Capítulo I

1.1 Doctrina de los actos protocolares y extraprotocolares

De acuerdo con la normativa vigente, en el artículo ochenta del Código

Notarial, se clasifican dos tipos de actos notariales, los cuales son actos
protocolares y actos extra protocolares.
Esta clasificación a su vez, se subdivide en:
Documentos Protocolares: tales como Escrituras Públicas, Actas Notariales
y Protocolizaciones consignadas en el protocolo del notario.
Documentos extra protocolares entre ellos se encuentran las reproducciones
de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de
expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias  y otras
actuaciones que el notario público autorizado por ley extiende fuera del
protocolo.
Parte del desarrollo introductorio, es a analizar cada uno de estos
documentos, de acuerdo con la doctrina actual para obtener una mayor
comprensión de la forma de realización de estos actos.

1.1.1 Los documentos protocolares

Los documentos protocolares están establecidos en el artículo ochenta del

código notarial, siendo: La Escritura Pública, Las Actas Notariales y las
Protocolizaciones.
Tal y como lo expone Herman Mora Vargas, son los documentos que
constan en el protocolo y son el resultado principal y primordial de la
actuación del Notario, ejerciendo sus funciones, configurando la voluntad
de las partes, dándole forma a todos los hechos, así como los actos y los
negocios jurídicos confiriéndoles efectos.

1.1.1.1 La Escritura Pública de acuerdo a la doctrina

Los juristas en materia notarial, exponen que la Escritura Pública presenta

el siguiente concepto:
“Es aquel instrumento confeccionado con las formalidades que exige la ley, otorgada ante un Notario o
funcionario autorizado.
En ella se ejercitan tres principios: la autenticidad, la legalidad y la ejecutoriedad” (Herman Mora
Vargas. Manual de Derecho Notarial. Pág.213-214.1999)

De acuerdo con el Notario Mora Vargas, la escritura es un instrumento que

cumple con las formalidades exigidas por la ley, que se rige por tres
principios y es otorgada por el Notario Público.
 Doctrinalmente, autores como Ávila Álvarez, describen que la Escritura
Pública son documentos autorizados con las solemnidades legales por el
Notario Público competente, siendo requerido por las partes e incluidos en
el protocolo, estas solemnidades contienen, revelan o exteriorizan un
hecho, acto o negocios jurídicos, para su prueba, eficacia así como para la
constitución. (Artavia Allan y Madrigal Randall, Validez y eficacia de los
documentos públicos. Tesis. UCR) 
De acuerdo con los doctrinarios especialistas en Derecho Notarial, la
Escritura Pública es un instrumento donde se inserta una declaración de la
voluntad con el propósito de producir  efectos jurídicos.
La escritura pública se manifiesta y perpetúa como parte de la prueba
documental, la formalización de un contrato  o un acto. Esta tiene como
uno de los fines la creación, modificación, extinción o cancelación de una
relación jurídica.
De manera conceptual, diversos autores describen la escritura pública como
el instrumento confeccionado con las formalidades que exige la ley,
otorgada ante el notario público autorizado y en ella se ejercitan los
principios de autenticidad, legalidad y la ejecutoriedad.
Por su parte Salas Marrero explica lo siguiente:
“En realidad la formación del documento notarial –cualquiera que sea su naturaleza-, no puede separarse
en secciones autónomas porque el documento notarial constituye un todo homogéneo y orgánico y nunca
agregado informe, o una mera suma de partes sin conexión alguna entre sí. Por tales razones, la Escritura
Pública es indivisible en su composición. No obstante las partes de una escritura son susceptibles de ser
analizadas de forma individual”. (Artavia Allan y Madrigal Randall, Validez y eficacia de los
documentos públicos. Tesis. UCR) 
   
De acuerdo con Salas Marrero entonces, la escritura pública no se separa,
es indivisible permitiendo que las partes si puedan ser analizadas en forma
individual.
Autores costarricenses afirman que existe una clasificación de las escrituras
notariales, estas son:

a)   Principales: Son las escrituras que crean, modifican o extinguen las

diferentes relaciones jurídicas.
b)  Adicionales: También son conocidas como aclaratorias o accesorias,
tienden a rectificar, modificar, restringir, incluso revocar o variar lo
indicado en la escritura principal. Corrigen la voluntad de los
comparecientes, con propósitos de completarlas, adicionarla conformando
ambas una sola voluntad.

Además se establece en la doctrina, que las escrituras públicas accesorias

pueden ser:
 a)   Escritura de ampliación: Esta escritura extiende o aumenta el objeto del
negocio que se acordó en la escritura principal. El ejemplo es la ampliación
de un plazo de una hipoteca.
b)  Escritura de Prórroga: Tiene la finalidad de la extensión de un período.
c)   Escritura de Confirmación: Esta procura sanear vicios que contiene la
escritura principal y que puede hacer el acto anulable
d)  Escritura de Ratificación o de Aceptación: Es la escritura que acepta actos
que fueron realizados por personas sin poder suficiente.
e)   Escrituras de Adhesión: Son todas aquellas en las cuales las partes realizan
un negocio jurídico y convienen regirlo por cláusulas del contrato
previamente confeccionado.

1.1.1.2          Las Actas Notariales de acuerdo a la doctrina

Los especialistas en materia de Derecho Notarial, explican que se entiende

por acta a la reseña escrita, fehaciente y auténtica de cada acto productor de
efectos jurídicos.
Autores costarricenses señalan que el acta se puede definir  como el
documento escrito en el que se relata en forma más o menos extensa las
deliberaciones y acuerdo tomados en una reunión así como las asambleas y
las audiencias.
De acuerdo con el Notario Hermán Mora, el Código Notarial abre la
posibilidad de “retratar”  con desapego al tiempo de una manera estática en
todos los entornos de evolución, por esto se pueden hacer actas al mismo
tiempo que se comprueben los hechos de acuerdo a su ocurrencia, por ello
se hace un relato de todo lo que tenga relevancia jurídica y haciendo
omisión de lo que no es de interés, siempre y cuando no transcurran más de
veinticuatro horas desde que se realizó la percepción del hecho. Se puede
además constatar situaciones y posteriormente darle forma de acta notarial,
esto se realiza narrando los hechos en el protocolo, cuando no haya
transcurrido un tiempo mayor a  veinticuatro horas.
Doctrinariamente se expone que el Notario Público, en la escritura pública,
redacta las manifestaciones de la voluntad,  narra los hechos y es
importante ya que sobre esto último descansa la fe pública, razón por la que
el notario debe ser fidedigno en la medida lo posible.

Especialistas en derecho notarial, confirman que existen diversos tipos de

actas las cuales son:

a)    Actas de presencia: Esta Acta tiene como característica que el Notario es un

mero receptor del entorno, se limita a observar la realidad de lo que
interesa para captar lo oye o ve y consignarlo. Se pretende con este,
acreditar el estado físico de un bien, su calidad o cantidad. También hace
 referencia a la finalización de un trabajo, la negativa de una personan de
hacer o dejar de hacer algo.
b)    Actas de Notoriedad: Estas actas consisten en el conocimiento público de
ciertos hechos históricos, científicos  o las consecuencias de las leyes,
involucra también la fama pública, la reputación de las cualidades de una
persona reconocida socialmente.
c)     Actas de Notificación: En este tipo de acta el Notario tiene facultades de
Notificar las resoluciones judiciales, significa, poner las resoluciones en
conocimiento de las partes.
d)    Actas de depósito: Procede cuando un requiriente solicita al Notario el
depósito de un bien.
e)    Actas de conocimiento: Estas son actas de comprobación,
el            Notario  se dirige al lugar describe lo que ve para dar fe de algo
que se requiere a solicitud de parte.
f)      Actas de intimación: Estas permiten advertir o prever un hecho que
acontece como por ejemplo la intimación del cobro de impuestos.

1.1.1.3          Las Protocolizaciones de acuerdo a la doctrina

La protocolización de acuerdo con los especialistas en materia de derecho

notarial, consiste en la trascripción de documentos o piezas privadas en el
protocolo del Notario.
El artículo ciento cinco del Código Notarial, hace referencia a las
protocolizaciones indicando que se debe dejar copia del documento o la
pieza que se protocoliza en el archivo de referencia, o apéndice, con esto,
se puede probar su existencia y detallar su contenido como se desprende de
la lectura de los artículos cuarenta y siete; así como el ciento diez del
Código Notarial.
Los doctrinarios afirman que las protocolizaciones pueden ser “literales”
cuando se puede transcribir textualmente el documento y en lo
“conducente” cuando se copia parte del documento o lo que resulta es de
interés para ciertos efectos. También pueden ser  en “referencia” que es
como contar un cuento de lo que resulta relevante de la información.
De acuerdo con los juristas costarricenses, los efectos más importantes de
la protocolización es el dar fecha cierta a un documento, con lo cual se
pretende claro está, oficializar la fecha de la existencia de un documento.
La doctrina afirma que entre los efectos de la protocolización de
documentos es dar fecha cierta a un documento. La protocolización en
cuanto a los documentos privados, no confiere un rango de escritura
pública y en un proceso judicial la protocolización no es suficiente para
fundar un derecho real, por lo que se requiere del documento original, tal y
como lo establece el artículo ciento siete del Código Notarial.
 1.1.2        Los documentos extraprotocolares de acuerdo con la doctrina

De acuerdo con la documentación costarricense, los actos extraprotocolares

son aquellos documentos que no constan en el protocolo del Notario
Público. Son reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de
documentos, piezas de expedientes o de instrumentos y traducciones.  Cada
uno de estos documentos se explicará a continuación brindando un
concepto claro y preciso de la conceptualización de cada uno.

1.1.2.1  Las traducciones de acuerdo con la doctrina.

De acuerdo con los doctrinarios, los documentos notariales deben ser

confeccionados en idioma español, sin embargo por varias razones se
puede encontrar en una lengua extranjera.
Para este tipo de documentos, los doctrinarios afirman que el Notario está
facultado para realizar la traducción  del documento, lo cual implica que
este debe tener conocimiento del idioma que se traduce, pues lo que se
traduce, debe ser una copia o reproducción fiel y exacta  del texto en el
idioma extranjero, las traducciones surten efecto del documento traducido.

1.1.2.2          Las certificaciones de acuerdo con la doctrina

La doctrina, así como escritores conocedores de la materia, exponen que el

artículo ciento diez del código notarial, hace referencia a la potestad
certificadora que tienen los Notarios Públicos, en virtud de la cual podrán
extender bajo su responsabilidad, las certificaciones referentes a
inscripciones, expedientes, resoluciones y o documentos existentes en los
registros o bien en las oficinas públicas, así como también de libros,
documentos o piezas privadas en poder de particulares.
“La certificación es el documento extraprotocolar, en donde, el Notario logra la afirmación de
información mediante su presencia y evidencia funcional. En él se pone, en clara comprobación, la fe
pública, ya que la comprobación de orden visual es su elemento medular; la expresión “haber tenido a la
vista” es el factor distintivo”.  (Artavia Allan y Madrigal Randall, Validez y eficacia de los documentos
públicos. Tesis. UCR) 

De acuerdo con el texto anterior la certificación es entonces, un documento

extraprotocolar, el Notario Público logra la afirmación de la información de
forma presencia poniendo la fe pública como medio de comprobación.
Los especialistas explican que con la certificación se logra realizar el
traslado de la información que consta en algún medio o en la realidad, con
la plasmada en el documento del notario, esto con el fin de hacer, llegar al
interesado la información necesaria para la presencia de éste en otro lugar
donde se da a conocer.
La doctrina clasifica las certificaciones de la siguiente forma:
 a)   Literales: Cuando se realiza copia literalmente de la información que
se  certifica.
b)  En lo conducente: cuando se certifica solo parte conceptual de la
información, nada más de lo que interesa
c)   En relación: Cuando se cuenta toda la narración de la información que tiene
conexión entre sí.

Cuando se efectúa una certificación de acuerdo con la doctrina, los

Notarios deben indicar en cual de los tres anteriores sentidos lo hace, así lo
señala el artículo ciento diez del Código Notarial.

1.1.2.3          Los testimonios de acuerdo con la doctrina

Diversos doctrinarios explican el testimonio de la siguiente forma:

Los testimonios son documentos públicos, emanados por un oficial público; son documentos
extraprotocolares, reproducciones de los  instrumentos públicos que tienen el propósito de desplazar
efectos jurídicos. (Herman Mora Vargas. Manual de Derecho Notarial. Pág.213-214.1999)

De acuerdo con el texto anterior, los testimonios son documentos públicos

que emanan del oficial público que en este caso es el Notario Público y
tiene el propósito de desplazar los efectos jurídicos que corresponden a
cada caso en particular.
Los diferentes juristas afirman que el sistema notarial en Latinoamérica
presenta la particularidad de no ser el documento original el que se presenta
ante el registro público, ni tampoco el que lleva las partes, sino por el
contrario, son las copias auténticas de éste.
De acuerdo con lo establecido en doctrina, el testimonio es aquel
documento público, emanado de un oficial público y que tiene como
propósito desplazar efectos jurídicos. Son los notarios autorizantes de las
escrituras matrices, los obligados a expedir los testimonios en cualquier
momento.
La legislación costarricense hace alusión al artículo ciento catorce del
Código Notarial, donde se dice en cuanto a la estructura de los testimonios
que constan en dos partes: la copia literal , total o parcial de la matriz y el
engrose que le confiere la ejecutoriedad para los efectos jurídicos que
correspondan.
De acuerdo con los especialistas, pese a ser una copia fiel y auténtica del
documento original, el testimonio también puede ser parcial, ya que se
puede extender en lo conducente, es decir para aquello que nos interesa,
con la salvedad del artículo setenta y siete del Código Notarial que señala
la necesidad de consignar aquellos testimonios que se otorguen en lo
conducente lo siguiente: “lo omitido no desvirtúa, restringe o, en forma
alguna degenera lo trascrito”.
 De acuerdo con el Notario Mora Vargas, los testimonios constan de tres
partes:

a)   Copia fiel y exacta del instrumento

b)  Copias de firmas.  La trascripción, según en el entender del Notario de la
rúbrica que fue impresa en el protocolo.
c)   El engrose. Este es importante ya que radica en dos aspectos: primero es un
amigable medio para ubicar el instrumento con las referencias de tomo y
folio brindando un respaldo de la matriz, además de conocer si se trata del
primer o el ulterior testimonio. En un segundo aspecto, en virtud de la
condición de desplazante de efectos del testimonio, pone de relieve la
relación de autoría con el original.
1.1.2.4          Las copias autenticadas de acuerdo con la doctrina

La doctrina señala que uno de los derechos que asisten a los otorgantes, es
contar con las copias de los instrumentos que otorgaron. La copia autentica
no es prueba sobre el contenido del acto, sino solo sobre la existencia del
instrumento público.
Se diferencia del testimonio en que la copia no es un documento público
capaz de producir efectos jurídicos, sino solamente prueba la existencia del
original.

CAPITULO II
2.1 Los actos protocolares de acuerdo con la normativa vigente
De acuerdo con  el artículo ochenta del Código Notarial, los documentos
notariales se clasifican protocolares o extraprotocolares dependiendo de su
conformación ya sea en protocolo o fuera de él.
“Artículo 80.- Clases de documentos

Los documentos notariales son protocolares o extraprotocolares, según sus originales se extiendan en el
protocolo o fuera de él.

Los documentos protocolares consisten en escrituras públicas, actas notariales o protocolizaciones

consignadas en el protocolo del notario.

Son extraprotocolares las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas

de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el notario público,
autorizado por ley, extiende fuera del protocolo.” (Artículo 80 código notarial.)

Del citado articulo, se explica  que los documentos protocolares son las

escrituras públicas, las actas notariales o protocolizaciones que fueron
consignadas en el protocolo del notario.
Por actos extraprotocolares se clasifican las reproducciones de
instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas expedientes o
inscripciones, traducciones, actas y diligencias.

2.1.1 La escritura pública en el código notarial

La estructura normativa de la escritura pública, está establecida en el

artículo ochenta y uno del Código Notarial de la siguiente forma:
introducción la cual estará compuesta por encabezamiento, la
comparecencia y las presentaciones.
El  contenido estará conformado por los antecedentes y las estipulaciones
de los comparecientes.
Por su parte la  conclusión incluye las reservas y advertencias notariales,
las constancias y la autorización.
En cuanto al encabezamiento, de acuerdo con el artículo ochenta y dos del
código notarial, toda escritura inicia con su número, nombre y apellidos del
notario, condición y lugar de oficina.
La comparecencia se establece en el artículo ochenta y tres, establece
indicando el nombre y apellidos de los comparecientes, así como sus
calidades (número de cédula, estado civil, profesión u oficio. entre otros)
El artículo ochenta y seis del Código Notarial establece que el notario debe
estipular todos los antecedentes del acto o negocio otorgado.
En relación con las estipulaciones, la normativa establece que el notario
debe redactar en forma clara, detallada el acto o contrato ajustándolo a la
solicitud de las partes  y a las disposiciones legales para que surta los
efectos jurídicos  (Código Notarial artículo ochenta y siete)
De acuerdo con el artículo ochenta y nueve, la conclusión iniciará con las
advertencias y reservas que el Notario Público debe hacer por ley a los
comparecientes.
En cuanto al otorgamiento de la Escritura Pública, el artículo noventa y uno
del Código Notarial establece que el notario debe leer el contenido de la
Escritura Pública a los comparecientes, así como los testigos, dejar
constancias de la lectura y del consentimiento de los interesados
El artículo noventa y dos expone la autorización, en la cual se debe indicar
el nombre y apellidos, así como domicilios de los testigos, si se han
extendido o no una o más reproducciones en el mismo acto de firmarse la
escritura. Además la constancia que firman el notario público, los testigos
instrumentales, los de conocimiento y los intérpretes en su caso, así como
los comparecientes, el lugar, la hora, el día, mes y año en que se autoriza
la  escritura.
Cuando se adicione, rescinda o modifique el contenido de una escritura
pública; se revoque o modifique un testamento o poder especial, por medio
de otra escritura pública otorgada con posterioridad, el notario autorizante
de la última escritura está obligado a consignar mediante una nota marginal
en la escritura adicionada, rescindida o modificada, el nombre, apellidos
del notario, tomo, folio y número de escritura donde se realizó la
modificación. (Artículo noventa y siete del Código Notarial)
Cuanto el tomo donde se consigna la nota marginal pertenece a otro
notario, o se encuentre en el Archivo Notarial, el otorgante de la
modificación debe notificar al otro notario para que la lleve a cabo o al
Archivo Notarial

2.1.2 Las  actas notariales en el código notarial

El Código Notarial en el artículo 101 se establece la definición de las actas
notariales:
“Definición

(…) son instrumentos públicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio del notario y a
solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia,
darles carácter de auténticos, o bien hacer constar notificaciones, prevenciones o intimaciones
procedentes según la ley.

A las actas notariales les serán aplicables, en lo pertinente, las disposiciones de las escrituras públicas,
con las salvedades resultantes de este capítulo.” (Artículo 101 del Código Notarial)

Se desprende del citado artículo que las actas notariales son instrumentos
públicos y su finalidad es la comprobación de hechos, sucesos o situaciones
que consten en presencia y por medio del notario público a solicitud del
interesado, dándoles carácter de autenticidad y hacer constar notificaciones,
prevenciones o intimaciones de acuerdo con la ley.
El artículo ciento dos del citado cuerpo normativo, explica los requisitos
que deben contener las actas notariales:
“a) En la introducción, deberá hacerse constar a solicitud de quién se procede y el motivo por el cual
interviene el notario.

b) En caso de representación, el notario indicará la que exprese la parte interesada, sin necesidad de
comprobar la personería.

c) El notario que no conozca a quienes debe notificar, informar, intimar o prevenir, deberá procurar
identificarlos y hacerles saber por encargo de quién procede, su calidad de notario, la diligencia por
efectuar y el derecho que les asiste de hacer  constar las manifestaciones que tengan a bien sobre esa
diligencia, siempre que sean pertinentes a juicio del profesional.

d) En la descripción se relatarán, objetiva y concretamente, todas las circunstancias necesarias para los
fines jurídicos de las diligencias y los detalles o condiciones solicitados.

e) La presencia del solicitante no es necesaria a menos que deba suscribir legalmente el acta.
 f) No es indispensable la unidad del acto ni del texto.  Por tal razón, podrán extenderse actas al mismo
tiempo que se comprueban los hechos, mientras se realiza la diligencia o con posterioridad, siempre que
se confeccionen dentro de las veinticuatro horas siguientes.  Podrán también separarse en dos o más
textos, en orden cronológico, lo cual deberá advertirse.

g) Si la diligencia se refiriere a un documento y legalmente fuere exigible, se dejará en él una constancia

suscinta de lo actuado, indicando el número de tomo del protocolo, la página y el instrumento en que se
levanta el acta, así como su fecha.

h) En la conclusión, no se requiere leer el acta a los interesados; tampoco, su aprobación, y podrá llevar o
no sus firmas.  El notario autorizará el acta, aunque alguno no quiera o no pueda firmar, y dejará
constancia del hecho.

i)             En las actas, podrán incluirse informes o juicios de profesionales, peritos y otros concurrentes, sobre la
naturaleza, las condiciones y consecuencias de los hechos comprobados.  Se indicarán sus nombres,
apellidos y calidades, y ellos deberán firmar el acta.”(artículo 102 del código Notarial)

Del artículo anterior se comprende con mayor facilidad que existen una
serie de requerimientos para la actuación del Notario Público, ya que en
cuanto a las actas notariales, debe hacerse constar de quién procede dicha
ata, así como el motivo por el cual se realiza.
También expone que se relatará de forma objetiva y concreta todas las
circunstancias.
En este tipo de acto protocolar no es necesaria la presencia del
solicitante;  tampoco es necesaria una unidad del acto ya que el acta puede
extenderse con posterioridad además es importante indicar que no se
requiere leer el acta a los interesados.
Como última observación, el artículo anterior permite incluir informes o
juicios de profesionales, así como peritos.
El artículo ciento tres del código notarial por su parte, explica que la
notificación, requerimiento, o cualquier acto relacionado con personas se
practicará donde estas se encuentren, su respuesta se consignará en actas.
2.1.3 Las protocolizaciones en el código notarial
El código notarial establece que para protocolizar documentos, diligencias,
piezas de expedientes o actas, en la introducción debe indicarse el motivo
por el cual se actúa. Si se actúa por resolución judicial, debe expresarse el
tribunal que la dicta, el lugar, la hora y fecha y el juicio que recayó. Debe
copiarse fielmente el documento o piezas en su forma parcial o total
(Artículo ciento cinco del código notarial)
Para la diligencia notarial de libros, folletos y gráficos, cuando estos sean
muy extensos a juicio del notario público no será necesario la copia integra,
basta la reseña breve para identificar, consignando la razón
correspondiente, debiendo ser firmada por el notario así como cada folio de
aquellos, de igual forma se procede con cuadros, gráficos, como cualquier
otra clase de documentos (artículo ciento seis del código notarial)
2.2. Los actos extraprotocolares de acuerdo con la normativa vigente
La definición de los actos extraprotocolares, se establece en el artículo
ciento ocho del código notarial
“(…) son las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de
expedientes o de inscripciones, traducciones y cualquier otra actuación o diligencia que el notario
público, autorizado por ley, lleva a cabo fuera del protocolo.” (Artículo 108 del Código Notarial)

Se entiende entonces que los instrumentos públicos, certificaciones de

documentos, piezas de expedientes, así como cualquier otra actuación que
el notario lleva a cabo fuera de su protocolo corresponden a actos
extraprotocolares.
2.2.1 Las traducciones extraprotocolares de acuerdo con la normativa
vigente
De acuerdo con el artículo ciento nueve del código notarial, el Notario
Público, por su y bajo la propia responsabilidad puede autorizar propias
traducciones de documentos, instrumentos, cartas u otras piezas no
redactadas en idioma distinto al español.
Debe adjuntarse a la traducción el original o copia autenticada por el
notario y consignará en el documento original, la razón de identidad
correspondiente y dejarse una reproducción en el archivo de referencias.
2.2.2 Las certificaciones extraprotocolares de acuerdo con la
normativa vigente
Los notarios pueden extender (de acuerdo con el artículo ciento diez del
código notarial) certificaciones relacionadas a inscripciones, expedientes,
resoluciones o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así
como libros, documentos y piezas privadas en poder de particulares. En
todo caso es necesario indicar si el documento se certifica literalmente, en
lo conducente o en relación.

2.2.3 La reproducción de instrumentos públicos de acuerdo con la

normativa vigente.
Las reproducciones de instrumentos públicos pueden consistir en
testimonios, certificaciones y copias auténticas. (Artículo ciento doce del
Código Notarial)
2.2.4 Los testimonios públicos de acuerdo con la normativa vigente.
El artículo ciento catorce del Código Notarial  establece la estructura de los
testimonios, constando de dos partes, la copia literal total o parcial de la
matriz y el engrose.
El engrose hace consignar que se reproduce el instrumento matriz,
identificado por su número, la página donde se inicia y el tomo del
protocolo donde consta si se trata del primer testimonio o de ulterior y en
qué momento se expide, así como el lugar, la hora y la fecha, cuando el
testimonio se expide por orden judicial el engrose debe señalar el tribunal o
el funcionario que lo ordena, su nombre y el cargo que desempeña, la fecha
de la orden o la hora y la fecha de la resolución respectiva. (Artículo ciento
quince del código notarial)
2.2.5 Las certificaciones de instrumentos públicos de acuerdo con la
normativa vigente.
De acuerdo con el artículo ciento veinte del Código Notarial, las
certificaciones de instrumentos públicos inician con el nombre y los
apellidos del notario público o del funcionario que las extienda, la
condición de notario o el puesto que el funcionario desempeña, el tomo del
protocolo y la página donde se asentó o inició el instrumento público, el
nombre del notario y la manifestación de que la reproducción es parcial, en
su caso. Se copiará el instrumento original en forma total o en lo
conducente. (Artículo ciento veinte del código notarial)
2.2.6 Las copias simples y constancias de acuerdo con la normativa
vigente.
De acuerdo a la normativa vigente, con efectos administrativos o
particulares, pueden expedirse copias simples y constancias de los
instrumentos públicos estas no sustituirán los testimonios ni las
certificaciones. (Artículo ciento veintiuno del código notarial)
2.2.7 Los testimonios impresos de acuerdo con la normativa vigente.
De acuerdo con el artículo ciento veintidós del Código Notarial, el Registro
Nacional, en coordinación con la Dirección Nacional de Notariado, podrán
autorizar  fórmulas impresas, para cada una de las transacciones legales
inscribibles. El Registro suministrará, a costa del notario, las fórmulas, que
podrán adecuarse a las exigencias mecánicas y tecnológicas empleadas al
registrar documentos y contar con los mecanismos de seguridad exigidos
para los testimonios ordinarios.

Capítulo III

3.1. La Jurisprudencia de los actos protocolares y extraprotocolares

Dentro de la Jurisprudencia de los actos protocolares encontramos a la
Escritura Pública mediante el voto número 35-2005 y la protocolización
mediante voto número 96-2006 del Tribunal de Notariado, ambos ejemplos
se explicarán a continuación
3.1.1 La Escritura Pública de acuerdo con la Jurisprudencia
Uno de los ejemplos de instrumentos realizados en Escritura Pública
mediante el Notario se puede constatar en el voto 35-2005
“San José, a las nueve horas treinta minutos del veinticuatro de febrero del dos mil cinco.-
Proceso disciplinario establecido ante el Juzgado Notarial por el Registro Civil, representado por el
licenciado Rodrigo Fallas Vargas, Oficial Mayor contra el notario Alexis Cervantes Barrantes mayor,
abogado y notario, de Siquirres, demás calidades ignoradas.-
RESULTANDO:
1 .-
Mediante Oficio número 1782-2003 O.M.C., fechado 22 de julio del dos mil tres, el licenciado Rodrigo
Fallas Vargas, Oficial Mayor del Departamento Civil del Registro Civil denunció, con base en lo
dispuesto en los artículos 21 y 24 del Código de Familia, que el notario Alexis Cervantes Barrantes,
realizó el matrimonio de Melvin Chinchilla Abarca y Carolina Isabel Ortega Rojas el día 16 de marzo del
dos mil dos, y omitió cumplir con lo dispuesto en el artículo 21  del Código de Familia.-
2 .-
En su contestación, el denunciado adujo que efectivamente realizó dicho enlace matrimonial, en el que la
contrayente era menor de edad.- Que en dicho evento estuvo presente la señora María Isabel Ortega
Rojas, quien en su calidad de madre de la menor contrayente, en el pleno ejercicio de la patria potestad,
otorgó su asentimiento para la realización del citado matrimonio.- Que por un error material no fue
consignado este acto en la escritura inicial, solicitando se le disculpe por tan crasso error y que se le
absuelva de responsabilidad.- Aporta, al efecto, declaración jurada de la señora madre de la contrayente,
donde se refiere esta situación.-
3 .-
El señor juez de primera instancia, mediante sentencia de las nueve horas cincuenta y cinco minutos del
siete de septiembre del dos mil cuatro, declaró con lugar el presente proceso disciplinario notarial
establecido contra el notario denunciado, imponiéndole la corrección disciplinaria de tres  meses de
suspensión.-
4 .-
Por no estar conforme con lo resuelto, apela   el notario, en virtud de lo cual conoce este Tribunal del
presente asunto.-
5 .-
En los procedimientos se han observado los plazos y procedimientos de ley.
Redacta el Juez Sánchez Sánchez.-
CONSIDERANDO :
I.-
Se acogen los hechos que como probados enumera la sentencia de primera instancia por ser todos ellos
fiel reflejo de lo que informan los autos.- Unicamente se agrega y corrige el hecho número tres, en el
sentido de que el instrumento es el número ochenta y ocho y que en éste no compareció la madre de la
menor (misma prueba).
II.-
En su sentencia la autoridad de primera instancia declaró con lugar el proceso disciplinario notarial
incoado contra el notario y le impuso la corrección disciplinaria de tres meses de suspensión, debido a
que al autorizar el matrimonio que relaciona la escritura número ochenta y ocho, omitió la comparecencia
de la madre en ejercicio de la patria potestad de la menor contrayente, para expresar su asentimiento.- El  
notario no expresó agravios, pero en su escrito de apelación expresa que si bien el numeral 139 del
Código Notarial faculta al órgano disciplinario para sancionar, es lo cierto que no se le pueden imponer
sanciones que coarten el ejercicio de su profesión sin un fundamento legal idóneo.- Que su actuación no
encuadra dentro de los presupuestos que establece el citado numeral, además que la madre de la menor
contrayente estuvo presente en el mismo acto del matrimonio y dio su asentimiento expreso para que su
hija contrajera nupcias, hecho que le mereció fe a él como notario, prescindiendo de los documentos que
demostraran el asentimiento, y en los autos consta declaración jurada ratificando su dicho.- Que el
numeral 31 del Código de Familia no hace referencia a la manifestación expresa del referido
asentimiento, lo que si es obligado en el certificado de declaración de matrimonio, casilla # 17, y se le
sanciona por una normativa que no establece en forma clara su deber como notario de consignar dicho
asentimiento, y que el artículo 139 del Código Notarial es una norma en blanco, que faculta al juzgador a
calificar de grave la situación en forma antojadiza.- Que su actuar fue de buena fe, su familia depende de
sus ingresos y pide como prueba para mejor resolver, que se reciba el testimonio de los contrayentes y de
la madre de la menor a fin de que aclaren si ésta última estuvo presente en el matrimonio y si otorgó su
asentimiento.-
III.-La sentencia apelada se encuentra a derecho y por eso ha de confirmarse.- El notario denunciado
autorizó la escritura número ciento ochenta y ocho, el día dieciséis de marzo del dos mil dos, relativo al
enlace matrimonial de Melvin Chinchilla y Carolina Ortega, ésta última menor de edad a esa fecha, pues
nació el doce de febrero de mil novecientos ochenta y cuatro.- Los artículos 81 y siguientes del Código
Notarial establecen que l a escritura pública constará de tres partes:   introducción, contenido y
conclusión.-
La introducción estará compuesta por el encabezamiento, la comparecencia y las representaciones.- En la
comparecencia se expresarán el nombre y los apellidos de los comparecientes, la clase de documento de
identificación que porten con el número si lo tuviere, el estado civil, el número de nupcias, la profesión u
ocupación, el domicilio y la dirección exactos, así como la nacionalidad si son extranjeros.- Finalmente,
el artículo 92 inciso c) del citado cuerpo legal, indica que la autorización del instrumento debe contener la
constancia de que firman el notario, así como los comparecientes o el motivo por el cual estos no firman.-
En este asunto, conforme a lo antes expuesto, del examen del testimonio del instrumento que contiene el
matrimonio civil, que es copia fiel y exacta de la matriz, no se desprende en parte alguna la
comparecencia de la señora María Isabel Ortega Rojas, madre en ejercicio de la patria potestad de la
menor contrayente Carolina Isabel, por lo que es evidente que el denunciado infringió la prohibición
contenida en el numeral 16 del Código de Familia, que en forma imperativa obliga al notario a no realizar
el matrimonio de un menor de 18 años si no cuenta con el asentimiento previo y expreso de quien ejerza
sobre él la patria potestad o tutela, como en este caso sucede con la contrayente menor de edad.- No es
suficiente con que el notario diga que dicha señora estuvo presente en la ceremonia y que otorgó el
asentimiento, así como de que aporte declaración jurada de ésta en igual sentido, porque lo que se
requiere es que tal declaración de voluntad la recoja el notario y quede plasmada en el mismo instrumento
en que asienta el matrimonio y quede documentada con la comparecencia y firma de la progenitora de la
menor contrayente, toda vez que se trata de un instrumento público, con valor probatorio pleno, conforme
lo establecen el párrafo final del artículo 369 y 370 del Código Procesal Civil.- El hecho de que dicha
señora estuviera presente en el momento en que se celebró el enlace matrimonial y que por medio de
declaración jurada diga que dio su asentimiento para el matrimonio de su hija menor de edad, no tiene la
fuerza de eliminar la comisión de la falta en que incurrió el notario, que contrario a lo que él afirma,
constituye una falta grave, conforme a lo dispuesto en el artículo 139 del Código de Familia, ya que
incumplió un deber funcional establecido por una ley especial, como es la del Código de Familia, en sus
artículos 16 y 21, que requiere el asentimiento de quien ejerce la patria potestad de un menor para que
éste contraiga nupcias, debiendo el notario abstenerse de prestar el servicio, de no contar con éste.- De ahí
que no lleve razón el notario al decir que la normativa no está clara, al no requerir el asentimiento en
forma expresa, ya que tratándose de un matrimonio civil, que la legislación de familia autoriza al notario
para llevarlo a cabo, éste debe autorizarlo por medio de un acta de matrimonio contenida en un
instrumento público, donde comparecen los contrayentes y testigos en su caso, a expresar su
consentimiento los primeros, y en el caso de menor, quien ejerza la patria potestad, lo que queda
manifiesto mediante la lectura, aprobación y firma de ese instrumento, el cual  hace plena prueba de la
convención para la cual ha sido otorgado, de acuerdo a lo establecido en el artículo 371 del Código
Procesal Civil en relación a los artículos 2 y 31 del Código Notarial, sin que pueda suplirse la omisión en
que incurrió el notario por una declaración jurada posterior de parte de quien no hizo la manifestación en
el acto en que se celebró el matrimonio. - Finalmente, debe indicarse que este Tribunal lamenta la
situación personal del denunciado al tener que hacer frente a una sanción como la que se le impone, pero
ésta es congruente con la gravedad de la falta cometida, prevista en el numeral 139 antes citado, la cual
califica de esa forma el incumplimiento de requisitos, condiciones o deberes propios del ejercicio del
notariado, contemplados en las leyes, que para este caso, como se ha explicado profusamente, prescribe la
legislación de familia, cuando uno de los contrayentes es menor de edad.- En cuanto a la prueba
testimonial ofrecida en esta instancia debe decirse que ésta resulta inconducente a los efectos de la
valoración de la falta denunciada por el Registro Civil, ya que es suficiente la documental.- Así las cosas,
ha de confirmarse la sentencia recurrida, por haber autorizado el notario un matrimonio civil sin la
comparecencia de la madre en ejercicio de la patria potestad de la menor contrayente para manifestar su
asentimiento, lo que constituye falta grave por haber inobservado el notario un requisito que le establece
una ley especial.-POR TANTO: Se confirma la sentencia recurrida.
Licda. Ana Cecilia Ching Vargas
Licda. Miryam Alvarez Ross                         Lic. Rafael Sánchez Sánchez”
(PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL EXPEDIENTE:  03-000916-627-NO VOTO # 35-2005
TRIBUNAL DE NOTARIADO)

En el caso anterior se explica entonces que el Notario Público actuó de

forma indebida ya que incumple lo dispuesto en el artículo dieciséis del
Código de Familia donde se establece que no se puede realizar un
matrimonio del menor de 18 años sin el asentimiento previo de quien ejerce
la patria potestad , aunque el Notario Público en este caso presenta una
declaración jurada de la madre de la contrayente donde expone que estuvo
presente en la ceremonia, para el Tribunal de Notariado dicho acto  no es
suficiente, ya que el notario debe dejar plasmada en el mismo instrumento
en que asienta el matrimonio la voluntad de la madre, quedando
documentada en la comparecencia y con la firma de la progenitora de la
menor contrayente razón por la que se confirma la suspensión por tres
meses.

3.1.2 Las protocolizaciones de acuerdo con la jurisprudencia

Para ejemplificar jurisprudencialmente las protocolizaciones, el voto

noventa y seis dos mil seis del Tribunal de Notariado nos dice lo siguiente:
“TRIBUNAL DE NOTARIADO: - San José, a las nueve horas del veintisiete de abril del dos mil seis.
Proceso disciplinario establecido por RODRIGO SOLANO AGÜERO mayor, divorciado, pensionado,
cédula 1-269-240, vecino de Hatillo 3, contra RAFAEL ANGEL MADRIGAL ROJAS mayor, casado,
abogado y notario, vecino de San José. No se indicó su número de cédula.
RESULTANDO:
I .-
El señor Rodrigo Solano denunció que mediante el expediente número 99-000598-183-CI, se tramitó el
proceso sucesorio de Oscar Solano en el Juzgado de Hatillo, y que en dicho sucesorio, se autorizó al
notario Rafael Ángel Madrigal para que realizara la protocolización respectiva. Sin embargo, dicho
notario no ha realizado ese trámite, alegando que le den tiempo. Que le han indicado que les diga la
cantidad de dinero que se le adeuda para que realice la protocolización respectiva. Que él y su hermano
están anuentes a cancelarle el dinero que falte a fin de que la propiedad sea inscrita a su nombre. Solicitó
que se investiguen los hechos y que se solicite al notario que realice los trámites correspondientes de la
protocolización de la sucesión.
II .-
Se dio curso a la denuncia y el notario contestó que siempre estuvo abierto a protocolizar las piezas del
sucesorio de Oscar Solano, pero que en este momento está en la página cien vuelta de su protocolo, por lo
que no tiene espacio como para protocolizar bastantes piezas de un sucesorio. Que eso se lo ha indicado a
los interesados, pero no entienden, y que en todo caso, está realizando las vueltas para cancelar el tomo 3
de su protocolo, y obtener otro para poder hacerle la protocolización al denunciante, lo cual está en la
mejor disposición de hacer dentro de un plazo de veinte días. Opuso la excepción de falta de derecho.
III .-
El señor juez de primera instancia, mediante sentencia de las siete horas treinta minutos del veintidós de
diciembre del dos mil cinco, declaró con lugar la denuncia y le impuso al notario dos meses de
suspensión, la que se mantendrá vigente hasta que inscriba el documento que interesa al denunciante.
IV .-
Por no estar conforme con lo resuelto, apeló dicho notario, en vista de lo cual conoce ahora el Tribunal de
la sentencia indicada.
V .-
En los procedimientos se han observado las prescripciones y plazos de ley. No se notan defectos u
omisiones que puedan causar nulidad.
REDACTA LA JUEZ CHING VARGAS.
CONSIDERANDO:
I .-
De la lista de hechos probados que contiene la sentencia apelada, se suprimen por innecesarios los que
van del primero al undécimo, toda vez que se trata de recibos relacionados con la tramitación del proceso
sucesorio. Se corrige el duodécimo para que se lea que quien rogó los servicios del notario fue el señor
Juan de Dios Solano. (véase folio 126). Se aprueban todos los demás hechos por ser fiel reflejo de la
prueba que consta en autos, y se corrige la enumeración de éstos, para que en lugar de duodécimo a
décimo quinto, se lea de primero a cuarto. Se adicionan dos hechos más para que se lean así:   5)   Que
mediante resolución de las diez horas treinta minutos del once de octubre del dos mil uno, dictada por el
Juzgado de Familia de Hatillo, se autorizó al Licenciado Rafael Angel Madrigal, para que realizara la
protocolización respectiva del sucesorio de Oscar Solano; (véase folio 3). 6) que por recibo número 323
del 11 de mayo del 2005, el denunciante, por medio de Federico Chinchilla Mora, le pagó al notario la
suma de ciento cinco mil colones en concepto de honorarios, impuestos y timbres por traspaso e
inscripción en el Registro de la finca de la sucesión de Oscar Solano; (véanse folios 79 y 80, y escrito del
notario a folios 84 y 85).
II .-
Hecho no probado: el notario no ha demostrado la inscripción del documento que interesa al denunciante.
III .-
El notario aquí denunciado, fungió como abogado director del proceso sucesorio del señor Oscar Solano
que se tramitó ante el Juzgado de Familia de Hatillo, y por esa razón, se le rogaron también sus servicios
para que como notario, hiciera la protocolización de piezas. Él aceptó esa rogación, y así lo confirmó al
contestar la denuncia cuando manifestó que siempre ha estado abierto a protocolizar, que nunca se ha
negado a hacerlo, pero que no ha cumplido porque no tiene campo en su protocolo, ya que está en la
página 100 vuelta, y por eso, el Juzgado lo autorizó para ese fin, por resolución de las diez horas treinta
minutos del once de octubre del dos mil uno. Lo procedente entonces era informar a los interesados
acerca de los montos requeridos para cubrir los honorarios y gastos para la protocolización e inscripción,
y proceder a hacer el instrumento de protocolización a la mayor brevedad posible. Sin embargo, no fue
así, y transcurrió casi un año entre la autorización del notario para la protocolización, y el planteamiento
de esta denuncia. Es evidente entonces que el notario incurrió en una falta al haber aceptado la rogación
de servicios para protocolizar, y no haber cumplido con su deber, ni aún en el plazo de un mes que le
confirió la autoridad de instancia por medio de resolución de las trece horas cincuenta minutos del treinta
de junio del dos mil tres, y no obstante que uno de los interesados en el sucesorio, le pagó la suma de
cincuenta mil colones para obtener un nuevo tomo de su protocolo, y resolver así el problema alegado por
el notario en cuanto a que no tenía suficiente espacio en su protocolo para protocolizar piezas de un
sucesorio. Entonces, lo resuelto en primera instancia respecto a este punto, está correcto, y por eso,
considera la totalidad de los miembros de este Tribunal, que debe confirmarse.
IV .-
Cuando se planteó la presente denuncia, el señor Rodrigo Solano reconoció que al notario no se le había
pagado el dinero necesario para la protocolización y la inscripción de la partición del sucesorio del señor
Oscar Solano, pues él dijo en su denuncia que: “También le hemos indicado que nos indique la cantidad
de dinero que le adeudamos para que realice la protocolización. Mi hermano y yo estamos anuentes a
cancelarle el dinero que falte, a fin de que la propiedad sea inscrita a nuestro nombre”. En ese caso, el
notario al contestar la denuncia, debió indicar los montos correspondientes que le debía pagar el
denunciante para la protocolización e inscripción del documento. Sin embargo, no dijo nada al respecto, y
no demostró haberle indicado al denunciante a cuánto ascendía el monto que éste debía pagar para los
honorarios y gastos de inscripción de la protocolización. Tampoco lo hizo cuando se le notificó acerca de
la resolución de las trece horas cincuenta minutos del treinta de junio del dos mil tres, mediante la cual se
le concedió un mes para protocolizar e inscribir el documento, y la cual le fue debidamente notificada al
fax por él señalado. No dijo nada, y no recurrió de ella, por lo que lo así resuelto quedó firme, y el
denunciado quedó obligado a hacer el instrumento y a inscribirlo. No obstante eso, en fecha 11 de mayo
del 2005, por recibo número 323, el denunciante, por medio de Federico Chinchilla Mora, le pagó al
notario la suma de ciento cinco mil colones en concepto de honorarios, impuestos y timbres por traspaso e
inscripción en el Registro de la finca de la sucesión de Oscar Solano. El recibo de ese dinero lo acepta el
notario en escrito presentado al Juzgado el 19 de julio de ese año, donde manifiesta que “Yo creía que
efectivamente ellos habían realizado los citados trámites, pero tal fue mi sorpresa, que el día once de
mayo de este año, se presentó el albacea de la Sucesión y me indicó que  los referidos trámites no se
habían hecho por falta de dinero. Que hasta ese día tenían dinero y me entregaron la suma de ¢ 105.000
para que yo les hiciera los trámites en el Registro Público. Es hasta ese día que me entregaron el dinero
del traspaso, timbres, intereses, etc y lo hicieron por medio del señor Federico Chinchilla Mora que les
prestó el dinero en referencia. Con base en ello ya se hicieron los trámites respectivos en el Registro
Público, cuando ya salga la escritura del mismo se presentará al Tribunal de Apelaciones para comprobar
tal situación”. (Sic), y por esa razón, la falta de pago de los gastos de protocolización e inscripción, ya no
eran obstáculo para cumplir con su deber. El señor Madrigal procedió a hacer la protocolización
respectiva, pero lo hizo el catorce de octubre del 2003, es decir fuera del plazo que le concedió el
juzgador de instancia para ese fin, y además, no inscribió el documento, desatendiendo la orden dada por
este juzgador.
V .-
De todo lo expuesto se debe concluir que si el notario aceptó la rogación de servicios para protocolizar las
piezas del sucesorio, debió proceder a hacerlo a la mayor brevedad posible, pero no lo hizo así, sino que
dejó pasar más de un año sin que lo hiciera, no siendo atendible su excusa de que no tenía campo en su
protocolo, porque en ese caso, bien pudo excusarse de prestar el servicio por una causa legal, pero no lo
hizo en su oportunidad. Pero no sólo no procedió a hacer su trabajo a la mayor brevedad posible, sino que
tampoco lo hizo en el tiempo que le dio el juzgado para ese fin, y además lo hizo en forma incompleta,
porque no cumplió con la inscripción. Y si bien es cierto que no se le habían pagado los honorarios y
gastos en la fecha en que se hizo la prevención para inscribir, no refutó lo resuelto por el juzgador, sino
que se conformó con lo resuelto, razón por la que quedó obligado no sólo a confeccionar el documento de
protocolización, sino también a inscribir, y si casi dos años después de esta fecha, aceptó la suma de
ciento cinco mil colones que le entregó el señor Federico Chinchilla para los gastos de inscripción y
honorarios de la protocolización, ya no existía excusa para negarse a inscribir el documento, y menos
todavía cuando en su escrito de folio 85 afirmó que ya se estaban haciendo los trámites respectivos en el
registro y que cuando salga la escritura se presentará al Tribunal de Apelaciones. Así las cosas, considera
la mayoría de este Tribunal, que fue bien resuelta la sentencia de primera instancia al sancionar al notario
por la falta de inscripción del documento que interesa al denunciante, y por ordenar que la suspensión se
mantenga hasta que inscriba, pues han transcurrido dos años y nueve meses desde que la autoridad de
instancia le ordenó al notario que inscribiera el documento, y casi un año desde que se le pagaron ciento
cinco mil colones en concepto de honorarios y gastos para inscribir la propiedad de la sucesión de Oscar
Solano. Luego, el notario no tiene razón cuando dice que hay que anular la sentencia porque en ella no se
indicó si el documento se inscribió o no, porque eso no constituye un motivo para anular, y puede ser
subsanado por el Tribunal como ya se hizo en el considerando segundo. Tampoco tiene razón el notario
cuando dice que la sentencia debe ser anulada porque falta la certificación del Registro Público que
demuestre o no que el documento está inscrito, pues es a él como notario que aceptó la rogación de
servicios para protocolizar e inscribir el documento, a quien le corresponde demostrar que éste ya fue
inscrito. Y en cuanto a su inconformidad porque se le sanciona por dos faltas, lo resuelto también está
correcto, porque si bien es cierto que confeccionó el instrumento que se le previno, lo hizo fuera del plazo
que le dio el Juzgado, por lo que se hizo acreedor a la sanción de un mes que éste le impuso, y como no
demostró la inscripción, también se hizo acreedor al otro mes que se le impuso. Lo procedente en
consecuencia es confirmar por mayoría, la sentencia apelada en todos sus extremos.
POR TANTO:
Por mayoría, se confirma la sentencia apelada en todos sus extremos. El Juez Jiménez Oreamuno salva el
voto en cuanto a la denuncia por no inscripción del documento. Licda. Ana Cecilia Ching
Vargas” (PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL EXPEDIENTE:  02-001192-627-NO DE: 
RODRIGO  SOLANO   AGÜERO CONTRA:  LIC.  RAFAEL   MADRIGAL  ROJAS VOTO #
96-2006)
En el presente ejemplo se tramitó el proceso sucesorio de Oscar Solano en
el Juzgado de Hatillo,  en este proceso sucesorio, se autoriza al notario
Rafael Ángel Madrigal para que realice la protocolización respectiva. El
notario no realiza el trámite y alega que le den tiempo, por esta razón los
solicitantes denuncian y se le da curso a dicho acto inicial. El notario
contesta aludiendo a estar abierto a protocolizar las piezas del sucesorio de
Oscar Solano, sin embargo no ha podido ejecutar dicho acto  por  estar en
la página cien vueltas de su protocolo, por lo que no tiene espacio  para
protocolizar bastantes piezas de un sucesorio.  Esto lo ha indicado a los
interesados además está tramitando cancelar el tomo 3 de su protocolo,
tratando de obtener otro para poder hacerle la protocolización al
denunciante. El Juzgado de Primera Instancia le impuso al notario dos
meses de suspensión, ya que lo procedente entonces era informar a los
interesados acerca de los montos requeridos para cubrir los honorarios y
gastos para la protocolización e inscripción, además de proceder a hacer el
instrumento de protocolización a la mayor brevedad posible. Esto no fue
así, transcurriendo casi un año entre la autorización del notario para la
protocolización, y el planteamiento de esta denuncia, por esto el Tribunal
de Segunda Instancia confirma la sentencia en la suspensión del notario por
el plazo de dos meses.

3.2. Los actos extraprotocolares de acuerdo con la Jurisprudencia.

Dentro de la jurisprudencia relevante se encuentra la certificación
extraprotocolar la cual se ejemplifica por medio del voto cincuenta y tres-
dos mil siete por parte del Tribunal de Notariado.

3.2.1 La certificación extraprotocolar de acuerdo con la

jurisprudencia.

En el presente caso del Tribunal de Notariado se ejemplificará la potestad

certificadora del artículo ciento diez del Código Notarial y los
inconvenientes realizados por la mala utilización de dicha potestad.
San José, a las catorce horas, diez minutos del quince de marzo del dos mil siete.-
Proceso disciplinario establecido ante el Juzgado Notarial por ANTONIO ROBINSON THOMPSON
mayor, casado, vecino de Curridabat, empresario, cédula 7-066-745, contra ERIKA MISHELLE GÓMEZ
SOTO, mayor, soltera, abogada y notaria, cédula 1-839-984, vecina de San José. Interviene además el
Licenciado Julio Enrique Zelaya como apoderado especial judicial de la denunciada.
RESULTANDO :
        I.- El señor Antonio Robinson denunció a la notaria por los siguientes hechos: en la asamblea
general de la empresa Compañía de Estiba y Servicios Portuarios S.A., se acordó que la junta directiva de
la sociedad estaría conformada por el presidente, el secretario, el tesorero y el vocal, y que además cada
uno de ellos tendría un suplente. Que para que la junta directiva pudiera sesionar, era necesaria la
asistencia de la totalidad de sus miembros, pero que la ausencia de alguno de ellos, podría ser llenada por
el suplente. Se acordó además que el presidente, el secretario y el tesorero, serían representantes
judiciales y extrajudiciales de la sociedad, con facultades de apoderados generalísimos sin límite de suma,
siempre que actuaran al menos dos de ellos en forma conjunta. En ningún caso se le otorgó a los suplentes
la posibilidad de ostentar la representación judicial y extrajudicial de la empresa. La señora Maricel
Jiménez Carvajal, fue nombrada suplente de la secretaría. A pesar de lo anterior, la notaria denunciada,
mediante documento del 22 de agosto del 2000, certificó que dicha señora tenía facultades de apoderada
generalísima sin límite de suma en conjunto con el tesorero, lo cual no es cierto, según lo certificó el
mismo registro.  Esa certificación fue utilizada en varios actos como aperturas y cierres de cuentas, cobro
de facturas, una denuncia penal, etc. Además, al expedirse dicha certificación se indicó que los apellidos
de la secretaria suplente son Carvajal Jiménez y no Jiménez Carvajal como aparece en el Registro.
Solicitó que se suspenda a la notaria.
        II.-
Se dio curso a la denuncia y la notaria contestó que es cierto que ella expidió la certificación que se
denuncia. Que los señores Roberto y David Gurzong le solicitaron que certificara las facultades de la
secretaria suplente, y que para eso le entregaron la copia de una certificación emitida por el notario
Roberto Gurzong, pero que ella revisó también en la Sección Mercantil. Que después de un análisis del
documento, y según la cláusula sexta de la administración, se concluyó que la representación judicial y
extrajudicial de la sociedad, con facultades de apoderados generalísimos, la tenían el presidente, el
secretario y el tesorero, y los tres suplentes cuando actuaran en sustitución de los titulares, y en conjunto
con uno de los otros apoderados. Que al consultar la cédula de doña Maricel, concluyó que en el registro
se consignaron incorrectamente, por lo que los consignó según la cédula. Que el Registro Público emitió
la certificación que se menciona en el hecho octavo, porque así se lo solicitaron.
        III.-
El señor Juez de primera instancia, mediante sentencia de las siete horas treinta y cinco minutos del
treinta y uno de octubre del dos mil seis, declaró sin lugar las excepciones de prescripción y falta de
legitimación, y con lugar la denuncia por no advertir la corrección de datos erróneos en la certificación, y
sin lugar en cuanto a las otras faltas denunciadas. Rechazó la condena en daños y perjuicios y le impuso
un mes de suspensión a la notaria.
        IV.-
Por no estar conformes con lo resuelto, apelaron ambas partes, en vista de lo cual conoce ahora el
Tribunal de la sentencia indicada.
        V.- En los procedimientos se han observado las prescripciones y plazos de ley. No se notan defectos
u omisiones que puedan causar nulidad.
        REDACTA LA JUEZ CHING VARGAS.
CONSIDERANDO :
        I.-
Se aprueba la lista de hechos probados que contiene la sentencia apelada. Únicamente se corrige la prueba
del hecho tercero, para que en lugar de folio 5 se lea folio 15. Se agrega un hecho probado más para que
se lea así: 6) que en el mismo asiento 54, del folio 49 y del tomo 1185 de la Sección Mercantil del
Registro Público y que se citan en el hecho segundo, se inscribe la protocolización de la cláusula décima
de los acuerdos de la asamblea de Compañía de Estiba y Servicios  Portuarios S.A., la cual, para lo que
aquí interesa, aparece redactada en los siguientes términos: “DÉCIMA: ACUERDOS DE ASAMBLEAS:
…Se acuerda NOMBRAR suplentes de la Junta Directiva, Vocal y suplente, y Fiscal, quedando de la
siguiente manera: SUPLENTE DEL PRESIDENTE: MÉLIDA RODRÍGUEZ MORALES, casada una
vez, secretaria, cédula uno-seiscientos noventa y tres- quinientos dieciocho, SUPLENTE DEL
SECRETARIO: MARICEL JIMÉNEZ CARVAJAL, cédula uno-quinientos diecinueve-seiscientos
noventa y uno, casada una vez, secretaria, vecina de San José, SUPLENTE DEL TESORERO:
ROBERTO GOURZONG CERDAS, casado una vez, abogado, cédula siete-cero cincuenta y nueve-
setecientos cuarenta y nueve, vecino de Curridabat…”; (véase certificación a folios 123 y 124).
        II.-
En este proceso apelan tanto el denunciante como la notaria denunciada. El primero dice en su apelación
que los poderes registrables no son susceptibles de ser interpretados, sino que alcanzan únicamente a lo
que la ley o el poderdante ha querido delegar. Que la sociedad claramente indicó y así se inscribió, que
solamente los titulares tenían poder de representación sobre la empresa, no así los suplentes. Luego, la
notaria manifestó en sus agravios que en el proceso se demostró que el nombre correcto de Maricel es
Maricel Carvajal Jiménez, y que si bien es cierto ella erró al no hacer la advertencia, con esa omisión no
se produjo ningún daño a terceros ni a la fe pública, porque los datos certificados son ciertos. Que la falta
cometida es leve y por eso no se le debió suspender, sino que lo procedente es un apercibimiento o
reprensión. Que lo que a ella se le solicitó certificar fueron las facultades de doña Maricel actuando como
secretaria a falta del secretario titular y en conjunto con otro de los apoderados, en cuyo caso, la señora
Maricel sí tiene las facultades indicadas en su certificación. Solicitó que se revoque la sentencia y se le
imponga sólo apercibimiento o reprensión.
        III.-
En la asamblea general extraordinaria de Compañía de Estiba y Servicios Portuarios S.A., celebrada el 18
de agosto de 1997, se reformó la cláusula sexta de los estatutos, y se acordó que la representación judicial
y extrajudicial de la sociedad le corresponderá al presidente, secretario y tesorero, con facultades de
apoderados generalísimos sin límite de suma, debiendo actuar siempre al menos dos de ellos
conjuntamente. Luego, mediante la cláusula décima, se acordó nombrar suplentes de los cargos antes
indicados, nombrándose como suplente del cargo de secretario, a Maricel Jiménez Carvajal. Así consta en
el tomo 1.185, folio 49, asiento 54 de la Sección Mercantil del Registro Público. En la certificación que
emitió la notaria y que es el objeto de este proceso, ella certificó que los señores David Hubert Gourzong
Cerdas y Maricel Carvajal Jiménez, son tesorero y secretaria suplente, ésta última por no estar fungiendo
el titular, con facultades de apoderados generalísimos actuando conjuntamente y sin límite de suma de
Compañía de Estiba y Servicios Portuarios S.A.
        IV.-
El artículo 110 del Código Notarial dispone que: “Los notarios podrán extender, bajo su responsabilidad,
certificaciones relativas a inscripciones, expedientes, resoluciones o documentos existentes en registros y
oficinas públicas, así como de libros, documentos o piezas privadas en poder de particulares. Para este
fin, pueden utilizar fotocopias… Para todos los efectos legales, esas certificaciones tendrán el valor que
las leyes conceden a las extendidas por los funcionarios de dichas dependencias, mientras no se
compruebe, con certificación emanada de ellos, que carecen de exactitud sin que sea necesario, en este
caso, argüir falsedad”. En el presente caso, la notaria indicó en el documento que expidió, que certifica
los datos que aparecen inscritos en el asiento cincuenta y cuatro, del folio cincuenta, del tomo mil ciento
ochenta y cinco de la Sección Mercantil del Registro Público, y ahí, lo que aparece consignado
únicamente, es que David Hubert Gourzong Cerdas y Maricel Carvajal Jiménez, son tesorero y secretaria
suplente de la sociedad. No se indica en el asiento citado, que la señora Maricel Carvajal   tenga las
facultades de apoderada generalísima, de manera que si la notaria denunciada estaba certificando lo que
aparece inscrito en el Registro Mercantil, debió limitarse a transcribir lo que ahí consta, sin que fuera
procedente afirmar en su certificación, cuestiones que son propias de la interpretación que se dio a lo que
ahí está inscrito, y que independientemente de si son correctas o no,  no constan en el Registro. Al hacer
estas afirmaciones, no hay duda de que se violó la fe pública que tiene el notario, y se cayó en la falta que
contempla el inciso c) del artículo 144 del Código Notarial, al expedir un documento sin ajustarse al
contenido del documento transcrito, con lo cual se indujo a error a terceros. Disiente entonces este
Tribunal de lo resuelto en primera instancia en cuanto no estimó como falta lo relativo a la afirmación que
se hizo en la certificación en cuanto a los poderes que tienen los suplentes, porque para este Tribunal sí
constituye una falta, y por eso estima que se le han de imponer tres meses de suspensión.
V.- En cuanto a la otra falta que se atribuye a la denunciada, la autoridad de instancia le impuso un mes
de suspensión, con lo cual ella no está de acuerdo, y alega que no procede la sanción porque no se causó
daño a terceros. Sin embargo, no tiene razón en sus agravios, porque el artículo 139 del Código Notarial
considera como falta grave no sólo los casos en que se producen daños a terceros, sino también cuando se
incumplen requisitos, condiciones o deberes propios del ejercicio del notariado, contemplados en las
leyes, como ocurrió en este caso, en el que se incumplió lo establecido en el artículo 110 del Código
Notarial. Por eso independientemente de si causaron o no perjuicios a terceros, lo cierto es que la sanción
procede por dicho incumplimiento. Y como la falta es grave, no es posible sancionar a la denunciada
únicamente con apercibimiento o reprensión que son para faltas leves.
POR TANTO :
        En lo apelado, se revoca la sentencia recurrida en cuanto rechazó la denuncia contra la notaria Ericka
Mishelle Gómez Soto por haber afirmado en la certificación que emitió, que la secretaria suplente tiene
facultades de apoderada generalísima, y en su lugar se acoge, y por esa falta se le imponen tres meses de
suspensión. Se confirma la sentencia en lo demás apelado.-
Licda . Ana Cecilia Ching Vargas
Lic. Roy A. Jiménez Oreamuno             Lic. Rafael Sánchez Sánchez
Rm /* (PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL  EXPEDIENTE # 01-000632-627-NO DE :
ANTONIO ROBINSON THOMPSON  CONTRA : LIC. ERICKA M. GOMEZ SOTO VOTO # 53-
2007  TRIBUNAL DE NOTARIADO).

En el presente caso la notaria procede a producir un hecho contra la fe

pública ya que en la asamblea general de la empresa Compañía de Estiba y
Servicios Portuarios S.A., se acordó que  el presidente, el secretario y el
tesorero, serían representantes judiciales y extrajudiciales de la sociedad,
con facultades de apoderados generalísimos sin límite de suma, siempre
que actuaran al menos dos de ellos en forma conjunta. En ningún caso se le
otorgó a los suplentes la posibilidad de ostentar la representación judicial y
extrajudicial de la empresa.
En dicha sociedad  Maricel Jiménez Carvajal, fue nombrada suplente de la
secretaría. La notaria denunciada, mediante documento del veintidós  de
agosto del dos mil, procedió a certificar que la señora tenía facultades de
apoderada generalísima sin límite de suma en conjunto con el tesorero, lo
cual no es correcto tal y como consta en el  Registro Público.  Esa
certificación fue utilizada para actos como aperturas y cierres de cuentas,
cobro de facturas, una denuncia penal, etc.
La sociedad claramente expresó que solamente los titulares tenían poder de
representación sobre la empresa, no así los suplentes.
La notaria manifiesta en los agravios que en el proceso si bien es cierto ella
erró al no hacer la advertencia, con la omisión no se produjo ningún daño a
terceros ni a la fe pública, porque los datos certificados son ciertos. Aduce
además que la falta cometida es leve y por eso no se le debió suspender,
sino que lo procedente es un apercibimiento o reprensión.
De acuerdo con el Tribunal de Segunda Instancia, la notaria debió limitarse
a transcribir lo que consta, no es procedente afirmar, cuestiones
de  interpretación e independientemente de si son correctas o no,  no
constan en el Registro.
Al hacer estas afirmaciones,  se violó la fe pública, además se cayó en la
falta que contempla el inciso c) del artículo 144 del Código Notarial, al
expedir un documento sin ajustarse al contenido del documento trascrito,
con lo cual se indujo a error a terceros.