APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

LIZETH PAOLA RINCON CASTIBLANCO

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

2020
 APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

LIZETH PAOLA RINCON CASTIBLANCO

INSTRUCTOR: JOSE RAFAEL CASAS HUSMAN

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

2020
En Colombia contamos con una serie de normas que buscan regular el
almacenamiento y conservación de documentos en todas las empresas e
instituciones. Una de las normas que más influyen en materia de organización es
la ley 594 del 2000, esta ley establece las reglas y principios generales que
regulan la función archivística.

Dando aplicación a esta ley en su artículo 24 la obligatoriedad de las tablas de

retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención documental, da como primera medida la
elaboración y aplicación de la tabla de retención. Adicionalmente a ello,
promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos
públicos del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del
Estado y la conservación del patrimonio documental.

Acuerdo 004 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos

2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental

Que es Las TRD?

El citado instrumento archivístico es un listado de series y sub-series con sus

respectivos tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital (artículo primero, Acuerdo 027 de
2006). Las TRD se elaboran para los documentos “activos” que se están
produciendo con fines administrativos en cada una de las dependencias de una
entidad y, según el artículo segundo del Acuerdo 004 de 2013, se deben
elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos
físicos como electrónicos.

Teniendo lo anterior claro, es uno de los instrumentos más utilizados y que

mayor utilidad le ofrece a la gestión documental de una empresa, son las
Tablas de Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan por ser una
herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la información
y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los
documentos, así como su disposición final.

La aplicación de las Tablas de Retención Documental es un proceso que se

debe llevar a cabo desde el momento de la creación del documento en el
desarrollo de las funciones propias de cada área productora, lo que significa
que se deben emplear desde los archivos de gestión

Teniendo en cuenta lo expuesto, el Archivo General de la Nación ha fomentado

la adopción de las TRD como un instrumento que facilita a las entidades la
toma de decisiones sobre el modo de organizar los documentos de archivo y,
en particular, define los tiempos que deben permanecer en las fases de archivo
de gestión y archivo central y, una vez superadas tales etapas, cuál sería su
disposición final, que bien puede ser la conservación total en archivo histórico,
la selección o la eliminación. Para la elaboración de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental deberá llevarse a cabo la
elaboración de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la estructura
orgánico-funcional de cada entidad.

Beneficios de su uso

 Se facilita el manejo de la información.

 Se contribuye a la correcta administración de la producción documental.
 Se gestiona de manera eficiente la administración y revisión documental.
 Se controla el acceso a la información y se aumenta la seguridad de la
misma.
 Se garantiza la conservación de los documentos, todo basado en la
relevancia de su información y en su tipificación documental.
 Se implementa la importancia del manejo integral de la información.

Importancia de las Tablas de Retención Documental

Las tablas de retención documental ayudan al proceso de clasificación y

manejo de la documentación que se genera en las organizaciones, no solo es
importante para las organizaciones gubernamentales, sino también para
la administración de control y gestión, para los ciudadanos en particular, para la
ciencia, la investigación y la cultura en general.

Pasos para la aplicación de la TRD según acuerdo 032 de 2002

Primera etapa: investigación preliminar sobre la institución

1. Levantamiento de información
- compilación de información institucional
2. Encuestas
- utilizo el formato de encuestas de estudio de producción documental
recomendado por el archivo general de la nación

Segunda etapa: análisis e interpretación de la información recolectada

- conformación de series y sub-series con sus respectivos tipos

documentales, teniendo como base la encuesta de estudio de la unidad
documental y el resultado del análisis de los manuales de
procedimientos
Tercera etapa: elaboración y presentación de las tablas de retención
documental

- deben ser presentadas ante el comité de archivo.

En conclusión, las Tablas de Retención Documental se aplican a la totalidad de

los documentos de archivo producidos por una entidad en ejercicio de sus
funciones o actividades, independientemente del formato o soporte en el que
se encuentren.
BIBLIOGRAFIA

https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2013/

http://www.sonson-
antioquia.gov.co/Transparencia/BancoDocumentos/Manual%20de%20Aplicaci
%C3%B3n%20de%20Tablas%20de%20Retenci%C3%B3n%20Documental.pdf