hoja de ruta

para realizar
el empalme

2023
2020-
 organizándonos
para hacer un
empalme efectivo

Objetivo:
Facilitar el proceso de empalme, tanto al
mandatario saliente y sus secretarios/jefes
de libre nombramiento y remoción como
al mandatario entrante y su nuevo equipo
de trabajo, poniendo a disposición una
serie de herramientas estandarizadas que
le facilitarán el desarrollo de las sesiones
de trabajo.
 el
mandatario
actual
Debe realizar las siguientes acciones para que
su Empalme sea Efectivo y Transparente
Con base en el Informe de gestión que
cada dependencia elaboró y en el Informe
de Gestión general de la Administración se
deben organizar los siguientes aspectos:

01
Prepare su cronograma interno para organizar el empalme. Está
actividad requiere compromiso y liderazgo por parte del mandatario
y el equipo designado para llevar acabo el Empalme. Ver formato 1

02
Cite a Consejo de Gobierno y discuta el cronograma para el proceso
de Empalme de manera que todos estén comprometidos con el
proceso.

03
Construcción del cronograma de trabajo para hacer el empalme con
el mandatario electo y su equipo. Este cronograma debe presentar
las fechas en que cada dependencia o tema va a realizar la sesión
de empalme y una fecha para el empalme del mandatario saliente
con el entrante. Ver propuesta de cronograma. Ver formato 2

04
Remita una carta al nuevo mandatario con la invitación a realizar el
Empalme y el cronograma propuesto por parte de la administración
saliente para realizar el proceso de empalme; sin embargo tenga en
cuenta que este puede ser objeto de cambios cuando se converse
con el nuevo mandatario y su equipo de trabajo. Ver propuesta de
carta. Ver formato 3
05
Elabore una agenda para las sesiones de Empalme. La primera sesión
será para la presentación formal de los participantes en el proceso de
empalme y la revisión del cronograma de trabajo a realizar. Ver
propuesta de agendas. Ver formato 4 (incluye 3 propuestas)

06
Prepare una lista de chequeo con los aspectos esenciales de cada
dependencia. Esta recomendación puede ayudar a ambos equipos
puesto que permite un diálogo más fluido frente a insumos concre-
tos. Ver formato 5. Considere estas como un referente para elaborar
sus propias listas de chequeo.

07
Realice la presentación con los aspectos claves (logros, dificultades y
acciones pendientes de realizar), tanto general del mandatario salien-
te como de cada tema o dependencia en la que se vaya a realizar el
proceso de empalme. Ver propuesta presentación. Ver formato 6

08
En cada sesión realice apuntes de los temas tratados con el respec-
tivo listado de asistentes y firmas. Ver Apuntes mesas técnicas de
trabajo. Ver formato 7

09
Estructura de Acta para cierre de sesión de empalme. El Acta debe ir
firmada por las dos partes, incluso por Control Interno cuando sea
participe de las sesiones. Por cada dependencia o tema que se haya
realizado el proceso de empalme se debe tener un acta de empalme
y entrega de insumos y cierre de la gestión y un Acta general para el
mandatario. Ver formato 8
10
Invite a otras entidades al empalme y si hay un asesor de otro nivel
de gobierno que esté apoyando la entidad territorial se recomienda
que sea parte del Empalme; donde el DNP tiene apoyo, estos deben
ser parte de las sesiones.

11
Invite a Control interno como garante en este proceso.

12
Realice acto formal de entrega del informe de gestión y acta admi-
nistrativa. Ver formato 8

13
Remita el informe de gestión a las entidades pertinentes. Recuerde
que los insumos son los documentos que se elaboraron para el
Informe de Gestión y que deben ser remitidos a la Procuraduría
General de la Nación y a las respectivas contralorías.
 el
mandatario
entrante
Debe organizarse para hacer el Empalme, por
ello se recomienda que tenga en cuenta los
siguientes aspectos:
01
Organice su equipo de trabajo considerando los posibles asesores
que lo acompañarán en la administración a partir del 2020. Impor-
tante que tenga en cuenta que estos directivos deben conocer de
los temas que van a liderar.

02
Responda la carta del mandatario saliente de manera formal, revise
el cronograma y si es necesario proponga ajustes y agende a su
equipo. Ver propuesta de Carta. Ver formato 9

03
Establezca compromisos con su equipo y planteé recomendaciones
para recibir al equipo saliente.

04
Revise las listas de chequeo y corrobore contra la información que
le entrega la administración saliente.

05
Entregue las opiniones o conceptos por escrito. Ver Formato para
emitir concepto o recomendaciones. Ver formato 10
06
Firme las actas y listas de asistencia y si no la pasan solicite que lo
hagan porque esto es parte de la evidencia que se debe analizar
posterior a la entrega del informe de gestión del mandatario y sus
directivos salientes.

07
Pida siempre una copia del Acta y de los documentos de Empalme
para usted y su equipo.

Finalmente, recuerde que todo el material

puede ser consultado en el Portal Territorial:
http://portalterritorial.dnp.gov.co/AdmForo/NMandatariosTempGS