Regional Antioquia

Centro de Comercio
Tecnología en Gestión Documental – Coordinar las
actividades del Talento Humano

PRESENTACIÓN EMPRESA

ALEJANDRA ESTRADA VELÁSQUEZ

EVELYN TRINIDAD RESTREPO MOLINA
GLORIA PATRICIA GARCÍA MARULANDA

Instructora NORMA LUZ PÉREZ RESTREPO

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CENTRO DE COMERCIO
MEDELLÍN
2019
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De acuerdo con las necesidades de la organización

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene por objeto el estudio de la gestión de recursos humanos por

competencias, un enfoque novedoso en la gestión de recursos humanos que se enmarca dentro de

un movimiento más amplio la sustitución de la orientación de personal por una orientación de

recursos humanos.

Encontraremos el por qué es importante y necesario la gestión del talento humano dentro de

una organización, de una buena gestión empresarial del talento humano debe propiciar que las

personas se sientan razonablemente satisfechas con su trabajo y que la moral de los grupos sea

elevada de tal forma que se cree un buen clima laboral las personas que trabajan en la empresa

comienzan a considerarse como el principal recurso competitivo de la empresa que, por tanto, es

preciso optimizar

Actualmente, la definición ha evolucionado y ahora se considera a los recursos humanos

como el estudio que ayuda a las organizaciones a obtener, desarrollar, mantener y conservar el

número y el tipo adecuado de colaboradores, el recurso humano ahora es considerado como una

pieza clave en el desarrollo de las empresas, ya que permite la realización de las metas de éstas

elevando su papel a una posición estratégica.

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OBJETIVO GENERAL

La evolución del rol del gestor documental es estratégica en la función de la gestión

humana y constituye hoy en día el mecanismo que posibilita la transformación cultural en

las organizaciones. Cuando pensamos en cambio cultural y transformación del capital

humano en las organizaciones debemos relacionarlo con el alineamiento de la gestión a la

estrategia del negocio y la relación empleador-empleado, buscando atender las necesidades

de las diferentes unidades administrativas, llegando a ser los mejores aliados estratégicos

para el manejo de la información

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Establecer políticas, éticas y desarrollar comportamientos socialmente responsables: tanto

las personas como las organizaciones deben seguir patrones éticos y de responsabilidad social. La

responsabilidad social no solo es una exigencia para las organizaciones sino también, y en especial

para las personas que trabajan allí.

• Los objetivos sociales: Tratar al personal bajo ciertos principios éticos y socialmente

responsables es decir no usar políticas discriminatorias por razones de sexo, raza, religión, grupo

cultural u otros.

• Los objetivos corporativos; reconocer que su actividad no es un fin en sí mismo es solo un

instrumento para que la organización alcance sus objetivos y metas.

• Los objetivos funcionales: Mantener la contribución de los recursos humanos en un nivel

adecuado para las necesidades de la organización.

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• Objetivos personales: La administración de personal es un poderoso medio para permitir a

cada integrante lograr sus objetivos personales en la medida que son compatibles y coincidan con

los de la organización
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NOSOTROS

Arango Arango S.A. es una empresa caracterizada por hacer parte de grandes proyectos

inmobiliarios. Nuestros principales pilares parten de nuestra alta experiencia, transparencia y

profesionalismo, esto en sinergia con el conocimiento técnico, ética y responsabilidad social son

nuestra mejor carta de presentación.

MISIÓN

Gestionar proyectos de construcción que satisfagan las necesidades de nuestros clientes en

armonía con sus gustos y requerimientos, que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida

y al buen uso de los recursos de nuestros clientes y al bienestar social de nuestros colaboradores.
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VISIÓN

Ofrecer la mejor propuesta en calidad, confiabilidad, costo y oportunidad en nuestros

servicios de gerencia, comercial, interventoría y supervisión técnica de proyectos que

contribuyan a la permanencia en el mercado y al reconocimiento por la experticia técnica.

VALORES

Responsabilidad social y ambiental, Honradez, Transparencia, Profesionalismo, Seguridad,

Conocimiento Técnico. ética, oportunidad, calidad.

POLÍTICAS DE CALIDAD

Satisfacer a nuestros clientes en la presentación del servicio de gerencia, comercial e

interventoría y supervisión técnica de proyectos diferenciados en calidad, confiabilidad costos y

oportunidad y a través de la competencia del personal y la mejora continua de nuestros procesos,

que contribuyan a la permanencia de la empresa en el mercado.

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ACTIVIDAD ECONÓMICA

Empresa industrial manufacturera, encargada de la transformación de la materia prima en

productos terminados. Son empresas que producen productos para el consumidor final

(Constructora) Comercialización de proyectos inmobiliarios, Interventoría & Supervisión Técnica

de obras civiles

Ofrecer la mejor propuesta en calidad, confiabilidad, costo y oportunidad, con el fin de

satisfacer las necesidades de los clientes, generando utilidades que asegure la permanencia de la

empresa en el mercado.
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L.C. ARANGO ARANGO S.A.

CONSTITUCIÓN
La sociedad L.C.ARANGO ARANGO S.A., fue constituida mediante
escritura pública No. 1497 del 21 de julio de 1989, Notaría Segunda de
Medellín.
Registro Mercantil: 21-219651-4 Cámara de Comercio de Medellín.
Registro de proponentes: 800.071.444 Cámara de Comercio de Medellín
RUT: 800 071 444 - 2
DOMICILIO
Municipio: Medellín
Dirección: Calle 6 sur No. 43 A – 254 Oficina 201
Edificio Alcázar de Oviedo
Teléfono: 312 73 85
Celular : 310 837 21 35
Correo electrónico: asistentegerencia@arangoarango.com
OBJETO SOCIAL
Prestar servicios de Gerencia, e Interventoría y Supervisión Técnica de
obras civiles y urbanismo en proyectos de vivienda, comerciales, industriales
e institucionales.
EXPERIENCIA
Ha realizado Interventoría y Supervisión Técnica en obras civiles y de
urbanismo en la construcción de proyectos de uso comercial, institucionales,
de vivienda (casas, apartamentos), y bodegas, y cuya experiencia se soporta
en la participación de sus servicios en la construcción de 84 torres con 3619
apartamentos, 30 unidades cerradas de vivienda, con 1232 casas, el Parque
Comercial el Tesoro, etapas 1, 2y 3 de construcción, reparación,
remodelación y ampliación ,restauración del Edificio Vásquez para Comfama,
conversión del almacén Ley de San Diego en Almacén Éxito e Interventoría
de acabados en 2 torres de apartamentos ”Torres del Parque” en
Barranquilla; adecuación Almacén Éxito Sabaneta, construcción Almacenes
Éxito de Itagüí, Robledo, Caucasia, Carulla Zona 2 Sur, bodegas proyecto
Karga en Rionegro, Jardín Infantil Turbo para Comfama, edificios para
laboratorios de Química y Biociencias y de Caracterización de materiales de
la UNAL –Medellín, Hotel Charlee-Medellín, Edificio sede COMFAMA en Bello
y Ciudad del Rio, y en Proyectos VIS –Chagualón (328 aptos), El Tirol (430
aptos) y Nazaret (287 aptos) – Sector Pajarito – Municipio Medellín, a través
de fideicomisos de Alianza Fiduciaria S.A. . Remodelación- Conversión
Almacenes Carulla San Ignacio, La América, Prado, Ley la 70, Colombia,
Carulla City Plaza y acompañamiento a la administración del Centro
Comercial Santa Fé - Medellín en el recibo de las zonas comunes y equipos
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electromecánicos del centro. El área construida en la cual hemos participado

es de 1.151.807 m2. En 37 de 99 proyectos se ha realizado además la
Gerencia de los mismos.
La Gerencia de Proyectos, comprende desde los estudios de
prefactibilidad, factibilidad y promoción del proyecto ante el grupo
responsable de su ejecución, la coordinación y/o ejecución de trámites para
su construcción, hasta la entrega material y legal del proyecto ante entidades
municipales y propietarios de las viviendas.
El alcance de la Interventoría y Supervisión Técnica se encamina a
verificar que el desarrollo o ejecución del proyecto se lleve a cabo de acuerdo
con las especificaciones, planos, normas NSR 10 de Diseño y Construcción
Sismo Resistente y NTC aplicables a los materiales de construcción para el
proyecto, haciendo énfasis en el análisis estadístico y probabilístico de los
resultados. Así como las administrativas y de control de los contratos de obra.

REGISTRO UNICO DE PROPONENTES

Registro Único de proponentes Cámara de Comercio de Medellín No. 536
del 21 de febrero de 2013
PLANTA DE PERSONAL
Su planta de personal la conforman 39 personas:
23 profesionales
9 técnicos
7 auxiliares administrativos
REFERENCIAS DE NUESTROS SERVICIOS
➢ Manejo de proyectos por intermedio del sistema fiduciario:
ALIANZA FIDUCIARIA S.A. Dra. Catalina Posada Mejía
Teléfono 268 08 00 Medellín
ACCION FIDUCIARIA S.A. Dr. Francisco Duque
Teléfono 312 38 38 Medellín
➢ Manejo de créditos e hipotecas:
BANCOLOMBIA Dra. Natalia Jaramillo Muñoz, Gerente Banca
Hipotecaria, Teléfono 319 63 04 Medellín.
DAVIVIENDA Dra. Ana Maria Ramirez. Coordinadora Créditos
Teléfono 514 90 00 ext.45303 Medellín
➢ Gerencia, Interventoría y Supervisión Técnica de obras, manejo de
reformas solicitadas por propietarios y legalización de proyectos ante
entes gubernamentales o de servicios públicos:
ARQUITECTURA Y CONCRETO S.A. Dr. Francisco Martínez Restrepo.
Teléfono 312 36 18. Medellín
ALTERNATIVAS MODULARES ARQUITECTOS- AM Dr. Alberto Montes
Ochoa. Teléfono 66 05 11. Medellín
ACIERTO INMOBILIARIO S.A. Dra. Claudia Restrepo. Teléfono 313 63
43 Medellín
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➢ ALMACÉN ÉXITO Dr. Gabriel Jaime Cardona.

Teléfono 3 39 52 84 Medellín
➢ COMFAMA Dr. Iván Rodrigo Asuad Mesa. Teléfono 215 66 33 Medellín.
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EL ROL DEL GESTOR DOCUMENTAL EN LOS PROCESOS DE TALENTO HUMANO

El área de TH es una de las mayores oficinas productoras de documentos; debido a esto los

profesionales se ven agobiados entre tanto papel y tareas administrativas manuales. Este

departamento se enfrenta a diversos retos de como distribuir la información relacionada con TH,

como las nóminas, expedientes y contratos, de una forma rápida.

El gestor documental es el encargado de ofrecer un sistema de gestión menos manual y con más

eficiencia, adoptando el sistema de Gestión Documental (SGD). Entre sus ventajas está reducir el

tiempo necesario para cierto tipo de tareas; utilizando la intranet de la empresa para localizar cierto

tipo de información, este flujo de trabajo permite que los documentos circulen de manera ágil y

remplazan procesos lentos.

Es en este tipo de áreas donde un SGD se hace imprescindible debido a la información

confidencial que se gestiona en TH, el PGD evita que los datos sean modificados y garantiza que

sólo personal autorizado consulté dicha información. Además, cada operación queda grabada,

indicando quien a visto el documento, cuando y que se hizo con el. El Gestor Documental, está en

la capacidad de brindar capacitaciones para el uso adecuado de un SGD, de igual forma puede

brindar asesorías indicando la forma adecuada de organizar los expedientes, también participa en

la creación de formatos y manuales. Además, el Gestor Documental permite unificar los procesos,

al centralizar la digitalización y almacenamiento de los datos se evita que distintas personas

realicen la misma actividad. Al realizar una tarea desde el Gestor Documental, se tendrá mayor
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control de lo que se haga con la información; las auditorías tendrán mejores resultados y en menor

tiempo al disminuir la espera para localizar los archivos requeridos. Esto hace que los procesos de

revisión interna y externa sean más eficientes y se puedan tomar decisiones más acertadas.

En resumen, el área de TH se encarga de gestionar el principal activo de la empresa "el

empleado"; es por ello que se hace primordial que estos profesionales puedan contar con un

sistema para optimizar de manera general procesos y cumplir con normas legales.
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BENEFICIOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA RRHH

• Mayor eficiencia al disminuir las labores manuales.

• Reducción de papel al digitalizar todos los documentos para que estos queden

almacenados de forma electrónica.

• Rapidez en búsquedas de la información se hace con una operación sencilla que

garantiza que solo las personas autorizadas puedan consultar un documento.

• Seguridad de documentos, los profesionales de recursos humanos gestionan la

mayor parte del tiempo información que es confidencial y sobre la cual se deben llevar

registros detallados, con Gestión Documental se evita que los datos sean modificados sin

permiso o se pierdan, ya que los documentos son guardados de manera segura,

conservando un historial de los usuarios que vieron el documento, los cambios que se

realizaron y las fechas de cambio.

• Actualización de documentos se hace de forma rápida e inmediata, ayudando a

las empresas que tienen un alto índice de rotación de personal.

Para abordar los desafíos de los departamentos de Recursos Humanos es importante que los

profesionales cuenten con un sistema adecuado de Gestión Documental, que permita una

optimización general de los procesos, mejore la productividad, disminuya costos, cumpla con las

normas legales, y reduzca el uso de papel y espacio de almacenamiento.

PROBLEMAS ENCONTRADOS EN LA ENTIDAD

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– Abundante uso de papel

– Lentitud en la búsqueda y recuperación de la información asociada a un empleado

– Gran número de papelería asociada a hojas de vida, lo cual retrasa los procesos de selección

– Dificultad en el control, manejo y actualización de la información de los empleados

– Pérdida de tiempo en labores de búsqueda de información

– Almacenamiento descontrolado de documentos sin importar si son necesarios o no

– Reprocesos
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RECOMENDACIONES

Es muy común encontrar en una empresa acumulación de información y de documentación que

terminan siendo obsoletas. Es por esto que se debe realizar la revisión de archivos y establecer

prioridades de su correcto manejo, siendo así la base para una gestión administrativa efectiva.

Cómo primera recomendación, se podría decir que se digitalicé sólo lo necesario, para liberar

espacio en los archivos u oficinas donde se guarda la documentación. Por otra parte, es necesario

establecer un espacio óptimo donde se pueda ubicar el archivo, para unificar procesos y brindar

una consulta adecuada de los documentos.

Realizar el proceso de ordenación, para ayudar a los empleados ahorrar tiempo en su búsqueda;

además permite conocer más a fondo la estructura organizacional y los procesos que se ejecutan.

Utilizar metadatos descriptivos, para clarificar su contexto y uso. Contar con un profesional en el

área de gestión documental.

Para finalizar, se puede decir que el orden y la administración son la base de todo proceso

empresarial, por lo tanto, si la entidad desea tener éxito, a de requerir una correcta gestión de

archivos.
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ITEMS CUMPLE
PREGUNTAS OBSERVACIONES
SI NO
¿Tienen implementado el manual X
1
de Gestión del Talento Humano?
X Dentro de la
¿Cuentan con un área encargada de estructura orgánica está
2
gestión documental? incluida el área y apenas
lo están implementando
3 ¿Existen Planes de Bienestar Laboral? X
¿Tienen programas, jornadas o X
4
campañas de salud ocupacional?
¿Hay una comunicación asertiva entre X
5
los compañeros de trabajo?
¿Cuentan con planes de incentivos por X
6 la ejecución de tareas organizacionales
bien realizadas?
7 ¿Realizan actividades de integración? X
¿Hay una adecuada organización y X
8 distribución del trabajo, para que sea
equitativo?
9 ¿Realizan rotación de personal? X
¿Hay funcionarios y personal X
capacitado que se encarga del SGICH
10
(Sistema de Gestión Integrado de Capital
Humano)?
11 ¿Realizan capacitaciones? X
¿El reclutamiento y selección de X
12 Cual, mixta
personal es directo, indirecto, mixto?
Tienen implementado los programas de X
13
gestión Seguridad y Salud en el trabajo
Como contribuye cada miembro de la X Acatando las normas de
entidad, desde sus funciones a la bioseguridad y salud en el
14
ejecución de los programas de Gestión trabajo, brindadas en las
Seguridad y Salud en el trabajo capacitaciones
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LISTA DE CHEQUEO COORDINAR LAS ACTIVIDADES DE TALENTO HUMANO
(BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO)

NOMBRE DEL ENCARGADO: Aleida Hurtado FECHA:16/11/2019

DIRECCIÓN: Carrera. 64 # 50-32, Medellín, Antioquia

ITEMS PREGUNTAS CUMPLE OBSERVACIONES

SI NO
Lunes a sábado de
1 ¿Cuáles son los horarios de atención al público? X 10:00 a.m. a 6:00 pm
jornada continua
2 ¿Qué cantidad de público atienden en el día? X 85 personas
Desde primera
3 ¿Qué tipo de público atienden? X infancia hasta adulto
mayor
4 ¿Hay Gestión del Talento Humano? X Si
Las coordinan
desde la biblioteca
principal y en las
5 ¿Cómo se coordinan las tareas del Talento Humano? X
filiales cada uno
trabaja de acuerdo a
sus funciones
¿Tienen una estructura orgánica funcional? X Si en la página web
¿Tienen implementado un manual de funciones y de Esta en la página
6 X según la ley 1712
procedimientos?
Los elabora la
¿Quién los elaboró? X
parte administrativa
Para cada cargo
hay un manual de
¿Cómo determinan las funciones de las personas que laboran
7 X funciones, los dicta la
en la biblioteca?
comisión nacional de
servicio civil
Talento Humano
¿Quién o quienes intervienen en el diseño del manual de con autorización de la
8 X
funciones? comisión nacional de
servicio civil.
¿Quién es el encargado o por medio de que entidad realizan
9 X No sabe
las contrataciones?
¿Quiénes son las personas o con que criterios se crean los
10 X No sabe
puestos de trabajo?
11 ¿Tienen un encargado de gestión documental? X Si
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12 ¿Cómo tienen distribuidas las secciones de la biblioteca? X No sabe

Con una plataforma
13 ¿Cómo realizan el control de préstamo? X mexicana que se llama
yanion
Formatos virtuales,
físicos solo para
14 ¿Qué formatos utilizan para el préstamo? X
préstamos
interbibliotecarios
15 ¿Que otros medios pueden acceder a la consulta? X Presencial y virtual
¿Realiza funciones diferentes a las que tiene establecidas en el
16 X No
manual?
17 ¿Cuál es el tema que más consultan los usuarios? X Literatura y salud
18 ¿Existe algunas restricciones para préstamo de libros? X Ninguna
19 ¿A qué cantidad de libros puede acceder un usuario en
X 16 materiales
calidad de préstamo?
20 ¿Hay facilidad del acceso a la consulta para personas con Si hay una
discapacidad auditiva, audiovisual o física? aplicación que se llama
X
yaus para estas
personas
21 ¿Cuentan con una página web? Lo maneja el web
master que es el que
X
controla las visitas a la
página
22 ¿Existe algún tipo de control que permita establecer la Lo maneja el web
x master
cantidad de personas que consultan virtualmente?
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GLOSARIO

Funciones: Una función administrativa es la realización de ciertas actividades o deberes al

tiempo que se coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás.

Actividad: Las actividades se llevan a cabo mediante procedimientos.

Tarea: es una actividad que debe ser completada dentro de un período de tiempo definido. Una

asignación o encargo es una tarea bajo la responsabilidad de un encargado o asigne la cual tiene

una fecha definida de inicio y finalización.

Cronograma: es una representación gráfica y ordenada con tal detalle para que un conjunto de

funciones y tareas se lleven a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen

la optimización del tiempo.

Procedimiento: es un método compuesto por pasos claros y objetivos que deben seguirse para

completar la tarea. La diferencia entre proceso y procedimiento radica en que

los procesos actividades generales para lograr un objetivo y los procedimientos son pasos

puntuales que se deben seguir para completar una tarea.

Proceso: es un conjunto de actividades, debidamente ordenadas, que tienen por objetivo obtener

una circunstancia u acto específico. Un proceso se puede aplicar a infinidad de ciencias y

circunstancias.
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División del trabajo es la fragmentación o descomposición de una actividad productiva en

tareas más elementales, así como su reparto entre diferentes personas, según su fuerza física,

habilidad y conocimientos. Existen varias características de la división del trabajo que permiten

que se aumente la producción de la sociedad en general, al aprovechar todas las capacidades del

trabajador y los recursos disponibles, que en muchos casos son escasos.

1. Diferencia de capacidades: Cada persona posee características propias que le

permiten ser mejor en algunas actividades que en otras. La división del trabajo permite

que las personas se ocupen de aquella actividad en la cual maximizan su productividad y

no pierdan tiempo ni esfuerzo realizando otras actividades que otras personas podrían

hacer mejor.

2. Aprendizaje por medio de la experiencia: Suponiendo que existan dos personas

con las mismas capacidades, el dedicar a una persona a realizar una actividad hace que

esa persona se vuelva especialista en llevarla a cabo, pues le permite desarrollar

destrezas y descubrir mejores técnicas que simplifiquen el trabajo.

3. Ahorro de tiempo: El que un trabajador esté dedicado permanentemente a una

sola tarea evita la pérdida de tiempo por el paso de un trabajo a otro.

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CONCLUSIÒN

La participación activa del trabajador en la actualidad es de vital importancia, esto solo se

puede lograr venciendo todos los paradigmas, logrando el aprendizaje participativo.

La gestión del Talento Humano debe permitir que la mayoría de los seres humanos accedan a

los conocimientos, tiempo atrás solo tenían acceso solo la gente de buena posición económica,

esto ha cambiado por los adelantos tecnológicos y ha permitido que nosotros estemos debido a la

globalización en la constante de un mundo competitivo.

Por otro lado el administrador del talento humano debe ser una persona que promueva y facilite

la creatividad, innovación, trabajo en equipo, efectividad y sobre todo apoyo a la capacitación de

su personal en forma permanente.

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BIBLIOGRAFIA

www.google.over-blog.es/article-28524229.html

https://prezi.com/gu1ioigcvhzs/objetivos-organizacionales-de-la-gestion-de-talento-humano/