PEOPLESOFT

ACCESO Y NAVEGACIÓN BÁSICA

DEFINICIONES GENERALES

FACTURACIÓN, CREDITO Y COBRANZAS

ACCESO A PEOPLESOFT

• Conectarse al link del sistema

• Colocar el ID Usurario y contraseña
• Conectarse
ACCESO INICIAL

Desplegamos la barra lateral derecha y seleccionamos INICIO CLÁSICO

El sistema nos mostrará como primera venta el Menú Clásico

ACCESO – MENÚ CLÁSICO

Desde donde tendremos acceso a todos los módulos del sistema,

dependiendo la consulta u operación a realizar, a través del menú principal.

Cliente – Contacto

Módulo de Facturación

Módulo de Cuentas a Cobrar

Querys (reportes)
1. CLIENTE - CONTACTO
CLIENTE

Ruta de acceso:

Donde ubicaremos a todos los estudiantes y empresas, creadas desde Banner y que llegan a
PeopleSoft a través de la integración. La forma de búsqueda más usual es por el ID de cliente.
CLIENTE

ID N00001169
Datos relacionados a los apellidos y nombres del cliente

Datos relacionados a la dirección del estudiante

CONTACTO

Ruta de acceso:

Dentro de esta opción podremos visualizar el dato del correo electrónico de todos los estudiantes y
empresas, creadas desde Banner. La forma de búsqueda más usual es por el ID de cliente.
CONTACTO

ID N00001169
Datos relacionados al correo electrónico del cliente.
2. MODULO DE FACTURACIÓN
 MODULO DE FACTURACIÓN

Ruta de acceso:

1) Búsqueda por ID de estudiante

2) Resultado de la búsqueda

Dentro de esta opción podremos visualizar la plantilla del cargo de una pensión, estimada en Banner. La forma de
búsqueda más usual es por el ID de cliente.
3. MODULO DE CUENTAS A COBRAR
 MODULO DE CUENTAS A COBRAR

Ruta de acceso:

1) Búsqueda por ID de estudiante

Dentro de esta opción podremos visualizar la cuenta corriente estándar de PeopleSoft. La forma de búsqueda más usual es
por el ID de cliente.
4. CONSULTAS A QUERYS
CONSULTAS A QUERYS

Ruta de acceso:

Dentro de esta opción podremos visualizar los diferentes QUERYS (consultas), relacionadas a la cuenta
corriente del estudiante, como pagos, detalle de documentos facturados, cargos en estado no facturado
bajo el estado NEW, etc.
ESTADOS DEL CARGO O TRANSACCIÓN EN PEOPLESOFT

ESTADOS EN FACTURACIÓN

Código Descripción Inglés Descripción Español Descripción

NEW New Bill Nueva Transacción que no ha sido finalizada ni emitida, pero disponible para recibir cobros en la Caja
CAN Canceled Cancelada Transacciones que fueron anuladas antes de ser emitidas.
FNL Finalized Bill Finalizada Estado temporal en tanto el cargo pasa de un estado a otro.
HLD Hold Bill Retenida Transacción retenida antes de ser emitida. Aplica para ciertas operaciones
INV Invoiced Bill Emitida Transacción finalizada y emitida.
RDY Ready to Invoice Lista para Facturar Lista para ser finalizada y emitida
 ESTADOS DEL CARGO O TRANSACCIÓN EN PEOPLESOFT

ESTADOS EN CUENTAS A COBRAR

Código Descripción Ingles Descripción Español Descripción

CIN Converted Invoices Facturas migradas Corresponde a los documentos migrados
CM Credit Memo Notas de Crédito Notas de Crédito
DM Debit Memo Notas de Debito Notas de Debito
IN Invoice Factura (boleta) Corresponde a Facturas y Boletas de Venta
MC Maintenance Credit Anulación de Notas de Crédito Se refiere a la anulación de notas de crédito hechas a través de Mantenimiento
MD Maintencance Debit Anulación de Notas de Debito Se refiere a la anulación de notas de debito hechas a través de Mantenimiento
MT Maintenance Aplicación de documentos Utilizado durante el mantenimiento, para aplicar notas de crédito contra boletas o facturas
OA On Account Pago en Cuenta Se refiere a pagos sin documento de venta, pagos por adelantado
OC Overdue Charges Cargos por Mora Notas de Débito creadas por cargos por mora
PY Payment Cobros Todos los cobros realizados por caja, portal o ASBANC
WAO Wrife-off Overpayment Cancelación de pagos en exceso Se refiere a cobros anulados
WO Write-off Cancelación Castigo de cuentas
WOC Write-off Credit Cancelación de notas de Crédito Anulación de notas de crédito
ESTADOS DEL CARGO O TRANSACCIÓN EN PEOPLESOFT

ESTADOS EN LA CUENTA CORRIENTE

Código Descripción Ingles Descripción Español Descripción

C Closed Cerrado Transacción cobrada o aplicada

O Open Abierto Transacción que aun no se ha cobrado

DEFINICIONES GENERALES (1)

1. Cliente: concepto que hace referencia a todo estudiante y empresa, a favor de quién se emitirá un
comprobante de pago por un servicio académico, académico – administrativo o no académico.

2. Contacto: concepto que va relacionado a todo estudiante y empresa y donde se almacena el

correo electrónico como dato obligatorio.

3. Módulo Facturación: contiene todos los cargos académico, académico – administrativo y no

académicos.

4. Módulo de Cuentas a Cobrar: contiene la cuenta corriente estándar del estudiante, la Caja, así
como opciones de mantenimiento para la atención de otros procesos de facturación.

5. Arancel: costo total del programa menos la cuota inicial. Sobre este se estimarán las cuotas del
plan de pagos

6. Plan de Pagos: número de cuotas en las que se divide el arancel, relacionadas a una fecha de
vencimiento.

7. Estimación de Plan de Pagos: proceso que permite la creación de las cuotas de pensión sobre un
arancel.

8. Número interno del cargo o transacción: número correlativo que autogenera y asigna el sistema
PeopleSoft a todo cargo estimado en Banner o aquel que se crea directamente en PeopleSoft.

9. Condición de Pago: codificación que equivale a la fecha de vencimiento de todo cargo.

DEFINICIONES GENERALES (2)

10. Fecha efectiva: se refiere a la fecha de estimación del cargo en PeopleSoft.

11. Fechas de Facturación:

• Fecha factura, Se refiere a la fecha de emisión del documento de venta.

• Fecha contable, Se refiere al vencimiento que se le asigna al cargo y que es conocida en el

sistema como condición de pago.

• Fecha de / hasta, Se refiere al rango de fecha que determina el reconocimiento de ingresos.

• Fecha vencimiento, Se refiere a la fecha que se le asigna a aquellos servicios que no

generen ingreso diferido. El sistema utilizará esta fecha para reconocer el ingreso.

12. Unidad de Negocio: se refiere a la identificación de UPN como empresa (UPN = PER03)

13. Unidad de Explotación: equivale al campus al que pertenece el estudiante.

14. Notas: campo en el módulo de Facturación donde se puede adicionar una referencia como:
identificador del plan de pagos, número de cuotas, documento de ventas, etc.

15. QUERY: se refiere a las consultas en línea que podemos realizar contra una base de datos.

16. Proceso en Batch: procesos automáticos o a demanda que se ejecutan en PeopleSoft, como
soporte para la atención de algunas operaciones.