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Luis Di Muro RECEPCION HOTELERA Manual Practico PDF
Luis Di Muro RECEPCION HOTELERA Manual Practico PDF
Agradecimientos 7
PRIMERA PARTE
Introducción a la hotelería
SEGUNDA PARTE
Operaciones realizadas durante el
ciclo del huésped
Cap. 3. Reservaciones 49
10 ÍNDICE DE CONTENIDO
Revisión de las habitaciones, 185. Presentación y cobro de
cuentas, 186. Agradecimiento y ofrecimiento de una futura
estancia, 190. Situaciones especiales durante el check-out,
191. Historial del huésped, 194. Comunicación y coordina-
ción con el resto del hotel, 197.
Bibliografía 213
ÍNDICE DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
La historia de la hotelería comienza con los primeros desplazamien-
tos del hombre, cuando las largas distancias y los medios utilizados obli-
gaban a los viajeros a pernoctar en lugares seguros, donde además tuvie-
ran una comida. Las razones del desplazamiento de los pueblos fueron
muchas: la conquista de nuevas tierras, la religión, el comercio, etc. Tales
lugares, llamados posadas, eran similares a las tabernas, cuyo oficio, el de
tabernero, ya se mencionaba en el Código de Hammurabi.
En la antigua Grecia estas "tabernas" se situaban próximas a los tem-
plos, donde muchas veces sacrificaban animales, los cuales se comían en
grandes banquetes.
Con el Imperio Romano se marcan hechos fundamentales, tales
como la construcción de la Vía Apia, a cargo de Appius Claudius Crassus
en el año 312 a. C. (siglo iv a. C.), o la construcción destinada a albergue
público en Lenidaran, Olimpia, también en el siglo iv a. C., edificada con
motivo de los juegos gimnásticos.
Poco a poco el Imperio Romano se fue extendiendo por toda Euro-
pa, y ya en el año 117 d. C., las carreteras llegaban a una extensión de
más de 80 000 kilómetros, a lo largo de los cuales se asentaron estableci-
mientos destinados para alojamiento de los viajeros (posadas), donde sin
lujos ofrecían un techo y camas de heno y, en algunos casos, alimentos y
bebidas (menús a base de carne, pan y vino).
Ciudades como Pompeya y Herculano eran lugares de descanso para
los Romanos; sepultadas en el año 79 d. C. por la erupción del Vesubio,
se han preservado hasta la época actual y es posible apreciar estas posadas,
conocidas como las Cauponaey los Hospitii, palabra derivada del vocablo
latín Hospitium, que significa hospitalidad.
Con el cristianismo se van generalizando determinados principios,
15
como el de dar un mejor trato al prójimo y albergarlo en su propia casa,
convirtiéndolo en un huésped distinguido. Como contraparte cae el Im-
perio Romano, disminuye el comercio, y van desapareciendo las posadas
construidas a lo largo de la gran cantidad de carreteras.
En la Edad Antigua, en el año 622 d. C. (siglo VII), aparece en Arabia
el islam, expandiéndose junto con el cristianismo sobre todo en la Edad
Media. La rivalidad entre estas religiones trajo consigo el enfrentamiento:
las Cruzadas o Guerras Santas, donde se realizaron grandes expediciones
religioso-militares cuyo fin era rescatar los "Lugares santos": Jerusalén,
Belén y Nazaret, en poder de los selyúcidas o selyúkidas (turcomanos que
dominaron Asia Occidental del siglo xi al XII) . Después de la recuperación
de los Lugares santos, en 1137, se fundó la orden de San Juan de Jerusalén,
integrada por caballeros que tenían el objetivo de brindar protección y
hospedaje a los peregrinos de los Lugares santos, hecho que trajo la funda-
ción de hospitales, del latín hospes que significa huésped, de cuyo vocablo
también deriva la palabra hotel. Estos hospitales servían más de albergues
que de centros asistenciales.
Durante la Edad Media, los monasterios fueron las instituciones que
ofrecieron hospedaje a los viajeros sin mediar pago alguno; estos viajeros
contribuían voluntariamente con los gastos de dichos'monasterios en la
medida de sus posibilidades.
Con el fin de la Edad Media, el consecuente resurgimiento de la cul-
tura occidental, y el incremento y la frecuencia de los viajes, vuelven a
aparecer los establecimientos de hospedaje, llamados mesonesy ventas,
que ofrecían, con fines lucrativos, alojamiento, alimentos y bebidas, y
albergue para los caballos. Los mesones se localizaban en las poblaciones,
y las ventas al costado de los caminos.
Es así como surge una casa especial de huéspedes llamada inn o
mesón, la primera de origen inglés y la segunda del vocablo francés
maison que significa casa. En Gran Bretaña, la palabra inn se utilizó hasta
1956 (año de aprobación del Acta de Propietarios de Hotel).
Ya en la Edad Moderna, más precisamente en 1539, sucede un hecho
importante en Inglaterra: la supresión de los monasterios, que provocó la
proliferación de los inns (un censo del año 1577 ya los contaba en la canti-
dad de 1631).
Desde el siglo xvn se mejoraron considerablemente los caminos y
surgieron las primeras diligencias, lo cual trajo como consecuencia la
creación de las carreteras públicas, que a su vez incrementaron los viajes
y la demanda de alojamiento.
Durante el reinado de Luis XV (1715-1774), en Francia ya se denomi-
naba hotel garniz los establecimientos de hospedaje, cuya derivación, la
palabra hotel, fue introducida en Londres con los establecimientos The
Grand Hotel, The Cantre Hotel y St. Ames Hotel, a cargo del Duque de
Devonshire.
Cabe destacar también en la evolución de la hotelería, la inauguración
en París en 1765 del primer restaurant a cargo de Boulanger, el cual se di-
ferenciaba de las posadas y tabernas, que como ya se mencionó también
ofrecían alojamiento. Este establecimiento llevaba en su entrada un cartel
CAP. 1. LA INDUSTRIA 17
ciones con baño privado (entre hoteles y moteles) por cada mil habitantes.
La expansión de las cadenas hoteleras en la década de los treinta
(cuando dominaba en el mercado hotelero la cadena Statler, cuyo primer
hotel fue construido por Ellsworth Statler en 1908); el ingreso de Conrad
Hilton, Ernest Henderson y Robert Moore (quienes abrieron el primer
Hotel Sheraton en 1937) y las cadenas hoteleras Hilton y Sheraton hicie-
ron crecer la hotelería estadounidense. Además, con el uso masivo del
automóvil se generalizaron los moteles en la década de los cincuenta.
En 1948 comienza la expansión estadounidense fuera de fronteras. La
Pan American Airways (hoy desaparecida) y su grupo IHC (Inter-Con-
tinental Hotels Corporation) construyeron hoteles en Brasil, Colombia,
Cuba, Chile, México, República Dominicana, Uruguay y Venezuela. Con-
rad Hilton construyó el modelo de los Hilton Internacionales con su Cari-
be Hilton San Juan en Puerto Rico.
En 1959 comenzaron los vuelos comerciales internacionales, lo cual
contribuyó aún más al desarrollo de la industria hotelera.
Poco a poco, a través de concesiones exclusivas, franquicias, o por
contratos de administración, se han expandido por todo el mundo las
cadenas hoteleras, como Holiday Inn (que abrió su primer hotel en 1952,
fundado por Kemmons Wilson), Days Inn, Sheraton, Hilton, Quality Inn,
Ramada Inn, Hyatt, etcétera.
Los hoteles han evolucionado en tamaño y calidad de servicios, hasta
tener hoteles como el MGM de Las Vegas con 5005 habitaciones.
DEFINICIÓN DE HOTEL
La palabra hotel, utilizada por primera vez en Francia, proviene del
latín hospes que significa persona alojada, y de hospitium que significa
hospitalidad. Este término fue sustituyendo al de taberna y al de posada.
Dada la influencia francesa se generalizó en los demás países.
Se definirá hotel como un establecimiento de carácter público, desti-
nado a dar una serie de servicios: alojamiento, alimentos y bebidas, en-
tretenimiento y que persigue tres grandes objetivos:
• Por el tamaño.
• Por la modalidad comercial de trabajo.
Pequeños
Medianos
CAP. 1. LA INDUSTRIA
Grandes
Poseen más de 150 habitaciones (dependiendo, por supuesto, de la
clasificación empleada en el país en que se hallen). Su organización refle-
ja claramente la complejidad, diferenciándose dos grandes áreas: la admi-
nistrativa y la operativa.
Su categoría es casi siempre muy alta, brindando calidad y cantidad
de servicios. Un esquema aproximado de la organización de este tipo de
empresas puede ser el de la figura 1.3.
• Comerciales o de ciudad.
• Vacacionales (resort).
• Cercanos a aeropuertos (airports hotels).
• Suites (all suites hotels).
• Residenciales.
• Apart-hoteles.
• De servicios mínimos (bed and breakfast hotels).
• De tiempo compartido (time-share o condominiums hotels).
CAP. 1. LA INDUSTRIA
• Casino.
• Centros de conferencias.
• SPA.
Comerciales
Están ubicados en los centros urbanos, son de estructura vertical, pre-
sentan gran capacidad de alojamiento y servicios dirigidos, sobre todo a las
necesidades de los viajeros de negocios. De acuerdo con este tipo de
clientes, adaptan sus servicios; por ejemplo:
Vacacionales
Están ubicados por lo general en playas y montañas, con estructuras
variadas, capacidad de alojamiento de acuerdo al flujo de turistas de la
zona y con servicios dirigidos a éstos.
En tales hoteles, el fin principal es la recreación, por lo que brindan
facilidades para practicar todo tipo de deportes, la organización de excur-
siones, bailes y todos los demás servicios afines.
Cercanos a aeropuertos
Se han hecho populares por su cercanía a los grandes aeropuertos
internacionales, y porque adaptan sus servicios a la clientela, sobre todo,
ejecutiva.
Suites
Se han generalizado en muchos países, y logran captar una buena par-
te del mercado que los exige, deseoso de comodidad, brindándoles abso-
lutamente todo.
Algunos ofrecen suites con cocina pequeña (cocinetas); y otros, es-
pecialmente adaptados para ejecutivos, áreas de trabajo.
A part-hoteles
De servicios mínimos
Los hoteles de cama y desayuno, de tamaño pequeño, se han extendi-
:: en gran medida en muchos países, gracias a la atención personalizada,
x" difícil de lograr en establecimientos de otros tamaños.
De tiempo compartido
Las propiedades de tiempo compartido ofrecen a sus huéspedes la
;-:5:bilidad de contratar una estancia (por lo general, no menor a una
se~ ana) por una gran cantidad de años. Son muy comunes en zonas vaca-
: rales, por lo que muchos hoteles vacacionales eligen esta modalidad
ser comercializados.
Casino
Son hoteles de máximo lujo en todos sus servicios, destinados a un
t e r m i n a d o mercado: los jugadores, personas de amplio poder económi-
:: que buscan el lujo y todo tipo de juegos de azar. Ofrecen además todo
zpc de entretenimientos y espectáculos para esta clientela selecta, que
~_;has veces llega en vuelos charters especialmente contratados.
Centros de conferencias
CAP. 1. LA INDUSTRIA
SPA
Son hoteles cuya principal actividad es el acondicionamiento físico
de sus huéspedes. Este tipo de establecimientos ha tenido gran aceptación
en los últimos años.
Independien tes
Estos establecimientos no guardan ningún tipo de relación con otros
establecimientos y, en general, son propiedad de un solo individuo o de
una familia.
De cadena
Los hoteles actualmente tratan de agruparse como una forma de ex-
pansión, integrando las llamadas cadenas hoteleras, formadas por enor-
mes empresas que poseen o administran grandes hoteles en distintos
lugares, o por asociaciones de hoteles independientes que buscan con
este sistema una mutua ayuda.
La razón fundamental de conformar una cadena hotelera es la agru-
pación ("la unión hace la fuerza"), ya que con un esfuerzo conjunto bajan
los costos, se producen mayores ventas y se obtienen muchas ventajas.
Las cadenas hoteleras pueden clasificarse de varias formas: por la for-
ma en que están constituidas, por los recursos con que trabajan y por la
manera como operan. 1
'Manuel Rodríguez Blanco, Teoría y práctica de turismo, 3a. ed., Diana, 1981.
CAP. 1. LA I N D U S T R I A 2 5
ción del dueño. Descontando la renta que paga al propietario,
toda utilidad o pérdida es de la cadena.
Bungalows
Son construcciones independientes, en general de una sola planta,
con instalaciones completas. Abundan en zonas vacacionales y poseen
edificios centrales para la administración, restaurante, etcétera.
Cabañas
Casas de huéspedes
Club crucero
Estancias
Son establecimientos agropecuarios que han adaptado sus lujosas
residencias para convertirse en lugares de alojamiento con todas las como-
didades y servicios, y brindan al huésped la posibilidad de conocer y par-
ticipar en sus actividades. Son muy comunes actualmente en países, como
Uruguay y Argentina, y reciben público de todo el mundo.
CAP. 1. LA INDUSTRIA
Hostales
Son pequeños establecimientos, ubicados en pequeñas ciudades,
que ofrecen excelentes servicios de comidas (nacional o regional).
Hosterías
Son "hoteles" horizontales, establecidos en zonas vacacionales, con
pocas habitaciones y excelente calidad de servicios. Casi siempre brindan
comidas regionales.
Marinas
Son instalaciones ubicadas en el mar (casi siempre embarcaciones),
que brindan servicios de alojamiento y alimentos a los propietarios de
embarcaciones y al público en general.
Motel
Motor hotel
Son los "moteles" de estructura vertical, de las grandes ciudades, con
varios pisos destinados al estacionamiento de automóviles y el resto a
habitaciones.
Paradores
Son establecimientos con una cantidad limitada de habitaciones, mu-
chas veces instalados en construcciones antiguas restauradas, con servicio
de comidas regionales y el mayor lujo. Muy comunes en países, como Espa-
ña, etcétera.
Pensiones
Son establecimientos de mínima categoría, que brindan habitaciones
individuales y/o compartidas, con o sin baño privado. Rara vez ofrecen
servicios de alimentos y bebidas.
* El personal de mantenimiento puede integrar el personal del hotel, dependiendo directamente del
director/gerente, o ser personal contratado específicamente para una reparación a realizar.
Figura 1.4.
Estructura administrativa de un hotel pequeño.
2. Departamentalización. Agrupación de las funciones y actividades
en unidades específicas.
3. Descripción de funciones. Definición de las funciones a desarro-
llar en cada puesto de trabajo.
Figura 1.5.
Estructura administrativa de un hotel mediano.
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31
DEPARTAMENTOS OPERATIVOS DE UN HOTEL
Alimentos y bebidas
Todos los hoteles, sin importar su tamaño, poseen servicios de ali-
mentos y bebidas, aunque sólo sirvan el desayuno; por tanto, el depar-
tamento de alimentos y bebidas es de vital importancia por los ingresos
que reporta, así como por los gastos que ocasiona.
En muchos hoteles, este departamento genera más ganancias que el
rubro habitaciones, ya que no sólo está destinado a huéspedes del hotel,
sino al público en general. La media a nivel mundial indica que en hote-
les generan la mitad de las ganancias.
Los grandes hoteles tienen una persona, el gerente de alimentos y
bebidas, que administra todos los sectores de este departamento: ban-
quetes, bares, discotecas, cafeterías, cocina, compras, costos y control,
espectáculos, fuente de sodas, marketing, personal, restaurantes, servicio
al cuarto, seguridad, y personal de limpieza y apoyo.
Es responsabilidad del gerente de alimentos y bebidas, y del personal
a su cargo, generar ganancias para el hotel, controlar costos y proveer ser-
vicios de alimentos y bebidas a los huéspedes y a la comunidad.
El tamaño de este departamento depende del tamaño y el tipo de
hotel, de la calidad y número de servicios que brinde dentro y fuera
del hotel, y del número y tipo de reuniones y convenciones que recibe.
Hay establecimientos que sólo poseen un snack bar, otros brindan más de
10 opciones, con restaurantes de comida internacional, nacional, comida
rápida, bares, discotecas, etcétera. La operación de este departamento se
divide en seis áreas:
CAP. 1. LA INDUSTRIA 33
• Rosticero. Cocina alimentos al horno y a la parrilla, fritos, platillos
de papa horneada y salsas de carne.
Figura 1.10.
Organigrama del bar.
Mantenimiento
Este departamento es responsable de la prevención y mantenimiento
del interior y exterior de la propiedad, en apariencia y equipamiento. El
organigrama de este departamento se presenta en la figura 1.11.
Figura 1.11.
Organigrama del departamento de mantenimiento.
Marketing y ventas
Figura 1.12.
Organigrama del departamento de pisos y áreas públicas.
Recepción y conserjería
CAP. 1. LA INDUSTRIA
Personal uniformado
En muchos hoteles de gran tamaño, el proceso de organización re-
quiere la separación del departamento de recepción y conserjería y la crea-
ción de un departamento dependiente de éste, integrado como se aprecia
en la figura 1.13.
Seguridad
Aquí se ubica al personal cuya principal tarea es velar por la vida y la
seguridad de huéspedes, visitantes y empleados.
Casi siempre se contrata a personas con experiencia en esta actividad,
como los policías retirados. También, el hotel puede contratar personal
externo de seguridad (compañías privadas de seguridad) para casos espe-
ciales, como congresos, banquetes, etcétera.
Animación
Dado el poco personal que trabaja en animación muchos hoteles no
lo consideran un departamento, pero su función es crucial. Se encarga de
organizar todo tipo de actividades recreativas, individuales y grupales,
para adultos y niños; por ejemplo, campeonatos de tenis, basquetbol, golf,
fútbol, esquí, natación y boliche. También organiza excursiones: camina-
tas, paseos a caballo, en bicicleta, en motocicleta, etcétera. Así, este de-
partamento es importantísimo en hoteles vacacionales.
Otros departamentos
Otros departamentos existentes en un hotel, de acuerdo con su tama-
ño y categoría, son:
• Relaciones públicas.
• Transporte.
• Locales comerciales (cuando son administrados por el hotel),
como tiendas de recuerdos (souvenirs), kioscos de diarios y revis-
tas, peluquerías y casas de cambio.
Influencia europea
En Europa, la influencia de las costumbres clásicas, inspiradas en la
aristocracia, marcó un estilo y un nivel de atención de máximo lujo. Los
hoteles representan la expresión más alta y completa en lujo: majestuosos
en su arquitectura, de instalaciones costosas, acondicionados con el mejor
mobiliario y atendidos por personal sumamente técnico y señorial en su
trato, además de ser expertos en el servicio personalizado.
La organización de la mayoría de los hoteles es muy compleja, ya que
cuentan con una gran cantidad de personal, según la calidad de servicios
ofrecidos.
En la recepción se diferencian dos estructuras: la recepción adminis-
trativa y la conserjería. En la recepción administrativa se centraliza todo
el soporte administrativo y los procesos de reservaciones, check-in (in-
greso) y check-out (egreso). En la conserjería se concentra la atención
personalizada al huésped, directa o telefónicamente, así que de ella de-
pende todo el personal de telefonía y personal uniformado-, en el capí-
tulo 5 se ampliará esta información.
Influencia estadounidense
Los hoteles estadounidenses tienen sus raíces en el gran movimiento
comercial. El patrón de desarrollo se basó en la productividad y en la
funcionalidad del personal. La estructura organizativa es más simple, dado
que se adapta a todas las formas de servicio y cuenta en promedio con una
menor cantidad de personal.
La conserjería no existe y la recepción se divide en dos grandes áreas:
de atención al público (front office) y administrativa (back office).
En el área de atención al público se centralizan las funciones gene-
radas por la atención personalizada: check-in, atención durante la estan-
cia del huésped (personal y telefónica) y check-out. En el área adminis-
trativa se concentran todas las actividades administrativas de los procesos
antes mencionados y el manejo de las reservaciones.
Ahora, se verá el funcionamiento de la recepción hotelera en ambas
influencias.
38
39
1
También llamado gerente de la división cuartos.
2
Variación de lugar por la representación a escala.
3
En muchas organizaciones el conserje es el superior del capitán de botones, y puede existir
también un ¡efe de conserjes, y conserjes de turno.
Figura 2.3.
Organigrama de recepción en un hotel grande.
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FUNCIONES DEL RECEPCIONISTA
En reservaciones
• Tomar las reservaciones de todo tipo: provisionales, confirmadas (no
garantizadas) y garantizadas.
• Registrar las reservaciones en el plan de reservaciones o cuadro de dis-
ponibilidad.
• Registrar las reservaciones en el libro de reservaciones.
• Elaborar tirillas de reservaciones.
• Usar el ordenador de reservaciones.
• Preparar los correspondientes listados de reservaciones.
• Archivar formularios.
• Analizar y satisfacer pedidos especiales.
CUALIDADES PERSONALES DE
LOS RECEPCIONISTAS
El recepcionista debe poseer las siguientes cualidades básicas para
desempeñar su puesto.
LA ÉTICA PROFESIONAL
Con la sociedad
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Integra sus funciones con las de recepción, telefonía y conserjería,
realizándolas solo o con ayudantes (fig. 3.3). Esta forma es común en hote-
les pequeños.
CONCEPTOS BÁSICOS
Definición de reservación
Reservación es un acuerdo, verbal o escrito, que se establece entre el
hotel y una persona física o jurídica, por el cual el primero se comprome-
te a realizar una prestación de alojamiento y demás servicios en una fe-
cha determinada y por un periodo definido; y el segundo, a recibir tales
prestaciones en esa fecha, con su consecuencia inmediata de pago.
CAP. 3. RESERVACIONES 51
Intermediarios
Los intermediarios son personas físicas o jurídicas que intervienen
entre el huésped y el hotel, persiguiendo un objetivo económico. El hotel
asigna y les entrega una comisión o descuento en las tarifas por la inter-
mediación.
Entre el hotel y el intermediario debe existir una estrecha relación,
donde ambos logren un beneficio económico y se conjuguen sus objetivos
y esfuerzos, procurando un servicio excelente y profesional para el turista.
Contacto
Es la persona física que interviene en las solicitudes de reservacio-
nes. Es conveniente registrar'sus datos, para liquidarle la comisión corres-
pondiente.
En muchos países las asociaciones de hoteles prohiben a sus miem-
bros trabajar con los mismos contactos, pues compiten deslealmente con
los intermediarios establecidos legalmente.
Agencias de viajes
Son empresas intermediarias, dentro del conjunto de actividades de la
industria turística, entre los turistas y los prestadores de servicios turísticos.
Se dedican profesionalmente a la venta de los servicios. Los hoteles
les acreditan una comisión por sus ventas, variable según la ciudad, el
volumen de ventas, etcétera (entre 10 y 40 %).
En la mayoría de los casos, la persona que contrata los servicios paga
directamente el alojamiento y/o demás servicios a la agencia, la cual le
entrega un cupón de servicios o voucher, el cual debe ser recibido por el
hotel, en el proceso de check-in, y le permitirá luego cobrarlos.
Agentes de ventas
Son intermediarios de un gran poder económico que venden a otros
intermediarios o a futuros huéspedes los servicios de hotel. Los agentes
de ventas pueden ser de venta y reporte o de venta libre:
CAP. 3. RESERVACIONES
fechas que se consideran cerradas (temporada alta). El intermedia-
rio tiene la obligación de enviar un reporte de las reservaciones,
48 o 72 horas antes de la llegada de los huéspedes al hotel (en la
mayoría de los casos). Un ejemplo es la firma Utell International.
2. Agentes de ventas de venta libre (free salé). Son, por lo general,
empresas de transporte masivo, como compañías aéreas, maríti-
mas, etc., que venden un determinado número de habitaciones en
cualquier fecha. Estos contratos están sujetos a determinadas pau-
tas establecidas por el hotel y el intermediario; por ejemplo, no
hay reporte previo que obligue al hotelero a disponer siempre de
las habitaciones contratadas, al pago de las habitaciones con ante-
rioridad, etcétera.
Empresas privadas
Cada vez son más comunes como intermediarios, debido a la gran
afluencia de viajeros de negocios, técnicos, consultores, etc., que llegan a
los hoteles, cuya reservación es realizada por tales empresas.
Debe resaltarse la importancia de colocar a un establecimiento en el
mercado interno, recalcando los servicios que brinda para este tipo de
público, dado que los directivos y empleados de tales empresas van a ele-
gir el hotel en el cual alojarán a sus invitados o personal contratado.
El hotel, por lo general, abre una cuenta corriente a la empresa, facili-
tando a ésta el sistema de pago de los importes generados por alojamiento
y demás servicios. En general, a estos clientes se les aplican tarifas empre-
sariales, las cuales poseen descuentos importantes sobre las tarifasy mos-
trador o normales.
Personales
Éstas las realiza el futuro huésped o alguna persona que actúa como
"intermediario desinteresado económicamente". Es el tipo ideal, ya que
Telefónicas
Pueden surgir de comunicaciones locales, nacionales o internaciona-
les, proveniente de un particular o un intermediario. Aquí se aplican una
ferie de técnicas y procedimientos sobre la atención telefónica, analiza-
Jos con detalle en el capítulo 7.
Por telegrama
Por telex
Es una forma en desuso, y era el método más utilizado en otras épocas
por los intermediarios. Permitía entablar una comunicación entre ambas ®
partes y dejar un documento escrito sobre la comunicación o transieren- m
cia de datos.
Vía fax
Es la vía más utilizada actualmente por los intermediarios, dada su ra-
pidez y eficacia. Tiene una gran ventaja: los datos recibidos son copia fiel
de los enviados, y se consideran documentos legales en muchos países.
CAP. 3. RESERVACIONES 55
Las principales cadenas hoteleras obtienen un gran porcentaje de sus
reservaciones por este medio (fig. 3.4).
56
Tipos de reservaciones
Confirmadas (no garantizadas)
Son reservaciones provenientes de particulares o intermediarios, en
Las cuales no media ninguna garantía. El hotel fija una hora límite de
cneck-in que usualmente son las 18:00 horas, después de la cual, si los
r.-éspedes no se presentan, la reservación se da de baja. La hora límite
r uede variar según el establecimiento, las políticas internas o las pautas
fijadas por las autoridades gubernamentales correspondientes.
Garantizadas
Una reservación garantizada significa que el hotel, si los huéspedes
no se presentan en la fecha estipulada, les cobrará el importe correspon-
diente a una noche de alojamiento. El término utilizado dentro de la termi-
nología hotelera para designar esto es no presentación (no show).
Dentro de esta categoría, incluimos a las provenientes de particulares
:< de intermediarios.
CAP. 3. RESERVACIONES
58
59
Transacciones de Reservaciones No Cumplidas
(«No Show») :
60
Transacciones de Reservaciones No Cumplidas
(«No Show») :
60
GUÍA RÁPIDA El servicio de Depósito Previo por Hospedaje simplifica el proceso cuan-
do su Hotel requiere un depósito por adelantado para garantizar una
Reservación. Si ofrece este servicio siga los siguientes pasos.
j fórmele al cliente lo siguien- * Las políticas de cancelación del Hotel; * La fecha y hora de vencimiento de
los privilegios de cancelación;
* Que el depósito en su totalidad o en
parte se puede perder si no se cumple * La cantidad del depósito por adelan-
* La tarifa de la habitación;
con las políticas de cancelación del Ho- tado.
tel.
* La cantidad de depósito por adelanta-
do que será cargado a la tarjeta Visa, el
A continuación :
cual no debe superar el costo de
1- Cuando llene el comprobante
de Depósito Previo por Hospe-
daje asegúrese de incluir:
Figura 3.6.
Guia para reservar con depósito.
61
Cancelaciones:
2- Envíe por correo una confir-
Cuando hable con el cliente usted * El código de cancelación;
mación por escrito de la
debe:
reservación, conjuntamente con * Las palabras «Advance Deposit» en
una copia del comprobante de el espacio para la firma del
1- Proveerle un código de
venta dentro de los próximos tarjetahabiente;
cancelación.
tres días laborables. * La fecha de transacción;
La confirmación debe incluir los 2- Aconsejarle que retenga
siguientes datos : este código para referencia * La cantidad del depósito por adelan-
tado.
futura.
* Una copia de las políticas de
cancelacón del Hotel; 3- Envíe por correo al
A continuación :
tarjetahabiente una copia del
* Los derechos y responsabilidades del comprobante de crédito dentro
cliente con el Servicio de Depósito Pre- 1- Escriba «cancelada» en el
formulario de reservación y de los próximos tres días
vio por Hospedaje;
anote el código de cancelación laborables.
* Las políticas de reembolso del Hotel, otorgado al cliente.
las cuales deben incluir el reembolso to-
tal del depósito del cliente si la
reservación se cancela antes del plazo 2- Determine la cantidad a
final indicado. reembolsar y prepare el com-
probante de crédito. El compro-
bante debe incluir:
62
Manejo de Sobrevenías: * Alojamiento en un establecimiento * Dos llamadas de tres minutos de
de igual o mejor calidad hasta que la duración.
reservación se haga factible;
Si la habitación garantizada no
Además debe preparar un
está disponible a la llegada del * Transporte hacia y desde ese comprobante de crédito por la
cliente, usted debe proveer al establecimiento alterno y su Hotel; totalidad del depósito y enviar
cliente sin ningún cargo :
por correo una copia al cliente.
* Remitir todos los mensajes y llama-
das a ese establecimiento;
63
Provisionales
Son reservaciones que no ofrecen seguridad, ya que están sujetas a
cambios o cancelaciones. Tienen una fecha límite para su confirmación
definitiva, conocida como fecha de vencimiento. Son utilizadas, sobre todo,
por agentes de viajes que realizan un bloqueo. En la fecha de vencimiento
deberán transformarse en reservaciones confirmadas o garantizadas.
En lista de espera
Sistemas de trabajo
Los sistemas de trabajo utilizados son dos: run of the house y asigna-
ción de la habitación durante la reservación, los cuales se detallan a conti-
nuación.
Recepción de reservaciones
CAP. 3. RESERVACIONES
Hoja de reservación
Si el hotel dispone de alojamiento, deberá solicitarse una serie de da-
tos, los cuales se registrarán en un impreso especial conocido como hoja
de reservación (fig. 3.7).
1. Datos personales:
3. Comodidades solicitadas:
• Tipo de habitación solicitada. Aquí se aplicará el completo cono-
cimiento del hotel para interpretar los deseos y necesidades de
los huéspedes.
Siempre debe tratarse de vender las habitaciones de mayor pre-
cio, resaltando sus cualidades, pero también deben considerarse
las demás opciones disponibles. Nunca se prometerá una habi-
tación en particular, dado que se reservan las habitaciones de
acuerdo a su tipo y categoría, no a su número (salvo excepciones
mencionadas); en el caso de una solicitud de una habitación en
particular, se le comunicará al cliente que se tratará de hacer lo
posible para complacerlo.
• Cantidad de habitaciones solicitadas.
• Informar la tarifa correspondiente.
• Informar sobre descuentos, si corresponden.
4. Datos empresariales:
67
Libro de reservación
En muchos hoteles en vez de hojas de reservación se utiliza un libro
de reservación foliado, donde se anotan los datos mencionados en el
registro anterior. Sin embargo, existe también el registro en hoja de reser-
vación y libro de reservación con lo cual se persigue una minimización de
los errores al hacer doble el registro.
Sistemas computarizados
El software utilizado por los hoteles permite que los datos solicitados
se registren en una hoja de reservación que puede visualizarse a través de
la pantalla de la computadora.
Como en el caso anterior hay hoteles que aplican, para tener mayor
control y evitar errores, el doble registro (este manejo es discutido; gran
cantidad de hoteleros consideran que al aplicar el método manual y el
computarizado a la vez, no se realiza ninguno bien). En este caso se llena
la hoja de reservación y luego se ingresan los datos a la computadora.
Registro de reservación
Mediante plan de reservaciones
El plan de reservaciones (planning) es un impreso de tamaño varia-
ble donde se registran todas las reservaciones del hotel para el mes corres-
pondiente. Por norma se registran los números o tipo/categorías de las
habitaciones en la columna vertical y los días del mes en la columna hori-
zontal (salvo excepciones). A continuación se mencionan los tres tipos de
plan más utilizados.
Elaboración de tirillas de
reservaciones
CAP. 3. RESERVACIONES
plemento y se destina (en los hoteles con este sistema manual) a un orde-
nador ( rack) de reservaciones, donde las tirillas se ordenan por fecha de
entrada y alfabéticamente.
Las tirillas son de diferentes colores, según el tipo de reservaciones;
por ejemplo:
• Rojas: provisionales.
• Amarillas: confirmadas.
• Verdes: garantizadas.
Figura 3.13.
Tirilla de reservaciones.
Año: 1999
Figura 3.14.
Plan de reservaciones de fechas cerradas.
Recepción de cancelaciones
Las vías de recepción de las cancelaciones son las mismas que en las
reservaciones. Los datos que deben solicitarse son:
CAP. 3. RESERVACIONES
Debe tenerse en cuenta que la política aplicada para casi todos los
hoteles sobre cancelación de reservaciones garantizadas fija las
18:00 horas del día de check-in como hora límite.
• Nombre y datos de la persona que cancela.
• Ofrecer fechas opcionales.
• Brindar el número de cancelación.
• Agradecer el llamado para cancelar y la preferencia por el hotel
(fig. 3.15).
Registro de cancelaciones
Después de la comunicación, se realizan los pasos siguientes:
Utilización de archivos
La utilización de archivos es una de las bases fundamentales para
lograr la eficiencia. Deben archivarse todos los documentos que se gene-
ren: hojas de reservaciones, libros de reservaciones, planes de reservacio-
nes, cuadros de disponibilidad, tirillas, hojas de cancelación, recibos de
seña, correspondencia recibida y enviada, etcétera. Dependiendo del ho-
tel, se utilizan los archivos siguientes.
Archivos de documentos
SOBREVENTA
La sobrevenía (overbooking) surge cuando se han reservado más
habitaciones de las que dispone un hotel.
Causas de la sobreventa
Son varias las causas que la originan, como hacer una reservación sin
consultar el sistema de registro correspondiente. La solución para evitar
estos errores es el control de la actividad, que se debe hacer por lo menos
una vez en cada turno de trabajo.
Intencionada
Muchos hoteles sobrevenden para asegurar un cierre a 100 % de ocu-
pación cuando tienen muchas reservaciones confirmadas o provisionales
e "intuyen" que éstas no se cumplirán.
Otras causas
Otras causas para que se genere una sobreventa son:
Procedimientos a seguir
El otro hotel debe estar cercano al nuestro y ser de igual o mayor cate-
goría. Por lo general, los hoteles ya disponen de algún convenio con otro
establecimiento para solventar estas situaciones.
CAP. 3. RESERVACIONES
Ante esta situación, debe hacerse lo siguiente:
MANEJO DE GRUPOS
Condiciones particulares en
la firma d e l a c u e r d o
• Servicios contratados.
• Tipo de reservación a aplicar.
• Depósito o prepago, si corresponde.
• Políticas de cancelación.
• Indemnizaciones.
• Cortesías.
• Envío con anticipación de la lista de huéspedes ordenados por tipo
de habitación a ocupar (rooming list).
• Habitaciones de hospitalidad (hospitality suites) de acuerdo con la
hora de check-in.
• Horario de actividades de los integrantes del grupo.
• Departamento de recepción.
• Departamento de pisos y áreas públicas.
• Departamento de alimentos y bebidas.
• Departamento de seguridad.
• Etcétera.
Coordinación c o n recepción
CAP. 3. RESERVACIONES
Información de reservaciones
a recepción
Los empleados de reservaciones deberán enviar diariamente la infor-
mación siguiente:
• Políticas de funcionamiento.
• Procedimientos específicos.
• Cortesías.
• Asignación de clientes distinguidos.
• Sobrevenías intencionadas.
• Políticas de descuentos.
• Políticas de comercialización.
• Reservaciones de grupos.
• Convenios y contratos especiales.
• Fechas cerradas.
• Pronósticos de ocupación.
• Modificaciones en grupos alojados.
CAP. 3. RESERVACIONES
Coordinación con el departamento de pisos
y áreas públicas
- 122 HOTEL O
¡ VAL PEDRESAL Í7/A60/98
: U f>* PRONOSTC
IO BE OCUPACO IN m¡ i
LLESASAS CTSS CTGS. CTSS. X CTOS.
DIA STD S/S TOTAL SALIDAS IND. SFO. BCIÍP. OCUPACO
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— K3UDI
7i 7C ¿"7OíVA
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17 LUN ¿1 10 a 92 227 1?
13 BAR 42 T 45 44 115 1•7 223 70.00 A -rn
19 SIE 106 1 107 46 US 171 239 96.33 S !Mi
JO JUE 67 ¿9 50 93 210 303 102.67 i 3
21 VIE 9 1 10 69 77 172 249 33.00 i c/
22 SAS 11 1 12 157 71 •yy 104 34.67 S 196
S. DEL BES s 296 13 314 337 614 791 1.405 73.06 % 1.800
Figura 3.17.
Pronóstico mensual de ocupación.
INTRODUCCIÓN
El proceso de check-in comienza con la llegada del huésped al hotel,
e independientemente de la persona que tenga el primer contacto con él:
el portero, el botones o el recepcionista, debe dársele la más cordial bien-
venida.
Debe tenerse en cuenta que durante el check-in, el huésped se for-
mará la primera impresión del hotel, así que cualquier error o retraso lo
condicionará a buscar detalles negativos en el resto del establecimiento,
durante su estancia.
No importa si se está o no ocupado, si es un huésped o si son muchos,
siempre debe demostrarse eficiencia en este proceso, además de cordiali-
dad, mostrando atención, paciencia, sonriendo y llamándolo por su apelli-
do al hablarle.
Los hoteles establecen como hora mínima para el proceso de check-
in las 12:00 o 14:00 horas, y dejan un margen de tiempo para el acondicio-
namiento de las habitaciones por parte del departamento de pisos, luego
del proceso de check-out. Este horario está generalizado internacional-
mente para asegurarle al huésped que a esa hora tendrá su habitación dis-
ponible, pero no impide, que si se tienen habitaciones disponibles, el
check-in se realice antes.
Internacionalmente se fijan las 5:00 o 6:00 horas para cargar una
noche anterior (hora de corte de facturación). Por ejemplo, un huésped
que se hospede el día 04/07 a las 4:00 horas deberá pagar la noche del
03/07 al 04/07, pues se considera que si se registra antes de las 6:00 horas
duerme en el hotel; por otro lado, si un huésped se registra luego de las
6:00 horas del día 04/07, su primera noche a pagar será la del 04/07 al
05/07. Esta hora, establecida internacionalmente, puede aceptar cambios
86
>egún las políticas de cada hotel, y se aplica a todos los huéspedes que lle-
guen sin reservación previa.
Los huéspedes pueden llegar al hotel de dos maneras: con reserva-
ción o sin reservación.
Huéspedes c o n reservación
El trabajo eficiente de una recepción prevé que al iniciar el día se exa-
minen todas las reservaciones para asignarles la habitación más conve-
niente, según las comodidades solicitadas.
El sistema de trabajo para asignar la habitación más conveniente, en
el momento o día de check-in, se conoce como runofthe house. Este siste-
ma es el más utilizado por los distintos softwares hoteleros, generalizados
mternacionalmente.
Al momento del check-in, el recepcionista debe verificar el estado de
situación de la o las habitaciones que se asignen. Este proceso se realiza
con el ordenador (rack) de habitaciones, independientemente si el siste-
ma de trabajo es manual o computar izado.
En resumen, después de darle al huésped la más cordial bienvenida,
deben comprobarse sus datos con los que se poseen, aclarando las dudas
pertinentes, e informar las condiciones de la reservación.
En el caso de huéspedes provenientes de agencias de viajes, compa-
ñías aéreas u otras empresas que se hagan cargo de la cuenta total o parcial,
debe solicitarse el voucher o cupón de servicios, donde figuran los servi-
cios contratados previamente. El cupón deberá quedar en poder del hotel
para después poder cobrar los servicios correspondientes. Debe confir-
marse con el huésped la fecha de check-out para saber si existe alguna
diferencia con la pactada en la reservación.
Cuando el huésped viene de una empresa que paga por todos o algu-
nos de los servicios, debe comentársele para aclarar posibles dudas. Debe
tenerse en cuenta que las empresas que reservan para sus ejecutivos, técni-
cos, etc., pueden pagar:
TIPOS DE HABITACIONES
Los hoteles ofrecen distintos tipos de habitaciones que acompañan
su categoría y las necesidades de su clientela. Los diferentes tipos son
según:
• La capacidad de huéspedes.
• La categoría.
• Su relación de ubicación interior.
• Su ubicación exterior.
• Las medidas de las camas.
• Habitaciones especiales.
Sencilla
Es una habitación para un huésped integrada, casi siempre, con una
:ama matrimonial. La cama matrimonial tiene dos grandes beneficios: la
c amodidad del huésped y la posibilidad de transformar la habitación en
zoble matrimonial.
Doble
Es una habitación para dos huéspedes, con las posibilidades si-
guientes:
Triple
Permite el alojamiento de tres personas, con dos opciones:
Cuádruple
Aquí es posible albergar cuatro personas, con las variaciones si-
guientes:
Según su categoría
Estándar
Son habitaciones que, independientemente de su capacidad, contie-
nen el mínimo de comodidad ofrecida al huésped en su estancia. Depen-
diendo de la categoría del hotel, su equipamiento puede variar.
En categorías internacionales superiores a dos estrellas (tres, cuatro y
cinco), todas poseen aire acondicionado, minibar y televisión a color,
De lujo o suites
Son habitaciones que se presentan con varios ambientes: dormitorio,
sala de estar o escritorio y baño. Tienen el equipamiento más lujoso y, por
lo general, se construyen en los lugares del hotel con mejor vista. Presen-
tan variantes según la categoría del establecimiento hotelero.
Muchos hoteles dan a este tipo de habitaciones un toque muy particu-
lar; por ejemplo, asignándoles un nombre que va de acuerdo con su deco-
ración, o a la importancia de las personas que pueda recibir: suite presi-
dencial, suite gobernador, suite real, etcétera.
Adyacentes
Son habitaciones que están próximas, por lo menos en el mismo piso.
Contiguas
Son habitaciones ubicadas una al lado de la otra, pero sin comunica-
ción interior.
Comunicadas
Son habitaciones contiguas con comunicación interior.
Camas full
Las camas full presentan las dimensiones siguientes: 1.25 m de an-
cho X 1.90 m de largo.
Cama matrimonial ( 3 A)
Esta cama tiene las dimensiones siguientes: 1.35 m de ancho X 1.90 m
de largo.
Habitaciones especiales
Los hoteles presentan determinadas habitaciones especiales, adapta-
das a las necesidades sociales y a los requerimientos de su clientela. Según
la obligación de los hoteles (desde el punto de vista social y moral) debe
disponerse de cuatro tipos de habitaciones.
Para fumadores
Muchos hoteles construyen erróneamente zonas para "no fumado-
res", cuando en realidad deberían construirlas para "fumadores" donde se
instalen equipos de circulación y purificación de aire.
Para ejecutivos
Aquí, se brindan una serie de opciones que requiere el "hombre de
negocios", como computadora con la posibilidad de conexión (vía mo-
dera) a Internet, teléfono-fax; revistas y periódicos especializados en eco-
nomía, etcétera.
PLANES DE ALOJAMIENTO
Cuando el hotel fija las tarifas de las habitaciones incluye muchas
veces, junto con el alojamiento, determinados servicios de alimentos y
bebidas, como desayuno, almuerzo y cena. De acuerdo con los servicios
elegidos se arman los planes de alojamiento siguientes.
Continental
En este plan de alojamiento se incluye un desayuno tipo continental,
que consiste en los alimentos y bebidas siguientes:
Cama y desayuno
Americanos
Los planes americanos incluyen, además del desayuno, una o dos co-
midas en el día. Se presentan en dos variaciones:
TARIFAS Y DESCUENTOS
La tarifa es el precio que cobra el hotel a sus huéspedes por concepto
de alojamiento, y puede incluir o no una serie de servicios, como alimen-
tos y bebidas o entretenimiento.
La tarifa que aplican los hoteles es diaria, independientemente de la
cantidad de días que dure la estancia, e implica una serie de aplicaciones
legales que rigen en el contrato de hospedaje en casi todos los países.
La tarifa mínima a cobrar es de un día de alojamiento, pero puede
fraccionarse, por ejemplo, en medio día (aplicable para check-outs fuera
de horario), después de, por lo menos, un día de estancia.
En casi todos los países, las tarifas son fijadas por los propios hoteles,
y muchas veces son reguladas por las autoridades gubernamentales en lo
concerniente a los topes mínimos y máximos.
De mostrador o normal
Son las tarifas normales, sin descuentos, aplicadas a todas las habita-
ciones y dependen del tipo y categoría del hotel.
Comercial o corporativa
Grupal
Son aplicables sobre todo a agentes de viaje, cuyas ventas por inter-
mediación son importantes. Los descuentos (comisiones) que se aplican
varían mucho según una serie de condicionantes, como volumen de ven-
tas, forma de pago, tipos de habitaciones elegidas, etc. Estas tarifas son co-
misionares en valores que oscilan entre 10 a 40 %.
Familiar
Agentes
Es una tarifa con descuento especial a huéspedes que son agentes de
viajes o personal de líneas aéreas, clientes potenciales del hotel en inter-
mediación.
Gubernamen tal
Promocional
Paquete
Son las que maneja el hotel con un agente de viajes durante determi-
nado periodo, con base en muchos factores, como volumen de ventas, no
presentaciones, forma de pago, habitaciones a ocupar, servicios de ali-
mentos y bebidas a utilizar, etcétera.
Independientemente de la tarifa aplicada, el personal de recepción
debe manejar con eficiencia cada una de ellas, evitando errores y abusos
en su aplicación. Como forma de control, el hotel fija determinados crite-
rios administrativos para poder controlar su utilización.
REGISTRO DE HUÉSPEDES
Ficha de registro
Nunca debe alojarse a un huésped sin haberlo registrado.
Independientemente de si el huésped llega con reservación o sin ella
debe registrársele, excepto si nos ha visitado antes, ya que se tienen los
datos correspondientes, o si el hotel utiliza sistemas de prerregistro, con
los datos fundamentales (provenientes de la reservación) que permiten
imprimirlos para que el huésped sólo los revise y firme.
En el registro debe completarse la ficha de registro, la cual debe ser
llenada por el huésped, por las razones siguientes:
• Nombre completo.
• Nacionalidad.
• Fecha de nacimiento.
• Estado civil.
• Profesión.
- Efectivo (cash).
- Tarjeta de crédito (la que garantiza la estancia u otra).
- Cheques bancarios.
- Cheques de viajero (traveler's checks).
- Cupón o voucher de canje de servicios o MCO'S (Miscellaneous
Charges Orders).
- Cuenta canje (orden que emite el hotel para pagar determinados
servicios a sus proveedores).
• Marca y matrícula del automóvil. Dato muy útil para planificar las
actividades del garaje y de los estacionamientos, pues permite re-
servar los lugares correspondientes para los automóviles de los
huéspedes.
Garantía de la estancia
Cada vez más clientes deshonestos visitan los hoteles. Para contrarres-
tar esta situación se han establecido sistemas que garantizan la estancia del
huésped, no sólo en relación con los gastos de alojamiento, sino también en
relación con los consumos extra en los distintos puntos de venta del esta-
blecimiento.
Por suerte, alguien convirtió un "plástico" en el sistema de pago más
utilizado: la tarjeta de crédito, que se ha generalizado a tal punto que casi
todas las cuentas cobradas en los hoteles se hacen por este medio. Al viaje-
ro le da una serie de posibilidades y seguridades únicas; por ejemplo en
caso de robo, puede denunciar el siniestro a la firma emisora y recibir casi
al instante otra tarjeta, independientemente del país donde se encuentre;
obtiene seguro médico, puede hacer retiros de efectivo, etc. Las firmas
emisoras de las tarjetas de crédito, asesoradas por los hoteles, han ideado
sistemas que agilizan procedimientos y dan más seguridad a otros, como
cargos posteriores al check-out, servicio de prioridad de check-out, garan-
tía de reservaciones, etcétera.
Hay hoteles que aplican el sistema de garantía a todos sus huéspedes,
mientras que otros lo hacen sólo a los que no son huéspedes habituales lo
cual quedará determinado por las autoridades del hotel.
No debe olvidarse que muchos huéspedes llegan al hotel con el aloja-
miento pagado o garantizado. En estas situaciones, muchos establecimien-
tos instauran sistemas para garantizar el pago de los consumos extra.
El otorgamiento o negación
de crédito al huésped
Como se analizaba anteriormente, cada vez son más los huéspedes
deshonestos. Esta situación ha obligado a los hoteles a negar el otorga-
miento de crédito a sus huéspedes.
Internacionalmente, la hotelería está regulada legalmente por el con-
trato de hospedaje, que establece los derechos y deberes tanto del hués-
ped como del hotelero. También determina que el huésped es responsa-
ble de los gastos en que incurra una vez registrado en el hotel, gastos que
muchas veces no paga, amparado en su astucia para irse sin pagar o en las
leyes que consideran este hecho como un delito leve. En muchos países,
las deudas de alojamiento y de alimentos y bebidas prescriben muy rápi-
do; además, iniciar un juicio le puede resultar al hotel muy costoso (a
veces mayor que la deuda reclamada).
Hay hoteles que, amparados en el contrato de hospedaje por la posi-
bilidad de retención del equipaje, otorgan crédito a los huéspedes que lle-
gan al hotel, con lo cual garantizan la estancia de los que no traen. Lamen-
tablemente, estos "huéspedes" traen sus maletas llenas de ropa en desuso
o incluso de objetos pesados que hacen pensar al botones o al recepcionis-
ta que es casi imposible irse sin ser vistos, pero lo que no piensan es que
estos huéspedes se van sin pagar y nos dejan de recuerdo estas maletas con
objetos inservibles, faltando sólo un papel escrito con la frase: "Que Dios
se lo pague."
Por esta razón y por muchas otras situaciones, actualmente el crédito
en los hoteles se limita sólo a los huéspedes habituales y a otras personas
con el permiso de las autoridades del hotel.
ASIGNACIÓN DE LA HABITACIÓN
De llaves
Este tipo de ordenadores existe en todos los hoteles aun cuando se
sustituya la llave por una tarjeta magnética. Su construcción casi siempre
se parece a un palomar, donde en cada celda (que representa una habita-
ción) se guarda la llave de una habitación (fig. 4.2). También se usa para
guardar mensajes y cartas.
Figura 4.2.
Ordenador de llaves.
104
Es de gran utilidad ya que cuando no está en el hotel, el huésped
;ebe dejar la llave de la habitación en recepción. Esto permite controlar
mejor la salida y entrada de los huéspedes y, entre otras cosas, coordinar
: n el personal de pisos la limpieza de las habitaciones.
De habitaciones
Muestra en todo momento el estado de situación de las habitaciones
con la información actualizada.
Hoteles con sistemas computarizados. En los hoteles con sistemas
:: mputarizados, puede obtenerse al instante tal información, mediante el
- rmitor o de listados. Actualmente, existe una gran variedad de softwares
hoteleros con programas que se adaptan a las funciones de la recepción de
an hotel (fig. 4.3). El ordenador de habitaciones que utilizan los sistemas
:: mputarizados está inspirado en los sistemas manuales de información.
Figura 4.3.
Sistema computarizado de ordenador de habitaciones (room rack).
Figura 4.4.
Sistema manual de ordenador de habitaciones.
De reservaciones
Este ordenador, al igual que el ordenador de habitaciones, fue durante
muchos años la única manera eficiente de llevar un control de las reserva-
ciones. Como se mencionó en el capítulo anterior, una vez tomada la reser-
vación y pasados sus datos al plan de reservaciones o al cuadro de disponibi-
lidad, se elabora la tirilla de reservaciones, que se archiva en el ordenador
de reservaciones cronológico o en el ordenador de reservaciones alfabéti-
co, o en los dos si el hotel utiliza ambos.
De información
Dada la instalación de sistemas computarizados en red, este' tipo de
ordenador se ha convertido actualmente en una pieza de museo. Estaban
diseñados para que el personal de recepción, conserjería y telefonía tuviera
acceso rápido a los datos de los huéspedes, sobre todo para transferir llama-
das telefónicas, llevarles personalmente mensajes, etcétera. Por lo general
Tarjeta de bienvenida
La tarjeta de bienvenida es un impreso que se le entrega al huésped
durante el proceso de check in, con la información siguiente: nombre y
dirección del hotel; información que se desee destacar, como el horario
de check-out, el horario del servicio de desayuno, etc., y un pequeño mapa
con la ubicación del hotel en la ciudad.
En esta tarjeta, el recepcionista deberá anotar los datos siguientes:
nombre del huésped, cantidad de personas que lo acompañan, número de
habitación que ocupará y duración de la estancia (fig. 4.5).
Acompañamiento a la habitación
Una vez cumplidos todos los procedimientos anteriormente analiza-
dos, sólo falta acompañar al huésped a la habitación asignada. Esta tarea
debe ser realizada por el personal uniformado del hotel (botones); en su
ausencia, debe hacerla el recepcionista. Durante el acompañamiento a la
habitación asignada, debe ayudársele al huésped con su equipaje, indican-
do el camino desde la recepción hasta la habitación. Al llegar a ésta, y una
vez comprobado que se encuentra en las condiciones debidas, se le cede
el paso al huésped, y se le muestran las comodidades y equipamiento: el
aire acondicionado, la calefacción, el minibar, la música ambiental, el tele-
visor y el teléfono.
Debe informársele al huésped de todos los servicios que brinda el
hotel y, como último paso, entregarle la llave de la habitación, deseándole
una feliz estancia.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DURANTE EL CHECK-IN
Después de que los huéspedes han ocupado las habitaciones asigna-
das, debe realizarse una serie de tareas administrativas básicas: completar
la ficha de registro, ingresar los datos a la computadora y/o al libro de re-
cepción, y utilizar el libro y/o planillas policiales.
• Habitación ocupada.
• Tarifa y plan de alojamiento.
• Descuento (si corresponde).
• Diferenciación de mayores y menores.
• Salida prevista (según el dato que se posea desde la reservación
previa y consultada durante el check-in).
• Datos referentes al ingreso (día, mes, año y hora).
Todos estos datos serán de gran utilidad para aclarar cualquier duda
generada durante la estancia, y serán también aclaratorios para todo el per-
sonal de recepción, que recurrirá a la ficha de registro cuando surja una
interrogante.
Figura 4.7.
Libro de recepción.
• Habitación.
• Nombre del huésped.
• Número de huéspedes que ocuparán la habitación.
• Tarifa asignada (en números o código).
• Plan de alojamiento elegido.
• Fecha de check-out.
• Habitación.
• Nombre del huésped.
• Número de huéspedes que ocupaban la habitación.
• Tarifa asignada.
• Plan de alojamiento.
• Fecha de check-in.
• Número de factura.
• Observaciones.
Libro policial
Es similar al libro de recepción, y en él se anotan los datos siguientes:
Cuentas individuales
Estas cuentas se establecen para el pago de los servicios por una habi-
tación. En muchos casos, cuando el huésped viene por medio de un inter-
mediario, como una empresa que le paga el alojamiento, deben abrirse
dos cuentas: una para la empresa a la cual se le facturará el alojamiento; y
otra para el huésped, a quien se le facturarán las extras.
Otra situación común se da cuando dos huéspedes de una misma
habitación piden cuentas separadas. En ese caso, el hotel abrirá una cuenta
individual para cada uno.
Check-in de grupos
Cuando muchos huéspedes participan a la vez en el proceso de
check-in, deben planificarse las tareas para lograr la eficiencia debida. Por
consiguiente, deben realizarse una serie de adaptaciones al proceso habi-
tual, las cuales se detallan en seguida.
Durante el check-in
• Dar la bienvenida al grupo y comunicarse con el responsable o coordi-
nador.
• Registrar a todos los integrantes o completar el prerregistro.
• Asignar las habitaciones correspondientes.
• Solicitar los cupones (en el caso de un grupo tour).
• Ajustar la lista de huéspedes ordenados por tipo de habitación a ocupar,
y proporcionarla al personal que acompañará a los huéspedes.
• Repartir el equipaje correspondiente.
• Abrir las cuentas correspondientes (maestra e individuales).
• Garantías de estancia.
• Acreditación de señas.
• Políticas de descuentos aplicados.
• Justificación de cortesías.
LA CONSERJERÍA
118
Influencia europea
En Europa los estilos clásicos han marcado y marcan un estilo y nivel
que se refleja en una atención con el máximo lujo, que contempla cada
detalle.
Los hoteles de mayor lujo, destinados a recibir un público selecto,
crearon y resaltaron la figura del concierge, una persona con conocimien-
tos técnicos e idiomáticos, señorial en su trato y experto en la atención
personalizada. Su lugar de trabajo es la conserjería, separada de la recep-
ción, cuyas tareas son en su mayoría administrativas (reservaciones, check-
in y check-out).
En muchos hoteles, de la conserjería depende todo el personal de
telefonía y el personal uniformado (botones, mensajeros, porteros, eleva-
doristas y personal de estacionamiento).
Influencia estadounidense
En los hoteles estadounidenses, la organización es menos complica-
da, ya que se adapta a todas las formas de servicio y toma muy en cuenta la
cantidad de personal, de acuerdo con el tipo de servicio que se quiera
brindar. Esto no significa que en los hoteles estadounidenses o aquellos
que siguen su influencia, no existan conserjes, pues en hoteles de gran
lujo su figura ha sido introducida recientemente.
En la mayoría de los hoteles, cuya organización sigue esta influencia
(salvo las excepciones comentadas), la conserjería no existe y la recep-
ción se divide en dos grandes áreas: área de atención al cliente (front
office) y área administrativa (back office).
En la primera se realizan todas las funciones derivadas del ciclo del
huésped en el hotel: check-in, atención durante la estancia (personal y
telefónica) y check-out. En el área administrativa se llevan a cabo las fun-
ciones administrativas de los procesos mencionados y el manejo de las re-
servaciones.
Las habitaciones
Deben conocerse los distintos tipos y categorías de habitaciones, sus
distintas ubicaciones, el tamaño de sus camas, etc., y las tarifas de cada una
de ellas. Esto permitirá interpretar los gustos del huésped para ofrecerle,
b) Zonas turísticas:
4. Respuesta o acción
5. Retroalimentación
MANEJO DE CORRESPONDENCIA
Los huéspedes, durante su estancia tienen su domicilio en el hotel,
por lo que envían y reciben correspondencia, sobre todo cuando el motivo
de su visita no son las vacaciones sino los negocios. La correspondencia de
nuestros huéspedes se recibe principalmente a través de tres medios: car-
tas, fax y correo electrónico (e-mail).
Cartas
Éstas se reciben y envían mediante los sistemas de correo; lo impor-
tante es la eficiencia en el manejo de este tipo de correspondencia. Si se
tiene que enviar cartas, debe utilizarse el correo más ágil, para que lleguen
en el tiempo previsto. Si se recibe correspondencia, inmediatamente debe
hacerse llegar al huésped.
MANTENIMIENTO DE CUENTAS
Una vez concluido el proceso de check-in, el huésped puede utilizar
todos o casi todos los servicios que brinda el hotel. Para el cómputo de los
gastos realizados por los servicios se llenan (independientemente de si el
sistema es manual o computarizado) vales de consumo, que cargan a las
cuentas respectivas estos gastos. Los vales de consumo son comprobantes
internos, cuyo importe se suma al importe de alojamiento, cargado auto-
máticamente día a día.
Vales de consumo
Los vales internos de consumo del hotel dependen de los servicios
con costo que brinde (puntos de venta). A modo de ejemplo, se analizarán
los siguientes.
De frigobar
Se utilizan para los consumos de artículos ofrecidos en el frigobar o
minibar, instalado en la habitación del huésped. Por lo general, la elabora-
ción de estos vales es realizada por la mucama durante la limpieza de la
De llamadas telefónicas
En éstos se registran y posteriormente se facturan todas las llamadas
telefónicas "con cargo" que hace el huésped. Se anotan todos los datos de
las llamadas telefónicas (fig. 5.2), pues evitarán dudas y quejas al ser can-
celadas las cuentas, dado el elevado costo de las tarifas telefónicas en casi
todos los países.
Los datos de este vale se analizarán en el capítulo 7.
De restaurante
Aquí se anotan los consumos realizados en el restaurante del hotel
fig. 5.3). Estos vales no se utilizan para el público no alojado en el hotel
o para los huéspedes que pagan contado (en el momento) sus consumos
para quienes se emite un comprobante de pago (factura/recibo o boleta
de contado).
De lavandería y tintorería
En estos impresos, el hotel registra los servicios de lavandería y/o tin-
torería utilizados por el huésped (fig. 5.5).
Se puede cobrar una de dos tarifas, fijadas de acuerdo con la rapidez
del servicio:
CAP. 5. PROCEDIMIENTOS
126
De otros consumos
Estos comprobantes se utilizan para registrar otros consumos, como
traslados, excursiones, etc., que el huésped solicita que sean cargados en
su cuenta (fig. 5.6).
Todos los vales de consumo disponen de un espacio para la firma del
empleado del hotel que brinda el servicio y otro para la del huésped, como
conformidad de los servicios recibidos.
CAMBIOS DE HABITACIÓN
Por distintas circunstancias, algunas veces deben realizarse cambios
ze habitación. Algunas causas para este proceso son:
CAP. 5. PROCEDIMIENTOS
Una vez que se ha cambiado al huésped de habitación, la que ocupaba
pasa al estado de "en limpieza o salida" y la que ocupa a "ocupada". Poste-
riormente deben registrarse los cambios correspondientes en el estado de
situación de las habitaciones (ordenador de habitaciones o de recepción),
en las cuentas respectivas, y si el sistema de trabajo es manual, debe comu-
nicarse a todos los puntos de venta el cambio ocurrido.
MANEJO DE MENSAJES
Recepción se encarga de recibir los mensajes para los huéspedes y el
personal del hotel, que no se encuentran en ese momento. Los mensajes
pueden recibirse personal o telefónicamente.
Para realizar un manejo profesional de esta función, debe disponerse
de un impreso (fig. 5.8), donde se anotan los datos fundamentales de todo
mensaje:
• A quién va dirigido.
• Número de habitación (si es huésped del hotel).
• Sector, sección o departamento (si es empleado del hotel).
• Fecha y hora.
• Nombre de la persona que deja el mensaje.
• Empresa a la que representa.
• Teléfono y fax.
• Texto del mensaje.
• Firma del empleado que lo recibe.
CUSTODIA DE VALORES
La custodia de valores es un servicio que brinda el hotel a sus huéspe-
des, casi siempre sin cargo alguno, el cual puede efectuarse mediante dos
sistemas:
1. Recepción de dinero u otros valores en custodia.
2. Utilización de cajas de seguridad individuales.
CAP. 5. PROCEDIMIENTOS
Recepción de dinero u otros valores
en custodia
En muchos hoteles donde no se dispone de cajas individuales de
seguridad, se acepta dinero u otros valores en custodia. El hotel da un reci-
bo por la cantidad u objetos depositados, donde pueden registrarse los
movimientos tanto de ingreso como de egreso (fig. 5.9).
Sistema central
Estas cajas están instaladas en la recepción, en la caja de recepción o
en la gerencia, dentro de una gran caja de seguridad que alberga a todas.
Este sistema permite que el departamento de recepción controle cada caja
y solicite al huésped la firma de un impreso (fig. 5.10) en cada uso. Con
este sistema casi no hay robos, ya que el ladrón debería consumar el hecho
en un lugar público, visible desde la recepción del hotel.
Sistema habltacional
Este tipo de cofres de seguridad se ofrece a los huéspedes desde hace
pocos años, lo cual les brinda la posibilidad de disponer de ellos en la pro-
pia habitación. No hay duda de que este sistema representa un excelente
servicio, pero también se han producido grandes problemas en los hote-
les, puesto que son una tentación para los ladrones de hoteles, quienes
conocen el funcionamiento de éstos y roban en las habitaciones en el
momento justo, por lo que resulta muy difícil descubrirlos. En la figura
5.11 se muestra un impreso para el control de este tipo de cajas.
CAP. 5. PROCEDIMIENTOS
En los hoteles con sistemas computarizados en red, se elabora en la
computadora, y el departamento de mantenimiento recibe en su terminal
la correspondiente solicitud de reparación.
Solicitudes especiales
ACCIDENTES
Si se trata de un accidente leve, debe utilizarse el botiquín del hotel y
consultar posteriormente al médico de la empresa. Si es grave, debe lla-
marse a los servicios de emergencia para que asistan de inmediato a la per-
sona afectada.
En el caso de un empleado del hotel, debe darse aviso a la familia y a
todas las secciones afectadas del accidente ocurrido, para dar curso a todos
los procesos administrativos y legales correspondientes.
En caso de que el accidentado sea un huésped, después de brindar
los primeros auxilios debe avisarse inmediatamente a sus familiares. Si es
necesario internarlo deberán conseguirse todos los datos del seguro de
viaje para elegir el centro asistencial contratado por convenio. Además se
deberá proporcionar toda la ayuda y asesoría necesaria, hasta la llegada
de sus familiares, mediante un empleado encomendado para tales tareas.
Es recomendable que el hotel suscriba con alguna de las empresas de
emergencia móvil un contrato de establecimiento adherido, que le permi-
tirá usar este servicio cuando sea necesario, y cubrir a todas las personas
que estén en el hotel.
138
Como en casi todas estas situaciones especiales, el mejor remedio es
la prevención. Hay muchos descuidos que pueden generar accidentes; por
ejemplo:
AMENAZAS DE BOMBA
Cuando haya una amenaza telefónica de la existencia de un explosivo
en el establecimiento, nunca debe tomarse como broma, pues siempre
existen posibilidades de que sea real. Debe llamarse de inmediato a la bri-
gada antibombas, la cual indicará los pasos a seguir.
Si llega al hotel una brigada antibombas, la situación será muy difícil
de controlar por el pánico que surgirá entre los huéspedes, pero en coor-
dinación con la brigada (ya entrenados para estas situaciones), debe orga-
nizarse la evacuación del establecimiento.
Lo importante es no pensar que es una broma y actuar en considera-
ción. No hay que olvidar que los hoteles reciben huéspedes de todas las
nacionalidades, personas muy importantes, cuya presencia puede desper-
tar pasiones en personas enfermas que utilizan artefactos explosivos para
destruir "a diestra y siniestra", sin importarles nada ni nadie, lamentable-
mente.
Como medida de prevención, es recomendable asesorarse con las
autoridades pertinentes en caso de recibir huéspedes cuyas nacionalida-
des o importancia política impliquen posibles blancos de atentados terro-
ristas.
FALLECIMIENTOS
Lamentablemente es una situación que ocurre a menudo en los hote-
les, dependiendo muchas veces del tipo de clientela, como los huéspedes
residentes. La vida es lo más importante que se tiene pero, como recepcio-
nistas, en estos casos se debe poseer la suficiente frialdad para actuar de la
mejor manera posible.
Existen dos posibilidades: que el huésped fallezca en presencia del
médico o que la muerte de aquél sea descubierta por un familiar o un
empleado del hotel. En ambos casos hay que actuar rápidamente. Debe
llamarse a la policía, y pedirle que al arribar al hotel, no lo hagan con la
sirena encendida, para no provocar pánico. También debe comunicarse de
inmediato con sus familiares para informarles la tragedia, brindándoles la
ayuda y el asesoramiento necesario.
En caso de dejar el cuerpo en la habitación, debe tomarse su pasapor-
te o documento de identidad, certificado de defunción, etc., e iniciar
todos los trámites pertinentes. Si el fallecido es extranjero, debe avisarse a
la embajada o consulado correspondiente, para que realicen por su cuenta
todas las formalidades.
Otro punto importante es llamar a una compañía de servicio fúnebre,
la cual se hará cargo de parte de los trámites y traerá hielo seco para retra-
sar la descomposición del cuerpo. Nunca hay que ventilar la habitación, ya
que el oxígeno acelera la descomposición.
Al retirar el cuerpo del hotel, la discreción es la premisa fundamental.
El féretro deberá ir cubierto, y la salida debe coincidir con una hora de
poco movimiento y no debe ser por la puerta principal. Lo importante en
esta difícil situación es no tocar ni tomar ningún elemento de la habitación
hasta la llegada de las autoridades, que deben determinar cuál fue la causa
del deceso.
FUGAS DE GAS
Es necesario conocer la ubicación de los contadores (toma de consu-
mos) y los procedimientos para detener una fuga de gas. Debe llamarse a
la compañía que suministra el gas (si es un servicio público), después de
cerrar la llave de paso principal o todas las salidas (circuito interno). Siem-
pre debe prohibirse fumar o encender fuego en el lugar de la fuga y sus
alrededores.
La prevención es fundamental, por lo que deben tenerse en cuenta
las situaciones siguientes:
HUÉSPEDES ENCERRADOS EN
EL ASCENSOR
Es muy común que los ascensores queden atorados porque los hués-
pedes, a veces sin saberlo, presionan el botón de "parada" cuando el eleva-
dor no ha llegado a estacionarse en el piso. Nos enteramos de tal situación
por un alarma del asensor. En tales casos, debe localizarse lo más pronto
posible el ascensor y tranquilizar a la persona que ha quedado encerrada.
En caso de fallas reales, y si no hay un empleado de mantenimiento o
seguridad, se debe avisar al servicio de urgencia de la compañía instalado-
ra. Si éstos no llegan, se tiene que tratar de abrir la puerta, para lo cual debe
tenerse un manual y la llave correspondiente.
Actualmente, todos estos equipos se instalan con las condiciones de
seguridad mínimas exigidas por las autoridades pertinentes, lo que los hace
realmente confiables. Pero no totalmente seguros. Por consiguiente, deben
ser inspeccionados con regularidad por los técnicos de la compañía instala-
dora y por el personal de mantenimiento de nuestro establecimiento.
Otra medida de prevención es utilizar carteles visibles en el interior
de los ascensores que indiquen, por ejemplo, la cantidad máxima de per-
sonas que pueden utilizarlos a la vez.
Clases de incendios
• De combustibles sólidos comunes (madera, papel, tejidos, etc.). Agente
extintor: agua.
• De combustibles constituidos por líquidos inflamables (nafta, alcohol,
queroseno, etc.). Agente extintor: espuma, gas carbónico o polvo quími-
co seco. No usar agua, porque se producirá una propagación.
• Producido en aparatos eléctricos. Agente extintor: gas carbónico o polvo
químico seco. No utilizar agua o espuma, porque además de ser con-
ductores, destruyen los equipos afectados.
• Producido en barras metálicas combustibles o en elementos pirofóricos
(magnesio, litonio, uranio, sodio, potasio, etc.). Agente extintor: polvo
especial.
Métodos de extinción
• Aislamiento. Consiste en la extinción del fuego mediante la retirada del
combustible.
• Sofocación. Extinción por falta de oxígeno.
• Enfriamiento. Extinción en que se elimina el calor mediante la utiliza-
ción de un medio que baje la temperatura hasta un punto que alcance el
nivel por debajo del punto de ignición (ejemplo: agua).
HUÉSPEDES NO PAGADORES
RIÑAS
En una riña hay que intervenir rápidamente con diplomacia y firmeza,
y tratar de arreglar la situación o al menos separar a los antagonistas y tratar
de que vuelvan a sus habitaciones.
Si la pelea toma características incontrolables, debe llamarse a la policía.
No olvidar que el hotel vela por la moral y las buenas costumbres, por
lo que toda persona que atente contra estos principios deberá abandonar el
establecimiento. Este principio integra las leyes de casi todos los países.
ROBOS
En las habitaciones
Este es un tema muy delicado, ya que muchas veces los huéspedes
olvidan dónde han dejado algún objeto y enseguida bajan a la recepción y
acusan a alguien del robo.
SUICIDIOS
Por desgracia, el hotel es un lugar elegido para los suicidios. Estudios
serios revelan que son más comunes aquí que en cualquier otro lugar
público. Por tanto, hay que dar instrucciones muy claras a las mucamas
para que las habitaciones con el cartel de "no molestar" no estén así más de
un día y sin el control adecuado. El hotel es elegido, ya que tales personas
buscan la tranquilidad del mismo para recluirse en su estado de depresión
más profunda y cometer el hecho. Algunos puntos a considerar son:
Realización de llamadas
En los hoteles con centrales telefónicas antiguas, las llamadas telefó-
nicas externas no pueden realizarse desde las habitaciones, de modo que
todas se solicitan al telefonista para que las efectúe.
En establecimientos con centrales telefónicas digitales, las llamadas
telefónicas pueden hacerse desde las habitaciones, pero muchos hoteles
limitan estas comunicaciones según el destino de la llamada: local, nacio-
nal o internacional, haciendo pasar la comunicación por el telefonista en
determinados casos.
F'ág. Nro i
Nombre Hab.it Ingreso Egreso Menor
C a n t i d a d de H u é s p e d e s listados ; 48
Figura 77.4.
.4.
Lista de huéspedes (oírden alfabé
(orden alfabético).
tico).
151
152
El proceso para efectuar una llamada es el siguiente:
á) Nombre completo.
ti) Número de habitación que ocupa.
c) Lugar al que desea comunicarse.
d) Número telefónico.
é) Persona con la que desea hablar (en el caso de solicitar la
comunicación vía operadora: persona a persona).
Recepción de llamadas
En la recepción de llamadas se siguen cuatro pasos:
NOTA: Jamás debe comunicarse una llamada a una habitación, sin antes consultar
si el huésped solicitado la acepta.
Cuando sea solicitada la comunicación a determinada habitación, debe consultar-
le al interlocutor: ¿Con qué huésped quiere hablar? Si no sabe el nombre, no se le
comunicará.
CAP. 7. TELEFONÍA
Transferencia de llamadas
Toma de mensajes
• A quién va dirigido.
• Número de la habitación (si es para un huésped) o dependencia (si
es para un empleado del hotel).
• Fecha y hora.
• Nombre del interlocutor.
• Empresa a la que representa.
• Teléfono y fax (necesarios para poder comunicarnos).
• Texto del mensaje.
• Firma del telefonista o persona que tiene asignada esta función.
CAP. 7. TELEFONÍA
Servicios de despertador
En las habitaciones de muchos hoteles hay un folleto con informa-
ción sobre el manejo del teléfono, en el que se explica cómo utilizar el sis-
tema de despertadores automáticos, lo cual permite al huésped la progra-
mación del despertador desde el aparato telefónico. Qué distinto es
despertarnos con un mensaje de voz grabado a que nos despierte la voz del
telefonista con un cálido y amable "Buenos días".
La atención personalizada marca que los despertadores se hagan
manualmente, llamando a la habitación a la hora solicitada en la forma
siguiente: "Buenos días señor Ramírez, son las siete de la mañana."
Debe preguntarse al huésped si se reitera el despertador unos minu-
tos más tarde, saludando antes de concluir la conversación. Para no olvidar
los despertadores pueden utilizarse las facilidades de la central telefónica,
programando llamadas de aviso a la misma central un minuto antes del
despertador solicitado. La figura 7.7 presenta una hoja de control de des-
pertadores.
Solicitudes especiales
Muchas veces se reciben determinadas solicitudes que se consideran
especiales.
De no molestar
Cuando el huésped solicita que no le pasen llamadas telefónicas,
debe tomarse el mensaje de todas las personas que lo llamen. Cuando se
haga esta solicitud, debe tenerse presente por cuánto tiempo. Si la solici-
tud es en horario mayor que un turno de trabajo, debe comunicarla al tele-
fonista siguiente y anotarla en el cuaderno de novedades.
De transferir llamadas
CAP. 7. TELEFONÍA
160
INTRODUCCIÓN
Un proceso necesario dentro de las tareas administrativas es el regis-
tro, en comprobantes, de todos los consumos del huésped en el hotel.
Depende de cada país cuál o cuáles de los comprobantes serán exigidos
legalmente.
Los comprobantes son la base del registro contable. En todos los pun-
tos de venta, cada vez que se brinde un servicio con cargo a un huésped,
debe elaborarse un documento por escrito o comprobante, el cual demues-
tra la operación comercial realizada.
Vales o comandas
Factura
1. Huésped particular:
a) Nombre.
tí) Dirección.
c) Número de la o las habitaciones ocupadas.
d) Tarifa y descuento (si incluye).
e) Número de huéspedes.
f) Importes correspondientes.
Nota de crédito
Con este comprobante se acredita (resta) determinado importe de la
factura y se elabora cuando se generan errores, como la no aplicación de
determinado descuento.
Se extiende en tres impresos: original para el cliente; duplicado para
el departamento contable, y triplicado para archivo (fig. 8.2).
Recibo oficial
Es un documento que prueba el pago de una deuda, convierte la fac-
tura (comprobante de crédito) en un contado. Se compone de tres impre-
sos (fig. 8.3) al igual que la factura y la nota de crédito.
Boleta de contado
Son comprobantes para registrar una venta que es pagada al momento.
Se usan muy poco en los hoteles ya que para los huéspedes se abre la factura
en el check-in y los cargos generados se ingresan durante la estancia.
Los hoteles con sistemas computarizados utilizan el sistema siguiente
para simplificar la operativa: en el momento del check-out se elige el tipo
de comprobante a emitir: boleta o factura, y si el pago es al contado o si se
hace posteriormente (crédito; por ejemplo, para una empresa a la que el
hotel le brinda esta posibilidad).
CAP. 8. FUNCIONES
Control de crédito
El control de crédito se aplica según las políticas internas de cada
hotel. En los establecimientos donde no se garantizan estancias, el auditor
nocturno debe enviar a cobro las cuentas que sobrepasen el crédito conce-
dido por el hotel a sus huéspedes.
Con los huéspedes provenientes de empresas públicas o privadas,
cuyas cuentas son pagadas parcial o totalmente por éstas, el hotel pone en
práctica criterios similares fijando un tope de crédito (dependiendo de
cada empresa).
Fecha: 15/07/97
Ventas totales por alojamiento: US$ 3500.00
Impuestos: 14 % de IVA
Número de habitaciones ocupadas: 60
US$ 3500.00 ~ 14 %
60
US$ 3010.00
= US$ 50.16
60
índice de múltiple ocupación. Este índice es nombrado por algunos
estadounidenses como índice de doble ocupación, pero no es correcto
llamarlo así, pues se aplica a todos los tipos de habitaciones: dobles, tri-
ples, cuádruples, etcétera. Proporciona un dato importantísimo: el por-
centaje promedio de huéspedes por habitación ocupada, que será utiliza-
do tanto por el área operativa, como por la administrativa.
Se calcula dividiendo el número total de huéspedes alojados en
determinado periodo, entre el número total de habitaciones ocupadas en
el mismo periodo, menos uno, y el resultado se multiplica por 100 para
obtener el porcentaje. Ejemplo:
Este índice da valores que oscilan entre 0 % (cuando todas las habita-
ciones del hotel están ocupadas por un sólo huésped) y un máximo repre-
sentado por la cantidad de huéspedes que puede alojar el hotel (por ejem-
plo, si un hotel puede alojar 500 huéspedes en 100 habitaciones, el índice
será igual a 400 %).
Cuando el índice resulta igual a 100 %, significa que tenemos en pro-
medio dos huéspedes por habitación. Por este valor, y dado que el tipo de
habitación más común en los hoteles es la doble, ha sido mal llamado índi-
ce de doble ocupación.
Número de Número de
Fechas huéspedes check-ins
10/06/97 45 45
11/06/97 60 30
12/06/97 35 10
13/06/97 50 25
14/06/97 50 5
15/06/97 38 12
Sumatoria = 278 Sumatoria = 127
172
Porcentaje de extensiones de estancia. Es el cociente entre el núme-
ro de extensiones de estancia y los check-outs previstos, multiplicado por
100. Ejemplo:
Fecha: 15/07/97
Número de check-outs anticipados: 10
Número de check-outs previstos: 30
Respaldo de información
Cuando el hotel utiliza un sistema de gestión computar izado, debe
respaldarse la información más importante por si ocurre una pérdida de
datos en el sistema con que se opera.
El respaldo de información (back-up) se realiza en diskettes, otro
sector del disco duro con que se trabaja, u otro disco duro de la misma
computadora (o del servidor si trabaja con redes).
CAJA DE RECEPCION
EL CONTROL DE LLAVES
Como ya se mencionó, el proceso de check-out comienza cuando el
huésped nos entrega definitivamente la llave de la habitación. De ahí en
adelante se desencadena el proceso correspondiente.
180
No sólo debe controlarse la entrega de la llave de la habitación, sino
también la llave del cofre de seguridad para que el huésped no se la lleve.
La figura 91 muestra un impreso para alto control.
Los establecimientos con sistemas avanzados, donde se remplaza la
llave por una tarjeta magnética, permiten que el huésped se quede con ella
como recuerdo, ya que la combinación de la cerradura se establece en el
momento del check-in.
Estamos satisfechos de que haya escogido Days Inn y nos enorgullece ser
su anfitrión.
We are pleased that you have chosen to stay at Days inn and we take
pride in being your host.
Hospitality is truly our business, and we sincerely want to serve you well,
Our aim ¡s to consistantly offer our guests a convenient, clean, attractíve
and secure place to stay with friendly, attentíve service at a fair price.
Sínce your opinion will serve as our guide to ¡mprovement, I hope you II
take a few minutes to answer these questions, Both the operator of the
hotel and our corporate Guest Services Department will review your
comments. Simply return this card to the front desk or mail it at your
convenience.
On behalf of all the employees and owners ¡n the Days Inn Family. I thank
you for being our guest. We hope to welcome you back again soon.
Moisés Romano G.
President and Chief Operating Officer
DAYS INSS of MEXICO
Figura 9.2.
Impreso de evaluación y sugerencias.
Libro de quejas
En muchos países, la ley obliga a los hoteles a poner a disposición de
los huéspedes un libro de quejas, el cual, muchas veces impreso por las
autoridades gubernamentales o municipales, debe ser foliado y permite al
cliente manifestar todos sus reclamos y quejas por escrito.
La información asentada en estos libros es inspeccionada por las auto-
ridades que obligan su utilización, para aplicar según los criterios estable-
cidos, las sanciones correspondientes al hotel si es el caso.
186
respectiva en papel borrador), el cual nos permite, si se detecta un error,
corregirlo antes de emitir la cuenta definitiva (véanse figs. 95 y 9-6).
RESUMEN de CUENTA
Habitación.: 806
Titular....: KINAST, Juan Pablo
Figura 9.5.
Estado de cuenta (sistema computarizado).
• Efectivo.
• Tarjeta de crédito.
• Cuenta a crédito.
• Cheques bancarios.
• Cheques de viajero.
• Voucher o cupón de servicios.
• Cuenta canje.
Tarjeta de crédito
Si la garantía de la estancia se efectuó con tarjeta de crédito, debe
ajustarse el importe con efectivo o mediante la elaboración de otro cupón
definitivo de tarjeta de crédito.
Para elaborar el cupón de tarjeta de crédito, deben considerarse los
pasos siguientes:
Cuenta a crédito
Cuando el hotel tiene acuerdos con empresas privadas o estatales que
se responsabilizan de los gastos de los huéspedes que envían, se emitirá la
factura respectiva para que la firme el huésped. Luego, según el acuerdo
firmado, se cobrarán a la empresa las facturas generadas.
Cheques de viajero
Este sistema de pago ha entrado en desuso, dada la generalización de
las tarjetas de crédito. Este tipo de cheques son emitidos por instituciones
bancarias contra depósitos en efectivo, y poseen impresa la cantidad en
números redondos: 10, 20, 50,100. Cuando se paga con ellos, uno o varios
según el monto de la cuenta, el huésped debe firmarlos y el recepcionista
debe proceder de la misma manera que con los cheques bancarios.
Cuenta canje
Muchos de los servicios que contrata el hotel como empresa (p. ej.
publicidad) son pagados total o parcialmente a sus proveedores con los
servicios que ofrece; en tal caso se extenderán vales de canje al provee-
dor, con los cuales cancelarán sus cuentas los huéspedes que envíe aquél.
En el cobro de cuentas debe tenerse presente la información genera-
da durante la reservación y el check-in, en cuanto a:
Check-out de grupos
Cuando se realiza un check-out grupal, se debe estar preparado. La
mejor forma de planificar las tareas al respecto es mantener una buena
coordinación con el coordinador o guía del grupo y tener en cuenta:
Figura 9.7.
Servicio de prioridad de check-out.
192
CONTRATO DE PRIORIDAD DE SALIDA
El hotel debe guardar todos los datos de sus huéspedes para formar
un historial de ellos, el cual permitirá saber sus gustos, condiciones ante-
riores manejadas durante su estancia, aplicación de descuentos especiales
después de la tercera o quinta estancia, etcétera.
El historial del huésped es el archivo de todos sus datos, y comienza
con el llenado de la ficha de registro, donde el huésped anota todos sus
datos y se le registra, en el reverso, todo lo referente a su estancia (fig. 9 9 ) .
Toda esta información debe transferirse a una base de datos computarizada,
que permitirá rápidamente acceder a ella en distintas circunstancias.
Dado que los hoteles reciben gran cantidad de huéspedes, los archi-
vos deben someterse a operaciones de expurgo (limpieza), las cuales se
establecen según criterios propios.
Cuando el Huésped se registra: Una vez que el Huésped ha sali- * No se puede presentar un com-
do del Hotel... probante de venta separado o en-
* Explíquele sus condiciones rela- miendas a los cargos originales por
cionadas con cargos posteriores, y razones de pérdidas, robos o da-
asegúrese de obtener el consenti- * Usted puede depositar un com-
ños en la habitación sin el permiso
miento del cliente para hacer tales probante de venta separado o en-
específico del taijetahabiente.
cargos mediante su firma en un mendar el comprobante de venta
acuerdo, ya sea éste parte del for- original con los cargos posteriores
* Mandar al cliente por correo una
mulario de registro o en forma se- tales como: Habitación, Comidas o
copia del conprobante de venta con
parada. Bebidas, siempre y cuando el
una explicación detallada de los car-
taijetahabiente esté de acuerdo en
gos adicionales.
hacerse responsable por tales car-
gos.
Figura 9.8.
Servicio de cargos posteriores al check-out.
194
GUÍA RÁPIDA Este procedimiento le permite a su Hotel facturar a taijetahabientes de
Visa Cargos Posteriores al Check-out, tales como: Servicio a Cuarto,
Llamadas Telefónicas, Servibar, etc., y recibir al mismo nivel de garantía
que otras transacciones. Siga los pasos siguientes:
195
COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN CON
EL RESTO DEL HOTEL
La información generada durante el proceso de check-out, necesaria
para la eficiente operación y administración del hotel, debe ser trasmitida a
todos los sectores, secciones y departamentos implicados. Tal información
consiste en:
1. Admisión en el hotel
El contrato se formaliza tan pronto como la administración del hotel
acepta una solicitud hecha por el futuro visitante o en su nombre. El con-
trato está sujeto a:
4. Reservación de habitación
La persona que hace una reservación se compromete a aceptar la o las
habitaciones en el día indicado en la solicitud, a no ser que se acuerde una
nueva fecha con la administración. La dirección permanente del visitante
debe anotarse. En algunos casos el hotel puede exigir un adelanto sobre la
cuenta para asegurar la reservación.
Si el visitante no ocupa la habitación el día señalado o si cancela la
5. Tarifas y permanencia
El contrato con el hotel se considera válido por un día, a menos que
exista un acuerdo o que no sea desalojada la habitación a la hora señalada,
caso que se considera prorrogado día tras día.
Las tarifas del hotel cubren la estancia por una noche. El día de llega-
da se cobra en su totalidad y el día de salida no se totaliza en la cuenta si se
da aviso previo de la partida.
A los visitantes que soliciten una habitación para ocuparla en las horas
de la mañana del día de llegada, se les puede exigir que paguen la noche
previa si la habitación ha tenido que estar desocupada por su arribo (consi-
derando la hora de corte de facturación).
6. Alimentación
Explicación de términos:
8. Responsabilidades sobre
los bienes del huésped
La administración no será responsable de la pérdida o daño de los
bienes del visitante, excepto en los casos siguientes:
La responsabilidad del hotel sobre los bienes del cliente puede ajus-
tarse al máximo monto reconocido por las leyes de cada país.
9- Cancelación de la cuenta
Debe hacerse a su presentación. El pago podrá efectuarse en moneda
nacional o en moneda extranjera de acuerdo con el cambio del día. Los
cheques comunes o cheques de viajero se aceptan solamente cuando se ha
notificado a la administración por adelantado.
11. Propinas
La reglamentación de cada país respecto de las propinas, debe notifi-
carse al cliente verbalmente o mediante un aviso colocado en la habitación.
INFORMACIÓN ADICIONAL 20
Accomodations. Alojamiento, comida, bebida y otros servicios para los viajeros.
Por proveer estos servicios, a menudo se hace mención del negocio hotele-
ro como la industria del alojamiento.
Adjoining rooms. Cuartos adjuntos.
A. D. R. Average Daily Rate. Tarifa promedio por habitación ocupada.
Advance deposit. Depósito por anticipado.
Allotment. Contrato por el que una empresa asegura un determinado número de
habitaciones para su venta particular. Deben tenerse en cuenta procedi-
mientos de cancelaciones, pago y demás condiciones.
Ambigú. Estilo de servicio buffet impuesto en hoteles con piscina y en banquetes.
American breakfast. Desayuno americano. Integrado, además de los ingredien-
tes del desayuno continental, por un plato a base de huevos fritos, revueltos
o poché, acompañados con tocino, jamón o salchichas fritas.
American plan. O full americanplan (pensión completa). Régimen que inclu-
ye, además del alojamiento, el desayuno y dos comidas.
A. R. G. Average Rate per Guest. Tarifa promedio por huésped.
Arrival time. Hora de llegada.
Baby-sitter. Niñera. Persona que cuida a los niños mientras los padres están ocu-
pados o fuera del hotel.
Back of the house. Servicios y funciones que incluyen: limpieza, mantenimien-
to, servicio de alimentos y bebidas, etcétera.
Back office. Área de recepción en la que no hay contacto directo con el público,
por ejemplo, destinada a los departamentos de reservaciones, auditoría noc-
turna, etcétera.
Back to back. Grupos continuados.
Bellboy be liman. Botones.
Bellhop. Botones, joven o de edad avanzada.
Block. Bloquear.
Book. Reservar.
Bosboy. Empleado del restaurante que sirve el agua, vacía los ceniceros y limpia
las mesas.
207
Brazilean breakfast. Desayuno brasileño. También conocido como desayuno
tropical; integrado por una gran cantidad de ingredientes, que se presentan
en una mesa buffet, donde rige además el autoservicio.
Brunch. Combinación de desayuno y almuerzo (breakfast + lunch).
Bulk purchase. Compra de víveres y equipo en muy grandes cantidades, usual-
mente con un ahorro considerable.
Cabaña. Habitación junto a la piscina.
Cancellation. Cancelación.
Carriage attendant. Portero.
Caseta. Pequeña oficina donde el portero dispone del material necesario para
poder trabajar.
Cashier. Cajero. Empleado del departamento contable, que provee de servicios
financieros a los huéspedes.
Catre. En Estados Unidos de América, cama pequeña o cama extra. En Inglaterra,
cuna.
Chain. Cadena. Un negocio empresarial que opera por lo menos varios hoteles.
Chambermaid. Empleado de un hotel que cuida y limpia el cuarto del huésped
(término no utilizado actualmente).
Chart. Gráfica que refleja la disponibilidad de habitaciones (planning).
Charter flight. Vuelo especial.
Check-in procedures. Procesos que se desencadenan al ingreso de los hués-
pedes.
Check-in time. Hora determinada para la ocupación de las habitaciones.
Check-out procedures. Procesos que se desencadenan al egreso de los hués-
pedes.
Check-out time. Indica la hora en que deben dejarse libres las habitaciones y
desde la cual comienza a correr otro día de alojamiento.
Coffee shop. Lugar de comidas rápidas.
Complementary rooms. Habitaciones ocupadas libres de cargo.
Concesion. Concesión. Una especie de licencia concedida por el dueño de un
hotel a una compañía para su operación total o parcial.
Concierge. Conserje.
Conflrmed reservation. Reservación confirmada.
Connecting rooms. Habitaciones comunicadas.
Consultant. Consultor, asesor. Persona o firma contratada por honorarios para
dar consejos sobre determinado tema, como contabilidad, diseño interior,
publicidad, decoración etcétera.
Continental breakfast. Desayuno continental. Consiste en té, café o chocolate,
acompañado de leche fría o caliente, jugos de fruta, medialunas, pan tostado
caliente, mantequilla y mermelada.
Continental plan. Plan que incluye alojamiento y desayuno continental.
Controller. Persona responsable del departamento contable; llamado también
gerente contable o inspector.
Convention. Convención. Una junta de negocios o un grupo profesional con el
proposito de intercambiar información, elegir funcionarios, etcétera.
Courier. Integrante del departamento del personal uniformado encargado de las
tareas externas de mensajería.
Credlt manager. Empleado del departamento contable, encargado del estado
financiero de los huéspedes u otros clientes del hotel.
Crib. Término que aplican los estadounidenses al referirse a una cuna para bebé
(los ingleses utilizan coi).
Cut off date. Fecha límite.
Cut off time. Tiempo límite.
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