Puesta en marcha Contenido

Ref. 1.02
1. Introducción

2. Alcance y prioridades

Resumen 3. Equipo de trabajo

Veremos una serie de pasos que, si se siguen, incrementarán las posibilidades 4. Formación
de éxito en la implementación. 5. Hardware y software

6. Definición del proyecto y los puntos de control

7. Implementación, verificación y publicación

8. Post implementación

www.auraportal.com

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01
Introducción

1.02 2
 Introducción
Punto de partida

Tarea L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D

Definir el alcance del proyecto y las prioridades

Crear un equipo que se encargue del proyecto

El equipo debe obtener los conocimientos necesarios

La empresa debe contar con la infraestructura necesaria

Instalar AuraPortal

Definir el proyecto y los puntos de control

Implementación, verificación y publicación

Post implementación (mejora continua)

AuraPortal es compatible con cualquier metodología que se quiera usar. Aunque estos pasos sean un punto de partida, es importante que
las "lecciones aprendidas" durante las implementaciones se vayan agregando a su propia metodología.

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02
Alcance y prioridades

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 Alcance y prioridades
¿Por cuál empiezo?

Uno de los factores que determinarán el éxito de la automatización de los procesos es la elección de qué se incluye (alcance) en el primer proyecto.

Procesos de:
Administración
Coste

Ventas
Marketing
Producción
Dirección
-

- Afectados +

El objetivo es encontrar los procesos que causarán un mayor impacto y beneficio. A continuación damos algunos consejos para elegir ese proceso
clave que le ayudará a arrancar.

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 Alcance y prioridades
¿Por cuál empiezo?

En ocasiones es complicado saber qué procesos automatizar y cuáles pueden generar ROI:

Solicitud de material
Gestión de gastos
Gestión de reservas
Revisión dermatológica

Fusiones de empresas
Ventas

Facturación

Acuerdos políticos
Pintar una obra de arte

Aprender a cocinar
+

Diseñar moda
ROI
-

Tienen un fuerte Tienen que ver con Todos los demás. Implican inteligencia
componente creativo. la percepción y Ya lo hacen muchas otras social, es decir,
manipulación. empresas. persuasión y negociación.

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 Alcance y prioridades
¿Por cuál empiezo?

En otras ocasiones es una simple cuestión matemática, veamos un ejemplo:

Aprobación 5 solicitudes diarias 10.000 250.000 €

Coste: 5 €
de crédito por sucursal sucursales de coste diario

Supongamos que digitalizamos el proceso y conseguimos que el 60% de los

créditos se apruebe de forma automática gracias a las reglas de negocio, cálculos
150.000 €
automáticos, etc. de ahorro diario

Gracias a la digitalización se puede aprobar desde cualquier dispositivo y en

20.000€
cualquier lugar. Se estima que los aprobadores podrán realizar las tareas más
de ahorro diario
rápido con una mejora en la eficiencia del 20%.

Ahorro diario: 170.000 €

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 Alcance y prioridades
¿Por cuál empiezo?

Procesos Z
Requieren pocos Lo que hay que hacer es identificar los procesos más básicos y
recursos, se hace
miles de veces al año y automatizar estos primeros. Probablemente hay decenas, si no
lo puede gestionar cientos de estos procesos simples que deben abordar antes de
hasta la mascota de la
empresa. enfrentarse al "gigante".

Proceso X
Requiere muchos
recursos, se hace tres
veces al año, es complejo
y solo lo pueden gestionar Muchas empresas se plantean la automatización porque tienen un gran proceso
que ocupa demasiado tiempo y dinero, así que comienzan a automatizar desde
cargos específicos. el más complejo hasta el más simple.

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 Alcance y prioridades
Piensa en grande, empieza pequeño, crece rápido

Centrarse en los procesos más complejos cuando aún no se tiene suficiente experiencia, es como intentar que un niño lea cuando aún no ha aprendido a hablar.

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 Alcance y prioridades
¿Por cuál empiezo?

Es esencial priorizar los procesos que hay que implementar. Identifica aquellos procesos que aportarán un
mayor valor estratégico al negocio y deja los de mayor riesgo y coste para más tarde.

Valor estratégico Alto

Empieza con estos Continúa con estos

Continúa con estos Deja para más adelante

Bajo Riesgo Alto

Proyecto D
Proyecto A
Proyecto C

Proyecto B

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 Alcance y prioridades
¿Cuánto debemos abarcar?

Solo se ve papel hasta que no esté completada la solución, por lo que es aconsejable abordar los proyectos de manera que se puedan hacer entregas en
plazos cortos. En el siguiente ejemplo, vemos que una empresa requiere automatizar 10 procesos para los cuales no ven el resultado hasta noviembre.

En lugar de ello, se podría implementar un proceso al mes; de esta manera, la empresa disfruta de algunos
procesos desde el primer mes del año.

Planificación
Recopilar Análisis Implementación Integración Revisión del cliente
información

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

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 Alcance y prioridades
Obtener apoyo directivo

Asegúrate de que la dirección de la empresa está implicada y comprende las

necesidades, la inversión y el ROI que supondrá la automatización de los
procesos de la empresa. El proyecto no tendrá éxito si ellos no entienden y
apoyan la iniciativa.

Si se trata de un ministerio u otro organismo en el que la dirección cambia

frecuentemente, hay que asegurarse de que el proyecto se lleve a cabo
independientemente de los cambios que pueda haber en dirección.

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03
Equipo de trabajo

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 Equipo de trabajo
Roles a incluir en el equipo de trabajo

A continuación, se resumen los roles que habitualmente participan en el proyecto:

Usuarios conocedores del negocio

Cada uno conoce los procedimientos que afectan a su área del negocio y transmite las necesidades del negocio al director del proyecto.

Director del proyecto

Recoge la información, evalúa, planifica y establece las prioridades. Debe conocer las relaciones entre los procesos y saber transmitir las
expectativas del negocio al responsable del proyecto.

Responsable del proyecto (consultor sénior)

Tiene la responsabilidad máxima en la ejecución de los trabajos del proyecto. Trabajará conjuntamente con el director de proyecto para
garantizar que el proyecto se desarrolle de acuerdo con las expectativas del negocio.

Consultores de AuraPortal / Técnicos

Ejecutan la implementación, crean las aplicaciones, webs, informes, procesos, etc.

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 Equipo de trabajo
¿Qué conocimiento ha de tener el quipo?

Usuarios Director de proyecto Responsable del proyecto Consultor/es

100%
Saben lo que necesitan Saben lo que necesitan
90% para automatizar los para sus tareas de
Saben todo lo que
80% necesitan de las procesos. implementación.
70% distintas áreas de
Saben todo lo trabajo.
60% relacionado con su
área de trabajo en la Conocen todas las
50% Conocen todas las
empresa y qué herramientas de la
Conocen las herramientas que les
40% necesitan para aplicación y deciden
herramientas que ayudarán a
desempeñar sus cuál es la mejor forma
30% pueden automatizar implementar las
funciones. de implementar las
sus procesos y qué soluciones.
20% soluciones.
pueden esperar de
10% ellas.
0%
Consultores Responsable de proyecto Director de proyecto Usuarios de negocio
Conocimiento de la aplicación Conocimiento del negocio

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 Equipo de trabajo
Apoyo inicial de profesionales

Debemos apoyarnos en consultores sénior para

ayudarnos a dar los primeros pasos.

Esto garantiza un mejor aprendizaje, crear soluciones

profesionales y tener éxito desde el primer proyecto.

Intentar abordar proyectos desde el día uno sin

la ayuda de un consultor sénior es un error y
suele pagarse caro; en muchas ocasiones
puede suponer el fracaso del proyecto.

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 Equipo de trabajo
Ejemplo de progreso en el equipo de trabajo

Primer proyecto: la empresa trabaja con el apoyo inicial de

consultores especializados para abarcar sus primeros proyectos.

Se puede crear un equipo de trabajo de muchas formas, incluso

se puede cambiar según se va adquiriendo experiencia:

Usuarios Director Responsable Consultor/es

Segundo proyecto: la empresa lleva los proyectos con ayuda Personal de tu empresa
esporádica de consultores especializados.

Personal de apoyo externo (consultores de AURA, partners, Soporte, etc.)

Usuarios Director Responsable Consultor/es

Tercer proyecto: la empresa gestiona el 100% pero cuenta con

el servicio de Soporte y Consultoría para cuando lo necesite.

Usuarios Director Responsable Consultor/es

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04
Formación

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 Formación
Formación de los interventores

Cada uno deberá tener algún grado de conocimiento para interactuar con AuraPortal. A continuación indicamos qué conocimientos se han de
tener y cómo conseguirlos:

Consultores
• Es fundamental que sepan usar todas las funcionalidades de AuraPortal. Para ello, han de superar los cursos de certificación que imparte
AuraPortal, disponibles en “este link”.
• Deben apoyarse en un consultor sénior con experiencia durante sus primeros proyectos para adquirir el rodaje necesario hasta poder abordar
proyectos por su cuenta. Puede solicitarse este servicio desde “nuestra web” o desde su “Portal privado”.
• Es necesario conocer la metodología que se seguirá para la implementación de los proyectos. Cualquier metodología es compatible con
AuraPortal, en esta presentación incluimos los pasos esenciales para abordar un proyecto.
• No se espera que se acuerden de todas las funcionalidades, pero sí es esencial que sepan consultar las bibliotecas de información disponibles
(guías, manuales y monografías de apoyo). Todo ello está disponible desde el “Portal privado”.
• Es esencial mantenerse actualizado, para ello, AuraPortal les envía información periódicamente con las nuevas funcionalidades y cómo usarlas.
• Si se requiere un consultor técnico, este deberá tener los conocimientos necesarios para hacer integraciones, instalaciones, administración de
equipos, redes, etc.

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 Formación
Formación de los interventores

Director del proyecto

• Conocimiento general de las funcionalidades que tiene AuraPortal para mejorar sus procesos. Para obtener este conocimiento,
pueden solicitar una demo, prueba de concepto (POC), reunión…, con un partner o agente de AuraPortal desde la web. Además,
pueden hacer el curso de Introducción a AuraPortal, donde se explican todos los conceptos generales.

Usuarios
• Las funcionalidades desarrolladas para los usuarios (portales, tareas, informes…) han de ser intuitivas y amigables para el usuario.
Adicionalmente se puede hacer una breve reunión o demostración a los usuarios de cómo deben interactuar con la nueva
funcionalidad. Algunas empresas optan por entregar a sus usuarios un documento o un video explicativo. El rol más indicado para
crear las instrucciones o formar a los usuarios será el equipo que se encargue de la implementación, ya que son quienes mejor
conocen los pasos a seguir.

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05
Hardware y software

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 Hardware y software
Escalabilidad

Dada la alta adaptabilidad de AuraPortal a cualquier estructura de trabajo, los usuarios pueden adaptar su infraestructura a cualquier escenario,
desde el más simple hasta una distribución fácilmente escalable que permita soportar las cargas de trabajo más exigentes.

¡Es hora de cambiar!

100%

90%

60%

20%

2014 2015 2016 2017 2018 2019

Capacidad

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 Hardware y software
Ejemplo: requerimientos básicos

AuraPortal es una aplicación 100% web

Este sería el ejemplo más sencillo para comenzar a

trabajar con AuraPortal, aunque se recomienda tener
la base de datos en un servidor separado.

1 2

Usuarios Servidor de aplicación + base de datos

Dispositivo (PC, tableta, móvil...) Windows Server

Navegador (IE, Firefox, Chrome, Safari, Edge…) AuraPortal se instala en Windows Server

Conexión a internet Sus datos se almacenan en SQL Server

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 Hardware y software
Ejemplo: rendimiento medio

Este es el ejemplo recomendado para trabajar con AuraPortal. A partir de aquí, se puede escalar tanto
en capacidades como en número de servidores según las necesidades de cada cliente (escalabilidad
horizontal/vertical). A lo largo de esta presentación, se verán las diferentes formas de hacerlo.

1 2 3

Usuarios Servidor de aplicación Servidor de base de datos

Dispositivo (PC, tableta, móvil...) Windows Server Windows Server

Navegador (IE, Firefox, Chrome, Safari, Edge…) AuraPortal SQL

Conexión a internet SQL

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 Hardware y software
Ejemplo: rendimiento alto

Base de datos BPM

Servidores 1 y 2 Array de discos

“N” servidores de SQL + BPM (almacenamiento)
con balanceo de carga

Base de datos SharePoint

Servidores 3 y 4 Array de discos

SQL + SharePoint (almacenamiento)
Internet Balanceador
de carga
Usuarios Servidor 5
SQL + Reporting Services

Servidores de AuraPortal que soportan balanceo de carga Array de discos para ficheros
file system
Bases de datos de SharePoint y BPM en servidores separados

MS Reporting Services en servidor dedicado

Almacenamiento de ficheros (documentos, imágenes, etc.) en file system

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 Hardware y software
¿Necesitas ayuda?

Aunque disponemos de una guía de “Requisitos y recomendaciones”,

siempre se puede solicitar el apoyo de un consultor técnico con experiencia
que le ayude en el análisis para saber cuál será la mejor estructura.

Si se utiliza el servicio de AuraPortal Cloud, todo el mantenimiento y

escalabilidad se incluye en el servicio.

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06
Definición del proyecto y los puntos de control

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 Definición del proyecto y los puntos de control
Ya tengo todo y ¿ahora qué?

Ya tenemos definido el alcance y los recursos, además contamos con el respaldo de los directivos.
Es hora de ponerse manos a la obra.

En algunos casos ya tenemos los procesos bien documentados, listos para su

automatización y aprobados por dirección. Si es así, ya tenemos la base para comenzar.

En otros no tenemos gran cosa o contamos con material obsoleto y poco estructurado.
Lo primero que haremos es asegurarnos de que las fuentes de información sean fiables
y se encuentren perfectamente alineadas con los objetivos de la empresa. Es muy
importante que se haga un buen análisis antes de la implementación, ya que esto servirá
de base para el desarrollo de los procesos.
Si los fundamentos no están bien, todo el proyecto podría venirse abajo.

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 Definición del proyecto y los puntos de control
Funcional

Funcional Cada proyecto debe contar con un documento funcional donde se describe de la forma más
del detallada posible cómo se han de realizar las funcionalidades y actividades (tareas, eventos, etc.)
proyecto implicadas en el proyecto, ya sean manuales o automáticas.

Levantamiento de información
Si no tenemos esta información tendremos que buscarla, es lo que llamamos “levantamiento de
información”, ya sea mediante reuniones con los implicados y afectados por estas actividades y/o
analizando la información de nuestras bases de datos mediante herramientas de BI o el equipo de TI.

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 Definición del proyecto y los puntos de control
Funcional

El funcional (resumen, manual, guía…) debe contener:

- Los diagramas ejecutivos de los procesos
- Una guía de estilos
- Cada actividad debe incluir como mínimo:
• Objetivo (breve descripción)
Funcional
• Implicados o quién la va a ejecutar (roles, grupos, perfiles, etc.)
del proyecto • Información necesaria para ejercer la actividad (documentos, datos, etc.)
• Información que aportan durante la actividad (documentos, datos, etc.)
• Resultado tras ejecutarse la actividad

Dependiendo del proyecto y sus necesidades, incluirá también el detalle de los

informes, portales, permisos, idiomas, etc.

‘Pulse aquí’ para ver un ejemplo de un funcional.

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 Definición del proyecto y los puntos de control
Aprobación

El funcional ha de ser aprobado por el director del proyecto, por ello, es

recomendable que durante su creación este haga revisiones de seguimiento y
control.

En los proyectos más extensos, también es recomendable que se establezcan

Funcional los puntos de control (un plan de proyecto) que se realizarán durante el mismo

del proyecto y servirán para controlar:

- Horario: ¿Se completó a tiempo? ¿Cuánto tiempo nos tomó?

- Costes: ¿Se realizó con los costes estimados? ¿Cuánto gastamos?
- Funcionalidad: ¿Las entregas del proyecto tienen la capacidad esperada?
¿Qué pueden hacer?
- Calidad: ¿Los resultados cumplen lo prometido? ¿Cómo de bien pueden
hacerlo?

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Implementación, verificación y publicación

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 Implementación, verificación y publicación
Iniciar la implementación

Ya conocemos la estrategia de la entidad y hemos recopilado la información necesaria para implementar las soluciones definiendo tres aspectos fundamentales:

Alcance Semanas = 2 Ejemplo

1 Las características, funcionalidades,
etc. que deben ser incluidos.
Plazo
2 Periodo, fases y planificaciones de
entregas.
Recursos
3 Las personas, el presupuesto, etc.
Mismo alcance (3 procesos)
Menos tiempo (1 semana)
Menos recursos (2 consultores)
__________________________
Cualquier variación de estos
implicará un cambio en la
Procesos = 3 Consultores = 4 entrega del proyecto.

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 Implementación, verificación y publicación
Preparación

Una vez definido el proyecto, se implementa la solución.

10% Solución
Implementación de las aplicaciones que
digitalizarán, automatizarán y mejorarán el
proceso.

Planificación del proyecto 40%

Definición del alcance, recursos y
plazo para la creación de la
solución.
Recopilar información clave
Para ello, es necesario saber qué
hace cada uno de los involucrados.
30% Análisis de datos de la empresa
La información que se precisa o se
deben aportar para cada actividad
15% del proceso.
5% Reuniones
La empresa ve la necesidad de mejorar y
decide buscar un software que le permita
controlar y automatizar sus procesos.

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 Implementación, verificación y publicación
Fases

Fase de implementación:
Implementación • Respetamos los puntos de control establecidos.
Convertir el documento funcional en
procesos automatizados. • Mantenemos informado al director del proyecto sobre el
avance de la implementación.

Fase de verificación:
Verificación • Se prueban las funcionalidades y se corrigen los errores.
Verificar que todo funciona perfectamente y
obtener la aprobación del director del • El director del proyecto da su aprobación cuando se
proyecto. hayan probado todas las casuísticas sin encontrar fallos.

Fase de publicación:
Publicación • Se activan las funcionalidades para los usuarios.
Habilitar las nuevas funcionalidades a los
usuarios. • Se les informa de dichas funcionalidades.

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08
Post implementación

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 Post implementación
Formación de los usuarios

Partimos de la premisa de que las funcionalidades que vamos a desarrollar han de ser:
• simples
• intuitivas
• fáciles de usar
• consistentes
• lógicas

Hoy en día cualquiera debe poder acceder a una aplicación y entender como funciona sin necesidad de formación.

Aun así, puede ser necesario formar a los usuarios. Esta formación puede hacerse mediante:
• reuniones
• comunicados
• manuales
• videos
• etc.

Normalmente el rol más indicado para crear las instrucciones o formar a los usuarios será el equipo que se encargó de la implementación,
ya que son quienes mejor conocen los pasos a seguir.

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 Contacto

https://www.auraportal.com/es/contacto/

+34962954497

¡Gracias!
ats@email-auraportal.com

AURA Training School

Puesta en marcha
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