecho, los dos objetivos
fundamentales de la organización — producción de bienes y satisfacción de los miem
bros — advertiremos que los dos estilos están orientados a sendos objetivos.
Obviamente, esto no significa que todas las actitudes del líder autocràtico ge
neran insalisfacción ni que las ilei líder democrático repercutan en la producción, pero
sí resulta importuni** eouom la existencia de ambos estilos.
CAP. 1 - GESTION GERENCIA!. 37
Autocràtico + -
Democrático ? +
¿Cuál de los estilos se debe utilizar? Como para muchos otros aspectos dentro
iU' la diaria actividad gerencial tampoco existe una repuesta definitiva.
I I fu e rte e a n íc te r d e I a c o c c a n o s ó lo le s ir v ió p a r a g a n a rs e su la m a d e u u lo i ilu
iíii M n o t a m b ié n p a ra m u l t ip lic a r la s (¿.m inucias d e la e m p r e s a a n iv e le s í iin i m p e iliiu liiN .
38 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Líis venias tic ('hryslei, nsl rumo su producción, aumentaron, lo mismo que las
ganancias, l.a lama de I a c o c c a trascendió a otros ámbitos hasta el punto de consi
derar en algún momento la posibilidad do presentar su postulación como vicepresi
dente de los Estados Unidos, y también para que uno de sus más estrechos colabora
dores en la empresa le respondiera a un periodista, cuando éste le preguntó si podía
considerarse a I a c o c c a como una especie de dictador benévolo: “Bueno, borre la
palabra «benévolo»”.
Sin embargo, la situación de la empresa en este caso era crítica, por lo que se
guramente el estilo de I a c o c c a resultaba adecuado, ya que el objetivo de la organi
zación era sobrevivir.
Decidir cuál de los dos estilos utilizar será la tarea de cada líder, aunque esto
no depende solamente del deseo de una persona, sino también de sus características
personales. Por sólo desearlo, una persona no se convertirá mágicamente de líder
autocnUico a líder democrático, o viceversa. Pero un buen administrador, sí podrá
decidir al líente de qué tipo de líder deberá estar cada área de la organización.
Motivar a la gente que trabaja no resulta una tarea sencilla. Para lograrlo se
requiere no sólo una importante dosis de conocimiento, sino también de alguien que
lo lleve a la práctica, lili osle instante, aparecen dos valores y se integran dos roles,
los desempeñados por quicnci limen que ver con los objetivos— líderes— y los del
resto, aquellos que I on mlmlnUliim mtiiuifterx— . Los primeros salen a buscar los
CAP. 1 - GESTION GERENCIAL 39
lomas, los últimos mejoran y optimizan lo que los líderes encuentran. Son roles, no
uiiilos.
I .os líderes, en todos los países del mundo, en todas las circunstancias de la vida,
lli Han con ellos el potencial mismo de la negociación. Pueden reunirse con otros,
íiln iledm de una mesa, informarse de los requerimientos esenciales y generar con su
ni i limar ajustes y cambios que los diferentes escenarios necesitan. Emerge una cul-
l i i n » global, que eclipsa (odas las olías formas que están al alcance para limitar el
i ■
f ) pul -lnAN C 'AHI l l ' l ( I t l M I V I ' III Al I
..
40 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
lin lodos estos ejemplos vemos algunos de los factores clave de la negociación:
el tiempo y el timing, que aunque semánticamente poseen la medida como denomi
nador común, adquiere en el segundo un tono, cierta referencia al manejo y también
n la oportunidad en la prosecución de las relaciones institucionales en las organi
zaciones.
El proceso lleva a eliminar diferencias, las partes se conducen de manera tal que
se permite la creación de alternativas. Así, en la negociación se reconocerán las di
ferencias y se utilizarán las similitudes. Las diferencias podrán acomodarse, las si
militudes se usarán como método y unidad de propósito.
Al inicio de este ensayo, decíamos que nuestra intención era recorrer las varia
bles de gestión, aun de manera conceptual, pero al hacerlo sobre la negociación ve
mos que la praxis se compromete en el análisis, quedando ligada a los principales
acontecimientos que rodean al objetivo de la organización como, asimismo, a los sim
ples trámites administrativos.
<l>ll IfciNNn i .<i n , A y « liw , ( 'hiiiiiiihiIi ¡iihin, Mnmiiig mui Oigiiiii.iiiínii Afilón, A iIm titM n rtiv r
Ni ii'iii i' OiuiliTly, ( 'mill'll I Inivridlly, I i Iw i i m , vnl II, l')H(i, | i A|', h >14 a %V
42 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Por otra parte, vemos que en cada configuración estructural desde la simple
hasta la arena política [15]), la variable decisión o su respectivo proceso — la toma de
decisiones— nos está sugiriendo que las acciones generalmente presentan conflictos
y negociaciones.
til conflicto es un término muy bien aceptado por las ciencias sociales y polí
ticas. lis producto de la interacción social, y mezcla de poder y consenso. Esta dico
tomía os antigua y fue presentada en sociedad con los debates de H o b b e s y R o u s s e a u .
Su desarrollo contemporáneo está más elaborado en los trabajos de J u l i e n F r e u n d .
hlik-in Uaknaud sobre las decisiones. El lenguaje que utilizan las partes es el lenguaje
nominal, que es producto de la comunicación en el nivel político.
persuasión;
negociación;
política.
( 1 5 ) M i n t z h i :i « ¡ , H „ L a e s tr u c t u r a c ió n d e la s o r g a n iz a c io n e s , A r i e l , B a r c e l o n a , 1984.
( 1 7 ) ( ¡ o m i í z P i i i . a i i , .1 . < /'.'/{/iii/i/f i v i t c e p l i i t i l s o b r e I a d i s c r e p a n c i a e n e l s i s t e m a o r g a n i z a t i v o y e l
c a m b i o , T e s i s d o e l o r n l , l ;i i i \ d e ( Y l'.i o m í i n i i i in 1 1 1 1 A , U n e n o s A i r e s , 1989.
( I K ) M A m 'ti, .1. y Sim ón, I I , íi'tulii de Ut o/gunl.m ion, A rie l, B a rce lo n a , 1969.
CAP. 1 - GESTION GERENCIA!. 43
( I 1)) S i m i . i iNci, T ,< ' , The S lliilf H Y « I ( 'm ijllt l. I Inrviii'tl, l% :l.
Son diferentes los matices con los que se presenta la negociación en el escena-
tio organizativo. Algunos recrean mayor o menor intensidad, se los puede identifi
car alternada o simultáneamente en el transcurrir de la actividad en las relaciones de
Kiupos y organizaciones. Entre los más importantes podemos señalar:
a) La negociación colectiva
b) La persuasión
(.71) I’ikon, .1., Hcctifiiiltiiiit i>l itii'i Itmi linde anión recognition in South Africa, Southern Book Pu-
t t l is l t m , N iiilíít iu 'ii, l'JK K .
(.',*) I I i m I I ' i i i i i , l< , l’fimiMhm, tfnult'Wiiuil <'||||s, l’iailu'e Hall, Nueva Jersey, I9H .Í.
CAP. 1 - GESTION GERENCIA!. 45
c) La mediación
Como más arriba se indicara, es un proceso a través del cual se alcanzan los
acuerdos con la ayuda de una tercera parte, que es neutral, y que no tiene
poder de decisión, ni interés en parte alguna. Su gestión se evidencia por ser
un agente proveedor de alternativas, sin compromiso por arribar a un acuer
do final entre las partes en conflicto ( N ie u m e ije r [23]).
d) El arbitraje
e) Lobbying
f) Las conversaciones
Son preferidas por los órganos políticos de las organizaciones. Existe un
estilo informal e importante margen de flexibilidad y adaptabilidad. La ne
gociación nace cuando cada parte alcanza sus propios objetivos.
(2.1) N m :iim i:im :k, 1... Ni'noliiHhui. Mt'thodoloxy and 1'r/ibiin,i>, Owen Burgers Publishers, Pinelown,
11>HH
( . ’/ I ) 1‘ l l t O N , l l / I . ('//, I'll i n it it ('.’ ( ) )
nos; beneficio para uno, costo para otro; ¿quéparte de la torta me corres
ponde? Usual ocurrencia ante la escasez de recursos.
• la posesión de información;
(2K) S trauss , A,, Negotiation, varieties, contents, processes and social order, Jossey Bass, Nuevs
York, I *>78.
( M>) I ’iin a a u , W .l >, NrxalliHliw Skill \Y<»k Ihtiiilinil Miulult' I. I !iiivci',«ily o f Stm lli A ll leu,
S c h o o l mill B u s in e s s Ie m le iN liip , I'li'lm iii, l'J'<|
50 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
• aceptación mutua;
decisión y comunicación;
• motivación y productividad;
• control.
1. Emocionales.
2. Políticas.
3. De definición de problemas.
4. Constructiva.
5. Socioemocionales.
(.11) Tuckman, II.W,, "I >i'Vt'lo|imi'iil íii'<|in-iia\s in small groups” , Psychological Bulletin, l.ondres,
vol. V, M’l a W), iiiivIimiiIiic ill' IW '
CAP. 1 - GESTION GERENCIAL 51
• Espacio común.
• Acciones de competencia.
• Acciones de cooperación.
• Implementation.
• Cooperativo, las partes juntas trabajan hacia un acuerdo que les otorgue
mutuo beneficio.
• Práctico (propio de los negocios), donde las partes enfocan los hechos
clave, de importancia mutua, excluyendo todo otro acontecimiento.
Hay muchos factores que pueden afectar las percepciones de las partes du
rante el proceso de negociación. Los estadios iniciales de la negociación es
tablecen el tono del resto de las conversaciones. Así, los factores que co
bran real entidad se presentan como las primeras impresiones, la cortesía,
la personalidad, la vestimenta, la manera de expresarse, la ubicación en el
escenario, la motivación y las necesidades de la otra parte, aun los acon
tecimientos ocurridos antes de la reunión o los que se generan en el pro
pio instante...
También resulta interesante conocer los estudios que sobre ruidos y soni
dos producidos en el marco de la negociación realizara Pienaar (35), clasi-
( VI) I I i : n i > f . r . s o n , P., “Coininuniciilion without words”, Personnel Journal, Nueva York, vol. I., pags.
ii nuTO lie l<)89.
( H ) I’ii.naak, W .l). ami Komnmin, <' <I , Unrfiiliiiing and negotiation, University o f Soulli Africa,
Imlii, l‘)KV
CAP. 1 - GESTION GERENCIAL 53
En general, la gente percibe cosas que prometen venir en su ayuda, para sa
tisfacer sus necesidades, tendiendo a ignorar todo aquello que le disguste.
“Se entregó una lista con los rasgos de personalidad de un individuo a un gru
po de personas. Esta lista primero mostraba las características o rasgos positivos de
su personalidad (idealismo e inteligencia), a continuación en la misma lista se distin
g u í a n los rasgos negativos. Otro grupo recibió el listado de manera inversa. El pri
mer grupo se formó muy favorable impresión de la persona en cuestión y le atribu
yó un valor acorde. El segundo grupo atribuyó valores menos favorables. ¿Qué pro
vocó la diferencia? ¿El mero hecho de que los rasgos aparecieran listados en prime
ro o en último turno? Es decir, la inferencia efectuada por el observador en el orden
de prelación de los rasgos.”
(Mi) ll/uu ii, R, y I'uiiíii, A , An liiiriH lwllim lo l'svihulo,i<v. Hull, Rinehml mui WltiNlott Im* , Niir
vil Vi ilk I ‘J'/V
54 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Muchos autores acordaron que el conflicto sirve como estímulo negociador, ante
ln <h ni inicia de individuos munidos de intereses y necesidades divergentes.
I i wiN ( 17) efectuó un análisis de los tres principales conflictos que se presen
tan en el nivel individual. Si nos valemos de sus consideraciones, podemos trasladar
hiMiiIns discrepancias a niveles grupales y organizacionales (38) que en suma están
m i | i ' I m s a ulteriores o simultáneos procesos de negociación:
atracción-rechazo
atracción-atracción
rechazo-rechazo
( 'K ) ( ¡(imi:/. l'Ul ,A( i , In /o ijiif i m u epata! sobre la discrepancia en el sistema organizativo y el
¡ambio, Tonín (Indorili, 1IHA, lliiemiN Alien, I*>H‘>
CAP. 1 - GESTION GERENCIAL 55
Un método a utilizar para esta clase de conflicto podría ser eliminar primero
la fuente que lo genera. Primero hablar de las noticias malas, y guardar las
buenas para la última parte de la negociación. De esta manera, se inverti
rá el proceso y se podría asegurar mejor tratamiento de la negociación: de
atracción-rechazo, podremos pasar a rechazo-atracción.
1,6. CONCLUSION
D a hl, R., “The concept of power”, Behavioural Science, vol. V, págs. 202 y 203.
Stkaiins, A., Negotiation, varieties, contents, processes and social order, Jos-
m-v Muss, l<>78.
G e r e n c ia m ie n t o d e la s
o r g a n iz a c io n e s c o m o s is t e m a s
R ummi.£ clv.B rache C1^ sostienen que una organización es tan buena como lo son
sus procesos. En las compañías tradicionales, por lo general, éstos suelen ignorarse
por completo. Una organización orientada a los procesos, en cambio, se ocupa de
diseñarlos cuidadosamente, medirlos con precisión y, por sobre todo, logra que to
llos los comprendan.
Los gerentes subordinados tienden a percibir a los de las demás funciones como
enemigos.
El gerenciamiento de los procesos asegura que éstos cumplan con las necesi
dades de los clientes, que trabajen eficiente y eficazmente, y que los.objetivos estén
dirigidos por los requerimientos de los clientes y de la organización.
(I) Kiimmiim, (¡ A. y IIm jU 'h iA I1., iirifiiniiiinn'. Ilnw lo iiiiiniifit' Ihr whllr' ,v/wfrr un
llir niniiiil.'iilhiii fluir!, JiiNKt-y IInmi I'm IiIM ii'I«, S u n l'iiim 'is c o , |W ¡
62 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
(In liU l
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M iitu ria le s ■ ----►
Mt'iUulofi Primera Segunda Etapa
etapa etapa final
liiqulpon --- ►
I n fo r m a c ió n ■
// / //
de aduana. M„.~i)aj vece las relaciones no son evidentes y otras, in cluso, a priori
contradictorias. A sí, por ejem plo, se aum entan los gastos de p u b lic id a d en épocas de
crisis con la c o n v ic c ió n de que esto ayudará a superarla. Dem ing (2) representó la
producción de una org an ización de la siguiente manera:
Logística
De otra manera, podemos afirmar que los procesos son los medios por los cuales
los productos > tv ios llegan al cliente. Encontramos tres tipos de procesos: pri
marios, de logi i c gerenciales. Cuando un producto es otorgado a un cliente ex-
lemo a la organización, decimos que es un proceso primario; su ejemplo es la venta,
la fabricación, la facturación y el servicio al cliente. Cuando los procesos, en cam
bio, no generan un producto tangible para un cliente externo, pero son esenciales para
el gerenciamiento efectivo de los negocios, decimos que son procesos de logística;
cu esta categoría encontramos la capacitación y los servicios administrativos. El ter
cer grupo de procesos es el relacionado con la actividad gerencíal que apoya a los
negocios de la organización definiendo la estrategia. La descripción de los procesos
provee la actividad específica del mismo. Algunos procesos pueden desarrollarse
lotalmente dentro de una misma función, pero otros, en cambio, atraviesan las fun-
eiones, enlazando distintos entegramas (3) dentro del organigrama de una organiza
ción. En otras palabras, invaden el “espacio en blanco” que existe entre las unidades
funcionales.
1 ' ) líiiU '^ riin u i: rrpM 'M 'iilm 'M H h i A IH ii i Si - i mt» im iilm l
64 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
CLIENTES EXTERNOS
CLIENTES INTERNOS
Cliente: Comercialización
(A) Ju ra n , J.M ., Juran y t i Itth'utiKa ¡umt Ui luliilíitl. Un manual para directivos, E d . Día/, di; Santos
S .A ,, M m t iid , IW O .
CAP. 2 - GERENClAMIENTO D E LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS 65
Recursos Humanos Caraterísticas del recurso humano Planes de desarollo del personal
con el que cuenta la empresa Requerimientos, habilidades y
Apoyo en la aplicación del contra conocimientos del recurso humano
to colectivo
Apoyo en la selección, entrena
miento, clasificación, remunera
ción, promoción, desarrollo, etc.,
del recurso humano
El gerente debe asegurar que los procesos clave del negocio sean mejorados
con i inuamente. Esto se logra abordando el tema como una plataforma intelectual que
permita disponer de una metodología constante y general con la que funciones y pro
cesos se integren armónicamente hacia un mismo,sentido. Para ello, el ejecutivo ne-
ccsila:
• Identificar las oportunidades y amenazas del negocio que son relevantes para
el éxito de la estrategia.
• Determinar cuál de Ion procesos clave tendrá mayor impacto en los aspec
tos críticos del ni^orln.
CAP. 2 - GERENC!AMIENTO D E LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS 67
El gerente debe formar un equipo con las personas responsables de las diferentes
larcas.
* Servir como mediador del espacio en blanco entre las funciones y facilitar
la solución de los problemas entre las diferentes funciones que contribuyen
a un proceso. De la misma manera que el administrador profesional mane
ja las perturbaciones en la burocracia profesional (5)el dueño de un proce
so resuelve las disputas jurisdiccionales entre los profesionales.
Sin un dueño de proceso, los espacios en blanco tienden a ser ignorados. Como
i ¡ida gerente de línea gerencia su parte del proceso, puede suceder que la optimiza-
i ion ile un área funcional contribuya a la suboptimización de los procesos. De la
misma manera que el gerente de una estructura matricial observa la gestión que atra
viesa los diferentes departamentos de un producto o un proyecto, el dueño de un
proceso supervisa las relaciones que cruzan las barreras interdepartamentales. Sin
embargo, el dueño de un proceso no forma parte de una segunda estructura sobreim-
iniesia a la funcional como en las formas matriciales con el sacrificio del principio
ile unidad de mando. En la estructura matricial se crean responsabilidades conjuntas.
I os individuos de una organización orientada a los procesos no adquieren compro
misos ni con sus gerentes funcionales (o verticales o de línea) y ni de productos (bo-
i i/uutales). Con un gerenciamiento efectivo de los procesos, las relaciones de repor
te peí manecen verticales y los gerentes funcionales conservan su poder. La dimen
sión horizontal se agrega, si los gerentes funcionales son juzgados por las contribu-
i iiini”, de sus departamentos a uno o más procesos y si los dueños de éstos aseguran
que lii:, intei laces se resuelvan y que las consideraciones de los procesos dominen los
¡Hirieses funcionales. Existe todavía una distinción más entre el dueño de un proce
dí v el gerente de un proyecto o producto: los productos o proyectos vienen y van,
lu*. pioeesos son permanentes.
I.a selección de los dueños de procesos es crítica. Los dueños de procesos de
ben cumplir con las siguientes características esenciales:
(5) IIknry MiN'1/.ur.KG ulilizu el lérmino “burocracia profesional” para explicar organizaciones como
hospitales, universidades, firmas de contadores públicos, etc., con un núcleo operativo profesionalizado
n m poder para tomar decisiones y donde el tm lm j» se coordina mediante la estaiHlarizaciíui tic desbezas.
Se cuuliu en el conocimicnlo di" Ion pioIrMomiIcs operativos para funcionar.
CAP. 2 - GERENCIAMIENTO D E LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS 69
• Tener una perspectiva global sobre el efecto que el entorno tiene en el pro
ceso y éste sobre el negocio.
Los dueños de procesos conviven con los gerentes de línea sin interferencia
alguna.
2,4. IN ST IT U C IO N A LIZA C IO N D EL
GERENCIAM IENTO DE LO S PROCESOS
Un dueño de proceso.
Un plan de negocios anual, que incluye para cada proceso clave los resul
tados esperados, los objetivos, planes y requerimientos de recursos no finan
cieros.
* I iiii iin:, y cmpos de procesos, como los gerentes de línea, practican mejo-
im< ni los procesos continuamente y no resuelven problemas esporádicos.
* Los equipos de trabajo que atraviesan las funciones deben comprender otros
deparlamentos, cómo se encadenan las actividades y la compatibilidad en-
Ire los objetivos.
I!l óptimo desarrollo de los procesos está reforzado por el sistema de ges
tión humano, encargado de asegurar el necesario personal capacitado.
Lo anterior nos lleva a pensar en las organizaciones como sistemas. Las defi
niciones de sistemas provenientes de diferentes disciplinas coinciden en identificar
un conjunto de elementos relacionados entre sí y con su ambiente. La comprensión
de cualquiera de los elementos supone el análisis de los mismos en su totalidad. Sin
pretender profundizar sobre el concepto, trataremos de explicar la organización como
im sistema adaptativo para poder entender la manera de gerenciarlas con un enfoque
integrador.
Mercado
labora1
Tecnología
Mercado
de capitales
Proveedores
ii¡( leiu ni en mía estructura dada, cada uno de los análisis realizados aisladamente
iciiiltiin ambiguos y dan origen a confusiones.
{()) Pkucker, P.F., La gerencia, tareas, responsabilidades y prácticas, E l Ateneo, Buenos Aires,
I*)*)■>.
(7) MiNT/m-Hd, II., Ih'sefio de iones eficientes, El Ateneo, Dueños Aires» l ‘MI
CAP. 2 - GERENCIAMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS 73
M i n t z b e r g resulta claro cuando concluye que ninguno de los flujos explica por
sí mismo cómo funcionan las organizaciones y que debemos combinarlos para enten
der realmente la “verdadera complejidad del funcionamiento de la organización”.
Continúa su obra con el análisis de las diferentes variables relacionadas con la estruc
tura. Menciona las interdependencias de procesos como criterio para el agrupamien-
lo de las funciones y establece que en algunas circunstancias resulta conveniente elegir
ia base de agrupamiento que permita respetar la lógica de los procesos del trabajo.
lin general cuando se tienen en cuenta los procesos para el diseño de los car
eos, éstos resultan más complejos. Así, tenemos empleados que tienen cargos com
plejos y ejecutan procesos simples en contraposición con los cargos sencillos que
ejecutan procesos complejos.
lin una situación ideal, un solo cargo debería realizar todo un proceso eliminan
do actividades que no crean valor, como el traslado del trabajo, el control, la comu
nicación, la coordinación, etcétera.
Cuando la característica y extensión del proceso hacen imposible que una per
sona realice su totalidad se pueden formar equipos.
, t iiino establece una organización una estructura efectiva en los planos hori-
íiiiiliil y vi'itii ni7 I a clave está en la medición. En primer término, se deben estable-
i m tmnihiun mientmlas al cliente y a los procesos. En un entorno orientado a los pro-
i hnihi, i iiihi |ii*ii‘iile funcional es responsable en la obtención de resultados, la asig-
Hut ion iU> it'i y el desarrollo de políticas y procedimientos. La única diferencia
i mi ttini iiiyiitii/iu ion vertical tradicional es que cada función se mide por los resul-
Im Ihh que ii'IU’jmi su contribución en los procesos. Los gerentes de línea tienen tan-
id itiilm(ilml i iiinii en In.organización tradicional. No existe confrontación entre dos
<uiiiu en la estiucttiia matricial.
• Asegura que los objetivos de los departamentos sean compatibles con los ob
jetivos de los distintos procesos.
• Cambia la manera de conducir los negocios, sólo porque se asegura que los
procesos que se ejecutan sean racionales.
Hemos visto acciones que un gerente puede tomar para gerenciar y mejorar
continuamente un proceso. Al mismo tiempo, todos los esfuerzos individuales de
gerenciamiento deben estar integrados con el resto de los objetivos de la organiza
ción.
• Elegir un dueño para cada uno de los procesos (gerentes del más alto nivel,
que sean responsables de una parte del proceso).
11 un ve/, que los cambios han sido implementados exitosamente, el desafío con-
n i ( ’ <’ 1 ruciar el sistema tal como ha sido previsto. Antes que el sistema pueda
►n'i clci livamcnk- ferenciado, es necesario desarrollar un mecanismo para medir y
t ' v i i l n n i m i s i (imponentes clave.
2,7. E L RO L D E L A A L T A GERENCIA
( ' ! ) M i N T / I I I H l i , O j t . I I I. IMI I H l l « ( M
CAP. 2 - GERENC!AMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS 77
• Uso de las medidas de procesos como la base para la evaluación del des
empeño, recompensas y localizadoras de problemas.
• Designación de la persona que debe conducir las revisiones del proceso, si
milares a las revisiones tradicionales de las operaciones.
Es necesario crear mecanismos para la evaluación de los aspectos clave del sis
tema: los procesos, los dueños de los procesos y los gerentes funcionales. Analice
mos ahora las maneras en que algunos de los procesos gerenciales ayudan a los al
tos directivos a gerenciar a la organización como un sistema.
• Identificar los cambios de procesos requeridos para alcanzar los nuevos ob
jetivos de los procesos, listos cambios pueden incluir modificaciones a los
procesos mismos, nuevos objetivos para segmentos de los procesos y cam
bios de recursos.
78 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Negociar los presupuestos para los procesos, los cuales se basan en los objeti
vos ilc los procesos que fueron establecidos como parte del proceso de planeamiento.
I n (innornl, los expertos comprenden sólo Existe una mayor comprensión de la tarea
Iiih funcionas a su cargo. de conjunto. Los responsables
comprenden las metas de otros departamen
tos con los que colaboran.
11 imimmnl no conoce cómo se relacionan El personal conoce las entradas y las sali
los illluiuntüs procesos ni identifican los das que unen a otras funciones.
iillonUm y proveedores internos.
So consideran las funciones como com Se consideran las funciones como socias.
petidoras.
Los sistemas se analizan sólo si existen Los sistemas son continuamente analizados
problemas. y mejorados.
Los empleados son recompensados por sus Los empleados son recompensados por sus
contribuciones a un área determinada. contribuciones a los objetivos organizacionales.
2,10. CONCLUSION
W a i.t o n , M., Cómo administrar con el Método Deming, Norma, Bogotá, 1989.
C a p it u l o 5
Un f u e r t e v i n c u l o e n tr e l a
ESTRUCTURA Y EL PLANEAMIENTO
por G u s ta v o R. N ievas
3,1. BUCEANDO EN L A H ISTO R IA
pasaje de una estructura comunitaria a una moderna que se basa en organizaciones tal
como la conocemos hoy en día. A pesar de encontrar indicios de administración en la
historia de la humanidad, a los que hace referencias el doctor F o v a k is en su ensayo de
e s la obra, las organizaciones y en particular la empresa como modelo económico y
social, su administración es un fenómeno que tuvo su inicio en la presente centuria.
( I) (iiim u o N i., < > ih i, I I v « Iiim iv I tn ah, J .< \, Intivitucciáii til iriim de ¡'htiiftiiiih-nio,
lil <'lllü(|ul(l, ItUl'IHIH A i l l ' X , l'J'/fl.
86 SISTEMAS ADMINISTRA TIVOS
“El objeto del plan consiste en especificar un output deseado (un nivel de
exigencia) en algún momento futuro, y el objeto del control consiste en
determinar si se ha cumplido el mismo. Así, pues, la planificación y el
control están tan estrechamente unidos como el caballo y el carro: no
puede haber control sin una planificación previa, y los planes pierden su
influencia sin un control de su cumplimiento. Juntos regulan los outputs,
e indirectamente también el comportamiento.
Podemos distinguir dos sistemas de planificación y control fundamental
mente distintos; uno se ocupa de la regulación del rendimiento general y
el otro intenta regular acciones determinadas. Dado que el primero efec
túa principalmente un control a posteriori de los resultados, lo denomina
remos control de rendimiento. En otras palabras, [...] la organización puede
rogular sus outputs de dos modos distintos: utilizando el control de ren
dimiento para medir los resultados de toda una serie de acciones y em-
plonndo dicha información para instaurar cambios o bien utilizando la
planificación de acciones para determinar de antemano las decisiones o
acciones concretas que serán necesarias [...].”
(?) Mint/Míihi, II., Iti i'sliin Iiiiii ilr /(iv mRtitikM'itmes, Ariel, Barcelona, 1995, pfijj» IH.’ y sirles.
CAP. 3 - U N FUERTE VINCULO ENTRE LA ESTRUCTURA Y EL PLANEAMIENTO 87
das estarán sus tareas, más diferenciadas sus unidades y más desarrollado
su componente administrativo. Esto implicara a priori una necesidad de
mayor coordinación de las unidades entre sí, y esto se logra a través de la
implementación de sistemas de planeamiento y control.
AI mismo tiempo, no se puede afirmar que por ser una organización peque
ña, no exista en su seno un sistema de planeamiento y control. En organi
zaciones con alto número de profesionales se puede presentar menor forma-
lización, pero al administrar por objetivos le permite implementar sistemas
de planeamiento y control para medir el correcto desempeño de sus miem
bros.
La base tecnológica, que poseen las distintas sociedades, afecta las oportu
nidades que tienen las organizaciones para desarrollarse. Todo intento de de
sarrollo de una organización está condicionado por la tecnología que está a
su alcance y uso,
1:1 medio político no debe considerarse siempre como una variable negati
va paia las empresas. Los gobiernos pueden decidir el estímulo de los ne-
ios y la apertura de mercados como paso previo a la satisfacción de las
demandas sociales. Programas especiales de incentivo a la producción en de-
teiminada industria, incentivos financieros que alientan el establecimiento
de bienes de capital, políticas de desarrollo del empleo y reglamentaciones
impositivas son algunos ejemplos del rol de la política y la forma de afec
tación en las organizaciones.
I.a importancia de las distintas condiciones del medio varía con el tiempo, lo
que hoy es importante puede no serlo mañana. La importancia está en la potenciali
dad de ser crítico para con la organización a punto tal de poder afectar el normal
desenvolvimiento y desarrollo de la misma en un futuro cercano.
CAP. 3 - U N FUERTE VINCULO ENTRE LA ESTRUCTURA Y EL PLANEAMIENTO 89
3,4. T IP O S DE PLA N E AM IE N TO
3,5. E L PLA N E AM IE N TO EN
LA S ORG ANIZACIONES
d) Planear implica dejar de lado tareas diarias, ya que exige un nivel impor
tante de concentración y atención.
Esta situación generó áreas dedicadas exclusivamente al planeamiento sin una real
conciencia de la magnitud que esta tarea administrativa tiene para la organización. Lá
centralización de la información, la falta de integración con otros sectores al momento
de efectuar el planeamiento y la definición de un sistema de control que no establece
premios o castigos, ya que los distintos sectores de la organización pueden desconocer
o bien no llevar a la práctica los planes elaborados por el área de planeamiento.
Podemos definir a los sistemas como el conjunto de dos o más elementos rela
cionados entre sí; esta relación debe cumplir o satisfacer las siguientes condiciones:
3. Sin importar como se relacionan los elementos entre sí, cada uno tiene un
efecto sobre la conducta de todo el sistema, y ningún elemento tiene un
efecto independiente sobre el sistema.
E s t r u c t u r a y t a m a ñ o o r g a n iz a c io n a l
S il COMPORTAMIENTO
Se debe tener presente que ninguno de los enfoques antes mencionados es eli
minado, es decir que son complementarios.
( 'on el fin de poder tener en claro ciertos elementos que actúan co m o base para
arm ar una estructura, se tom ará la p o sición de C h u r c h m a n , representada en sus c iñ
i ó aspectos básicos relativos a la concepción de sistemas, enumerados a continuación.
f I ,os recursos del sistema: formalizados por todos los elementos que permi
ten ejecutar las acciones que lleven al objetivo, tales como los recursos hu
manos, técnicos, económicos, financieros, y oportunidades del medio am
biente externo (MAE).
I ¡ h>, componentes del sistema: suma de funciones que permiten que el sis
tema obtenga sus objetivos
* l oliilhltid o suma total: identifica que el objeto es una unidad a la cual per
tenece cada aspecto de los datos comprendidos en ella.
* Objetos: funciones básicas realizadas por las partes del sistema. Estas fun
ciones son:
4,2. ESTRUCTURA
a) relación superior-subordinado;
M uclias de las pautas definidas por los autores clásicos fueron “desenterradas”,
pero no debe olvidarse que las mismas fueron definidas en un marco de realidades
dilet entes, ya que los conglomerados con los que ellos trabajaron se movían con las
Myuit'tilfN condiciones:
iillti pioduidón;
luirlo tecnológico;
eniMenda de capitales.
I >(i lu'N conglomerados podían identificarse como grandes empresas, lo que llevó
ti Iti mn de estudiar las causas y los efectos de las conductas de los hombres y
tit' Ion puu t'Hos presentes en las mismas.
t itlli/iimlo el adagio “la necesidad crea el órgano”, los estudios realizados y los
piim Iplos establecidos por ellos se basaron en una necesidad del momento, de esta
manera se deberá tener presente cada momento histórico en que se encuentre la em
presa, es decir, con qué realidad deberá manejarse.
Esta realidad lleva a que los procesos, sus cajas negras, y la coordinación in-
traárea se vean acotadas, lo que demuestra la necesidad de un orden interno.
I'or su parle, la Teoría de Sistemas considera que el todo es mayor que la suma
de las parles (sinergia), que existen interrelaciones e interdependencias, en un siste
ma abierlo, que hay contraposición entropía vs. homeóstasis, y también influencias
ende los ambientes.
M in i / iimui ( '), al tratar la conducta de la gran empresa, dice que las estructu-
iifs i’Miin paia ni i'piar y dirigir sistemas de flujos y para definir las relaciones entre
latí il|ttiliMii>< palies, listos flujos e interrelaciones no tienen una forma lineal, aspecto
que -itilii puede describir la estructuración de organizaciones a través de diagra
mas lumi un>Mi¡ir las diferentes situaciones que suceden en las organizaciones, así
i inni» hm ililrieiiies formas que las mismas pueden adoptar.
• Cumbre estratégica.
• Tecnoestructura.
(.’ ) M int/iimoi, I I . , Pixi'lhi tlt‘ » » ijiim .iii íunc.v ( '[ ir ic iilr s , li l Ateneo, Buenos Aires, l'W |
CAP. 4 - ESTRUCTURA Y TAMAÑO ORGANIZACIONAL 107
• Staff de apoyo.
• Línea media.
• Núcleo operativo.
1. Desccntralización-departamentalización.
3. Canales de comunicación.
4. Centros de información.
5. Controles.
7. Utilización de tecnologías.
( ’on las ideas del autor se podrán conformar dos maneras de ver este parámetro:
Hspecialización: 2 a - Ib.
— Ampliación: la - 2b.
En la Pe, donde se supone que todo es “más fácil” de manejar, la realidad del
M AI la lleva a comportarse de una manera informal, es decir, sin presencia de nor
mas, ya que quien la dirige supone que puede hacer todo a su manera, y además puede
controlarlo. Esta reacción de quien dirige la Pe está condicionada por su esencia de
empresario, cuyas características lo identifican con un ser emprendedor de cosas, ini
ciador de ideas, y por tener una visión clara de lo que quiere. Pero lo que no puede
ver es que la difícil operatividad de dicho emprendimiento le exige que también sea
tecnico.
Su medio ambiente externo (MAE) está conformado por la demanda, los pro
veedores, la competencia y el gobierno.
Por su parte, .su medio iimbieiití“ interno (M AI) está representado por los recur
sos financieros, econòmico*, hmiuiiios y tecnológicos.
110 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
falla de identificación de los plazos sobre los que se mueve la Pe, generan
do poca visión temporal;
Se ilehe lener presente que una estructura es una herramienta válida cuando se
jMMirMt división del trabajo, delegación de decisiones y funciones, normatización (sis-
tr-iiut itdminisliiiiivo), incremento de personas, situaciones y tareas, y presencia de
t um|ilt'|ldmles (dificultad en el manejo de la cantidad y la calidad de variables).
— Utilización de profesionales-asesores.
lil sistema organizacional está conformado por personas, recursos físicos e in-
Iurinación. La estructura organizativa está condicionada por la cantidad de informa-
non requerida por sus integrantes para cumplir con sus funciones, así como por la
posibilidad de manejar dicha información. Tal condicionamiento lleva a la necesidad
de aplicar diversas estrategias en el proceso de maniobrar la información, procesar
la, e inlegrar las larcas ¡i Inivés de ella.
lin cuanto a para qué sirve, podemos considerar que su función es la de redu
cir ¡»certidumbre, evitar conflictos, capturar detalles de las transacciones, permitir la
loma de decisiones y comunicar. De este modo, responderá a las preguntas qué, cómo,
quién, cuándo y dónde, efectuadas por cada participante comprometido con las de
cisiones organizacionales.
Los soportes a utilizar serán los recursos humanos, los recursos físicos y la
información-dato.
Será importante para la organización reconocer que no siempre los códigos del
emisor y del receptor resultan similares (dueño-proveedor-cliente), así como que la
lelevmu ia que se le da a la información no es siempre la misma. Ello no implica que
la /V desconozca el uso de la información oportuna y que la exigencia de los esce-
ih ii íiin m ínales le marcan.
2. Rapidez en el análisis.
Pero así como encontramos los aspectos positivos, debemos tener en cuenta:
• Demanda:
¿Existe lealtad?
• Proveedores:
¿Cuál es el beneficio?
• Competencia:
• (hibierno:
/.Mantiene su política impositiva?
• Requerimientos de capacitación.
Se hace evidente que todos y cada uno de dichos aspectos deberán ser contem
plados lanío en la Pe como en la Ge, sólo que estas últimas además deberán poseer
un equipo de gente, tecnología, y operaciones que ayudarán a dav las respuestas, con
dicionadas éstas por el tamaño, la variabilidad y la cantidad de información-dato que
nula situación posee. Por el contrario, en la Pe una sola persona, o a los sumo dos,
renli/,a preguntas y a su ve/, las responden.
Las variables con las que se mueve la Pe son las mismas de la Ge, pero la d i
ferencia enlre una y olra indica en los escenarios y en la cantidad de variables a con
siderar, lili o se observa cuando las premunías para decidir comienzan a incrementar
se, requiriendo reclusos hiiniii/Km especializados y tecnología acorde, para poder res
ponder denlro del mareo de alin complejidad.
CAP. 4 - ESTRUCTURA Y TAMAÑO ORGANIZACIONAL 117
Todas y cada una de dichas situaciones requieren que el perfil del directivo de
lii (Ir tenga:
- conocimientos técnicos;
— idoneidad;
adaptabilidad;
criterio;
percepción;
Coi
s ii parle, en el marco de la Pe, el empresario-directivo realiza todo tipo de
n|ii'iit( lunes, desde las estratégicas hasta las operativas, manejándose con:
iilln centralización;
reducido personal;
sin estructura;
poco orden;
—- sin normas;
alto nivel de conflictos por la alta personalización con las tareas y con el
personal.
CAP. 4 - ESTRUCTURA Y TAMAÑO ORGANIZACIONAL 119
Como resultado de esto, podemos decir que el empresario posee visión de fu
turo, “olfato” del medio, capacidad de liderazgo (desconocido por él), percepción y
lógica perceptiva. Pero el directivo debe poseer conocimiento profesional de todas las
áreas existentes, racionalidad, conocimiento de la conducta humana, capacidad de
comprensión de la organización integrada, y conocimiento específico de todas y cada
una de las necesidades de la organización.
Ambos roles son diferentes, y en general, en las Ge cada quien posee un rol
definido: es dueño, planificador o ejecutor; mientras que en la Pe, uno solo posee
varios roles. Se hace evidente que los requerimientos de cada perfil difieren, por lo
que se dificulta la gestión en la Pe, ya que el ser empresario implica condiciones
innatas, mientras que el ser directivo requiere conocimientos adquiridos.
En consecuencia, esto nos lleva a concluir que, para que ambos roles se fusio
nen en una misma persona, es necesario capacitar al empresario de la Pe, salvo que
razones de costos le impidan contratar un directivo.
/
120 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
E l e n f o q u e e s t r a t é g ic o g l o b a l
— las personas;
— el medio ambiente;
— la propia organización.
5,2. E ST R A T E G IA
"I MlMiiiiomon por estrategia, todas aquellas acciones que son planeadas
mu o como anticipación, a los cambios en el medio ambiente
«Mlemn, Ion consumidores y los competidores.”
AnImtnino t'sptcsun:
c) actividad de un microemprendimiento;
Es, o debería ser, 5a manera en que una organización puede decir: “así es como
nosotros generamos un valor original”.
lín el campo tic la tidmini,«¡tinción una estrategia es el curso de acción o plan que
i ulcera las principales meta* y |m»Ií(|«w i de una organización y, a la vez, establece una
secuencia coherente de liw iiri hmex |i<u realizar.
126 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
I ,os objetivos establecen qué es lo que se quiere alcanzar y cuándo será logra
do, pero no dicen cómo se opera. Los objetivos principales, aquellos que afectan la
dirección general y la viabilidad de la entidad, se llaman objetivos estratégicos.
Las políticas son reglas o guías que expresan los límites dentro de los cuales
debe transcurrir la acción. Las políticas principales, las que guían a la dirección ge
neral y la posición de la organización y que determinan la viabilidad, se denominan
políticas estratégicas o simplemente estrategias.
lojj.ro de esas metas y proporcionan la base dinámica que permitirán medir el progreso
de lu iieeión.
I slas decisiones son las que moldean las verdaderas metas de la organización
V tmili ibiiyen a delinear los amplios límites en los que deberá operar. Determinan los
m ni nos que habrán tic destinarse a sus tareas y su subdivisión en partidas.
Normalmente, las estrategias existen en todos los niveles de las grandes orga-
iil/m iones, tanto en los corporativos como en los niveles departamentales de cada
división. Si ello es así cabe preguntarse en qué se diferencian de las tácticas.
Las tácticas pueden surgir a cualquier nivel. Son los lincamientos de menor
duración, son ajustables y asumen la acción y la interacción que las fuerzas contra-
lias usan para lograr metas específicas después de su contacto inicial. La estrategia
de fine una base continua para enfocar esos ajustes hacia propósitos más ampliamen
te concebidos.
Al diseñar una estrategia que tome en cuenta lo intangible, la.pregunta es: ¿exis-
en algunos criterios comunes para apreciar su valor?
CAP. 5 - E L ENFOQUE ESTRATEGICO GLOBAL 127
Por supuesto que hay factores, además de la estrategia, que contribuyen a de-
terminar los resultados tíñales: la abundancia de recursos, órdenes y maniobras ex
relentes, errores del oponente y aun la suerte.
Empero hay una guía surgida de experiencias anteriores, que puede servir como
criterio de evaluación: claridad en el planteamiento, impacto motivacional, consisten
cia interna, compatibilidad con el entorno, disponibilidad de recursos necesarios,
)>rado de riesgo, congruencia con los valores personales, de los directivos clave y
¡iplicabilidad.
Además, los ejemplos históricos permiten atisbar que las estrategias eficaces
deben abarcar otros factores que se pasan a enunciar como principios y que tienen un
orden prioritario sólo en los primeros cuatro presentados.
2 . iniciativa: las operaciones ofensivas son las más efectivas para alcanzar y
mantener la iniciativa y con ésta, la libertad de acción para obtener los pro
pósitos fijados. Aquéllas permiten al conductor enfrentar al oponente en la
oportunidad, lugar y forma que él elija.
Quien planea una sola estrategia corre un gran riesgo simplemente porque
su «ponente detecta rápidamente (la deficiencia) y toma las contramedidas,
lis necesario un espectro de estrategias que sean flexibles y no comprome
tan, y una concepción que por sus fines y previsiones permita su aplicación
en situaciones imprevistas. Planificar para la incertidumbre no es tan peli
groso como pareciera. Existe, después de todo, cierto orden en el campo
estratégico, así como en otras actividades humanas. Pero planear para algo
determinado es el mayor de todos los errores.
I on imiu ipales esfuerzos deben ser dedicados a los proyectos de alta prio-
ihlml y a las mayores amenazas, sean éstas internas o externas, de tal for
ma que el poder propio se concentre en las debilidades adversarias. El lado
que iriif’H la iniciativa dispone de una gran ventaja, dado que éste permite
im u entiiu sus energías sobre los objetivos conocidos, mientras el oponen
te debe dispersar sus esfuerzos a efectos de estar preparado para otras even
tualidades.
Al imponer la voluntad al oponente, los que definen los propósitos y las po
líticas coadyuvantes que los implementan, deben seleccionar los grados de
control que garanticen el logro de las finalidades, sin necesidad de recurrir
a extremos que podrían ser antieconómicos o ineficaces. Frecuentemente es
posible “ganar” únicamente por no haber “perdido” .
10 SeneUlt’z: los conceptos sencillos y las órdenes concisas y claras reducen las
nudas interpretaciones y las situaciones confusas, que son su resultado. Las
teorías más complejas y otras exigencias similares normalmente pueden
reducirse a términos comprensibles. Cualquiera sea la necesidad, la solución
más simple es casi siempre preferible.
“ U n e s ta d o m e n ta l. E s firm e z a , d e te rm in a c ió n , c o ra je y e sp e ra n z a . E s c o n
fia n z a , fe rv o r y le a lta d . E s a rd o r, e s p íritu d e c u e rp o y d e c is ió n . E s e l p o
d e r re s is tir, el e s p íritu p o r el c u a l se c o n tin ú a h a s ta el fin a l, e s la v o lu n
ta d d e v e n c e r. C o n e s to to d a s la s c o s a s s o n p o s ib le s ; s in e s e e s p íritu ,
to d a s la s o tra s c o s a s , c o m o s e r el p la n e a m ie n to , la p re p a ra c ió n y la p ro
d u c c ió n n o s irv e n p a ra n a d a ."
Este sintético estudio sobre los principios sirve para destacar una enseñanza:
los estrategos exitosos nunca, por lo que sabemos, violaron los principios de la es
trategia a menos que, previamente, evaluaran los riesgos y apreciaran el costo de
sus decisiones. Quienes apliquen este patrón a cualquier conflicto, deben concluir que
-sin tener en cuenta las críticas— los principios de la estrategia son de mucha uti
lidad y tienen un principio lógico. Los antecedentes muestran que los vencedores, en
su gran mayoría, tuvieron muy en cuenta los principios indicados. Los perdidosos, por
el contrario, no siempre los siguieron.
La única ley general que los abarca a todos es la que sólo considera la esen
cia misma de la decisión que se busca. Esta decisión es la aceptación por el adversa
rio de las condiciones que se le quiera imponer. En esta dialéctica de las voluntades
la decisión es un acontecimiento del orden psicológico: convencerlo de que seguir la
lucha es inútil.
lil siglo XX se caracteriza por la importancia que han adquirido las organiza
ciones; nacemos, vivimos y morimos en interacción constante con organizaciones
pequeñas, medianas y grandes, públicas, semipúblicas y privadas.
Estos fenómenos aparecen como naturales ya que, desde principios del sigi
diversas compañías occidentales ya poseían una mentalidad internacional, y se fu
ron convirtiendo en multinacionales o globales, adquiriendo una profunda particip
ción en el comercio mundial.
Cuando una compañía llega a esta última etapa, se hace multinacional. Así 1
empresa multinacional es una especie de compañía internacional. Es una compañí;
internacional muy desarrollada, que tiene profundos compromisos mundiales y un;
perspectiva igualmente mundial en cuanto a gerencia y toma de decisiones.
Oíros puntos de vista afirman que una compañía se convierte en empresa mun
dial cuando las operaciones extranjeras representan por lo menos el 35 % de sus ven
ias y ganancias totales.
I ii evolución ile una empresa multinacional puede recorrer las siguientes etapas:
pañía, y las ganancias de allende las fronteras aportan una porción impor
tante de las ganancias globales de la misma. En ese momento la compañía
emerge como empresa mundial y adquiere por lo común un enfoque inte
gral en cuanto a producción, ventas, finanzas, control y otras cuestiones.
(*) Parámetros
Rostricciones ambientales,
Internas regionales y
nacionales.
Restricciones y
ventajas en el (*) Parámetros
pala de origen Organizaciones competitivos.
internacionales
lín t'l modelo que vemos, la compañía multinacional transmite sus recursos
iiiidiimc'iiiiilcs gerencia y personal de todo tipo, tecnología, pericia comercial y
iiluluN ii tmvés de las fronteras nacionales, en el proceso de realizar diversas cla-
n‘Ndt1 negocios, como exportación, importación, concesión de licencias, elaboración
imi » undulo, venia de tecnología y servicios, contratos gerenciales y producción in-
»iiini luiiid, pura obtener ganancias y desarrollarse. El aspecto principal es la trans-
nlulún di< pei U'in gerencia, tecnológica, comercial y empresarial— aunque lacom-
mílln iniilllnm íniml 1 1 0 se limita sólo a transmitir pericias y otros recursos, ya que
(imlili 11 moviliza y combina valiosos valores en el proceso de la producción, marke-
Iiijj y (jcieiu ln internacional. Combina los escasos recursos que ella transmite con los
tu iili'n r iiilrinin'ioiudes disponibles a fin de producir, distribuir y comercializar bie-
11". v wi vicios.
Sin embargo, establecen principios o crean el clima que suelen facilitar las tran
sacciones comerciales internacionales.
tmclura orgánica.
Sin embargo, esos arreglos legales no tienen ninguna proyección gerencial sino
<|tii‘ simplemente satisfacen leyes locales sobre corporaciones o gravámenes. Lo que
importa es la estructura orgánica a los efectos de la adopción de decisiones, o sea, la
estructura de la organización gerencial.
A pesar de la lucha por el poder entre los funcionarios de línea y los de aseso
ría, la distinción reviste significación para la estructura orgánica de las compañías
multinacionales. También en ellas esas relaciones pueden tornarse más complejas
todavía por las variaciones en cuanto a los conceptos de autoridad en los distintosi
países y por otras diferencias de índole cultural, social y psicológicas.
Si bien es verdad que también entran en juego otras consideraciones, las com
pañías multinacionales desarrollan su estructura orgánica respondiendo a sus compro
misos internacionales.
ANEXO I
Organización responsable
Actividades de la
de las actividades Funcionario a cargo
compañía
internacionales
En los últimos años las grandes compañías han dado mucha importancia a la
planificación como instrumento de conducción. Al plantear rápidos cambios cada día
mayores en sus actividades en el mundo entero, se creó un marco de referencia más
analítico, a fin de facilitar la adopción de decisiones adecuadas.
Las compañías quieren anticipar su futuro e influir en él, en vez de ser sus víc
timas; desean emplear los recursos de la entidad — gerencia, personal, conocimien
tos técnicos y comerciales, fondos y otros bienes— de manera más redituable y pro
ductiva, ansian explorar nuevas oportunidades mundiales para obtener ganancias,
reducir las amenazas y los peligros de riesgo, y lograr una mayor eficiencia compe
titiva.
Por eso, las empresas vienen empleando cada vez más la planificación estraté
gica para largo plazo y la planificación para el breve plazo. Ambas formas de plani
ficación se relacionan entre sí y las dos son importantes. Sin embargo, la estrategia
reviste especial significación, ya que contempla asuntos como los criterios fundamen
tales, las orientaciones y los objetivos de la compañía en el futuro; además, la plani
ficación da lugar a amplias estrategias y programas para localizar los recursos y las
capacidades de la empresa hacia el logro de sus objetivos. Dentro de ese marco, la
compañía fija planes, tácticas y presupuestos operacionales relacionados con sus ac
tividades comerciales.
5. lil análisis de la competencia actual y futura puede que resulte más difícil
de emprender en varios países, por las diferencias existentes en ellos en lo
concerniente a estructura industrial y prácticas comerciales.
I lasla los planes más cuidadosamente preparados pueden tornarse muy pronto
anticuados en ciertas regiones del mundo. A la vez, la complejidad misma hace que
la planificación resulte más imprescindible para la lucratividad, el crecimiento y la
supervivencia de la empresa multinacional, sus divisiones y sus filiales en los diver
sos países.
2, I ,os gerentes de línea de todas las divisiones y subsidiarias del exterior del
país tienen que participar activamente en la elaboración de planes para sus
unidades y entregarse por entero al logro de los objetivos fijados y la eje
cución de las estrategias establecidas.
3. Los altos gerentes no deberán sacrificar los aspectos más-lejanos del plan
estratégico en aras de las realizaciones operacionales de corto alcance, como
aumentar los beneficios del año en curso, por ejemplo. Si la eficacia de las
gerencias de las divisiones o de las filiales extranjeras se valora principal
CAP. 5 - E L ENFOQUE ESTRATEGICO GLOBAL 147
mente por los resultados de las operaciones actuales y no por los compro
misos adquiridos de conformidad con planes estratégicos llamados a rendir
sus frutos en el futuro, el efecto será la reducción de los incentivos para una
planificación estratégica eficaz.
Un el otro extremo del espectro están las empresas que apenas tienen planes
estratégicos escritos que contengan precisiones sobre objetivos, políticas, estrategias,
programas, lintre esos extremos, hay otras que se concentran en algunos objetivos
cuidadosamente definidos y en pocas oportunidades para el desarrollo de productos,
el progreso tecnológico, a la adquisición de nuevos mercados, etcétera.
lil plan estratégico provee el marco de referencia para planes tácticos, presu
puestos minuciosos y programas de acción. La compañía verifica y valora el desen
volvimiento de los planes táctico y estratégico, comparándolo con los objetivos fija
CAP. 5 - E L ENFOQUE ESTRATEGICO GLOBAL 149
dos durante el proceso de control. Periódicamente, por lo común una vez al año, inau
gura un plan táctico; al mismo tiempo, aunque con menos frecuencia, revisa y modifi
ca su plan estratégico en un proceso de replanificación adaptativa.
Las estrategias designan a veces el país y los mercados regionales en los cua
les la compañía habrá de concentrar sus esfuerzos para obtener ganancias, crecimiento
y otros objetivos. Suele especificar las combinaciones de negocios que la compañía
se propone realizar con mayor intensidad en los diversos países y regiones, como
exportaciones, concesión de licencias, contratos gerenciales, proyectos clave, mon
taje y elaboración en gran escala. Muchas veces, la empresa explota mercados extran
jeros por etapas, pasando de la exportación a la concesión de licencias, y después a
la elaboración reducida, hasta llegar por fin a la elaboración en escala completa; pero
puede saltarse también una o varias etapas, u optar por limitarse a exportar sólo para
ciertos mercados mientras pueda hacerlo. Las estrategias también se relacionan con
el conjunto de los productos, el interés que se tenga en los ya existentes o en otros
míe vos, demás aspectos del conglomerado del marketing, las prioridades en orden a
la expansión y modernización de las plantas en los distintos países, el mejoramiento
de los rendimientos de producción y los medios más eficaces para abastecer a los
mercados del mundo entero. Además determinan muchas veces los requerimientos de
personal para las filiales, divisiones y la empresa toda en el ámbito mundial; estable
cen planes de formación de gerentes locales para que ocupen cargos directivos; fijan
las políticas de relaciones laborales y especifican el modo, las prioridades y la dis
persión o concentración del pnliier/.o de investigación y desarrollo de lu l'irnm.
150 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Una vez que la compañía ha definido sus negocios, está en condiciones de for
mular sus grandes objetivos. Aquí trazamos la distinción entre los grandes objetivos
tle la compañía y sus metas particulares.
l in este punto sin embargo, los objetivos deben fijarse en términos relativamente
elásticos, no específicamente cuantitativos. Por otra parte, los objetivos específicos,
muchas veces denominados “metas”, se formulan en términos cuantitativos, o median
te precisiones de otra índole, en orden a ganancias, ventas, productividad, reducción
de costos, investigación, aumento de productos, personal, etc., para toda la empresa
y sus filiales.
países, como acaece con muchas de ellas, determinar las variables y las restricciones
ambientales constituye una abrumadora tarea.
Aunque es verdad que las variables ambientales pueden clasificarse como po
líticas, legales, económicas, sociales y culturales, el enfoque multidisciplinario es más
valedero por sus múltiples interrelaciones e interferencias. Como amplio marco de
referencia para los negocios internacionales, conviene clasificar los países del mun
do según dos grandes dimensiones genéricas: los sistemas económicos y el nivel de
desarrollo. La índole del sistema económico — capitalismo mixto, o socialismo esta
tal bajo el comunismo— incide decisivamente sobre todos los demás parámetros y
sobre las especies y la magnitud de las oportunidades comerciales. El nivel del pro
greso económico y de modernización — en virtud del cual se pueden clasificar los
países como desarrollados, semidesarrollados y menos desarrollados— influye mu
cho sobre los parámetros ambientales y las oportunidades del comercio. Según estas
amplias dimensiones, las Naciones Unidas clasifican los países en:
— de mercado desarrollado;
— de mercado en desarrollo;
a) muy desarrollados;
b) desarrollados;
c) semidesarrollados;
d) subdesarrollados;
e) muy subdesarrollados.
a) la tradicional;
c) la puesta en mmvlm;
154 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
e) de consumo en masa.
lili la ultima etapa, la sociedad adquiere niveles de vida que pueden señalarse
i nuii) "opulentos” y se dedica a la producción y consumo de bienes duraderos. Su
MHllmlo i lnvc es la producción en serie, el empleo masivo del parque automotor y de
Itl Hm hulnglii moderna.
I hm empresa tiene que esforzarse por identificar los países y regiones que ofre-
i **n In't mejoics oportunidades para el futuro, cuando estudia los factores ambienta-
|»>n A>,i, el análisis ambiental debe extenderse más allá de los países en los cuales la
i iim|iiiniii liie realizando actividades en el pasado, para considerar las oportunidades
liiliiiiif», pn-í.tmido atención a posibles problemas y riesgos. En muchos sentidos, el
HiutlIM» Minhifiital es interdependiente con la identificación de oportunidades futuras,
pt'Mi la i umpahía también deseará realizar ese estudio acerca de las áreas donde exis
ten iiii-|uic\s oportunidades. La compañía suele hacerlo mediante una valoración pre-
Immiiii de ciertos parámetros críticos, como el crecimiento económico, pero también
deltrin tomar en cuenta posibles problemas, riesgos y competencias.
“ E n lo s ú ltim o s 6 0 a ñ o s , la S in g e r h a te n id o u n a s g a n a n c ia s b ru ta s d e a l
re d e d o r d e 6 7 0 m illo n e s d e d ó la re s p o r s u s o p e ra c io n e s e n el e x tra n je
ro. P e ro e n e s e m is m o la p s o s u s b ie n e s to ta le s fu e ro n c o n fis c a d o s , n a
c io n a liz a d o s o d e s tru id o s p o r a c c io n e s d e g u e rra e n 3 9 p a ís e s , a s c e n d ie n
d o la s p é rd id a s a un v a lo r n o m in a l d e m á s d e 1 4 5 m illo n e s d e d ó la re s , c o n
un v a lo r re a l y m e rc a n til m u c h o m a y o r. A d e m á s e n e s a c ifra n o s e in c lu
y e n m u c h a s p é rd id a s p o r tu m u lto s y c o n m o c io n e s c iv ile s .”
5,7. CONCLUSION
1. Propósito.
2. Iniciativa.
3. Flexibilidad.
CAP. 5 - E L ENFOQUE ESTRATEGICO GLOBAL 157
4. Concentración.
5. Economía.
6 . Maniobra.
7. Sorpresa.
8 . Explotación.
9. Seguridad.
10. Sencillez.
11. Unidad.
12. Moral.
— ¿Dónde estamos?
I.a planificación estratégica, de largo plazo por definición, tiene como uno de
Ion aspectos más importantes la fijación de objetivos.
I,a y,ciencia establece sus metas sobre una base cualitativa y cuantitativa para
Iiin filiales nacionales, las divisiones y toda la empresa. Las metas son interdependien-
Irt y sirven de marco de referencia para determinar las estrategias internacionales.
el peí iodo de planificación estratégica. Los objetivos, en este punto, deben fijarse en
U'i minos relativamente elásticos, no específicamente cuantitativos. Por otra parte, los
objetivos específicos, muchas veces denominados “metas” se formulan en términos
cimnliliitivos o mediante precisiones de otra índole en orden a ganancias, ventas, pro
ductividad, reducción de costos, investigación, aumento de productos, personal, et
cétera, para toda la empresa y sus filiales.
lin otro orden, el examen gerencial, es un buen punto de partida para la plani-
lieación estratégica. Consiste en la valoración interna de las políticas, los programas
principales y la eficacia de las gerencias de las filiales extranjeras, las divisiones prin
cipales y la compañía en general.
nacionales:
5 ,8 . B IB LIO G R A FIA
A ckoff, R., Planeación de la empresa del futuro, Limusa, México D.F., 1983.
C annon, G.T., Business strategy and policy, Harcourt, Brace World, Nueva
York.
C holet, E., El arte militar de los chinos, Pleamar, Buenos Aires, 1969.
G eorge, P., Los grandes mercados del mundo, Eudeba, Buenos Aires, 1961.
M in i/,iìi!r (ì, H., The rise and fall of strategie planning, The Free Press, Nueva
Yuik, IW I.
RaU'VA, M., The art and sciencie of negotiation, Harvard, Cambridge, 1982.
CAP. 5 — EL ENFOQUE ESTRATEGICO GLOBAL 161
por Jo r g e W a s h in g t o n B a r r ie n t o s
SWIERINGA y WlERDSMA
L a organización que aprende
6,1. INTRODUCCION
lie m o s senidado que la ío rm a liz a c ió n su m ada al cre cim iento ráp id o para la ’
(ii j'iiiii/m 'ió ii pequeña y la ío rm aliza ció n excesiva para la org an ización m adura son
M unicione,n de*»(iliimle>i lin umitas, deberemos analizar cóm o incorporar (o mantener)
Ion v ii Ium1*« <|t!(' peí m itin mi crecer a la organización.
I iiiim imcmm el e ’th ido d e l arte que le permite a una organización crecer evi
tando Ion cimiii**! t nmiiin,,t d r la I n i nialización excesiva, desproporcionada, la pérdi
da de íii llexibllldtlt! y lii <iipm idml innovadora. También estudiaremos cómo pueden
(iveiiluimw Ihr olgrtnl/Ht ImicM en el inreno del cambio, qué deben buscar y cómo
delien Im m ln,
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 167
Organización
p re scrip tiv a Organización
Cuáles son, entonces, las líneas de trabajo que conducen este escrito. Palabras
autorizadas dentro de la administración han encontrado evidencia abundante sobre qué
hacen determinadas organizaciones para mantenerse simples evitando el “tedio” de
la formalización. Veamos:
Si el problema deviene del tamaño, entonces por qué crecer o, mejor aun, por
que no crecer inteligentemente, evitando las trampas del crecimiento. Si la otra cara
de la moneda es la excesiva formalización, entonces por qué no reducirla o, más ra
dical aun, por qué no eliminarla.
(1) (Im iiu m im , I , lit filiim/h in huí ih' ln\ oiitm iiziidones, Fondo Educativo Interamericano, Los
A n ^ rli'N , I ' m
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 169
“ L a e m p re s a e n la fa s e in ic ia l: e n la b a s e d e to d a e m p re s a e s tá su fu n
d a d o r [...]. C o n b a s e en la s e x ig e n c ia s d e l tra b a jo , p o r u n a p a rte , y e n la s
c a p a c id a d e s d e lo s e m p le a d o s , p o r la o tra , la s ta re a s s e d iv id e n d e c o
m ú n a c u e rd o . En e s te c o n te x to , la ta re a d e te rm in a q u é d e b e h a c e rs e , la
h a b ilid a d , q u ié n d e b e h a c e rlo , y el fu n d a d o r, c ó m o lle v a rlo a c a b o y, en
p a rtic u la r, c ó m o s e d e b e c o o p e ra r [...].
D e e s ta m a n e ra se s u s c ita c ie rto g ra d o d e h o m o g e n e id a d y p re d e c ib ili-
d a d e n la c o n d u c ta d e l p e rs o n a l, q u e s e b a s a e n la s e x ig e n c ia s d e l tra
b a jo y la s id e a s d e l fu n d a d o r. U n a v e z q u e lo s m ie m b ro s d e l p e rs o n a l h a n
c a p ta d o la s o p in io n e s , lo s v a lo re s y la s p re fe re n c ia s d e l fu n d a d o r, su
c o n d u c ta y a no se g u ía s ó lo p o r su p ro p io c rite rio , s in o ta m b ié n p o r lo q u e
p ie n s a n q u e se e s p e ra d e e llo s .
L a e m p re s a e n c re c im ie n to : al tra n s c u rrir el tie m p o , la e m p re s a c o m e n
z a rá a c re c e r. L a in e v ita b le e x p a n s ió n y lo s c a m b io s d e p e rs o n a l d e m a
n e ra g ra d u a l h a rá n s u rg ir d ife re n c ia s e n tre lo s re c ié n lle g a d o s y lo s v e te
ra n o s . L a d ife re n c ia p rin c ip a l c o n s is te en q u e el p e rs o n a l o rig in a l c o n o c e
c u á le s s o n lo s m o tiv o s , ¡d e a s y p re fe re n c ia s d e l fu n d a d o r q u e s u s te n ta n
la s re g la s [...].
E n p rim e ra in s ta n c ia e llo s (lo s re c ié n lle g a d o s ) c a p ta n el ju e g o al c o p ia r
a lo s v e te ra n o s ; e n s e g u n d a , al re c ib ir u n a re p rim e n d a si lo ju e g a n m a l
[...] al c o n tin u a r el c re c im ie n to , el fu n d a d o r se h a c e d e un a s is te n te ]...]
su fu n c ió n c o n s is te e n h a c e rs e c a rg o d e l tra b a jo d e p re p a ra c ió n d e p ro
p u e s ta s , q u e s e lle v a m á s tie m p o , p a ra q u e el « je fe » p u e d a c o n c e n tra r
s e e n la to m a d e d e c is io n e s .
L a fre c u e n c ia c o n la q u e se c o n s u lta a l « je fe » se re d u c e d e b id o al d e s a
rro llo d e re g la s y p ro c e d im ie n to s p o r p a rte d e lo s d e p a rta m e n to s . A tra
v é s d e e s ta s re g la s y p ro c e d im ie n to s s e fo rm a liz a el m a n e jo d e l tra b a jo .
C o n fo rm e la e m p re s a c o n tin ú a c re c ie n d o , el fu n d a d o r s e v e o b lig a d o a
d e le g a r la fu n c ió n d e c o o rd in a c ió n en o tro s m ie m b ro s d e l p e rs o n a l, lo c u a l
c o n d u c e a la fo rm a c ió n d e la s g e re n c ia s m e d ia s , S e fo rm a e n to n c e s la
e s tru c tu ra o rg a n iz a c io n a l, d e n tro d e la c u a l s e d e te rm in a n a u to rid a d e s ,
re s p o n s a b ilid a d e s , y s e e s ta b le c e n lín e a s d e a u to rid a d [...] s u rg e n lo s s is
te m a s g e re n c ia le s . L a in flu e n c ia d e l fu n d a d o r s e lim ita d e m a n e ra c re c ie n
te a la e lite , c u y o s m ie m b ro s s e c o n v ie rte n e n lo s p o rta d o re s d e la s o p i
n io n e s , lo s v a lo re s , y la s n o rm a s . A s í se d e s a rro lla la c u ltu ra d e la e m
p re s a .
L a e m p re s a e s ta b le c id a : al fu n d a d o r lo s u c e d e un g e re n te . L a e m p re s a
h a c e s u y a s to d a s la s c a ra c te rís tic a s d e u n a b u ro c ra c ia : la e s tra tific a c ió n
je rá rq u ic a , lo s d e p a rta m e n to s in flu y e n te s , la e s ta n d a riz a c ió n d e n o rm a s
tJo e n tra d a y s a lid a , la c a p a c id a d d e la g e n te y lo s p ro c e s o s d e tra b a jo .
La e s tru c tu ra , lo s s is te m a s y la e s tra te g ia c o n tro la n , e n un g ra d o a u n
m a y o r, el c o m p o rta m ie n to o rg a n iz a c io n a l d e lo s e m p le a d o s .
Pnrndlgmn ds lo
(IniHiiiiltiMilniilii por Impulsos Gestión estructural Gestión profesional
goitlón
Por formalización de la
Proscripción (Inl (Imilmll/m.lilii Inicia ni Por especialización y
estructura y de los premios
comporlnmltml» ItiniIrtiN formalización
y castigos
El surgimiento de la
Alta e inspirada en la Restringida a las áreas de
Innovación funcionalidad le restringe la
habilidad del fundador diseño o altas esferas
capacidad de innovación
E d ad y ta m a ñ o
a) formalizar la institución;
(■i) ti» concreto, In buso pnrn esta afirmación la constituye el trabajo de investigación llevado ade-
liialc |hii lu Orttedra IV de iislnirliiniN y Procedimientos de las Organizaciones (ahora Sistemas Adminis-
(ijiltvos, l ‘W ) ilc la l!iii‘tillnd ilt* ('leudan licunómicas de la Universidad de Buenos Aires (F C E -U B A ),
i*ii i'l mineo ilcl 1’k O IN C (l'inuMinui di' Invi'Nligiii'íi'm en las Cátedras).
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 173
ción, lo que parece depender fundamentalmente del estilo que asuma su cuerpo ge-
rencial con independencia de la antigüedad de la institución y de las condiciones en
que se desarrolle su negocio.
Merece una consideración especial el tipo de negocio que lleve adelante la ins
titución, dado que según la evidencia recogida, es de esperar una mayor formaliza
ción (con énfasis en las reglas) en la mediana empresa metalúrgica y no tanto en la
mediana organización de servicios.
" (5 ) I Iiik st, O.K.. ( ’rl.Hn (6 H p i i o w i liU i < 'timo enfrentar e l desafío /le í n iin h ln t> n la » » i n i i n l r u r l o
nes, Tt'im is (íiu p o H illlm litl, llm>mw A lli’ n, l'W I, prtji M>.
174 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
No obstante las ventajas que en tiempos de crisis puede presentar las insti
tuciones centralizadas, una desventaja que se da es la rápida acumulación
de niveles jerárquicos producto de la capacidad limitada en el tratamiento
de información que tiene el ser humano común.
((>) Cíomisz I'iii.A o d e fin í1 a esla ace p ció n c o m o b u ro p a to lo g ía , a cla ra n d o q u e esta d e s v ia c ió n del
in m i n o se produce ru a n d o u n o polen ein (casi hasta el e x tre m o ) las caracte rísticas de la b u rocra cia , v o l
v ie n d o 1¡is vcnliijii» cu iin iir d iim 'iiliw puní el fu n c io n a m ie n to de un n ego cio .
— (K) lin i-l Nciiliilo vcilU'Hl, ImI i mil Iti IIi nkv Mint/,bi:i<(¡ oh D iw tlo </<’ oi^iinl.uirloHi'x i'li
i'ic n lc x
176 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
I ,a estabilidad es también otra característica, dado que el trabajo rara vez cam
ina; las incumbencias, las tareas y los métodos de trabajo sólo evolucionan, pero no
cambian en esencia. No obstante, P eter D rucker señala que tiene peligrosas desvén
talas, entre ellas la dificultad de comprender la tarea del conjunto de la institución,
asimismo, ofrece resistencia a la adaptación, no prepara a la gente para el futuro, no
la instruye ni la pone a prueba.
(')) IV ihii, I >m11‘HUH, I ii tit'feiii hi: hi/riiy ri'xptiiistihilidades >>prácticas, 111 Ateneo, Buenos Aires,
l'W .
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 177
“ En s u s m e jo re s e x p re s io n e s , la o rg a n iz a c ió n fu n c io n a l tra b a ja c o n s u m a
e c o n o m ía . M u y p o c a s p e rs o n a s en la c ú s p id e n e c e s ita n c o n s a g ra r m u c h o
tie m p o a m a n te n e r el fu n c io n a m ie n to d e la o rg a n iz a c ió n ; e s d e c ir, a « o r
g a n iz a r» , « c o m u n ic a rs e » , « c o o rd in a r» , e tc . El re s to p u e d e d e d ic a rs e a su
tra b a jo . P e ro e n su p e o r e x p re s ió n , q u e e s b a s ta n te c o m ú n , la o rg a n iz a
c ió n fu n c io n a l e s s u m a m e n te a n tie c o n ó m ic a . T a n p ro n to s e a p ro x im a s i
q u ie ra s e a a un g ra d o m o d e s to d e ta m a ñ o o c o m p le jid a d , a p a re c e n la s
« fric c io n e s » , rá p id a m e n te s e c o n v ie rte en u n a o rg a n iz a c ió n d e m a le n te n
d id o s , d is p u ta s , im p e rio s y c o m p a rtim ie n to s e s ta n c o s .”
Para P eter D rucker , al tener cada administrador local una fuerte especializa-
ción, termina distorsionando su percepción de la realidad, luego afirma que cada uno
de ellos considera a su área de gestión como la fundamental en la vida institucional,
lo cual se corresponde con la afirmación de H enry M intzberg respecto de los pro
blemas de la coordinación interunidades.
“ E l a n s ia d e e n g ra n d e c im ie n to d e c a d a fu n c ió n e s el p re c io que s e p a g a
p o r e l e lo g ia b le d e s e o d e c a d a a d m in is tr a d o r d e e je c u ta r u n b u e n tra
b a jo .”
A la hora de buscar cuáles son los límites de la pretendida eficacia que tiene la
burocracia, Hushe y S hani ( u ) explican que:
"...a u n c u a n d o la b u ro c ra c ia g o z a d e u n a d o s is s a lu d a b le d e ta le s a trib u
io s (c o n tro l c e n tra liz a d o , e s p e c ia liz a c ió n d e la ta re a y re s p o n s a b ilid a d ,
u n n ip a m ie n to fu n c io n a l, e s ta n d a riz a c ió n in te rn a ), c o n tin u a rá te n ie n d o
p ro b le m a s p a ra a p re n d e r y a d a p ta rs e , p o rq u e c a d a a trib u to a y u d a a g a
ra n tiz a r un d e s e m p e ñ o p re d e c ib le y re p e tib le , o b s ta c u liz a la m a n e ra d e
n p re n d e r, a d a p ta rs e y c a m b ia r.”
• ( 'arreen del valor para aprender, algunos de los valores culturales de las
organizaciones prescriptivas tienen su lado bueno, pero reducen el valor de
las personas para aprender. La conducta humana no sólo está controlada por
la razón, sino además por la emoción, y en consecuencia, no es simplemente
racional y lógica, “aunque sea una herejía admitirlo” (12).
“ En u n a o rg a n iz a c ió n d o n d e la s e m o c io n e s , la in c e rtid u m b re y lo s c o n flic
to s d e b e n e v ita rs e , la a c titu d d e fe n s iv a p u e d e c o n d u c ir a u n a s itu a c ió n
d o n d e no se e x p re s e n m u c h a s c rític a s .”
• Carecen de la habilidad para aprender: los autores sostienen que en las or
ganizaciones emprendedoras el aprendizaje se lleva a cabo principalmente
a través del hacer. En las burocracias, pensar, hacer y decidir se distinguen
con facilidad.
Cuanto más grande sea la institución, tanto más separado estarán el hacer,
el pensar y el decidir; no obstante (como ya vimos), la organización que pre
cise reducir cierto efecto nocivo de las burocracias deberá crear mecanis
mos inteligentes para congeniar el hacer, el pensar y el decidir dentro de un
esquema innovador.
“ ...lo s p ro b le m a s se « s o lu c io n a n » a fin a n d o lo s p ro c e d im ie n to s o e n v iá n
d o lo s al s ig u ie n te n iv e l s u p e rio r.”
80 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
|venda, mientras que el aprendizaje es una de las variantes de cambio para la su
ri vivencia.
I ,os autores (14) apoyan la posición de Bushe y Shani al definir que “sólo cuando
ic'l’las ya no conducen a la conducta que redunda en los resultados deseados, surge
necesidad de aprender en el plano organizacional”. Esta afirmación, correctamen-
inlei prelada, indica que la institución puede aprender y acumular experiencia a
|it 111 de sus propios errores, pero aquí sí se puede plantear este interrogante:
SwmuiNdA y W ierdsma (15) dejan sentado que no toda burocracia debe cambiarse
[que las debilidades sólo aparecen cuando se materializa la necesidad u oportunidad
cambiar y aprender, veamos:
I l<1) N w lh M N tlA v WlItNIWMA, It/t til i'll m >1II |,>), l'rtg. 40.
Autores Desviaciones
Indudablemente esta cuestión exige más que reglas empíricas para su construc
ción, requiere la presentación de un modelo de equilibrio entre las fuerzas imperan
tes en la institución y los condicionantes de la organización; acerca de la dificultad
de este planteo, deberemos mantener presente los siguientes interrogantes:
• ¿La formalización debe ser uniforme para asegurar la eficacia que brindan
los sistemas prescriptivos?
La formalización no tiene por qué ser uniforme (en el sentido vertical y hori
zontal), esta posibilidad da pie y genera la oportunidad para introducir algo de inno
vación allí donde sea necesario; las instituciones excelentes suelen manejar con des
treza las áreas de investigación, mercadeo y finanzas, otorgándole mucha importan
cia al público interno y externo.
Pasemos ahora a estudiar cómo las organizaciones suelen manejar esta proble
mática.
1.84 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Por lo general, suelen ser estructuras más bien planas, con pocos niveles je
rárquicos y con una fuerte orientación hacia la responsabilidad más que en
la tarea. En este sentido, la estructura organizacional es interpretada como
un vehículo para que las cosas sucedan, en lugar de ser considerada como
una instancia necesaria.
( 17) IVhüi, T. y W a iiih m a n Im , l< , In search o f excellence, Harper & Row Publishers, Inc.. 1982.
Timlm hlii nl CN|mflol por ltd. Nonun (IIim’iiun Aiu-s, l ‘W )) bajo cl título Jin húsijuedn ilt In excelencia.
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 185
“ ...(u n ) p re r re q u is ito e s e n c ia l p a ra a p re n d e r e s e s ta r p re p a ra d o s p a ra
c o rre r rie s g o s . P o r d e fin ic ió n , la s s itu a c io n e s q u e n e c e s ita n a p re n d iz a je
im p lic a n rie s g o s , p u e s la s n u e v a s c ir c u n s ta n c ia s s o n d e s c o n o c id a s y
p o d ría n p re s e n ta r s o rp re s a s .”
De lo expuesto el lector podrá inferir que difícilmente exista una forma parti
cular de organizar una institución que cumpla con estos requerimientos durante un
largo período; la clave está allí, las instituciones excelentes buscan la excelencia, mas
no la perfección, procuran desarrollar ventajas competitivas de manera que sus ha
bilidades particulares las hagan mejores que la competencia.
l l 'J ) liitn iilm lililí |h ii .‘»»im inipA v W tim i'iM A en tu o b ra y a citada, q u ie n e s d e sa rro lla n la s m aneras
cu i|ii<\ on mi llilll liiyiMitn lliulliii lii'i r íc e lo s n o d e se ad o s de lo s sistem a s burocráticos.
(MI) T iiiiiIiIi'ii riill(H|ii(iii!t'!lii lili IiiIi li"i i iin iliw líe calid ad , s in em b a rgo, n o serán tratados, d ad o
i|iir mi lin IiiftlOn iiiiiiIni i» » h iflii« «dlllÜHlcti ii lu í i iiiii|ilriiK'ulo.s en a lg u n o s ca so s y en o íro s se id cn lirica
m il liiü c M im h iiiih |imItlli'llH i l i ‘ i l | i | i - l | i l l ? ' i | i
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 187
Resulta claro pensar que muy pocas organizaciones pueden modificar algunas
variables del entorno, por lo que la respuesta a este dilema provendrá del ingenio con
que las instituciones manejen el diseño estructural.
Un buen punto de partida es que toda organización puede llegar hasta el límite
de la influencia económica sustancial que le interese mantener.
Siguiendo con esta línea de pensamiento, nos resulta necesario definir qué es
relación económica trascendente/principal/sustancial, la cual precisaremos como la
relación que existe entre dos personas físicas o jurídicas de manera que las decisio
nes de la propia organización pueden alterar el equilibrio económico financiero o más
aun la viabilidad económica de las otras. Veamos en concreto cuál es el manejo par
ticular de las instituciones emprendedoras.
a) Tercerización
¿Cuán útil nos puede resultar esto en la temática que estamos planteando? La
respuesta está cu que la oignni/iu ión tjut* pretende crecer, si desea mantenerse, debe
preservarse rclalivnmenlr Himple, enlomes puede recurrir n la Ic iv cii/n d ó ii; de este
188 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
modo, las áreas tercerizadas pueden ser concebidas como parte del negocio, pero no
necesariamente parte de la institución que estamos gerenciando.
listo es posible por un manejo creativo de los límites institucionales, donde por
un lado mantenemos dentro de nuestra influencia económica a las áreas tercerizadas,
las cuales forman parte de nuestro negocio, pero luego restringimos la definición de
límite y nos inclinamos por una definición jurídica de persona; con este último cri
terio, las áreas tercerizadas no forman parte de la institución, la diferencia estará en
el análisis que se esté realizando.
Cuanto más importante y crítico sea el proceso tercerizado, tanto más sofis
ticado deberá ser el sistema de control de los resultados de la tercerización.
b) Importancia relativa que tenga para la institución el área: la lógica indica que
se debe tercerizar todo proceso que no le resulte atractivo a la institución,
sea por una cuestión económica (trasladar ineficiencia o capacidad ociosa),
para concentrarse en las funciones específicas del negocio (es muy común
tercerizar los servicios de apoyo en las grandes instituciones) o para mejorar
algún subproceso de la organización (en determinados casos se ha presenta
do la necesidad de tercerizar por una cuestión de calidad de subproductos).
b) Divisionalización
“ La fo rm a d iv is io n a l n o e s ta n to u n a o rg a n iz a c ió n in te g ra d a c o m o u n g ru p o
d e e n tid a d e s c u a s i a u tó n o m a s , u n id a s p o r u n a e s tru c tu ra a d m in is tra tiv a
c e n tra l” (21).
c) La estructura plana
E l achatam iento de las estructuras de decisión es otra de las técnicas que u tili
zan las organizaciones que desean hacer un m an e jo inteligente del tam año y consis
te en e lim in a r tanto com o sea po sible niveles jerárquicos, expandiendo el ám b ito (23)
de control y ree m plazánd olo por un espacio de c o m u n ic ación m u ltidireccion al.
(23) Am bito de control es el término con que los precursores del diseño estructural denominaban
a la cantidad de empleados <|iic una persona podía supervisar, para llegar a este número se han recurrido
a las más ingeniosas variantes, ultim a de ellas l l e g a n a sugerir fórmulas logarítmicas; por su parle, el es
pacio de comunicación es umi lunirtn picftcntiula por I’i .ii* Diuickhk, que apunta a diferenciarse del lint-
hilo del control, en primer lugar, por <|tii' Im i ■uiniiniciiciíin es nnillidireecional (ascendente, dcsccnilcnlc,
lateral) en lauto la supervÍNit'in, cnnccplo km Im dei Aiiihllo de conlrol, es simplemente iIcni cndcnlc
192 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
a) Capacidad del cuerpo gerencial: los gerentes son quienes tienen un prota
go nism o central, tal co m o sostienen P e t e r s y W a t e r m a n J r .; en las orga
nizaciones excelentes existe una m ezcla de tolerancia por el error, pero una
fuerte orientación hacia el logro de resultados extraordinarios.
Finalmente digamos que las organizaciones cuyas estructuras son planas exi
gen mucha capacidad de coordinación (por los movimientos laterales) y ca
pacidad de trabajo de las personas que ocupan las posiciones de relevancia
dentro de una inslilución con este tipo de estructura.
(25) Aun In rotación, Ih iiniplim íón y i’t enriquecimiento de los puestos pueden ser considerados
iileiuumlcs de los d iv lo s m idvo», un i-nnutiluyen sustitutos de la formalización por lo que no serán trilla
do» on este Irnlmjo.
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 195
d) Estructuras matriciales: por más que se intente cubrir todas las interdepen
dencias posibles no se logrará hacerlo. Algunas instituciones que encuen
tran limitante su funcionalismo, pero no poseen diferentes negocios como
para agruparse de este modo, o cuando no desean perder las ventajas del
funcionalismo, lo solucionan adoptando una estructura matricial.
a) Estructuras paralelas
a) Se crea una estructura, una división con coordinación específica del traba
jo, que perdura en el tiempo y cuyo único propósito es la generación de ha
bilidades de aprendizaje y adaptación dentro de la institución.
b) La cultura institucional
(2 K ) S a i i.h n av ü , II', (lerem ia y planificación estratégica, Ed. Norma, Bogotá, 1991, pág. 264.
3. Ritos, rituales y ceremonias: son las actividades planeadas que por su sig
nificado trascienden los límites prácticos y expresivos, volviendo a la cul
tura organizacional tangible, su función es llamar la atención, comunicar,
ejercer una influencia interna clara, guiando comportamientos y transmitien
do experiencias que la cultura valora.
wSe trata del “templo” de la cultura, estos eventos son típicamente los mo
mentos de máxima comunicación de los restantes elementos de la cultura.
Las instituciones excelentes festejan sus logros y analizan sus errores, con
esfuerzos crean ámbitos críticos y espacios para definir sus objetivos.
Los tabúes pueden ser de mucha utilidad en dos momentos del empleo de
la cultura institucional como vehículo de cambio. En primer lugar, cuando
se desea introducir la cultura de la excelencia, los tabúes son el primer ar
tefacto cultural a derribar, los gerentes deben ser duros con ellos si no son
válidos pura In mievn cultura.
lili secundo lugm, m u i vez establecida la cultura, los gerentes deberán uti
lizarlos como llltil I hhh m i invisible para el comportamiento.
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 201
6 . Héroes: mientras los gerentes conducen la organización, son los héroes los
responsables por la creación, pues éstos tienen el coraje y la persistencia de
lo que todos anhelan y tienen miedo de intentar.
7. Normas: todas las culturas tienen “formas de hacer las cosas”, que influyen
en las personas. Las normas determinan el comportamiento de las personas,
dado que regulan las tareas.
Las normas son las grandes relegadas en las instituciones excelentes, se trata
de la explicitación de la formalización. Cuando la norma aparece, surge la
formalización, en especial en su variante escrita se consolida a través de los
comportamientos que rige.
Todos los elem entos enunciados deben ser tenidos en cuenta en un proceso de
m lecuación de la institución a condicionantes del negocio, en especial, cuando se hace
evidente la necesidad de cam b io en la in stitución; im porta ahora ver c ó m o surge la
cultura y cuáles son las diferencias (culturales) entre las instituciones prescriptivas
y ¡u|tiellas que innovan.
líl proceso de in stitu c io n a liza c ió n aparece cuando una org an ización adquiere
vidn por sí m ism a, aparte de sus m iem bros, suele presentarse en etapas tempranas de
Im vida institucional, no obstante, puede ser creado a partir de un proceso planeado.
K umminn ('•’) define claram ente el propósito de este proceso:
( 'om paiem os ahora, los elem entos esenciales establecidos por R obbins con los
com portam ientos típicos en las organizaciones prescriptivas y en las instituciones
orientadas a la in no vación:
Organizaciones orientadas a
Aspecto de la cultura Organizaciones prescriptivas la innovación
(.12) Koiiiiinn, N„ /'./ n im iiitih iiiilc iih i iiin<in¡.:iiciori<il, teoría y p rác tic a , s íp lir n a edición. Premia'-
w
Fomentan la interacción y la
Orientación al equipo: el grado
La definición de equipo está creación de equipos, en sus
hasta donde las actividades
fuertemente condicionada por variantes más innovadoras
del trabajo están organizadas
la especialización, la única como son la organización
en torno a equipos, en lugar
unidad de trabajo generalmente virtual, la estructura de redes
de hacerlo alrededor de
admitida es la funcional. y la organización sin fronteras
los individuos.
la estructura se basa
en equipos.
Para conocer cuán conveniente puede ser confiar la prescripción del compor
tamiento a la cultura, se vuelve oportuno, establecer una relación entre ésta y el ni
vel de desempeño. M aría E ster de F reitas (33) concluye que más allá del interesan
te debate que se ha presentado sobre el tema, aún no hay abundantes estudios empí
ricos como para poder afirmar o negar la mencionada correlación.
Ambientes Ambientes
Dimensiones culturales estables dinámicos
(prescriptivas) (orgánicas)
Quizás, el punto que estamos planteando resulte confuso, sin embargo, la cla
ve está en que la organización prescriptiva es el resultado de la evolución de la or
ganización simple en sus inicios, que le ha ido bien en sus negocios y ha desarrolla
do métodos de trabajo.
“ ...la s o rg a n iz a c io n e s a p re n d e n c u a n d o , d e m a n e ra c o le c tiv a , e x a m in a n
p ro b le m a s , in v e s tig a n la s c a u s a s , p ie n s a n y p ru e b a n n u e v o s e n fo q u e s ;
lu e g o , el c ic lo p u e d e c o m e n z a r d e n u e v o [...] la s b u ro c ra c ia s e s tá n d ir ig i
d a s , y a s e a c o n s c ie n te o in c o n s c ie n te m e n te , a p re v e n ir p ro b le m a s , a
v o c e s h a s ta e n lo s m á s p e q u e ñ o s d e ta lle s , y p o r lo ta n to a im p e d ir el
n p re n d iz a je [...] su s c a ra c te rís tic a s e s e n c ia le s tie n e n el e fe c to d e fo r
talece rs e unas a o tra s y re fo rza r los p ro c e s o s q u e hacen q u e c a re z
can de la n e c e s id a d , el v a lo r, la v o lu n ta d y la h a b ilid ad para a p re n
d e r."
(.171 D kiick iík, IV, I j ix intu itim i ¡Ir ht ntlmiiiixlnirión, Sudamericana, Buenos Aires, 1987, pitgs. 199
V í ii | !l cs .
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 207
Cohesiona como cultura distintiva de otras, donde cada uno de los miembros
tiene internalizado los valores centrales de la cultura; adicionalmente, al requerir una
fuerte alineación entre el sistema de valores de los individuos y el de la institución,
constituye por sí solo una fuerte base de estimulación.
I .a organización virtual está compuesta por una pequeña sede administrativa que
puede oslar en un país y sus unidades funcionales o agrupadas sobre la base del mer-
riulo pueden estar dispersas por todo el globo, en términos estructurales está muy
centralizada porque no delega los aspectos esenciales del negocio y tiene escasa o nula
deparlnmentalización, pero lo combina con una fuerte dispersión geográfica.
i 'iiiiniln In !>i|uiiii/in ion >¡c vuelve madura y maneja su “saber hacer” con la sufi-
i ii nli- lnililhiliiil, i Miniii lu, r| i iinpii (Tienrial advertirá que puede crear réplicas de la
I i i n I I I i h h mi v t“ ' 1' 1 qtiiíti'i «'I iiu 11 *( eiemplo de la organización virtual: la franquicia.
lin primer lugar, debe tener la necesidad de cambiar, sea por estilo de gestión
o por requerimiento entorno. En segundo lugar, debemos considerar la capacidad
^cicncial y en especial la voluntad política para llevar adelante la transformación, lo
que no siempre estará presente y típicamente requerirá de cierta flexibilidad mental.
Virtual Basada en la
Dimensiones culturales Misionera
(sede central) información
Claridad de dirección Sí Sí Sí
lix presemos como síntesis que las instituciones orientadas a la innovación trans-
lonnan la cultura en un aspecto viviente de la institución, la cual cohesiona a los
miembros y permite que se identifiquen con los valores institucionales.
_ ( '1 0 ) Inspirada e n ln lilMmíu ili ln Sin K i i k u il«* I I iín k y M i n t / h i í k o , r e ía lo i|iic por mu rallililfl illilAi
lira nos ivNiilla ¡nmiprmhlf1
214 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Al c a b o d e s e is m e s e s n u e v a m e n te el g a lp ó n d e l s e ñ o r A rg a ñ a ra z s e e n
c o n tra b a lle n o d e p e d id o s , e ra tie m p o d e in c o rp o ra r un p a r d e p e o n e s ,
p e ro e s ta v e z e l s e ñ o r A rg a ñ a ra z n o p o d ía to m a r a d o s p e o n e s q u e no
c o n o c ie ra n el o fic io , p o rq u e le d e m a n d a ría m u c h o tie m p o d e d e d ic a c ió n
o n s o ñ a rle s y c o n e llo s e re tra s a ría n lo s p e d id o s , e s a s í q u e b u s c ó a d o s
p e o n e s q u e y a h u b ie ra n tra b a ja d o ... “e n e s to d e h a c e r b o m b o s ” .
G u a n d o in g re s a ro n lo s d o s n u e v o s p e o n e s , a p a re c ie ro n a lg u n o s in c o n v e
n ie n te s , un d ía el s e ñ o r A rg a ñ a ra z s e q u e m ó su m a n o d e re c h a c o n un
h lo rro c a lie n te q u e u n o d e s u s p e o n e s h a b ía d e ja d o en u n lu g a r in a p ro
p ia d o , e n e s a m is m a s e m a n a se o m itie ro n a lg u n o s d e ta lle s e n la te rm i-
n u c ló n d e lo s b o m b o s .
A l re c u p e ra rs e to ta lm e n te , el s e ñ o r A rg a ñ a ra z tu v o u n a s o b re c a rg a d e
ta re a s p o r lo s d e ta lle s d e te rm in a c ió n q u e c o rría n p o r su c u e n ta . P a ra e s e
e n to n c e s , un in te rm e d ia rio c o rd o b é s le o fre c ió c o m p ra rle u n a c a n tid a d
m e n s u a l y fija d e b o m b o s p a ra c o m e rc ia liz a rlo s e n su p ro v in c ia y e n la
re g ló n d e C u y o .
A n te e sto , el s e ñ o r A rg a ñ a ra z c o n v e rs ó “ la rg o y te n d id o ” c o n el s e ñ o r C a -
ru b a ja l, y e n c o n ju n to d e c id ie ro n q u e e ra tie m p o d e in c o rp o ra r a lg u n o s
p e o n e s m á s, q u e el s e ñ o r A rg a ñ a ra z se a b o c a ra m á s a lo s te m a s c o m e r-
d a lo s , y en m a te ria d e p ro d u c c ió n s ó lo s e d e d ic a ra a lo s d e ta lle s d e te r
m in a c ió n y a la firm a d e lo s c e rtific a d o s d e a u te n tic id a d d e lo s b o m b o s ,
y p a ra a lg u n o s c lie n te s e s p e c ia le s m a rc a b a d e p u ñ o y le tra lo s b o m b o s .
C o n to d a e s ta d in á m ic a d e c id ió fo rm a r u n a e m p re s a u n ip e rs o n a l, y n o m
b ró al s e ñ o r C a ra b a ja l al fre n te d e l g a lp ó n p a ra c o o rd in a r lo s te m a s d e la
p ro d u c c ió n d e lo s b o m b o s ; al p o c o tie m p o , d e c id ie ro n in c o rp o ra r o tro s
p ro d u c to s , c o m o la z o s , b o le a d o ra s , c e n ic e ro s , e s ta tu illa s , a rte s a n ía s en
c u e ro , p o n c h o s , y to d o lo q u e fu e ra a u tó c to n o d e la p ro v in c ia .
El g a lp ó n s ig u ió c re c ie n d o y s e d e c id ió fo rm a r u n a s o c ie d a d a n ó n im a a
In q u e d e n o m in a ro n “ El G a lp ó n S .A .” , s ie n d o s o c io s el s e ñ o r A rg a ñ a ra z ,
su h ijo , y e l s e ñ o r C a ra b a ja l; b u s c a ro n a un c o n ta d o r p a ra q u e le s lle v a
rá lo s p a p e le s y d e c id ie ro n a b rir u n a c u e n ta c o rrie n te b a n c a ria .
C o n el tie m p o , la s o c ie d a d c o n tin u ó p ro g re s a n d o , el c o n ta d o r le s d io a l
g u n a s p a u ta s p a ra o rg a n iz a r d e u n a m a n e ra m á s e fic ie n te el lug a r, a p a rtir
d e e n to n c e s lo s ro le s q u e d a ro n d e fin id o s . C a d a p e rs o n a s e g u iría u n g ru
p o d e in s tru c c io n e s e s p e c ífic a s s o b re c ó m o re a liz a r su ta re a y c ó m o
m a n te n e r la c a lid a d d e l p ro d u c to q u e él a y u d a b a a p ro d u c ir.
F u e a sí q u e lle g ó ol m o m e n to on q u o "E l G a lp ó n S .A .” d e b ió p la n te a rs e
si p o d ía s e g u ir tiU tiu llo n d o al p ú b lic o m in o ris ta o d e b ía e s p e c ia liz a rs e en
lo s p e d id o s m nyorlB luts t|ii» lan h u e la lle g a r su g ru p o d e re p re s e n ta n te s
d e v e n ta s q u a tm iÍH « ti to d o ni p u l» ; p a rte d e su p ro d u c c ió n e ra e n v ia d a
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 215
El d in e ro lla m a al d in e ro , a s í p ro n to se v io el s e ñ o r A rg a ñ a ra z e n v u e lto
e n un p a r d e p e q u e ñ o s h o te le s d e la z o n a d e L a F a ld a , q u e le s irv ie ro n
p a ra c o m e rc ia liz a r s u s p ro d u c to s y p a ra e n tra r en el n e g o c io d e l tu ris m o .
A s í, tu v o q u e d iv id ir su e m p re s a y d e s ig n ó a u n re s p o n s a b le p a ra c a d a
u n a d e la s a c tiv id a d e s e m p re s a ria le s .
L u e g o d e un tie m p o , “ El G a lp ó n S .A .” c o m e n z ó a m o s tra r s ín to m a s d e e s
ta n c a m ie n to , y a s u s m á rg e n e s d e re n ta b ilid a d n o e ra n lo s d e a n te s , la
c o m p e te n c ia o b lig a b a c a d a v e z m á s a re d u c ir lo s c o s to s , a lg u n o s e x
e m p le a d o s h a b ía n d e s c u b ie rto n e g o c io s c o la te ra le s , a b a n d o n a n d o la in s
titu c ió n , tra n s fo rm á n d o s e e n a lg u n o d e lo s c a s o s e n c o m p e te n c ia .
D e te n g a m o s n u e s tro re la to y p u n tu a lic e m o s q u e el m a n te n im ie n to d e la
in n o v a c ió n d u ra n te el c re c im ie n to e s tá re la c io n a d o c o n el e s q u e m a e s c o
g id o p a ra p re s e rv a rla .
L o s n u e v o s g e re n te s d e “ El G a lp ó n S .A .” le s s u g irie ro n a lo s d o s h o m b re s
fu e rte s d e la o rg a n iz a c ió n (A rg a ñ a ra z y C a ra b a ja l) q u e d e b ía n c o n tra ta r
un c o n s u lto r p a ra q u e le s a c o n s e ja ra q u é h a c e r; a s í [...] el c o n s u lto r a p a
re c ió y le s d ijo :
C a m b ia r u n a o rg a n iz a c ió n im p lic a c a m b ia r s u s c o n d u c ta s , c a m b ia r u n a o r
g a n iz a c ió n e s c a m b ia r lo q u e la s p e rs o n a s h a c e n , e s d a r la s c a rta s d e
n u e vo , e s h a c e r d e o tro m o d o lo q u e e s ta m o s h a c ie n d o . El c a m b io re q u ie
re c o m p ro m is o d e l fu n d a d o r y d e l c u e rp o g e re n c ia l, y m á s q u e c o m p ro
m is o re q u ie re el in v o lu c ra m ie n to m e d ia n te un p ro ta g o n is m o c e n tra l.
Cuando “El Galpón S.A.” llegó a la etapa de madurez y percibió que debía in
corporar la innovación para adquirir adaptabilidad y tolerancia a la incertidumbre, el
fundador (señor Argañaraz) y el cuerpo gerencial se debieron comprometer con la
modificación de conductas. En tal sentido son oportunas las siguientes citas:
( ' I I ) l i l p n n ‘ n l i ' N Í N c n d r l i t l il iM
216 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
“ En c u a lq u ie r c a m b io o rg a n iz a c io n a l e s m u c h o m á s im p o rta n te e n te n d e r
la m a n e ra en q u e la p e rc e p c ió n o la in te rp re ta c ió n d e la o rg a n iz a c ió n in-
llu y e n en la c o n d u c ta , q u e lo q u e a q u e lla e s e n re a lid a d .”
"I I ¿ ilo ja m ie n to in te le c tu a l d e lo s d is e ñ a d o re s y lo s g e re n te s d e l p ro c e s o
m is m o d e c a m b io d e b e ría id e n tific a rs e c o m o la c a u s a p rin c ip a l d e l fra c a -
u» d o e s to s e s fu e rz o s p o r c a m b ia r.”
Si consideramos las variantes que una in stitu ción tiene, encontrarem os que la
organización m is io n e r a debe adoptarse en el m ism o m om ento en que surge la com-
imiiía, mientras que la org an ización v i r t u a l o la b a s a d a e n l a i n f o r m a c i ó n pueden ser
adoptadas con posterioridad.
El c o n s u lto r se re u n ió c o n el S r. A rg a ñ a ra z y el S r. C a ra b a ja l y le s d ijo q u e
p a ra lo g ra r el c a m b io , “ El G a lp ó n S .A .” d e b e c o m p a rtir in fo rm a c ió n y lu e -
qo q u e lo s m ie m b ro s p u e d a n in te rp re ta r la in fo rm a c ió n s e p u e d e p e n s a r
en In v o lu c ra rlo s , m a n te n ie n d o e s ta c o n d u c ta s e lo g ra rá el c o m p ro m is o . El
c u e rp o g e re n c ia l d e b e te n e r p re s e n te q u e el c a m b io im p lic a rá s a c rific a r
e fic ie n c ia p o r un p e río d o , ta l q u e la in v e rs ió n q u e re p re s e n ta e s a in e fic ie n -
c ia s e a re n ta b le c u a n d o el c a m b io e s té fin a liz a d o .
I ,o que el consultor les intentaba transm itir era que poco a po co se haría evi
dente que la ad aptab ilid ad no puede producirse, en prim era in stan cia, a través de
eMiMlci'iii.s, rsliiicluniN y io do lo relacionado (reglam entos, reglas y procedim ientos),
m im i m edíanle ln iiyudn de la propia ¡.’.ente: son las personas quienes deben crear y
I IIM lllilll lil Ul M ili
(•l.-’l ,'¡\
VII NIMÍ<AVWirHHÜkM. M/< I II III lltlln I.'), |)ííj;. 17.
( I I) llu im i, n /i i II 1*11 l i n l n ( I r (M i/ ' '
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 217
• Si los requerimientos del negocio hacen insuficientes las dos instancias an
teriores y el cuerpo gerencia] es permeable al cambio, se confiará en los
mecanismos autorreguladores: incorporación de estructuras paralelas de
aprendizaje, o cambiar la cultura del lugar.
Sobre este último punto, conviene aclarar que la organización madura (prescrip-
tiva) sólo podrá optar por la organización basada en la información, dado que tendrá
serios desafíos (de velocidad y transición) para transformarse en una organización
virtual y le resultará imposible tornarse una misionera.
L u e g o d e un p a r d e a ñ o s d o n d e la in s titu c ió n a d q u irió u n re n o v a d o p ro
ta g o n is m o c o m e rc ia l, s e h a b ía d e s p re n d id o d e a lg u n o s n e g o c io s y h a b ía
d e s a rro lla d o u n fu e rte c o m p ro m is o c o n la s o c ie d a d d o n d e re a liz a b a s u s
n e g o c io s . El le g e n d a rio g a lp ó n s e tra n s fo rm ó e n u n m u s e o d e a rte a u tó c
to n o y, a la v e z , un m o n u m e n to a la c u ltu ra d e la in s titu c ió n .
F in a lm e n te , c u a n d o lo s y a v e te ra n o s A rg a ñ a ra z y C a ra b a ja l e s ta b a n c o n
fo rm e s c o n el c a m b io , le p re g u n ta ro n al c o n s u lto r c u á le s e ra n lo s p ró x i
m o s p a s o s ...
i ¡,( 'ómo mantener las características de la cultura de “El Galpón S.A. ” ya que
,Vf' hii logrado el objetivo del cambio?
P a ra d ó jic a m e n te , la re s p u e s ta q u e re c ib ie ro n (A rg a ñ a ra z y C a ra b a ja l) e ra
q u e d e b ía n c o n fia r e n s u s g e re n te s , d e ja r la g e s tió n y p re s e rv a r la p ro
p ie d a d d e la in s titu c ió n c o m o g a ra n te s d e la c u ltu ra , lo c u a l s e lle v a ría
a d e la n te m e d ia n te la fo rm a liz a c ió n d e la c o m u n ic a c ió n y tra n s m is ió n d e
la c u ltu ra a la s s u c e s iv a s g e n e ra c io n e s d e e m p le a d o s , p e ro ta m b ié n se
n e c e s ita rá n e le m e n to s q u e fo rm a lic e n s u c o n te n id o , q u e la e s ta n d a ric e n
p o r m e d io d e la s tra d ic io n e s y rito s .
I U n d ía , y a v ie jo , e l s e ñ o r C a ra b a ja l se p u s o a to m a r m a te c o n e l s e ñ o r
I A rg a ñ a ra z en la a n te s a la d e u n a a s a m b le a d e a c c io n is ta s y le d ijo : “c ó m o
I h a c a m b ia d o to d o , c ó m o h e m o s lle g a d o h a s ta a q u í, e ra n ta n lin d o s a q u e -
I líos tie m p o s s in ta n to s n ú m e ro s , s in ta n ta s re g la s , s in ta n to s c a m in o s c ru -
I /a d o s ... S e m o d n p o r w x lm fin r n q u e lla c o n fu s ió n ” . A rg a ñ a ra z re s p o n d ió :
I “y o ta m b ié n , p o ro ncio ro Ion tlIvkloncJos d e la é p o c a a c tu a l” .
CAP. 6 - FORMALIZACION E INNOVACION 219
Finalmente, una vez que haya terminado el cambio que desea, percibirá que
deberá formalizar la transmisión de la cultura y el comportamiento de sus individuos,
ya no más por reglas, esta vez por cultura.
Hemos analizado distintos cursos de acción posible para la institución que de
sea atenuar o abandonar a la organización prescriptiva, hemos advertido que las or
ganizaciones llamadas excelentes no han eliminado por completo a la forma funcio
nal de sus estructuras, lo que nos lleva a la conclusión de que no existen reglas fijas.
Este es un trabajo que no tiene más pretensiones que enunciar las líneas de
acción para las instituciones que desean incursionar en el dilema formalización e
innovación; dado que no pretende ser determinista, no incluye una correlación em
pírica. Simplemente enunciaremos algunas hipótesis sobre el comportamiento insti
tucional:
• la forma de
H ip ó t e s i s d e l a f o r m a d e o r g a n i z a r c o m o h a b i l i d a d d is t in t i v a :
organizar una organización (en su sentido instrumental) puede transformarse
en una ventaja competitiva, de modo que sea percibida como una habilidad
distintiva por el enlomo de la institución.
• H ip ó t e s is d e c o m p o r h i i n ic n l o d e l a o r g a n i z a c i ó n e m p r e n d e d o r a : la organi
zación en sus ink'ioN lin io la ventaja de que su figura principal os (casi por
definición) un pmproiuloilor, os el quien descubre una oportunidad do liego
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
• H ip ó t e s is d e c o m p o r t a m ie n t o d e l a o r g a n i z a c i ó n p r e s c r ip t iv a :
la institución
que transita su etapa de madurez ha desarrollado suficientes reglas, algunas
de ellas han sido traspasadas de una generación a otra; luego, si su entorno
se vuelve dinámico y hostil, su estado mayor tomará conocimiento de la
situación.
• la evo
H ip ó t e s is d e l g e r e n c i a m i e n t o p o r m o d e lo s e n e n t o r n o s c o m p le jo s :
lución humana hace prever un futuro lleno de situaciones impredecibles o
poco permanentes que harán necesario el gerenciamiento bajo condiciones
ele incertidumbre.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
■
+ +- ++
Presión situacional p ara el cambio
"O
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-o >
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7,1. INTRODUCCION
Al comenzar este tema, debemos aclarar que usamos la palabra inglesa “mana
gement” como sinónimo de “administración”, a pesar de que su real traducción de
bería ser “gestión”, palabra que en castellano tiene una connotación diferente, al
menos en la Argentina.
lil primer trabajo, el primor puso que damos como actitud administrativa, os el
planeamiento.
226 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Y entre otras cosas que tenemos que planificar, una de las grandes es la cultu-
ni. Una de las estrategias sobre las cuales se edificará y se hará posible toda la orga
nización.
I Ina palabra que expresa claramente este concepto, que es aceptada por la ma-
ym fu de las personas, es “folclore”. Esta palabra proviene de dos inglesas:/c/& y lore,
que significan respectivamente pueblo y conocimiento. El concepto implícito en esta
piiliibni, conocimiento del pueblo, es precisamente el que nos interesa en administra
ción. Portille el sistema pueblo es asimilable al sistema organización.
I.a cultura del sistema es una de las estrategias que inexorablemente deberá
definir el administrador, a los efectos de hacer posible un estilo de Management.
Dado que entendemos que el tema de la calidad es cultural, y que forma parte
de la cultura y de la percepción que podamos tener del mundo que nos rodea, vamos
a Halar de hacer un raudo viaje por el pasado para tratar de ver como pudo haberse
comportado el ser humano ante situaciones que pudieran estar relacionadas con esta
visión.
7,2,1- LA ANTIGÜEDAD
SI Ii Ipii pn i'i««itti ijilí« v Inii iiilni la historia económica del hombre, no podemos
lmbliu de lili tM I» »')»• n a, por cuanto eran comportamientos demasiado
rudimental I o n y IIjjhiIiin h Ion «milimienlus más primarios del individuo.
CAP. 7 - PASADO Y PRESENTE DEL M ANAGEMENT 227
Tenemos aquí suficientes ejemplos de lo que el ser humano puso enjuego, tanto
en Asia como en las civilizaciones griega y romana. En éstas encontramos un claro
ejemplo en la democracia, que es también una forma de management (la división de
poderes es prueba suficiente), la administración de los dominios que el Imperio Ro
mano poseía en el mundo, y el aporte que hace el mundo judío a la civilización oc
cidental, la familia, como unidad y célula social alrededor de la cual giraba toda la
planificación de la sociedad, que hace reconocer en Occidente un estilo de vida en
la sociedad judeocristiana.
I ii eMi' ifliitii, |tihlemhís observar que en la Edad Media ya existía una vocación
pm Mili n itii Mi tu h i Milh leniemenle compleja como para justificar la necesidad de
iiinmiiilct Ñu iilm i ii'ui 'íuii I■ >s mandatos de C arlom agno que verdaderos manuales
ilc |miH ( 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 »., ijiir piuvrrn ile sistemas de control apropiados y hasta una peque
ña (Midi tniii piiiii |im>i 11111 í l iii el cum plimiento de las obligaciones.
Para este período, he elegido un ejemplo que a mi juicio habla por sí mismo de
los antecedentes que se pueden encontrar en el pasado y que hoy sorprendería a más
de un lector en temas administrativos modernos.
San Ignacio di; Loyoi.a fue un militar que, después de ser herido en el año 1521,
en Pamplona, abandonó la ni¡lici:i y estudió en Alcalá, Salamanca y París. Fundó la
Compañía de Jesús en I5.M, l.os jesuítas manejaron su organi/,ación a partir ilp I o n
preceptos de su jel'c,
230 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
i. "Ninguno hablará con los otros sobre el punto de deliberación a fín que
ninguno sea arrastrado por la persuasión de otro. ”
f>. "Fijar un día para examinar todas las razones en contra de la constitución
de una orden religiosa y otro día para analizar todas las cuestiones a favor. ”
Existen directivos que adoptan decisiones sin conocer todas las objeciones en
oonlra, porque no les agrada oírlas o porque sus subordinados no se atreven a expo
nerlas.
El fundador no debe escribir una regla para la organización que funda. El ideal
t|iio anima interiormente el corazón de cada jesuita es suficiente. Es la ley viva, es-
i i ila en el corazón de cada uno.”
lina empresa saldrá adelante cuando en sus empleados exista afecto por ella y
oi f’iillo de pertenecer a la misma y el placer de participar.
7. “Delegación de autoridad
Yo quiero que vos allá uséis de los medios que sean más convenientes y os dejo
en libertad para que hagáis lo que mejor os pareciere.”
8 . “Aun cuando tuviese para los negocios toda la habilidad posible, es mejor
poner a otros en ellos, porque los hombres hacen naturalmente con mayor
gusto aquellas cosas que tienen por más propiamente suyas. Ese es el ca
mino para personalizar una empresa. ”
10. “Cuando uno ve que la orden dada por el superior tendrá resultados ne
gativos, no puede lavarse las manos pensando que cumple órdenes. El sub
alterno está obligado a representar al superior los inconvenientes que se
seguirían de la orden dada, si revisten cierta gravedad. Agotado ese recur
so, el súbdito puede, y a veces debe, acudir a un superior mayor, sin que
nadie se sienta ofendido. El ideal de la obediencia es que todos ayuden y
se dejen ayudar por los demás. ”
11. “Se debe decidir por sí mismo, sin disculparse después de haber sido mal
asesorado. ”
1 2 . "Debe saber ganar la confianza, pero debe saber entrar en el nuil, de ne
cesitarlo, porque si se ala las manos con escrúpulos, será vencido por los
malos y así ludo terminará peor. ”
232 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
C'orno podemos ver, del ejemplo elegido para hablar de esta época se despren
de claramente una forma de pensar, una percepción del mundo que no necesitaría de
nuesiro consejo como managers de hoy para enfatizar la necesidad de crear una cul
tura que tenga en cuenta las necesidades del ser humano o la motivación que se le
podría dar, o la explicitación de una conducta para dirigir reuniones y tantas cosas
más.
b) La Revolución Industrial
Otro tema, dejando ahora a San I gnacio de L oyola , que conviene recordar de
In lúlnd Moderna es este impresionante fenómeno de cambio que se dio en llamar
"Revolución Industrial”.
Esto surge claramente a los ojos del lector después de una conveniente lectura
de la obra de D r u c k e r , La sociedad postcapitalista. Y sirve para plantearse el nue
vo cambio, la nueva revolución, la nueva percepción del mundo que le da lugar y la
respuesta que cada administrador deberá buscar para satisfacer las demandas que
comenzaron a plantearle ya las organizaciones.
Ya no alcanza estudiar las teorías de los autores con los que nos nutrimos to
dos los días y pensar que todavía son aplicables como fueron escritas. El tiempo co
rre rápidamente y el cambio las modifica a una velocidad qiíe a veces supera la del
momento disponible para detenerse a meditarlas. ¿Alguien se preguntó tal vez al leer
los parámetros de diseño organizacional de H enry M intzberg , por ejemplo, si éstos
son los mismos parámetros que su autoí* plantearía hoy si reescribiera su obra?
¿Alguien podría ásegurar que el material que leemos “recién traducido y edi
tado” es todavía vigente?
La realidad es el patrón ante el cual el ser humano contrasta todos los juicios,
para poder calificarlos de objetivos.
Cuando decimos que el césped del green de golf es verde, ¿estamos seguros de
que lodos vemos el mismo verde? Al escuchar un tango, o una obra de Queen, ¿po-
iloinos empíricamente demostrar que todos escuchamos lo mismo? Nos referimos a
la sensación que produce en nosotros o al ruido “real” que escuchamos. ¿Es el mismo?
Sin embargo, existen sores vivos que ven gamas de colores que nosotros no
vemos y escuchan sonidos que nosotros no oímos. También nosotros podemos ver y
»ir, siempre que contemos con I o n apíñalos apropiados para hacerlo. ¿Cuál es enton
aos la medida concreta y tihjftlva que tenemos para afirmar cuánto vemos y oímos?
CAP. 7 - PASADO Y PRESENTE DEL M ANAGEMENT 235
Por eso es importante analizar el papel que juega la percepción, que es la res
ponsable de la realidad de cada individuo, tanto en el nivel físico como en el abstracto.
Es el producto de una gran cantidad de factores que tienen que ver con la psiquis, con
la cultura, con el medio, con las circunstancias individuales. Los parámetros a con
siderar son tantos, que resulta casi imposible encontrar dos gestalts iguales.
Para concluir con el objetivo de esta exposición, debemos conectar cada uno de
los “trabajos” que constituyen la tarea del administrador con el concepto de calidad.
Calidad es una palabra harto utilizada por la bibliografía, por los profesores, por
la publicidad, por los que declaman las bondades de sus productos o servicios, por
los arquitectos de las políticas empresarias y sociales, etcétera.
Por eso el managt'inciit dehe ser, antes que ninguna otra cosa, percepción. Una
percepción adecuada del mundo, de la organización, de la gente, de la cultura míe
cumia, del mercado, de I o n «l*lnini.s de información que se requerirán, d p Ion rimlm
236 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
les que se implementarán y de cada una de las variables que van a requerir un com
portamiento adecuado a los objetivos de la organización, que también deberán ser
planteados con calidad porque se la habrá percibido antes adecuadamente.
Para eso, además de conocer las técnicas, las herramientas brindadas por las
rieneias que interactúan con la administración, el pasado reciente, los nuevos concep
tos que modifican el comportamiento del mundo y el de los propios administradores,
debemos conocer la Historia. Debemos poder relacionar estímulos y respuestas pro
ducidos en las organizaciones del pasado, y además ubicar esas relaciones en el
mundo en el que se produjeron. Esa actitud, sumada a una visión ética del mundo,
que no excluya al ser humano, nos permitirá ver la calidad y actuar en función de ella.
Sin duda, los resultados serán mejores y habremos contribuido desde el mana-
yrnirnl a una sociedad mejor.
C o m p o r t a m ie n t o
I n d iv id u o . G r u p o . O r g a n iz a c ió n
por D a n ie l J. Romero
( I ) Dkiicki'H, IV, //i n i'ifm h i, niii'iif, ir.yuiim bll¡iliulex v p n U iU m , I!l Alcnro. I I iipih m Allí'», l 'W
1
8,2. A PO R T E S D E SD E L A PSIC O LO G IA
ili-i bis causas que llevan a las personas a comportarse de una manera determinada,
asociarse en grupos y ejercer su influencia en las organizaciones.
8,2,1. PERSONALIDAD
A i .i .I'o r t (2) define la personalidad como “la organización dinámica de los sis
temas psicol'ísicos que determinan los ajustes del individuo al medio circundante”.
(.’ ) Ai i m u i. I ’i'iwniiiililv .1 /»*vi Imitigli ili iiilcipielation, 1937. Citado por Fii.loux, J.C., l-n per-
lillD H H A . Ilucmm A iir*, l'Jtitt
CAP. 8 — COMPORTAMIENTO 241
8,2,2. CONDUCTA
“ C o n ju n to o rg a n iz a d o d e o p e ra c io n e s s e le c c io n a d a s e n fu n c ió n d e la s in
fo rm a c io n e s re c ib id a s s o b re e l m e d io , p o r la s c u a le s e l in d iv id u o in te g ra
s u s te n d e n c ia s ", F i l l o u x ( 3) .
Según F r e u d ( 4):
“ ...lla m a re m o s , p u e s, c o n s c ie n te a la re p re s e n ta c ió n q u e s e h a lla p re s e n te
e n n u e s tra c o n c ie n c ia y e s o b je to d e n u e s tra a u to p e rc e p c ió n ...”
('I) l'm -iin, S,, l,ii\h'Mmluiuliimniiiilm ilrl H d iriw in t A lliiy n , llim t Iu i i h , l'W h
242 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Impulsos: nos llevan a querer una cosa, por ejemplo, los impulsos de conser
vación, de poder, sexuales. Los impulsos manipulan la agresión, la presencia de una
situación de insatisfacción. Un impulso no satisfecho puede provocar una conducta
ujji rsi va.
I lay ciertos factores que se reconocen como causantes de una conducta agre
siva:
lin ciertos casos, el comportamiento agresivo no está producido por una situa
ción interna, sino que se origina por una imposición cultural — conducta de masas— ,
por ejemplo, el individuo que realiza un acto de violencia a la salida de un estadio
deportivo, amparado en la imposición cultural de sus compañeros. Muchas conduc
ías no ileseadas se producen dentro de las organizaciones, originadas en imposicio
nes culturales.
I il hecho de querer una cosa nos acerca a otro concepto importante: la necesidad.
Los impulsos e instintos nos provocan “estados de necesidad” y nos hacen de
sarrollar comportamientos determinados para cumplir con ciertos fines. Ejemplo:
necesidad (sed), comportamiento (beber), fin (saciar la sed).
El Súper Yo: esta instancia contiene todos los elementos referidos a las prohi
biciones, normas y tabúes transmitidos principalmente por el padre al niño y se ori
gina en las siguientes cuestiones:
1. Las normas éticas en el niño, impuestas por la religión (por ejemplo: los
mandamientos).
2. Las normas morales, impuestas por la sociedad (por ejemplo: (tabúes socia
les).
8,3,3. AUTOESTIMA
lil grado de coincidencia del Yo y el Ideal del Yo deben ser lo más altos posi
ble: debido a que en el Ideal del Yo se depositan todos los valores transmitidos como
buenos. Una marcada diferencia entre ambos enfrenta al individuo con una situación
de crisis, Cuanto más amplia sea esta diferencia, más inexorable será el deterioro del
sentimiento de autoestima.
Valoración por los demás: las necesidades sociales contienen dentro de sí una
fuerza que le impide al individuo ignorarlas y lo hacen dependiente en cierta medi
da de las opiniones de los demás, es el que dirán.
• Insatisfacción sexual.
Como conclusión podemos ¡ifirmar que una apropiada relación afectiva con su
madre permite al niño desarrollar de manera conveniente y sana su personalidad a
partir de los primeros afios di* viiln, l!n consecuencia, será importante para la sude
datUnverlii' cu la educación de la mujer, ya que es un factor detenninnnlr t*n el ile
sanollo de la pmnnnluliul
246 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
8,4. LA S EMOCIONES
Las emociones permiten a la persona captar señales del entorno y poder eva
luarlas según su sentido de valor personal. Como resultado se obtiene un determina
do estado de ánimo (emociones): optimista o pesimista.
Podríamos decir que la objetividad de la que disponen las personas para inter
pretar los hechos de la realidad es una sensación sutil e inasible. Depende totalmen
te del estado de ánimo del que debe instrumentarla. Las emociones que siente el in
dividuo se yuxtaponen con su capacidad de objetividad.
Los diferentes relatos realizados por los alumnos describieron al agresor con
diferentes características personales: un hombre blanco; un hombre de raza negra; un
encapuchado, etcétera.
do al contexto.
I .as personas se encuentran en la realidad, pero ¿en qué realidad?, ¿la que sur-
l'C a partir de su experiencia, filtrada y modelada por sus sentidos? (¿cuál es la ver
dad en el ejemplo anterior?). La realidad indudablemente es otra.
1,1 siguiente relato corresponde a una situación empresaria ocurrida tiempo atrás
1 in una empresa de primer nivel se verificó que algunas personas del plantel
cumplieron sobradamente el límite de edad requerido para jubilarse. Ante esta situa
ción, se decide conversar con ellas para que se acojan al régimen, los agentes invo
lucrados son personas que han mantenido durante muchos años su relación con la
empresa, la cual, por otra parte, tiene definidas políticas flexibles y orientadas a las
personas.
lin este contexto, una antigua empleada es requerida por la gerencia de RR.HH.,
en la reunión se le liaec saber que deberá jubilarse en el término de un año, ya que
excede sobradamente la edad requerida. Para ello le será duplicado el sueldo duran
te ese período con el objeto de que incl emente sus aportes y al momento de retirarse
como atención se le otoi^nia lu indemnización por despido.
bían sido informados; la respuesta tajante que realiza la empleada a sus compañeros
fue “me despidieron”.
8,5,1. ATRIBUCION
Existen tres criterios para determinar si la conducta se origina por factores ex
teriores o interiores:
Existe una tendencia a atribuir con mayor frecuencia la causa de las conductas
ii t i ¡U-i ios disposicionales y minimizar los criterios situacionales, cuyo origen es ex
im io.
Son características propias de los individuos que influyen en cómo éstos van a
iiilci prelar esa realidad.
Por ejemplo, la opinión de un hombre sobre las mujeres que ocupan cargos
de dirección, o los hombres sobre la edad de otras personas para el desem
peño de un cargo.
Entorno /y~.
( Percepción
¡ Estereotipos
| Selectividad
/ Hechos de \ | Autoconcepto j Hecho percibido j
\ la realidad / I Situación | por el individuo |
i Necesidad \ J
j Emociones
] Miedo
¿Que es una necesidad? “Una necesidad es una condición interna que hace que
ciertos resultados parezcan atractivos...”, R obbins (5).
(6) CimsoN, J.I.. y olum, htx oif¡nni;ui ioitfx, liw in , rispada, l ‘)% .
Es decir que las necesidades o privaciones promueven conductas. Para ser sa
tisfecha, se origina una actividad de conducta que elimina esa sensación.
1 Icinos comentado una serie de conceptos que nos muestran el origen y el de-
san olio de las necesidades, pero no nos hemos preocupado mucho en aclarar el con
cepto de motivación, que es el que nos convoca.
“La voluntad para hacer un gran esfuerzo por alcanzar las metas de la organi
zación, condicionado por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad
p e r s o n a l” , R o b b in s ( 8) .
“ L a s fu e rz a s p s ic o ló g ic a s m o d e la n la c o n d u c ta d e l s e r h u m a n o y é s te ni
os c o n s c ie n te d e e llo , la s p e rs o n a s re p rim e n m u c h o s im p u ls o s e n el d e
s a rro llo d e su p e rs o n a lid a d , e s to s im p u ls o s n u n c a s o n s u p e ra d o s to ta l-
m o n te , ta m p o c o p u e d e n s e r c o n tro la d o s , a p a re c e n e n lo s s u e ñ o s , e n el
c o m p o rta m ie n to n e u ró tic o e tc. E fe c to s d e l in c o n s c ie n te , a s í q u e u n a p e r
s o n a no c o m p re n d e p o r c o m p le to su m o tiv a c ió n .”
En este caso, se puede hablar de motivación (no de fuerza), ya que existe una
tensión que orienta el organismo hacia el objeto que es capaz de reducir la tensión
y, en consecuencia, capaz de producir satisfacción.
El término motivación vemos que está ligado a otros conceptos como los de
percepción, al que nos hemos referido, y necesidad.
“ L a e x is te n c ia d e un c o m p o rta m ie n to a g re s iv o p re s u p o n e s ie m p re la e x is
te n c ia d e la fru s tra c ió n e in v e rs a m e n te la e x is te n c ia d e fru s tra c ió n c o n
d u c e a a lg u n a fo rm a d e a g re s ió n ...” , D o lla r d y o tro s (12).
Ahora bien, investigaciones posteriores dan cuenta de que las respuestas (ante
la frustración) pueden ser variadas, el contenido agresivo puede ser orientado hacia
otro fin (un fin sustituto).
(1 2 ) D iii.ia k u , ,l., M i u i m. N U y N i-a u ;¡, l< |{„ l''nt,slitilion a m l tiinirrxxiim, IM.W. ( 'ilu d o por l*n i tin»,
, l . ( op. t il. on imlii ( I)
254 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
En estos casos, la conducta agresiva depende de las pautas del grupo, que es una
imposición cultural. La conducta agresiva dirigida a un fin sustituto, represión etc.,
da lugar a la aparición de ansiedad, como signo de dificultad de adaptación para el
l<ip.ro de ese fin.
I ,a posibilidad de crear conductas que alienten a los individuos hacia fines sus-
litulos es un factor de adaptación importante, ya que por medio de ellos las tenden
cias frustradas finalmente se satisfacen. Este proceso de transferencia de la motiva
ción ile un fin a otro fin que reemplaza al primero, que lo sustituye, lo designa Stag-
Ni'i< como “p rin cip io de g ratificación su stitu ida” , y conduce a la persona a la va
loración tic nuevos objetos. De esta forma la satisfacción se produce dentro del mar
co social.
¿Qué es motivación?
¿Cuál es el método más simple, práctico y seguro para lograr que alguien haga
h Ij j o V
Si le pedimos a alguien que haga algo, puede contestarnos que no quiere hacer
lo; o bien puede contestar que no comprende lo que le pedimos, etcétera.
I’or otro lado, podríamos pagarle por hacerlo o podríamos enseñarle a hacerlo,
elcélera.
preocupación por :átuaciones que interpreta, pero que no domina (preocupación por
su futuro en la empresa, uobles mensajes etc.), y de paso lo haríamos cumplir con
nuestro deseo.
Ahora bien, otra alternativa que se puede aplicar como instrumento de motiva
ción sería dar al individuo un incentivo. Esto generalmente será interpretado como
motivación, el empleado pretende un premio y yo pretendo que haga algo.
Este enfoque nos lleva a realizar un análisis de las situaciones que afronta el
individuo objeto de nuestro interés, al ser motivado negativa o positivamente (casti
go o incentivo).
A ld e r f e r Teoría E.R.C.
• Físicas.
• .Sociales.
• Psíquicas.
Necesidades físicas: ya nos hemos referido al comienzo del capítulo sobre cuáles
son las situaciones a las que nos exponen las mismas, hambre, sed, inseguridad.
( I l) M a m iiw, A.. MoHvutUm iltlil ¡wi \muililv, IIiii|K'i & Kow, Nuova York, l ‘*VI
CAP. 8 - COMPORTAMIENTO 257
• 5 AUTORREALIZACION
• 4 DEL YO
• 3 SOCIALES
• 2 SEGURIDAD
• 1 FISIOLOGICAS
Esto quiere decir que el individuo buscará satisfacer en forma secuencia! cada
nivel.
Una vez que el individuo satisface las necesidades del primer nivel, se aboca
rá a las del segundo, tratando de cubrir sus requisitos de seguridad.
lin sus estudios, este autor expone sus fundam entos separando las necesidades
en factores: higiénicos, correspondientes a las necesidades básicas, y m otivadores,
correspondientes a las necesidades superiores.
l,os resultados de estos estudios in d ican que los factores que causan gratifica-
c/ nn en el trabajo son independientes y diferentes de los que causan insatisfacción.
lia consecuencia, y esto es lo im portante de su teoría: la satisfacción en el trabajo
lio i'N opuesta a la insatisfacción.
I,D opuesto de satisfacción no es insatisfacción, sino ausencia de satisfacción.
Por ejem plo: el reconocim iento del superior por el trabajo bien realizado genera
satisfacción, pero su ausencia no genera insatisfacción.
I’or consiguiente:
I’or ejem plo: se espera que las condiciones de trabajo sean las adecuadas, pero
esto por sí solo no genera satisfacción, sino ausencia de insatisfacción.
Satisfacción Insatisfacción
Factores motivadores 81 % 31 %
260 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Elevar la autoridad de los empleados para que realicen su trabajo con ma
yor autonomía (oportunidad de realizar), diminuir la especialización verti
cal
El mensaje nos indica que no deberíamos derrochar los escasos recursos con que
cuenta la organización agregando más de lo mismo, sino hacer hincapié en los fac
tores motivadores para desarrollar el recurso más perfectible y maleable que dispo
nemos en la organización: los hombres, para que generen resultados a partir de urta
relación laboral más adulta, democrática y efectiva.
Hay personas que quieren hacer mejor las cosas, le escapan al azar, ya que éste
no depende de lo realizado, buscando metas intermedias que impliquen desafíos y
aceptan la responsabilidad por el triunfo o el fracaso.
La teoría sostiene que para afianzar una n. de logro se deben seguir ciertos pasos
1. Disponer las tareas para que los empleados reciban feedback sobre los re
sultados para que puedan realizar los ajustes.
2. Presentar a los empleados que sean modelos de logro, difundir los logros
importantes, dar a publicidad los mismos.
" (15) M K Y km .and . I).C , "H ii&Iiii' nm iliiw mui nniiomil ¡ichievcniciil", llnrvnril Himlum* Ur*v , N uuvíi
Y ork, l% 2 .
262 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
d) Teoría E.R.C.
( Ifi) A i .diímím, "A nt Nitlmii Ick mui l ’fcITer’s exainination o f nerdsíUisfaetion iheorics”,
AtlinluÍNlmlivc Ni'k'we (JtmrU'iiy, IM'/'/
CAP. 8 - COMPORTAMIENTO 263
Teoría de la equidad Relaciones por actitudes hacia los inputs y resultados con
prácticas recompensadoras.
Se basa en que los refuerzos, elementos que aumentan, mantienen o hacen ce
sar la respuesta de los individuos, condicionan la conducta. Un refuerzo aplicado
rápidamente después de la conducta refuerza la presencia, luego, de conductas simi
lares.
• Refuerzo positivo: se utiliza para lograr que se manifieste una conducta con
siderada adecuada.
b) Teoría de la expectativa
Fl desarrollo realizado por V r o o m (l7) indica que los términos en los que se basa
la teoría asumen que el individuo controla y promueve sus conductas voluntariamente.
Formula que:
I -os resultados de segundo nivel son los premios o castigos derivados de los
resultados de primer nivel: aumento de sueldo, promoción.
1 ,11 fuerza de una tendencia que actúa de cualquier manera depende de la fuer-
/,n ile la expectativa ele que el acto produzca un resultado determinado y lo importante
que rm iltc c h c resultado para el individuo.
(17) ViiniiM, V , W o il iim l mnllvillhiii, Intuí Willey X¡ Sons, Niu-vn York, l ‘>6't.
CAP. 8 - COMPORTAMIENTO 265
Y si lo logra:
R = f (M * H)
M = f (V1* E)
V, = v2* I
No hay un principio universal que permita explicar la molivacii'm de lodo el
inundo, lil hecho de que <oiio / i imios las necesidades que pretende niiIInIiuti un til
266 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
(liviiluo no garantiza que desarrolle un alta performance. Podemos decir que esta teoría
parte del concepto de maximización del placer que otorga una recompensa.
I’or otra parte, debemos conocer el valor que las personas le otorgan a las mismas.
( 'ni eccría de importancia si algo es real o no, ya que las expectativas que el
individuo tiene sobre su propio rendimiento, resultados y premios van a estar deter
minadas por la cantidad de esfuerzo que realice, y no por el resultado del mismo.
o) Teoría de la equidad
1. lil valer: la bondad, la belleza no son cosas reales ni ideales. Son valiosos
o sea que su realidad es el valer, no el ser.
“ L a c o n v ic c ió n b á s ic a d e q u e u n a fo rm a d e c o n d u c ta e s p e c ífic a o d e c o n
d ic ió n ú ltim a d e la v id a s o n p re fe rib le s , e n té rm in o s p e rs o n a le s o s o c ia
le s , a o tra fo rm a d e c o n d u c ta o c o n d ic ió n ú ltim a d e la v id a c o n tra ria s u
o p u e s ta s ” , R o b b in s (20).
E l c o n ju n to d e n o rm a s y v a lo re s s o n p ro d u c to d e l p a s a d o in d iv id u a l, n o
s o n h e re d ita rio s , p e ro s e c o m u n ic a ro n a l in d iv id u o a tra v é s d e l c o n te x to
s o c ia f’, G ó m ez F ulao (21).
“ L o s s e re s h u m a n o s , e n u n a s o c ie d a d d a d a , tie n e n m u c h a s c re e n c ia s y
v a lo re s . L o s v a lo re s c e n tra le s tie n e n u n a lto g ra d o d e p e rs is te n c ia . E s ta s
c re e n c ia s y v a lo re s s e p a s a n d e p a d re s a h ijo s y re fu e rz a n la s in s titu c io
n e s s o c ia le s . L o s v a lo re s s e c u n d a rio s s o n m á s s u s c e p tib le s a l c a m b io . P o r
e je m p lo , la c re e n c ia e n la in s titu c ió n d e l m a trim o n io e s u n a c re e n c ia b á s i
ca, ¡a c o n v ic c ió n d e q u e lo s s e re s h u m a n o s d e b e ría n c a s a rs e jó v e n e s e s
u n a c re e n c ia s e c u n d a ria [...]. L o s v a lo re s p rim a rio s s o n p e rs is te n te s , e n
c a m b io lo s v a lo re s s e c u n d a rio s p ro d u c e n c a m b io s c u ltu ra le s , K o tler (22).
(21) G o m i ì z F u i , a o , J.C, y oliiw, liin m iim e s n i iiiiim if’emenl. Ensayos sobre fc'slidn, ('¡inn l’rnlc
sionul, llucnos Aires, l'W(i,
I .os valores son responsables de nuestra conducta, o sea que ante determinada
onlingencia vamos a responder ejecutando determinada conducta (emprenderemos
mu acción).
liste proceso genera una reacción emotiva ante tal situación que nos lleva a
uaiitcner una actitud que culmina en conducta asumida.
Siguiendo el análisis anterior, ¿por qué los valores son importantes para el des-
■mpeflo de la organización?
"Porque los valores son los responsables directos de las conductas individua
te (intimidas.”
Se producirá lina respuesta sustituía que concilie actitudes con conductas, evi
tando el conflicto.
8,8. CULTURA
Piidliiion nlidri vni i|iic la ('(indúctil del individuo es fuertemente influida por el
medio mu tul A paitli di' mu iHm ion ion otros, el individuo logra anclarse en la rea
lidad lil liomliip hUIíkIii un dt'Mimilla, si lo hace, va a ser de manera limitada, con
yravew ( imxtH'iH'lirlHA pii mi pi’iNiiiinlidad
Esta situación llevó a definir un nuevo concepto, más específico que el de so
ciedad, el concepto más preciso de grupos sociales. Las investigaciones realizadas
con el fin de evaluar la relación entre cultura y personalidad son muchas y correspon
den a autores de diferentes orígenes.
“ L a c u ltu ra e s e l d e te rm in a n te fu n d a m e n ta l d e lo s d e s e o s y c o n d u c ta s [...]
Ia s p e rs o n a s a b s o rb e n c a s i in c o n s c ie n te m e n te u n a v is ió n d e l m u n d o q u e
d e fin e s u re la c ió n c o n s ig o m is m o s y c o n lo s o tro s ” , K o t l e r (27).
"L a personalidad básica está determ inada por las instituciones primarias
(familia, normas, costumbres) y determ ina a su vez la s instituciones se
cundarias (religiones, sistemas de valores, etc.)’’, Kardiner (2S).
La personalidad básica expresa el estilo de vida de una sociedad (grupo social)
mediante la combinación de rasgos que comparten los individuos, a partir de los cua
les elaboran sus estilos.
(,’ H) KAimiNhH, A , lite Imllvhlmil inul hlx stn-irly, 1037. (Verdión en español: FCR, 1945).
CAP. 8 - COMPORTAMIENTO 271
L a p a r t i c i p a c i ó n q u e le c o r r e s p o n d e a u n i n d i v i d u o d e n t r o d e u n a c u lt u r a d e
p e n d e de su posición en la estructura social, o s e a , su status. E n c o n s e c u e n c ia , la
status, L i n t o n ( 29).
p e r s o n a lid a d b á s i c a v a r ía s e g ú n e l
Los roles pueden ser generales si corresponden a todos los miembros y parti
culares cuando están asociados a categorías y marcan más al personaje que a la per
sona.
Según N e w c o m b , status y rol sirven como sistemas de referencia para que los
individuos se comuniquen entre sí.
Pero la adquisición del status que impone un rol determinado puede ser una
fuente de conflicto personal. Lo mismo ocurre cuando deben desempeñarse roles
opuestos entre sí.
Sin iluda, serán muchos los interrogantes que se podrá formular el lector, pero
) importante es reconocer que no existen fórmulas mágicas, que las prescripciones
n el íimhilo de la organización y de la sociedad, sencillamente, no sirven. Será ne-
i' n iii io, partiendo de conceptos claros, desarrollar los modelos apropiados para dar
¿lis posible que un gerente con destacados valores morales pueda respaldar las
omina ilr una nilluni or^anizacional orientadas, de forma ambigua, hacia conduc
en (‘lIl'tIN (lililNIIN?
8,0. PODER
"l>v hi mltniii nunu hi i)iii‘ Iti iihIiu iilnd puede verse desde la influencia, tam-
h'n pinulfi n u imin >>ni> thmlt 1ln \nnil\lon", ( ¡omiíz F u l a o ( 30).
“ L a a u to rid a d im p lic a el p o d e r fo rm a l d e u n a p e rs o n a p o r su p o s ic ió n en
la o rg a n iz a c ió n . E s tá b a s a d a e n e l p o d e r (p a ra im p o n e r d e c is io n e s ) y la
id e n tific a c ió n (p a ra lo g ra r su a c e p ta c ió n )” , G ó m e z F u l a o (34).
2. El subordinado la acepta.
• Coerción: es el aspecto más fuerte y contundente del poder, implica hacer obe
decer a otros aunque éstos no lo quieran. Se logra bajo amenaza de fuerza.
• Manipulación: se logra cumplir con los objetivos buscados sin que los su
jetos involucrados tengan conciencia de que están siendo manejados. Se
( 3 2 ) G ih s o n , o p. c il. cu n o d i (6 ),
Si las organizaciones:
"...no tienen objetivos, sino personas que los fijan [...] que luego se ope-
riiclonalizan en la cadena de fines y medios, surgiendo el espacio que da
lugar a los sistemas de influencia”, G ómez F ulao (36).
iin consecuencia, los procesos de in flu e n c ia son el eje por do nd e se desliza el
«Irr.
1. Sistema de autoridad. ,
2. Sistema cultural.
3. Sistema de habilidad.
4. Sistema político.
1. I)e coacción.
2. De recompensa.
I, Del e\peru>.
'I I.epítimo,
** Re/eiente (peísmnilidtiil).
I<( ihminm t t i Ion i'lin ion di* comprensión del término, diferencia bases y fuen-
|>* (Ir* ptitU'l y t<'i *'
I \t) I^npni II, I y Kavwü, W , H it Í«l*í* ii/ íik h it/im irr, A l). Castwright, Universidad de Michigan,
/tlililgnii, lUVJ.
Bases de poder
Fuentes de poder
Este ejercicio debe ser sustentado, lo que podrá lograrse a partir del acceso a
una o varias bases de poder.
Por ejemplo, a un empleado que maneja cierta información solicitada por los
clientes podríamos ubicarlo en una fuente de poder de oportunidad (punto 4), y su
base podría ser el poder de conocimiento. M inztberg (39) denomina “porteros” a los
empleados de la empresa que manejan información importante, por ejemplo: los com
pradores que manipulan información reservada sobre los proveedores, esta informa
ción puede resultar de interés para los directores. También dentro de la organización,
por ejemplo, cuando la información es filtrada por algún funcionario (portero) de in
vestigación y desarrollo que se la hace llegar el sector de marketing.
(39) Mintzbmmí, II. y olio», /■'/ /u»»<r.wi rstratégiro, Prenticc-Hall, México, 1991
I ,a hipótesis que sustenta este excelente trabajo indica que el poder cumple un
pnpi‘ 1 estratégico en la creación de realidad, no sólo organiza el armazón de las es-
Irm linas sociales, sino que interviene en cómo se estructuran esos acontecimientos
y ni I la los mecanismos productores de esa realidad.
lil poder se forma con todos los elementos que hacen a la realidad, y los orga-
ni/ii dolándolos de capacidades de imposición o de creación.
1. lis producción social: no se trata como un objeto del que pueda apropiarse.
I.ii amplitud del poder abarca un espectro extenso y profundo: se crean re
laciones dominante-dominado en lo político, cultural, ideológico, empresa
rio. I -a creación del proceso de dirección, orientación, influencia de las re
laciones sociales. Toda desigualdad surgida de relaciones sociales genera
una dominación.
(). lista en todas partes, diseminado por todos lados: el error de muchas con
cepciones consiste en ignorar esta característica, cuando se lo focaliza en un
núcleo exclusivo (poder del Estado, autoridad legítima, alta dirección, etc.).
10. Tiene su propia dinámica y genera tensión en la relaciones: sea ésta para
bien o para mal.
8,10. P O LIT IC A
P o r re g la g e n e ra l, el in d iv id u o no e s tá p re p a ra d o e n n u e s tra c u ltu ra p a ra
la s h o s tilid a d e s y lu c h a s q u e lo e s p e ra n ; s e le h a e n s e ñ a d o q u e la g e n te
g u a rd a b u e n a s in te n c io n e s p a ra c o n é l. C o n fia r en el o tro e s u n a v irtu d y
d e s c o n fia r, c a s i u n d e fe c to m o ra l, e s ta c o n tra d ic c ió n s u s c ita te n s io n e s
a g re s iv a s in d ire c ta m e n te p o r la fru s tra c ió n q u e p ro v o c a y d ire c ta m e n te p o r
la a g re s iv id a d q u e re c la m a a l m is m o tie m p o q u e e x ig e c o n tro l y re p re s ió n
d e d ic h a s te n d e n c ia s ” , Filloux (42).
“ L a s o c ie d a d p u e d e p re d is p o n e r a la n e u ro s is p o r su m is m a e s tru c tu ra y
c re a r, al la d o d e u n a s c a ra c te rís tic a s n o rm a le s , u n a c a ra c te rís tic a m ó rb id a
n o b ie n lo p e rm ita la c o n s te la c ió n d e lo s a c o n te c im ie n to s ” , Horney, K. (43).
— (43) IIc ik n k y , 'Ihr i i f l i i D l h ¡ i n m u iiiIIiv n /U n í liin i' ( versión en citslcilimo <lr l'iiiiUK Hílenos Alie»,
!78 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
"...actividades que no se requieren dentro del papel formal que tiene la per
dona en la organización, pero que pretenden influir en la obtención de
ventajas o desventajas”, R obbins , S. (44).
"Conducta fuera del sistem a de poder normal diseñada para beneficiar a
un Individuo o a una subunidad”, G ibson (45).
"...aunque inerte, a su contacto los elem entos humanos se modifican y los
comportamientos se transform an condicionando la vida de las institucio
n e s . G ómez F ulao (46).
I ,as organizaciones no son meros instrumentos para producir bienes y servicios,
ino también sistemas políticos que buscan aumentar su propio poder (M intzberg [47]).
V De ¡latrocinio: para construir una base de poder, detentando libertad para los
cambios de poder.
(i Del presupuesto-, es abierto, se otorgan premios como recursos para los sec-
I i ii en
i ' M i M m ii m ii ii ii/ i i n m i m ii ii ( 1 )
(•17) M int/iim h, II , ilt DIDitMiiii h'iirt r/ii Irnlcx, lil Alcm-o, lliiPium Aires, l ‘W).
CAP. 8 - COMPORTAMIENTO 279
Se reúne con sus semejantes formando grupos. Los grupos se expresan a tra
vés de la cultura, esta situación les permite organizar conductas.
280 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
i,Qué es un grupo?
1. Primarios: son los que mantienen entre sus miembros relaciones — cara a
cara— , los individuos interactúan en forma directa. Son grupos naturales,
la familia, grupos de jóvenes adolescentes, grupos de trabajo, organizacio
nes simples.
•I. De pertenencia: las personas son miembros activos de estos grupos, desem
peñan en ellos su actividad de relación. No necesariamente el grupo de re
ferencia es coincidente en los individuos con el grupo de pertenencia, esta
situación es una fuente de frustración.
M 8 ) R o i m i N N , o / ’ . W / , <"u i m t H ( 1 )
Las personas se unen a los grupos para satisfacer necesidades que de otra for
ma consideran que no lo lograrían:
• Seguridad
• Status
• Autoestima
• Afiliación
• Poder
El directivo debe tener presente que las personas aisladas no son factibles de
cambiar, la forma más apropiada para orientar la conducta de los individuos sugiere
actuar sobre el grupo.
• Para aumentarla
1. Disminuyendo su tamaño.
2 . Alentando acuerdos de objetivos.
3. Estimulando la competitividad.
4. Aislándolo.
Para disminuirla
1. Disgregándolo.
2 . Aumentando el tamaño.
I.a misión del equipo debe ser permanente. Si las tareas no varían en importan
cia o en su situación relativa, el equipo no tendría sentido.
l i l líder del grupo, para ser efectivo, se debe orientar a transparentar el accio
nar del grupo mediante roles finamente definidos para cada miembro, y objetivos
elaros y comprendidos por todos.
H erzberg , F., Una vez más: ¿Cómo motiva Ud. a su personal?, Administración
de Empresas tomo I, enero/febrero, Buenos Aires, 1968.
vivencia, mientras que el aprendizaje es una de las variantes de cambio para la su
pervivencia.
Los autores (14) apoyan la posición de B ushe y S hanj al definir que “sólo cuando
la reglas ya no conducen a la conducta que redunda en los resultados deseados, surge
lá necesidad de aprender en el plano organizacional”. Esta afirmación, correctamen
te interpretada, indica que la institución puede aprender y acumular experiencia a
partir de sus propios errores, pero aquí sí se puede plantear este interrogante:
S wieringa y W ierdsma (15) dejan sentado que no toda burocracia debe cambiarse
y que las debilidades sólo aparecen cuando se materializa la necesidad u oportunidad
de cambiar y aprender, veamos:
I
C a p it u l o 9
E s c e n a r io s g l o b a l e s ( ' )
V e r t ig in o s o s e in t e r a c t iv o s
“Nos hallamos en un
mundo desconcertante.”
S te p h e n W. H a w k in g
(1) liste capítulo extrae concepto» lundamentales de la exposición que el autor hiciera en I í i n
nadas Intentan de Investigación de la {'acuitad de Ciencias Rconómieas de la Universidad del Salvador,
en M u c i i o n Aires, el ¿ 7 de setiemlne de I U O / .
9,1. INTRODUCCION
Globalización
• Liberalismo social y económico
• Vertiginosos avances tecnológicos
es posible obtener de igual forma, información (imágenes y datos) captada por algún
satélite o nave fuera de la Tierra.
lista perspectiva obliga a realizar los cambios que permitan la adaptación del
diserto y la dirección de las organizaciones a cada situación que se presente.
I iiii oi|¿MiimM loiie*i de ginu suceso logran ajustar sus estrategias al entorno
(Mil i -i y Nníiw |11í I un eMiiilegiiis deben basarse en un adecuado diseño de la estruc-
lutu Un mínimo »|itMr i-iilie ln estintegiu. !a estructura de la organización y los pro-
fi'Kiw de (IIhh i Ion (¡'Milla impieta indible pina organizaciones inmersas en ambien
ten ( oill|H'litlVntj
(■M Raí*, I) V KaiiM, H , Ih t KM lili IHVt hftluxv i>1 t'igtmizing, Wiley, Nueva York, 1978,
De esos factores, tres son los principales influyentes en la eficiencia de las or
ganizaciones.
(5) Estructura burocrática: con eje en la tarea, altamente formalizada, con división del trabajo, poca
autonomía, requiere poca capacitación en el área de operaciones, eficiente, rígida, coordina actividades por
medio de estándares de producción.
(6) Estructura orgíínini: con e|e en las relaciones, poca formalización, con autonomía y alln cnpii
c ita c ión cuel cuso d e equipos ili‘ pioloNlonnles, íle.Hihle, lenta en In loma d e d i ' c l N i o n c f i . c o o i d l i i n u c t l v l
dudes por m e d i o d e njtisK' imtliiu y itili'N de e n l u c e,
290 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
lil tercer factor está relacionado con la diversidad de los mercados. Esta diver
sidad está originada principalmente en razones geográficas y en las diferencias de las
preferencias de los consumidores. Este factor le da fundamento al agrupamiento por
mercados, presente en las estructuras divisionales (Mintzberg [7]) y en las descentra
lizadas (l)rucker [*]).
+
I'm foíi tonalidad
y autonom ía
(0
O “G lobalización”
’5b
*o
H
O
tí
o
$ Incertidum bre +
•ó
•3
\ ’A
% AHi• gi’Éuln iln íurimiM'/iuilón
J||m| | || h| |M HM )MI C- tdl'llM liO .íl Q Bajo grado de form alización
3 K atructuras flexib les u orgánicas
9,2,1. CERTIDUMBRE
9,2,2. DIVERSIDAD
9,2,3. ANTECEDENTES
C >) M o i .i k i n , K . ( ’ „ < 'iip t , e n ( Ii i m i / l'iu ah y olios, Incursiones en nuin/ixemenl, cuso vos subie tfe*
ti ti», l'iittu 1’idloNÍoiml, II iic h o » Alu**», l'M i
292 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
9,3. E ST R A T E G IA
La clave del éxito a largo plazo es lograr hacer ciertas cosas mejor que los com
petidores, requiere que la empresa busque continuamente nuevas formas de diferen
ciarse de sus competidores ( H a y e s , R. y P i s a n o , G. [u]).
Requiere que la dirección, corra riesgos, tenga iniciativa y formule una estra
tegia oportunista ( T h o m p s o n , A. y S t r ic k l a n d III, A. [13]).
(12) Ciclo ile vidn del produelo: lanzamiento, crecimiento, madurez y declinación; etapas diferen
ciadas generalmente por la curva del volumen de ventas, con una pendiente positiva en las dos primeras
elapas, nculra en la unidme/,, y ni'Kiiliva cu la declinación.
los costos fijos, enfatizar la eficiencia de los procesos y depurar la cartera de productos
de aq ue Ilos que no son rentables. También puede incluir la expansión internacional.
Idealmente será una configuración híbrida de tipo orgánica para procesar las
decisiones necesarias frente a la incertidumbre y una configuración de tipo burocrá-
tieu que la ejecute. Aquélla generará las ideas, y ésta las transforma en acción.
IH d A iw i IIM n d r se u sib lid m l; estu d io de lo» ic h u I i i k I on <|iie p ro d ucen las v a ria c io n e s dentro ele un
lim ito piolutblc, de ile r la s viuiiihlcH u n p o ilim li'N de Ion rN cem irios en lo s que se d e se n v o lv e rá el p ro ye clo
en cnludlo
CAP. 9 - ESCENARIOS GLOBALES 295
• Tipos de cambio ñuctuantes. Las variaciones del tipo de cambio tienen gran
influencia en los términos de intercambio del comercio internacional. En
muchas ocasiones, los ahorros provenientes de una fuente de recursos cer
cana y barata son neutralizados por una variación del tipo de cambio impre
visto. Al igual que en el punto anterior, se recomienda realizar un análisis
de sensibilidad.
• Políticas de los países que intervienen. Las políticas de estos países en cuan
to al marco institucional que provee a las transacciones comerciales serán
determinantes en el nivel de productividad que alcancen las empresas
(W illiamson , O. y W inter , S. [17]). También influyen las políticas referidas
a financiamiento, aranceles y trámites aduaneros, tipo de cambio, impues
tos, infraestructura, etcétera.
Las principales estrategias que puede adoptar una empresa para participar en
mercados internacionales pueden ser (Thompson , A. y S trickland III, A. [18]):
4. Seguir una estrategia global, utilizando en todas las regiones la misma tác
tica básica con muy poca variación. En este caso, los citados autores con
sideran las siguientes variaciones:
4,1. Seguir una estrategia global de bajo costo. En este caso, la empresa debe
asumir el liderazgo en costos bajos en la mayoría de los mercados es
tratégicos del mundo.
(I')) i'rtiM 'h ls t" . IIú'IU'Iii o i m u ih liiu lo m r n iid , por lu ciml mili de Iii.n pm;h‘n pemillc u lit olm Im
iililí/m irm de UvnoliVglii, iiinh u piiu i<illmlt'iilo)i «Ir ¡m>uIun ión y iln n i Irm n rmiihln ilr tilín liliIIm i Ion
29 6 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
4,2. Seguir una estrategia global de diferenciación. Esta estrategia busca una
diferencia del producto basada en los mismos atributos para todos los
mercados, persigue el logro de una imagen competitiva integrada. Se
persigue la lealtad hacia el producto fundamentada en las diferencias con
los competidores.
'1,3. Seguir una estrategia global de enfoque implica servir al mismo seg
mento de los mercados estratégicos del mundo. Esta estrategia de enfo
que permite conocer con mayor exactitud las necesidades del segmento
al que se dirige y, por lo tanto, tener mayor precisión en su satisfacción.
Considerando estas variaciones de una estrategia global, será útil tener en cuenta
lo s riesgos de alguna de ellas ( P o r t e r [20]).
K ícnuon de ln diferenciación:
II I ( ’•') o TQC (23) son programas que la competencia puede copiar. Los gerentes tien
den ¡i considerar esos programas como soluciones a problemas específicos en lugar
de lomarlos como pasos de un programa en una dirección determinada.
9,4,1. INNOVACION
C.\l) T QC ( ' i n t u í i / t u t l l t y i ' i m t i o h : IíIohoIIii de trabajo que fomenta la calidad como la principal
| i ! I i >i Ictiul de In eompelitivldml de In pindliiciiln tllill/.ii liVniciis cstadísiticas para el control.
9,4,2. APRENDIZAJE
Denlro del clima incierto que presenta el escenario global, las organizaciones
ron capacidad de aprender indudablemente poseen una ventaja competitiva que di
ferencia su desempeño respecto del resto. Aprenden de sus éxitos, sus errores y tam
bién ile sus competidores y su entorno específico.
.1. Los miembros tienen conciencia de ser una parte relacionada con otras, de
un sistema mayor que incluye el contexto.
í I I ) M i n i / i i / i « / , n / i. t i l , e n IK llll ( 4 ¡ ,
9,4,3. INFORMACION
lin este escenario que se analiza, es necesario procesar una mayor cantidad de
información para dirigir las acciones de la organización. Al respecto, se han obser
vado ¡i lo largo de la evolución de las organizaciones una serie de acciones para des
comprimir la cantidad de información que debe analizar la alta gerencia. La implan
tación de normas, el planeamiento, la inversión en sistemas de información vertica
les y la delegación son acciones efectivas que disminuyen la cantidad de cuestiones
que de olio modo se deberían tratar en la cumbre jerárquica. Con igual finalidad existe
mui alternativa teórica adicional, la utilización de recursos holgados ( G a l b r a it h [35]).
Lit misma debe descartarse por la debilidad que representa, frente al nivel de com
petencia vigente, tener mayor cantidad de recursos para reducir la incertidumbre, por
ejemplo, 1 1 0 es aceptable que, ante la incertidumbre de las cantidades de productos
que serán demandadas, acumule inventarios que me aseguren con certeza la satisfac
ción de cualquier pedido, esa forma de reducir incertidumbre es muy costosa.
9,4,4. ALIANZAS
• Las alianzas constituyen otro medio eficaz para responder a un entorno cam
biante.
Las alianzas, en general, tienen por objetivo compartir riesgos, ingresar o am
pliar el mercado, compartir actividades tecnológicas e innovadoras, dar respuesta a
restricciones fiscales o gubernamentales.
9,4,5. COMPETENCIA
generan, y los diferentes tipos de relaciones que se necesitan para hacer el trabajo
(Drucker [41]).
La tecnología está cambiando muy rápidamente, al igual que los mercados y las
estructuras. Las organizaciones no permanecerán en el tiempo como antes. Las fusio
nes, las escisiones, las alianzas, las quiebras y la creación de nuevas empresa hacen
necesario que el individuo tenga que diseñar su vida alrededor de una organización
temporaria. El gerente debe manejar su propia carrera, independientemente de una
empresa particular.
Ya no es suficiente que el gerente sea una persona instruida, importan las apti
tudes individuales con respecto a si le gusta la presión, la firmeza cuando las cosas
son duras y confusas, cómo capta mejor la información, leyendo, hablando o miran
do gráficos y números. La empatia es una aptitud práctica, imprescindible para logra
un buen desempeño en esta actividad de relaciones y ambigüedades. La universidad
por lo general no prepara al dirigente en estos aspectos (Drucker [42]).
La decisión.
• La comunicación y motivación.
• La negociación (43).
(4.1) Trulmlutt cu osln misiim ttlmt |»»r Udmks. Piii-ad, ,|.C\; (íon/ai i:/ l’Aimt a, ti; Simi/uw, .1.1, y
Mm ixin, K,<
306 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Pitra suber sobre información, se comienza por aprender qué es lo que hay que
itthi'i. Se debe comenzar con el trabajo específico, qué información es necesaria para
4*4(11/1111().
lin este escenario global, el conocimiento es poder, pero dura poco la exclusi
vidad. Hl poder residirá en transmitir información para hacerla productiva, no escon-
lei la, el conocimiento debe generar conocimiento con mayor rapidez que la compe-
eiicin. A cualquier nivel, el personal basado en el conocimiento debe hacerse enten-
lei, y el gerente, cualquiera sea el campo del que provenga, debe estar ansioso por
•ntrnder a los demás, esto es empatia.
I ,a mayoría del trabajo del futuro se efectuará por medio de equipos, con gen-
e altamente capacitada de la propia organización y participación de proveedores y
lientes.
Para construir organizaciones que logren sus objetivos, hay que reemplazar el
hhIci por la responsabilidad y la confianza.
lil mayor desafío que enfrentan los gerentes de los países desarrollados del
inundo es aumentar la productividad de los trabajadores, del conocimiento y de los
servicios ( D iu jc k h r [4 4 J). La efectividad en la resolución de ese desafío incidirá en el
ilescmpeño de las organizaciones, en las personas que las componen y en el estado
l uí ni o de la sociedad.
9,5. CONCLUSIONES
lin estos ambientes globales hay espacios para grandes organizaciones forma
das por otras más pequeñas en estructura de redes y para pequeñas y medianas em
presas muy diferenciadas que satisfacen necesidades muy específicas locales o regio
nales.
en el futuro.
9,6. B IB L IO G R A F IA
K atz, D. y K ahn , R., The social psychology o f organizing, Wiley, Nueva York,
I97H,
G omiíz I'í i i .ao y otros, Incursiones en management, ensayos sobre gestión, Cima
Profesional, Buenos Aires, 1996.
SlST€MñS
C a p it u l o 10
INTRODUCCION A LA PROBLEMATICA
DE LOS SISTEMAS
poR F e rn a n d o G. M a g d a le n a
/
10,1. L A T E O R IA DE SISTEM AS
• Aun cuando las partes sean exactamente iguales, no puede hablarse de sis
tema sin estructura. La suma de partes sin estructura es un conglomerado
amorfo.
• El “funcionamiento” de los sistemas tiene una cierta lógica que está íntima
mente ligada a la conformación de su estructura. El concepto de “funciona
miento” difiere según los distintos tipos de sistemas.
aü iís i,.-.
316 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
• l ,os sistemas son jerárquicos, insertándose unos en otros sin tener límites de-
l'inicios. Lo que constituye parte para un sistema puede, a su vez, ser siste
ma de jerarquía menor compuesto de partes. El sistema nervioso central de
un ser humano no cabe duda de que es un sistema; sin embargo, como tal,
se integra como parte del organismo humano en general.
lina ve/, que había explicado muy convencido los conceptos desarrollados en
el punto anterior, la pregunta inteligente de un alumno me llamó a reflexión. “Señor
si cualquier cosa es un sistema y todo lo expresado se aplica a ellos, qué tiene que
ver lo explicado con la realidad cotidiana de las organizaciones y empresas en las que
esperamos aplicar lo que estamos estudiando?”
lis por ello que me propuse desarrollar en particular el tema y en función de ello
elaboré los conceptos que expongo a continuación.
forma residual, se van fijando conceptos que son permanentes y que forman
la “cultura” del individuo.
• Los órganos políticos definen estrategias. Sobre la base de las mismas de
ben diseñarle los sistemas. Por falta de conocimiento muchas veces los ór
ganos políticos definen estrategias complejas, cambian frecuentemente las
mismas o pretenden implementaciones inmediatas. Todo ello redunda en un
funcionamiento ineficiente que puede, en determinadas circunstancias, de
rivar en situaciones caóticas. Valga como ejemplo el tránsito en la ciudad
de Buenos Aires.
10,3. L A T E O R IA DE SIST E M A S A PL IC A D A
A LA S ORGANIZACIONES
Toda vez que se propicien cambios en alguna parte del sistema, deben tenerse
k menta no sólo las modificaciones que se producen en el funcionamiento del sis-
Ima por los cambios deseados, sino también las alternativas no contempladas que
[trian al conjunto, pudiendo dejar al sistema en condiciones de operatividad más
líkienles que la posición original.
( ’tiarnlo los sistemas son .sociales, es decir, involucran a seres humanos que
lian en grupos de alm idad, eoiivivem in o interés, la repercusión de los cambios
CAP. 10 - INTRODUCCION A LA PROBLEMATICA D E LOS SISTEMAS 319
I ,os sistemas son jerárquicos, es decir, se insertan unos en otros. Las partes que
t (iiironiiim un sistema de orden superior son a la vez sistemas que involucran partes
de Un ranjío inferior, lista cadena se prolonga infinitamente Inicia arriba y hacia aba
32 0 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
jo sil) que puedan establecerse límites naturales que aislen un sistema en particular
di'l lodo.
lisia característica de los sistemas constituye una clara limitación a los inten-
Id,s do producir cambios en los mismos; si por el principio de interrelación deben
anali/arse lodas las relaciones que presenta un sistema para prever las derivaciones
dr liis modificaciones previstas y por el de jerarquización debe extenderse el análi
sis linsla el infinito, no existiría posibilidad práctica de producir ningún cambio.
Los límites que se establecen son arbitrarios y responden a una creación inte
lectual. lil único sustento real del límite convencional es la regla que emplea el ana
lista separando, en los puntos de menor interacción, lo que debe considerarse parte
del sistema y lo que se excluye de él.
Que los límites a fijar sean arbitrarios no significa que puedan establecerse en
cualquier lugar. De la habilidad en concretar límites, tarea preliminar en cualquier
trabajo de sistema, dependerá que el trabajo no sufra inconvenientes por haberse
abarcado demasiado o ser excluidas interrelaciones pertinentes.
Son externos los que enmarcan en su interior al sistema que se quiere aislar. Por
ejemplo, cuando se pretende acotar el sistema de abastecimiento sus límites externos
usuales son en el extremo inferior la “determinación de la necesidad de compra con
el ingleso del pedido de necesidades” y como límite superior “la aprobación de la
imeiciuleiín ingresada con la emisión y distribución del aviso de recepción”. Se ex-
Irluyen del sistema la forma en que se detecta la necesidad de compra y el proceso
Lie control, registro y pago de la factura de compra; por el contrario, se involucran
tlenlio del siMlema los procesos de localización de proveedores, pedido de cotizacio-
bit'N, colocación de la orden de compra, seguimiento de entrega, recepción y control
lie t alidml de la inen adería recibida.
i Sun iiileinim l o t ,limites que aíslan un sistema dentro de otro. Respecto del sis-
le m u uMitdu, Hti He iuveMI}<im la imtuiule/.a de ios procesos que ocurren dentro de él;
■ule ulMenia «e i iiiim e i oiuo "in|a iie^ra" y lo único que importa es definir las sali-
||hn que ni* pimlin rii milr nula impulso dr entrada.
Los procesos computarizados, gobernados por los sistemas operativos que alojan
y muestran los datos de archivo, son ejemplos clásicos de caja negra y se insertan en
los sistemas administrativos con precisos límites internos.
Tres son las razones que justifican la fragmentación de sistemas para su análi
sis y racionalización.
Una segunda razón es política: todo estudio de sistema está avalado por algu
na autoridad que es la que le da el sustento “legal”. Cuando el tiempo transcurre y
n o existe ningún logro que mejore las condiciones de operatividad del sistema, el
i espálelo político se resquebraja y con él la posibilidad de implementarlos cambios.
I I respaldo político no es necesario sólo para imponer medidas, sino como medio de
loriar aceptación por el solo hecho de que exista.
Hl primero dice que “si en una organización algo puede salir bien o mal y que
da la acción librada al azar, seguramente el resultado es que va a salir mal” (2). El
segundo dicho se refiere a que “el hombre es un animal de costumbres” .
Con estas sentencias se quiere presentar muy claramente el hecho de que los
sistemas deben ser proyectados e implementados siguiendo una línea de pensamien
to racional. Algunos sistemas no son planificados expresamente, pero se van cons
truyendo en el tiempo y logran un funcionamiento eficaz con gente que por tradición
fue aprendiendo pautas adecuadas de gestión.
d) Consensuar con la gente que operará el sistema los rasgos del mismo, acep
tando sugerencias y observaciones.
AdemrtN e* lipi tienli’ s*tii oiilnu organizaciones que por impericia, impaciencia
o fulla de t ullurn t*n nm lniii de NÍNlenms, los cambios son frecuentes, y aun 1 1 0 con
cluid» 111111 elapu, Nt* InlrodiH'c'n umu lias y contramarchas, lili esas circunslancias se
CAP. 10 - INTRODUCCION A LA PROBLEMATICA D E LOS SISTEMAS 325
suma como importante costo oculto el hartazgo del personal que lo opera, pues debe
ir aprendiendo constantemente rutinas que al poco tiempo son discontinuadas, aumen
tando su posibilidad de error y minando la motivación que debe brindar la pericia er
ejecutar el trabajo. ,
c) Los cambios en los sistemas deben responder a una política definida qui
prevea un horizonte de estabilidad durante el cual se puede usufructuar a
máximo las ventajas del nuevo esquema, permitiendo amortizar, con benefi
ció neto, los costos explícitos e implícitos del programa de modificaciones.
El siglo X X ha sido pródigo en cambios que se aplican en todas las áreas del
conocimiento, revolucionando la calidad de vida individual y la capacidad de desa
rrollo de las sociedades.
Es recién en la década del ’80 cuando una serie de mejoras sucesivas prepara-
ion el camino para producir el gran salto. El progreso que había sido lineal cambia
de plano produciéndose una ruptura que establece un nuevo punto de partida. El caso
es similar al que se vivió en relación con la aviación; desde 1904 hasta 1945 el pro-
preso fue constante, pero sobre la base de aviones con hélice y motores a pistón.
Agolada esa instancia, para que el progreso continúe, fue necesario una ruptura, y ella
so produce con el advenimiento del avión a turbina.
Los sistemas impositivos y laborales son los que nos permitirían emitir lo
( (improbantes y registros que exigen las disposiciones específicas de cada una de la
malcrías.
Considerando que cada uno de estos sistemas son independientes entre sí, 1
iinplementación de cadauuo puede resultar más fácil, pues su diseño sehace con un.
única finalidad, pero eslo lleva implícito tener que duplicar procesos, y se abre pasi
a discordancias entre los dalos. Ambos fenómenos confluyen en dos con,secuencias
amnenlo de costos de proi cNiiinienlo y búsqueda de diferencias y posibilidad de Cl in
res y o m i s i o n e s c i i m i i m U ’ n n liiiiidiik-nlas.
33 0 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
c) Redactar un plan de cuentas que permita generar una base de datos tabula
da según las diferentes necesidades de salida.
d) Diseñar las salidas, que incluyen los balances generales de publicación, for
mularios y registros impositivos y laborales, planillas de control general y
loda otra información de conjunto necesaria internamente o para remitir a
terceros, tomando los datos de la base generada en a) y b), y acondicionán
dolos en la forma que sea necesaria para producir cada tipo de salida reque
rida.
Muchas empresas conocen las ventajas de operar con un único sistema, pero por
incapacidad de diseño no consiguen plasmar el proyecto operando con sistemas par
ciales más costosos e inseguros.
Sin perjuicio de que cada sistema tiene sus particularidades, podemos encon
liar rasgos comunes que se muestran en el cuadro 1 0 , 1 .
/liniionUi 1
Entradas Entradas
manuales automáticas
Momouto ¡3
Salidas Salidas
individuales de conjunto
Programas Funciones
. Definición de pantallas
ABM
Datos masivos
Diseño de comprobantes
Programas Funciones
Los cuadros que se han preparado atienden a la función que cumplen los pro
gramas y archivos, sin que tecnológicamente sean diferentes. Un programa de carga
no es diferente, en su redacción, de uno de consulta o un listador; si hablamos er
lenguaje de programación, ambos reúnen en una serie lógica el conjunto de instruc
ciones que gobierna al procesamiento.
33 4 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
i • Todo sistema debe producir salidas que son los elementos que dan sentido
al sistema.
I ,as salidas pueden ser individuales (consultas por pantalla o papel), formu
larios (impresos o por pantalla) o de conjunto (listados que agrupan opera
ciones).
• I -as salidas se producen a partir de archivos maestros cuyo diseño debe ne
cesariamente responder a los datos que requieren las salidas.
— Los campos tienen, a su vez, posiciones que son las que determinan la
extensión del campo.
Toda vez que en los puntos siguientes nos refiramos a “diseño de archivo”,
asumiremos que dicha tarea implica establecer con precisión los niveles aludidos.
• C uando se liencn que producir las salidas, se com binan am bos archivos, los
dalos que se requieren según se haya de fin ido en el program a perlinenle y
según lu iiiilu n ile/ii de la operación que se es(á procesando.
36 ___________________________ _________________ SISTEMAS ADMINISTRA TIVOS
1. Individuales: se testea cada dato que ingrese con una condición que se*
establece para él dentro del programa. Si la condición se cumple, el dato
se acepta; de lo contrario, se rechaza, y puede o no estar a instancias del
operador intentar introducirlo por insistencia.
a) Las que verifican que en cada dato entrada se respeta que son un nú
mero o una letra o símbolo.
d) Las que impiden continuar el proceso cuando algún dato que se de
fine como obligatorio no se incorpora al proceso.
(Í5^)Control de saldos:
• Tanto las pruebas de consistencia como las de validación tienen como úni
co objetivo asegurar la calidad de información de salida filtrando errores en
el ingreso. De acuerdo con lo reseñado, podemos ver que existen una infi
nidad de pruebas distintas que usualmente no se contraponen, sino que se
complementan. La idea es que cada prueba no es absoluta, sino que va a
filtrar un tipo de error; al establecer una amplia batería de pruebas, se irán
filtrando todas las posibles equivocaciones, tendiendo a conseguir un están
dar de cero error en el ingreso de datos.
líl sistema en funciones requiere programas que deben ser redactados por pro
gramadores y responder a un análisis de diseño de archivos, pantallas, listados y he-
n nintc'iidis de base de datos que deben efectuar analistas de sistema. Y ésa es la in
cumbencia específica tic profesionales que provienen de carreras de ingeniería de
NÍNletlUIN,
in t u í m itlív tin , p illa n iiin iii i l e i ’H a * i | l l í t«* H " m í e ile comhinnr lo s a r c h i v o s " , c o n s i d e r a n d o c o m o l a
de las operaciones o la naturaleza de las mismas (4), los sistemas manuales contem
plan la transferencia intersectorial en lotes periódicos. Ello genera una rutina de tra
ba jo cu cada sector que contempla desarrollar las tareas sobre todo el lote y recién
pasarlo al trámite siguiente. Aun cuando respecto del tratamiento de cada operación
individual puede durar minutos, por la forma en que se opera, el tiempo de procesa
miento es el que demora todo el lote. Si una transacción pasa por tres sectores que
trabajan en ráfagas diarias, aun cuando cada trámite individual demore un minuto en
nula sector (tres minutos en total) el tiempo efectivo de respuesta de la organización
son tres días.
Para los integrantes de la organización, el sistema opera como una gran caja
nenni donde cada uno se acostumbra a obtener respuestas (salidas) ante impulsos
(entradas) sin conocer, en detalle, las relaciones que existen entre ambos.
niiiiiIciiIii f iiiim in l
CAP. 10 — INTRODUCCION A LA PROBLEMATICA D E LOS SISTEMAS 343
identificar con precisión la masa de datos y explicar en detalle las relaciones que se
establecen para producir resultados (proceso). Pero una vez concluida la explicación,
que necesariamente debe incluir las pruebas que aseguren la calidad de las salidas,
será el analista programador el que deberá resolver cómo el computador incorporará*
las entradas, guardará los datos y producirá las salidas.
La tendencia actual es que el papel, como sustento del proceso, vaya desapa
reciendo y sea reemplazado por la red electrónica donde quedan archivadas las tran
sacciones. Es más, aun con las instrucciones de operación, en lugar de plasmarse en
manuales escritos, se instrumentan como ayudas (help) dentro mismo de las panta
llas de procesos computarizados.
lín una primera etapa, con un alto costo en los equipos, la computación queda-
bu reservada a empresas cuya dimensión les permitía soportar el costo de desarrollar
s u p r o p i o ,soj'lware.
Pero al compás de la baja en los precios del hardware se producen dos fenó
menos: la franja de usuarios se extiende, involucrando empresas de menor porte, y
Iíi relación de costo hardware-software, aun para las empresas de mayor tamaño, no
admite un desquilibrio tan marcado.
lia una primera etapa, el estándar no era más que un sistema desarrollado para
una empresa en particular que se pretendía aplicar a otras, generalmente del mismo
mino. A medida que se fueron mejorando los productos, el estándar permitió cierta
flexibilidad mediante recursos de parametrización y modularidad.
lista última facilidad ha lesuello gran parte de los conflictos existentes entre la
i ip.iite/ del enhilado y las necesidades de información del usuario.
Existe, finalmente, una tercera gama de sistemas muy específicos de muy alto
nivel, tipo Amadeus (3), que se aplican únicamente a ese tipo de gestión y cuya adap
tación al cliente implica tareas de reprogramación.
El árbol de decisiones que se nos presenta en ese momento tiene las siguientes
ramas:
recursos
propios
convertir
tercerizar recursos
Sistema propios
actual desarrollo
propio tercerizar
sustituir de adaptación
sistema modular con posibilidad de
está,nclar importar /exportar
enlatado datos
sistema cerrado
(S ) U l i l i / m t o i v u r iv ii V v im Mí * i l r itf iv o s
346 SISTEMAS ADMINISTRA TIVOS
S is t e m a d e a b a s t e c im ie n t o
p o r S o n ia B. S o to m a y o r
11,1. COMPRAS
11,1,1- INTRODUCCION
lil normal flujo tic insumos y materiales necesarios para las áreas que efec
túan las actividades de producción o transformación de los producios y/o
servicios que ln empresa comercializa.
35 2 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
• El control de gastos y costos que nos permita optimizar los recursos finan
cieros que invertimos en el proceso de compras y de administración de in
ventarios.
Sin lugar a dudas, la función de Compras es algo más que una actividad mera-
nu*nto administrativa, atraviesa límites dentro de la estructura organizacional; por lo
Imito, iinnli/,aremos brevemenle las relaciones interfuncionales dentro de la empresa.
CAP. 11 - SISTEMA D E ABASTECIMIENTO 35 3
Dirección
Marketing Producción
Finanzas
Contabilidad
• Con Finanzas en la fijación de las políticas financieras con las compras, re
querimientos de fondos y presupuesto del área.
l!l proceso de compras tiene diversos objetivos y requiere de una serie de ac
ciones y decisiones que nos permitan asegurar el aprovisionamiento de los bienes o
servicios que la empresa necesita para su normal funcionamiento
Entre las tareas y funciones que involucramos en el ciclo de compras están las
siguientes:
Compras normales locales: son aquellas que realizamos dentro del ciclo ha-
hitiKil de aprovisionamiento de materias primas, materiales e insumos en el mercado
local para el proceso productivo. Generalmente, son compras presupuestadas dentro
drl presupuesto general y, por lo tanto, son de consumo habitual en la empresa.
• Bancos intervinientés.
• A veces requieren una gran inversión, por lo tanto, deben ser autorizadas por
los niveles jerárquicos de la organización.
1. Un detalle completo de las especificaciones que deben ser cumplidas por los
artículos que se desea adquirir.
( iiiiipi iis tlt' Nci vlí ins normalmente son las que se realizan para la contrata
ción o liu i i r i i m tic Ion na vicios necesarios para apoyar a la producción o administra-
i ton de tu mjitini/taion <'iinmlo los proveedores de servicios son habituales, se rea-
ll/.H lint* otilen di’ rompía hIiÍímIh por los servicios que prestarán en un lapso de tiempo.
I .ii h Ic i Iih I i Iii de In orden de rompía se producirá con cada certificación de avance
tli* loemifin de m uerdo con In pieMnrión electiva de servicios.
C A I’. 11 - SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 35 7
5. Adjudicación de la compra.
Presupuesto de ventas
Plan de fabricación
Política inventarios
l
Plan de compras
liste es el nudo que debemos desatar, ya que debemos ser suficientemente flexi-
Iiles para adaptarnos al ritmo fluctuante de las ventas y las necesidades de mantener
(in»tinelos en el inventario, para el caso en que podamos almacenar los mismos.
I(n leMimeii, til pnn ediiiiicnio del segundo módulo lo podemos diagramar:
Compras recibe las solicitudes de compras y sobre la base de ellas efectuará las
consultas necesarias en los catálogos de los proveedores habituales de los bienes y/o
'umvicios requeridos. Esta etapa es una de las más importantes en el proceso de com
illa s, porque es necesario saber primero quiénes son los proveedores, y ínolimitarnos
m los ya conocidos.
• Plazos de entrega.
• Permanencia en el mercado.
• Fiabilidad.
• Formas de contratación.
Posibilidades de asociación.
Una vez efectuado el análisis del mercado de los posibles proveedores, estable-''
iTivmos una comunicación con ellos para verificar si tienen interés en cotizarnos. En
ruso afirmativo, Compras emitirá los pedidos de cotización (PC) a aquellos que es
leí) en condiciones de suministrarnos los bienes que necesitamos adquirir. Enviare
mos los pedidos de cotización y si corresponde acompañarethos planos y las especi-
lleiieíones de acuerdo con el material o servicio solicitado.
Cumulo existan tres o más cotizaciones, compararemos que en todos los casos
se huya cumplido con los requisitos especificados en los pedidos de cotización.
• I ,¡i calidad: requisitos que debe reunir aquello que estamos comprando con
Ins especificaciones mínimas pura satisfacer las normas de la empresa (mar
ca do la fiihiien, descripciones y especificaciones técnicas, muestras).
CAP. 11 — SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 36 3
• Tiempo de entrega: plazo fijado para que el proveedor envíe las mercade
rías.
liste documento obliga ¡\las partes intervinientes: al proveedor para que envíe
V cargue al comprador las mercaderías especificadas y a este último a cancelar el
pasivo con el proveedor de acuerdo con las condiciones de pago.
36 4 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
I ís muy importante que las órdenes de compra contengan todos los aspectos que
involucran la modalidad de la contratación de manera tal que no existan interpreta
ciones erróneas acerca de los bienes o servicios que estamos solicitando o adquiriendo.
• Encuestas y solicitar que se califiquen los servicios que prestan los provee
dores.
Es necesario verificar los plazos de entrega cuando los materiales que se han
solicitado son críticos o especiales en el proceso productivo, ya que una variación en
el programa de entregas puede dar lugar a equivocaciones y retrasos.
El sector de recepciones deberá estar informado de las fechas y del tipo de trans
porte que se va a utilizar desde la fábrica del proveedor hasta la del comprador de los
diferentes productos a recepcionar. Con esta información que fue suministrada por el
departamento de compras el sector podrá organizar y planificar la descarga, el ma
nipuleo, e! control de calidad y el traslado de los distintos materiales y/o servicios a
los almacenes, departamentos o personas que han solicitado los mismos.
b) Inspección de los materiales recibidos: para los casos en que los bienes y/o
servicios deben cumplir con un estándar específico de calidad, se informa
rá al sector correspondiente para que se realicen las pruebas y controles
necesarios. Por lo tanto, cuando la inspección de calidad requiere un pro
cedimiento adicional se ingresarán los bienes y se colocará en el parte de
recepción y/o remito la leyenda “Recibido a Revisar” . El sector encarga
do de realizar los análisis correspondientes deberá informar el resultado de
las inspecciones efectuadas.
Para subsanar las dificultades enunciadas, solemos generar una m inuta conta-
M e (MC) donde provisionamos con el remito conformado las unidades recibidas,
valorizadas a los precios que obtenemos de las órdenes de compra. En caso de que
existan diferencias con las facturas qué envían los proveedores, efectuaremos un asien-
lo ile ajuste.
368 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
N/A: no npllunblo
M/l : mnfirtnlco o olnclrrtnlco
CAP. 1 í - SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 36 9
lis necesario pura logrnr un intercambio efectivo que los sistemas de gestión y
ilc comunicaciones noiiii 1 0 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 0 estandarizados, siendo ésta la cluvc pura el íill)
i'ioimmienlo del riien liifnnim li/m ln.
37 0 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
llnii ve/, analizadas las ventajas del uso de transmisiones de intercambio elec
trónico de dalos, debemos establecer algunas pautas:
Como desventajas podemos enunciar que los vendedores no son las personas
mus informadas en aspectos técnicos y problemas que puedan surgir, por lo que no
(minien involucrarse en temas de fondo sobre la venta.
a) Separación de funciones
Compras deberá estar separada funcionalmente del área que custodia los bie
nes y (IrI que los registra (Almacenes, Recepción, Cuentas a Pagar y Contabilidad).
lisio implica fijar para cada artículo los puntos de pedido una vez alcanzado el
slock mínimo. Para fijar el punto de pedido se tienen en cuenta los planes de consu
mo previstos, el tiempo que dista entre el pedido de una reposición y la entrega de
mi material solicitado, el riesgo que se debe afrontar por no tener stock, etc. Es im
pon unte la fijación del lote, ya que una compra importante ocasiona normalmente
mimlcner un capital inmovilizado por un largo tiempo, con su correspondiente cos
to, mientras que una compra pequeña ocasionaría reiterar el trámite de colocación de
una orden de compra con su correspondiente costo.
c) Pedido de cotizaciones
d) Adjudicación de la compra
Propósito de ia norma: permití!: que todos los proveedores que han cotizado
ile acuerdo con las condiciones solicitadas sean seleccionados con pautas previamente
establecidas. El funcionario interviniente deberá fundamentar y dejar documentado
la adjudicación y los criterios adoptados para la selección del proveedor.
lis necesario contratar seguros en aquellos casos en que las mercaderías viajen
por cuenta y riesgo de la empresa adquirente.
Propósito de la norma cubrir lis pérdidas por posibles fraudes y/o contingen-
1 cias que puedan suceder en el deposito.
¡h) Registración
¡i) Documentación
J) Auditoría operativa
k) Archivos
Compras contiene archivos que le son propios y otros que son de apoyatura a
ln ¡'i'stión para el ingreso de las mercaderías o productos al sistema total.
Archivos internos
— Proveedores.
— Cotizaciones.
— Orden de compra.
Otros archivos
— Solicitud de compras.
— Subdiario de compras.
— Minuta eonüihlc.
I
I
C a p it u l o 9
E s c e n a r io s g l o b a l e s ( ' )
V e r t ig in o s o s e in t e r a c t iv o s
“Nos hallamos en un
mundo desconcertante.”
S te p h e n W. H a w k in g
(1) liste capítulo extrae concepto» lundamentales de la exposición que el autor hiciera en I í i n
nadas Intentan de Investigación de la {'acuitad de Ciencias Rconómieas de la Universidad del Salvador,
en M u c i i o n Aires, el ¿ 7 de setiemlne de I U O / .
9,1. INTRODUCCION
Globalización
• Liberalismo social y económico
• Vertiginosos avances tecnológicos
es posible obtener de igual forma, información (imágenes y datos) captada por algún
satélite o nave fuera de la Tierra.
lista perspectiva obliga a realizar los cambios que permitan la adaptación del
diserto y la dirección de las organizaciones a cada situación que se presente.
(,M K a t / , I ) V K ai iM , H , Ih t »im it(l iHVt hftluxv i>1 t'igtmizing, Wiley, Nueva York, 1978,
De esos factores, tres son los principales influyentes en la eficiencia de las or
ganizaciones.
(5) Estructura burocrática: con eje en la tarea, altamente formalizada, con división del trabajo, poca
autonomía, requiere poca capacitación en el área de operaciones, eficiente, rígida, coordina actividades por
medio de estándares de producción.
lil tercer factor está relacionado con la diversidad de los mercados. Esta diver
sidad está originada principalmente en razones geográficas y en las diferencias de las
preferencias de los consumidores. Este factor le da fundamento al agrupamiento por
mercados, presente en las estructuras divisionales ( M in t z b e r g [7]) y en las descentra
lizadas (l)rucker [*]).
+
I'm fo íi tonalidad
y autonom ía
(0
O “G lobalización”
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J IIm Iiiih Iim m m In tu í Bajo grado de fo rm a liza c ió n
3 K atructuras flexib les u orgánicas
'riOtiHjM ilhíldliln
Mhmm tln h I iím, v
p iiH rt i | tM m|i Jm i 1 \
9,2,1. CERTIDUMBRE
9,2,2. DIVERSIDAD
9,2,3. ANTECEDENTES
C>) Moi.ikin, K . ( ’ „ < 'iip t , e n < Iiim i / l :i i i A i i y o l i o s , Incursiones en iminnueinenl, ensnvox xolne tfM
9,3. E ST R A T E G IA
La clave del éxito a largo plazo es lograr hacer ciertas cosas mejor que los com
petidores, requiere que la empresa busque continuamente nuevas formas de diferen
ciarse de sus competidores ( H a y e s , R. y P i s a n o , G. [u]).
Requiere que la dirección, corra riesgos, tenga iniciativa y formule una estra
tegia oportunista ( T h o m p s o n , A. y S t r ic k l a n d III, A. [13]).
(12) Ciclo ile vida del producto: lanzamiento, crecimiento, madurez y declinación; etapas diferen
ciadas generalmente por la curva del volumen de ventas, con una pendiente positiva en las dos primeras
etapas, neutra en la madure/,, y molitiva cu la declinación.
Idealmente será una configuración híbrida de tipo orgánica para procesar las
decisiones necesarias frente a la incertidumbre y una configuración de tipo burocrá
tica que la ejecute. Aquélla generará las ideas, y ésta las transforma en acción.
I t f i ) A i w i I I M n d r s n i s i b l i d m l ; e s t u d i o d e I o n i c h i i I i i u I o s <|iie p r o d u c e n l a s v a r i a c i o n e s d e n t r o ele u n
• Tipos de cambio ñuctuantes. Las variaciones del tipo de cambio tienen gran
influencia en los términos de intercambio del comercio internacional. En
muchas ocasiones, los ahorros provenientes de una fuente de recursos cer
cana y barata son neutralizados por una variación del tipo de cambio impre
visto. Al igual que en el punto anterior, se recomienda realizar un análisis
de sensibilidad.
• Políticas de los países que intervienen. Las políticas de estos países en cuan
to al marco institucional que provee a las transacciones comerciales serán
determinantes en el nivel de productividad que alcancen las empresas
(W illiamson , O. y W inter , S. [17]). También influyen las políticas referidas
a financiamiento, aranceles y trámites aduaneros, tipo de cambio, impues
tos, infraestructura, etcétera.
Las principales estrategias que puede adoptar una empresa para participar en
mercados internacionales pueden ser (Thompson , A. y S trickland III, A. [18]):
4. Seguir una estrategia global, utilizando en todas las regiones la misma tác
tica básica con muy poca variación. En este caso, los citados autores con
sideran las siguientes variaciones:
4,1. Seguir una estrategia global de bajo costo. En este caso, la empresa debe
asumir el liderazgo en costos bajos en la mayoría de los mercados es
tratégicos del mundo.
(I')) i'r u n c h ls t". l U ' i ' i u iti o i o i i u h I i í i i i i m i r i v i i i l , p o r l u c i m l m i l i d e Iii.n p i n j e n p i < i i n l U ' u lit o l i i t Im
i i l i l i / . i R i i ’i ii i l e l o c n o l i V g l i i , n i i i n ii p n u i ' i l l m l e i i l o i i « I r ¡ m >u I u n i ó n y i l n n i Irm n rmiihlii i l r m u i m U IIm ii I o n
29 6 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
4,2. Seguir una estrategia global de diferenciación. Esta estrategia busca una
diferencia del producto basada en los mismos atributos para todos los
mercados, persigue el logro de una imagen competitiva integrada. Se
persigue la lealtad hacia el producto fundamentada en las diferencias con
los competidores.
'1,3. Seguir una estrategia global de enfoque implica servir al mismo seg
mento de los mercados estratégicos del mundo. Esta estrategia de enfo
que permite conocer con mayor exactitud las necesidades del segmento
al que se dirige y, por lo tanto, tener mayor precisión en su satisfacción.
Considerando estas variaciones de una estrategia global, será útil tener en cuenta
Ion riesgos de alguna de ellas (P orter [20]).
K ícnuon de la diferenciación:
( ,’ l l ) T u m i ii, i y i . r l l . e n n o l i ) ( 1 0 ) .
CAP. 9 - ESCENARIOS GLOBALES 297
( 2 1 ) H c o n o m f n <lf m - n l n t ú m u l o Ih n r n s t o s m n l i o s a larp,o p l i m ) d i s m i n u y e n a l m m i r n l M r Im p i n
( I m i i ó i i , l u l u i u i ó n d e |i i i m I i i i i I O i i i i i m ' N l m i r m l i i i m - n l o s i t i v i i ' n I c s a c s c n h i
29 8 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
II I ( ’•') o TQC (23) son programas que la competencia puede copiar. Los gerentes tien
den ¡i considerar esos programas como soluciones a problemas específicos en lugar
de lomarlos como pasos de un programa en una dirección determinada.
9,4,1. INNOVACION
C.M) T QC ('/'«/»/ i/tutllty i'im liol): llliiKiilln de trabajo que fomenta la calidad como la principal
|iiímlilml de In eompetilivldml de In pioilui rliln tllill/.ii liVnictts estadísiticas para el control.
(.’ .S) I )iit« Ki ii, IV, I ii liinin'iii iitil vW I n m m u h r , Sudanierii'iinii, Hílenos Aires, IWWi.
CAP. 9 - ESCENARIOS GLOBALES 299
9,4,2. APRENDIZAJE
Denlro del clima incierto que presenta el escenario global, las organizaciones
ron capacidad de aprender indudablemente poseen una ventaja competitiva que di
ferencia su desempeño respecto del resto. Aprenden de sus éxitos, sus errores y tam
bién ile sus competidores y su entorno específico.
.1. Los miembros tienen conciencia de ser una parte relacionada con otras, de
un sistema mayor que incluye el contexto.
9,4,3. INFORMACION
lin este escenario que se analiza, es necesario procesar una mayor cantidad de
información para dirigir las acciones de la organización. Al respecto, se han obser
vado ¡i lo largo de la evolución de las organizaciones una serie de acciones para des
comprimir la cantidad de información que debe analizar la alta gerencia. La implan
tación de normas, el planeamiento, la inversión en sistemas de información vertica
les y Iíi delegación son acciones efectivas que disminuyen la cantidad de cuestiones
que de olio modo se deberían tratar en la cumbre jerárquica. Con igual finalidad existe
mui alternativa teórica adicional, la utilización de recursos holgados ( G albraith [35]).
I n misma debe descartarse por la debilidad que representa, frente al nivel de com
petencia vigente, tener mayor cantidad de recursos para reducir la incertidumbre, por
ejemplo, no es aceptable que, ante la incertidumbre de las cantidades de productos
(pie serán demandadas, acumule inventarios que me aseguren con certeza la satisfac
ción de cualquier pedido, esa forma de reducir incertidumbre es muy costosa.
9,4,4. ALIANZAS
(,H>) Cadena do valor: las d iN lin t iiN a c l l v i d m l c s d e la empresa que le van agregando valor a lo s re-
I iiim in < 11H- transforma hasta ponerlo* c i i imuiiw d e I consumidor.
• Las alianzas constituyen otro medio eficaz para responder a un entorno cam
biante.
Las alianzas, en general, tienen por objetivo compartir riesgos, ingresar o am
pliar el mercado, compartir actividades tecnológicas e innovadoras, dar respuesta a
restricciones fiscales o gubernamentales.
9,4,5. COMPETENCIA
rirtii empresaria que quiere competir y promover cualquier cambio debe asegurar
»limero su supervivencia; en este sentido, el dirigente debe buscar respuestas efecti
vas, Innovadoras y creativas para salvar las dificultades y aprovechar las oportunida
des que le presenta el contexto.
generan, y los diferentes tipos de relaciones que se necesitan para hacer el trabajo
( D r u c ker [41]).
La tecnología está cambiando muy rápidamente, al igual que los mercados y las
estructuras. Las organizaciones no permanecerán en el tiempo como antes. Las fusio
nes, las escisiones, las alianzas, las quiebras y la creación de nuevas empresa hacen
necesario que el individuo tenga que diseñar su vida alrededor de una organización
temporaria. El gerente debe manejar su propia carrera, independientemente de una
empresa particular.
Ya no es suficiente que el gerente sea una persona instruida, importan las apti
tudes individuales con respecto a si le gusta la presión, la firmeza cuando las cosas
son duras y confusas, cómo capta mejor la información, leyendo, hablando o miran
do gráficos y números. La empatia es una aptitud práctica, imprescindible para logra
un buen desempeño en esta actividad de relaciones y ambigüedades. La universidad
por lo general no prepara al dirigente en estos aspectos ( D ru c ker [42]).
La decisión.
• La comunicación y motivación.
• La negociación (43).
('131 Trulmlutt cu ohI h misimi t>lmt |»»r U dmks. I ' i n ah, .I.C.; (íoN /.A iir/ l 'A i m i A , (I; S im iaiw , I l< y
M m ih in, K ,(
306 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Para suber sobre información, se comienza por aprender qué es lo que hay que
uibei. Se debe comenzar con el trabajo específico, qué información es necesaria para
4*4(11/1111().
lili este escenario global, el conocimiento es poder, pero dura poco la exclusi
vidad. lil poder residirá en transmitir información para hacerla productiva, no escon-
lei ln, el conocimiento debe generar conocimiento con mayor rapidez que la compe-
encia. A cualquier nivel, el personal basado en el conocimiento debe hacerse enten-
lei, y el gerente, cualquiera sea el campo del que provenga, debe estar ansioso por
•atender a los demás, esto es empatia.
I ,a mayoría del trabajo del futuro se efectuará por medio de equipos, con gen-
e Hitamente capacitada de la propia organización y participación de proveedores y
lieutcs.
Para construir organizaciones que logren sus objetivos, hay que reemplazar el
loder por la responsabilidad y la confianza.
lil mayor desafío que enfrentan los gerentes de los países desarrollados del
mundo es aumentar la productividad de los trabajadores, del conocimiento y de los
servicios ( D i u j c k h r [4 4 J). La efectividad en la resolución de ese desafío incidirá en el
ilesempeiío de las organizaciones, en las personas que las componen y en el estado
líil ni o de la sociedad.
9,5. CONCLUSIONES
lin estos ambientes globales hay espacios para grandes organizaciones forma
rlas por otras más pequeñas en estructura de redes y para pequeñas y medianas em
presas muy diferenciadas que satisfacen necesidades muy específicas locales o regio
nales.
9,6. B IB L IO G R A F IA
K atz, D. y K ahn , R., The social psychology o f organizing, Wiley, Nueva York,
I97H,
G omiíz 1'í i i .ao y otros, Incursiones en management, ensayos sobre gestión, Cima
l’rolesional, Buenos Aires, 1996.
SlST€MñS
C a p it u l o 10
INTRODUCCION A LA PROBLEMATICA
DE LOS SISTEMAS
poR F e rn a n d o G. M a g d a le n a
/
10,1. L A T E O R IA DE SISTEM AS
• Aun cuando las partes sean exactamente iguales, no puede hablarse de sis
tema sin estructura. La suma de partes sin estructura es un conglomerado
amorfo.
• El “funcionamiento” de los sistemas tiene una cierta lógica que está íntima
mente ligada a la conformación de su estructura. El concepto de “funciona
miento” difiere según los distintos tipos de sistemas.
aü iís i,.-.
316 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
• l ,os sistemas son jerárquicos, insertándose unos en otros sin tener límites de-
íinicios. Lo que constituye parte para un sistema puede, a su vez, ser siste
ma do jerarquía menor compuesto de partes. El sistema nervioso central de
un ser humano no cabe duda de que es un sistema; sin embargo, como tal,
se integra como parte del organismo humano en general.
lina ve/, que había explicado muy convencido los conceptos desarrollados en
el punto anterior, la pregunta inteligente de un alumno me llamó a reflexión. “Señor
si cualquier cosa es un sistema y todo lo expresado se aplica a ellos, qué tiene que
ver lo explicado con la realidad cotidiana de las organizaciones y empresas en las que
esperamos aplicar lo que estamos estudiando?”
lis por ello que me propuse desarrollar en particular el tema y en función de ello
elaboré los conceptos que expongo a continuación.
forma residual, se van fijando conceptos que son permanentes y que forman
la “cultura” del individuo.
• Los órganos políticos definen estrategias. Sobre la base de las mismas de
ben diseñarle los sistemas. Por falta de conocimiento muchas veces los ór
ganos políticos definen estrategias complejas, cambian frecuentemente las
mismas o pretenden implementaciones inmediatas. Todo ello redunda en un
funcionamiento ineficiente que puede, en determinadas circunstancias, de
rivar en situaciones caóticas. Valga como ejemplo el tránsito en la ciudad
de Buenos Aires.
10,3. L A T E O R IA DE SIST E M A S A PL IC A D A
A LA S ORGANIZACIONES
Toda vez que se propicien cambios en alguna parte del sistema, deben tenerse
k menta no sólo las modificaciones que se producen en el funcionamiento del sis-
Ima por los cambios deseados, sino también las alternativas no contempladas que
[ritan al conjunto, pudiendo dejar al sistema en condiciones de operatividad más
líkientes que la posición original.
('uumlo los sistemas son .sociales, es decir, involucran a seres humanos que
lian en grupos de ¡ilmidml, eonvlvcm iii o interés, la repercusión de los cambios
CAP. 10 - INTRODUCCION A LA PROBLEMATICA D E LOS SISTEMAS 319
I ,os sistemas son jerárquicos, es decir, se insertan unos en otros. Las partes que
t (iiironiiiin un sistema de orden superior son a la vez sistemas que involucran partes
iletín raiifío inferior, lista cadena se prolonga infinitamente Inicia arriba y Inicia aba
320 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
jo sil) que puedan establecerse límites naturales que aislen un sistema en particular
di'l lodo.
lisia característica de los sistemas constituye una clara limitación a los inten
tos do producir cambios en los mismos; si por el principio de interrelación deben
analizarse lodas las relaciones que presenta un sistema para prever las derivaciones
dr liis modificaciones previstas y por el de jerarquización debe extenderse el análi
sis Imsln el infinito, no existiría posibilidad práctica de producir ningún cambio.
Los límites que se establecen son arbitrarios y responden a una creación inte-
Itvlual. lil único sustento real del límite convencional es la regla que emplea el ana
lista separando, en los puntos de menor interacción, lo que debe considerarse parte
del sistema y lo que se excluye de él.
Que los límites a fijar sean arbitrarios no significa que puedan establecerse en
cualquier lugar. De la habilidad en concretar límites, tarea preliminar en cualquier
trabajo de sistema, dependerá que el trabajo no sufra inconvenientes por haberse
abarcado demasiado o ser excluidas interrelaciones pertinentes.
Son externos los que enmarcan en su interior al sistema que se quiere aislar. Por
e jemplo, cuando se pretende acotar el sistema de abastecimiento sus límites externos
usuales son en el extremo inferior la “determinación de la necesidad de compra con
el ingleso del pedido de necesidades” y como límite superior “la aprobación de la
imeii iuleiía ingresada con la emisión y distribución del aviso de recepción”. Se ex-
Irluyen del sislema la forma en que se detecta la necesidad de compra y el proceso
Lie i iiiilnil, regislro y pago de la factura de compra; por el contrario, se involucran
tlentio del siMlema los procesos de localización de proveedores, pedido de cotizacio-
bit>N, iulot at h‘m de la orden de compra, seguimiento de entrega, recepción y control
lie calillad de la meii adería recibida.
i Sun liili'inim lnt lítnllcN que aíslan un sistema dentro de otro. Respecto del sis-
leiuM uliliulii, no tu* mvrf¡i¡>!iiH In imtiiiule/.a de ios procesos que ocurren dentro de él;
■ u l e ulMenia n e i i i i i i i i t< i linio " t a j a ne^ia" y lo único que importa es definir las sali-
( I l Un vieja ii m m Ii i i , **1 I »1 Vlft«Ntn I , I'i iii i , snllu decirtjuc los pigmeo»del Africa se comínn ¡i
i> n e U ' U m t i ' s , p t ' i t t l o h i n l i m ilt* n
CAP. 10 - INTRODUCCION A LA PROBLEMATICA DE LOS SISTEMAS 321
Los procesos computarizados, gobernados por los sistemas operativos que alojan
y muestran los datos de archivo, son ejemplos clásicos de caja negra y se insertan en
los sistemas administrativos con precisos límites internos.
Tres son las razones que justifican la fragmentación de sistemas para su análi
sis y racionalización.
Una segunda razón es política: todo estudio de sistema está avalado por algu
na autoridad que es la que le da el sustento “legal”. Cuando el tiempo transcurre y
un existe ningún logro que mejore las condiciones de operatividad del sistema, el
i espálelo político se resquebraja y con él la posibilidad de implementarlos cambios.
I I respaldo político no es necesario sólo para imponer medidas, sino como medio de
Inpiar aceptación por el solo hecho de que exista.
Hl primero dice que “si en una organización algo puede salir bien o mal y que
da la acción librada al azar, seguramente el resultado es que va a salir mal” (2). El
segundo dicho se refiere a que “el hombre es un animal de costumbres” .
Con estas sentencias se quiere presentar muy claramente el hecho de que los
sistemas deben ser proyectados e implementados siguiendo una línea de pensamien
to racional. Algunos sistemas no son planificados expresamente, pero se van cons
truyendo en el tiempo y logran un funcionamiento eficaz con gente que por tradición
fue aprendiendo pautas adecuadas de gestión.
d) Consensuar con la gente que operará el sistema los rasgos del mismo, acep
tando sugerencias y observaciones.
|ini In peiditln ile elei lividml din unte el período en el que el personal aún no ha adqui-
ihln In peiitiit nei e'ini¡ti pnin opeim el nuevo sistema. En ambos casos, estamos supo
niendo que In mlei mu ion e-. exllosii, pues siempre existe el riesgo de que por fallas en
nii t iiiieepi ¡ón o ¡tiii'Mii en nina luí ni nuevo sistema resulte peor que el anterior.
suma como importante costo oculto el hartazgo del personal que lo opera, pues debe
ir aprendiendo constantemente rutinas que al poco tiempo son discontinuadas, aumen
tando su posibilidad de error y minando la motivación que debe brindar la pericia er
ejecutar el trabajo. ,
c) Los cambios en los sistemas deben responder a una política definida qui
prevea un horizonte de estabilidad durante el cual se puede usufructuar a
máximo las ventajas del nuevo esquema, permitiendo amortizar, con benefi
ció neto, los costos explícitos e implícitos del programa de modificaciones.
El siglo X X ha sido pródigo en cambios que se aplican en todas las áreas del
conocimiento, revolucionando la calidad de vida individual y la capacidad de desa
rrollo de las sociedades.
Es recién en la década del ’80 cuando una serie de mejoras sucesivas prepara-
ion el camino para producir el gran salto. El progreso que había sido lineal cambia
de plano produciéndose una ruptura que establece un nuevo punto de partida. El caso
es similar al que se vivió en relación con la aviación; desde 1904 hasta 1945 el pro-
preso fue constante, pero sobre la base de aviones con hélice y motores a pistón.
Agolada esa instancia, para que el progreso continúe, fue necesario una ruptura, y ella
so produce con el advenimiento del avión a turbina.
Los sistemas impositivos y laborales son los que nos permitirían emitir lo
comprobantes y registros que exigen las disposiciones específicas de cada una de la
malcrías.
Considerando que cada uno de estos sistemas son independientes entre sí, 1
implcmentación de cadauuo puede resultar más fácil, pues su diseño sehace con un.
única finalidad, pero eslo lleva implícito tener que duplicar procesos, y se abre pasi
a discordancias entre los dalos. Ambos fenómenos confluyen en dos consecuencias
aumento de coslo.s de proi cNiimicnlo y búsqueda de diferencias y posibilidad de crio
res y omisiones c i i m i i m U ’n o liimdiik-iilas.
330 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
r ) Redactar un plan de cuentas que permita generar una base de datos tabula
da según las diferentes necesidades de salida.
d) Diseñar las salidas, que incluyen los balances generales de publicación, for
mularios y registros impositivos y laborales, planillas de control general y
loda otra información de conjunto necesaria internamente o para remitir a
terceros, tomando los datos de la base generada en a) y b), y acondicionán
dolos en la forma que sea necesaria para producir cada tipo de salida reque
rida.
Muchas empresas conocen las ventajas de operar con un único sistema, pero por
incapacidad de diseño no consiguen plasmar el proyecto operando con sistemas par
dales más costosos e inseguros.
Sin perjuicio de que cada sistema tiene sus particularidades, podemos encon
liar rasgos comunes que se muestran en el cuadro 1 0 , 1 .
/liniionUi 1
Entradas Entradas
manuales automáticas
Momouto ¡3
Salidas Salidas
individuales de conjunto
Programas Funciones
. Definición de pantallas
ABM
Datos masivos
Diseño de comprobantes
Programas Funciones
Los cuadros que se han preparado atienden a la función que cumplen los pro
gramas y archivos, sin que tecnológicamente sean diferentes. Un programa de carga
no es diferente, en su redacción, de uno de consulta o un listador; si hablamos er
lenguaje de programación, ambos reúnen en una serie lógica el conjunto de instruc
ciones que gobierna al procesamiento.
33 4 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
i • Todo sistema debe producir salidas que son los elementos que dan sentido
al sistema.
I ,as salidas pueden ser individuales (consultas por pantalla o papel), formu
larios (impresos o por pantalla) o de conjunto (listados que agrupan opera
ciones).
• I -as salidas se producen a partir de archivos maestros cuyo diseño debe ne
cesariamente responder a los datos que requieren las salidas.
• Los uivliivoN cu ('oinpiiliii ioii pueden definirse como todo conjunto de da
los.
— Los campos tienen, a su vez, posiciones que son las que determinan la
extensión del campo.
Toda vez que en los puntos siguientes nos refiramos a “diseño de archivo”,
asumiremos que dicha tarea implica establecer con precisión los niveles aludidos.
• Cuando se licnen que producir las salidas, se combinan ambos archivos, los
dalos que se requieren según se haya definido en el programa peilineiile y
según lu imlunilr/.n de la operación que se eslá procesando.
3 6 _____________________________ __________________ SISTEMAS ADMINISTRA TIVOS
1. Individuales: se testea cada dato que ingrese con una condición que se*
establece para él dentro del programa. Si la condición se cumple, el dato
se acepta; de lo contrario, se rechaza, y puede o no estar a instancias del
operador intentar introducirlo por insistencia.
a) Las que verifican que en cada dato entrada se respeta que son un nú
mero o una letra o símbolo.
d) Las que impiden continuar el proceso cuando algún dato que se de
fine como obligatorio no se incorpora al proceso.
(Í5^)Control de saldos:
• Tanto las pruebas de consistencia como las de validación tienen como úni
co objetivo asegurar la calidad de información de salida filtrando errores en
el ingreso. De acuerdo con lo reseñado, podemos ver que existen una infi
nidad de pruebas distintas que usualmente no se contraponen, sino que se
complementan. La idea es que cada prueba no es absoluta, sino que va a
filtrar un tipo de error; al establecer una amplia batería de pruebas, se irán
filtrando todas las posibles equivocaciones, tendiendo a conseguir un están
dar de cero error en el ingreso de datos.
líl sistema en funciones requiere programas que deben ser redactados por pro
gramadores y responder a un análisis de diseño de archivos, pantallas, listados y he
rramientas de l>ase de dalos que deben efectuar analistas de sistema. Y ésa es la in
cumbencia específica tic profesionales que provienen de carreras de ingeniería de
N ÍN lr m a N ,
( !| l'im liuii i i ii Im Ii ii m > t-iiiim <’ rulan i'l "m íe de combinar los sonidos”. I!n el diseño de sistemas
lii luí niítll vi id. |ii 11^1 umui iIm Iim * i | H( ' t** i«l "míe ilc comhinnr los archivos", considerando como la-
i r * Io n ilillos iIr rlilniilii Milliln y mi lilm |Mn|i|,mirnlr iluho
CAP. 10 — INTRODUCCION A LA PROBLEMATICA D E LOS SISTEMAS 341
de las operaciones o la naturaleza de las mismas (4), los sistemas manuales contem
plan la transferencia intersectorial en lotes periódicos. Ello genera una rutina de tra
bajo cu cada sector que contempla desarrollar las tareas sobre todo el lote y recién
pasarlo al trámite siguiente. Aun cuando respecto del tratamiento de cada operación
individual puede durar minutos, por la forma en que se opera, el tiempo de procesa
miento es el que demora todo el lote. Si una transacción pasa por tres sectores que
trabajan en ráfagas diarias, aun cuando cada trámite individual demore un minuto en
nula sector (tres minutos en total) el tiempo efectivo de respuesta de la organización
son tres días.
Para los integrantes de la organización, el sistema opera como una gran caja
negra donde cada uno se acostumbra a obtener respuestas (salidas) ante impulsos
(entradas) sin conocer, en detalle, las relaciones que existen entre ambos.
( > l) I til tiltjiimt» i!|illrm tullí» | ilM iliirili> N , i m - i l l u i i l c la til ¡I izacirtn de cintas ininsporUidonis de papel o
MlH'tlU'Ule*!, |Uii<ilt' lU'giti « t’vllitlw «I »UH'mn dr Inti-n. IV iu esos eusns no non lux hiibiliiüles en el proce-
hiiinlriilit iiiiiminl
CAP. 10 — INTRODUCCION A LA PROBLEMATICA D E LOS SISTEMAS 34 3
identificar con precisión la masa de datos y explicar en detalle las relaciones que se
establecen para producir resultados (proceso). Pero una vez concluida la explicación,
que necesariamente debe incluir las pruebas que aseguren la calidad de las salidas,
será el analista programador el que deberá resolver cómo el computador incorporará*
las entradas, guardará los datos y producirá las salidas.
La tendencia actual es que el papel, como sustento del proceso, vaya desapa
reciendo y sea reemplazado por la red electrónica donde quedan archivadas las tran
sacciones. Es más, aun con las instrucciones de operación, en lugar de plasmarse en
manuales escritos, se instrumentan como ayudas (help) dentro mismo de las panta
llas de procesos computarizados.
lia una primera etapa, con un alto costo en los equipos, la computación queda
ba reservada a empresas cuya dimensión les permitía soportar el costo de desarrollar
su propio software.
Pero al compás de la baja en los precios del hardware se producen dos fenó
menos: la franja de usuarios se extiende, involucrando empresas de menor porte, y
Iíi relación de costo hardware-software, aun para las empresas de mayor tamaño, no
¡ulniile un desquilibrio tan marcado.
lín una primera etapa, el estándar no era más que un sistema desarrollado para
una empresa en particular que se pretendía aplicar a otras, generalmente del mismo
i u i i i o . A medida que se fueron mejorando los productos, el estándar permitió cierta
flexibilidad mediante recursos de parametrización y modularidad.
lista última facilidad lia icsiielto gran parte de los conflictos existentes entre la
n p id e / del enlatado y las necesidades de información del usuario.
I )mi ni*jmiihl¡i faina de pin|’,i ninas, de mayor nivel que los anteriores, ya no tra
billa i oh mi modelo enlatado m i i o <mi módulos preestablecidos que convenientemente
ai opiados pemiltlidn aimai el MMema “a medida” para el cliente. La existencia
de val iu!t iin')(liiloh pala un iiihano pnuv,o y la flexibilidad en generar los reportes para
Io n iim m iío n lin t e de enluw nplli tu io m - ( potentes herramientas que relegan a unos pocos
eiiMoh muy especifico»! In nm t’Miilad de encarar desarrollos propios.
CAP. 10 - INTRODUCCION A LA PROBLEMATICA D E LOS SISTEMAS 34 5
Existe, finalmente, una tercera gama de sistemas muy específicos de muy alto
nivel, tipo Amadeus (3), que se aplican únicamente a ese tipo de gestión y cuya adap
tación al cliente implica tareas de reprogramación.
El árbol de decisiones que se nos presenta en ese momento tiene las siguientes
ramas:
recursos
propios
convertir
tercerizar recursos
Sistema propios
actual desarrollo
propio tercerizar
sustituir de adaptación
sistema modular con posibilidad de
está,nclar importar /exportar
enlatado datos
sistema cerrado
(S ) U l i l i / m t o i v u r iv ii V v im Mí * i l r itf iv o s
346 SISTEMAS ADMINISTRA TIVOS
S is t e m a d e a b a s t e c i m i e n t o
11,1,1- INTRODUCCION
lil normal flujo tic insumos y materiales necesarios para las áreas que efec
túan las actividades de producción o transformación de los producios y/o
servicios que ln empresa comercializa.
35 2 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
• El control de gastos y costos que nos permita optimizar los recursos finan
cieros que invertimos en el proceso de compras y de administración de in
ventarios.
Sin lugar a dudas, la función de Compras es algo más que una actividad mera
mente administrativa, atraviesa límites dentro de la estructura organizacional; por lo
tanto, imali/,aremos brevemente las relaciones interfuncionales dentro de la empresa.
CAP. 11 - SISTEMA D E ABASTECIMIENTO 35 3
Dirección
Marketing Producción
Finanzas
Contabilidad
• Con Finanzas en la fijación de las políticas financieras con las compras, re
querimientos de fondos y presupuesto del área.
l!l proceso de compras tiene diversos objetivos y requiere de una serie de ac
ciones y decisiones que nos permitan asegurar el aprovisionamiento de los bienes o
servicios que la empresa necesita para su normal funcionamiento
lintre las tareas y funciones que involucramos en el ciclo de compras están las
siguientes:
Compras normales locales: son aquellas que realizamos dentro del ciclo ha-
hitiKil de aprovisionamiento de materias primas, materiales e insumos en el mercado
local para el proceso productivo. Generalmente, son compras presupuestadas dentro
del presupuesto general y, por lo tanto, son de consumo habitual en la empresa.
• Bancos intervinientés.
• A veces requieren una gran inversión, por lo tanto, deben ser autorizadas por
los niveles jerárquicos de la organización.
1. Un detalle completo de las especificaciones que deben ser cumplidas por los
artículos que se desea adquirir.
5. Adjudicación de la compra.
Presupuesto de ventas
Plan de fabricación
Política inventarios
l
Plan de compras
liste es el nudo que debemos desatar, ya que debemos ser suficientemente flexi
bles para adaptarnos al ritmo fluctuante de las ventas y las necesidades de mantener
pimluctos en el inventario, para el caso en que podamos almacenar los mismos.
lil punto de reorden es, en consecuencia, aquella fecha en la que debemos co
locar un nuevo pedido, con el fin de asegurarnos que no se produzcan interrupciones
en el proceso productivo.
I(n ii*m m iii*ii, til p o n rd in iin iio d e l segundo módulo lo podemos diagramar:
Compras recibe las solicitudes de compras y sobre la base de ellas efectuará las
consultas necesarias en los catálogos de los proveedores habituales de los bienes y/o
servicios requeridos. Esta etapa es una de las más importantes en el proceso de com
illas, porque es necesario saber primero quiénes son los proveedores, y ínolimitarnos
m los ya conocidos.
• Plazos de entrega.
• Permanencia en el mercado.
• Fiabilidad.
• Formas de contratación.
Posibilidades de asociación.
Una vez efectuado el análisis del mercado de los posibles proveedores, estable-''
iTivmos una comunicación con ellos para verificar si tienen interés en cotizarnos. En
ruso afirmativo, Compras emitirá los pedidos de cotización (PC) a aquellos que es
tén t*n condiciones de suministrarnos los bienes que necesitamos adquirir. Enviare
mos los pedidos de cotización y si corresponde acompañareíhos planos y las especi
ficaciones de acuerdo con el material o servicio solicitado.
( 'liando existan tres o más cotizaciones, compararemos que en todos los casos
so huya cumplido con los requisitos especificados en los pedidos de cotización.
• I ,¡i calidad: requisitos que debe reunir aquello que estamos comprando con
las especificaciones mínimas para satisfacer las normas do la empresa (mar
ca do la fiíhlicn, descripciones y especificaciones técnicas, muestras).
CAP. 11 — SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 36 3
• Tiempo de entrega: plazo fijado para que el proveedor envíe las mercade
rías.
liste documento obliga a las partes intervinientes: al proveedor para que envíe
V cargue al c o m p r a d o r las mercaderías especificadas y a este último a cancelar el
(tusivo con el p r o v e e d o r ile acuerdo con las condiciones de pago.
36 4 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
I is muy importante que las órdenes de compra contengan todos los aspectos que
involucran la modalidad de la contratación de manera tal que no existan interpreta
ciones erróneas acerca de los bienes o servicios que estamos solicitando o adquiriendo.
• Encuestas y solicitar que se califiquen los servicios que prestan los provee
dores.
Es necesario verificar los plazos de entrega cuando los materiales que se han
solicitado son críticos o especiales en el proceso productivo, ya que una variación en
el programa de entregas puede dar lugar a equivocaciones y retrasos.
El sector de recepciones deberá estar informado de las fechas y del tipo de trans
p o r te que se va a utilizar desde la fábrica del proveedor hasta la del comprador de los
diferentes productos a recepcionar. Con esta información que fue suministrada por el
departamento de compras el sector podrá organizar y planificar la descarga, el ma
nipuleo, e! control de calidad y el traslado de los distintos materiales y/o servicios a
los almacenes, departamentos o personas que han solicitado los mismos.
b) Inspección de los materiales recibidos: para los casos en que los bienes y/o
servicios deben cumplir con un estándar específico de calidad, se informa
rá al sector correspondiente para que se realicen las pruebas y controles
necesarios. Por lo tanto, cuando la inspección de calidad requiere un pro
cedimiento adicional se ingresarán los bienes y se colocará en el parte de
recepción y/o remito la leyenda “Recibido a Revisar”. El sector encarga
do de realizar los análisis correspondientes deberá informar el resultado de
las inspecciones efectuadas.
i un iente. Cuando los pagos se realizan en el momento que se efectúan las compras,
ln deuda se cancela con el fondo fijo o con la emisión de cheques propios.
t|ue reciben las facturas de los proveedores, de manera tal de conocer exactamente el
Importe de las compras.
Para subsanar las dificultades enunciadas, solemos generar una minuta conta
ble (MC) donde provisionamos con el remito conformado las unidades recibidas,
Viiloi i/adas a los precios que obtenemos de las órdenes de compra. En caso de que
existan diferencias con las facturas qué envían los proveedores, efectuaremos un asien
to de ajuste.
368 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
N/A: no npllunblo
M/l : moiirtnlco o olnclrónlco
CAP. 1 í - SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 36 9
li s n e c e s a r io p u r a l o r i a r u n in t e r c a m b io e f e c t iv o q u e lo s s is te m a s d e g e s t ió n y
ilc c o m u n i c a c io n e s nenii l o l n l m n i t c e s la ik la r iz a d o s , s ie n d o é s ta la c l u v c p u r a e l fui)
l i o n a m i f i i l o d e l ríle n In l 'n í i im l i / m l i i .
37 0 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Unn ve/, analizadas las ventajas del uso de transmisiones de intercambio elec
trónico de dalos, debemos establecer algunas pautas:
Como desventajas podemos enunciar que los vendedores no son las personas
mus informadas en aspectos técnicos y problemas que puedan surgir, por lo que no
(minien involucrarse en temas de fondo sobre la venta.
a) Separación de funciones
Compras deberá estar separada funcionalmente del área que custodia los bie-
n<-s y (IrI que los registra (Almacenes, Recepción, Cuentas a Pagar y Contabilidad).
listo implica fijar para cada artículo los puntos de pedido una vez alcanzado el
stock mínimo. Para fijar el punto de pedido se tienen en cuenta los planes de consu
mo previstos, el tiempo que dista entre el pedido de una reposición y la entrega de
un material solicitado, el riesgo que se debe afrontar por no tener stock, etc. Es im
portante la fijación del lote, ya que una compra importante ocasiona normalmente
mantener un capital inmovilizado por un largo tiempo, con su correspondiente cos
to, mientras que una compra pequeña ocasionaría reiterar el trámite de colocación de
una orden de compra con su correspondiente costo.
c) Pedido de cotizaciones
d) Adjudicación de la compra
Propósito de ia norma: permití!; que lodos los proveedores que han cotizado
de acuerdo con las condiciones solicitadas sean seleccionados con pautas previamente
establecidas. El funcionario interviniente deberá fundamentar y dejar documentado
la adjudicación y los criterios adoptados para la selección del proveedor.
H n a q u e llo s cukoh en q u e se r e q u ie r a la v e r i f i c a c i ó n t é c n ic a , se d a r á c o n f o r m i
d a d al r e m it o r e c ib id o p o r c a n t id a d y se r e m it ir á el m a t e r ia l a c o n f o r m id a d tlcl Ntv
to f t é c n ic o e s p ( ? c ín ll/m lo itid i'| ie ii(lie n (c‘ .
37 4 SISTEMAS ADMINISTRA TIVOS
lis necesario contratar seguros en aquellos casos en que las mercaderías viajen
por cuenta y riesgo de la empresa adquirente.
Proposito de la norma cubnr lis pérdidas por posibles fraudes y/o contingen-
1 cias que puedan suceder en el deposito.
¡h) Registración
¡i) Documentación
J) Auditoría operativa
k) Archivos
Compras contiene archivos que le son propios y otros que son de apoyatura a
tu ¡'i'stión para el ingreso de las mercaderías o productos al sistema total.
Archivos internos
— Proveedores.
— Cotizaciones.
— Orden de compra.
Otros archivos
— Solicitud de compras.
— Subdiario de compras.
— Minuta eonüihlc.
318 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
10,3. L A T E O R IA DE SISTE M A S A PL IC A D A
A LA S ORGANIZACIONES
Toda vez que se propicien cambios en alguna parte del sistema, deben tenerse
en cuenta no sólo las modificaciones que se producen en el funcionamiento del sis
tema por los cambios deseados, sino también las alternativas no contempladas que
afectan al conjunto, pudiendo dejar al sistema en condiciones de operatividad más
deficientes que la posición original.
Cuando los sistemas son sociales, es decir, involucran a seres humanos que
actúan en grupos de afinidad, convivencia o interés, la repercusión tic los cambios
CAP. 10 — INTRODUCCION A LA I ’HOIU L-.MA TICA D E LOS SISTEMAS 32 9
Los sistemas impositivos y laborales son los que nos permitirían emitir los
comprobantes y registros que exigen las disposiciones específicas de cada una de las
materias.
Considerando que cada uno de estos sistemas son independientes entre sí, la
implementación de cada uno puede resultar más fácil, pues su diseño se hace con i i i i í i
única finalidad, pero esto lleva implícito tener que duplicar procesos, y se abre pii;in
a discordancias entre los datos. Ambos fenómenos confluyen en dos consecucnniin
aumento de costos de procesamiento y búsqueda de diferencias y posibilidad dr rim
res y omisiones casuales o fraudulentas.
37 6 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Archivo de proveedores
Tipo de sociedad
Condición frente al IV A
N° deCU IT
Representante legal:
• Apellido y nombre
• Tipo y N° de documento
Archivo de cotizaciones
liste archivo estará integrado por las órdenes de compra emitidas por Compras
oulenailas en forma numérica.
• N° de CUIT
• Fecha
• Cantidad
— Total bruto
— Total neto
— Condiciones de pago
— Moneda
— Lugar de entrega
— Observaciones
Este archivo estará conformado por todas aquellas órdenes de compra vigentes.
El mismo estará ordenado por fecha de vencimiento.
N° de la solicitud de compra
Fecha de recepción
I'ocha de la adjudicación
Dalos de la adjudicación
• Fecha de entrega
Parte de recepción N°
I • Observaciones
— N° de parte de recepción
— Fecha de recepción
— N° de la orden de compra
— Observaciones técnicas
— Firmas responsables
— N° del remito
— Fecha de emisión
— Datos de la empresa:
• N° de CUIT
— Transporte
— Valor declarado
— Acuse recibo
— Firma y aclaración
38 0 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
I ,s\
s normas IS u rigen ías relaciones contractuales entre cliente y proveedor para
la compra/venta de bienes y servicios en el ámbito local e internacional dentro del
muren de aseguramiento e implementación de sistemas de calidad.
1.0 Objetivo
Asegurar que los productos comprados cumplan con los requisitos especificados.
2.0 Alcance
3.0 Definiciones
Productos críticos: materiales y servicios que forman parte del producto finaL del
pu terso de rubricación o que influyen directamente en la calidad de ese producto.
4.0 Dvnarrollo
3. Cantidad requerida.
4. Precio pactado.
5. Especificaciones requeridas.
6 . Condiciones de entrega.
7. Sello y firma.
Una vez recepcionado el producto, el sector que recibe entrega el remito del
proveedor, aprobado en cantidad y descripción, Compras controla que las facturas
estén en concordancia con el remito y los precios, cantidad y descripción de la or
den de compra, además, Compras le da el cierre en forma parcial o total a la orden
ile compra. Luego el remito y la factura se entregan a Contaduría.
lil sector de compras mantiene registros de las entregas de los proveedores para
su evaluación. Calidad e Ingenería os informado por el sector que recibe (Recepción)
tic las no conformidades encontradas comunicando a Compras para que ingrese esa
información, procediendo a la recalilicación del proveedor. Esta información es agre
gada al historial del proveedor pura su permanente evaluación. De acuerdo con la
CAP. 1 1 -S IS T E M A D E ABASTECIMIENTO 38 3
5.0 Responsabilidades
6.0 Registros
— Ordenes de compra;
— Solicitud de compra;
— Proveedores.
C a p it u l o 12
S is t e m a d e g e s t io n c o m e r c ia l (*)
Es propósito de este capítulo analizar el diseño que debe adoptar el sistema co
mercial como soporte administrativo de la gestión total.
Dentro del diseño del sistema de soporte administrativo para el área comercial,
•contemplaremos dos aspectos definidos: las funciones que desarrollan los diferentes
sectores que intervienen en la gestión (estructura) y los módulos que corresponden a
las operaciones (sistemas de información).
lil encuadramiento de todo sistema obliga a fijar límites para poder acotar su
grado de desarrollo. Los límites elegidos en nuestro modelo abarcan desde el momento
en que se genera la base de datos que permite establecer la relación con clientes y
vendedores (control de visitas exitosas o fracasadas), hasta el punto en que, concre
tada la venta y entregada la mercadería, ésta es facturada y cobrada. Quedan como
nexos externos de alimentación a otros subsistemas las siguientes conexiones:
(I) S e entiende p o r ca rga de trabajo la cantidad do voc e s q u e se repite una tarea en determ inad a u n i-
ilnd d r lin n p o , l’o r ejem plo, laclu racii'm es una tarea; pero, m ed id a c o m o carga de trabajo, se expre sa en
Ik v u i i i UI ik I de fitcluvu» (|vie «c em iten t‘iv im ilín, ncmimit o mes.
CAP. 12 - SISTEMA D E GESTION COMERCIAL 38 9
Area comercial
— Planeamiento comercial
• Zona o puntos de venta.
(2 ) S o entiende pin' mtliui m ih i dt> mui I ín I ii I ii fo rm a q u e adopta til m ism a en entinto a honUliiu'U Hli»#
y-dei líenlos, o reeiirgo# poi vuliuiii-n i nlldm l, p la/ o s de p a g o y/o p la n es de íím iiu iiic liV i
39 0 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
— Marketing
• Relación empresa-cliente. Comunicación.
• Investigación de mercado.
• Promociones y lanzamientos.
• Publicidad institucional.
• Campañas publicitarias. ,
— Administración de ventas
• Procesamiento de información de vendedores.
• ( h'iit'itu Ion y/o Intel vención »le la base documental que ampara el ingre-
liti o el ('(jicmi de pioiliií los terminados.
— Expedición
• Recepcién de mercadería a ser remitida a clientes, del depósito de pro
ductos terminados.
— Operaciones de venta
• Efectuar el contacto rutinario con el cliente.
AREA FINANCIERA
— Créditos
• Formación de l» carpeta de créditos del cliente que reúna antecedentes
reimlkloN por administración de ventas con información recabada cu
form a dliw l»,
39 2 SISTEMAS ADMINISTRA TIVOS
Cobranzas
A R E A C O N T A D U R IA (O C O N T R O L )
— Facturación
• Recepción de información sobre clientes (altas-bajas-modificaciones).
• C o n t r o l d e lo s in s t r u m e n to s e m it i d o s e n r e la c ió n c o n la s n o r m a s d e fa c
t u r a c ió n y I on p a r á m e t r o s d e e m is i ó n .
porcentajes, precio promedio por artículo, por zona, por vendedor) y con
diferente periodicidad (diaria, semanal, mensual, plurimensual).
Cuentas corrientes
A R E A P R O D U C C IO N
1 2 , 3 , 1 . N O R M A S D E C O N T R O L IN T E R N O A P L IC A B L E S
A L A O P E R A C IO N D E V E N T A
b) Las zonas de venta y/o clientes que atiende cada vendedor deben estar do
cumentadas por escrito y contar con la conformidad de los interesados.
l joJ Todas las operaciones de venta deben ser sometidas a control de las condi
ciones de comercialización.
• vei ificarque existan normas escritas actualizadas que creen el marco del
control interno en las operaciones comerciales;
• verificar, en cuanto a las muestras, que se respeten todas las normas, con-
tmles y autorizaciones que correspondan.
1 2 , 3 , 2 . N O R M A S D E C O N T R O L IN T E R N O R E F E R ID A S A
L A S O P E R A C IO N E S F IN A N C IA D A S
a) Todo cliente que pretenda que se le entregue mercadería sin pago previo de
la misma deberá tener abierta una carpeta de crédito.
b) Todo cliente que pretenda operar con financiación deberá solicitar una ca
lificación de crédito que operará como límite de las deudas que puede man
tener con la compañía.
d) Las excepciones til lím ite del crédito deberán ser aprobadas por responsa
ble espccíHcnnicnlt' mitori/.mlo.
398 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
El exceso de límites puede ser pautado para diferentes responsables con una
escala porcentual de tolerancia máxima.
Para que las operaciones puedan ser cursadas, la interdicción crediticia debe
ser levantada con intervención de los niveles máximos de la organización.
• controlar que todas las excepciones a los límites estén habilitadas por una
persona con autoridad para ello.
(3) lixislcn servicios iiiíonnntlvoN t|iii' iilrilnn .sobre pedidos de quichrn, cierre de cuentas htmcurins,
rteftero.
\CAP. 12 - SISTEMA D E GESTION COMERCIAL 39!
1 2 , 3 , 3 . N O R M A S D E C O N T R O L IN T E R N O A P L IC A B L E S
A L A F A C T U R A C IO N
a) Los sistemas de facturación deben prever puntos de control (4) que impida
continuar el proceso o emitan mensajes de error cuando algún parámetro n
ha sido respetado. J
• el límite de crédito;
(5) Se entiende por prefaeliinicn'm el proceso de emisión de la factura con anterioridad a que ésta sal|
de planta. I.u mercaderil!, en todos los casos, viaja con la correspondiente factura.
((>) l!¡ sLslenm de p oN ltu lium lOn Invierte el orden del proceso l'aclimicii'm-eiiU'cgii, ,y pi'iidlK'í, en |>l
mer lunar, la e n lri'p , i|tit< Ni’ (liiriMiieiiln rmt un reiiiiln, y poslcriormenle n m él w lemllt* ln liiclliill
400 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
I!n ningún caso una salida de un bien puede no implicar un alta de la cuen-
tii de un deudor.
• pnnioN v bonificaciones;
CAP. 12 - SISTEMA D E GESTION COMERCIAL 401
lista norma cierra el circuito referido al tema juntamente con los enumera
dos en b) y c). En aquel caso, la vinculación atendía fundamentalmente al
movimiento físico, mientras que la norma actual hace al equilibrio en los
registros.
Los sistemas que se diseñan deben prever una única fuente de recopilación
de datos de forma tal que se asegure que la información a nivel de totales
es exactamente igual que la sumatoria de movimientos de la especie que
corresponda.
(H) fu * pinñlinMln* n lm ni|HMMl miii ln» ciVll^nn de idenliftcueirtn de i|iiien será beneficiario de la
iiimlidt'li y lu Itli'iillMi'Hi lilli ti lilvt'l i Ip ipiiu M ii (tullí itln) ti pie (Uilnt) de emilidiules o importes <|ue serán
Inltulmln» punt Hi|iilil»n p I
CAP. 12 - SISTEMA D E GESTION COMERCIAL 403
Cada nota de crédito debe ser avalada por un legajo cuya composición va
riará según la naturaleza de la misma.
En todos los casos, las notas de crédito serán firmadas por los responsa
bles jerárquicos que autorizan egresos de fondos, según la escala de mon
tos vigentes en la compañía.
1 2 ,3 , 4 . N O R M A S D E C O N T R O L IN T E R N O A P L IC A B L E S
A L O S M O V IM IE N T O S Y S T O C K S D E
P R O D U C T O S T E R M IN A D O S
11) I ,a luí,se de control sobre los productos terminados se cimenta en una divi
sión estructural de funciones que asegure permanentemente una doble in-
tei vención en los movimientos de entrada y salida de los mismos.
A ittm lii'lu lin lit Mi«*n itiletlii II (lespncluir, controla que la mercadería que
Niile ilr plMllttt <1*10 litt tuindii ¡o con remito emitido), mantiene la reía-
CAP. 12 - SISTEMA DE GESTION COMERCIAL 405
• Portería
Interviene en toda salida de planta controlando las mercaderías, y cons
tancias de salida (parte de entrega u hoja de ruta).
• Auditoría operativa
En'forma selectiva, deberá detener los camiones una vez que se ha dado
la conformidad de salida y verificará cantidades y artículos, en muchos
casos, desarmando los embalajes de envío al cliente.
Propósito ilc la norma: permitir que se conozcan las existencias que de
lician estar físicamente presentes para poder exigir responsabilidades en el
manejo y la custodia de productos terminados.
lil inventario permanente, por sí solo, no previene, pero, al detectar los fal
lamos, alerta a los que manejan mercaderías sobre que los movimientos
erróneos o fraudulentos serán detectados.
Para que el programa sea efectivo debe prever una doble instancia; inven
tarios parciales pautados en forma periódica (diaria, semanal) efectuados por
la propia gente del depósito, sobre una cierta cantidad de ítem determina
dos, donde se deja constancia de los artículos inventariados y de los resul
tados obtenidos. La frecuencia de las intervenciones y el tamaño de la mues
tra deben pautarse teniendo como objetivo que una vez por año, por lo
menos, sean inventariados todos los ítem. Además de estas intervenciones
que deben responder a un programa concreto y especificado, deben efectuar
se intervenciones sorpresivas de auditoría operativa que estarán dirigidas a
verificar el cumplimiento del programa y convalidar físicamente su resul
tado sobre muestras mucho menores.
lil control físico constituye, finalmente, el test único y válido que permite
minlti la Hienda del sistema.
Propónlto ilp Iii iin iin iil *1 no eximiera una valuación individual y global
de Itm rxUteiii'iHN, *r pettltnln In Imse ele comparación para evaluar Iransjic-
CAP. 12 - SISTEMA D E GESTION COMERCIAL 40 7
li) Ingreso por devoluciones efectuadas por clientes: las devoluciones por parte
de clientes plantean una problemática muy particular en relación con el stock
de productos terminados. La mercadería que ingresa en devolución siempre
debe recibirse condicionando la aceptación a la aprobación de la empresa;
loda vez que se produce una devolución, debe confrontarse cantidad reci
bida, calidad de la mercadería y procedencia de la devolución por tratarse
tic mercadería prevista por la empresa y dentro de un plazo razonable de
rechazo. Pueden producirse diferentes situaciones; que la devolución se
rechace por no ser procedente o por calidad; que se acepte, pero a un pre
cio reducido; o que se acepte plenamente y se reconozca precio total. En el
primer caso, existe una comunicación al cliente y debe decidirse qué hacer
con la mercadería. En el segundo caso, se emite nota de crédito y se rein
gresa la mercadería en el depósito.
is a , a , a , n o k m a m me c o n t r o l in t e r n o a p li c a b le s
AL M IM T K M A D E C O B R A N Z A S
a) I!l control Intento » 1 1 t»l «dMrma de cubran/,as, entendiendo por tal a aquel
que ptMNlgUP «MKrtllk'Hint'tilt' el reclamo de los créditos que tiene la empre-
CAP. 12 - SISTEMA D E GESTION COMERCIAL 409
Cuatro son las actividades que deben estar adecuadamente separadas: la ope
ración de ventas, el registro y/o análisis de las cuentas corrientes, la gestióri
de reclamo de cobranzas, y la manipulación y custodia de los fondos.
b) Todo ingreso de valores de cualquier tipo debe ser recepcionado por una
persona responsable que emitirá recibo oficial de la empresa. Esta norma
deberá estar adecuadamente publicitada en los instrumentos que emite la
empresa a los efectos de evitar que los clientes puedan alegar su descono
cimiento (facturas, listas de precios, correspondencia comercial).
(9) Si existieron cobradores, su ^eslión de retiro de valores motiva una rendición independiente #ll ol
ííiiui de ic.sorcrfu, sin i|iH' dicho» valores pasen por el Aren de cobranzas.
410 SISTEMAS ADMINISTRA TIVOS
c) Los recibos que se emitan para dar ingresos de los valores deben estar nu
merados, y, como constancia interna, debe quedar una copia en poder de la
empresa.
Lo usual es que existen tres ejemplares cuya utilización es: original a quien
paga, duplicado uso contable y triplicado talonario.
1,os recibos anulados deberán permanecer con todas sus copias y adheridos
ni talonario.
Pro|iÁNlto *1** lii nonnii: para que la norma de recepción de valores con re-
t l|\u |tu*miuuMmlo sea realmente efectiva, debe complementarse con los te
man i|!N' ><e enum inn en este apartado. No implementar estas normas haría
IhiMMln i* liit'lH a/ el conliol de combatividad de ingresos que se pretendió
IllMlfUll
f) Detalle de los conceptos que se cancelan: en todos los casos, sin excepción,
deberán implementarse los cobros recibidos a comprobantes (facturas, no
tas de débito o de crédito) que se cancelan. Si el pago fuera por un importe
global, deberán identificarse los comprobantes que se desea cancelar, apli
cando pago parcial, total o saldo de factura, según corresponda.
h) Equivalencia de importes: el total de los valores recibidos debe ser igual que
el total de conceptos cobrados (facturas, por ejemplo) menos los descuen
tos autorizados que pudieran corresponder y/o las retenciones impositivas
412 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
i) Normas precisas respecto del tipo de valores que se autoriza recibir: las
cobranzas de facturas, o aun de otros conceptos, como pagarés o cheques
rechazados, pueden ser cancelados por diferentes instrumentos de pago.
— Detalles que deben figurar en el recibo según el tipo de valores (por ej.,
en caso de moneda extranjera, anotar el número de los billetes).
Este procedimiento resulta útil, pues genera un instrumento que cierra prác
ticamente el círculo de control sobre la gestión de cobranza, ya que no sólo
se limita a tomar cuenta de lo cobrado, sino que también pone de manifies
to en qué condiciones se lo hace.
1 2 ,3 ,6 . N O R M A S D E C O N T R O L IN T E R N O A P L IC A B L E S A L
R E G IS T R O E N C U E N T A C O R R IE N T E
¡i) La tarea de registro y/o análisis de las cuentas corrientes de deudores en una
actividad de control que debe ser ejecutada por un sector diferente de aquel
que gestione la cobranza.
b) Funciones del área de cuentas corrientes: las funciones del área de cuentas
corrientes tendrán características diferenciadas según la tecnología que se
emplea para el registro de las cuentas corrientes. Si el método es integra
do, o sea que las cuentas corrientes se actualizan simultáneamente con las
operaciones de facturación e ingreso de valores por cobranza, la función del
área de cuentas corrientes se limita a ^ a liz a r la concordancia de partidas
(facturas y cobros) y a efectuar el seguimiento de importes que queden pen-
dientes sin cancelar a p o ste ñóríde su fecha de vencimiento.
TtMiipiiclo t iMitii luw Ion 11‘giNlios de cuenta corriente, la acción del sector
homónimo m< illvíi*illt n #*it lies íuentes:
CAP. 12 - SISTEMA DE GESTION COMERCIAL 415
1 2 ,3 ,7 . A L G U N A S N O R M A S D E C O N T R O L IN T E R N O
A P L IC A B L E S A L A S R E C A U D A C IO N E S
Al ser el dinero y los valores que lo sustituyen (cheques, pagarés, etc.) ele
mentos sumamente sensibles y sobre los que se concentran los mayores
problemas de fraudes o malversaciones, existe un conjunto de normas ge
nerales cuyo propósito es crear un entorno que dificulte el accionar de em
pleados infieles o terceros vinculados a la organización.
— Recepción de valores
Los valores que ingresen por cobranzas u otros conceptos deben entrar *
en la empresa por una “ventanilla única”. Si hubiera distintas localiza
ciones físicas donde se pudieran ingresar fondos, el área de recaudacio
nes del departamento de tesorería hará las veces de concentrador de fon
dos, aun cuando no exista transferencia física de los mismos. La men
cionada unificación consistirá en dictar los lincamientos de recepción y
disposición de fondos, y el envío de las rendiciones parciales e integra
ción de una rendición única final. La existencia de una ventanilla única
supone que todos los que tengan que efectuar entrega de valores conver
gerán en esa área, sin intermediarios previos. El público se canalizará a
Tesorería; los cobradores o vendedores-cobradores rendirán sus valores
allí, independientemente de que deban dar cuenta de su gestión en el área
de cobranzas; los valores ingresados por correspondencia serán rendidos
directamente luego de la apertura de las cartas por el sector en la em
presa que está designado como responsable para ello.
/
418 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
|(» li*>t iic-nlt1 t-m iMitini que. sobre la liase de la confianza, se reciben valo-
H»» di» t iihindun*N, ht* enhenan valores a cadetes para su depósito y se trans-
lit'if'ií ilitiM Mtlllirillf* i Ihh|ik'n itvilmlos por correspondencia, sin que se do-
i liilKMilPíi Itin i’MfN V llt HNiim ión de responsabilidades. Un sistema basado
en paIh itlH vitliti’Hilile y fuente de permanente conflicto real o
potemiiil enlif' lim purllt l|u n
CAP. 12 - SISTEMA D E GESTION COMERCIAL 419
Dentro del “día de caja” se aparean ingresos con depósitos, por lo que se
evita el detalle de los valores recibidos, pues las boletas de depósito certi
fican la efectiva recepción de esos valores.
+ T o ta l re c a u d a d o (a)
- V a lo re s re c ib id o s q u e n o s e p u e d e n d e p o s ita r (b)
+ V a lo re s q u e s e e n c o n tra b a n e n c a rte ra q u e s e d e p o s ita n (c)
- T o ta l d e p o s ita d o (d)
= Sum a 0
(a ) D e ta lle d e re c ib o s e m itid o s .
(b ) D e ta lle d e v a lo re s n o d e p o s ita d o s c o n e s p e c ific a c ió n d e fe c h a d e
d e p ó s ito .
(c) D e ta lle d e v a lo re s d e c a rte ra q u e s e d e p o s ita n e n e l d ía .
(d ) S u m a d e la s b o le ta s d e d e p ó s ito .
+ V a lo re s a d e p o s ita r in g re s a d o s
- V n lo ro s a d e p o s ita r d e p o s ita d o s
- fin id o u c tiia l d o v a lo re s a d e p o s ita r
t PKMinlPMlii lii i lürtlulti K'Nimit'ii ilc* control, los detalles de ingreso y egre-
mi ile v h Iu iiM i, Id* Itnlfltm tli* depósito baficarias y, por excepción, cuan
do *i* Iti n»i|tllt»rtt, t*l (Ipltillt* de vnlores en cartera.
CAP. 12 - SISTEMA D E GESTION COMERCIAL 421
— Endoso restrictivo
Una costumbre que tiende a preservar la custodia de valores es la de
disponer que, una vez recibidos éstos por el representante de la empre
sa (cajero, cobrador, vendedor, apertura de correspondencia), el primer
trámite a ser cumplimentado es el de colocar un sello que diga “Para ser
depositado únicamente en cuentas bancarias de X X S.A.”.
I' hi t<l 11Mil i ni lo, m) la i ¡imTinción se hiciera con cheque u otro m edio de
pillin, y Itt tllM 'i» lúii iinI lo irsolviere, se entregará recibo oficia l en el
miiltlíMItii ti»* ttn »’pi Ion del valor. A l'in del día, cuando se rinde en Te-
MHtUfM, Ni iM i# ttíviilv pi el docum ento ju ntam e nte con el d u p licad o de
r w ílm ilftilitlo , H í h Ií i i i tímido existe constancia de acreditación efecti-
v« de Itm vnlitfv« el área de tesorería entregara el pagaré con
la leyenda "p u p ilo iu m Ihi ir n l io N " ...... ”.
CAP. 12 - SISTEMA D E GESTION COMERCIAL 423
1 2 , 3 , 8 . N O R M A S D E C O N T R O L IN T E R N O A P L IC A B L E S
A L O S S IS T E M A S D E C O N T A B IL ID A D G E N E R A L E N
L O S A S P E C T O S R E L A C IO N A D O S C O N E L
M O V IM IE N T O C O M E R C IA L
Para que ello ocurra, debe existir un claro esquema de que todo activo que
sale de la empresa debe ser sustituido por otro que lo equilibre. Si se pro
duce una cobranza de deudores — lo que implica una disminución de cuen
tas a cobrar— , debe ingresar dinero en forma equivalente. Si el esquema
fuera “total ingresado = total depositado”, contra la cobranza deberían in
crementarse en la misma medida los saldos bancarios.
1 2 ,4 ,1 . E S Q U E M A G L O B A L D E C A D A M O D U L O
l) Descripción global
líl módulo de planeamiento comercial tiene como eje una base de datos donde
lluuni» lodos los clientes de la empresa: los actuales, los discontinuados y los póten
les.
I ,as referidas a los datos básicos de los clientes en sí, de sus socios compo
nentes y de representantes legales y comerciales.
1 .n base de datos servirá para atender consultas puntuales respecto del perfil de
También se utilizará para programar los contactos con los clientes, mediante
isiliis rutinarias de vendedores o promociones especiales, y “testeo” de gustos y
lielerencias.
d) Elementos
£ntradas
Formularios
a) ABM de clientes: formulario mediante el cual se da el alta a cualquier cliente
potencial. Cuando el cliente potencial se transforma en un cliente operati
vo, el mismo formulario se usa para completar los datos de referencia ne
cesarios para operar con él.
h iv O B
lil módulo de planeamiento comercial opera con dos archivos propios y accede
tu producir las salidas de otros sistemas de la organización que se prevé archivar.
Archivos propios
Archivo de datos de clientes (un registro por cada cliente potencial)
Archivo de visitas (un registro por cada visita)
Archivos externos
Archivo de facturación
Se extrae monto vendido total, monto vendido por artículo y línea de artícu-
y cantidades vendidas por artículo.
Archivo de pedidos
Udam
Pantallas
Listados
— Las consultas enumeradas que se obtienen por pantalla pueden ser impre
sas con opción PRINT.
— Listado de clientes:
Listado total o parcial de los clientes con todos sus datos o en versiones con
datos resumidos.
— Listado de visitas efectuadas por cada uno y todos los vendedores, en tota
les y con performance de venta y facturación por visita.
Entradas
Formularios
Se hace necesario para el otorgamiento de crédito solicitar al cliente determi
nados antecedentes que, luego de analizarlos, la empresa archivará en una empellí,
430 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
a) Solicitud de crédito
c) Referencias comerciales
2. Manifestación de bienes.
3. Participación en empresas.
4. Garantías prendarias.
5. (¡arnntías hipotecarias.
c) lilementos impositivos
Domicilio legal:
Domicilio comercial:
Datos de referencia
Fecha de otorgamiento: día, mes y año a partir de los cuales tiene vigen
cia el crédito.
lín esle campo, se podría manejar una mayor cantidad de códigos de blo
queo, de manera que indiquen la gravedad del motivo de la interdicción de
la nienla.
hh'«»«
4. Domicilio legal
4,1. Calle 25 AN * Obligatorio
4,2. Número 5 N • Opcional
4,3. Piso 2 N • Opcional
4,4. Ofic./depto. 3 AN • Opcional
4,5. Localidad 25 AN • Obligatorio
4,6. Jurisdicción 1 A • Obligatorio (ver tabla)
5. Domicilio legal
5,1. Calle 25 AN • Obligatorio
5,2. Número 5 N • Opcional
5,3. Piso 2 n • Opcional
5,4. Ofic./depto. 3 AN • Opcional
5,5. Localidad 25 AN • Obligatorio
5,6. Jurisdicción 1 A • Obligatorio (ver tabla)
7. Datos de referencia
7,1. Razón social 30 AN • Obligatorio
7,2. Dirección 30 AN • Obligatorio
7,3. Teléfono 13 AN • Obligatorio
Proceso
A su vez, los elementos de entrada serán archivados en una carpeta abierta a tal
lin y actualizarán el archivo maestro de clientes.
Molidas
Salidas operativas
I ,u salida de este módulo es un informe sobre los clientes incorporados en el
mismo; allí se consigna si se le ha otorgado o denegado el crédito.
lil sistema puede brindar la opción de solicitar este listado para todos los clientes
,» para aquellos que tienen crédito otorgado, o sólo para los que no tienen crédito. A
mi ve/, dentro de estas opciones, puede seleccionarlo para un rango de clientes, para
uno solo o para todos.
Untrada»
lo lllllllllliO N
Fecha de entrega: la informa el operador. El sistema valida que sea fecha vá
lida. Por ejemplo, desde el mes 1 al 12.
Archivos
2. Descripción 30 AN • Obligatorio
2. Precio 6 N • Obligatorio
01 Aprobación comercial
02 Demorada 1 semana
03 Demorada 2 semanas
04 Aprobación crediticia
05 Pendiente
06 Aprobación stock
91 Rechazada comercialmente
92 Rechazada por falta de crédito
93 Rechazada por falta de stock
Proceso
2. Realizar los registros necesarios para poder responder las preguntas relati
vas al estado de la nota de pedido.
Salidas
.. N° de nota de pedido.
- Fecha de pedido.
Código de cliente.
- Condiciones de pago.
I relia de entrega.
• i|tie i'l tuutivn del techa/,o se modifique, y, por lo tanto, la nota de pedido
iPMilte tipmhmlii en una secunda instancia; por ejemplo, ante condiciones de
pitpit iliMiiMufiiiln lime Tinosas, si el cliente accede a acortar los plazos, la nota
(|p (»«tildo |Mi«nli‘ M*y,uii su curso;
* i|tlp lio (m IMuii iiinillllt mi ‘iones cu la nota de pedido y que, por lo tanto, con-
lliult' H'diimiiln
— código de cliente;
Motivo del rechazo (por ejemplo, precio, fecha de entrega demasiado próxima,
código de artículo inexistente o discontinuado, etc.).
A su vez, el vendedor tiene una copia de la nota de pedido para poder consultar.
Entradas
Formularios
Ingresa en este módulo el informe que le envía Administración de ventas a cré
ditos donde especifica los siguientes datos de las notas de pedido aprobadas:
— N° de nota de pedido;
— fecha de pedido;
— código de cliente;
— condiciones de pago;
— fecha de entrega.
Proceso
2.2. En el archivo de cuenta corriente del cliente, se sumarán todas las fac
turas y notas de débito que adeuda, y de ellas se restarán las notas de
crédito pendientes.
3. Se obtiene un total de la deuda del cliente al sumar los puntos 2,2 al 2,5, y
a este total se le suma el importe de la nota de pedido en análisis.
4 ,1. Si dicho importe es inferior o igual que el monto de crédito del clien-
lt\ la nola de pedido es aprobada; este dato se incorpora en el campo
eximio di- la nota de pedido a través de la pantalla de notas de pedido.
4.2.2. Que vuelva a ser demorada por el término de otra semana (códi
go 03).
5. Cada uno de los estados por los cuales vaya pasando la nota de pedido debe
ser actualizado en el archivo de notas de pedido en el campo estado, a tra
vés de la pantalla nota de pedido descripta en el módulo aprobación comer
cial de nota de pedido.
Archivo
3. Fecha 8 AN • Obligatorio
• Valida que sea fecha apta
Archivo de documentos
Es un archivo de movimientos. Las altas a este archivo se producen en oportu
nidad del ingreso del documento cancelando factura del cliente, y las bajas, en el mo
mento en que se cobra el documento. Contiene los siguientes datos:
2. Importe 10 N • Obligatorio
Salidas
Una vez que se realiza el control crediticio de la nota de pedido, la misma puede
ser aprobada o rechazada.
— N° de nota de pedido.
— Fecha de pedido.
— Código de cliente.
— Fecha de entrega.
A dicho informe se adjuntará una copia de los formularios nota de pedido co
rrespondientes.
• y ut* el motivo del rechazo sea modificado y que, por lo tanto, la nota de pe
dido resulte aprobada en una segunda instancia; por ejemplo, que el clien
te cancele algún comprobante pendiente de cobro o que decida efectuar la
comprit ¡ti contado. Si el motivo del rechazo es que la cuenta se encuentra
bloqueada, no habrá forma de efectuar la venta a crédito en ese momento.
- - Código de cliente.
— Motivo del rechazo (por ej„ bloqueo de cuenta, falta de crédito por fac
turas pendientes de vencimiento, etc.).
ICntradam
! h' i Ihhm i'iivlii mt inlni nte ni depósito donde especifica los siguientes datos de
l lI N I M l t l H llt> J I P l I l l l l l l l | l | l l l t l l | j ( | N
— Código de cliente.
— Fecha de entrega.
Proceso
Una vez que ingresa la nota de pedido en el sector depósito, el mismo procede
a consultar el archivo de inventario con el fin de determinar si hay stock suficiente
para satisfacer el pedido del cliente.
2. Que la nota de pedido resulte pendiente por falta de stock del producto re
querido. Si se determina que el stock de esa mercadería va a faltar por un
período prolongado, dicho pedido debe ser anulado para no ocupar el cré
dito otorgado con un pedido cuyo despacho no se completará en un perío
do prudencial, ya que el pedido pendiente puede significar por este motivo
una pérdida potencial de venta para la empresa.
05 - Pendiente.
06 - Aprobación de stock.
Archivos
producen las bajas cuando se despachan mercaderías. Dicho archivo contiene los si
guientes campos:
Batidas
Las salidas posibles de este módulo son las notas de pedido aprobadas, que, en
este caso, se enviarán al sector expedición para que concrete la entrega de mercade
ría.
lil área de facturación está separada del área comercial por norma de control
intorno y depende de la gerencia de control.
1. hel'acluración.
2, l’oslìicluración.
Entradas
Formularios
Pantallas
Pantalla de facturación
Fecha 00/00/00
Código de comprobante 1 (N)
Número de factura 9999-99999999
Remito N° 9999-99999999
Subtotal..........................................
IVA % ..............................................
IVA % .................................. :..........
Total................................................
Cód. artículo.
..- Descripción.
Cantidad.
Iota! lu i iili irla ol mnIoiiui de sumar el campo subtotal más los dos campos
i HMr'>i|inlntlisllli'*4 ni IV A _____ ___
l!l ujitMmlui apiiiolui Ion ilultm desplegados por el sistema, y el sistema emite la
Incluid com'uponillpill# (vt*l " | " ).
i h k c n u
CAP. 12 - SISTEMA DE GESTION COMERCIAL 449
En este ejemplo, consideramos que todos los ítem del remito fueron recibidos
por el cliente y se facturan en forma total.
Proceso
Sistema de prefacturación
Es la facturación que se realiza antes de que la mercadería salga del depósito.
La nota de pedido con aprobación de stock, en vez de ser enviada al sector Expedi
ción, se envía a Facturación. Se emiten la factura y el remito en el mismo momento.
Ventajas de la prefacturación
1. Seguridad de que toda la mercadería que sale del depósito fue debitada en
la cuenta del cliente.
Desventajas de la prefacturación
2. En los casos de rechazo total o parcial de las mercaderías por parte del clien
te, se debe emitir una nota de crédito; si la misma no se informa al área de
cobranzas, puede ocurrir que dicho sector reclame facturas por mercaderías
que fueron devueltas.
Sistema de posfacturación
Es la facturación que se realiza con posterioridad a la entrega de la mercade
ría. El remito con el conforme del cliente por haber recibido la mercadería es envia
do al sector de facturación para que confeccione la factura.
Ventajas de la posfacturación
Desventajas de la posfacturación
I . I nseguridad de que toda mercadería que salió del depósito se haya debita
do en la cuenta del cliente.
Para la emisión de la factura, el sistema consulta los datos del cliente del ar
chivo maestro de clientes por el código de cliente.
Archivo
Salidam
1 ,11 salida operativa de este módulo es la factura; ésta contiene los datos defini
Entradas
Formulario
Nota de pedido
Pantalla
Fecha 00/00/00
Número de remito 9999-99999999
Apellido y nombre, o razón social del cliente: los despliega el sistema. Consulta
el archivo maestro de clientes para el código informado en el campo anterior.
.. Descripción.
Cantidad.
El operador aprueba los datos desplegados por el sistema, y éste emite el remito
correspondiente (ver “proceso”).
fin este ejemplo, consideramos que todos los ítem de las notas de pedido se
remiten en forma total.
Proceso
lil sector Depósito con las notas de pedido con aprobación de stock prepar
físicamente los pedidos, separando las mercaderías que debe enviar, y confecciona un
formulario denominado “remito”.
Para la emisión del remito, el sistema consulta los datos del cliente del archi
vo maestro de clientes por el código de cliente.
t H n tie jjn .
Archivos
Salidas
S is t e m a f i n a n c i e r o
por I sabel B la n c o
426 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
*
12,4,2. MODULO DE PLANEAMIENTO COMERCIAL
a) Descripción global
El módulo de planeamiento comercial tiene como eje una base de datos donde
figuran todos los clientes de la empresa: los actuales, los discontinuados y los poten
ciales.
— Las referidas a los datos básicos de los clientes en sí, de sus socios compo
nentes y de representantes legales y comerciales.
La base de datos servirá para atender consultas puntuales respecto del perfil de
cada uno de los clientes incluidos en elld.
También se utilizará para programar los contactos con los clientes, mediante
visitas rutinarias de vendedores o promociones especiales, y “testeo” de gustos y
preferencias.
Archivos
Archivos propios
Archivo de facturación
Se extrae monto vendido total, monto vendido por artículo y línea de artícu
lo, y cantidades vendidas por artículo.
Archivo de pedidos
Salidas
Pantallas
Muestra en imagen los datos del archivo del cliente. Se accede por el nú
mero del cliente o por nombre completo, o con búsqueda por similar.
13,1,1. CONCEPTO
El sistema financiero de una empresa consta cié una sene de procesos continuos.
La producción de bienes y servicios requiere todo un espectro de insumos que abar
ca aportes materiales, humanos y tecnológicos. L i s insun as se traducen y son pa
gados en dinero ya sea en el instante de la adquisición del insumo o a través de una
cuenta a pagar que implica un pago mediato. Transcurrido el proceso productivo, se
generan costos de administración y venta que nuevamente insumen elementos mate
riales, humanos y tecnológicos. Cuando el bien o servicio resultante se incorpora al
mercado surge una transacción al contado o a crédito. La primera se traduce simul
táneamente en dinero. La transacción de venta a crédito genera una cuenta a cobrar
que en su momento será transformada en dinero.
/
13,1,2. ESTRUCTURA
ili'l áreii de finanzas responde a las actividades fundamentales para llevar a cabo la
luiu iún antedicha:
• Otorgamiento de créditos.
• Cobranzas.
Pagos.
• Planeamiento financiero.
aj Objetivos
b) Responsabilidades
e) Alcance
I Lit H ¡multo 1 U se enumeran los módulos del sistema y las áreas de res-
putmitltilidml itMH imliis n él.
CAP. 13 - SISTEMA FINANCIERO 461
1. Esquema simplificado
2. Esquema detallado
Módulo Area
1. Recepción y control de
la documentación
Orden de compra Recepción y control de la Expediente de pago
documentación
Remito Formación del expediente
de pago
Aviso de recepeción
Recepción y conformidad de
servicios
Factura
Factura anticipo
NC (Proveed.)
ND (Proveed.)
Responsable____________________________ Acción
Cuentas a pagar — Recibe de los proveedores los documentos de deuda por triplicado (fac
turas, facturas anticipo, notas de débito, notas de crédito), controlando
que se atengan a los requisitos de facturación vigentes según disposi
ciones de la DGI.
— Controla la documentación contra la existencia del registro en los archi
vos de órdenes de compra, remitos, avisos de recepción, orden de com
pra, y certificados de recepción y conformidad de servicios.
— Efectúa las verificaciones de contenido establecidas en la norma para
control de comprobantes (proceso no desarrollado - Anexo A).
— Asienta en todas las copias la fecha de recepción, y un número corre
lativo de recepción.
— Archiva transitoriamente por proveedor y dentro de este archivo en for
ma cronológica los documentos de deuda y de recepción.
— Separa los triplicados de los comprobantes de deuda y arma:
a) expedientes de pago de anticipos contra recibo con las órdenes de
servicio recibidas de los sectores solicitantes, de acuerdo con la
norma para la aplicación de anticipos contra recibo (proceso no
desarrorrado - Anexo B);
b) expedientes de pago de proveedores que tienen todos los compro
bantes de compra, de deuda y de recepción en un todo de acuer
do con la norma para la registración de comprobantes (proceso no
desarrollado - Anexo A).
Firma los expedientes de pago correctos. Define los cursos de acción si hu-
blorn observaciones (Anexo A).
II CON m OL DE PROVEEDORES
ftiilli'ilfl
lim iimviitxiwws cuyos expedientes han sido separados, los do-
h
iH(|imil(ln(i mi In norma para proveedores (Anexo C).
Humor« Ion tlu pugo de los proveedores que no han cumpli-
m m twlo los |n»vl«lo8 en el Anexo C.
IngrtMH lo* tlnlim rfn Ion firovoodores que han cumplimentado la solicitud
y lran#llt*t» m i I*u4> n Impuestos.
CAP. 13 - SISTEMA FINANCIERO 465
Cuentas a pagar Recibe y archiva los legajos de proveedores, ordenados por proveedor.
Libera los expedientes de pago de los proveedores demorados, una vez
completada y aprobada la documentación requerida.
Contaduría Reúne y registra los pasivos de todos los documentos de deuda correspon
dientes a los expedientes de pago habilitados con débito a Cuentas a pa
gar y crédito a proveedores.
Imputa y registra el crédito fiscal IVA y las retenciones de todos ios com
probantes controlados.
Cuentas a pagar Ordena los expedientes de pago registrados por Contaduría, por fecha de
vencimiento y por tipo de pago.
Liquida los conceptos a pagar, y habilita las órdenes de pago para su apro
bación financiera.
V. APROBACION FINANCIERA
NEGOCIACION CON PROVEEDORES
Habilita las órdenes de pago cuyo control contra presupuesto fue satisfac
torio e inmoviliza los fondos a pagar.
Solicita aprobación del gerente financiero para las órdenes de pago cuya
negociación no ha tenido éxito (proceso no desarrollado).
Remite al nivel superior que corresponda las órdenes de payo qn», por
monto, concoplo o método, requieran una autorización espwilnl (Anexo 0).
466 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Gerente o director Recibe las órdenes de pago a autorizar por razones de monto, concepto o
(según el caso) método de pago.
Controla y aprueba los pagos correspondientes.
Rechaza los pagos fuera de orden (proceso no desarrollado).
Tesorería Recibe las órdenes de pago (original y copia) autorizadas por el gerente o
director (y por el gerente financiero en su caso) y los expedientes de pago
correspondientes. Prepara el pago según la modalidad asociada a la orden
de pago. Coloca la primera firma sobre el cheque o documento cancelato-
rio. Archiva el original de la orden de pago. Remite el resto de la documen
tación a quien corresponda (apoderado, gerente o director con poder sufi
ciente).
IX. PAGO
Tesorería Entrega o envía los valores al acreedor, junto con los comprobantes de
retención, en su caso.
Contaduría Registra el pago efectuado, con débito a la cuenta del proveedor y crédito
n bnncos y a retenciones impositivas, en su caso.
CAP. 13 - SISTEMA FINANCIERO 467
a ) E m is ió n d e la o b lig a c ió n
Responsable Acción
Cuentas a pagar • Proceden del mismo modo que para el caso de otros pagos.
Contaduría
Cuentas a pagar ■Adicionalmente, cuando la condición de la orden de compra o contrato
prevé esta modalidad, emite el o los pagarés, junto con un formulario de
emisión en dos ejemplares que contiene:
• Lugar y fecha de emisión.
• Nombre del beneficiario.
• Tipo y N° del documento que se cancela (factura, ND, etc.).
• Importe y moneda de pago.
• Fecha de emisión y vencimiento.
• Firma del emisor del formulario.
REGISTRO DE LA OBLIGACION
b ) C a n c e la c ió n d e la o b lig a c ió n
Responsable Acción
VENCIMIENTO DE LA OBLIGACION
Taiortrfi I lunilla Bl nlvnl «uporlor que corresponda las órdenes de pago que,
(ior motilo, (jofumplo o método, requieran una autorización especial a
Un tío ({iw so (itoumlti según el módulo aprobación nivel superior.
CAP. 13 - SISTEMA FINANCIERO 469
PAGO
ANEXO A
Objetivo
Dulormlnar los controles a efectuar para la aprobación de los comprobantes de deuda.
Alcance
I odos los comprobantes de deuda (facturas, facturas anticipo, notas de débito, notas de crédito), cu
yos pagos sean liquidados por Cuentas a pagar.
Descripción general
Cuentas a pagar
Roclbe de los proveedores los documentos de deuda por triplicado (facturas anticipo, notas de débito,
notos de crédito), controlando que se atengan a los requisitos de facturación vigentes según resolucio
nes DGI, y que además se correspondan con los documentos de Recepción correspondientes, que para
materiales son los duplicados de los remitos y de los informes de Recepción, y para Servicios los du
plicados de los certificados de Recepción.
Verifica que los materiales entregados por el proveedor consten en la copia del remito.
Rotóme por nota, y con acuse de recibo, la documentación del proveedor que no se ajuste al régimen
do facturación vigente.
Reclama por escrito y con acuse de recibo la documentación faltante para conformar el legajo, aclarando
que u los fines del cómputo de la fecha de pago, la fecha de recepción del comprobante de deuda será
la del momento en que se complete la documentación.
Arma los expedientes de pago de los proveedores, controlando que cada comprobante de deuda (fac
tura, factura anticipo, nota de débito, nota de crédito) tenga su correspondiente comprobante de com
pra (orden de compra, orden de recepción de servicios, y avisos de recepción).
(¡rtlmilo HflImtMIco;
iiiilti(!lil«iM>lfl <l» Iiw pimilow unitarios y bonificaciones facturados con lo pactado en la documenta-
Üll'lfl ll» l!(l|tl|l|fl,
Innlm ilol («iiii|M(ilinnlH dw doiiiln Inútil o nmyor que la del comprobante de recepción;
Compils # Inliilttlfl km í»M(hm||bii Ibb il» tmymi controles han resultado satisfactorios.
Heahfl/H por »«,'illu y non «mu« tle rniillm lo» (.'(improbantes de deuda que no cumplan con los raqui-
alio»,
CAP. 13 - SISTEMA FINANCIERO 471
ANEXO A,1.
Objetivo
Definir el sistema de control de contratistas.
Alcance
Todo contratista que realice prestaciones para la empresa cuyos pagos se realicen por Tesorería.
Descripción
El control de contratistas se realiza básicamente en cuatro instancias:
— En el momento de la cotización.
• Original y copia de inscripciones y pagos varios (CUIT, ANSeS, obra social, ingre
sos brutos, seguro de vida).
Toda la documentación verificada y obtenida en las distintas instancias se enviará a Cuentas a pagar,
donde se conforma el archivo de contratistas. La documentación original se devuelve al proveedor.
ANEXO A,2.
Objetivo
Definir el sistema de información y control de inscripción y pago de aportes al régimen de trabajadores
autónomos.
Alcance
Toda prestación de trabajadores autónomos cuyo pago sea liquidado por Tesorería.
Descripción
El trabajador autónomo debe exhibir al momento de su contratación:
La constancia de su inscripción ante la DGI (CUIT) y su condición frente al IVA (responsable ins
cripto, no inscripto, no responsable).
Las coplas de la documentación que antecede se remiten a Cuentas a pagar, donde se conforma el
nrchlvo de trabajadores autónomos. Los originales se devuelven a su titular.
ANEXO B
Ob)etlvo
Entoblecer los casos de aplicación de pagos contra recibo.
Alcance
I odos lo« pación conlomplados en el punto “Casos de aplicación”.
Dnorlpolén
I'«lio# (¡otilm torillo un oda moloilolo(|ía croada para responder a las obligaciones que no cuentan con
laoloirt «o »1 momtmlo ilo no i;opluni poro formación del expediente de pago, no son registrables en el
I lino IVA, y ihi lltsnmi i «luí ii ionm» pin IVA, ¡|imancias, o Ingresos brutos.
Cntot da nptlonotón
Alquílalo».
l ’ flflOB (I b BX pBIlBBB
Compm# ni oonlmlo,
CAP. 13 - SISTEMA FINANCIERO 473
ANEXO C
Objetivo
Determinar la información necesaria para el alta de un proveedor.
Alcance
Todos los proveedores de bienes y servicios de la empresa, cuyos pagos deban ser liquidados por la
Tesorería.
Descripción
Se solicita original y copia de las siguientes inscripciones:
• Formulario donde consta la situación frente al IVA (Forms. 435, 436, 437, o 481).
Se solicita una presentación fimada por un director o apoderado de la compañía, conteniendo la siguiente
información:
— Razón social.
Para aquellas empresas que soliciten que el beneficiario del pago no sea la sociedad proveedora, se
solicita la presentación del original y copia del Acta de Directorio y/o poder donde conste esta modali
dad. En el caso de trabajadores autónomos, el beneficiario no podrá ser otro que el titular del CUIT
presentado.
Recibida y controlada la documentación se retornan los originales al proveedor, firmando las copias a
título de autenticación.
La falta de entrega de alguno de los documentos estipulados en esta norma implica la demora de los
expedientes de pago del proveedor respectivo.
r
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
ANEXO D
Dollnlr los niveles de autorización de pagos, en función de los medios, conceptos y categorías corres
pondíanles.
l odus Iü s órdenes de pago cuyos montos, conceptos y medios de pago se encuentran dentro de los
I n tabla enumera los códigos de pago empleados por Tesorería, cada uno de los cuales se refiere a
un instrumento determinado.
1 Efectivo
2 Cheque certificado
3 Cheque al portador
4 Cheque al portador cruzado
5 Cheque a la orden
6 Cheque no a la orden
7 Cheque de pago diferido
8 Débito automático
9 Otros medios
19. Categorías
SISTEMAS ALTERNATIVOS
Los permanentes avances que se suceden en el campo de la informática y las comunicaciones presentan
constantemente desarrollos específicos de sistemas de gestión que involucran tecnologías alternativas
en el movimiento de fondos. Veamos una breve transacción realizada a través de Internet. Para ilustrar
mejor el caso, se consignan todas las etapas, sin fragmentar la operatoria.
2. Hecha la selección, envía un mensaje electrónico a quien debe autorizar la compra, conteniendo las
características, especificaciones, cotización y diversos datos necesarios para la toma de decisión,
inclusive puede incluir una fotografía digital del producto.
4. Compras transfiere la información a la base de datos digital de órdenes de compra. Obtenidas las
autorizaciones correspondientes de los responsables administrativo y financiero, envía la orden al
proveedor, mediante un mensaje encriptado, detallando la forma de pago. En general, en estos ca
sos existe un acuerdo previo con ese proveedor que suele contemplar la existencia de una cuenta
corriente, y los datos de las cuentas bancarias que intervendrán al vencimiento para realizar las trans
ferencias de fondos.
Tratándose de particulares, el mecanismo consiste en suministrar los datos de una tarjeta de crédi
to (titular, marca, vencimiento, número y código de seguridad) a la que se debitará el monto en opor
tunidad del pago.
Verifica en la Red la situación financiera del cliente en la Central de Riesgo. De ser correcta, che
quea el stock e identifica los productos a enviar y dar de baja.
6. El proveedor emite el remito y tramita la entrega con el distribuidor. Envía la mercadería con el re
mito. Una vez efectuada la entrega en el domicilio del cliente y devuelto por éste el remito firmado
de conformidad, procede a la emisión y envío en forma electrónica de la factura.
7. El cliente procede al control, aprobación, registro de la deuda y actualización del presupuesto con
los mismos recaudos que los procedentes para los sistemas ortodoxos. Transmite la aprobación al
proveedor mediante claves. Este es el mecanismo que pone en^marcha la secuencia de pago elec
trónico al vencimiento, según ol sistema acordado entre las partes.
476 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Hemos descripto sintéticamente una operatoria realizada a través de una herramienta que permite el
Intercambio electrónico de documentos en forma normalizada y estructurada, de computadora a
computadora. La seguridad de las transacciones, el cumplimiento de los acuerdos y el desenvolvimiento
do las actividades requieren un mecanismo de claves de seguridad, que se asignan y manejan a tra
vés de entidades autorizadas (organismos certificadores).
I.h clave (o firma electrónica) se compone de dos partes: clave pública y clave privada. La clave públi
ca es la que puede desencriptarse por las partes intervínientes en la transacción para facultar el proce
samiento y determinar la verosimilitud de las operaciones. La clave privada es manejada por el orga
nismo certificador, y equivale a la autenticación de la firma. La frecuencia de cambio de clave y su
metodología son factores que hacen al control interno de esta clase de sistemas y se realizan a través
dol organismo certificador o por decisión de éste.
a) Objetivo
b) Alcance
I Imite 1 1 uní elecíivl/iu iOn del cobro, ingreso de los valores percibidos y
lejilNdHt lóii contable
| i> I u n l i i i i i f n i K ilf 1 l u m l t n n ft M iiu lM tiiln ii h i Itu u in iK o en ñ o la s ile d éb ito se rig e n p o r las iio ii i i i i n
ilr " it ilo * l u g l i» » * "
CAP. 13 - SISTEMA FINANCIERO ATI
1. En el cuadro 13,3, se enumeran los módulos del sistema y las áreas de res
ponsabilidad asociadas a él.
1. Esquema simplificado
Módulo Area
I. Activación y organización
de la cobranza
Cuenta* corrientes — Recepción y control de — Listado de cobros por
comprobantes a cobrar vencimientos.
Cobradores por zona — Activación del cobro — Listado de cobros por cobrador
• Induras — Organización y distribución — Facturas
de documentación — Notas de débito
• Notas de débito
V. Depósito de efectivo y
valores en bancos
Cuentas a cobrar
• Resumen diario de Caja — Clasificación, custodia y — Boletas de depósito
depósito de fondos
• Recibos — Efectivo y valores recibidos
fuera de hora
• Efectivo y valores
VI. Contabilización
Cuentas a cobrar — Registro de la cobranza — Asientos contables
• Resumen diario de Caja — Registro de los
• Recibos depósitos
1 . A m b ie n te d e c o n t r o l
■
— Políticas poco claras o inexistentes sobre administración de fondos.
2 . C o n tr o le s d ir e c t o s
lím iülrtn »It* lilfoinit»» jjpipttt lalen y revisión efectiva por la gerencia de:
— Las cuentas bancarias solamente pueden ser abiertas o cerradas por re
solución del Directorio.
3 . C o n tr o le s g e n é r ic o s r e la t iv o s a l m o v im ie n t o d e f o n d o s
— Separación de funciones:
Una adecuada segregación de funciones incompatibles en las áreas de ma
nejo de fondos se manifiesta primordialmente en:
(3) En las empresas c|tie ulili/an sistemas compularizados de Cuentas a Panar y ('nenia» a ( ’»huir,
la operación se integra con el re^islio, l o nuil no viola la norma, por cuanto los C N t iìn iliu i'N ilo tonimi e*
tAn incluidos e n e l sislemii a triiví» i l e I h n i I i i v c n i l e acceso, l.os sectores lie r i’ ^ l N l l t H ’ lr t li mi m t l l J H l i I#
nnolación i l e la Ininsiicción, s I i h m |i i i ' vi'illlriin la l o m r c i ó n d e l movimiento y III» i lilVM l i f iwlHtiítíi itili
482 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
— Conciliaciones bancarias
Representan un elemento de control muy efectivo. Es conveniente que sean
preparadas por personal ajeno a las tareas contables relacionadas con el
manejo de fondos. Cuando esto no es posible, es conveniente que ellas sean
revisadas e inicialadas por un funcionario independiente de nivel superior. De
esta manera se puede considerar a este procedimiento como control clave.
- Seguros de fidelidad
Esta norma pretende, por una parte, limitar el riesgo de circulación y tenen
cia de efectivo, y por otra, probar los desembolsos de fondos, habilitando
la conciliación de los pagos registrados con los que figuren en los resúme
nes bancarios.
De esta manera se evita el riesgo de disposición de fondos por una sola per
sona. Simultáneamente se produce un control recíproco, minimizando el
riesgo de comisión de errores. A tal fin, ambos deberán realizar una revi
sión integral tal como se prescribe en la norma siguiente.
/
486 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Apniluu Ion tic los desálenlos por pago al contado o por pronto pago.
Se IImIiiii\ ilp (|tit» lo* rumión v vitlores ingresen a través de una tesorería con-
I ih II/ iuIh nI ii Intelillt'dlitlli'*i I I ingreso puede tener origen en pagos del
CAP. 13 - SISTEMA FINANCIERO 487
13,5. EL PLANEAMIENTO DE LA
GESTION FINANCIERA
lil planeamiento de gestión se concreta en casi todas las empresas a través del
¡presupuesto: un plan integral que resume toda la actividad que la organización desa-
[irollniíí durante un período dado (generalmente anual).
|i»m son I o n íii Mi milenios que np empican para llevar a cabo este propósito:
I»ll 1'onuulti »1»' Nul a n a l< , AitwMlUMi lint th‘ iiifiimiziiriimex, Ediciones lntcroccliniuiK S.A., Hiic-
AIii'r, l'l'Jt, |)#n HH
CAP. 13 - SISTEMA FINANCIERO
lis un estado que permite estudiar el flujo neto de fondos entre dos momentos
sucesivos que corresponden a dos estados patrimoniales que cubren un período no
histórico, sino referido al futuro.
* I ti» tlllmMu luí t|iti' itl'Moilu'n I o ir Ios (aplicaciones) son las siguientes:
1. Orígenes
lil cash flow proyectado puede abarcar cualquier período de tiempo. Cuando se
(rula de la financiación de un proyecto, este período corresponde a la extensión del
proyecto en el tiempo. Las divisiones de los períodos suelen ser mensuales para abar
an' las fluctuaciones estacionales de los movimientos de fondos. Cuando la actividad
es muy variable pero predecible, pueden cubrir períodos más breves. Cuando la ac
tividad es estable pueden extenderse los períodos. Si se pretende abarcar períodos muy
extensos, ya sea para predecir el comportamiento de un proyecto prolongado o para
snlisfiiccr requerimientos de entidades externas (requisitos exigidos por bancos, por
el lisiado, por entes licitadores, etc.), pueden subdividirse en lapsos breves los perío
dos miís cercanos (semanas o meses) y en lapsos mayores (trimestres, semestres o
míos) los más lejanos en el futuro.
7. Deben agregarse todos los otros gastos de producción como fuerza motriz,
mantenimiento, vigilancia, seguridad, impuestos y gastos indirectos. El cri
terio de desplazamiento en el tiempo es el mismo que para los demás egre
sos, y desde luego habrá componentes futuros y componentes ya incurridos
y no pagados.
Además de los gastos corrientes deben tomarse en cuenta los egresos pro
venientes de inversiones, pagos de dividendos, pago de préstamos, inversio
nes temporarias y permanentes, y cualquier otro egreso no operativo. Del
mismo modo se considerarán las ventas de bienes de uso, de inversiones
temporarias y permanentes, aportes de capital, ingresos por préstamos, y
lodo otro ingreso no operativo.
II) t lim ve/, tomados en cuenta todos los ingresos^ egresos de fondos posibles,
ln suma algebraica de los conceptos, partiendo del saldo inicial, proporcio-
imul el superávit o déficit de caja al final de cada período proyectado. Las
empieNim N iit'le n fijar un saldo mínimo de caja a mantener. En este caso, el
niiIiIu mínimo deberá computarse a fin de determinar las necesidades de fi-
iimn Im (fui o el excedente de fondos al final del período.
Moneda Mes/año Mes/año Mes/año Mes/año Mes/año Mes/año Mes/año Mes/año Mes/año Mes/año
-
Saldo inicial de caja y bancos
CAP. 13 -
CSJ
Ventas totales (netas de desc. dev. e imp.)
eo
NP (-) Ventas a crédito
ingresos por ventas anteriores a crédito
Ingresos netos de caja por ventas (2-3 + 4)
ÜJ cc <
O cc U J
Otros ingresos operativos
I-
Ifi (O 1
tfi
Total ingresos operativos de caja
SISTEMA FINANCIERO
O
Total compras (netas de desc. devol. e imp.)
a.
(-) Compras a crédito
UJ
UJ
1 Pagos de compras anteriores a crédito
CM
CC
Egresos netos por compras (9 - 10 + 11)
CD
CO
RA i Pagos de salarios de producción
h-
I Otros pagos relacionados con la producción
LU
m
: Pagos por gastos comerciales, generales
i y administrativos
o
>
I Pago de gastos de financiación
OS I
t -
Pago de impuestos
co
Total de egresos operativos de caja
Mt
Ventas de inversiones temporarias (hasta 1 año)
&
el
Venta de bienes de uso
W
tÜ
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Venía de inversiones permanentes (+ de 1 año)
495
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en
14,1. CARACTERISTICAS
• Remuneratorios:
a) aguinaldo;
b) vacaciones;
c) jubilación;
d) horas extra;
e) comisiones.
• No remuneratorios:
a) asignaciones familiares;
b) premios;
c) indemnizaciones;
Por parte del empleador existen otros gastos llamados “aportes patronales o
cargas sociales” . Estos sumados a las remuneraciones se transforman en un costo para
la organización que realiza el pago. El cálculo de los aportes se realiza sobre la base
de importes remunerativos mencionados anteriormente.
Por otro lado, el empicado tie n e retenciones por distintos conceptos, im p lic m i-
do esto una disminución cu sus ingresos. El empleador retiene y renli/,n el pago c o
rre s p o n d ie n te .
500 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Tanto los aportes como las contribuciones están normatizadas por ley, es decir,
se destinan al Sistema Inlop.imlo de Jubilaciones y Pensiones — SÍJP— (ley 24.241).
Otro aspecto importante pava destacar es que el sistema debe prever la genera
ción de informes para los niveles gerenciales con la amplitud requerida por los mis
mos, así como también en tiempo y forma.
14,2. CONCEPTOS
I ti iilllim ion n uno u otro es obligatoria para todas aquellas personas que sean
muyo»*'» de 1H nnox y n abajen en relación de dependencia o como autónomos. Evi-
ilf'hl»»im»n!P, Iti* nntmiiM puta m«< u oirn caso cambian.
Jubilación 11 % 16%
INSSJ y P 3% 2%
Los montos para calcular los valores de aportes y retenciones tienen un monti
mínimo y máximo fijado sobre la base del Aporte Medio Previsional Obligatorií
(AMPO).
Anuales: por ejemplo, ayuda especial por hijos en etapa escolar (hasta 18 años);
hijo discapacitado (sin límite de edad).
lil concepto de mejor remuneración debe tener en cuenta conceptos como: li
cencias, comisiones, premios, horas extra, etcétera.
Según la ocasión, el SAC se calcula sobre la base del tiempo trabajado por el
empleado. Esto puede darse en el caso de licencias sin goce de sueldo, despido o
renuncia.
lil SAC esta sujeto a las mismas retenciones y aportes que las remuneraciones
mensuales.
14,2,4. VACACIONES
l.as vacaciones son licencias que se otorgan a los trabajadores durante las cua
les no prestan servicios, pero tienen derecho a cobrar por todo el tiempo que éstas
limen.
I'n leqnisilo necesario para gozar de esta licencia haber trabajado la mitad de
U m illit* ile ! m \ o :
l'it t it mi i Alt d io
Para la mujer que pidiera esta licencia, está contemplado en la ley 3 meses con
goce de las remuneraciones correspondientes.
Esta licencia puede ser ampliada por 6 meses más, pero sin derecho a percibir
por estos últimos ninguna remuneración.
Para ampliar la licencia, la empleada debe avisar antes de concluir los 3 meses
ya solicitados para que ésta se extienda por 3 meses más, y de la misma manera para
los restantes 3 meses.
— Licencia por examen: la cantidad de días por año es variable de acuerdo con
cada empresa.
Cada uno de los empleados debe tener dentro de la organización un legajo donde
no sólo consten sus datos personales, sino también:
• Examen psicotécníco.
• Premios y sanciones.
• Certificados de ausencia.
lis de notable importancia tener en cuenta que los legajos deben estar actuali
zados, tanto por modificaciones en los datos del empleado como en los demás ítem.
3. Control interno: en todos los legajos deben quedar asentados los ascensos,
los cambios de categoría y todas aquellas modificaciones que cambien la si
tuación del empleado frente a la organización.
Cada uno de estos legajos lleva un número que seguramente será el mismo que
se utilizará al cargar los datos necesarios para la liquidación.
Legajo N2 2S35466
Roberto Sánchez
IStiii yriii iiti Iti'i i-iiii iiilii'i ni ‘ii'.icuiii, t ullíamos con tres bases de datos diferen
te!» de iltMiile ne nl'iii tu lit Itilnunm ion necesaria para la liquidación:
MnI ii Iii Ii Iii ilohe eiiiilPHPl Itw dlyuietiies dalos relacionados con el personal:
CAP, 14 - SISTEMA D E SUELDOS Y JORNALES 505
• número de legajo;
• apellido y nombre;
• domicilio y teléfono;
• estado civil;
• nacionalidad;
• fecha de nacimiento;
• categoría;
• cargo;
• fecha de ingreso;
• otros datos.
En caso de que existiese algún tipo de alta, baja o modificación de los datos,
el archivo debe ser automáticamente actualizado, ya que esta información es totalmen
te necesaria para realizar una correcta liquidación.
Archivo modif.
Altas, bajas y
datos fijos
modificaciones
r
r_
Padrón
aotual
506 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Esta (libia osla relacionada con la carga de datos que modifican la situación del
empleado frente a la organización.
— Altas: aquí se ingresan todos los datos relacionados con un empleado nue
vo mencionados en la tabla del archivo maestro de empleados.
Por otra parte, puede ocurrir que existiesen modificaciones en los datos relacio
nados con los porcentajes legales de contribuciones y aportes.
Archivo
Ingreso de datos Actualiz. transitorio
variables actualizado
Listado
CAP. 14 - SISTEMA DE SUELDOS Y JORNALES 50/
En esta base de datos están contenidos todos los datos necesarios para realiza
los cálculos relacionados con la liquidación; básicamente, son los siguientes:
Una vez que se realizaron todas las modificaciones contenidas en los gráficos,
se procede a realizar la preliquidación, la que luego es validada para poder de esta
manera realizar la liquidación definitiva.
508 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Entradas
• Hum« t'xli'it.
■ Union (iiiiii ii'U'iu iiMi ild itnpui'sio a las ganancias (Tabla 3).
Archivos
Archivo de sueldos:
i
— período;
— antigüedad;
— asignaciones familiares;
— horas extra;
Archivo de jornales:
— horas trabajadas;
— ídem al anterior.
Archivo de asistencia:
En el caso de jornales:
• número de legajo;
• fecha;
• hora de ingreso;
• hora de egreso;
Un el caso de Nucidos
• sector;
• horas extra;
P ro c e s o s
Los sectores que intervienen en la liquidación de sueldos y jornales son los si
guientes:
Malida0
• i ce ilíos;
• tlctullc ile lU)unl¡\eióir. por destino, por centro de costos, por departamento,
i'ti ¡Mi'!»,
• lluliulu de m nulliMi iim en electivo: por destino, por centro de costos, por sec-
toi, i*ti iMimii,
• libro ley:,
• resumen de contabilidad;
• certificaciones de servicio;
3. Cálculo de la liquidación.
4. Pago de la liquidación.
lin caso tic tener tarjetas magnéticas, Personal hace este control mediante la
obtención de datos que surgen de éstas.
— Enfermedad.
— Cambio de categoría.
—- Horas extra.
Inasistencias.
Recibe el listado de Personal que contiene todos los datos necesarios para \
¿
realización de los cálculos correspondientes.
— Sueldos: los datos a tener en cuenta son: número de legajo, nombre y ape
llido del empleado, categoría, sector, inasistencias justificadas o no justifi
cadas, licencias autorizadas, novedades o modificaciones.
— Jornales: los datos a tener en cuenta son: número de legajo, nombre y ape
llido del empleado, categoría, sector, inasistencias justificadas o no justifi
cadas, licencias autorizadas, novedades o modificaciones, horas trabajadas
en la quincena, valor de la hora por categoría.
Sobre la base de estos datos se realizarán los cálculos de sueldos y/o jornales
teniendo en cuenta los aportes y retenciones, así como también las asignaciones fa
miliares correspondientes.
Lo que queremos destacar es que para tener listas las liquidaciones en el mo
mento oportuno para poder realizar su pago es necesario prepararlas con anterioridad
y darle un corte a la carga de información proveniente de los distintos sectores. Des
de el momento de corte hasta el fin del ejercicio evidentemente habrá situaciones no
previstas, inasistencias, por ejemplo, que serán contempladas en el mes siguiente con
los respectivos ajustes.
Por otro lado, no ocurre lo mismo con el pago de las horas extra, ya que las
mismas se pagan vencidas, es decir, al mes siguiente de que se efectuaron; por ello
en este caso el cálculo que se reali/n es exacto y no está sujeto ¡i modificaciones.
514 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Los datos que debe contener cada recibo de sueldo son los que se visualizan en
el gráfico a modo de ejemplo.
Bueldo básico
Ant. volunt. a cuenta de futuros convenios
Comisiones
Total de haberes con aportes
Total de haberes
Aportes jubllatorios
Aportes al IWSSJP
Anoolftolón mutual
Totul 1’otonolonon
TnWU noto
A p o rta n y n<ml,i‘llm<!l(mti»
Pero a los fines de poder dar distintos ejemplos podemos desarrollar tres que,
en general, son los más utilizados.
Los criterios comunes a todos son: una vez emitido el recibo por duplicado por
liquidación de sueldos, Tesorería es la encargada de realizar los pagos correspondien
tes a cada empleado.
Por otro lado, recibe la orden de pago emitida por Contaduría y chequea la in
formación que surge de los recibos.
Cada empleado pasa a cobrar por Tesorería. Retira su sobre, firma el reci
bo de sueldo correspondiente y se lleva el duplicado, quedando el original
en poder de Tesorería
El cheque puede llevar una o dos firmas, esto varía de acuerdo con la can
tidad de personas autorizadas que figuren en la cuenta bancaria.
Cajero automático', en caso de que los empleados cuenten con una caja de
ahorros donde se depositan sus haberes, Tesorería envía la planilla de liqui
dación autorizada juntamente con un disquete al banco correspondiente para
que éste deposite los importes en cada una de las cuentas que figuren en el
listado.
Estos son los encargados de que cada uno de los empleados de su sector
firme los mismos, y luego envía los originales a Tesorería. Otra opción se
ría que los empleados pasen a conformar el recibo directamente en este sec
tor (Tesorería).
2. Las horas extra, las ausencias por vacaciones, y todo tipo de licencias men
cionadas anteriormente.
3. Las liquidaciones.
5. Los pagos.
Normas
I . Las personas que liquidan las remuneraciones no deben ser las nüfiinit» que
controlan horas normales, horas extra, asistencia, eleven)
518 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
4. Alguien ajeno al personal de liquidación debe verificar que las horas traba
jadas por cada empleado sean las reales, siempre y cuando la cantidad de
personal de la organización lo permita. En caso de existir una gran canti
dad de personal, se debería trabajar con totales de control y muestras.
II) lín cimillo ni cumplimiento de los requisitos legales, es necesario que el li
lilí» de aneldo nr encuentre rubricado y con la información al día. Tanto el
lllno i t u m i I o n i ceibos deben poseer el formato que corresponda de acuer
do i un ln lejjl.Nlm ion vírenle
I I l’ui ultimo, i'm ikh ehiuio que el |m;m se efectúe al destinatario del mismo
teniendo total N i 'jt t lild m l de que nsi se está realizando. Es por ello que mu
chas otgHiil/.iicioiH'* MHfHlItnii I o n haberes a través de cuentas bancarias para
no NÓlu pvllm p*!<* lipo tlt> eiioies, sino también robos.
C a p it u l o 15
S is t e m a contable
por A n d r e a R a q u e l S ilva
15,1. INTRODUCCION
Estos efectos deben ser conocidos por la dirección para poder administrarla >
dirigirla, así como también por terceros interesados.
El sistema contable tiene por finalidad registrar dichas operaciones, aquellas que
producen variaciones en el patrimonio de la organización, así como también reflejai
sus efectos económicos y financieros. Es un sistema integrado y la partida doble k
da su estructura básica.
• Controles: debe tener incorporado los controles mínimos para prevenir los
errores u omisiones y fraudes.
l ’Mitn muitnth (>Miln duda*, por el control interno, cuya finalidad es que la infor
m al irm i|ih* piiuln/i a el Milenta muestre la situación económica y financiera real de
la eiiipit'hii, di* a al m auiiio las posibilidades de errores y de fraudes y se rea
licen tmlnü Ion pita etllmlriiloí» que la dilección lia establecido.
CAP. 15 - SISTEMA CONTABLE 523
Normas:
Controles de entradas:
• Control de código de cuenta del plan de cuentas: que esa cuenta exista, que
no sea de definición de rubro o de tipo de cuenta.
• Control de fecha de imputación: que coincida con el rango de fecha del ejer
cicio.
• Controles de integridad: que todos los datos que deben ser ingresados al sis
tema se hayan cargado al mismo.
• Verificar que las operaciones sean registradas una sola vez, para evitar el
procesamiento duplicado.
23 R Aportes as capíai
25 01
2E - a je s :c r s r e r s v mantenimiento de bienes
36«
25 “* la n e ra s :e rvsrsiones permanentes (+ de
- año
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522 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
• Controles: debe tener incorporado los controles mínimos para prevenir los
errores u omisiones y fraudes.
Estas normas están dadas por el control interno, cuya finalidad es que la inl'or
mación que produzca el sistema muestre la situación económica y financiera real tic*
la empresa, se reduzca al máximo las posibilidades de errores y de fraudes y se m i
liccn todos los procedimientos que la dirección ha establecido.
CAP. 15 - SISTEMA CONTABLE 523
Normas:
Controles de entradas:
• Control de código de cuenta del plan de cuentas: que esa cuenta exista, que
no sea de definición de rubro o de tipo de cuenta.
• Control de fecha de imputación: que coincida con el rango de fecha del ejer
cicio.
• Controles de integridad: que todos los datos que deben ser ingresados al sis
tema se hayan cargado al mismo.
• Verificar que las operaciones sean registradas una sola vez, para evitar el
procesamiento duplicado.
524 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Controles de procesos:
• Control de rango y campo: que los datos que se ingresan estén de acuerdo
con la definición de la celda en la que se ingresan.
Controles de salidas:
15,4. ESTRUCTUR A D EL S IS T E M A
La estructura general del sistema contable puede ser vista a través del gráfico 15,1.
1. Subsistema integrador.
2. Subsistemas analíticos.
1. Subsistema de proveedores.
2. Subsistema de clientes.
4. Subsistema de stock.
• Cantidades: verificar que las cantidades ingresadas sean iguales a las soli
citadas.
• Precios: que los mismos coincidan con los pactados en las órdenes de com
pra.
De la misma manera se ingresan las notas de débito y las notas de crédito emi
tidas por los proveedores. Estas serán tenidas en cuenta al momento del vencimien
to de la factura para generar la orden de pago.
526 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Con el ingreso de cada una de las facturas, notas de débito y notas de crédito,
el sistema genera el Subdiario de IVA-Compras. En este archivo podemos encontrar
los siguientes campos:
Estos subdiarios son mensuales y sus datos son volcados por razones legales en
el libro IVA-Compras. También es posible que dichos listados sean impresos en ho
jas móviles que requieren de autorización por parte de la autoridad de contralor so
bre el sistema que emite dichas hojas móviles.
Otro proceso que se lleva a cabo dentro de este subsistema es el manejo de las
cuentas a pagar. A través de él, se generan listados con las facturas pendientes de pago
(listado de cuentas a pagar) y sobre la base de ese listado, en función de las fechas
de vencimiento de las facturas, se van obteniendo las respectivas órdenes de pago que
serán remitidas a Tesorería para que haga efectivo el mismo. Con las órdenes de pago
emitidas se genera un listado con la siguiente estructura:
TnmbU'n i>»< lm ttl'h igm* el subsistema genere listados con los importes adeu
dados do cmlü tilín di lo , |>n>vri-tli>ies, así como también listados de movimientos.
La íd I uuiími irm hask-n de este sistema es tomada de las facturas de venta que
emite la eiiipi t'mi
Este listado deberá ser pasado al libro IVA-Venta en forma manual o podrá ser
llevado en hojas sueltas rubricadas, para lo cual se imprimirá el mismo directamente
del sistema en las hojas correspondientes.
En relación con el tema de cobranzas, Tesorería emite los recibos por las co
branzas realizadas. Con los mismos, se armará el Subdiario de Cobranzas donde se
indicará qué documento se cancela y a qué cliente corresponde. Con esta información
se actualizará la cuenta corriente del cliente y además el subsistema realizará el asiento
de cobranzas que se cargará en el Diario del subsistema integrador.
Cada vez que se realiza una cobranza, Tesorería emite un recibo, que debe es
tar pienumerado, que luego servirá para que el subsistema de clientes realice las re-
['jstraciones correspondientes. Es dable recordar que, como norma de control inter
no, todas las cobranzas deben ser depositadas íntegramente en el día.
Para realizar los depósitos, Tesorería debe completar una “boleta de depósito",
en la cual indicará los datos de los valores depositados, la cuenta a la cual deben
acreditarse, etcétera.
En relación con los pagos, al sector se le remiten las distintas órdenes de pago,
y con estos documentos, luego de verificar su origen, autorización, etc., emite los
cheques correspondientes y actualiza el subdiario de bancos.
(llleiem liin i on lo que tiene registrado la empresa, para ver el origen de esas diferen-
i tiin, v pin n determinar si es necesario realizar algún ajuste.
Para esto, tenemos un archivo de stock donde se registran los datos de los artícu
los como ser:
• código;
• existencias;
• ubicación física;
• stock mínimo.
• código;
• nombre;
• descripción.
Estos listados se pueden preparar en forma global o por centros de costos, se
gún sea requerido por el sector que necesita la información.
Mayores y posteriormente, a partir de los saldos que figuran en dichos Mayores, se Con respecto a la amplitud del Plan de Cuentas, debemos tener presente que ésta
obtienen los informes contables, ya sean de carácter legal o gerenciales. debe ser tal que permita su manejo, es decir, no debe ser tan analítico que impida su
Como primer paso debe estar definido el plan de cuentas a través del cual se correcto uso. Por lo tanto, dentro del Plan de Cuentas tendremos las cuentas básicas
harán todas las imputaciones en el libro Diario. globales (caja, bancos, deudores por ventas, proveedores, etc.), mientras que las cuen
tas analíticas serán manejadas por cada uno de los subsistemas dentro de su gestión.
En la definición del mismo deben tenerse en cuenta ciertos elementos: Todo aquello que no esté definido o contemplado en cada uno de los subsistemas
• forma jurídica de la empresa; deberá incluirse dentro del plan de cuentas global. Por ejemplo, se incluirá la cuenta
Proveedores y se imputará a ella las deudas por el total, pero dentro del subsistema
• estructura interna de la misma; de proveedores se llevará en forma individual la cuenta de cada uno de ellos, con sus
• actividades que realiza; respectivos movimientos (cuentas analíticas).
• normas legales y profesionales vigentes; Dentro del Plan de Cuentas hemos definido cada uno de los rubros y dentro de
ellos las cuentas que lo componen. Con respecto a los resultados negativos, sólo
• la información que se quiere obtener del sistema. mencionamos los grupos de gastos; en cada uno de ellos existe un gran número de
Todos estos elementos hacen a la estructuración y codificación del plan de cuen cuentas que representan los distintos gastos que realiza la empresa a lo largo del ejer
tas. cicio, como ser: en los gastos de comercialización: Ingresos Brutos, Publicidad, V iá
ticos, etc.; en los financieros: Intereses, Comisiones y Gastos Bancarios, etc.; y en los
Como mínimo un plan de cuentas incluye: de administración: Sueldos y Jornales, Cargas Sociales, Papelería y Librería, Hono
a) código de la cuenta; rarios, Alquileres, etcétera.
El Plan de Cuentas es el archivo principal del sistema contable ya que a parí ii Concepto N° de cuenta
de él se desarrolla todo su funcionamiento, por lo cual debe tenerse sumo cuidado en
Almuerzo 5.0.2.006
su armado, cumpliendo las siguientes condiciones:
Combustibles 5.0.2.009
1. Debe ser lo más completo posible de manera tal que no queden operacio Comisiones 5.0.1.002
nes sin poder registrar por no haber sido contemplada su existencia. Ingresos Brutos 5.0.1.009
Intereses Bancarios 5.0.3.007
2. Se encuentre sistemáticamente ordenado y codificado. Limpieza 5.0.2.003
Papelería 5.0.2.012
3. Permita su modificación y ampliación ante cambios en la situación de la
Sellos 5.0.1.010
empresa. Sueldos 5.0.2.001
4. Se encuentre descripto con un lenguaje claro, para que no existan errores en Teléfono 5.0.2.004
5. Reduzca el riesgo de que se cometan errores en las imputaciones de Iun Como estuvimos viendo, el sistema está compuesto por varios subsistemas
operaciones. donde se registran las operaciones básicas de la empresa y luego, de estos subsiste
mas, se generan automáticamente o en forma manual los asientos que reflejan dichos
532 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
movimientos, para el libro Diario. El enlace entre los subsistemas y las registracio-
nes del libro Diario se realiza a través de la codificación de las cuentas definida'en
el Plan de Cuentas. En función de esto, el subsistema contable identifica los movi
mientos de cada una de las cuentas y calcula sus saldos, con lo cual se pueden obte
ner saldos actualizados en cualquier momento, ya que se van generando automática
mente los Mayores de cada cuenta.
Contable S.A.
Ejercicio iniciado el 1o de enero de 1998 y finalizado el 31 de diciembre de 1998
N° de asiento:...........................
F1: Ayuda F2: Plan de Ctas. F3: Graba F4: Borra Esc: Salir
• Sueldos
• Cargas sociales
• Impuestos diversos
• Previsiones
a) número de asiento;
b) fecha;
En relación con el número de asiento, este puede tener distinta forma en fun
ción del criterio que haya definido la empresa para la registración. Puede ser una
numeración correlativa o un código que tenga dos partes:
mico, como, por ejemplo, compras, ventas, pagos, cobranzas, amortizaciones, suel
dos, cargas sociales, impuestos, devengamiento de alquileres e intereses, seguros; por
lo cual sería recomendable tener establecidos asientos tipo donde sólo se cargarían
los distintos importes, ya que la estructura del asiento y las cuentas correspondien
tes estarían definidas. Esto ahorra tiempo en la registración y además reduce la exis
tencia de errores en la contabilización de las operaciones.
De todos los movimientos registrados, surge el libro Diario, que está compuesto
por todos los asientos que reflejan las operaciones realizadas por la empresa, como
podemos apreciar en el gráfico 15,2.
CAP. 15 - SISTEMA CONTABLE 535
Contable S.A.
Ejercido iniciado eM ° de enero de 1998 y finalizado el 31 de diciembre de 1998
Listado del libro Diario
Dentro de los Mayores podemos ver el saldo actualizado de cada cuenta, así
m ino también el detalle analítico de los movimientos que ha sufrido la misma a lo
Iíii ¡’o del ejercicio.
Estas normas deben aplicarse tanto a la obtención de los estados contables como
de los registros contables que también son salida del sistema como son el libro D ia
rio y los Subdiarios.
• Estado de resultados.
Además se deben preparar las notas y los cuadros anexos (Bienes de Uso, Bie
nes Intangibles, Inversiones Permanentes, Cuadro de Gastos, Costo de Ventas, Cré
ditos, ele.).
l odos estos estados, como sus notas y anexos, pueden ser armados manual-
inenle o se puede tener definida en un archivo su estructura básica y completarla en
ejercicio con los datos correspondientes. También podría establecerse la opción
en el s i s t e m a contable del armado de estados contables donde a partir del archivo de
Hiiliince de Sumas y Saldos se generen automáticamente o mediante órdenes del ope-
lailoi los distintos estados.
Las salidas del sistema, como son los asientos Diarios, Subdiarios, Mayores
y estados contables, deben armarse y presentarse de tal manera que puedan ser co
piadas a los libros respectivos cumpliendo con la normativa legal vigente.
Además tic los estados contables, como mencionáramos al principio del capí
tulo, los sectores í>erencinles requieren información especial para el análisis de la
CAP. 15 - SISTEMA CONTABLE 537
15,5. CONCLUSIONES
por Jo r g e R a ú l F u c a r a c c e
16,1. INTRODUCCION
1. División del trabajo: las funciones son cumplidas separadamente por dis
tintas partes relacionadas entre sí.
16,2,1- CONCEPTO
lili este punto se describirá de manera sintética una pequeña empresa, lomada
eomo modelo en su estructura, lisie modelo no implica que necesariamenle sea el
CAP. 16 - LOS SISTEMAS EN LAS MICROEMPRESAS 543
elegido por todas y cada una de las organizaciones para analizar y/o corregir en for
ma estructural su esquema operadvo-funcional. Sólo pretende dar una idea práctica
de lo que debería contener básicamente una organización familiar o unipersonal, pero
de ninguna manera contempla las peculiaridades propias de cada una, que le dan vida
única e insustituible y para lo cual se requiere una estructura específica de acuerdo
con dichas características.
Este sector está a cargo generalmente del titular o los titulares de la empresa.
Es aquí donde se intuye el negocio u operación que determinará el objetivo de ganar
dinero. Es donde se establece la actividad de la empresa, generalmente desde el punto
de vista técnico-operativo, ya sea fabricando o comerciando, o ambas a la vez. Es
decir, el carácter fabril o comercial de la empresa lo da la naturaleza del negocio que
se intuye como lucrativo. En la mayoría de los casos proviene de la capacidad arte
sanal adquirida por el titular que se independiza y que, con el correr de los años, se
va desarrollando en forma de empresa.
En este sector, el objetivo debe estar claro y debe ser transmitido claramente,
poseyendo la capacidad necesaria para esquematizarse mentalmente en la división
de tareas y funciones, a los efectos de dirigir correctamente a sus subordinados.
Para ello deberá estar informado por los canales correspondientes de la mar
cha de las operaciones y deberá corregir los desvíos que se produzcan al plan previa
mente trazado en tiempo y forma oportunos.
Debe coordinar todos los sectores para que cada uno mantenga su propia ope-
ratividad sin perder de vista el objetivo general.
Debe m anejar los datos indicativos de la marcha de las operaciones, sin per
der de vista el objetivo para el cual fueron diseñadas las mismas.
Cuando, por tamaño o necesidad, debe cumplir tareas de otros sectores (gene
ralmente, relaciones públicas, ventas o producción) debe saber dividirse operativa
mente para no mezclar responsabilidades o confundir roles, lo que implica el trasto
can) iento de funciones, con el consiguiente impedimento para realizar el control de
gestión necesario y poder ejercer los desvíos que se pueden producir.
La realidad indica que, en este tipo de empresas, quien ejerce la dirección de
bería cumplir con lo que se mencionó precedentemente, pero carece de conocimien
tos suficientes para llevarlo a cabo, por lo que se transforma en una dirección intui
tiva pero híbrida en lo que se refiere a ejecutividad. Suele ocurrir que se dirige con
i mu chas y contramarchas, con mucha dispersión de autoridad y mezclando las fun
ciones descriptas, lo que lleva a distorsionarlas no sólo para el que dirige, sino para
los dirigidos.
Se podría afirmar, sin lugar a dudas, que el principio del desarrollo de una
ciupicsa comienza con este aspecto, y no con la evolución de los negocios. La capa-
ciincuní en la dirección no sólo es útil para el manejo de la actividad, sino para dar
le iciiovitdo impulso a través de la canalización técnica de esa intuición y experien-
cin Inicia mejores rendimientos en todos sus aspectos operativos y funcionales.
CAP. 16 - LOS SISTEMAS EN LAS MICROEMPRESAS 545
16,3,1. CONCEPTO
Como se ha dicho, esta función a veces la realiza el titular o los titulares, para
lo cual debe sentir real inclinación o vocación vendedora, o si no, debe seleccionar
aquellas personas que sean idóneas en esta función. La atención del cliente, el cum
plimiento, el orden, etc., son elementos intrínsecos de la venta.
Este sector posee dos aspectos básicos que se deben complementar entre sí: la
venta y la administración de ventas.
Si este sector se encargara de las cobranzas, también debería ser el apoyo lo-
gístico, llevando las cuentas de los clientes, los comprobantes respaldatorios y el ar
chivo correspondiente.
IuiNfis ii Nfpjih cu i iulii una de las etapas o tareas a cumplir, los comprobantes a utili-
/m, lu tmilithitl de copias, el destino de cada una de ellas, los tiempos, los espacios,
In iiilniimiciún n suministrar y el destinatario de la misma, etcétera.
( 'oiiio se verá, variadas son las tareas que lleva consigo vender, y todas deben
esliu determinadas claramente tanto cuando se vende como cuando se debe hacer el
se^uimieiilo de la operación después de realizada.
16,3,3. RESUMEN
lista función puede ser llevada a cabo por el titular o los titulares, por otra per
sona o por un grupo de personas, pero se debe tener presente que quien la realice debe
contemplar todo lo inherente a la misma, y no solamente la operación de venta como
un hecho aislado, independiente de los demás, con todos los elementos, al menos los
básicos, que la hagan eficiente y técnicamente rentable.
16,4. PRODUCCION
16,4,1. CONCEPTO
16,4,3. RESUMEN
Como se ha podido observar, este sector es el que mantiene ligados a los de
más. Funciona como nexo entre distintas operatividades, pero generalmente la fun
ción de administración de la producción queda relegada a una mínima expresión,
dejando incompleta una serie de datos que hacen deficiente la información que se debe
manejar para la toma de decisiones.
16,5,1- CONCEPTO
Debe manejarse con la idoneidad necesaria para saber traducir todas las ope
raciones de la empresa, en un lenguaje técnico pero accesible para poder compren
der, de parte del titular, si lo que intuyó como negocio rentable se acerca a la reali
dad o, por el contrario, se aleja de ella, y cuáles son las causas para corregirlas si es
necesario.
1■>* muy conveniente armar este sector separado del resto para no confundir ta-
ii'iiu, Iiiih iones y responsabilidades, aunque sea en su mínima expresión. También
i imvcnieiile designar una persona responsable, que tenga idoneidad y capacitación
Mi|iir lu adquiera durante el desarrollo de sus tareas, dado que las mismas son varia-
■ItiM v 11 ni 11 ipies y tienen la importancia de convertirse en el control y archivo de da-
i i i j i i c lim en a la marcha de la empresa y que deben servir de apoyo a todos los
•d i ton :, v a In dirección para la toma de decisiones.
c) Control: existen varios tipos de control. El control físico de los bienes debe
coincidir con el que surja de las registraciones. Es por ello que cobran im
portancia el control del movimiento de fondos, el de stock, el de facturación,
el de cobranzas, etcétera.
16,5,3. RESUMEN
Sólo se han enumerado las tareas más elementales. Lógicamente, todo depen
de de la actividad, el tamaño y la clase de información que se necesita.
Por último, se deben señalar dos aspectos colaterales a este sector que hacen a
la correcta complementación de su función. Uno es el referido a la labor del profe
sional en Ciencias Económicas, que debe volcar su idoneidad en el armado del sec
tor, además del asesoramiento que debe brindar en temas de su especialidad, y el
consiguiente análisis de la información que surja para saber si es la adecuada, en tiem
po y forma, permitiéndole al empresario una correcta toma de decisiones. El otro
550 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
16,6. L A ESTRUCTURA
16,6,1. CONCEPTO
Toda empresa, cualquiera sea su tamaño, es un ente que comprende todos los
aspectos que se han venido desarrollando en los capítulos precedentes. Como se ha
podido observar, cada tema se ha tratado en forma independiente para dar más clari
dad a su significado, pero eso no debe interpretarse como que funcionan de manera
aislada.
16,7. UN M ODELO
16,7,1- EL ORGANIGRAMA
Este es el modelo que cada empresario debe tener presente en forma permanente
de su propia empresa.
Esta estructura puede ser representativa de una pequeña empresa como la que
se describió, pero, haciendo jugar la imaginación, se puede achicar o aumentar el
tamaño de la misma o el número de personal o de actividad, lo que va a ser invaria
ble es la estructura en lo que se refiere a funciones y sectores. Puede cambiar la de
legación en un encargado de ventas, o de producción o ambos a la vez, pero la fun
ción y el sector siguen existiendo en su esencia y ejecución.
16,7,3. RESUMEN
16,8. LO S SISTEM AS
16,8,1. CONCEPTO
16,8,2. LA ORGANIZACION
16,9,1. REGISTROS
16,8,4. LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
0 Registro de movimiento de fondos
Hecha la advertencia en los comentarios precedentes, se puede advertir que U
noción tradicional de implementar sistemas administrativos para cada sector y pan En este registro deben estar asentados todos los comprobantes relacionados
con
la propia estructura de esta clase de organizaciones es desconocer la naturaleza de lar mgreso y egreso de fondos (dinero, bancos, valores, etc.) imputando cada partida
mismas. Por lo tanto, se debe hacer hincapié desde un ángulo _
completamente dife^ concepto que corresponde por el tipo de operación j --------------- ~
que corresponde (gastos v c i l -
___o „ l „ . • --------------------------------- 4 . „ r > ____________ • i : ---------- _____________ _ i j _ r > __________ i _____ _____________ ______ 1 ___ a l r n n t a H r » r » n m r \ f o n «-»1 « ^ « 4 — J . s i - « . O >
rente. Se ha visto que tanto Comercialización como el de Producción contienen ta1^ aI contado, compras al contado, etc.). Este registro se diseña de manera que vaya
reas administrativas, y el sector Administración es el que une todas esas tareas par;alculando instantáneamente el saldo de los fondos y se conozca su destino. Esto va
suministrar información para la toma de decisiones. Perm,tir eI c o n t r o 1 de fondos Y saber cómo se utilizaron.
En el caso de las pequeñas empresas, las tareas administrativas son cumplida;
por personas que realizan las operaciones del sector pero en su m ínima expresión,) Registro de ventas
quedando la mayoría de ellas para que sean(ejeeüiadas por una sola pvrsona a la qui
comúnmente se la denomina “administrativa” . Se deben asentar en este registro todas las ventas realizadas, separándolas en
Esta característica la hace distinta del resto de las organizaciones y merece uPntado y cuenta corriente, discriminando (opcionalmente) por línea de artículos,
tratamiento diferente también en lo que se refiere al diseño de los sistemas adminis£tallando los datos de la factura (fecha, N°, cliente, importe, etc.).
Ilativos. También vale aquí una aclaración. Se partirá del supuesto de que alguna
tareas se pueden realizar dentro de la organización, pues en la realidad están a carg>
del asesor impositivo contable que, en buena medida, suple a la persona o persona) Registro de compras
que no poseen la ni ^Mili/ación para realizarlas. También esto las hace diferentes. ^
_ . También se deben asentar las realizadas al contado y cuenta corriente, discri-
\ Hecha esta inliutlucción, se verá ahora cómo pueden diseñarse los sistem;i|inantIo por tjpo cie operación (materiales, materia prima, mercadería, etc.), detallan-
\adminislrativos mlmimloN til dimano de la organización. 3 los datos de la factura del proveedor (fecha, N°, importe, etc.).
556 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Nc deben asentar por cliente y por proveedor las facturas y los pagos/cobran-
/ iiíi pina drlemiinar el saldo.
e) Registro de stock
liste registro es más complejo y requiere una mayor carga de trabajo. Por ar
ticulo, por clase de artículos o por rubro se deben registrar las cantidades entradas
(por compras, fabricación, etc.) y las salidas (por ventas, etc.) y determinar el saldo
resultante de cada uno.
f) Otros registros
Se puede abrir un registro de valores de terceros, además del libro Banco, en
tre otros.
16,9,2. CONTROLES
Este sistema permite realizar los controles sobre los movimientos de las ope
raciones físicas de la organización porque no sólo es información que se puede co
tejar entre sí, sino con otras del mismo sistema. Así pueden controlarse el saldo de
los fondos con el saldo del registro, o los saldos de las cuentas a pagar con el de los
proveedores, etcétera.
En las pequeñas organizaciones, los controles deben ser más exigentes, puesto
que sus integrantes tienden a descuidar la manera de realizar las operaciones con sus
correspondientes comprobantes respaldatorios.
El sistema administrativo debe cuidar el seguimiento de los actos que los inte
grantes realicen en sus funciones. Por ello, la función de administración debe estar
implementada desde el comienzo, y asignarle el mismo valor que el resto.
16,9,3. ARCHIVOS
a) Archivo de ventas
b) Archivo de compras
c) Archivo de cobranzas
d) Archivo de egresos
e) Archivo de bancos
Por cada cuenta corriente bancaria se debe abrir un archivo donde se incluya
toda la documentación referida al mismo (boletas de depósito, extracto de cuenta,
notas de débito o crédito, etc.); todo por orden cronológico.
f) Otros archivos
16,9,4. LA CONTABILIDAD
Los registros de primera entrada deben estar diseñados de acuerdo con el plan
de cuentas que se implemente, ya que a este plan deben referirse todas las imputacio
nes de aquellos registros.
Aquí debe hacerse notar que, contrario a las costumbres y a los tratamientos que
se les dispensa a las pequeñas organizaciones, es aconsejable realizar estados conta
bles mensuales, puesto que no sólo es útil contar con información en tiempo y for
ma para la toma de decisiones, sino que es sumamente importante para los contro
les finales que deben realizarse entre los saldos contables, los registros y los saldos
reales de los distintos rubros que representan los bienes patrimoniales (fondos, cuentas
corrientes, stock, etc.).
Son tantas las particularidades que poseen, que se debería analizar y profundi
zar la atención sobre ellas.
16,10. CONCLUSIONES
Esos son los momentos cuando se sufren las consecuencias de una caus
funda que impide manejar y/o crecer a una empresa. Esa causa, a veces, nace
misma empresa. Nace de la mano de su fundador, quien ignora la evolución
de la misma. Desconoce los contenidos o, conociéndolos, no los interpreta.
Pero donde más se hace hincapié, dadas las peculiaridades de la pequeña em
presa, es en la paradoja de la misma. Dividir y concentrar. Se concentran operativa
mente las funciones y se dividen mentalmente los sectores. Esto ayuda al empresa
rio a manejar los tiempos y las formas de tal manera que no pierde el dominio ni de
lo que hace ni de lo que decide.
El empresario debe formar parte de su empresa y a la vez dirigirla. Para esa tarea
debe contar con una estructura que lo ayude no solamente a mantenerse, sino que,
cuando la evolución de sus negocios sea creciente, le sirva de plataforma sólida para
un despegue adecuado a su potencial y a sus aspiraciones...
Donación: □
Compra: 10 EU P E
B I B L I O T E C A C E N T R A L - C A M P U S
Devolver puntualmente
/
Coordinadores
Juan C. Gómez Fulcio
Fernando G. Magdalena
Autores
Angel O . Arostegui
Jorge W. Barrientos
Isabel Blanco
Paula Camarotti
Susana M. Drovetta
Antonio Fovakis
Jorge R. Fucaracce
Luis M. Ghiglione
Juan C. Gómez Fulao
Héctor G. González Padilla
Fernando G. Magdalena
Rubén C. Moleón
Gustavo R. Nievas
Daniel J. Romero
José L. Segade
Andrea R. Silva
Sonia B. Sotomayor
16*10. CONCLUSIONES
Esos son los momentos cuando se sufren las consecuencias de una causa pro
funda que impide manejar y/o crecer a una empresa. Esa causa, a veces, nace con la
misma empresa. Nace de la mano de su fundador, quien ignora la evolución futura
de la misma. Desconoce los contenidos o, conociéndolos, no los interpreta.