Organización de

Historias
Laborales,
Contratos y
Convenios
Edin Gutiérrez
Archivista
Administrador de Empresas
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN
• El Archivo General de la Nación es el
Archivo Nacional de Colombia. Es un
establecimiento público del gobierno
nacional colombiano que promueve la
conservación y consulta del legado
documental nacional y ponerlo al servicio
de la comunidad.

• Nació bajo la Ley 80 de 1989.

 Ley 594 de 2000 “Ley General
de Archivos”
• Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las
reglas y principios generales que regulan la función archivística del
Estado.

• ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a

la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente ley.

• ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos

públicos. El Estado está obligado a la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística.
 Ley 594 de 2000 “Ley General
de Archivos”
• ARTÍCULO 12. Responsabilidad. La administración pública será
responsable de la gestión de documentos y de la administración de
sus archivos.

• ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración

pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias
para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición
o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas
existentes sobre áreas de archivos.

• ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los

servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos
que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique
exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.
 Ley 594 de 2000 “Ley General
de Archivos”
• ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo
estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios
generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga
estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información
de los documentos de archivo y serán responsables de su
organización y conservación, así como de la prestación de los
servicios archivísticos.

• ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las

entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y
procesos archivísticos.
 Ley 594 de 2000 “Ley General
de Archivos”
• ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.
Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y
adoptar las respectivas tablas de retención documental.

• ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de

las entidades de la Administración Pública elaborar
inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio
de sus funciones, de manera que se asegure el control de
los documentos en sus diferentes fases.

• ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por

motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar
la salida temporal de los documentos de archivo.
 Conceptos Archivísticos
• Archivística: Disciplina que trata los aspectos
teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
 Conceptos Archivísticos
• Documento: Información registrada en cualquier medio o soporte

• Documento de Archivo: Información registrada en cualquier medio o

soporte generado o recibido por una institución en ejercicio de sus
funciones.

• Documentos Electrónico de Archivo: Registro de la información

generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos,
que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos
 GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a
la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y
conservación.
 Conceptos Archivísticos

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que
ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
 Conceptos Archivísticos
Fondo
Acumulado:
Conjunto de
documentos
dispuestos sin
ningún criterio
de organización
archivística.
CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
 Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003

• ¿Que es La Historia Laboral?

La historia laboral es una subserie
documental de manejo y acceso
reservado por parte de los
funcionarios de la Unidad de
Talento Humano, en donde se
conservan cronológicamente todos
los documentos de carácter
administrativo relacionados con el
vínculo laboral que se establece
entre el funcionario y la entidad.
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• Los tipos documentales que se conservan
en la historia laboral deben ser de uso y
manejo exclusivo de un empleado
encargado de estas funciones
perteneciente a la Unidad de Talento
Humano
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• Lostipos documentales deben
archivarse en la historia laboral de
manera cronológica en la forma en
que se van produciendo
periódicamente. Es decir, se debe
respetar el principio de orden
original
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• Lahistoria laboral se refiere a una
sola persona o funcionario, lo que
significa que es un documento por
origen y uso individual .
 Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• Características:
• Unicidad: La historia laboral única implica
incluir en una sola unidad documental o
carpeta toda la información relativa a las
situaciones administrativas de un
funcionario a lo largo de su vida dentro de la
empresa, independientemente del lugar
donde se realicen o lleven a cabo las
actividades o funciones que hacen parte de
las situaciones administrativas pertinentes.
 Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• Características:
• Uniformidad: Cada una de las historias
laborales que conforman el archivo de gestión
e histórico que maneja la unidad de Talento
Humano debe ser en lo posible igual en su
contenido y diseño.
 Organización
• Características:
de las Historias
Laborales- Circular
• Estructura: En la estructura
04 de 2003
tradicional de las historias
laborales los documentos deben
estar organizados de una manera
uniforme dentro de una carpeta
estandarizada, que permita
visualizar e identificar su
contenido y consultarlos
fácilmente, procurando usar
formatos normalizados, que
igualmente permitan un
adecuado archivo de los
documentos .
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003

Mínimo los siguientes documentos:

• Acto administrativo de nombramiento o
contrato de trabajo
• Oficio de notificación del nombramiento o
contrato de trabajo
• Oficio de aceptación del nombramiento en el
cargo o contrato de trabajo
• Documentos de identificación
• Hoja de Vida (Formato Unico Función Pública)
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten
los requisitos del cargo
• Acta de posesión
• Pasado Judicial . Certificado de Antecedentes Penales
• Certificado de Antecedentes Fiscales
• Certificado de Antecedentes Disciplinarios
• Declaración de Bienes y Rentas
• Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
• Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías,
caja de compensación, etc.
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003

• Actos administrativos que señalen las

situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos,
traslados, encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripción en carrera
administrativa, suspensiones de contrato, pago
de prestaciones, entre otros.
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003

• Evaluación del Desempeño

• Acto administrativo de retiro o desvinculación
del servidor de la entidad, donde consten las
razones del mismo: Supresión del cargo,
insubsistencia, destitución, aceptación de
renuncia al cargo, liquidación del contrato,
incorporación a otra entidad, etc.
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• Las entidades de acuerdo con su
naturaleza jurídica, con sus
responsabilidades particulares,
pueden hacer sus propios
requerimientos documentales.
• Las entidades deberán establecer
controles que garanticen la
transparencia de la
administración de las Historias
Laborales y la responsabilidad de
los funcionarios que desarrollan
actividades propias de la gestión
del talento humano.
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• De conformidad con lo dispuesto en el
artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los
Secretarios Generales o funcionarios
administrativos de igual o superior
jerarquía pertenecientes a las entidades
públicas, dentro del proceso de
organización de archivos, deberán
verificar que:
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003

• Encada expediente los documentos se

encuentren ordenados atendiendo la
secuencia propia de su producción; y su
disposición refleje el vínculo que se
establece entre el funcionario y la entidad.
 Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• Los documentos de cada Historia
Laboral estén colocados en unidades
de conservación (carpetas)
individuales, de manera que al
revisar el expediente, el primer
documento sea el que registre la
fecha más antigua y el último el que
refleje la más reciente. Cada
expediente podrá estar contenido en
varias unidades de conservación de
acuerdo con el volumen de la misma,
se recomienda que cada carpeta
tenga como máximo 200 folios. La
foliación debe ser consecutiva de 1 a
n independientemente del número de
carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200,
Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003

• Dichos documentos se
registrarán en el formato de
Hoja de Control, lo cual evitará
la pérdida o ingreso indebido de
documentos.
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003

• Lasoficinas responsables del

manejo de Historias Laborales
elaboren el Inventario Único
Documental de los expedientes bajo
su custodia.

• Según acuerdo 038 de 2002.

Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• Los espacios destinados al archivo de Historias
Laborales, deben ser de acceso restringido y con
las medidas de seguridad y condiciones
medioambientales que garanticen la integridad y
conservación física de los documentos.
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
Organización de las Historias
Laborales- Circular 04 de 2003
• El Archivo General de la Nación en
cumplimiento de sus funciones de asesoría
técnica, inspección y vigilancia otorgadas
por la Ley, continuará realizando visitas a
las entidades, para verificar el
cumplimiento de las obligaciones respecto
al manejo archivístico y en especial de las
series documentales anteriormente
citadas.
 Organización documental de
la Serie Contratos o Convenios
• Pautas para su organización:
• En cada expediente los documentos se encuentren
ordenados atendiendo la secuencia propia de su
producción; su disposición refleje el vínculo que se
establece entre el contratista y la entidad.
• Los documentos de cada contrato estén
colocados en cada unidad de conservación
(carpetas) individuales, de manera que al
revisar el expediente, el primer documento
sea el que registre la fecha más antigua, y
el último el que refleje la más reciente.
Cada expediente podrá estar contenido en
varias unidades de conservación de
acuerdo con el volumen de la misma, se
recomienda que cada carpeta tenga como
máximo 150 folios.
 Organización documental de
la Serie Contratos o Convenios
• La foliación debe ser consecutiva de 1 a n
independientemente del número de carpetas, por Ej.
Carpeta 1 folios 1-150, Carpeta 2 Folios de 151-300, etc.

• Dichos documentos se registrarán en el formato hoja de

control, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de
documentos.

• Las oficinas responsables del manejo de los contratos,

deben elaborar el inventario único documental, formato
normalizado por el Archivo General de la Nación de los
expedientes bajo su custodia.
Organización documental de
la Serie Contratos o Convenios
• Los espacios destinados al archivo de Contratos,
deben ser de acceso restringido y con las medidas
de seguridad y condiciones ambientales que
garanticen la integridad y conservación física de
los documentos.

• Para las licitaciones y concursos, se recomienda

manejar la documentación de la etapa
precontractual independiente del contrato,
debido a su alto volumen según sus prácticas y
consideraciones.
 Organización documental de
la Serie Contratos o Convenios

• Los tiempos de conservación precautelativos de

la Serie Contratos serán de 20 años: 2 años en
Archivo de Gestión y 18 en el Archivo Central. O
según lo estipule la TRD de la entidad.
Organización documental de
la Serie Contratos o Convenios

• Laspropuestas originales, no
ganadoras, se inventariarán y una
vez cumplidos 2 años en el Archivo
de Gestión y 8 años en el Archivo
Central se eliminarán. O según la
TRD de la entidad
• La propuesta ganadora y la resolución de
adjudicación, se agregarán al contrato, el
cual se conservará, mínimo 20 años: 2
años en archivo de gestión, después de
firmada el acta de liquidación y luego
pasará al archivo central de la entidad,
hasta que cumpla el tiempo máximo
estipulado. O Según la TRD de la entidad
 • LAGESTIÓN
DOCUMENTAL ES
RESPONSABILIDAD DE
TODOS Y EXIGE
COMPROMISO
INSTITUCIONAL
MUCHAS GRACIAS