CONCEPTOS BASICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En el proceso de globalización y tecnología moderna a nivel mundial, la

administración de información es fundamental para la optimización de procesos
además de liderar espacios o líneas estratégicas que propendan por el óptimo
liderazgo de las organizaciones y las personas.

Con relación a este postulado, considero que cada esfuerzo, valor y riesgo que se
haga en pro de aumentar la eficiencia operativa por medio de la administración de
documentos, es de total relevancia, debido a que cuando un colaborar comparte
información hacia otro esta debe ser segura y oportuna y no se debe romper la
línea delgada de lo coherente.

De acuerdo con Ats una empresa de gestión documental dice que “La gestión
documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión,
almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de
importancia que se manejan al interior de una empresa [ CITATION ATS17 \l 3082 ]”
este concepto afirma lo que se dijo al principio de este texto y es el fortalecimiento
interno de una organización, no se puede ser competitivo y fuerte en el mercado si
la empresa no tiene bases sólidas en el manejo de la información.

Por otra parte, la gestión documental y la administración de archivos le ha

cambiado la cara a las empresas colombianas, las cuales han comenzado a
organizar los archivos en físico y en digital por cada proyecto que ejecuta, de los
cuales se han evidenciado cambios positivos dentro de las organizaciónes, entre
ellos las facturas electrónicas por medio de un programa contable que no solo
genera las facturas de entradas y salidas, sino que permite generar reportes a
diarios del avance de gestión que realiza en las fases de ejecución.
Por otro lado una importante contribución de la gestión archivista a ha sido la
disminución de tiempo en los procesos de consulta en la formulación de proyectos
con base a los resultados, anteriormente cada persona que llegaba a una
organización y necesitaba un dato relevante debía ir a la bodega de archivo y
buscar la carpeta necesaria, teniendo en cuenta que esta no estaba organizada
por orden cronológico lo cual hacia que se perdiera mucho tiempo y se
extendieran las fases de ejecución, cuando se adapta la gestión documental de
acuerdo a la ley la clasificación de los documentos no solo permitió disminuir los
tiempos sino mejorar la efectividad en cada proceso de la organización.

Conclusiones
 La gestión documental no solo permite optimizar los tiempos en la
organización sino en disminuir lo costos, gracias a la clasificación
documental.
 Se aumenta la efectividad gracias a la rápida respuesta de la información,
la cual es congruente con la línea de tiempo, que lleve la organización.
 Los recursos de la organización se vuelven las eficientes y los
colaboradores se vuelven mas proactivos ya que al tener la información a la
mano se pueden tomar decisiones en tiempo real.
 Se realiza la optimización de espacio en la organización ya que se libera de
documentos de muchos años atrás que lo único que hacen es acumular
polvo, la información se convierte en digital y la física se elimina de acuerdo
a los tiempos establecidos por ley.

Bibliografía
DOCUMENTAL, A. G. (2017). atsgestion.net. Obtenido de https://atsgestion.net/gestion-
documental/