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Control Bancario
Versión 7.00
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respectivos fabricantes.
ÍNDICE GENERAL
Índice General • i
Definición de las Características Generales de la Compañía 15
Nota Introductoria ...................................................................................................... 15
Integración ................................................................................................................. 15
¿Cómo se Implanta el Módulo? ................................................................................. 17
Parámetros del Módulo .............................................................................................. 17
Descripción de Carpetas................................................................................ 18
Cuentas Bancarias 31
Nota Introductoria ...................................................................................................... 31
Cuentas ....................................................................................................................... 31
Ingreso de Datos......................................................................................................... 33
Descripción de Carpetas................................................................................ 33
Conciliación Inicial .................................................................................................... 41
Saldos Iniciales en Bancos y Libros.............................................................. 42
Ingreso de Datos............................................................................................ 43
Ejemplo de Inicialización de Cuentas Bancarias .......................................... 48
Solución de Problemas .................................................................................. 49
Documentos 51
Nota Introductoria ...................................................................................................... 51
Tipos de Cambio en Documentos ................................................................. 55
Movimientos en Libros .............................................................................................. 57
Ingreso de Datos............................................................................................ 57
Funciones Especiales del Submenú .............................................................. 69
Instrucciones Específicas .............................................................................. 72
Movimientos en Bancos ............................................................................................. 89
Funciones Especiales del Submenú .............................................................. 90
Ingreso de Datos............................................................................................ 91
Transferencias .......................................................................................................... 107
Ingreso de Datos.......................................................................................... 108
Funciones Especiales del Submenú ............................................................ 118
Instrucciones Específicas ............................................................................ 119
Índice General • ii
Cheques Recurrentes ................................................................................................ 132
Ingreso de Datos.......................................................................................... 133
Funciones Especiales del Submenú ............................................................ 139
Instrucciones Específicas ............................................................................ 141
Solicitudes de Cheques ............................................................................................ 145
Ingreso de Datos.......................................................................................... 146
Funciones Especiales del Submenú ............................................................ 151
Instrucciones Específicas ............................................................................ 152
Imprimir Depósitos .................................................................................................. 156
Ingreso de Datos.......................................................................................... 156
Función Especial ......................................................................................... 159
Instrucciones Específicas ............................................................................ 159
Conciliar Cuentas ..................................................................................................... 161
Ingreso de Datos.......................................................................................... 166
Funciones Especiales del Submenú ............................................................ 191
Instrucciones Específicas ............................................................................ 195
Reportes Especiales..................................................................................... 217
Consulta! 223
Nota Introductoria .................................................................................................... 223
Manejo de Consultas ................................................................................................ 223
Funciones Especiales del Submenú ......................................................................... 224
Instrucciones Específicas ............................................................................ 225
Reportes 231
Nota Introductoria .................................................................................................... 231
Filtro para los Reportes de Cuentas Bancarias ............................................ 232
Movimientos en Libros ............................................................................................ 235
Movimientos por Fecha .............................................................................. 235
Movimientos por Tipo ................................................................................ 236
Resumen por Movimiento ........................................................................... 236
Saldos Promedio ......................................................................................... 237
Movimientos en Bancos ........................................................................................... 237
Movimientos por Fecha .............................................................................. 237
Movimientos por Tipo ................................................................................ 238
Conciliación ............................................................................................................. 238
Documentos no Conciliados ....................................................................... 238
Resumen de Conciliación............................................................................ 239
Reporte de Conciliación .............................................................................. 239
Reportes Generales .................................................................................................. 239
Índice General • iii
Diferencias de Cambio (Histórico) ............................................................. 239
Reportes de Nicaragua ............................................................................................. 240
Informe Anual de Retenciones .................................................................... 240
Procesos 245
Nota Introductoria .................................................................................................... 245
Diferencias Cambiarias ............................................................................................ 245
Manejo de Diferencias Cambiarias sin Integración Contable ..................... 247
Manejo de Diferencias Cambiarias con Integración Contable .................... 248
Recálculo de Saldos ................................................................................................. 252
Purga de Movimientos ............................................................................................. 253
Opciones Costa Rica ................................................................................................ 256
Autorización de cheques BNCR ................................................................. 256
Generación de Transacciones Contables .................................................................. 260
Generación de Transferencias Electrónicas ............................................................. 261
Glosario 333
Índice General • v
INTRODUCCIÓN GENERAL
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Control Bancario permite a la empresa, registrar y
controlar los movimientos relacionados con las cuentas bancarias que utiliza el
negocio y los documentos generados que impliquen transacciones contables.
Una de las características principales del módulo, es que controla los
movimientos bancarios generados desde el sistema de modo que puedan ser
comparados con los reportados por cada entidad bancaria.
AUDIENCIA
Esta guía va dirigida a aquellas personas que van utilizar el módulo de
Control Bancario y que requiera realizar movimientos que impliquen
transacciones bancarias desde módulos auxiliares.
CONOCIMIENTO NECESARIO
Este contenido asume que el lector conoce el ciclo básico operativo de la
Contabilidad General y del Control Bancario.
CONVENCIONES UTILIZADAS
A continuación, se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en esta guía.
Característica Se refiere a...
Negrita Especial Texto que se desea recalcar
Índice General • 1
Tip Brinda consejos al usuario que le facilitarán el uso de
Softland
DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
A continuación, se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este módulo.
Si desea conocer de... Refiérase a...
Seguridad de Softland Manual de Administración del Sistema
Configuración de Softland Manual de Configuración del Exactus.ini
Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema
Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema
Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema
Definición de Períodos Contables Manual de Administración del Sistema
Manejo del Cargador Dinámico Manual de Cargadores Dinámicos
Índice General • 2
CAPÍTULO 1
NOTA INTRODUCTORIA
Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Control Bancario.
Se detalla:
• las características generales de Control Bancario
• el manejo general del sistema
• la ejecución de funciones estándar del sistema Softland
• los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Control
Bancario
• definiciones
CARACTERÍSTICAS
• Tiene integración con los módulos de Contabilidad General, Control
de Nómina, Recursos Humanos, Cuentas por Cobrar y Cuentas por
Pagar.
• El sistema se bloquea a nivel de documento, esto permite que
múltiples usuarios estén trabajando al mismo tiempo en una cuenta
bancaria y que dos personas no estén alterando el mismo documento a
la vez por seguridad
• La empresa puede manejar en forma paralela la información generada
en la empresa (libros) y la información suministrada por los bancos.
• Permite dar mantenimiento a los movimientos reportados por los
bancos
• La empresa puede controlar los documentos que involucren
operaciones contables:
o se pueden controlar documentos que hayan sido ingresados al
sistema por medio de otros módulos, como son los casos de
BENEFICIOS
• Existe un eficiente flujo de información entre los departamentos y se
garantiza la consistencia de los datos, minimizando la posibilidad de
un error humano en la generación de los asientos al existir
integración con otros módulos.
• Es de gran utilidad para compañías multinacionales o empresas con
operaciones en múltiples monedas para el control centralizado y
DEFINICIONES
CRÉDITO
Es definido también como Haber . Mercancías o beneficios entregados en una
transacción u operación, un asiento (o entrada) o pase de asientos a los libros
de contabilidad, que registra la eliminación o disminución de una partida de
activo o de un gasto, o la creación o aumento de un pasivo, de una cuenta de
valuación, de una partida de capital neto (o contable) o de ingresos o
productos. Es un asiento en el lado derecho de una cuenta, representa la
cantidad así registrada.
CUENTA ACTIVA
Cuenta bancaria que tiene frecuentes movimientos de entrada y salida de
dinero.
CUENTA INACTIVA
Cuenta con escaso o nulo movimiento. El saldo puede ser siempre el mismo,
debido a que no se han efectuado depósitos ni retiros de la cuenta durante un
periodo prolongado de tiempo.
SOBREGIRO BANCARIO
Exceder el crédito más allá de las posibilidades de pago del deudor.
CONCILIACIÓN BANCARIA
Proceso sistemático de comparación entre los apuntes contables de una cuenta
corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la
contabilidad de una empresa, con la explicación de las diferencias
encontradas.
Cuando se va a conciliar un documento de una cuenta bancaria se pueden
presentar básicamente seis casos, que enumeramos a continuación:
1. El documento registrado en libros es reportado por el banco y son
iguales (se concilia sin diferencia)
2. El documento registrado en libros es reportado por el banco, pero
presenta diferencias en los montos debido a un error de registro en
libros que se debe ajustar (Se concilia aceptando la diferencia y se
realiza un ajuste en libros, tanto en Control Bancario como de
Contabilidad General)
3. El documento registrado en libros es reportado por el banco, pero
presenta diferencia debido a un error desconocido que se presume ser
del banco, por lo que se debe de aclarar con la entidad financiera (Se
Introducción a Control Bancario • 9
concilia sin aceptar la diferencia y se espera una aclaración por parte
del banco, no se realiza ningún ajuste en libros)
4. El documento registrado en libros no es reportado por el banco a la
fecha, este documento aún se encuentra en tránsito (No se concilia el
documento, queda pendiente en libros)
5. Un documento es reportado por el banco pero no se tiene registro del
mismo en libros, este documento es desconocido para la empresa, no
se conoce la naturaleza, por lo que se deja pendiente de conciliación,
en este caso no se realiza ningún ajuste en Control Bancario ni en
Contabilidad General (El documento queda pendiente en bancos)
6. Un documento es reportado por el banco pero no se tiene registro del
mismo en libros, se asume que el reporte del banco es correcto (Se
genera el documento respectivo en libros, se concilia y se marca como
documento por liquidar. En este caso se hace tanto un ajuste en
Control Bancario como en Contabilidad General)
MOVIMIENTOS EN LIBROS
Son todos aquellos movimientos o transacciones dentro de la cuenta bancaria
que se han registrado dentro de la empresa como parte de su funcionamiento
cotidiano (información que se lleva en el módulo de Control Bancario de
Softland). Estas transacciones pueden ser:
• Cheques
• Depósitos
• Notas de crédito
• Notas de débito
• Otros créditos
• Otros débitos
• Transferencias electrónicas de fondos de crédito
• Transferencias electrónicas de fondos de débito
MOVIMIENTOS EN BANCOS
Son todos aquellos movimientos o transacciones dentro de la cuenta bancaria
que el banco ha reportado. Estas transacciones pueden ser:
• Cheques
• Depósitos
DÉBITO
Es definido también como Deber. Mercancías o beneficios recibidos de una
transacción u operación; un asiento (o entrada) o pase de asientos a los libros
de contabilidad, que registra la creación o el aumento de una partida de activo
o de un gasto, o la reducción o eliminación de una partida de pasivo, de una
cuenta de valuación (crédito) o de una partida de capital neto (o contable) o de
ingresos (o productos). Es un asiento en el lado izquierdo de una cuenta;
representa la cantidad así registrada.
DOCUMENTOS
Se refiere a todos aquellos documentos que se deben crear debido a las
transacciones que se ejecutan. Por lo tanto, existen documentos de débito y
documentos de crédito, dependiendo del tipo de transacción que se presente.
El sistema maneja estos documentos en forma individual, sin embargo puede
emitir cheques y generar transferencias electrónicas de fondos en lote.
Existen ocho estados en los que puede estar un documento en libros:
• No Conciliado No Entregado
• No Conciliado Entregado
• Conciliado Temporalmente
• Conciliado en Firme
• Planeado
Los documentos en bancos pueden estar en tres estados:
• No conciliado
• Conciliado temporalmente
• Conciliado en firme
Además, existen otros dos estados en los cuáles pueden estar los cheques,
depósitos y T.E.F. de crédito o débito:
DOCUMENTOS DE CRÉDITO
Es definido también como Haber y es el origen de una transacción. Es un
asiento contable que registra la reducción o eliminación de una partida de
activo o de gastos, o la creación o aumento de un pasivo, o de una partida de
capital neto o de ingreso; un asiento en el lado derecho de una cuenta; la
cantidad contabilizada como tal.
También se define como el saldo de una partida de pasivo, de capital neto, de
ingresos o de una cuenta de valuación, acreedora.
DOCUMENTOS DE DEPÓSITO
Se refiere a una transacción que permite al cliente pagar documentos
pendientes por medio de un depósito del monto parcial o total del documento a
una cuenta bancaria de la compañía acreedora.
Este pago se debe realizar directamente, es decir, el cliente debe realizar un
depósito en la entidad bancaria donde la empresa acreedora tiene su cuenta. En
este caso no es preciso que el cliente tenga cuentas bancarias en la misma
entidad.
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el módulo de Control Bancario como en otros módulos de
Softland relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades
particulares de cada compañía.
Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:
• La integración de Control Bancario con los otros módulos de
Softland.
• La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
• La definición de los Parámetros del Módulo
INTEGRACIÓN
Este módulo está integrado con los módulos de Contabilidad General,
Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Control de Nómina y
Recursos Humanos.
Con el módulo de Contabilidad General se integra por medio de los
movimientos contables que son ejecutados cada vez que se genera una
transacción bancaria dentro del sistema.
Con el módulo de Cuentas por Cobrar se integra por medio del registro de
los documentos tales como transferencias de crédito o depósitos, que sean
generados por transacciones con los clientes.
Un comportamiento similar tiene la integración con el módulo de Cuentas
por Pagar se integra por medio del registro de los documentos tales como
transferencias de débito o cheques., que sean generados por transacciones con
los proveedores de la empresa.
General
Contiene aspectos generales del manejo del módulo tales como la definición
de ciertas funciones, integración con otros módulos y características generales
de la impresión de documento.
Contable
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
integración de Control Bancario con Contabilidad General.
Adicional Cta.Banco
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
configuración de los nombres de los rubros adicionales a la cuenta a utilizar,
así como el tipo de dato (Numérico, Alfanumérico o Fecha) y el largo de cada
uno (el máximo son 20 caracteres por rubro), en caso de ser de tipo numérico
el sistema permite la definición de decimales (un máximo de “número de
caracteres de la longitud” menos dos caracteres), además de un indicador si
permite modificación.
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan las opciones del menú en las que se debe hacer
ingreso de información para alimentar el sistema.
Dentro del submenú de Administración se da mantenimiento a la tabla de
Subtipos de Documentos el cual brinda la oportunidad a la empresa de
llevar un control más detallado de los documentos, tanto de crédito como de
débito, que son emitidos.
SUBTIPOS DE DOCUMENTOS
Cuando el usuario registra un documento tanto de crédito como de débito en
los Datos Generales del documento debe establecer tanto el Tipo como el
Subtipo asociado con documento.
La casilla denominada Subtipo de Documento tiene como objetivo
clasificar de una manera más específica los documentos que se registren. Por
ejemplo, un Tipo de Documento de débito es la Factura, un Subtipo de Factura
podría ser Factura por Venta de Producto Terminado o Factura por Servicios
Profesionales.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por la opción:
INGRESO DE DATOS
Cuando se desea agregar un Subtipo de Documento el sistema habilita
las casillas en las cuales es necesario ingresar información en dos columnas:
Tipo de Documento y Descripción del Subtipo de Documento.
INGRESO DE DATOS
Para agregar Tipos de Cuenta se habilitan las columnas de y Descripción
donde se debe especificar la siguiente información:
Código: palabras y/o números que el usuario utilizará para identificar los
tipos de cuenta en el sistema.
Descripción: detalle acerca del tipo de cuenta definido a utilizar. Es un
campo alfanumérico de 40 caracteres.
Cuentas Bancarias
NOTA INTRODUCTORIA
En la opción denominada Cuentas, se maneja todo lo relacionado con la
creación, modificación, eliminación y despliegue de las cuentas bancarias de
la empresa.
El objetivo de esta opción, es determinar todo el listado de cuentas bancarias
que existirán en una compañía, y la relación de cada una de ellas con las
cuentas contables y los centros de costo que estén establecidos dentro de la
compañía del usuario.
Las Cuentas Bancarias pueden ser asociadas a un conjunto de Cuentas
Contables utilizadas para contabilizar las diferentes transacciones.
Es preciso aclarar que la relación Cuenta Bancaria - Cuenta Contable,
únicamente se puede definir a partir de las cuentas bancarias. Es decir, a una
cuenta bancaria se le asigna la cuenta contable correspondiente, pero el
proceso no puede realizarse a la inversa (esto es, a una cuenta contable no se le
pueden asignar las cuentas bancarias).
CUENTAS
Al ingresar a la opción Cuentas se despliega una tabla de datos; que muestra
la información de las Cuentas Bancarias registradas en la base de datos.
Esta información incluye entre otras cosas, código y nombre de la cuenta, la
entidad financiera donde está registrada, la moneda, la posición de caja y el
saldo. Los montos desplegados en estas dos columnas son calculados por el
sistema cada vez que se realiza una transacción o movimiento en libros.
La posición de caja muestra el monto real con el que la empresa cuenta dentro
del banco, una vez que todas las transacciones contables han sido confirmadas
y son efectivos los documentos generados no importa si ya están entregados o
no.
El saldo muestra el monto de las transacciones realizadas dentro de la
empresa, aunque los documentos no hayan sido hechos efectivos.
Cuentas Bancarias • 31
EN SECCIONES POSTERIORES SE
EXPLICARÁ CON MAYOR DETALLE EL
CÁLCULO DE ESTOS DOS MONTOS. (VER
“CAPÍTULO 5
Documentos” en la página 51).
A continuación se muestra la pantalla desplegada por la opción:
Cuentas Bancarias • 32
pantalla de definición de datos. Para más información al respecto consulte la
guía de Administración del Sistema.
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega una cuenta bancaria el sistema desplegará una pantalla con
un conjunto de carpetas que agrupan la información total de la cuenta.
El dato del código de la cuenta se muestra independientemente de la carpeta en
la que se esté, pues es general para todo el registro de la cuenta. En la casilla
Cuenta se define el código que tendrá la cuenta bancaria por crear, se
recomienda que sea el mismo número de cuenta que maneja el banco. Es
importante llenar esta casilla para que se habiliten las otras carpetas. En la
casilla a la derecha se escribe el nombre descriptivo para la identificación de la
cuenta.
El manejo del código de la cuenta tiene una condición especial, pues en caso
de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de
Administración del Sistema, un registro para las cuentas y el usuario
cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del código
será un F1, con lo que traerá todos los consecutivos definidos para las cuentas
en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del código de
la cuenta, quedará sujeta a la longitud definida para el consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la guía de
Administración del Sistema.
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratón sobre la pestaña
correspondiente, o bien se puede oprimir la tecla que identifique la letra
subrayada en la pestaña de la carpeta.
DESCRIPCIÓN DE CARPETAS
La opción de Cuentas! presenta las siguientes carpetas: General, Contacto,
Conciliación, Contabilidad y Auditoría.
General
Dentro de esta carpeta se define aspectos generales de la cuenta bancaria.
La pantalla de la carpeta General se muestra seguidamente.
Cuentas Bancarias • 33
Carpeta General de Cuentas Bancarias
Cuentas Bancarias • 34
Cta. Electronica: En este campo se define el código electrónico
para los XSLT de las transferencias, si en el archivo
personalizado se le indica que lo tome de la cuenta bancaria.
Cuentas Bancarias • 35
Pantalla de las Opciones para Impresión de Cheques
Contacto
Los datos a ingresar son los siguientes:
Nombre: Nombre de la persona encargada en el banco de atender a la
empresa.
Cargo: Puesto o cargo de la persona referida en el espacio Nombre.
Teléfono y Fax: Números de teléfono y fax del banco.
Dirección: Lugar físico de la sucursal central de la entidad financiera.
La pantalla de la carpeta de “Contacto” se presenta a continuación:
Cuentas Bancarias • 36
Carpeta Contacto de Cuentas Bancarias
Conciliación
Dentro de esta carpeta, se debe llenar la siguiente información:
Modo de conciliación: este apartado muestra dos opciones y debe tener
marcada sólo una de ellas:
• Con Control Cruzado: esto indica que al realizar la conciliación
deben existir los documentos tanto en bancos como en libros, si esto
no se da, el usuario deberá definir los pasos a seguir para continuar
con el proceso de conciliación.
• Sin Control Cruzado: si al hacer la conciliación falta un
documento en cualquiera de los dos registros (Bancos o Libros) el
Cuentas Bancarias • 37
sistema automáticamente hace una copia del documento en el
registro de documentos (Libros o Bancos) donde falte.
Ajustes de crédito: se deben definir el tipo y subtipo de documento que se
van a utilizar para hacer los ajustes de crédito de las conciliaciones
Ajustes de débito: se deben definir el tipo y subtipo de documento que se
van a utilizar para hacer los ajustes de débito de las conciliaciones
A continuación se muestra la pantalla de conciliación:
Cuentas Bancarias • 38
Contabilidad
Si el módulo tiene integración contable, esta carpeta estará activa, para mayor
detalle sobre este punto, referirse a “Integración Contable” en la página 305.
Seguidamente se muestra la pantalla de esta opción
Cuentas Bancarias • 39
• Cuenta Contable: es la cuenta que sirve para registrar las
transacciones efectuadas en esta cuenta bancaria.
• Cierre de Débitos: cuenta contable de orden cuyo saldo acreedor
es contrapartida de los documentos Tipo Débito.
• Cierre de Créditos: cuenta contable de orden con saldo deudor,
que sirve de contrapartida de los documentos Tipo Crédito.
• Gastos de Transferencias: cuenta contable para registrar la
remuneración fija o variable que cobra el banco por la prestación del
servicio de traspaso de fondos de una cuenta a otra.
• Liquidación de Créditos: cuenta contable de orden con saldo
deudor que sirve como contrapartida de los documentos de crédito
creados para liquidar documentos reportados por el banco que no
estaban en libros.
• Liquidación de Débitos: cuenta contable de orden con saldo
acreedor que sirve como contrapartida de los documentos de débito
creados para liquidar documentos reportados por el banco que no
estaban en libros.
• Ajuste de Créditos: cuenta contable de orden con saldo deudor
que sirve como contrapartida de los documentos de crédito creados
para ajustar errores cometidos en el registro en libros.
• Ajuste de Débitos: cuenta contable de orden con saldo acreedor
que sirve como contrapartida de los documentos de débito creados
para ajustar errores cometidos en el registro en libros.
• Transferencias intercompañías: cuenta contable utilizada para
registrar las transferencias intercompañías dentro de la cuenta
bancaria seleccionada. Cuando el check Permite transferencias
intercompañías en el tab General se encuentra marcado, la entrada
de datos en los campos de Centro y Cuenta se volverá obligatoria.
Selección: esta opción contiene la siguiente información:.
• Centro: en esta casilla se debe indicar el centro de costo
correspondiente a cada una de las cuentas contables mencionadas
anteriormente.
• Cuenta: corresponde a la Cuenta Contable en la cual se van a
registrar los asientos de cada una de las cuentas contables
mencionadas anteriormente.
• Concepto: opción no modificable que da una breve descripción de
la casilla cuenta.
Se debe tener en cuenta que los dos primeros campos de esta opción serán
dependientes del patrón de centros de costo y cuentas contables que utilice la
Cuentas Bancarias • 40
compañía, así como también dependerán de si la compañía utiliza o no centros
de costo.
Descripción: en esta parte se da una breve descripción de cada una de las
cuentas contables que se deben configurar.
Auditoría
Esta es una carpeta de referencia, por lo que ningún usuario puede modificarla.
Las casillas que se despliegan son:
Usuario Creación: identifica al usuario (login) que creó el documento.
Nombre Creación: indica el nombre del usuario que creó el documento.
Fecha / Hora Creación: indica la fecha y hora de creación.
Usuario Modificación: identifica al usuario (login) que ha modificado el
documento.
Nombre Modificación: identifica el nombre del usuario que modificó el
documento.
Fecha / Hora Modificación: indica la fecha y hora de modificación.
Última fecha: muestra la fecha de la última transacción registrada en libros
para esa cuenta.
Diferencias cambiarias: indica la fecha de la última vez que se corrió el
proceso de Diferencias Cambiarias.
Valores Adicionales
En esta carpeta se presentarán las casillas adicionales que el usuario definió
para la creación de cuentas bancarias. En este sentido, el contenido de dicha
carpeta variará para cada empresa. Estos valores adicionales se definen en los
parámetros del módulo, por lo que si requiere de más información al respecto
consulte la sección “Adicional Cta.Banco” en la página 25.
CONCILIACIÓN INICIAL
Una Cuenta Bancaria nueva no podrá ser utilizada, ni registrará movimientos
de ningún tipo mientras no se hayan inicializado sus saldos y se haya
establecido una base para su funcionamiento, es a dicho, al que llamamos
Conciliación Inicial.
Cuentas Bancarias • 41
SALDOS INICIALES EN BANCOS Y LIBROS
El objetivo de esta opción es permitir la carga de saldos iniciales en Bancos y
Libros, ya que estos saldos servirán como punto de partida para el inicio de
operaciones de la cuenta bancaria que recién se define. El enfoque de dicha
opción es facilitar directamente a nuestros clientes que están instalando por
primera vez el módulo de Control Bancario, y que tienen cuentas
bancarias ya establecidas y desean configurarlas en el sistema. Al inicializar la
cuenta se debe incluir documentos por el total de cada uno de los saldos
existentes.
Para dicho propósito, se define la opción denominada “Conciliación Inicial”
o “Conciliación Cero” (esta última denominación se debe a que el
consecutivo de conciliación utilizado es 0 (cero)). Esta conciliación permite
configurar dentro de Softland el estado de la última conciliación que se haya
realizado para esa cuenta bancaria, y la conciliación inicial recopilará los
siguientes datos a ser cargados inicialmente:
• Cuenta Bancaria
• Fecha de corte o conciliación (esta fecha se tomará como punto de
partida para el sistema)
• Saldo en bancos a la fecha de corte (saldo en bancos correspondiente a
la conciliación de la fecha de corte)
• Saldo en libros a la fecha de corte (si no se llevaba manualmente el
saldo en libros, se deberá inicializar con el monto de saldo en bancos)
• Documentos no conciliados en bancos y que tienen fecha anterior a la
fecha de corte
• Documentos no conciliados en libros y que tienen fecha anterior a la
fecha de corte
El sistema tomará los saldos especificados como punto de partida para las
operaciones en bancos y libros.
Dentro de esta conciliación inicial se deben digitar manualmente los
movimientos que aún no han sido conciliados, tanto en bancos como en libros,
el sistema generará estos documentos dentro de los movimientos en libros y
bancos según corresponda, sin embargo NO se generarán transacciones
contables por estos movimientos.
Aclaraciones
Se debe validar que la fecha de los documentos a ingresar pendientes de
conciliar sea anterior a la fecha de corte de la conciliación.
Cuentas Bancarias • 42
No se permite correr el proceso una fecha anterior al último proceso de
diferencias cambiarias.
También se debe validar que el cálculo de los saldos en bancos y libros una
vez sumados y restados los documentos pendientes de conciliar sean iguales.
INGRESO DE DATOS
Cada vez que se ingresen cuentas bancarias nuevas, al grabar por primera vez
los datos, el sistema enviará un mensaje, con el siguiente texto:
Mensaje de Advertencia
Descripción de Carpetas
General
En esta carpeta se presentan las siguientes opciones a definir:
Fecha: en esta sección se define la fecha que será tomada como la fecha de
Inicio para la cuenta que se creó la misma.
Saldos: dentro de esta sección se encuentran estas dos casillas:
• Bancos: en esta casilla se debe digitar el saldo del que refleja el
Estado de Cuenta a la fecha de la última conciliación, esta fecha es la
Cuentas Bancarias • 43
que se va a tomar de base para las siguientes conciliaciones. P.e si la
última Conciliación se corrió en Diciembre del 2005, el Saldos en
Bancos será el monto que refleje el Estado de Cuenta al 12/2005.
• Libros: en esta casilla el monto que debe ir en la misma, será el saldo
que refleje la Cuenta Bancaria en el Auxiliar a la fecha de corte de la
última Conciliación. P.e si la última conciliación fue hecha en
Diciembre del 2005, el monto que reflejen los movimientos en libros al
12/2005.
En caso de existir diferencia entre los montos de ambas casillas, el sistema
enviará un mensaje indicando que los totales de Saldos en Bancos y en Libros,
incluyendo los montos de los documentos respectivos, deben ser iguales. En
estos momentos dichos datos muestran diferencias, por lo tanto deberá realizar
los ajustes necesarios para igualarlos antes de proceder con la inicialización de
la cuenta.
Nota: generalmente dicha diferencia es muy dada a que se dé, puesto que con
regularidad existen entre ambos documentos pendientes, comúnmente
llamados como documentos en tránsito, estos documentos pueden existir ya
sea para Bancos como para Libros.
Un Documento en Tránsito Libros es aquel que se encuentra en Bancos pero
que aún no se ha registrado en Libros, mientras que un Documento en Tránsito
Bancos es el que está en Libros pero que no se ha registrado en Bancos.
La siguiente imagen muestra la pantalla de la carpeta:
Cuentas Bancarias • 44
Pantalla de Carpeta General
Docs. Bancos
En esta carpeta se deben ingresar uno a uno, manualmente todos los
documentos que el banco allá reportado para esta cuenta.
En primer lugar la carpeta presenta tres casillas, Créditos, Débitos y Total,
las cuales van a mostrar los montos actualizados conforme el usuario vaya
ingresando los documentos.
La información se ingresa y se presenta en una tabla que contiene una serie de
columna, para proceder a ingresar un documento, acceda al botón “Nuevo”
, a lo que el sistema habilitará las siguientes casillas en la tabla en
mención:
Tipo Documento: esta columna es de tipo “Combo Box”, en la misma se
debe elegir el tipo de documento que se va a ingresar, el usuario tiene la
Cuentas Bancarias • 45
posibilidad de elegir entre Cheque, Depósito, Nota de Crédito, Nota de Débito,
Otro Crédito, Otro Débito, TEF de Crédito y TEF de Débito.
Número Documento: en esta columna se debe digitar el código numérico
que identifica al documento que se está ingresando.
Monto Documento: esta columna está destinada para digitar el monto del
documento.
Fecha Documento: esta casilla corresponde a la fecha del documento
ingresado.
La siguiente imagen muestra la pantalla de la carpeta:
Docs. Libros
En esta carpeta, al igual que en la carpeta Docs. Bancos se deben ingresar uno
a uno, manualmente todos los documentos que la empresa registre en sus
Libros.
Cuentas Bancarias • 46
En la parte superior de la carpeta presenta tres casillas, Créditos, Débitos y
Total, las cuales van a mostrar los montos actualizados conforme el usuario
vaya ingresando los documentos.
La información se ingresa y se presenta en una tabla que contiene una serie de
columna, para proceder a ingresar un documento, acceda al botón “Nuevo”, a
lo que el sistema habilitará las siguientes casillas en la tabla en mención:
Tipo Documento: esta columna es de tipo “Combo Box”, en la misma se
debe elegir el tipo de documento que se va a ingresar, el usuario tiene la
posibilidad de elegir entre Cheque, Depósito, Nota de Crédito, Nota de Débito,
Otro Crédito, Otro Débito, TEF de Crédito y TEF de Débito.
Número Documento: en esta columna se debe digitar el código numérico
que identifica al documento que se está ingresando.
Monto Documento: esta columna está destinada para digitar el monto del
documento.
Fecha Documento: esta casilla corresponde a la fecha del documento
ingresado.
Concepto Documento: en esta columna se ingresa el concepto bajo el cual
fue creado el documento que se está ingresando.
Beneficiario Documento: en esta columna se debe ingresar el nombre a
quien va dirigido el documento.
La siguiente imagen muestra la pantalla de la carpeta:
Cuentas Bancarias • 47
Carpeta de Documentos en Libros
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Para los casos de cuentas que ya fueron inicializadas y encuentra alterados los
saldos de las mismas después de operar el modulo, le recomendamos el
efectuar un documento de ajuste el cual se deberá conciliar en la última
conciliación que se ha efectuado o está por efectuarse contemplando los
siguientes pasos:
1. Identificar las cuentas con el problema reportado y la discrepancia en
el saldo.
2. Crear un documento de ajuste por el monto de la discrepancia en
que está errando el saldo de la cta. bancaria, este debe ser con fecha
anterior a la fecha en que se corre la inicialización, aunque implique
abrir periodos de trabajo, es recomendable que este documento no
genere asiento.
Cuentas Bancarias • 49
3. Correr el proceso de recalculo de saldos.
4. Verificar que el problema se haya corregido.
Al efectuar el procedimiento anteriormente descrito le permitiría el no tener
que ingresar todo el histórico que posee una cuenta que se trae de periodos
anteriores, a la vez le permitirá el determinar la exactitud de los documentos
que realmente se poseen conciliados para inicializar los saldos los cuales no se
le seguirán mostrando en futuros periodos ya que este documento que
generalmente se efectúa con un documento tipo O/C se cancelaría en procesos
de conciliación en el primer proceso.
Cuentas Bancarias • 50
CAPÍTULO 5
Documentos
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de este submenú se presentan las siguientes opciones:
• Movimientos en Libros
Permite dar mantenimiento a los documentos generados dentro de la
empresa para realizar transacciones con las entidades financieras
definidas para la empresa.
• Movimientos en Bancos
Permite dar mantenimiento a los documentos registrados dentro de
las entidades financieras.
• Transferencias
Opción que permite realizar transferencias entre cuentas bancarias y
entre compañías, registrando los movimientos contables respectivos.
• Cheques Recurrentes
Esta opción permite crear plantillas de cheques recurrentes con el
formato estándar de un cheque en particular. Facilita la labor del
usuario pues sin necesidad de digitar toda la información otra vez,
son sólo ingresar el código de la cuenta bancaria específica el
documento se desplegará en el listado de la ventana de la opción.
• Solicitudes de Cheques
Con esta opción se manejan solicitudes de los documentos tipo
cheque. Permitiendo imprimir el cheque con un formato específico
para la empresa y además, imprimir el comprobante respectivo.
• Imprimir Depósitos
Esta opción permite generar, aplicar e imprimir documentos tipo
depósito, permitiendo además el desglose del monto total del
depósito según los requerimientos del usuario.
• Conciliar Cuentas
Documentos • 51
El proceso de conciliación de cuentas bancarias se encarga
sincronizar la información registrada en libros y en bancos. Además,
permite contrarrestar las diferencias que se encuentren entre el saldo
suministrado por la entidad financiera ligada a la cuenta bancaria
seleccionada y el saldo que la empresa tiene calculado.
Es importante mencionar que adicionalmente a estas opciones el sistema
brinda la posibilidad de crear una funcionalidad configurable o “Hook” que
será utilizada para la generación de asientos contables en el módulo de Control
Bancario. El procedimiento para realizar esta operación se presenta en la
sección “Opción configurable (Hook) para la Generación de Asientos
Contables” en la página 282.
Existen ocho tipos de documentos que pueden ser generados por el usuario,
éstos se pueden agrupar de la siguiente manera:
Tipos de Documentos
Los documentos de crédito, son todos aquellos que generan una línea en la
columna correspondiente a los Créditos, dentro del Diario de la
Contabilidad de la compañía, en el asiento respectivo.
Estas líneas representan disminuciones en el saldo de la cuenta bancaria de la
empresa, es un asiento generado en el lado derecho de una cuenta. Para mayor
detalle consultar la definición de "Documentos de Crédito" en la página 12.
De la misma manera, los documentos de débito, son todos aquellos que
generan una línea en la columna correspondiente a los Débitos, dentro del
Diario de la Contabilidad de la compañía, en el asiento respectivo.
Estos documentos aumentan el saldo de la cuenta bancaria de la empresa, es
un asiento generado en el lado izquierdo de una cuenta. Para mayor detalle
consultar la definición de "Documentos de Depósito" en la página 12.
No se debe prestar para confusión el nombre del documento, con el tipo de
movimiento que este realiza. Debido a que el sistema puede generar
automáticamente el asiento (en el caso de estar definido así en los parámetros
del módulo), el usuario no debe preocuparse por generar erróneamente la
Documentos • 52
contra cuenta que completa el asiento para la transacción realizada con el
documento.
Para especificar cuáles documentos generan movimiento contable el usuario
debe consultar la sección “Parámetros del Módulo” en la página 17.
Otra consideración que se debe tener en cuenta es que los documentos en
libros pueden tener cuatro estados: Entregado / No Entregado o
Confirmado / No Confirmado. La diferencia depende solamente del tipo
de documento debido a que las características de ambos son similares.
A continuación se muestra una tabla que clasifica a los documentos por el tipo
de estado al que pertenecen:
Estados de Documentos
Documentos • 53
Por otra parte, los documentos en bancos pueden tener los siguientes estados:
Documentos • 54
la cual es posible filtrar los documentos que sean desplegados dentro de la
tabla por módulo, por ejemplo; de manera que la consulta de registros se
realice de una manera más ágil.
Documentos • 55
Registro de documento de tipo débito
Si p.e. se ingresa un CHEQUE por un monto de $50 a una fecha donde el tipo
de cambio es de 11.00 colones por dólar. El movimiento será el siguiente:
• Registro en Control Bancario:
El registro en Control Bancario se hará por $50 almacenándose una
referencia del tipo de cambio utilizado, ¢11 (Tipo de cambio local y
tipo de cambio dólar)
• Asiento Contable Generado:
Documentos • 56
Utilidad o
Perdida
MOVIMIENTOS EN LIBROS
Bajo esta opción se crean, modifican, anulan y eliminan documentos
relacionados con transacciones bancarias registradas dentro de la empresa.
A continuación se muestra la pantalla principal desplegada por la opción:
INGRESO DE DATOS
Dentro de la pantalla denominada Movimientos en libros, digite en la parte
superior los siguientes datos:
Documentos • 57
Cuenta: en esta casilla se ingresa el código de la cuenta bancaria sobre la
cual se desea realizar movimientos bancarios. Si el usuario no conoce el
código de la cuenta, puede presionar la tecla F1.
Nombre / Entidad Financiera: el sistema desplegará bajo este espacio el
nombre que identifica la cuenta bancaria ingresada, así como el nombre de la
entidad financiera en la que se realizan los movimientos.
Saldo / Caja: presenta la siguiente información
1) bajo el nombre de SALDO, el saldo existente dentro de la cuenta
bancaria según la empresa y
2) bajo el nombre de CAJA, se muestra la posición de caja disponible
dentro de la cuenta según la empresa (libros).
Además, despliega la moneda de la cuenta bancaria seleccionada.
Desde y Hasta: se ingresa el rango de fechas en el cual se requiere que se
desplieguen los movimientos. Al realizar esta operación el sistema carga
automáticamente los movimientos de la cuenta bancaria para el rango de
fechas ingresado.
Dentro de la tabla desplegada en la pantalla se despliegan las siguientes
columnas por omisión:
Cuenta bancaria: número de la cuenta bancaria.
Fecha: fecha en la cual fue ingresado el documento al sistema.
Tipo: presenta las siglas con las que se identifican los tipos de documentos
que existen por ejemplo CHQ para cheque o DEP para depósito.
Subtipo: presenta una breve descripción del subtipo de documento. Recuerde
que los documentos pueden ser clasificados por tipo y subtipo.
Número: número que identifica el documento, es generado por el sistema en
el orden en el cual son creados los documentos.
El manejo del número del documento tiene una condición especial, pues en
caso de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de
Administración del Sistema, un registro para los documentos y el
usuario cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del
número será un F1, con lo que traerá todos los consecutivos definidos para los
documentos en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud
del número del documento, quedará sujeta a la longitud definida para el
consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la guía de
Administración del Sistema.
Concepto: esta columna muestra una breve descripción de la razón por la
cual fue generado el documento.
Documentos • 58
Cuando el documento ha sido creado desde el módulo de Cuentas por
Pagar en esta casilla se mostrará, deshabilitado, la leyenda que indica que
dicho movimiento se debe a un Pago a Proveedores, cuando la transferencia
origen es un débito, por ejemplo, mientras que si la transferencia destino
crédito la casilla indicará el número de la factura que se está pagando.
Débitos: en el caso de que el documento sea un débito, en esta columna se
desplegarán los montos a los que corresponden las transacciones realizadas
con los documentos.
Créditos: en el caso de que el documento sea un crédito, en esta columna se
desplegarán los montos a los que corresponden las transacciones realizadas
con los documentos.
Asiento: muestra el número de asiento correspondiente a la transacción
realizada.
Origen: presenta las siglas con las que se identifica el módulo desde el cual
fue generado el documento, por ejemplo CB para Control Bancario o CC para
cuentas por cobrar.
Paquete: muestra el paquete contable al que va a pertenecer la transacción.
Las casillas correspondientes a código de la cuenta bancaria, asiento
y origen no pueden ser modificadas.
En la parte superior de la pantalla se despliega la información relacionada con
el código de la Cuenta bancaria, el Nombre y Banco de la misma, así
como el Saldo (saldo existente dentro de la cuenta bancaria según la empresa)
y Caja (saldo que el banco tiene registrado) de dicha cuenta.
La información del documento se despliega en forma de carpetas como se
describe más adelante.
Descripción de Carpetas
El sistema desplegará una pantalla formada por las carpetas denominadas:
Documento, Detalle, Conciliación Otros y Auditoría.
Documento
A continuación se despliega la pantalla de la carpeta General:
Documentos • 59
Carpeta Documento
Documentos • 61
Impuesto descontable: Los impuestos descontables son aquellos que
dentro de la dinámica de impuesto al valor agregado (IVA), permiten
descontar del impuesto recaudado en una venta, el impuesto ya
pagado en una fase anterior del proceso.
Impuesto no descontable: monto del impuesto no descontable, es
decir no se descuenta de lo recaudado del IVA.
Un mayor detalle del manejo de estados se puede consultar en la sección
“¿Cómo Cambiar el Estado de los Documentos?” en la página 72.
Detalle
Dentro de esta carpeta se presenta un campo disponible para que el usuario
puede ingresar el detalle completo acerca del documento emitido. Es posible
ingresar notas adicionales que pueden dar una mayor explicación del objetivo
del documento.
Conciliación
La pantalla de conciliación se muestra a continuación:
Documentos • 62
Carpeta Conciliación
Las casillas que se presentan son las siguientes:
Conciliación: identifica el número de conciliación donde se concilió el
documento. Si se requiere ver más detalles de la conciliación debe darle un
Documentos • 63
Pantalla de Conciliación Bancaria asociada al documento de aclaración
Estado: indica el estado en que se encuentra el documento. Para obtener
mayor información sobre los estados refiérase a la sección “Nota
Introductoria” en la página 51 de Movimientos en Libros.
Conc. Aclaración: indica el número de conciliación en el que se aclaró la
diferencia entre el monto en libros y el de bancos (si esta existió). Si se
requiere ver más detalles de la conciliación donde se aclara la diferencia debe
Otros
La pantalla de la carpeta se muestra a continuación:
Documentos • 65
Carpeta Otros
Dentro de esta carpeta se despliega la siguiente información:
Módulo: esta casilla es llenada por el sistema y muestra el nombre del
módulo desde donde fue creado el documento.
Generado en Transferencia: esta casilla es de consulta e indica si el
documento fue generado por una transferencia electrónica registrada dentro
del sistema por medio del proceso de transferencias electrónicas.
Asiento: esta casilla permanece inactiva mientras no esté definido el asiento
contable que generará el documento. Una vez que está definido el sistema
despliega el número de asiento contable asociado al documento.
Documento anulado: esta casilla tendrá un check (✓) si el documento ha
sido anulado.
Monto: indica el monto del documento que fue anulado.
Documentos • 66
Auditoría
Dentro de esta pantalla se despliegan los datos relacionados con la bitácora de
creación, modificación y anulación del documento. Estos datos son de
consulta por lo que no pueden ser modificados por el usuario.
Los datos registrados por el sistema son: código y nombre del usuario que
realizó cada operación, fecha y hora de ejecución de la misma. Además de
información relativa a la anulación de documentos.
Integración Contable
Al salvar los cambios, si dentro de los parámetros del módulo de Control
Bancario está definida la integración contable con el módulo de
Contabilidad General entonces el sistema desplegará una pantalla con
carpetas, dentro de las cuáles está contenida la información correspondiente a
los asientos contables generados por las transacciones que se realicen con
dicha cuenta bancaria por la introducción del documento. La pantalla es la
misma que se despliega por medio del icono .
Todos los documentos que se establezcan desde este módulo, pueden generar
asientos contables en Contabilidad General. Sin embargo, el módulo de
Control Bancario también puede llevar registro de las transacciones de
documentos que se hayan generado en módulos como Cuentas por Cobrar,
Cuentas por Pagar, Control de Nómina y Recursos Humanos, así
como de las transacciones propias, sin integrar estos movimientos a la
contabilidad.
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración
Contable que se encuentra en Parámetros del Módulo. Al activar esta opción,
se establece que los documentos especificados por el usuario, ya sean de
crédito o de débito, generarán asientos en el módulo de Contabilidad
General.
Es importante señalar que si en el módulo de Contabilidad General, se
indicó que se utilizan Nits en la generación de asientos contables, todas las
líneas de los asientos de las cuentas contables de las cuentas bancarias
contendrán el NIT de la entidad bancaria correspondiente.
Si no desea registrar asientos contables sobre alguno o varios de los tipos de
documento que se utilizan en este módulo, solo debe verificar que en los
parámetros del módulo no se encuentre marcado. Por el contrario, si desea que
se genere el asiento contable, marque el tipo de documento respectivo como
un documento con asiento.
Documentos • 67
También se puede configurar la forma en que se manejará esta integración
contable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros del
Módulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, que establece
cómo se manejará este proceso en Control Bancario.
Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:
• Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación de
asientos.
• Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,
inserción de cuentas contables, entre otros.
• Aplicar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, al
desactivar la opción, el asiento se graba en el diario de la
contabilidad. Al activar esta opción, dentro de la pantalla de Diario
de la Contabilidad, se despliega el icono de Aplicar ( ) que
corresponde a la opción de aplicar al mayor las transacciones
contables que se han realizado.
Si se ha establecido que se generarán asientos contables al generar documentos
en Control Bancario, una vez que el usuario ha ingresado la información
requerida en la pantalla de Creación - Modificación de Movimientos en Libros
y graba los cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el
Diario de la Contabilidad, en el caso de que esté marcada la opción de
Visualizar o Modificar en la carpeta Contable de Parámetros del Módulo.
La pantalla Diario de la Contabilidad, está formada por tres carpetas
denominadas: Asientos, General y Detalle, dentro de las cuales se agrupa el
modo de aplicación del asiento contable. La explicación de las casillas que
pertenecen a esta pantalla, se expone en el manual del módulo de
Contabilidad General.
Si no desea generar asiento contable para este documento, solamente presione
el botón izquierdo del ratón sobre el icono , el sistema le indicará que no se
hará el asiento contable, si el usuario así lo quiere, debe confirmar la
operación.
Documentos • 68
sección “Opción configurable (Hook) para la Generación de Asientos
Contables” en la página 282.
Documentos • 69
Un punto importante es que un documento originado en los
módulos de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar
no puede ser anulado desde Control Bancario. Tampoco se
permite anular un documento cuyo estado sea conciliado
temporal o conciliado en firme. Además si el movimiento se
encuentra en un periodo cerrado el sistema desplegará un
wizard de anulación.
Para mayor detalle, consultar “¿Cómo Anular un Documento?”
en la página 76.
Con este icono, el usuario puede cambiar el estado en el que se
encuentre un documento tipo cheque, depósito o T.E.F.
Esta opción es útil cuando se desea crear un documento de este
Cambiar Estado
tipo, sin que se genere el asiento contable hasta que el
Entregado
documento sea conciliado.
Para mayor detalle referirse a “¿Cómo Cambiar un Documento
a Estado Entregado o Confirmado?” en la página 82.
Con este icono, el usuario puede cambiar el estado en el que se
encuentre un documento de tipo nota de crédito, nota de débito,
otros créditos y otros débitos.
Esta opción es útil cuando se desea crear un documento de este
Cambiar Estado
tipo sin que se genere el asiento contable hasta que el
Confirmado
documento sea conciliado.
Consulte la sección “¿Cómo Cambiar un Documento a Estado
Entregado o Confirmado?” en la página 82 para conocer el
detalle del tema.
Con esta opción, el usuario selecciona los documentos tipo
Marcar para cheque que quiere imprimir.
Impresión Para mayor detalle refiérase a “¿Cómo Imprimir un Cheque?”
en la página 85.
Esta opción imprime los cheques que han sido seleccionados
Imprimir para impresión.
Cheques Para mayor detalle, refiérase a “¿Cómo Imprimir un Cheque?”
en la página 85.
Esta opción permite al mismo tiempo imprimir y remunerar los
Renumera e cheques que el usuario defina.
Imprime
Cheques Para mayor detalle, refiérase a “¿Cómo Renumerar e Imprimir
Cheques?” en la página 86.
Por medio de este icono el usuario puede consultar una pantalla
donde se despliegan los estados del documento los cuáles se
aplican según el tipo de documento (cheque, depósito, etc.).
Ver Estados del Dicha pantalla presenta las figuras con las cuáles se identifican
Documento los estados en los que se puede encontrar un documento
cualquiera.
Para mayor detalle, refiérase a ¿Cómo Consultar los Estados de
los Documentos? en la página 75.
Documentos • 70
En caso de que el documento haya sido creado sin su respectivo
registro contable, sea porque en ese momento no se manejaba la
Generar Asiento
integración contable o porque se tenía desactivada la
Contable
Generación de asientos en línea, el sistema da la posibilidad
de crear el asiento o registro contable con este botón.
Con esta opción el sistema permite o restringe la creación del
Generación de asiento o registro contable para el documento en el momento de
asientos en línea grabar los datos del mismo.
Documentos • 71
Esta opción permite invocar los movimientos bancarios
asociados a el flujo de caja. Para detalle de la opción referirse a:
“¿Cómo Aprobar/Desaprobar Documentos?” en la página 87 .
Esta opción llama al Cargador Dinámico, el cual permite
Cargador
realizar cargas de datos o modificaciones masivas. Para mayor
Dinámico
detalle refiérase al manual de “Cargadores Dinámicos”.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
Documentos • 72
En la pantalla, se pueden presentar algunos documentos marcados con estos
iconos, sin embargo los estados de los documentos no pueden ser variados
desde esta pantalla, para esto debe referirse a “Conciliar Cuentas” en la página
161.
Entre las modificaciones que se pueden realizar en la ventana de documentos,
se puede optar por declarar el documento como No Entregado, con el icono
Documentos • 73
usuario debe pulsarlo, logrando así la imposibilidad de generar el asiento
contable.
En caso de que en algún momento no se contara con Integración Contable,
pero si se decidió activar la misma, para los documentos creados sin asiento
contable por alguna de las dos razones mencionadas, se tiene la opción de
generarles su respectivo registro contable.
La generación de asientos para documentos ya existentes y que no cuenten con
su respectivo asiento, se puede realizar mediante el botón “Generar Asiento
Contable” identificado con este icono , este proceso se puede llevar a cabo
desde la pantalla principal de Movimientos en Libros o desde la pantalla del
mantenimiento.
Desde la pantalla principal, se debe marcar la línea del registro que no cuenta
con asiento y pulsar el botón mencionado anteriormente, mientras que desde el
mantenimiento de los documentos, basta con sólo pulsar el mismo, a lo que el
sistema generará el asiento contable.
Cuando el país es Colombia el asiento posee algunos campos de más como
por ejemplo Concepto ME el cual es un campo de tipo F1 por lo que traerá
todos los conceptos creados en el módulo de Medios Electrónicos y se debe de
seleccionar uno de ellos.
Documentos • 74
¿Cómo Consultar los Estados de los
Documentos?
El procedimiento para desplegar la pantalla de consulta es el siguiente:
1. Seleccione la cuenta bancaria en la cual se encuentra registrado el
documento.
Documentos • 75
No Entregados: son aquellos documentos que fueron registrados dentro del
sistema pero aún no han sido entregados. Este estado aplica para los cheques,
depósitos y transferencias electrónicas.
No confirmados: son aquellos documentos marcados en color rojo dentro
de la tabla que fueron registrados en el sistema pero cuya confirmación se
encuentra pendiente. Este estado aplica para los documentos tipo Notas de
Crédito o Débito y Otros Créditos o Débitos.
Documento Bloqueado: son aquellos documentos que están siendo
utilizados por otro usuario por lo que no pueden ser sometidos a modificación
hasta que sea desocupado. Estos documentos se muestran en color verde
cuando se intenta modificarlos.
Documentos • 77
3. Seleccione el tipo de documento que desea anular. Esto lo debe hacer
en la carpeta Documento.
4. Indique la fecha con la que el documento quedará registrado. El
sistema cargará como dato predeterminado la fecha en la que se está
registrando la transacción.
Documentos • 79
Número: el sistema sugerirá el consecutivo guardado en las globales
según el tipo de documento seleccionado, pero si el usuario lo desea lo
pude modificar, siempre y cuando ese consecutivo que elija no haya
sido usado.
Monto: en esta casilla se muestra deshabilitado el monto por definido
para el documento que se está anulando. Este dato no se puede
modificar.
Luego de definir los datos anteriores, presione el botón de Siguiente.
La pantalla desplegada es la siguiente:
Documentos • 80
Pantalla de Notas Documento de Ajuste
Documentos • 81
¿Cómo Cambiar un Documento a Estado
Entregado o Confirmado?
Si el usuario requiere cambiar el estado al documento debe seguir el
procedimiento que se muestra a continuación:
1. Dentro de la pantalla principal de la opción Movimientos en Libros,
seleccione con el highlight el documento al cual cambiará el estado.
2. Una vez seleccionado el documento presione:
Documentos • 82
¿Cómo Imprimir un Comprobante de Cheque o
de Depósito?
El procedimiento para imprimir un comprobante de cheque o de depósito
realizados por la empresa es el que se describe a continuación:
1. Active en el submenú de Documentos la opción de Movimientos
en Libros. El sistema desplegará una pantalla con una tabla de datos
denominada Movimientos en Libros - Control Bancario.
2. Ingrese el código de la cuenta bancaria sobre la cual requiere realizar
modificaciones. Si no conoce el código de la cuenta puede presionar la
tecla F1.
3. Ingrese el rango de fechas que se van a consultar. Una vez ingresado el
intervalo de tiempo presione el icono para que el sistema cargue
los movimientos de la cuenta bancaria correspondientes a dicho
intervalo, así como los saldos de caja y bancos.
4. Marque con el highlight el cheque o el depósito del cual se desea
imprimir un comprobante.
Documentos • 83
ERGON - Muebles Ergonómicos
Comprobante Movimiento Bancario
Banco: Banco Interfin
Resumen Cheque No. 1
Referencia
Pagadero a: Rogelio Flores R.
Referencia: Rogelio Flores R.
Concepto:
1 Planilla
2
3
Asientos Contables
Paquete: CB Asientos: BCOS000170 Tipo de Asiento: CB
Fecha Cent. Cost. Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
Referencia
Referencia: Banco interfin
Concepto:
1 Abono Anticipado
2
3
Asientos Contables
Paquete: CB Asientos: BCOS000170 Tipo de Asiento: CB
Fecha Cent. Cost. Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
Documentos • 84
¿Cómo Imprimir un Cheque?
Los cheques pueden ser impresos tanto en lote como individualmente; el
sistema imprimirá todos los cheques que usted haya seleccionado de la lista.
Debido a que en la opción de Cuentas! se escoge el formato del cheque que
se va a utilizar, es posible que dicho formato se adapte a las necesidades de
manera que es posible cambiarlo por medio de una de las aplicaciones de
Centura (Report Builder).
El procedimiento para imprimir un cheque es el siguiente:
1. Active en el submenú de Documentos la opción de Movimientos
en Libros. El sistema desplegará una pantalla con una tabla de datos
denominada Movimientos en Libros - Control Bancario.
2. Ingrese el código de la cuenta bancaria sobre la cual requiere realizar
modificaciones. Si no conoce el código de la cuenta puede presionar la
tecla F1.
3. Ingrese el rango de fechas que se van a consultar. Una vez ingresado el
icono .
8. Si el cheque fue impreso anteriormente el sistema enviará un mensaje
en el que pide confirmar la reimpresión del documento. También se
advierte al usuario sobre la necesidad del control del número de cheque
en el formulario.
Documentos • 85
9. Si los documentos no son consecutivos el sistema cancela la operación
y envía un mensaje.
10. Si el sistema no detecta ningún problema, una vez que el usuario ha
confirmado el sistema desplegará una pantalla denominada Impresión
de Cheques en la que se presentan para consulta el rango de cheques
marcados para impresión.
11. Recuerde que el sistema ofrece la posibilidad de no sugerir al usuario el
consecutivo de cheque (rango inicial y rango final de cheque). Para
permitir que el sistema sugiera o no el consecutivo de los cheques
recurrentes en el módulo, se utiliza el parámetro “Sugerir consecutivo”
que se encuentra en los Parámetros del Módulo. Si el sistema ha sido
configurado para no sugerir el número inicial y final de cheque se
realizan las siguientes verificaciones:
• Verifica que el número de cheque inicial digitado por el usuario
sea realmente el número que corresponde según el consecutivo
que es manejado en el sistema. Si el número de cheque inicial no
corresponde al consecutivo interno del sistema (por ejemplo, el
número de cheque consecutivo fuese el #345 pero el usuario
decide imprimir el cheque con número #350), el sistema advierte
acerca de esta situación, de forma tal que pueda continuar o
cancelar la impresión.
• Verifica que el o los cheques a imprimir (determinado por el
rango seleccionado por el usuario) no hayan sido utilizados
anteriormente. Si algunos de los números de cheques que se
encuentran en el rango inicial o final ya habían sido utilizados,
entonces se detiene el proceso con una advertencia que notifica
el error.
Documentos • 86
Pantalla de Remuneración e Impresión de Cheques
En la pantalla que se despliega para realizar el proceso se debe digitar:
Número: el número de documento, que aunque el sistema lo pone
instantáneo, el mismo se puede modificar manualmente.
Paquete: código del paquete contable al cual corresponden los documentos
de impresión.
Una vez definidos estos datos se procede a oprimir el botón de Imprimir, a lo
que el sistema comenzará el debido proceso.
Documentos • 87
¿Cómo Aprobar/Desaprobar Documentos?
La posibilidad de aprobar y desaprobar documentos en Movimientos en Libros
se da a razón de que los documentos que ingresen desde Cheques Recurrentes,
Solicitudes de Cheques e Imprimir Depósitos, ingresen con estado de
Aprobados, ya que bajo esta condición los documentos no pueden ser
modificados desde la opción donde fueron creado y así evitar inconsistencias
entre lo que se despliega en los diferentes mantenimientos.
En caso de que se necesite modificar alguno de los documentos ingresados en
Libros desde las opciones antes mencionadas, el usuario cuenta con la opción
de desaprobar, con lo que el documento quedará habilitado para su
modificación.
Las Transferencias que ya han sido generadas y los Cheques que ya se han
imprimido, podrán ser desaprobados, mas no modificados, a razón de que
existe un documento físico que los respalde, por lo que a nivel de sistema
existen restricciones que impiden dicha acción.
Para aprobar un documento, cabe mencionar que el mismo debe estar
desaprobado, se procede así, seleccione con el highlight la fila del registro a
aprobar y pulse el botón de Aprobar, identificado con este icono , a lo que
el sistema colocará el símbolo de aprobado , en la fila seleccionada.
Igual procede para la desaprobación de un documento, sólo que el mismo debe
mostrar el icono de aprobado. Seleccionando con el highlight dicha fila,
presione el botón de Desaprobar identificado con el siguiente icono , el
sistema desaprobará el documento, quitando del encabezado de la fila el icono
de aprobado.
Documentos • 88
Pantalla de Invocar Mov. Bacarios-Rubros Flujo de caja
MOVIMIENTOS EN BANCOS
Bajo esta opción se crean, modifican y eliminan documentos relacionados con
las transacciones reportadas por la entidad bancaria. Esta pantalla contiene
información muy similar a la de Movimientos en Libros.
A continuación se muestra la pantalla principal desplegada por la opción:
Documentos • 89
Pantalla Principal de Opción de Introducir Documentos
Documentos • 90
Esta función agiliza los procesos de carga anteriores, además de
Cargador que se incluye la información de los movimientos reportados en
Dinámico las cuentas del banco que utilice la empresa.
Para mayor información referirse a “Carga Automática” en la el
Manual de Cargadores Dinámicos.
INGRESO DE DATOS
El proceso de agregar documentos se puede hacer por tres métodos:
• Carga normal
• Carga rápida
• Carga automática
• Carga Dinámica
Carga Normal
Para agregar un documento, digite en la parte superior los siguientes datos:
Cuenta: en esta casilla se ingresa el código de la cuenta bancaria sobre la
cual se desea realizar movimientos bancarios. Si el usuario no conoce el
código de la cuenta, puede presionar la tecla F1.
Nombre / Banco: el sistema desplegará bajo este espacio el nombre que
identifica la cuenta bancaria ingresada, así como el nombre de la entidad
financiera en la que se realizan los movimientos.
Saldo / Caja: presenta la siguiente información
1) bajo el nombre de SALDO, el saldo existente dentro de la cuenta bancaria
según el banco y
2) bajo el nombre de CAJA, posición de caja disponible dentro de la cuenta
según el banco.
Moneda: se despliega el código de la moneda de la cuenta bancaria
seleccionada.
A continuación, es necesario que digite el rango de fechas (Desde y Hasta)
en el cual se requiere que se desplieguen los movimientos. Al realizar esta
Documentos • 91
operación el sistema cargará automáticamente los movimientos de la cuenta
bancaria para el rango de fechas ingresado.
Dentro de la tabla desplegada en la pantalla se presentan las siguientes
columnas:
Cuenta bancaria: número de la cuenta bancaria en la que se está trabajando.
Fecha: fecha en la cual fue ingresado el documento al sistema.
Tipo: presenta las siglas con las que se identifican los tipos de documentos
que existen por ejemplo CHQ para cheque o DEP para depósito.
Número: número que identifica el documento. La casilla soporta hasta un
máximo de 12 caracteres.
Débitos: en el caso de que el documento sea un débito, en esta columna se
desplegarán los montos a los que corresponden las transacciones realizadas
con los documentos.
Créditos: en el caso de que el documento sea un crédito, en esta columna se
desplegarán los montos a los que corresponden las transacciones realizadas
con los documentos.
Estado: muestra el estado en el que se encuentra el documento (conciliado,
no conciliado, etc.).
Modo de registro: indica el modo en que fue registrado el documento en el
sistema (manual o automático).
Recuerde que es posible desplegar otras columnas dentro de la tabla o variar el
orden de las mismas por medio del icono .
Para ingresar un nuevo documento escoja del submenú Registro elija la
opción Nuevo o active con el botón izquierdo del ratón el icono . El
sistema desplegará una pantalla formada por tres carpetas denominadas:
Documento, Conciliación y Auditoría.
En la parte superior de la pantalla se despliega la información relacionada con
el código de la Cuenta bancaria, el Nombre y Banco de la misma, así
como el Saldo (saldo existente dentro de la cuenta bancaria según la empresa)
y Caja (saldo que el banco tiene registrado) de dicha cuenta.
Descripción de Carpetas
Documento
A continuación se muestra la pantalla desplegada por el sistema:
Documentos • 92
Carpeta Documento
Dentro de esta carpeta se encuentra la siguiente información:
Tipo: esta casilla es un “combo box” en el que el usuario debe escoger entre
los ocho tipos de documentos que se pueden generar: cheques (CHQ),
depósitos (DEP), notas de débito (N/D), notas de crédito (N/C), otros débitos o
créditos y T.E.F. de crédito (T/C) y T.E.F. de débito (T/D).
Fecha: esta casilla presenta la fecha de registro del documento en el banco.
Número: número de identificación del documento del tipo indicado.
NCF: en esta casilla se define el Número de Contribuyente Fiscal, está
abierta a la digitación de, máximo, la cantidad de caracteres que se hayan
definido en el módulo de Administración del Sistema pero no menos de
dicha cantidad y no es obligatoria su definición.
Monto: cantidad monetaria que representa la transacción.
Notas: espacio que se puede utilizar para hacer las observaciones o
comentarios que se deseen.
Conciliación
Esta carpeta muestra datos relacionados con la conciliación del documento
sobre el que se está trabajando.
La pantalla de conciliación se muestra a continuación:
Documentos • 93
Carpeta Conciliación de Movimiento en Bancos
Documentos • 94
Pantalla de Conciliación Bancaria Asociada
Movimiento en Libros: si usted desea ver los detalles del documento
Documentos • 95
Pantalla de Conciliación Bancaria asociada al documento de aclaración
Estado: indica el estado en que se encuentra el documento.
Registro: muestra el modo en que el documento fue registrado:
• Manual: son documentos creados por el usuario
• Automático: son documentos creados por el sistema en el proceso de
conciliación.
Auditoría
Usuario Creación: identifica al usuario (login) que creó el documento.
Nombre Creación: indica el nombre del usuario que creó el documento.
Fecha / Hora Creación: indica la fecha y hora de creación.
Usuario Modificación: identifica al usuario (login) que ha modificado el
documento.
Nombre Modificación: identifica el nombre del usuario que modificó el
documento.
Fecha / Hora Modificación: indica la fecha y hora de modificación.
Carga Rápida
Para agregar los documentos por medio de la carga rápida se procede a llamar
la tabla de carga rápida con el icono .
Documentos • 96
Luego de ingresar en la pantalla, digite en la parte superior los siguientes
datos:
Cuenta bancaria: se indica el número de la cuenta bancaria que se va a
procesar. Automáticamente, aparece la descripción de la entidad bancaria.
Rango de fechas: contiene el rango de fechas entre las cuales se requiere
que se desplieguen los movimientos reportados por el banco.
Moneda: indica la moneda que se utiliza en esta cuenta bancaria.
Una vez creado el documento nuevo, incluir los siguientes datos a la tabla.
Fecha: indica la fecha en que se registró el documento en el banco. Esta
casilla incorpora automáticamente la fecha del día en que se está haciendo el
ingreso de datos al sistema, pero esta se puede editar.
Tipo de documento: en esta casilla se indica la clase de documento que se
desea registrar (cheque, depósito, T.E.F., etc.). Posee una lista de tipos de
documentos disponibles los cuales se muestran al presionar la tecla F1.
Número: este es el número que identifica al documento.
Monto: registra el monto correspondiente a la transacción.
Estado: indica el estado en que se encuentra el documento, el sistema
automáticamente lo clasifica como no conciliado.
Documentos • 97
Pantalla de Carga Rápida
Carga Automática
La carga automática de datos es un mecanismo flexible y configurable de
lectura de archivos de texto plano que contienen la información del estado de
cuenta de un cliente.
Para realizar esta carga automática de datos en Control Bancario, el cliente
necesita configurar el formato de archivo (TXT, CSV, etc.) que envía el
Banco.
Documentos • 98
Un archivo de tipo texto plano o ASCII posee un formato universal para ser
usado en diferentes plataformas de software y hardware. Cada sistema de
cómputo bancario puede ofrecer diferentes estilos de codificación entre los
que se pueden distinguir:
Archivos CSV (“Comma Separated Values”): este es un archivo de
texto en que se divide la información por medio de comas. Por ejemplo, se
emite información del tipo de documento, número, monto y fecha en el
siguiente orden:
CHQ, 9, 15000.00, 23/11/1999
DEP,12, 25000.00, 24/11/1999
N/C, 29, 900.00, 24/11/1999
DEP,13, 30000.00, 15/12/1999
CHQ,34, 4000.00, 05/01/2000
Archivo Separado por Tabs o por espacios en blanco u otro: en este caso,
la información es dividida por medio de un carácter de control. Usualmente se
utiliza el carácter Tab (tabulador), el carácter de espacio en blanco, o algún
carácter especial definido por el sistema de cómputo del Banco (puede ser # ó
@ ó ^). Por ejemplo, se emite información del tipo de documento, número,
monto y fecha en el siguiente orden:
CHQ 9 15000.00 23/11/1999
DEP 12 25000.00 24/11/1999
N/C 29 900.00 24/11/1999
DEP 13 30000.00 15/12/1999
CHQ 34 4000.0005/01/2000
Texto numérico sin separadores: este tipo de archivo de texto posee una
estructura de caracteres que a primera vista no ofrece mucha información. Para
interpretarlo se requiere analizar cada uno de los campos que lo componen y
esto es importante ya que la posición y número de caracteres que lo componen
nos permiten conocer el significado del mismo. Por ejemplo:
00100009150000023111999
00200012250000024111999
00500000299000024111999
00200013300000015121999
00100003440000005012000
El ejemplo anterior se interpreta de la siguiente manera:
Los primeros 3 caracteres significan el tipo de documento (001 indica cheque,
002 indica depósito, etc.). Los siguientes 5 posiciones indican el número de
Documentos • 99
documento. Seguidamente se especifica el monto del documento y la fecha
(sin el separador “/”).
La diversidad de tipos de codificación del archivo de texto ASCII que puede
enviar el Banco puede ser tanta como la cantidad de Bancos o Entidades
Financieras que los emitan
Es importante que el cliente configure y utilice el tipo correcto de formato de
lectura de forma que los datos sean leídos en forma consistente y correcta.
El proceso que se debe seguir para agregar los documentos por medio de la
carga automática se muestra a continuación:
1. Active en el submenú de Documentos la opción de Movimientos
en Bancos. El sistema desplegará una pantalla con una tabla de
datos denominada Movimientos en Bancos.
Documentos • 100
Pantalla de "Definición de Archivo de Configuración"
En esta pantalla el usuario debe seleccionar la configuración del proceso que
se va a utilizar para la carga de datos. En otras palabras se debe elegir la forma
en la que el sistema va a leer los datos del archivo.
Se pueden utilizar dos funciones, La ayuda de F1 o el uso del botón de
Browse: cualquiera de las dos opciones lo ayudará a buscar la ruta del
archivo desde el cual se van a cargar los datos requeridos.
Una vez definida la ruta, presione siguiente para acceder a la pantalla
siguiente.
Documentos • 101
Pantalla de "Definición del Archivos de Datos y Bitácora"
En dicha pantalla se definen los datos de los archivos, creando el registro para
la base de datos.
Archivos de proceso
Entrada: este espacio está diseñado para definir nombre del archivo
que va a servir de entrada para la carga, es decir, el archivo que
contiene los datos suministrados por el banco.
Bitácora: este espacio está diseñado para definir el archivo que va a
servir de bitácora, se le llama así, al archivo que permite registrar los
eventos ocurridos durante la ejecución de un proceso. Sirve como pista
de auditoría en caso de tener que revisar que acciones efectuó el
sistema.
Cuenta Bancaria, Número: en esta casilla se debe indicar número o código
de la cuenta bancaria a la cual se van a cargar los datos. Si el usuario no
recuerda el número de la cuenta bancaria puede presionar la tecla F1 y se
desplegará una tabla de ayuda.
Al llenar las casillas anteriores se debe presionar el botón Siguiente. Si existe
un error o advertencia el sistema lo indicará con un mensaje.
Documentos • 102
Mensaje de Advertencia
Documentos • 104
El archivo tiene encabezado: los datos para realizar la carga
generalmente se despliegan en columnas, a veces las columnas traen
encabezado, otras veces no. Al marcar este check box se estará indicando que
el archivo del cual se están tomando los datos para la carga contiene
encabezados, por lo que el sistema no tomará en cuenta esta primera fila (la de
los encabezados) para la ejecución del proceso.
Aparte de los tipos de datos, el sistema ofrece una vista previa del formato de
los datos tal y como están en el archivo.
Cuando se termina de definir la información solicitada en esta pantalla, el
usuario debe presionar el botón siguiente para continuar con el otro paso,
aparecerá la pantalla donde se debe definir las columnas que aparecerán en la
tabla de datos, las que aparecerán en el archivo, y la asociación que existirá
entre ambas:
Función Especial
Habilitar documentos
Esta opción se encuentra dentro de la pantalla "Documentos de la Carga
Automática" y se utiliza para puede definir la posibilidad de disponer del
documento de donde se toman los datos para la carga. Para
habilitar/deshabilitar un documento, se debe marcar la fila con el highligth y se
presiona el botón quedando así habilitado el documento, a lo que se
muestra junto a la fila el icono, o deshabilitado, si es que no aparece el icono.
Documentos • 106
Para guardar los datos, se pulsa el botón de guardar y regresar para cargar
los datos y visualizar el detalle del proceso.
TRANSFERENCIAS
Dado que en cualquier empresa se acostumbra utilizar múltiples cuentas
bancarias que, en muchos de los casos, se encuentran en diferentes entidades
financieras, por la naturaleza de las cuentas y la forma en que se manejan
(unas son recaudadoras de ingresos y otras distribuidoras de salidas) es
necesario el poder hacer movimientos de capital entre las mismas. En otros
casos, se requiere hacer movimientos entre compañías que se encuentren en la
misma base de datos. El sistema brinda la posibilidad de realizar este tipo de
operaciones por medio de la función Transferencias.
Ejemplos de los movimientos que se pueden realizar son:
• un cheque en la cuenta A contra un depósito en la cuenta B
• una Transferencia Electrónica de Fondos (T.E.F.) de débito en la
cuenta A a varias T.E.F. de crédito en otras cuentas
• una Transferencia Electrónica de Fondos (T.E.F.) de débito en la
compañía A a una T.E.F. de crédito en la compañía B.
Todo lo anterior con el fin de que los fondos se encuentren debidamente
ordenados dentro del aparato administrativo de la empresa. Así por ejemplo se
tiene el caso de que la cuenta de salarios, la cual no recauda fondos
directamente, el día de pago debe tener el capital necesario para solventar el
gasto el cual se puede realizar mediante una transferencia de fondos entre
cuentas bancarias de la empresa.
Para facilitar la automatización del punto tratado antes se provee la
funcionalidad que genera los documentos y asientos correspondientes en el
módulo de Control Bancario y en la Contabilidad General para tener de
forma ordenada la información, así como asegurar el cierre contable y la
conciliación bancaria.
Documentos • 107
A continuación se presenta la pantalla desplegada por la opción:
INGRESO DE DATOS
Para registrar una transferencia de fondos el usuario debe ingresar los
siguientes datos:
Cuenta Banco: dentro de esta casilla se ingresa el código de la cuenta
bancaria origen de la transferencia.
Descripción: dentro de esta casilla el usuario ingresa un detalle descriptivo
de la transferencia.
Luego de ingresar los datos el usuario debe registrar los demás parámetros de
la transferencia en cada una de las carpetas que presenta la ventana.
Nota: Algunas notas importantes sobre la modificación de movimientos
entre cuentas son:
Si la transferencia no se ha generado: Descripción, Fecha, Contribuyente,
Concepto, Beneficiario, Monto, Comisión, Detalle de la Transferencia
(desglose de las cuentas bancarias destino) y Notas.
Si la transferencia ya fue generada: Descripción, Estado Entregado,
Contribuyente, Concepto, Beneficiario y Notas.
Descripción de Carpetas
General
Documentos • 108
Carpeta General de Movimiento entre Cuentas
Documentos • 109
Generado: esta casilla es de consulta y muestra una marca (✓) si la
transferencia ha sido generada.
Entregado: esta casilla se activa una vez que la transferencia ha sido
generada. Muestra una marca (✓) si el documento se encuentra en estado
Entregado.
Contribuyente: dentro de esta casilla se ingresa el código del contribuyente
o número de identificación tributaria (NIT) para el cual se genera la
transferencia de fondos. El usuario puede presionar la tecla F1 para consultar
la tabla NIT's.
Concepto: dentro de esta casilla se ingresa una descripción del concepto por
el cual se generará la transferencia de fondos.
Beneficiario: dentro de esta casilla se debe ingresar el nombre de la persona
o entidad que se beneficiará con la transacción bancaria. El sistema sugiere la
descripción asociada al NIT de la casilla Contribuyente pero este dato puede
ser modificado.
Aplicación: fecha de aplicación de la transferencia. Inicialmente el sistema le
sugiere la fecha idéntica a la fecha de la transferencia; esta fecha no se usará
dentro de los procesos de este módulo, sino que servirá como referencia para
indicar al banco en qué fecha se debe aplicar esta transferencia.
Nótese que una vez generada la transferencia el sistema asume que la misma
ya fue aplicada por el banco y por lo tanto no podrá ser modificada a ningún
nivel. Solamente para las transferencias no generadas o sea, pendientes, sí se
habilitará el campo de aplicación, cabe resaltar que el mismo no puede ser
menor a la fecha del documento.
Monto: dentro de esta casilla se ingresa el monto a transferir desde la cuenta
origen a la(s) cuenta(s) destino.
Comisión: monto cobrado por el banco para realizar la transferencia. Este
valor puede ser de cero. El proceso de generación de la transferencia registra
el monto de comisión dentro del para centro de costo - cuenta contable
asignada para Gastos de Transferencia de la entidad bancaria origen.
Total: dentro de esta casilla el sistema despliega el monto total a transferir
que consiste de la sumado de:
Total = Monto + Comisión
Estado: esta casilla indica el estado de la transferencia. Se tienen tres
posibles valores "P" planeada, "G" generada y "A" anulada.
Origen: código del módulo en el cual se genera la transferencia de fondos.
Detalle
Documentos • 110
Dentro de esta carpeta se presenta una tabla en la cual se registra el desglose
de la transferencia, definiendo la(s) cuenta(s) o compañía destino del
movimiento.
Documentos • 112
Monto en la Moneda Destino: dentro de esta columna el sistema
despliega el monto calculado para la cuenta destino según el tipo de cambio
expresado en la tabla El rubro desplegado como moneda destino se calcula de
la siguiente forma:
Monto Moneda Destino =
Monto Moneda Origen * Tipo Cambio
Banco: dentro de esta columna se despliega el nombre de la entidad
financiera respectiva de la(s) cuenta(s) destino.
Moneda: dentro de esta columna se despliega la moneda en la cual se
encuentra cada cuenta destino que sea registrada dentro de la tabla.
Saldo: saldo bancario de la cuenta destino expresado en la moneda
correspondiente a dicha cuenta.
Posición de Caja: saldo en caja de la cuenta destino expresado en la
moneda correspondiente a dicha cuenta.
Centro / Cuenta de la Cuenta Bancaria: muestra la cuenta contable y el
centro de costo asociados a la cuenta bancaria. Esta casilla no es modificable.
Centro / Cuenta para Transferencia: muestra la cuenta contable y el
centro de costo donde se va a registrar el movimiento de ingreso. Esta casilla
no es modificable.
Estado: esta casilla indica el estado de la transferencia. Se tienen tres
posibles valores "P" planeada, "G" generada y "A" anulada.
Tipo de movimiento: esta columna presenta tres opciones:
• Interna: esta opción indica la cuenta bancaria que se seleccionó, es de
la misma compañía, el F1 mostrará solamente las cuentas activas de
esta compañía.
• Intercompañía: esta opción solamente estará habilitada para las
cuentas origen marcadas como opción que permiten transferencias
ínter-compañías, y permitirá entonces seleccionar la compañía y la
cuenta bancaria perteneciente a la misma.
• Terceros: esta opción indica que se digitará un número de cuenta
bancaria cualquiera, sobre la cual el sistema NO ejercerá ninguna
validación.
Beneficiario: podrá ser un empleado si el módulo de Control de
Nóminas está instalado, o bien cualquier otra persona. El sistema mostrará
una lista de empleados junto con otros que realizaron transferencias anteriores.
Para el caso de transferencias intercompañía el beneficiario será el nombre de
la otra compañía y para transferencias a cuentas de la misma compañía el
beneficiario será el nombre de la misma compañía.
Documentos • 113
Contribuyente: (Número de Identificación Tributaria -NIT-), al igual que el
anterior, será el NIT del empleado, el de la otra compañía o el de la misma
compañía, en caso de tratarse de un beneficiario que no es empleado, el
sistema permitirá digitar el NIT en forma libre y sin validación alguna, es
decir no estará ligado a la tabla de NITs de AS.
Concepto: (campo libre de texto, sugerirá el concepto especificado en el
encabezado de la transferencia).
Entidad Financiera: (entidad financiera de la cuenta bancaria, para las
cuentas que no son de Softland el usuario deberá especificar una entidad
financiera, por omisión se sugiere la misma entidad financiera de la cuenta
origen).
Moneda: indica la moneda de la cuenta destino, para cuentas que no son de
Softland se habilitará el F1 de monedas.
Rubros adicionales (10): sirven para para almacenar información
específica de la línea de transferencia para los módulos auxiliares, la cual,
luego puede ser fácilmente procesada por el archivo generado.
Consulta
Dentro de esta carpeta se presentan datos para consulta los cuáles no pueden
ser modificados por el usuario.
Documentos • 114
Carpeta Consulta de Movimiento entre Cuentas
Documentos • 115
nuevo saldo de calcula de la diferencia entre el saldo actual de la cuenta y el
monto de la transferencia.
Nuevo = Actual – Transf.
Balance: bajo esta sección se despliegan los cálculos relacionados con la
transferencia de fondos.
Total: monto total de la transferencia ingresada en la carpeta General. No
toma en cuenta el monto de comisión.
Acumulado: suma de los montos registrados en la columna Monto en la
Moneda Origen dentro de la tabla Detalle.
Diferencia: rubro calculado por la diferencia entre el monto total de la
transferencia y el acumulado de la tabla Detalle.
Diferencia = Total – Acumulado
¡El sistema no permite generar la transferencia si la diferencia no es
igual a cero!!!
Notas
Dentro de esta carpeta se presentan dos secciones que pueden ser utilizadas
por el usuario para registrar notas adicionales y detallar la transferencia de
fondos.
Documentos • 116
Carpeta Notas de Movimiento entre Cuentas
Estos dos campos se denominan:
Documento Origen: lo que sea ingresado en esta sección se registrará para
el documento destino generado por el movimiento.
Documento Destino: lo que sea ingresado en esta sección se registrará para
el o los documentos destino (para más de una cuenta destino), que sean
generados por el movimiento.
Auditoría
Dentro de esta carpeta se presentan los datos relacionados con la bitácora de
creación y modificación de la transferencia de fondos entre cuentas bancarias
de la empresa. Bajo esta ventana se presentan los siguientes datos:
Creación: código y nombre del usuario que creó la transferencia, así como la
fecha y hora de registro.
Modificación: código y nombre del usuario que modificó por última vez la
transferencia, así como la fecha y hora en que se realizó la operación.
Documentos • 117
Transacción Contable: código del asiento registrado en la Contabilidad
General por el proceso de Generar la transferencia de fondos. Esta casilla se
actualiza hasta que se ejecute el proceso Generar.
Movimientos en libros: se muestra la fecha de la última modificación en
este proceso.
Diferencias Cambiarias: fecha de la última modificación en las diferencias
cambiarias.
Documentos • 118
Por medio de este icono el sistema genera un documento de la
transferencia. Este puede ser almacenado en un archivo ASCII,
impreso o desplegado en pantalla.
Dentro de este documento se presentan datos tales como:
información de los movimientos en las cuentas bancarias,
encabezado y detalle de la transferencia, información de la
Exportar a cuenta bancaria así como de la entidad financiera, moneda y
ASCII compañía.
El documento no puede ser impreso o desplegado en pantalla si
no se ha ejecutado el proceso Generar el cual crea el asiento
contable ligado a la transferencia. Para mayor detalle del
documento impreso consulte la sección “¿Cómo se Imprimen
los Documentos de las Transferencias de Fondos?” en la página
127.
Esta función permite realizar la reversión o anulación de
Transferencias tanto planeadas como generadas. Esto implica la
eliminación de los movimientos bancarios y la reversión o
Anular
anulación de los asientos contables generados en las compañías
determinadas. Para mayor detalle refiérase a la sección "¿Cómo
anular transferencias?" en la página 126.
Por medio de este icono el sistema genera un documento
comprobante del movimiento bancario para el documento
destino de la transferencia. Este puede ser almacenado en un
archivo ASCII, impreso o desplegado en pantalla.
Dentro de este documento se presentan datos tales como:
número de cuenta bancaria, número del documento generado,
Imprimir Doc.
tipo de transferencia de fondos (cheque, T.E.F. de Débito, etc.),
Destino
monto numérico y en letras de la transferencia, referencia,
concepto del movimiento, asiento contable generado por la
transferencia de fondos.
El documento no puede ser impreso o desplegado en pantalla si
no se ha ejecutado el proceso Generar el cual crea el asiento
contable ligado a la transferencia.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
Documentos • 119
2. Marque con el highlight la transferencia que va a generar.
3. Dentro del submenú escoja la opción Modificar o si lo prefiere puede
Documentos • 120
¡Es recomendable que exista una cuenta contable para el registro de los gastos por
transferencias si la empresa quiere llevar un control de los movimientos contables que se
realicen!!!
Documentos • 121
• Una vez aprobada la transferencia se actualizarán los montos
correspondientes a los registros ya insertados y afectará los saldos de
ambas compañías en las cuentas bancarias respectivas. En esta parte
del proceso se ejecuta la generación de asientos contables, los cuales
se generarán con base en las cuentas contables definidas para cada una
de las cuentas bancarias involucradas de ambas compañías. De este
modo se generará un asiento en cada una de las compañías (o al menos
en las que se tuviera integración contable).
Documentos • 122
Datos del ejemplo transferencia intercompañíia
Proceso Contable
Para ejemplificar el proceso contable que se realiza cuando se genera una
transferencia de fondos se presentarán cuatro casos:
Documentos • 123
Cta-Comision(**) 9,999,999.99
Dif Cambiario XXXXXXX XXXXXXX
Cta-Comision(**) 9,999,999.99
Dif Cambiario XXXXXXX XXXXXXX
Cta-Destino: Cuenta Contable de la Cuenta de Banco donde se registra el
movimiento.
Cta-Origen: Cuenta Contable de la Cuenta de Banco donde se emite el
movimiento.
(*) Para calcular los montos equivalentes de las transacciones contables, cada
línea del asiento que se ingrese utiliza el tipo de cambio asociado a su cuenta
de banco. La diferencia resultante debe de contabilizarse como una diferencia
cambiaria de forma tal que el asiento cuadra automáticamente.
(**) Para calcular los montos equivalentes de las transacciones contables que
se registren como gastos por comisiones, se utiliza el tipo de cambio a la fecha
de la transferencia, según la moneda de la cuenta origen.
Documentos • 124
Cta-Bco-OrigenA 9,999,999.99
Cta-Intercomp-A 9,999,999.99
Cta-Comision(**) 9,999,999.99
Dif Cambiario XXXXXXX XXXXXXX
Asiento 2: Compañía B
ASIENTO: X DEBE HABER
Cta-Bco-DestinoB 9,999,999.99
Cta-Intercomp-B 9,999,999.99
Dif Cambiario XXXXXXX XXXXXXX
Cta-Bco-OrigenA: Cuenta Bancaria origen de la Compañía A.
Cta-Bco-DestinoB: Cuenta Bancaria destino en de la Compañía B.
Cta-Intercomp-A: Cuenta creada para registrar los movimientos
intercompañías en la compañía A
Cta-Intercomp-B: Cuenta creada para registrar los movimientos
intercompañías en la compañía B
Documentos • 125
Cta-Intercomp-B 9,999,999.99
Dif Cambiario XXXXXXX XXXXXXX
Cta-Bco-OrigenA: Cuenta Bancaria origen de la Compañía A.
Cta-Bco-DestinoA: Cuenta Bancaria destino en de la Compañía A.
Cta-Bco-DestinoB: Cuenta Bancaria destino en de la Compañía B.
Cta-Intercomp-A: Cuenta creada para registrar los movimientos
intercompañías en la compañía A
Cta-Intercomp-B: Cuenta creada para registrar los movimientos
intercompañías en la compañía B
Documentos • 126
3. Escoja la opción Modificar o si lo prefiere puede utilizar el icono
. El sistema habilitará la ventana de creación – modificación de
Movimiento de cuenta.
Documentos • 127
Por otra parte, si desea generar el comprobante con la información del
documento destino usted debe seleccionar el icono que se encuentra
en la barra de herramientas ubicada en la carpeta detalle del mantenimiento de
transferencias. En este caso primero se debe marcar con el highlight el
documento destino al cual se le desea imprimir el comprobante y luego
presionar el icono .
El documento en ambos casos tiene el mismo formato y despliega la siguiente
información:
▪ número de cuenta bancaria
▪ número del documento generado
▪ fecha de generación
▪ tipo de transferencia de fondos (cheque, T.E.F. de Débito, etc.)
▪ monto numérico y en letras de la transferencia
▪ referencia
▪ concepto del movimiento
▪ código del paquete y tipo de asiento contable
▪ código y detalle del asiento contable generado por la transferencia de
fondos
A continuación se presenta un ejemplo del formato del documento:
Documentos • 128
ERGON - Muebles Ergonómicos
Comprobante Movimiento Bancario
Banco: Banco Interfin
Resumen Cheque No. 1523
Pago proveedor exterior
Referencia
Pagadero a: Filtros de Costa Rica S.A.
Referencia: Pago proveedor EXT-232
Asientos Contables
Paquete: CB Asientos: CB00000129 Tipo de Asiento: BANC
Fecha Cent. Cost. Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
Referencia
Pagadero a: Filtros de Costa Rica S.A.
Referencia: Pago proveedor EXT-232
Asientos Contables
Paquete: CB Asientos: CB00000129 Tipo de Asiento: BANC
Fecha Cent. Cost. Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
Documentos • 129
Comprobante Transferencias Bancarias
Este comprobante es generado por medio de la opción Imprimir
Transferencia representada por el icono .
Dentro de este documento se despliegan los siguientes datos:
▪ número de cuenta bancaria
▪ número del documento generado
▪ fecha de generación
▪ tipo de transferencia de fondos (cheque, T.E.F. de Débito, etc.)
▪ monto numérico y en letras de la transferencia
▪ referencia
▪ concepto del movimiento
▪ código del paquete y tipo de asiento contable
▪ detalle del movimiento destino de la transferencia bancaria; incluye
los datos relacionados con las cuentas destino: código y descripción
de las cuentas, entidad financiera ligada, tipo de documento
generado, número de cada documento, monto en moneda origen, tipo
de cambio, monto en moneda destino y moneda destino
A continuación se presenta el formato del documento:
Documentos • 130
ERGON - Muebles Ergonómicos
Comprobante Transferencias Bancarias
Banco: Banco Interfin
Resumen Cheque No. 1523
Pago proveedor exterior
Referencia
Pagadero a: Filtros de Costa Rica S.A.
Referencia: Pago proveedor EXT-232
Documentos • 131
ERGON - Muebles Ergonómicos
Comprobante Transferencias Bancarias
Banco: Banco Interfin
Resumen Cheque No. 1523
Pago proveedor exterior
Referencia
Pagadero a: Filtros de Costa Rica S.A.
Referencia: Pago proveedor EXT-232
CHEQUES RECURRENTES
Con esta opción se brinda oportunidad de crear plantillas de cheques
recurrentes, de manera que el formato estándar de un cheque en particular
queda registrado dentro de la base de datos. El usuario posteriormente podrá
utilizarlo sin necesidad de digitar toda la información otra vez, pues cada vez
que el usuario ingrese el código de la cuenta bancaria específica el documento
se desplegará en el listado de la ventana de la opción.
Documentos • 132
Pantalla principal Cheques Recurrentes
INGRESO DE DATOS
En la parte superior de la ventana se despliegan el código y descripción de la
cuenta bancaria, la entidad bancaria asociada, el saldo inicial de la cuenta y la
moneda de la misma. Una vez que el usuario ha aplicado el cheque, el rubro
del saldo es actualizado presentando el saldo final.
Descripción de Carpetas
Cheque
Documentos • 133
Carpeta Cheque, opción Cheques Recurrentes
Documentos • 134
Monto: se digita el monto en números requerido en el documento. El sistema
automáticamente desplegará en letras el monto ingresado por el usuario en el
idioma definido para la cuenta bancaria.
Moneda: indica la moneda en la que está el cheque. Esta casilla no es
modificable y está asociada con la moneda de la cuenta bancaria en la cual se
está registrando el cheque.
Recurrente: esta casilla se marca con un check (✓) si se requiere almacenar
la plantilla en la base de datos para ser utilizada posteriormente. Si el cheque
es marcado, cada vez que el usuario ingrese el código de la cuenta bancaria
específica el documento se desplegará en el listado de la ventana de ingreso de
datos.
Si esta casilla no es marcada al crear el cheque, una vez que sea aplicado e
impreso no se desplegará más en la lista de cheques almacenadas.
Marcado: si esta casilla tiene un check indica que el cheque está marcado
para impresión. Este campo no es modificable. Recuerde que para marcar o
desmarcar un cheque para impresión debe utilizar el icono que se
encuentra en la ventana principal de la opción cheques.
Detalle
Dentro de esta carpeta se ingresa el detalle del concepto por el cual el cheque
es creado. Este detalle es incluido en el comprobante de cheque al ser impreso
o desplegado en la pantalla.
Documentos • 135
Carpeta Detalle, opción Cheques Recurrentes
Documentos • 136
Asiento
Documentos • 137
Cuenta Contable: código de la cuenta contable asignada a la transacción
dentro del asiento. El sistema sugiere la cuenta contable asociada a la cuenta
bancaria pero es posible modificar este dato y consultar la tabla de cuentas
contables por medio de la tecla F1.
Descripción: breve descripción o nombre de la cuenta contable.
Centro de Costo: código del centro de costo asociado a la cuenta contable
desplegada en la tabla.
Referencia: dentro de esta columna se despliega el dato ingresado en la
carpeta Cheque.
Crédito: en esta columna se despliega el monto del cheque.
Débito: dentro de esta columna, se asigna el monto de la contra cuenta que
balancea el asiento contable.
Auditoría
Dentro de esta pantalla se despliegan los datos relacionados con la bitácora de
creación, modificación y aplicación del cheque. Estos datos son de consulta
por lo que no pueden ser modificados por el usuario.
Los datos registrados por el sistema son: código y nombre del usuario que
realizó cada operación, fecha y hora de ejecución de la misma.
Documentos • 138
Flujo de Caja
Dentro de esta opción se permite asociar el cheque recurrente
al flujo de caja que se requiera, así como a los rubros
respectivos.
Documentos • 139
Por medio de esta función el usuario selecciona dentro de la
tabla los documentos tipo cheque que requiere imprimir o
desplegar en pantalla.
Marcar para De la misma manera que se marcan registros, con la función es
Impresión posible desmarcar documentos que se encuentren seleccionados
dentro de la tabla.
Para mayor detalle, refiérase a la sección "¿Cómo Imprimir
Documentos Asociados a un Cheque?" en la página 152.
Por medio de esta función el usuario puede imprimir el rango
de cheques que han sido seleccionados para impresión dentro
de la tabla.
El sistema utiliza para la impresión de cheques un formato QRP
que puede ser estándar o específico para una empresa. En el
caso del formato estándar de cheques se presentan los
Imprimir
siguientes datos: código y descripción de la cuenta bancaria,
Cheques
entidad financiera asociada, referencia de la entidad o persona a
la cual se dirige el cheque, monto en dígitos y letras, concepto
del cheque, subtipo de cheque, paquete, asiento y tipo de
asiento contable, detalle del asiento contable generado.
Para mayor detalle, refiérase a la sección "¿Cómo Imprimir
Documentos Asociados a un Cheque?" en la página 152.
Por medio de esta función el usuario puede imprimir los
comprobantes de cheques que han sido seleccionados para
impresión dentro de la tabla.
El sistema utiliza para la impresión de los comprobantes
cheques un formato QRP que puede ser estándar o específico
para una empresa al igual que el formato de los cheques. En el
caso del formato estándar para comprobantes de cheques se
Imprimir
presentan los siguientes datos: código y descripción de la
Comprobantes
cuenta bancaria, entidad financiera asociada, referencia de la
entidad o persona a la cual se dirige el cheque, número de
comprobante, fecha de elaboración del documento, monto en
dígitos y letras, concepto del cheque, detalle del asiento
contable generado por la aplicación del documento.
Para mayor detalle refiérase a la sección "¿Cómo Imprimir
Documentos Asociados a un Cheque?" en la página 152.
Documentos • 140
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
Documentos • 141
Comprobantes de Cheques
Para imprimir un comprobante de cheque el usuario debe presionar el icono
Documentos • 142
ERGON - Muebles Ergonómicos
Comprobante de autorización de cheque
0800458945-9 Cuenta Maestra Moneda Local Número: 20014
Banco de Fomento Agrícola Fecha: 10/17/96
Pagadero a: Filtros de Costa Rica S.A. Monto: ¢60,000.00
Referencia: Pago proveedor EXT-232
Concepto:
Pago proveedor EXT-232
Asientos Contables
Centro
Fecha Costo Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
10/17/96 200 RH Banco Nacional Depto. Calidad 60,000.00 569.26
10/17/96 200 RH CC: Cierre DébitosDepto. Calidad 60,000.00 569.26
10/17/96 200 RH Dif. Cambiaria Dif. Cambiaria 0.00 0.00
60,000.00 60,000.00 569.26 569.26
Cheques
Para imprimir un cheque el usuario debe presionar el icono que se
encuentra en la barra de herramientas de la ventana de ingreso de datos.
Recuerde que hasta que el cheque sea impreso el sistema aplicará el movimiento contable a la
Contabilidad General del sistema por lo que el proceso de impresión de cheques está ligado
directamente a la aplicación y registro del asiento contable en la contabilidad de la empresa.
Al presionar la función de imprimir el sistema desplegará una pantalla
denominada Parámetros de Impresión de Cheques donde el usuario debe
ingresar la siguiente información:
Paquete: el sistema sugiere el paquete contable donde se almacenará el
asiento generado por la aplicación del cheque pero el usuario puede modificar
este código.
Fecha: es sugerida por el sistema pero puede ser modificada por el usuario.
Cheque del ___ al ___: dentro de la primera casilla el usuario ingresa el
número inicial para identificar el cheque. Según la cantidad de cheques que
hayan sido marcados en la tabla el sistema calculará el valor de la segunda
casilla de este campo por lo que el usuario no puede modificar este valor.
Documentos • 143
PantallaGenración de Cheques
Documentos • 144
Cuenta 01-4567-1 Cuenta de Proveedores Número: 4727
Bancaria: Banco de Santander Fecha: 10/17/96
Pagadero a: Tech$RyM
Referencia: Compra de suministros
Monto: SESENTA MIL con 0/100 #######
Concepto: Compra de suministros de oficina
Asientos Contables
Centro
Fecha Costo Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $Créditos $
2/4/99 001-01 ACT-001-03 Banco Nacional Depto. Calidad 60,000.00 569.26
2/4/99 001-02 ACT-001-02 Bancos Depto. Admin. 60,000.00 569.26
Formato de Cheque
SOLICITUDES DE CHEQUES
Con esta opción se manejan solicitudes de los documentos tipo cheque.
Permitiendo imprimir el cheque con un formato específico para la empresa y
además, imprimir el comprobante respectivo.
Documentos • 145
Pantalla principal de Solicitudes de Cheques
INGRESO DE DATOS
Esta ventana presenta en su parte superior la información correspondiente al
código y descripción de la cuenta bancaria, la entidad bancaria asociada, el
saldo inicial de la cuenta y la moneda de la misma. Una vez que el usuario ha
aplicado el cheque, el rubro del saldo es actualizado presentando el saldo final.
Descripción de Carpetas
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratón sobre la pestaña
correspondiente.
La opción de Apertura de Operaciones presenta las siguientes carpetas:
General, Operación, Datos Adicionales, Pagos, Detalle Proveedores, Detalle
otras Operaciones, Documentos Generados, Notas, Asientos y Variación de
Tasa.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
información correspondiente a la operación.
Documentos • 146
Cheque
Documentos • 147
Monto: se digita el monto en números requerido en el documento. El sistema
automáticamente desplegará en letras el monto ingresado por el usuario en el
idioma definido para la cuenta bancaria.
Moneda: indica la moneda en la que está el cheque. Esta casilla no es
modificable y está asociada con la moneda de la cuenta bancaria en la cual se
está registrando el cheque.
Marcado: si esta casilla tiene un check indica que el cheque está marcado
para impresión. Este campo no es modificable. Recuerde que para marcar o
desmarcar un cheque para impresión debe utilizar el icono que se
encuentra en la ventana principal de la opción cheques.
Detalle
Dentro de esta carpeta se ingresa el detalle del concepto por el cual el cheque
es creado. Este detalle es incluido en el comprobante de cheque al ser impreso
o desplegado en la pantalla.
Asiento
Documentos • 148
Carpeta Asiento, opción Solicitudes de Cheques
Documentos • 149
bancaria pero es posible modificar este dato y consultar la tabla de cuentas
contables por medio de la tecla F1.
Descripción: breve descripción o nombre de la cuenta contable.
Centro de Costo: código del centro de costo asociado a la cuenta contable
desplegada en la tabla.
Referencia: dentro de esta columna se despliega el dato ingresado en la
carpeta Cheque del Mantenimiento de Cheques.
Crédito: en esta columna se despliega el monto del cheque.
Débito: dentro de esta columna, se asigna el monto de la contra cuenta que
balancea el asiento contable.
Auditoría
Dentro de esta pantalla se despliegan los datos relacionados con la bitácora de
creación, modificación y aplicación del cheque. Estos datos son de consulta
por lo que no pueden ser modificados por el usuario.
Los datos registrados por el sistema son: código y nombre del usuario que
realizó cada operación, fecha y hora de ejecución de la misma.
Documentos • 150
FUNCIONES ESPECIALES DEL SUBMENÚ
Botón Función Descripción
Por medio de esta función el usuario selecciona dentro de la
tabla los documentos tipo cheque que requiere imprimir o
desplegar en pantalla.
Marcar para De la misma manera que se marcan registros, con la función es
Impresión posible desmarcar documentos que se encuentren seleccionados
dentro de la tabla.
Para mayor detalle, refiérase a la sección "¿Cómo Imprimir
Documentos Asociados a un Cheque?" en la página 152.
Por medio de esta función el usuario puede imprimir el rango
de cheques que han sido seleccionados para impresión dentro
de la tabla.
El sistema utiliza para la impresión de cheques un formato QRP
que puede ser estándar o específico para una empresa. En el
caso del formato estándar de cheques se presentan los
Imprimir
siguientes datos: código y descripción de la cuenta bancaria,
Cheques
entidad financiera asociada, referencia de la entidad o persona a
la cual se dirige el cheque, monto en dígitos y letras, concepto
del cheque, subtipo de cheque, paquete, asiento y tipo de
asiento contable, detalle del asiento contable generado.
Para mayor detalle, refiérase a la sección "¿Cómo Imprimir
Documentos Asociados a un Cheque?" en la página 152.
Por medio de esta función el usuario puede imprimir los
comprobantes de cheques que han sido seleccionados para
impresión dentro de la tabla.
El sistema utiliza para la impresión de los comprobantes
cheques un formato QRP que puede ser estándar o específico
para una empresa al igual que el formato de los cheques. En el
caso del formato estándar para comprobantes de cheques se
Imprimir
presentan los siguientes datos: código y descripción de la
Comprobantes
cuenta bancaria, entidad financiera asociada, referencia de la
entidad o persona a la cual se dirige el cheque, número de
comprobante, fecha de elaboración del documento, monto en
dígitos y letras, concepto del cheque, detalle del asiento
contable generado por la aplicación del documento.
Para mayor detalle refiérase a la sección "¿Cómo Imprimir
Documentos Asociados a un Cheque?" en la página 152.
Aprobar Cambia a Aprobado el estado de las solicitudes de cheques
Solicitudes de seleccionadas.
Cheques
Desaprobar Cambia el estado de las solicitudes de cheques seleccionadas a
Solicitudes de Desaprobado.
Cheques
Documentos • 151
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
Documentos • 152
Comprobantes de Cheques
Para imprimir un comprobante de cheque el usuario debe presionar el icono
que se encuentra en la barra de herramientas de la ventana.
El sistema desplegará una pantalla denominada Impresión de Comprobantes
donde el usuario debe ingresar la siguiente información:
Número Inicial: el usuario debe ingresar el número inicial a partir del cual el
sistema asignará la identificación numérica a los comprobantes que serán
impresos asociados a los cheques que hayan sido seleccionados dentro de la
tabla.
Por ejemplo, si se ingresa dentro de esta casilla el número 1 y se seleccionaron
cinco documentos dentro de la tabla quiere decir que el primer comprobante
impreso tendrá de identificación un 1, luego el siguiente un 2 y así
sucesivamente.
Fecha: es sugerida por el sistema pero puede ser modificada por el usuario.
Documentos • 153
ERGON - Muebles Ergonómicos
Comprobante de autorización de cheque
0800458945-9 Cuenta Maestra Moneda Local Número: 20014
Banco de Fomento Agrícola Fecha: 10/17/96
Pagadero a: Filtros de Costa Rica S.A. Monto: ¢60,000.00
Referencia: Pago proveedor EXT-232
Concepto:
Pago proveedor EXT-232
Asientos Contables
Centro
Fecha Costo Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
10/17/96 200 RH Banco Nacional Depto. Calidad 60,000.00 569.26
10/17/96 200 RH CC: Cierre DébitosDepto. Calidad 60,000.00 569.26
10/17/96 200 RH Dif. Cambiaria Dif. Cambiaria 0.00 0.00
60,000.00 60,000.00 569.26 569.26
Cheques
Documentos • 154
Pantalla Generación de Cheques
Documentos • 155
Cuenta 01-4567-1 Cuenta de Proveedores Número: 4727
Bancaria: Banco de Santander Fecha: 10/17/96
Pagadero a: Tech$RyM
Referencia: Compra de suministros
Monto: SESENTA MIL con 0/100 #######
Concepto: Compra de suministros de oficina
Asientos Contables
Centro
Fecha Costo Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $Créditos $
2/4/99 001-01 ACT-001-03 Banco Nacional Depto. Calidad 60,000.00 569.26
2/4/99 001-02 ACT-001-02 Bancos Depto. Admin. 60,000.00 569.26
Formato de Cheque
IMPRIMIR DEPÓSITOS
La opción de Imprimir Depósitos permite crear e imprimir los depósitos
para una cuenta específica. Sólo dentro de esta opción se pueden imprimir los
documentos de ese tipo, utilizando un formato predefinido en un archivo con
extensión *.RPT.
Los depósitos son documentos de débito que pueden ser generados desde otros
módulos, como es el caso principal del módulo de Cuentas por Cobrar,
donde los clientes pueden realizar depósitos por el pago de sus cuentas con la
empresa.
INGRESO DE DATOS
Dentro de la pantalla, digite la siguiente información:
Cuenta: el número de la cuenta bancaria asociada a la emisión del depósito.
Para esto puede solicitar la ayuda del sistema situando el cursor del ratón sobre
la casilla y presionando un doble clic o la tecla F1. Al seleccionar el número
de cuenta el sistema automáticamente indicará el nombre de la cuenta, el
código y nombre de la entidad financiera y el saldo y posición de caja.
El resto de la información está distribuida en tres carpetas: Depósito, Detalle y
Desglose.
Documentos • 156
Detalle de Carpetas
Depósito
A continuación se muestra la pantalla respectiva.
Documentos • 157
Clase: clasificación que se le da al depósito de acuerdo a los motivos por los
que fue generado (normal, liquidación, aclaración, compensación o ajuste).
Detalle
En esta carpeta se muestra un espacio para agregar el detalle que se considere
conveniente. El sistema como dato predeterminado incluye el monto en letras
en el idioma seleccionado.
A continuación se muestra la pantalla correspondiente
Desglose
En esta carpeta el usuario especifica como será el desglose del monto por el
que se crea el depósito.
Si el depósito es en efectivo, se puede indicar la cantidad de cada moneda y de
cada billete que se depositará.
Es importante que el Monto Total del desglose del depósito sea equivalente
al monto digitado en la pantalla de Depósito, para esto, puede revisarse el
total que calcula el sistema.
A continuación se muestra la pantalla desplegada.
Documentos • 158
Pantalla Carpeta Desglose en Impresión de Depósitos
FUNCIÓN ESPECIAL
Botón Función Descripción
Tipos de Cambio Con esta opción el usuario tiene la posibilidad de consultar
y modificar el tipo de cambio de la cuenta bancaria con la
que está trabajando en ese momento. Para más detalle
consulta la sección
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
Documentos • 159
¿Cómo Imprimir un Depósito?
Para imprimir un depósito, se debe seguir el procedimiento que se muestra a
continuación:
1. Una vez que se especificaron los datos del depósito que se va a generar,
grabe la información con el icono .
2. Seguidamente aparecerá la pantalla con el Diario de la
Contabilidad (si está marcada la opción de Visualizar o Modificar en
la carpeta contable de Parámetros del módulo). Cuando se
despliega el Diario de la Contabilidad, dentro de la carpeta
Detalle, si se requiere, se pueden realizar modificaciones a los
asientos, para esto, agregue una nueva línea para balancear el asiento
contable generado por el depósito. Esto lo puede hacer presionando el
Documentos • 160
Cuenta 01-4567-1 Cuenta de Proveedores Número: 4727
Bancaria: Banco de Santander Fecha: 17/10/96
Pagadero a: Tech$RyM
Monto: SESENTA MIL con 0/100 60,000.00
Concepto:
Auditoría
Paquete: SPS Asientos: SPS181 Tipo de Asiento: CB
Asientos Contables
Fecha Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
Pagadero a: Q&S
Monto: SESENTA MIL con 0/100 60,000.00
Concepto:
Auditoría
Paquete: SPS Asientos: SPS181 Tipo de Asiento:
CB
Asientos Contables
Fecha Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
CONCILIAR CUENTAS
La opción de Conciliar Cuentas se encarga de verificar la concordancia
entre los datos almacenados en el sistema y los movimientos reportados por la
entidad bancaria a la que está asociada la cuenta sobre la que se va a conciliar.
El sistema permite que se realicen conciliaciones, aun cuando se presenten
diferencias entre el reporte del banco y el registro en libros. A la misma vez se
Documentos • 161
pueden crear registros de auditoría para los procesos de conciliación y se
permite que las conciliaciones realizadas puedan ser consultadas a través del
sistema.
El objetivo principal del proceso de conciliación de una cuenta bancaria es
sincronizar el registro en libros con el registro en bancos. En este caso se
llamará libros a la información que se lleva en el sistema de Control
Bancario con Softland (CB), y se llamará bancos a la información que
envía la entidad financiera. El principio fundamental en este caso es que
ambos registros deben ser en teoría idénticos, sin embargo por errores de
digitación tanto al nivel de la compañía como del banco se pueden presentar
diferencias, por otro lado existen una serie de cargos que el banco puede
realizar sin informar a la compañía, con la debida antelación, con el fin de que
esta ajuste sus registros, de la misma forma clientes podrían realizar depósitos
en las cuentas sin enviar la respectiva información. A continuación se presenta
un gráfico que ejemplifica las igualdades y diferencias que se pueden presentar
al momento de realizar la conciliación de una cuenta bancaria.
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Documentos • 162
Los tipos de diferencias que se pueden presentar durante la conciliación de una
cuenta bancaria son:
Diferencia por error de registro en libros (error interno): se concilia el
documento en libros con diferencia aceptada y aclarada generándose un nuevo
documento de ajuste (en libros).
Diferencia por error de registro en libros compensado (error interno): se
determinó previamente que había un error en libros y se generó manualmente
un documento de compensación (en libros). Se concilia con diferencia
compensada y aclarada.
Diferencia por error de registro en bancos (error externo): se asume que la
diferencia se debe a un error del banco. Se concilia con diferencia no aceptada
y no aclarada para resolverla posteriormente, ya sea por medio de un ajuste en
bancos o en libros, por lo que los documentos que hayan sido conciliados con
diferencias no aceptadas seguirán apareciendo en futuras conciliaciones hasta
que dicha diferencia sea aclarada. Luego de la conciliación existen dos
posibilidades para el ajuste de esta diferencia:
• El banco reconoce su error y reporta en un próximo período un
documento de ajuste en bancos.
• Se logra determinar que el error es interno, por lo tanto la diferencia
se corrige creando un documento de aclaración en libros. Luego en la
próxima conciliación se marca el documento como diferencia
aclarada y se le pone una referencia al documento de aclaración.
En ambos casos se debe de indicar a nivel del documento original el número
de la conciliación en la que la diferencia ha sido cancelada, con esto se podrá
listar los créditos y débitos que se aclaran en una determinada conciliación.
Documentos • 163
Diferencia por falta de registro en libros: se presenta una diferencia debido a
que el banco reporta movimientos en la cuenta bancaria de los cuales no se
tiene un registro equivalente en los libros de la compañía. En este punto
quedan cuatro acciones que se pueden realizar:
• El documento reportado por el banco es dejado pendiente debido a
que no se conoce la naturaleza del mismo y se espera que en
próximas conciliaciones se empate este documento con alguno en
libros.
• El documento reportado por el banco es aceptado como válido y
correcto, por lo que al momento de ejecutarse el proceso de
conciliación se crea un documento equivalente en libros de clase
normal, que se marca como conciliado sin diferencia, y al que se le
genera su correspondiente transacción contable como si el
documento hubiese sido registrado normalmente. (Se utilizan las
cuentas de cierre de débitos y créditos).
• El documento reportado por el banco es aceptado, pero se deja
pendiente de liquidación, por lo que se crea un documento
equivalente en libros que se marca como conciliado normal (sin
diferencia) y como pendiente de liquidación (un documento de clase
liquidación). La transacción contable de este documento utiliza las
cuentas de liquidación en lugar de las de cierre normal. De esta
forma la cuenta bancaria queda ajustada con el reporte del banco y en
el ámbito contable queda indicado que es necesario investigar la
procedencia de los fondos para hacer en un futuro un ajuste en la
contabilidad. Lo anterior se hace así para no afectar una cuenta
contable en forma incorrecta.
• El documento reportado por el banco no es aceptado como válido,
por lo que se crea un documento equivalente en libros de clase
normal, con monto cero, que se marca como conciliado con
diferencia no aceptada y no aclarada, y al que no se le genera
transacción contable. Posteriormente, en futuras conciliaciones esta
diferencia tendrá que ser aclarada, ya sea por un ajuste en bancos o
por un ajuste en libros (aclaración). Otra alternativa para este caso
consiste en dejar el documento pendiente en bancos (similar a la
opción a), sin embargo de esta forma queda un registro en libros
marcado como pendiente de aclaración y que permitirá darle un
seguimiento más estricto al problema.
A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por la opción:
Documentos • 164
Pantalla Principal de Conciliar Cuentas
Documentos • 165
INGRESO DE DATOS
Las conciliaciones se deben realizar cada vez que la empresa recibe un Estado
de Cuenta Bancario.
La conciliación es un proceso en el que se realiza una comparación entre los
saldos reportados por las entidades financieras asociadas a las cuentas y el
saldo o caja de la empresa, además se eliminan las diferencias que puedan
surgir entre los saldos, una vez que se han equilibrado estas diferencias.
Las operaciones que se realizan dentro de esta opción pueden agruparse en dos
procesos principales: Conciliaciones Manuales y Conciliaciones
Automáticas.
Conciliaciones Manuales
La conciliación individual o manual requiere que el usuario sea quien
seleccione los registros de la base de datos que hayan sido reportados por el
banco. Este proceso es similar a la tradicional comparación de la libreta de
cheques y depósitos con el documento de reporte de movimientos enviado por
el banco.
En la conciliación manual, es el usuario quien deberá, sistemáticamente, ir
asociando los registros reportados en bancos con los de la carpeta Libros.
La asociación de documentos se puede hacer en la carpeta Libros o en la de
Bancos, pues los cambios en una de estas carpetas se registran
automáticamente en la otra.
Cada uno de los documentos de la carpeta Libros debe asociarse con su
homólogo en la carpeta Bancos (en la sección “”¿Cómo buscar documentos en
bancos?” en la página 196 se explica uno de los métodos de cómo hacer la
asociación).
Otra opción es marcar directamente el registro con el highlight y luego acceder
el submenú Conciliar, ahí seleccione la opción Conciliar temporalmente.
Esta operación se puede realizar utilizando el icono . Con esto el sistema
copia los datos del documento registrado en Libros en las columnas de
Bancos, a la vez que actualiza los registros de la carpeta Bancos.
El usuario debe comprobar que los documentos que desee conciliar estén
marcados con este icono , porque si no estos no podrán ser conciliados en
firme.
Documentos • 166
Pase a la carpeta Bancos, ahí los documentos que seleccionó en la carpeta
libros le aparecerán marcados con el icono .
Además, aparecerán aquellos documentos que no están registrados en libros, si
usted desea conciliarlos marque directamente el registro con el highlight y
luego acceder el submenú Conciliar, ahí seleccione la opción Conciliar
Temporalmente o utilice el icono , con ello aparecerán un par de
pantallas que le permitirán definir el documento en Libros que se asocie con el
de Bancos.
La primera pantalla que aparece le permitirá elegir si el documento señalado
se conciliará con diferencia aceptada, con diferencia no aceptada o si quedará
pendiente de liquidación. Además el usuario podrá elegir si desea que se
genere el asiento en línea y el paquete en el cual se registrará. Por último se
cuenta con una sección para especificar el detalle, ahí se podrá incluir las notas
que se consideren necesarias.
Documentos • 167
La otra pantalla servirá para definir el documento que se registrará en Libros,
para ello se debe indicar el tipo y subtipo del documento que se desea que se
genere, la fecha de creación y el número y el concepto. Si el documento
registrado en bancos es un crédito además de la información señalada se
deberá indicar el contribuyente o NIT y el beneficiario. Como información no
modificable aparece el monto y la clase de documento.
Se deben ajustar los documentos que así lo requieran. Para mayor detalle
refiérase a "¿Cómo ajustar documentos?" en la página 207. Seguidamente,
aclare los documentos que se encuentren en la carpeta Por Aclarar y que
requieran este tipo de ajuste.
Una vez que todos los documentos están marcados, proceda a aprobar la
conciliación. Esta operación se realiza presionando el botón izquierdo del
ratón sobre el icono .
Cuando el proceso concluye, el símbolo desaparece de la fila que localiza
el documento y en su lugar aparece el icono en la fila del documento. Este
Documentos • 168
mismo símbolo aparecerá en todas las carpetas de Conciliaciones donde se
encuentre el documento en cuestión.
Descripción de Carpetas
La parte superior de la pantalla contiene la siguiente información:
Cuenta: es el número de la cuenta bancaria asociada con los documentos que
se van a conciliar. Si usted no conoce el número de cuenta puede solicitar la
ayuda del sistema situando el cursor del ratón sobre la casilla y presionando un
doble clic o la tecla F1.
Nombre: Al introducir el número de cuenta, el sistema automáticamente
despliega el nombre de la cuenta bancaria a la que se está haciendo referencia.
Saldo Conciliado: Esta casilla muestra la sumatoria de los montos
conciliados dentro de la cuenta bancaria hasta la fecha de corte. La fórmula es:
Saldo Conciliado = Créditos Conciliados - Débitos Conciliados
General
Documentos • 169
Las casillas que se encuentran en esta opción son:
Estado de Cuenta: se debe indicar el rango de fechas entre los cuales se
van a encontrar el estado de cuenta del banco que se desea conciliar, nótese
que no es la fecha de conciliación. Para la primera conciliación aparecen
habilitadas las dos casillas de fecha (inicial y final), para las posteriores
conciliaciones sólo se debe indicar la final, pues la fecha inicial el sistema
automáticamente la ingresa (toma como fecha el día posterior a la última
conciliación).
Saldo Banco: en esta casilla se debe introducir el saldo indicado en el estado
de cuenta del banco.
Estado: esta es una opción no modificable que indica el estado en que se
encuentra la conciliación (temporal o en firme).
Notas: este es un campo que permite al usuario ingresar comentarios o notas
adicionales que considere importantes y que le sirvan posteriormente de
referencia.
Una vez que los datos de esta carpeta se han ingresado es importante
salvarlos, así se habilitarán el resto de carpetas.
Libros
Esta carpeta muestra los documentos que han sido incluidos en la tabla de
movimientos en Libros. Aparte de esto, en la parte izquierda de la tabla
aparecen unas columnas referentes al registro de los documentos en bancos
(tipo, fecha, número y monto), estas son inmóviles y con ellas se pretende
facilitar la comparación de los registros entre Libros y los Bancos.
Documentos • 170
Carpeta Libros de Conciliaciones Bancarias
Botones Especiales
Botón que permite marcar TODOS los documentos para puedan ser
conciliados, está habilitado solamente para cuentas sin control cruzado.
Documentos • 171
Botón que permite marcar TODOS los documentos para puedan ser
desconciliados, se encuentra habilitado solamente para cuentas sin control
cruzado.
Bancos
La carpeta Bancos despliega los documentos que han sido incluidos en la tabla
de movimientos en Bancos.
Documentos • 172
Pantalla de Bancos de Conciliaciones Bancarias
Documentos • 173
Al igual que la carpeta de Libros, para que los documentos sean conciliados
automáticamente, bastará con que el usuario haga doble click sobre el “row
header” de cada uno de ellos.
Botones Especiales
Documentos • 174
¿Cómo asociar varios documentos a la hora de conciliar?
Dado el caso de que es posible que en libros se registren varios documento y
en bancos solamente uno, se hace necesario la implementación de una opción
que permita realizar la asociación de un documento con varios a la hora de
realizar la conciliación, esto con el fin de mejorar el proceso de las
conciliaciones.
Entre las aclaraciones iniciales está que este proceso es posible realizarlo
solamente cuando para la cuenta bancaria se utiliza conciliación con Control
Cruzado y que será posible asociar varios documentos de libros con uno de
bancos, pero no de manera viceversa. Además antes de usar el wizard, es
necesario haber guardado todos los datos que se hayan modificado
previamente, de lo contrario, la opción de Asociación de varios documentos no
se podrá ejecutar.
Documentos • 175
Pantalla Documento a Conciliar de Wizard de Asociación de Documentos
Documentos • 177
documento con estas característica le aparece un mensaje con dos opciones, en
donde el usuario deberá decidir sí lo concilia o no.
Al desconciliar documentos asociados mediante el wizard, se desconciliarán
todos aquellos que fueron conciliados junto con éste, la acción se deberá
realizar desde el tab Libros, con la opción desconciliar.
Por Aclarar
Esta carpeta despliega aquellos documentos que quedaron pendientes por
aclarar en la conciliación anterior. En esta nueva conciliación se espera que se
haya podido aclara la diferencia que había entre los registros en Bancos y en
Libros.
Documentos • 178
desea consultar con mayor detalle el proceso de aclaración refiérase a "¿Cómo
aclarar documentos?" en la página 198.
El objetivo es que en esta carpeta “Por Aclarar” se muestren los documentos
que están o estaban pendientes de ser aclarados al momento que se realiza o se
realizó una conciliación.
En el caso de una conciliación temporal o en firme, se deben de mostrar en la
tabla, todos aquellos documentos en libros con fecha menor a la de la
conciliación actual, que tienen número de conciliación diferente a la actual,
que se conciliaron con diferencia no aceptada y que aún no se han conciliado o
se conciliaron en una conciliación posterior a la actual.
La tabla desplegada en esta sección incluye las siguientes columnas para cada
documento que se muestra: Tipo Documento Libros, Número Documento
Libros, Fecha, Documento Libros, Monto Libros, Estado en Libros, Modo de
Registro en Libros, Origen, Diferencia Aclarada, Código de Ajuste en Bancos,
Tipo de Ajuste en Libros, Número de Ajuste en Libros, Beneficiario,
Concepto, Confirmado, Asiento, Clase Diferencia, Clase de Documento y
Liquidado.
Por Ajustar
Esta carpeta muestra todos aquellos documentos que presenten diferencias
entre la información reportada por el Banco y la almacenada en Libros para la
presente conciliación. Así como en la carpeta de Por Aclarar, se cuenta con un
botón que permite ajustar la diferencia mencionada.
Documentos • 179
Pantalla Por Ajustar de Conciliaciones Bancarias
Documentos • 180
Liquidaciones
Esta carpeta muestra todos los documentos de conciliaciones anteriores que
fueron conciliados pero que quedaron pendientes de liquidar en Bancos.
Documentos • 181
Auditoría
Dentro de esta pantalla se despliegan los datos relacionados con la bitácora de
creación, modificación y aplicación de la conciliación. Estos datos son de
consulta por lo que no pueden ser modificados por el usuario.
Los datos registrados por el sistema son: código de la conciliación (esta casilla
sólo se despliega si la opción Debuging ubicada en el sql.ini está en SI) y
nombre del usuario que realizó cada operación (creación, modificación y
aprobación), fecha y hora de ejecución de la misma. Además se muestra el
código asignado a la conciliación consultada.
Conciliaciones Automáticas
La Conciliación Bancaria de Control Bancario ofrece un proceso de
Conciliación Automática que permite al usuario sincronizar los documentos
emitidos en Libros contra los documentos Reportados por el Banco.
La Conciliación Automática es un proceso que puede ser invocado desde la
carpeta de Libros de la ventana de captura de Conciliaciones Bancarias. Para
Documentos • 182
Primera pantalla del asistente de Conciliación Automática
Documentos • 183
Depósito 45 $5.000,00 12/10/99
Cheque 56 $98 27/10/99
Cheque 32 $89 27/10/99
Si el método de búsqueda es Por Tipo y Número, la asociación sería la
siguiente:
Documentos en Libros Documentos en Bancos
Depósito 45 $5000 12/10/99 Depósito 45 $5000 12/10/99
Cheque 56 $89 24/10/99 Cheque 56 $98 27/10/99
Cheque 32 $98 27/10/99 Cheque 32 $89 27/10/99
Como se puede observar, al hacer esta asociación, los montos de los cheques
no están coincidiendo.
Si el método de búsqueda es Por Tipo y Monto, la asociación sería la
siguiente:
Documentos en Libros Documentos en Bancos
Depósito 45 $5000 12/10/99 Depósito 45 $5000 12/10/99
Cheque 56 $89 27/10/99 Cheque 32 $89 27/10/99
Cheque 32 $98 27/10/99 Cheque 56 $98 24/10/99
Como se puede observar, al hacer esta asociación, los números de los cheques
no están coincidiendo.
Si el método de búsqueda es Por Fecha y Monto, la asociación sería la
siguiente:
Documentos en Libros Documentos en Bancos
Depósito 45 $5000 12/10/99 Depósito 45 $5000 12/10/99
Cheque 56 $89 27/10/99 Cheque 32 $89 27/10/99
Como se puede observar, al hacer esta asociación, los números de los cheques
no están coincidiendo. Aparte de eso el cheque 32 de Libros y el cheque 56 de
Bancos quedaría sin conciliar.
******
Si el usuario ha seleccionado dos o más métodos de búsqueda, el sistema
asocia todos los documentos que coincidan de acuerdo con el método que se
tenga como primera opción, los que queden sin seleccionar (como sucedió en
el caso del ejemplo con el método Por Fecha y Monto), se tratarán de asociar
con el método que se tenga como segunda opción y si se tiene también
marcado un tercer método de búsqueda, este asociará los documentos que
todavía no hayan sido seleccionados.
Documentos • 184
Aparte de los métodos de búsqueda y sincronización, se deben elegir los tipos
de documentos que se desean conciliar, en esta sección se cuenta con dos
iconos para facilitar el trabajo, uno sirve para desmarcar todos los documentos
Documentos • 185
Búsqueda de números transpuestos: Al manejar grandes volúmenes de datos
y documentos pueden darse situaciones en que se dan errores de registro de
Documentos en Libros o en Bancos. Este problema puede producir que sean
mal digitados los números de documentos o los montos de los mismos.
Documentos emitidos por ¢12´345.00 pueden ser registrados como
¢12´354.00, o el Banco podría registra un depósito por ¢87´652.00 como
¢87´562.00. También el número de un documento podría sufrir esta misma
alteración y en vez de ser registrado el Cheque con número 1678 asignarle
1687.
A este fenómeno se le llama transposición numérica, que no es más que un
error en la posición de los números representados en este caso como montos
de documentos o como números de documento.
El sistema permite localizar aquellos números que puedan presentar esta
situación, siempre y cuando se cumplan las siguientes reglas:
Sólo se tomarán en cuenta como candidatos válidos para la búsqueda por ATN
aquellos documentos que sean del mismo tipo de documento.
Sólo se tomarán en cuenta las centenas, decenas, unidades y decimales (en el
caso de los montos) para procesarlo como una transposición válida. Esto
significa que transposiciones al nivel de miles o de millones deberán ser
investigadas por el usuario en forma manual (no automática).
Una vez encontrado algún documento que “parece” concordar con otro,
utilizando este algoritmo, serán presentados al usuario como documentos
candidatos para la conciliación.
Este proceso de búsqueda por equiparación por ATN es típicamente más lento
que los métodos anteriores, debido a que el sistema debe hacer una
comparación más detallada leyendo uno por uno los documentos en forma
secuencial.
Búsqueda sin considerar decimales en montos: Son muchas las situaciones
en que al emitir un documento por una determinada cantidad, se omiten los
decimales en estos documentos. Este caso se produce tanto en el Banco como
en la misma empresa.
Situaciones en las cuales un cheque emitido por ¢567.15 (quinientos sesenta y
siete colones con 15/100) es pagado por el Banco como ¢567.00
(posiblemente porque el cajero considera esta fracción poco significativa, o no
posee monedas de esta denominación).
El mismo problema se puede presentar al emitir un depósito o cualquier otro
documento. Los decimales de los montos pueden ser omitidos tanto en el
registro en Libros como en Bancos, sin embargo esto produce que el proceso
de Conciliación no pueda encontrar ambos documentos en forma exacta.
Documentos • 186
Es por esta razón que esta estrategia permite localizar documentos en que la
única diferencia entre ellos aparte del tipo, número y/o la fecha, sean los
decimales del monto.
********
Las estrategias son opcionales pero al menos una debe ser seleccionada,
siendo la búsqueda exacta la estrategia por omisión (“default”).
La pantalla correspondiente al método Por Tipo y Monto es la siguiente:
Documentos • 187
Pantalla de Estrategia Alterna de Búsqueda para el Método por Fecha y Monto
Si en Parámetros del Módulo se configuró el sistema para que conciliara
documentos pendientes de entrega pero que antes desplegara una advertencia,
entonces aparecerá una pantalla que le permitirá al usuario elegir si va a
conciliar estos documentos o no.
Documentos • 188
Pantalla de Confirmación para la Conciliación de Documentos Pendientes
Documentos • 189
Pantalla de Confirmación de la Conciliación
Documentos • 190
Pantalla de Resumen de Conciliación Automática
Ver Estados
Documentos • 192
Con este icono, el usuario puede localizar un documento
reportado por el banco. La búsqueda se realiza por tipo de
Buscar
documento, además se puede filtrar por número, fecha y/o
Documento
monto. Para mayor detalle refiérase a "¿Cómo buscar
documentos en bancos? " en la página 196.
Al utilizar esta opción, el sistema despliega la ventana de
Consultar Creación-Modificación de Documentos en Libros. Es
Documento importante recordar que como la aplicación es de consulta,
todos los campos de la tabla aparecen inhabilitados.
Esta opción le da al usuario la oportunidad de marcar con
diferentes colores los documentos que está conciliando, esto le
facilitará la identificación de los documentos que presenten las
siguientes condiciones: Estado no Confirmado, Conciliado
con Diferencia, Registro automático.
Seleccionar
Colores
Documentos • 193
período el banco reporta una Nota de Crédito por el mismo
monto. Entonces en esta nueva conciliación se marca el cheque
#5046 como compensado en bancos a través de la Nota de
Crédito que se reporta. Nótese como en este caso no se creó
durante el proceso de conciliación ningún documento en libros
y en ningún momento se realizó ningún ajuste en la
contabilidad.
Esta opción da acceso a un proceso que permite aclarar las
diferencias que se presentaron en anteriores conciliaciones
entre el reporte de Bancos y el registro en Libros. La aclaración
Aclarar de las diferencias puede ser ajustada por medio de un Ajuste en
Bancos (error externo) o un Ajuste en Libros (error interno).
Mayor información la puede encontrar en la sección "¿Cómo
aclarar documentos?" en la página 198.
Esta opción le da al usuario la posibilidad de eliminar las
aclaraciones realizadas. Al eliminar una aclaración, los
documentos vuelven a su estado original y si se desea, se puede
Eliminar eliminar el documento de aclaración. Para mayor información
Aclaración refiérase a "¿Cómo eliminar aclaraciones?" en la página 204.
Es importante recalcar que después de realizar la conciliación
en firme no se pueden eliminar las aclaraciones.
Esta opción le permite al usuario ver los datos de los dos
documentos involucrados en la aclaración (uno es el que
Consultar
requería la aclaración y el otro es el que se creó para compensar
Aclaración
la diferencia). Para mayor información consulte la sección
"¿Cómo consultar aclaraciones?" en la página 205.
Esta opción da acceso a un proceso que permite ajustar las
diferencias que se presentan en la actual conciliación entre el
reporte de Bancos y el registro en Libros.
Ajuste El ajuste de las diferencias puede ser realizado por medio de un
Ajuste en Bancos (error externo) o un Ajuste en Libros (error
interno). Mayor información la puede encontrar en la sección
"¿Cómo ajustar documentos?" en la página 207.
Esta opción le da al usuario la posibilidad de eliminar los
ajustes realizados. Al eliminar un ajuste, los documentos
vuelven a su estado original y si se desea, se puede eliminar el
Eliminar Ajuste documento de ajuste. Para mayor información refiérase a
"¿Cómo eliminar ajustes?" en la página 213.
Es importante recalcar que después de realizar la conciliación
en firme no se pueden eliminar los ajustes.
Esta opción le permite al usuario ver los datos de los dos
documentos involucrados en la aclaración (uno es el que
Consultar Ajuste requería la aclaración y el otro es el que se creó para compensar
la diferencia). Para mayor información consulte la sección
"¿Cómo consultar ajustes?" en la página 214.
Documentos • 194
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
Documentos • 195
1. Dentro del menú Documentos escoja la opción Conciliar
Cuentas. El sistema ingresará dentro de una ventana denominada
Conciliaciones Bancarias formada por una tabla de datos.
2. Ingrese al formulario del registro de la conciliación que desea revesar.
3. Estando en la pantalla, pulse el botón identificado con el icono .
Esto eliminará la conciliación señalada. El sistema desplegará la
siguiente pantalla:
Documentos • 198
Pantalla de Aclaración de Diferencias Conciliadas
Una vez elegido el Modo de Aclaración y la Forma de Aclaración presione el
botón Siguiente, aparecerá una pantalla con los documentos a los cuales hay
que generar un documento de aclaración.
En esta pantalla el usuario deberá elegir la naturaleza de los documentos que
desea aclarar (créditos o débitos).
En la tabla se desplegarán todos los documentos del tipo señalado que
requieren aclaración. El usuario puede seleccionar uno o varios de ellos, para
esto debe marcar el o los registros deseados con ayuda del icono .
Seguidamente se muestra la pantalla respectiva.
Documentos • 199
Pantalla de Documentos por Aclarar
Una vez que ha señalado el o los documentos que desea aclarar, presione el
botón Siguiente.
Si se seleccionó generar un documento nuevo y la aclaración se va a hacer en
bancos, aparecerá una pantalla donde el usuario debe indicar:
Tipo de documento: es el tipo de documento que se va a generar para
realizar la aclaración.
Fecha: representa la fecha de creación del documento de aclaración.
Número: en esta casilla se debe indicar el número o código que se le va a
asignar al documento de aclaración.
Monto: esta es una casilla no modificable que indica el monto por el cual se
va a crear el documento de aclaración.
Notas: en esta parte el usuario puede incluir los comentarios que considere
convenientes. El sistema automáticamente incluye el motivo por el cual fue
creado el documento, el usuario que lo hizo y la fecha de creación.
La pantalla desplegada es la siguiente.
Documentos • 200
Pantalla de Documento de Aclaración en Bancos
Si se seleccionó generar un documento nuevo y la aclaración se va a hacer en
libros, aparecerá una pantalla donde el usuario debe indicar:
Tipo de documento: es el tipo de documento que se va a generar para
realizar la aclaración.
Subtipo de documento: se debe indicar el subtipo de documento que se va
a registrar.
Fecha: representa la fecha de creación del documento de aclaración.
Número: en esta casilla se debe indicar el número o código que se le va a
asignar al documento de aclaración.
Contribuyente: en esta casilla se debe indicar el NIT, si no lo recuerda
puede hacer uso de F1. Aparecerá activa solo para documentos de crédito. Al
incluir el código del contribuyente, automáticamente se incluye el nombre
asociado con ese NIT.
Concepto: Se debe incluir una breve descripción de la razón por la cual fue
generado el documento.
Documentos • 201
Beneficiario: se debe indicar a quién va dirigido el documento, el sistema
automáticamente lo actualiza al incluir el NIT, pero el usuario lo puede
modificar. Esta casilla aparece activa sólo para documentos de crédito.
Monto: esta es una casilla no modificable que indica el monto por el cual se
va a crear el documento de aclaración.
Clase: este es otro campo no modificable que indica la clasificación del
documento de acuerdo al motivo por el cual fue creado.
Paquete: en esta casilla se debe indicar el paquete en el cual va a quedar
registrado el documento que se está creando.
Crear asiento en línea: este es un check box que indica si el asiento se va a
crear automáticamente al registrar el documento de aclaración.
Documentos • 202
Tipo de documento: es el tipo de documento que se va a utilizar para
realizar la aclaración.
Fecha: representa la fecha de creación del documento que se desea buscar.
Número: en esta casilla se debe indicar el número o código que tiene el
documento de aclaración.
Monto: esta es una casilla no modificable que indica el monto del documento
de aclaración.
A continuación se muestra la pantalla respectiva.
Documentos • 203
Pantalla de Confirmación
Una vez que el proceso ha concluido, el documento aclarado aparecerá con
una "A" en el margen izquierdo y el documento de aclaración quedará
registrado automáticamente.
Documentos • 204
4. Marque con el highlight el documento que contiene la aclaración que
Documentos • 205
Pantalla de Consulta de Diferencias Conciliadas
Consultar Este icono se utiliza para consultar el detalle del documento que
Aclaraciones se aclaró.
Documentos • 206
En la parte inferior, se presenta una tabla que muestra el o los documentos que
fueron aclarados. La información comprendida en la tabla incluye: tipo de
documento, monto, número y fecha.
5. Si desea ver el detalle del documento de aclaración presione el icono
.
6. Si desea ver el detalle de uno de los documentos aclarados, posicione
el highlight sobre el documento que desea consultar y oprima el icono
Documentos • 207
Pantalla de Ajuste de Diferencias Conciliadas
Una vez elegido el Modo de Ajuste y la Forma de Ajuste presione el botón
Siguiente, aparecerá una pantalla con los documentos a los cuales hay que
generar un documento de ajuste.
En esta pantalla el usuario deberá elegir la naturaleza de los documentos que
desea ajustar (créditos o débitos).
En la tabla se desplegarán todos los documentos del tipo señalado que
requieren ajuste. El usuario puede seleccionar uno o varios de ellos, para esto
debe marcar el o los registros deseados con ayuda del icono .
Seguidamente se muestra la pantalla respectiva.
Documentos • 208
Pantalla de Documentos por Ajustar
Una vez que ha señalado el o los documentos que desea ajustar, presione el
botón Siguiente. Las siguientes pantallas variarán dependiendo de si el ajuste
se va a realizar en Bancos o en Libros.
Si se seleccionó generar un documento nuevo y el ajuste se va a hacer en
bancos, aparecerá una pantalla donde el usuario debe indicar:
Tipo de documento: es el tipo de documento que se va a generar para
realizar el ajuste.
Fecha: representa la fecha de creación del documento de ajuste.
Número: en esta casilla se debe indicar el número o código que se le va a
asignar al documento de ajuste.
Monto: esta es una casilla no modificable que indica el monto por el cual se
va a crear el documento de ajuste.
Notas: en esta parte el usuario puede incluir los comentarios que considere
convenientes. El sistema automáticamente incluye el motivo por el cual fue
creado el documento, el usuario que lo hizo y la fecha de creación.
La pantalla desplegada es la siguiente.
Documentos • 209
Pantalla de Documento de Ajuste en Bancos
Si se seleccionó generar un documento nuevo y el ajuste se va a hacer en
libros, aparecerá una pantalla donde el usuario debe indicar:
Tipo de documento: es el tipo de documento que se va a generar para
realizar el ajuste.
Subtipo de documento: se debe indicar el subtipo de documento que se va
a registrar.
Fecha: representa la fecha de creación del documento de ajuste.
Número: en esta casilla se debe indicar el número o código que se le va a
asignar al documento de ajuste.
Contribuyente: en esta casilla se debe indicar el Nit, si no lo recuerda puede
hacer uso de F1. Aparecerá activa solo para documentos de crédito. Al incluir
el código del contribuyente, automáticamente se incluye el nombre asociado
con ese Nit.
Concepto: Se debe incluir una breve descripción de la razón por la cual fue
generado el documento.
Beneficiario: se debe indicar a quién va dirigido el documento, el sistema
automáticamente lo actualiza al incluir el Nit, pero el usuario lo puede
modificar. Esta casilla aparece activa sólo para documentos de crédito.
Documentos • 210
Monto: esta es una casilla no modificable que indica el monto por el cual se
va a crear el documento de ajuste.
Clase: este es otro campo no modificable que indica la clasificación del
documento de acuerdo al motivo por el cual fue creado.
Paquete: en esta casilla se debe indicar el paquete en el cual va a quedar
registrado el documento que se está creando.
Crear asiento en línea: este es un check box que indica si el asiento se va a
crear automáticamente al registrar el documento de aclaración.
Documentos • 211
Número: en esta casilla se debe indicar el número o código que tiene el
documento de ajuste.
Monto: esta es una casilla no modificable que indica el monto del documento
de ajuste.
A continuación se muestra la pantalla respectiva.
Documentos • 212
Pantalla de Confirmación
Una vez que el proceso ha concluido, el documento aclarado aparecerá con
una "A" en el margen izquierdo y el documento de aclaración quedará
registrado automáticamente.
Documentos • 213
Pantalla Eliminar Ajuste de Diferencias
Recuerde que con la eliminación del ajuste, los documentos vuelven a su
estado original.
El usuario tiene la potestad de eliminar o no el documento de ajuste.
Los documentos con ajustes que han sido conciliados en firme no pueden
ser eliminados.
Documentos • 214
Pantalla de Consulta de Diferencias Conciliadas
Consultar Este icono se utiliza para consultar el detalle del documento que
Aclaraciones se ajustó.
Documentos • 215
En la parte inferior, se presenta una tabla que muestra el o los documentos que
fueron ajustados. La información comprendida en la tabla incluye: tipo de
documento, monto, número y fecha.
5. Si desea ver el detalle del documento de ajuste presione el icono .
6. Si desea ver el detalle de uno de los documentos ajustados, posicione el
highlight sobre el documento que desea consultar y oprima el icono .
Documentos • 216
Pantalla de Resumen de Conciliación
REPORTES ESPECIALES
Existen bajo esta opción, dos reportes que pueden ser de gran utilidad para
realizar revisiones de la conciliación. Estos reportes se denominan:
• Resumen de Conciliación
• Reporte de Conciliación.
Para generar estos reportes, es necesario seguir el procedimiento que se
muestra a continuación:
1. Dentro de la tabla de Conciliaciones Bancarias, existe un menú
denominado Reportes, en él se encuentran las dos opciones
enumeradas anteriormente.
2. Una vez que el usuario ha escogido la opción requerida, el sistema
despliega la pantalla de Impresión de Documentos, donde el
usuario escoge si quiere que la información se le despliegue en
pantalla, archivo o se imprima.
Documentos • 217
Resumen de Conciliación
Dentro de este reporte se presenta un resumen de totales por documentos
conciliados y por documentos no conciliados. Este reporte también se puede
acceder desde el menú reportes, en el submenú de conciliaciones.
Al acceder este reporte, se presenta una pantalla de filtro, la cual permite
seleccionar la conciliación que se desea desplegar en el reporte. Si se accesa
desde el menú Documentos, todas las casillas del filtro aparecerán
deshabilitadas y mostrarán la información de la conciliación que se tiene
abierta. En cambio, si se accesa desde el menú Reportes, el usuario deberá
indicar el Código de la Cuenta Bancaria (este es el código que identifica la
cuenta donde se encuentra la conciliación a la cual se le desea generar el
reporte) y el Código de la Conciliación (número que el sistema asigna
automáticamente para identificar la conciliación).
Otros datos que aparecen en esta pantalla son: estado de la conciliación, fecha
inicial y fecha final de los documentos incluidos en la conciliación, saldo en
Bancos y el saldo en Libros.
Documentos • 218
Pantalla del filtro
Los datos que se presentan en este resumen incluyen el código de la cuenta
bancaria que se está conciliando, el periodo de conciliación, el saldo anterior,
el monto de los documentos aclarados en libros, el monto de los aclarados en
bancos, el monto de los documentos conciliados sin diferencia, el monto de los
conciliados con diferencia aceptada, el monto de los ajustes efectuados en
libros, el monto de los documentos conciliados por liquidar, el monto de los
conciliados con diferencia no aceptada, y por último el monto de los
documentos por aclarar en bancos. Aparte de esto, se muestra el saldo
conciliado, los documentos en tránsito en libros, los documentos en tránsito en
bancos y el saldo al corte.
A continuación se presenta el formato del reporte:
Documentos • 219
Reporte Resumido de Conciliación
Cuenta Bancaria # BNCR-000003 - BANCO NACIONAL DE COSTA RICA
Transacciones en Tránsito
Reporte de Conciliación
Este reporte lista todos los documentos marcados en la conciliación con sus
montos, el asiento respectivo y si existe diferencia, el monto de esta. Además
despliega el saldo de la conciliación anterior, tanto en libros como en bancos.
Al final el reporte se despliega el saldo conciliado, los documentos en tránsito
y el saldo al corte.
El filtro para este reporte es similar al del reporte de Resumen de Conciliación,
la diferencia radica en una sección adicional donde el usuario puede definir los
apartados que desea que se desplieguen en el reporte, entre ellos están:
aclarados en libros, conciliados con diferencia, conciliados por liquidar y
documentos en tránsito en bancos.
A continuación se muestra la pantalla del filtro.
Documentos • 220
Pantalla de filtro
A continuación se presenta el formato del reporte:
Documentos • 221
Reporte de Conciliación
Cuenta Bancaria # 1-254-2546 - Cuenta del Banco Nacional de Costa Rica
Para el período del 28/10/1999 al 29/11/1999
Reporte de Conciliación
Documentos • 222
CAPÍTULO 6
Consulta!
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de esta opción el sistema proporciona una herramienta para que el
usuario pueda realizar consultas sobre el estado de las cuentas bancarias que
están asociadas a la empresa y los documentos ligados a cada una de ellas.
Todas las consultas pueden ser impresas por el usuario, en caso de que éste lo
requiera.
MANEJO DE CONSULTAS
El procedimiento para realizar una consulta es el siguiente:
1. Seleccione la opción Consultas! del menú principal del módulo.
2. Ingrese la fecha inicial y final sobre la cual desea hacer la consulta.
3. La pantalla principal de la opción, contiene una tabla de datos con las
siguientes columnas:
Cuenta: código que identifica la cuenta bancaria, generalmente este código
corresponde al número de la cuenta.
Nombre: descripción de la cuenta bancaria.
Entidad Financiera: banco o entidad a la cual pertenece la cuenta bancaria.
Moneda: tipo de moneda asociada a la cuenta bancaria.
A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por el sistema:
Consulta! • 223
Pantalla principal de Consulta.
Consulta! • 224
Este botón se utiliza como ayuda al usuario en la
Localizar localización específica de un documento.
Documento Para mayor detalle vea la sección "¿Cómo Localizar un
Documento?" en la página 228.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
Consulta! • 225
Saldo final: saldo reportado en la cuenta bancaria a la fecha final del período
de consulta.
5. En la ventana también aparece una tabla de datos que contiene las
siguientes casillas:
Fecha: fecha en la cual se introdujo el documento a la base de datos.
Número: consecutivo que identifica el documento.
Tipo: sigla del tipo de documento el cual puede ser Cheque (CHQ), Depósito
(DEP), etc.
Subtipo: nombre del subtipo de documento.
Débitos: si el documento tiene un monto correspondiente a débitos, el
sistema presenta en la columna dicho monto.
Créditos: si el documento tiene un monto correspondiente a créditos, el
sistema presenta en la columna dicho monto.
Estado: se despliega el estado en el cual se encuentra el documento:
conciliado temporal, conciliado en firme, etc.
Contribuyente: despliega el número de identificación tributaria (NIT) de la
persona o entidad a la que fue dirigido el documento.
Beneficiario: despliega el nombre de la persona o entidad a la que fue
dirigido el documento.
Concepto: descripción del concepto por el cual se generó el documento.
Confirmado: despliega Si o No según sea el caso.
Asiento: número de asiento.
Usuario de Creación: en esta casilla se presenta el código o login del
usuario que creó el documento.
Fecha/Hora de Creación: en esta casilla se presenta los datos de la fecha y
hora en que se creó el documento.
Usuario de Modificación: en esta casilla se presenta el código o login del
usuario que modificó por última vez el documento.
Fecha/Hora de Modificación: en esta casilla se presenta los datos de la
fecha y hora en que se modificó por última vez el documento.
Usuario de Aprobación: en esta casilla se presenta el código o login del
usuario que aprobó el documento.
Fecha/Hora de Aprobación: en esta casilla se presenta los datos de la
fecha y hora en que se aprobó el documento.
Usuario de Anulación: en esta casilla se presenta el código o login del
usuario que anuló el documento.
Consulta! • 226
Fecha/Hora de Anulación: en esta casilla se presenta los datos de la fecha
y hora en que se anuló el documento.
Origen: en esta columna se muestra el dato del módulo en el que se creó el
documento.
Recuerde que los documentos que se presentan desplegados en color rojo
implica que no han sido confirmados / entregados y los documentos
desplegados en color verde implican que se encuentran bloqueados porque
están siendo utilizados por otro usuario.
Consulta! • 227
Por medio de este icono el usuario puede consultar el
asiento contable ligado al documento que sea escogido
dentro de la tabla. El sistema desplegará la pantalla Diario
de la Contabilidad donde el usuario puede consultar el
asiento registrado para el documento en cuestión.
Ver Asiento
Recuerde que el sistema brinda la posibilidad de crear una
Contable
opción configurable que sea utilizado para la generación
de asientos contables en el módulo de Control Bancario.
El procedimiento para realizar esta operación se presenta
en la sección "Opción configurable (Hook) para la
Generación de Asientos Contables" en la página 282.
Consulta! • 228
documento, también presenta una tabla de datos en la que se
encuentran las siguientes columnas:
Cuenta: número que identifica las cuentas bancarias ligadas a los
documentos que tengan las características seleccionadas en el documento (tipo
y número) por el usuario.
Descripción: nombre de las cuentas bancarias asociadas a documentos con
las mismas características especificadas.
Tipo: sigla del tipo de documento el cual puede ser Cheque (CHQ), Depósito
(DEP), etc.
Subtipo: nombre del subtipo de documento.
Entidad Financiera: entidades financieras asociadas a las cuentas bancarias
listadas por el sistema.
Fecha: fecha en la cual se ingresaron los documentos que tienen las
características especificadas al sistema.
Monto: rubro asignado a los documentos.
Referencia: conceptos por los cuáles se generaron los documentos.
Asiento: número de asiento asociado al documento.
A continuación se muestra la ventana desplegada por la aplicación:
Consulta! • 229
Esta opción despliega al usuario una pantalla con el
desglose de las transacciones realizadas sobre la cuenta
Consultar bancaria seleccionada.
Información
Para mayor detalle vea la sección "¿Cómo Consultar los
Movimientos de Control Bancario?" en la página 225.
Por medio de este icono el usuario puede consultar el
asiento contable ligado al documento que sea escogido
dentro de la tabla. El sistema desplegará la pantalla Diario
de la Contabilidad donde el usuario puede consultar el
asiento registrado para el documento en cuestión.
Ver Asiento
Recuerde que el sistema brinda la posibilidad de crear una
Contable
opción configurable que sea utilizado para la generación
de asientos contables en el módulo de Control Bancario.
El procedimiento para realizar esta operación se presenta
en la sección "Opción configurable (Hook) para la
Generación de Asientos Contables" en la página 282.
Consulta! • 230
CAPÍTULO 7
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de esta sección, se explican los diferentes reportes que se pueden
obtener en este módulo y que serán de utilidad para el usuario en caso de que
requiera realizar consultas.
Los reportes generados se dividen en tres secciones:
▪ Movimientos en Libros
▪ Movimientos en Bancos
▪ Conciliación
Los reportes generados en Movimientos en Libros son:
• Movimientos por Fecha
• Movimientos por Tipo
• Resumen de Movimiento
• Saldos Promedio
Los reportes generados en Movimientos en Bancos son:
• Movimientos por Fecha
• Movimientos por Tipo
Los reportes generados en Conciliación son:
• Documentos no Conciliados
• Resumen de Conciliación
• Reporte de Conciliación
El Reporte de las Diferencias Cambiarias (Histórico)
Reportes • 231
FILTRO PARA LOS REPORTES DE CUENTAS
BANCARIAS
El módulo Control Bancario utiliza una ventana estándar para varios de los
reportes que son generados con los datos registrados dentro de la base de
datos. Explícitamente, los reportes son: Movimientos por Fecha y por Tipo
(para Libros y Bancos) y el de Documentos no Conciliados.
Dentro de esta ventana se presentan los siguientes parámetros de filtro que
pueden ser utilizados para seleccionar la información que se desplegará dentro
del reporte escogido por el usuario:
Rango de cuentas: el usuario ingresa el rango de cuentas bancarias a
considerar dentro del reporte.
Documentos Créditos/Débitos: dentro de esta sección el usuario escoge
el tipo y subtipo de documentos que se considerarán dentro del reporte. Por
medio del icono (Expandir) y el icono (Comprimir) se visualizan o
esconden los subtipos de documentos y por medio de los iconos (Todos) y
(Ninguno) se seleccionan los tipos y subtipos de documentos.
Rango de fechas: se define la fecha inicial y fecha final a considerar dentro
del reporte.
La pantalla de filtro desplegada se presenta a continuación:
Reportes • 232
Pantalla estándar de filtro
Reportes • 233
Pantalla de filtro
Reportes • 234
Pantalla de filtro
MOVIMIENTOS EN LIBROS
MOVIMIENTOS POR FECHA
Este reporte genera un listado de todos los documentos nuevos registrados en
Libros para un período especificado por el usuario. Dicho período estará
definido por una fecha inicial y una fecha final.
Los parámetros que pueden ser utilizados para filtrar la información
del reporte son los definidos dentro de la sección "Filtro para los
Reportes de Cuentas Bancarias" en la página 232.
El reporte es útil para que la empresa lleve un control más estricto sobre los
documentos que fueron registradas en Libros y que corresponden a
transacciones bancarias que se realizaron en una fecha determinada para una
cuenta bancaria específica.
El reporte presenta datos tales como fecha en la que se emitió el documento,
descripción y tipo de documento generado, número consecutivo que identifica
el registro, monto especificado en la columna correspondiente (documento de
crédito o de débito), saldo de la cuenta bancaria después de procesado el
Reportes • 235
registro, saldo total después de realizadas las transacciones, asiento donde se
registró la transacción y totales por moneda.
Dentro del reporte solamente se consideran aquellos documentos que
generaron un movimiento bancario y por ende, una transacción contable.
SALDOS PROMEDIO
El reporte de saldos promedio, presenta un listado de las fechas de las
transacciones registradas en Libros, así como el monto que representó cada
una, el listado está agrupado por cuenta bancaria.
Los parámetros que pueden ser utilizados para filtrar la información
del reporte son los definidos dentro de la sección "Filtro para los
Reportes de Cuentas Bancarias" en la página 232.
Al final del listado para cada cuenta, el sistema calcula un promedio de los
montos manejados dentro del período.
MOVIMIENTOS EN BANCOS
MOVIMIENTOS POR FECHA
Este reporte genera un listado de todos los documentos nuevos registrados en
movimientos en bancos dentro de cada cuenta bancaria para un período
especificado por el usuario. Dicho período estará definido por una fecha inicial
y una fecha final.
Los parámetros que pueden ser utilizados para filtrar la información
del reporte son los definidos dentro de la sección "Filtro para los
Reportes de Cuentas Bancarias" en la página 232.
El reporte es útil para que la empresa lleve un control más estricto sobre los
documentos que fueron registrados en el banco y que corresponden a
transacciones bancarias que se realizaron en una fecha determinada para una
cuenta bancaria específica.
El reporte presenta datos tales como fecha en la que se emitió el documento,
descripción y tipo de documento generado, número consecutivo que identifica
el registro, monto especificado en la columna correspondiente (documento de
crédito o de débito), saldo de la cuenta bancaria después de procesado el
registro, saldo total después de realizadas las transacciones y totales por
moneda.
Reportes • 237
MOVIMIENTOS POR TIPO
Este reporte, genera un listado de todos los documentos nuevos registrados
dentro de cada cuenta bancaria, agrupados por tipo de documento, para un
período especificado por el usuario; dicho período está formado por una fecha
inicial y una fecha final.
Los parámetros que pueden ser utilizados para filtrar la información
del reporte son los definidos dentro de la sección "Filtro para los
Reportes de Cuentas Bancarias" en la página 232.
El reporte sirve para que la empresa pueda llevar control de los tipos de
documentos que fueron registrados en bancos y que corresponden a
transacciones bancarias que se realizaron en una fecha determinada.
El reporte presenta datos tales como fecha en la que se emitió el documento,
descripción y tipo de documento generado, número consecutivo que identifica
el registro, monto que representa el documento, total de documentos por tipo y
totales por moneda. La diferencia entre el reporte de Movimientos por Tipo
y el reporte de Movimientos por Fecha es que el primero presenta un
listado de todas las transacciones para un rango de fechas, categorizadas según
el movimiento que realicen (documento de crédito o de débito) y el segundo,
agrupa los documentos por tipo y presenta un total de documentos para cada
cuenta.
CONCILIACIÓN
En esta sección se muestran todos los reportes referentes a las Conciliaciones
Bancarias. Explícitamente se tienen tres reportes:
• Documentos no Conciliados
• Resumen de Conciliación
• Reporte de Conciliación
DOCUMENTOS NO CONCILIADOS
El reporte de documentos no conciliados, presenta un listado de todos los
documentos que el sistema no pudo conciliar en las cuentas bancarias
asociadas.
Los parámetros que pueden ser utilizados para filtrar la información
del reporte son los definidos dentro de la sección "Filtro para los
Reportes de Cuentas Bancarias" en la página 232.
Reportes • 238
El reporte presenta información tal como la fecha de conciliación, último
movimiento y saldo conciliado, fecha en la cual fue generado el documento, la
descripción y el tipo del documento, el número consecutivo asociado al
registro, el monto para los débitos y créditos y totales por moneda. También el
reporte brinda un cálculo del total de los créditos y débitos que pertenecen a la
categoría de no conciliados.
Este reporte brinda un control al usuario de aquellos documentos que han
presentado anomalías y por ello no han podido ser conciliados.
RESUMEN DE CONCILIACIÓN
Dentro de este reporte se presenta un resumen de totales por documentos
conciliados y por documentos no conciliados. Este reporte también se puede
acceder desde la ventana de mantenimiento de Conciliaciones. Para mayor
detalle refiérase a "Resumen de Conciliación" en la página 218.
REPORTE DE CONCILIACIÓN
Este reporte lista todos los documentos marcados en la conciliación con sus
montos, el asiento respectivo y si existe diferencia, el monto de esta. Además,
despliega el saldo de la conciliación anterior, tanto en libros como en bancos.
Al final el reporte se despliega el saldo conciliado, los documentos en tránsito
y el saldo al corte. Este reporte también se puede acceder desde la ventana de
mantenimiento de Conciliaciones.
REPORTES GENERALES
DIFERENCIAS DE CAMBIO (HISTÓRICO)
Este reporte despliega las diferencias cambiarias de los procesos que ya se han
corrido.
Los históricos del diferencial cambiario se mostrarán para las cuentas
bancarias que se vieron involucradas en el proceso para el periodo definido,
mostrando además la diferencia local y la diferencia dólar.
La información del filtro que se define para el reporte es muy básica, pues
consiste en un rango de Cuentas Bancarias, el cual si no se define hace
valer todas las cuentas bancarias definidas en el sistema. El segundo grupo de
datos está conformado por un Rango de Fechas, en el que se debe definir
una fecha Inicial y una fecha Final.
Reportes • 239
La pantalla de definición de los datos anteriores es la siguiente:
REPORTES DE NICARAGUA
INFORME ANUAL DE RETENCIONES
El reporte Informe Anual de Pagos y Retenciones en la fuente IR Compra de
Bienes y Servicios a personas jurídicas y naturales, es utilizado en Nicaragua
para efectos legales.
El objetivo de este reporte, es presentar la información de las transacciones
tipo cheque que tuvieron o no una retención aplicada, mostrando todos los
documentos registrados para un periodo definido y determina si tuvo monto
retenido o no. La información se obtendrá de los módulos de Cuentas por
Pagar y Control Bancario.
Para poder imprimir el reporte, primeramente se debe ingresar al tab Rubros y
Valores de Parámetros del Módulo e ingresar la siguiente información:
Valor adicional 1: Cédula identidad
Valor adicional 2: Primer apellido
Valor adicional 3: Segundo Apellido
Valor adicional 4: Nombres/razón Social
Valor adicional 5: Nombre Comercial
Reportes • 240
Pantalla Valores Adicionales
Estos datos definidos previamente serán los que se mostrarán en el detalle del
reporte por lo que es importante definirlos previamente.
Además en los rubros también se deben definir en términos del régimen al que
pertenecen los documentos. De la siguiente manera:
Rubro 1: Gran contribuyente. El valor que se debe especificar será S o
N.
Rubro 2: Natural/Jurídico. El valor que se debe especificar será N o J.
Reportes • 241
Rubros para el Informe Anual de Retenciones
Nota:
Este reporte solo emite documentos tipo CHEQUE los cuáles deben poseer un
asiento que se encuentre ya mayorizados. Dado que en Softland actualmente no
es posible aplicarle documentos tipo Retención a documentos tipo Cheque, este
escenario solamente se logra a nivel contable, cuando un usuario genera un
cheque el mismo es quien debe modificar el asiento contable para agregarle la
cuenta de retenciones que afecta dicho movimiento, esta cuenta debe ser la que
se encuentre asociada a las retenciones que considere necesarias. Es decir, el
asiento debe ser modificado colocando la cuenta contable que tiene asociada
las retenciones que afecten dicho Cheque.
Reportes • 242
Pantalla General Informe Anual de Retenciones
Reportes • 243
Otros datos: determina el régimen tributario de los documentos a mostrar en
el informe. Estos pueden ser de tipo Gran Contribuyente, Natural o Jurídico.
El sistema toma estos datos de los rubros dela siguiente manera:
Si es Gran Contribuyente: se consideran los proveedores cuyo Rubro 1
sea S
Si es Jurídico: se consideran los proveedores cuyo Rubro 2 sea J
Si es Natural: se consideran los proveedores cuyo rubro sea N
Moneda: el reporte se puede imprimir en la moneda funcional o reporte.
Reportes • 244
CAPÍTULO 8
Procesos
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de esta sección se describen aquellos procesos que son ejecutados en el
módulo de Control Bancario y que por su naturaleza se concentran en un
submenú aparte. Estos procesos son:
• Diferencias Cambiarias
• Recálculo de Saldos
• Purga de Movimientos
• Generación de Asientos
Generación de Transferencias Electrónicas
DIFERENCIAS CAMBIARIAS
Con este proceso, el sistema actualiza los tipos de cambio de todas las cuentas
bancarias que estén asociadas con la empresa.
Es necesario aclarar que los resultados de este proceso variarán de acuerdo al
parámetro de Contabilidad General llamado Precisión Numérica. Por
ejemplo, si al correr el proceso, se definió un número de 4 decimales en el
parámetro en mención, el asiento que se generará tendrá diferencias bastante
grandes, mientras que generará una diferencia menor si se definen un número
de 2 decimales en el parámetro citado.
Al ejecutar este proceso el sistema generará una línea de diferencial en el
asiento por cada documento que sea parte del diferencial cambiario, esto
cuando se selecciona en la parametrización del proceso para que el tipo de la
Transacción Contable sea Detallada. Con esto en los asientos se generarán
tantas líneas de diferencia cambiaria como líneas de documentos.
Para correr el proceso, se pueden dar dos casos a tomar en cuenta:
• con integración contable
• sin integración contable
Procesos • 245
Recuerde que la definición de la integración contable se define en
"Transacciones que Soportan FASB-52" en la página 307.
¡Aclaración! Para las cuentas que tengan definida la moneda como moneda local no se tendrá
que generar ninguna diferencia cambiaria, pero si es necesario que se actualicen los tipos de
cambio de cada cuenta contable
A continuación, se presenta la pantalla desplegada por el sistema cuando se
escoge la opción del proceso de Diferencias Cambiarias:
Procesos • 246
es decir todas aquellas cuentas inicializadas luego de la fecha del proceso no
se tomarán en cuenta.
Además, con base en la fecha de corte del proceso se realiza una
reconstrucción de saldos, para ello, por cada una de las cuentas se buscarán
todos los documentos pertenecientes a la cuenta que tengan una fecha
posterior a la fecha de corte del proceso, a los cuales se les extraerán los tipos
de cambio (moneda local y dólar) y el monto y dependiendo de la diferencia
que resulte, se sumará o se restará el resultado, aplicando el tipo de cambio al
monto extraído del documento, obteniéndose de esta forma el saldo de la
cuenta.
Tipo de Cambio: este campo no es modificable, es solamente de lectura y le
permite al usuario visualizar el tipo de cambio vigente a la fecha que ha
digitado.
Fecha Ult.Proceso: esta casilla no es modificable, en la misma se muestra
el detalle de la fecha en que se corrió por última vez el proceso de diferencias
cambiarias, dicha fecha servirá de referencia para el nuevo proceso, debido a
que la fecha del nuevo proceso debe ser mayor o igual a la fecha del último
proceso.
Fecha Contable: campo que permite digitar la fecha en que se desea que
quede registrada la transacción contable por concepto de las diferencias
cambiarias. El sistema sugiere por omisión la fecha del día en que se ejecuta el
proceso.
Paquete: campo para definir el paquete a utilizar para pólizas generadas por
concepto de diferencias cambiarias.
Tipo de: campo para definir el tipo de pólizas a utilizar para las pólizas
generadas por concepto de diferencias cambiarias.
Tipo de Contabilidad: define el tipo de contabilidad a utilizar, puede
escoger una o ambas, mas no puede quedar sin elegir ninguna.
Procesos • 249
• Viejo Tipo de Cambio Moneda Reporte (VTR)= ¢220
• Nuevo Tipo de Cambio Moneda Reporte (NTR)= ¢221.5
Con los datos anteriores, el sistema realizará el siguiente cálculo:
Diferencia Cambiaria = 10000 *(221.5-220)
Diferencia Cambiaria = ¢15000
Para este caso, se generan los asientos en moneda local.
Procesos • 250
• Si viejo tipo cambio de moneda reporte, es diferente a nuevo tipo
de cambio de moneda reporte
Genera los asientos en moneda reporte y en moneda funcional.
Diferencia Cambiaria =
S *(NTNF/NTR - VTNF/VTR)
donde
S = saldo de la cuenta bancaria
NTNF = nuevo tipo de cambio de tercera moneda
VTNF = viejo tipo de cambio de tercera moneda
NTR = Nuevo Tipo de Cambio Moneda Reporte
VTR = Viejo Tipo de Cambio Moneda Reporte
Moneda Local = colones (¢)
Moneda Reporte = dólares ($)
Tercera Moneda = yenes = Nueva Moneda Local
Saldo Cuenta Bancaria (S)= 10,000 yenes (saldo en
tercera moneda)
Viejo Tipo Cambio Nueva Mon. Local (VTNF)= 1.00
yen
Nuevo Tipo Cambio Nueva Mon. Local(NTNF)= 1.50
yenes
Viejo Tipo de Cambio Mon. Reporte (VTR)= 1.60
yenes
Nuevo Tipo de Cambio Mon. Reporte (NTR)= 1.65
yenes
Con los datos anteriores, el sistema realizará el siguiente cálculo:
Diferencia Cambiaria = 10000 * (1.50/1.65-1.00/1.60)
Diferencia Cambiaria = 2840.909
Se pueden presentar varias situaciones que generen diferencias cambiaras,
pero los ejemplos dados anteriormente son representativos para que el usuario
comprenda el funcionamiento de la generación de asientos contables por
diferencias en los tipos de cambio de las monedas que manejen las cuentas
bancarias.
El proceso de Diferencias Cambiarias debe correrse el mismo día que se
realiza el cierre contable.
Procesos • 251
Nota: En CB, para la generación de Movimientos en Libros se toma en cuenta
la Global del Módulo, la cual indica si el NIT de la Diferencia Cambiaria
debe ser el de la Compañía o bien el de la Entidad Financiera.
RECÁLCULO DE SALDOS
Este proceso realiza un cálculo de los saldos de las cuentas bancarias que la
empresa maneje, así como los saldos de caja y las conciliaciones realizadas.
El cálculo lo realiza el sistema utilizando todos los documentos que hayan sido
introducidos en la base de datos desde la última vez que se haya efectuado un
recálculo de saldos (utiliza como punto de partida la fecha en la cual se utilizó
por última vez el proceso) y se los resta al monto actual del documento.
Además, deberán restársele también TODOS los ajustes que por efecto de
diferencias cambiarias ha sufrido el documento, y que sean posteriores a la
fecha en que se desea recalcular el saldo.
Para los documentos en Moneda Local los ajustes se dan en la moneda dólar; y
viceversa, pero para documentos de terceras monedas los ajustes se pueden dar
en ambas monedas (local y dólar). Para un documento en cualquier moneda
(local, dólar u otra) cabe la posibilidad de que exista ajuste en moneda del
cliente, y además el proceso de diferencias cambiarias ajusta el monto del
documento en las monedas distintas a las del documento, por tanto el mismo
también deberá ser sujeto de reconstrucción.
Procesos • 252
Pantalla del proceso Recálculo de Saldos
Este proceso sirve en caso de que el usuario tenga duda sobre la validez de los
saldos de caja, después de correr el proceso los datos estarán correctos.
Al finalizar el proceso, el sistema envía un mensaje de que el proceso
concluyó satisfactoriamente.
PURGA DE MOVIMIENTOS
Este proceso realiza la purga de movimientos en Libros y en Bancos para la
cuenta especificada, así como las Conciliaciones Bancarias Asociadas.
Dentro del saldo de la cuenta bancaria los montos de los documentos
eliminados se encuentran registrados de manera que las transacciones
contables no se ven afectadas.
Cuando el usuario escoge la opción se despliega un asistente que ayudará al
usuario a realizar la Purga de Movimientos.
Para correr el proceso de purga de movimientos siga los siguientes pasos:
1. Ingrese al menú de Administración y seleccione la opción Purga de
Movimientos.
2. Aparecerá la primera pantalla del asistente donde se debe indicar el
código de la Cuenta Bancaria que se desea purgar. El sistema
automáticamente indica el nombre asociado al código seleccionado.
Este campo es tipo F1, por lo que al dar un doble clic aparecerá una
tabla con las Cuentas Bancarias registradas en el sistema.
A continuación se presenta la pantalla de desplegada por el sistema:
Procesos • 253
Pantalla del asistente del proceso de Purga de Movimientos
Procesos • 254
Pantalla del Asistente del Proceso de Purga de Movimientos
Procesos • 255
Pantalla del asistente del proceso de Purga de Movimientos
Funciones Especiales
Estas son funciones especiales incluidas en ambas carpetas y están destinadas
al manejo de la tabla que está incluida dentro de la pantalla "Autorización de
cheques":
Autoriza Cheques
Procesos • 257
Pantalla Carpeta Autoriza Cheques
Consulta Cheques
Procesos • 258
Pantalla Carpeta Consultar Cheques
Los campos que se deben completar en esta carpeta para realizar la consulta
son los siguientes:
Cuenta Bancaria: campo asignado para incluir el código de la cuenta
relacionado con los cheques a consultar. Cuenta con la disponibilidad de la
ayuda F1.
Fechas: rango de fechas de los cheques que se quieren consultar.
Documentos: códigos o números del rango de los documentos
Esta pantalla presenta una tabla, en donde se expone y se maneja la
información filtrada por los campos anteriores, y que se maneja con la barra de
herramientas dispuesta para tal efecto. Los datos que se visualizan en la tabla
incluyen el número de documento o cheque, la fecha del mismo, a nombre de
quién va a ser pagado, el monto del documento, el concepto por el cual se
paga, el archivo o dirección donde se encuentra el documento, la fecha en que
se genera el documento, la persona que autoriza y la de su autorización.
Procesos • 259
GENERACIÓN DE TRANSACCIONES
CONTABLES
Debido a la posibilidad de crear documentos sin su respectiva transacción
contable ya se ha través del mantenimiento de documentos o por medio del
cargador dinámico, se cuenta con un proceso de generación en lote de las
transacciones contables pendientes, las transacciones que se va a generar
dependerá del filtro que se le defina en la pantalla del proceso.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Procesos • 260
Documentos: esta sección cuenta con dos casillas, Del y Al, mediante las
cuales se podrá delimitar el proceso definiendo un rango de documentos que
no tengan transacción contable.
Débitos: esta opción muestra una lista de los documentos que se incluirán en
el proceso, se puede elegir Depósito, Nota de Crédito, Otro Crédito y TEF de
Crédito.
Créditos: esta opción muestra una lista de los documentos que se incluirán en
el proceso, se puede elegir Cheque, Nota de Débito, Otro Débito y TEF de
Débito.
Una vez definido el filtro para el proceso, se presiona el botón de Procesar
para llevar a cabo la generación de los asientos pendientes.
GENERACIÓN DE TRANSFERENCIAS
ELECTRÓNICAS
Este proceso permite generar transferencias de empleados, proveedores y
otros, utilizando formatos definidos para crear archivos. Este generador de
transferencias bancarias, retorna los datos resultantes en un archivo con
extensión XSLT, que permite al usuario crear un archivo específico.
Él sistema despliega dos carpetas definidas como: Datos Generales y
Parámetros.
Datos Generales
Dentro de esta carpeta se despliegan la siguiente pantalla:
Procesos • 261
Datos Generales Transferencias Electrónicas.
Esta pantalla muestra las opciones necesarias para seleccionar los datos
generales del tipo de transferencia por generar.
Entidad Financiera: corresponde a la entidad financiera a la cual se
generan las transferencias.
Formato: muestra el tipo de formato por generar. Solo se muestran los que
están asociados a la entidad financiera seleccionada.
Fecha: campo correspondiente a la fecha con que se genera el archivo. El
usuario puede definir la fecha que desee para generar la transferencia.
Referencia: El usuario podrá editar una referencia para el archivo a generar
con el detalle de las transferencias.
Incluir solo documentos de la misma entidad financiera:
permite incluir dentro de la transferencia solo aquellos documentos que
pertenecen a la misma entidad financiera seleccionada. Para utilizar esta
opción el usuario debe marcar el check box para incluir el filtro de
documentos.
Consolidar líneas por contribuyente: permite indicarle al sistema que
los detalles por empleado o contribuyente debe ser consolidados en una sola
línea en caso de que vayan a ser seleccionados más de un documento de
transferencia. Para utilizar esta opción el usuario debe marcar el check box
para hacer la consolidación de las líneas de detalle.
Parámetros
Dentro de esta carpeta se muestran las siguientes opciones:
Procesos • 262
Parámetros Generación Transferencias Electrónicas
Fuente de Datos: muestra la fuente a la cual pertenece el formato del
documento a generar, donde se le han definido valores específicos de
empleados, proveedor u otros documentos.
Campos configurables: estos campos configurables son definidos desde
el Formato de Transferencias Electrónicas en el módulo de Administración del
Sistema. Los tipos definidos pueden ser valores constantes, tipo hilera, lista de
valores, fechas, números o rubros de empleados. Pueden aparecer, según su
parametrización, como campos de texto, fecha o número con valores fijos o
disponibles para digitarlos, o incluso como un combo para seleccionar valores
predefinidos.
Al definir los Datos Generales y Parámetros, el usuario presiona el botón
para continuar el proceso, y se le habilita la pantalla de
Documentos:
Documentos
Para generar el archivo de transferencia en esta pantalla se muestra una lista
con todos los documentos bancarios generados previamente y la opción de
elegir uno o varios de ellos para procesar. Esta lista mostrará los documentos
que sean de la cuenta bancaria seleccionada, y que estén dentro el rango de
fechas seleccionado.
Procesos • 263
Documentos Generación Transferencias Electrónicas
Aquí aparecen los siguientes campos como función de filtro:
Cuenta Bancaria: corresponde al campo con el detalle de la cuenta
bancaria.
Periodo de Fechas (Desde, Hasta): el usuario selecciona el rango de
fechas con las transferencias a generar. El sistema desplegará los documentos
que se encuentren en estos periodos.
Mostrar transferencias impresas: esta opción consta de un check box
que le permite al usuario observar en pantalla, aquellos documentos que ya
han sido impresos, y que se encuentran en el período seleccionado. Al marcar
el check en la tabla se cargarán los documentos que se encuentran como
Impreso SI, lo que puede ser para volver a imprimir documentos ya impresos.
Procesos • 264
Detalle de la columna con documentos impresos
Procesos • 265
Detalle de la ampliación de documentos
En la tabla donde se muestran todos los documentos según el filtro definido en
los campos ya descritos, el detalle de las columnas es el siguiente:
Origen: indica el módulo origen donde se generó el documento con la
transferencia.
Documento: muestra el consecutivo asignado a la transferencia.
Descripción: detalla la descripción de la generación de la transferencia.
Monto: detalla el monto total de la transferencia.
Fecha: muestra la fecha de creación del documento.
Entidad Financiera: detalla la entidad financiera asociada a la
transferencia.
Impreso: Indica si el documento ha sido impreso anteriormente o no en
otros procesos para generación de archivo de transferencia.
Estado: Es el estado del documento, en el caso de este proceso todos los
documentos que se cargarán estarán en estado Generada.
Asiento: Número de asiento contable perteneciente al documento.
Usuario Creación: Muestra el código del Usuario que realizó el proceso
con que se creó el documento de Transferencia Electrónica de Fondos.
Procesos • 266
Al definir los datos y seleccionar la o las transferencias se debe presionar el
botón , lo que abre la pantalla siguiente, donde el usuario finaliza
la inclusión de parámetros de configuración para la generación del archivo.
Archivo
Esta pantalla permite definir un nombre para el archivo por generar, siempre y
cuando no haya sido definida por default una ruta de generación del archivo,
de lo contrario el archivo se generará con el nombre ya predefinido; sino se
define una dirección este archivo se crea en la carpeta de DATA de la
instalación de Softland ERP.
Procesos • 267
los oculte de la lista de pendientes en próximos procesos a menos que se pida
mostrarlos.
Parámetros SFTP: Esto corresponde a una etiqueta o leyenda que
aparecerá únicamente si en la definición del Formato de Transferencia de
Archivos en el módulo de Administración del Sistema correspondiente
al formato seleccionado en este proceso se han definido los parámetros SFTP
que corresponden a la entidad financiera para entrega de los archivos de
transferencia. Esto hace un paso adicional que además de generar el archivo,
envía automáticamente el archivo al banco de manera digital y vía web al
servidor SFTP que el banco haya puesto a disposición para recibirlos. Si los
Parámetros SFTP no han sido definidos en el Formato de Transferencia de
Archivos entonces la leyenda no será mostrada ni tampoco se realizará dicho
proceso, únicamente generando el archivo como se definió. La leyenda o
etiqueta se mostraría en color rojo con el texto “Archivo será enviado al
servidor del Banco”. Para mayor detalle de los Parámetros SFTP consulte el
Manual de Usuario de Administración del Sistema.
Para comprobar los datos del archivo generado el usuario puede presionar el
Procesos • 268
de Nóminas para las nóminas, Cuentas por Pagar para los proveedores
y de Control Bancario para otras transferencias.
Procesos • 269
APÉNDICE A
Mensajes de Softland
NOTA INTRODUCTORIA
En este apéndice se muestran los mensajes de advertencia y error que
despliega el módulo de Control Bancario, así como una sugerencia de
cómo actuar ante ellos.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Si el documento ha sido Conciliado temporalmente o en Firme, el
sistema generará una advertencia en la cual especifica que el documento no se
puede eliminar porque ya ha sido conciliado y la operación no se realizará.
A continuación se muestra la pantalla que despliega la opción:
Pantalla de Aviso
Pantalla de Aviso
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
Para la impresión de documentos si el cheque fue impreso anteriormente el
sistema enviará un mensaje en el que pide confirmar la reimpresión del
documento.
También se advierte al usuario sobre la necesidad del control del número de
cheque en el formulario.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
CONCILIADOS
Si el documento ha sido Conciliado temporalmente o en firme, el sistema
generará una advertencia en la cual especifica que el documento no se puede
eliminar porque ya ha sido conciliado y la operación no se realizará.
A continuación se muestra la pantalla que despliega la opción:
Pantalla de Aviso
INGRESO DE DOCUMENTOS Y SU
CODIFICACIÓN
En caso que el usuario ingrese incorrectamente el número del documento y
utilice uno que ya tiene registrado la base de datos para el tipo de documento
especificado, el sistema enviará un mensaje informado del error.
Mensaje de Advertencia
DESGLOSE DE MONTOS
En la columna Monto en la Moneda Origen de la transferencia bancaria, el
usuario debe desglosar el monto. La suma de todos los montos ingresados en
esta columna debe coincidir con el monto definido en la casilla Monto de la
carpeta General antes de ejecutar el proceso de Generar de lo contrario el
sistema enviará un mensaje de advertencia.
Mensaje de Advertencia
GENERACIÓN DE TRANSFERENCIAS
Si la cuenta bancaria no tiene definida una cuenta contable en la que se
registren los movimientos por gastos de transferencias de fondos (comisión),
el sistema envía un mensaje en el que informa que estos rubros serán cargados
a la cuenta contable de Diferencias Cambiarias.
Pantalla de Aviso
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan los parámetros que existen en el EXACTUS.INI
del módulo de Control Bancario específicamente.
Cualquier información adicional de otros parámetros para la versión, consulte
el Manual de Configuración.
CB_MOSTRAR_NUMERO_CHEQUE_SUGERID
O=SI
Si el parámetro está en SI el sistema va a sugerir el consecutivo de cheques.
De la misma forma pasará si el parámetro no es encontrado en el
EXACTUS.INI.
Si el parámetro está en NO el sistema no sugiere al usuario el consecutivo de
cheque (rango inicial y final de cheque). Dentro de la pantalla Parámetros de
Impresión de Cheques cuando se imprimen los cheques recurrentes se maneja
la validación relacionada con el número de cheque inicial y final a utilizar.
Opciones Configurables
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de esta sección se presentan aquellas opciones configurables que se
ejecuten desde el módulo de Control Bancario. Dichas opciones deben ser
configuradas dentro del módulo de Administración del Sistema antes de
ser ejecutadas en Control Bancario.
Para instalar la opción configurable siga las instrucciones que se presentan a
continuación:
1. Entre al módulo de Administración del Sistema.
2. En el submenú Administración seleccione Opciones
Configurables. El sistema desplegará una tabla de datos denominada
Opciones Configurables.
3. Desde la tabla seleccione Nuevo, o si prefiere presione al mismo
tiempo las teclas Ctrl+N o active el icono para agregar la opción
configurable. Esto presentara la ventana de definición de las Opciones
Configurables la cual consta de cuatro carpetas (Datos, Ejecutable,
Seguridad y Notas).
4. Desde la ventana de definición de las Opciones Configurables:
Entre a la carpeta Datos y defina:
i). Opción: Texto que se desplegará en el menú definiendo la opción que
se está instalando.
ii). Descripción: Texto que se desplegará como ayuda de la opción.
iii). Módulo: Módulo de Softland en que se instalará la Opción
Configurable. En este caso CONTROL BANCARIO.
iv). Menú: Menú del módulo en que se incluirá la opción (usualmente
ADMINISTRACION).
Información de Globales
STipoAsiento código del tipo de asiento default
Spaquete código del paquete default
BAsientoDep indica si se debe generar asiento para depósitos
BAsientoNCr indica si se debe generar asiento para notas de crédito
BAsientoOCr indica si se debe generar asiento para otros créditos
BAsientoChq indica si se debe generar asiento para cheques
bAsientoNDb indica si se debe generar asiento para notas de débito
bAsientoODb indica si se debe generar asiento para otros débitos
bAsientoTEFDb indica si se debe generar asiento para transferencias de
tipo débito
bAsientoTEFCr indica si se debe generar asiento para transferencias de
tipo crédito
bCopiarNotasEnAsiento indica si se deben copiar las notas del documento en las
notas del asiento
sNitEntidadBancaria NIT de la entidad Bancaria
Información de la Transferencia
sCuentaOrigen Cuenta bancario origen
sTipoOrigen Tipo de la transferencia
nNumeroOrigen Número asignado a la transferencia
nMontoComision Monto de la comisión
nMontoOrigen Monto de la transferencia
Datos Generales
nCG_Fuente_Size Tamaño de la fuente en las líneas de los asientos
sCB_Deposito Código para depósitos en CB
Información de la Compañía
sCompania Código de la compañía con la que se está trabajando.
Información de Errores
sFuncionError Almacena la última función que generó un error.
sTextoError Almacena el texto del último error que se generó.
Descripción
Función que inicializa las variables de la cuenta de banco con la información
que recibe como parámetro.
DefinirDocumento(
hsql (Sql Handle),
sCuentaBanco (String),
sTipoDocumento (String),
nNumero (Number),
nSubTipo (Number),
dtFecha (Date/Time),
sPagaderoA (String),
sReferencia (String),
nMonto (Number),
nMontoLocal (Number),
nMontoDolar (Number),
nMontoComision (Number),
sEstado (String),
sProveedor (String),
lsDetalle(Long String),
bConfirmado (Boolean),
sOrigen (String),
bImpreso (Boolean) ): Boolean
Descripción
Función que inicializa las variables del documento y las de control con la
información que recibe como parámetro.
Descripción
Función que inicializa las variables correspondientes a las cuentas contables
asociadas a la cuenta bancaria para generar los asientos de los respectivos
documentos.
DefinirGlobales(
sTipoAsiento (String),
sPaquete (String),
bAsientoDep (Boolean),
bAsientoNCr (Boolean),
bAsientoOCr (Boolean),
bAsientoChq (Boolean),
bAsientoNDb (Boolean),
bAsientoODb (Boolean),
bAsientoTEFDb (Boolean),
bAsientoTEFCr (Boolean) )
Descripción
Define las variables globales del módulo de CB. Estas variables se utilizarán
dentro de las distintas funciones del hook.
Descripción
Función que se encarga de determinar cuáles son los movimientos que se
deben generar para el documento que se encuentra cargado en las variables. La
información del detalle del asiento es retornada en los parámetros tipo
Receive: sCtrCosto(*), sCtaContable(*), sReferencia(*), sFuente(*),
nMontoLocal(*), nMontoDolar(*),psNIT [*] y en el parámetro nNumLineas
se devuelve la cantidad de líneas que se generaron para el asiento.
La distribución de la información en los vectores se realiza de la siguiente
forma:
En la posición i del vector sCtrCosto se encuentra el centro de costo de la línea
i+1 del detalle del asiento.
En la posición i del vector sCtaContable se encuentra la cuenta contable de la
línea i+1 del detalle del asiento.
En la posición i del vector sReferencia se encuentra la referencia de la línea
i+1 del detalle del asiento.
En la posición i del vector sFuente se encuentra la fuente de la línea i+1 del
detalle del asiento.
En la posición i del vector nMontoLocal se encuentra el monto en moneda
local de la línea i+1 del detalle del asiento.
En la posición i del vector nMontoDolar se encuentra el monto en moneda
dólar de la línea i+1 del detalle del asiento.
DefinirTransferencia (
sCuentaOrigen (String),
sTipoOrigen (String),
nNumeroOrigen (Number),
nMontoComision (Number),
bEsTransfeIntercomp (Boolean),
sCompaniaInicial (String),
nMontoOrigen (Number) )
Descripción
Función que se encarga de cargar en las variables del hook , la información
correspondiente a la transferencia para la cual se van a generar asientos.
CreeAsientoTransferencia (
hsql (Sql Handle),
sTipoAsnt (String),
dtFechaAsnt (Date/Time),
lsNotasAsnt (String),
sTipoDoc (String),
Receive sCtrCosto (*) (String),
Receive sCtaContable (*) (String),
Receive sReferencia (*) (String),
Receive sFuente (*) (String),
Receive nMontoLocal (*) (Number),
Receive nMontoDolar (*) (Number),
Receive nNumLineas (Number) )
: Boolean
Receive psNIT [*] (String)
Descripción
DefinirDatosDifCamb (
NDifCambLocal (Number),
NDifCambDolar (Number),
SReferenciaDifCamb (String),
SFuenteDifCamb (String),
bDobleMoned (Boolean) )
Descripción
Función que se encarga de enviar al hook los datos de las diferencias
cambiarias producto de la corrida del proceso que las genera.
DefinirCtaDifCamb (
sCtrDifCambLocal (String),
sCtaDifCambLocal (String),
sCtrDifCambDolar (String),
sCtaDifCambDolar (String) )
Descripción
Función para definir el centro de costo y cuenta a utilizar para los asientos de
diferencias cambiarias, tanto en moneda local como en moneda dólar.
DefinirDatosGenerales (
nCG_Fuente_Size (Number),
sCB_Deposito (String) )
Descripción
Función que envía al hook datos generales que se requieren para generar
algunas líneas de los asientos.
RetornarError (
Receive sFuncionError (String),
Receive sTextoError (String) )
Cambios requeridos en CB
Para utilizar el hook desde el módulo de CB se deben realizar algunos
cambios. En cada uno de los puntos del módulo desde donde se generen
asientos se tendrán que realizar estos cambios. A continuación se detallan los
lugares donde habrá que hacer dichas modificaciones:
Información General
sNumeroCuenta Número de cuenta a la cuál asignarle los documentos
sarchivoOrigen Path del archivo donde se van a tomar los datos
sArchivoBitacora Path del archivo donde se escribe la bitácora de eventos
sArregloValoresHook Arreglo dinámico de dos dimensiones, donde se guarda los
valores leídos
nAnchoColumnas Arreglo numérico donde se guardan los anchos de las
columnas del archivo
nPosicionColumnas Arreglo numérico donde se guardan las posiciones de las
columnas del archivo
sArregloCodigosUsHook Arreglo donde se guardan los tipos de documentos de las
funciones del usuario
sArregloCodigosBd Arreglo donde se guardan los tipos de documentos de CB
sSeparador Caracter de separación de columnas del archivo
fhInput Handle del archivo de lectura
fhLog Handle de archivo de LOG
Información de Errores
nError Almacena el número de error.
sErrDescrip Almacena el texto del último error que se generó.
DefinirCompaniaCarga ()
Descripción
Carga la compañía en el hook.
DefinirUsuarioCarga ()
Descripción
Carga el Usuario actual en el hook.
DefinirDatosGeneralesCarga (
Number: pnAnchoColumnas[*]
Number: pnPosicionColumnas[*]
String: psSeparador)
Descripción
DefinirDatosArchivo(
String: psNumeroCuenta
String: psArchivoOrigen
String: psArchivoBitacora)
Descripción
Carga en el hook algunos datos generales que se necesitan para la apertura de
los archivos.
RetornaTipoUs(
Receive String: psArregloTrans[*])
Descripción
Retorna el vector de códigos de usuario.
RetornaDatos(
Receive String: psArregloTrans[*,30])
Descripción
Retorna el vector de datos del archivo.
La distribución de la información en los vectores se realiza de la siguiente
forma:
• En la posición X,0 del vector psArregloTrans se encuentra el
número de cuenta.
• En la posición X,1 del vector psArregloTrans se encuentra el tipo
de documento.
• En la posición X,2 del vector psArregloTrans se encuentra el
número.
• En la posición X,4 del vector psArregloTrans se encuentra el
monto.
• En la posición X,5 del vector psArregloTrans se encuentra la fecha.
MantieneArchivo(
Number: pnAccion): Boolean
Descripción
Opciones Configurables • 298
Abre o cierra el archivo de entrada para su procesamiento, dependiendo del
parámetro. 0 abre 1 cierra.
ProcesarLineas():Number
Descripción
Procesa cada línea si es posible, leyéndola del archivo, y va creando el archivo
de salida reportando el número de error si es del caso.
CrearLineas(
String: psArregloValoresVis[*] ):Boolean
Descripción
Procesa cada línea si es posible, leyéndola del archivo para llenar la vista de
datos del asistente en el módulo.
ConvertirDatos(
String: psInput
Receive String: psCuenta
Receive String: psTipoDoc
Receive String: psNumero
Receive String: psMonto
Receive String: psFecha ): Number
Descripción
Convierte los datos en un vector con la información apropiada (de acuerdo con
el formato predefinido en el asistente). Retorna 0 si la función tuvo éxito, o
bien el código de error.
ProcesarFuncion(
Number: pnNumeroFuncion ) : Boolean
Descripción
Función que se encarga de escoger entre la función de asistente y otras
definidas por el usuario
DefinirTiposDocumentosBd(
String: psArregloCodigosBd[*] )
Descripción
Opciones Configurables • 299
Llena las variables de tipos de documento de CB.
DefinirTiposDocumentosUs(
String: psArregloCodigosUsuario[*] )
Descripción
Llena las variables de tipos de documento declarados por el usuario.
NombreFuncUser(
Receive String: psNombresFuncUser[*] )
Descripción
Inserta los nombres de las funciones definidas por el usuario en el combo de
funciones definidas del asistente.
MantieneLog(
Receive File Handle: pfhInput ) : Boolean
Descripción
Abre el archivo de LOG.
RevisionFecha(
Receive String: psFechaValidate ) : Boolean
Descripción
Parsea y revisa la fecha del archivo.
BancoNacional(
Number: pnNumeroFuncion ) : Number
Descripción
Función definida para Banco Nacional. Setea las variables necesarias para
procesar el archivo. Devuelve el número de error en caso de que exista.
FuncionPlantillaSeparador(
Number: pnNumeroFuncion ): Number
Descripción
Función plantilla de formatos de Banco con Separador.
FuncionPlantillaAnchoFijo(
Number: pnNumeroFuncion ): Number
Descripción
Función plantilla de formatos de Banco con ancho fijo.
CopiaArray(
String: psArrayFuente[*,30]
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Control Bancario, como su nombre lo indica, se encarga de
manejar la información correspondiente a los documentos que afectan el saldo
de las diferentes cuentas de banco que tiene la compañía.
Por medio de una cuenta bancaria se realizan las transacciones financieras de
una persona, empresa o entidad jurídica.
El sistema permite controlar varias cuentas bancarias, incluso con diferentes
monedas, formatos de cheques y depósitos. Cada cuenta bancaria es
relacionada con una cuenta contable del cuadro de cuentas para poder generar
los asientos respectivos en la contabilidad.
Dentro de esta sección, se presenta la explicación sobre la implementación de
la norma FASB-52 a los procesos que intervienen en la aplicación del cálculo
de diferencias cambiarias para la contabilidad de una empresa que utilice el
sistema integrado Softland.
PARÁMETROS INICIALES
Existen una serie de parámetros iniciales que deben estar correctamente
definidos antes de utilizar las funciones de Control Bancario. Algunos de estos
parámetros intervienen directamente con el proceso de diferencias cambiarias
que se lleva cabo en el módulo.
Para el caso específico de Control Bancario, los parámetros iniciales que
intervienen son definidos desde el módulo de Administración del Sistema
y Contabilidad General; además de algunos que se definen desde el mismo
módulo.
Estos parámetros son:
CUENTAS CONTABLES
La definición de cuentas contables afecta Control Bancario debido a que cada
cuenta bancaria debe ser asociada a una cuenta contable principal y dos
cuentas para cierre de débitos y créditos.
El objetivo es permitir elaborar los Estados Financieros en dos monedas: local
y dólar.
La definición de conversión de cuentas contables, se utiliza solamente si se tiene instalada la
funcionalidad de doble moneda en la compañía, de manera que se pueda realizar la conversión
de los Estados Financieros!!!
La conversión de cuentas contables determina cuál será la moneda en la que se
establece el monto real de las transacciones en las que participa la cuenta
contable.
Sin embargo, las cuentas contables que son utilizadas en Control Bancario
tienen que ser definidas con la característica que No Convierte que
establece que no sean consideradas en el proceso de diferencias cambiarias,
cuando éste se efectúa desde Contabilidad General.
Las cuentas de Control Bancario no utilizan la conversión de Contabilidad
General porque en el auxiliar se liga un tipo de cambio a cada cuenta bancaria
que es el que el sistema utilizará para ejecutar el proceso de diferencias
cambiarias que el mismo módulo posee.
En el módulo de Contabilidad General se define para cada cuenta contable un
tipo de cambio, pero dependerá del módulo auxiliar, según cada situación
específica, si este tipo de cambio es utilizado o no.
INTEGRACIÓN CONTABLE
Dentro de los parámetros globales de Control Bancario, se debe establecer si
el módulo tiene integración contable con el módulo de Contabilidad General o
no utilizará integración contable.
Cuando el módulo de Control Bancario tiene integración contable, las
transacciones contables generan asientos que serán cargados a Contabilidad
General, donde se despliega la conversión de monedas (local y dólar) por
medio de FASB-52.
Cuando no existe integración contable, las transacciones contables que sean
realizadas desde el módulo de Control Bancario no dejan rastro en la
Contabilidad General de la empresa, o sea, no se generan asientos por los
movimientos financieros, a pesar de esto, el sistema siempre acepta que las
cuentas bancarias puedan utilizar diferentes tipos de monedas, incluyendo la
moneda local y la dólar.
Remedición
Esta filosofía establece que los saldos de las cuentas bancarias se calcularán
con base en los valores históricos utilizados al introducir los documentos de
transacciones bancarias.
De modo que, el saldo de una cuenta bancaria, en moneda local y en moneda
dólar, corresponderá a la sumatoria de las transacciones realizadas sobre la
cuenta, al tipo de cambio vigente en el momento de ingresar los documentos y
se han generado los asientos contables correspondientes.
En esta modalidad no importará la conversión de la cuenta contable dado que
ambos saldos, tanto el saldo de moneda local como el de moneda dólar, son
considerados reales.
Lo anterior significa que no se consideran los valores históricos de los tipos de
cambio, las transacciones se ingresan al tipo de cambio del día y con ese valor
se calcularán los saldos en ambas monedas de cada cuenta bancaria.
Conversión de Estados Financieros • 306
Traducción
En este caso, los saldos de las cuentas bancarias son traducidos al tipo de
cambio actual, según la conversión definida para cada cuenta.
Para realizar los cierres de período, el sistema actualizará los saldos de las
cuentas bancarias, al tipo de cambio de una fecha específica de cierre.
Para ello, en SOFTLAND se requiere ejecutar un proceso especial
denominado Diferencias Cambiarias, el cual revisará los saldos de las cuentas
bancarias, y traducirá, según la moneda definida, el saldo de la cuenta a la
moneda local y dólar, con el tipo de cambio vigente en la cuenta bancaria
respectiva.
Si el saldo presentado por la cuenta bancaria en la moneda convertida no
coincide con el valor obtenido en el proceso, se generará un asiento que
actualice dicho monto. Este proceso se explicará detalladamente más adelante.
De esta manera, la filosofía de traducción permite conocer el saldo real de la
cuenta bancaria en diferentes monedas a una fecha específica.
En el caso de que una cuenta bancaria utilice una tercera moneda, el sistema
primero traducirá la tercera moneda a local (por medio de la tabla de
Monedas) y luego realizará la conversión de moneda local a dólar.
Una vez diferenciadas las dos modalidades, es posible determinar cuál
filosofía es la que utiliza el módulo de Control Bancario. En realidad el
módulo puede funcionar en ambos modos. La diferencia la determina el
proceso de diferencias cambiarias y el manejo de las monedas de las cuentas
bancarias.
Por ejemplo, la filosofía de remedición se aplica cuando los saldos de las
cuentas bancarias se determinan únicamente con base en las transacciones
registradas al tipo de cambio histórico.
Por otro lado, soporta la filosofía de traducción por cuanto los saldos
bancarios se pueden ajustar al final de un período, o bien cuando decida el
usuario, basándose en el tipo de cambio actual, utilizar el proceso de
diferencias cambiarias.
REGISTRO DE DOCUMENTOS
Al momento de registrar un movimiento, se debe especificar el tipo de
documento que se produce, así como el monto del mismo.
Posteriormente, la información del monto es traducida, para ser enviada a la
contabilidad, en un monto en moneda local y un monto en moneda dólar.
Dependiendo del tipo de movimiento que se registre, se puede generar o no
una diferencia cambiaria al momento de introducirlo.
Para el caso de este módulo, a diferencia de los módulos de Cuentas por
Pagar y Cuentas por Cobrar, en donde se llevan saldos a nivel de cada
documento y se calculan diferencias de cambio a partir de dichos saldos; en
Control Bancario sólo se lleva el saldo consolidado a nivel de la cuenta
bancaria, por lo que las diferencias de cambio se calculan a partir de ese saldo.
En Control Bancario se calculan saldos consolidados por cuenta bancaria y
no por documento registrado, por lo que las diferencias de cambio se calculan
a partir de cada saldo bancario.
Es decir, al correr el proceso de diferencias de cambio, el cual se explicará con
detalle posteriormente, sólo se producen y generan reajustes en el registro de
la cuenta de banco y no en los movimientos que se hayan producido.
Caso Especial
Se presenta una variante, en el funcionamiento del sistema cuando se registra un documento
tipo crédito, con una fecha de emisión con tipo de cambio diferente al tipo de cambio
almacenado para la cuenta bancaria en la fecha de registro del documento.
Por ejemplo, la cuenta bancaria tiene almacenado el tipo de cambio de
¢236.5000 para la moneda dólar (al 08/01/98)
Se registra en la fecha 08/01/98 en la cuenta 0800458945-9 Cuenta maestra
moneda local un cheque por un monto de ¢10,000.00 que fue emitido el
15/12/97 (esta fecha es la que se ingresa como fecha de emisión del
documento)
CHQ50 = ¢10,000.00
El sistema genera el siguiente asiento:
Cuenta Descripción Fuente Débito Crédito Tipo Débito Crédito
Contable Colón Colón Cambio Dólar Dólar
ACT-001-03 Bancos CHQ50 ¢10,000.00 ¢236.5184 $42.28
CDB-003-01 Cierre Créditos Cuenta Bancos CHQ50 ¢232.0186 $43.10
CDC-003-02 Diferencias Cambiarias Dólares CHQ50 ¢0.00 ¢1.0000 $0.82
Para este caso, el sistema genera tres líneas para el asiento que es creado:
para la cuenta Bancos (ACT-001-03), que es la cuenta contable
principal de la cuenta bancaria, el sistema utiliza el tipo de cambio
del día en el que se registra el documento en el sistema, o sea
¢236.50:
Tipo de Cambio TCOF (08/01/98) = ¢ 236.5000
Crédito Colón = ¢ 10,000.00
Crédito Dólar = ¢10,000 / ¢236.5000 = $42.2833 $42.28
para la cuenta de cierre de créditos, el sistema toma el tipo de cambio
de la fecha de emisión del documento (15/12/97)
Tipo de Cambio TCOF (15/12/97) = ¢ 232.0000
Crédito Colón = ¢ 10,000.00
Crédito Dólar = ¢10,000 / ¢232.0000 = $43.1034 $43.10
El asiento contable utiliza para la cuenta contable ACT-001-03 el tipo de
cambio interno que tiene almacenado la cuenta bancaria (¢236.5000), pero
para la cuenta de cierre que registra el gasto, utiliza el tipo de cambio de la
fecha de emisión del documento (¢232.0000).
Caso Especial
Al igual que en el caso de que la moneda de la cuenta bancaria sea la moneda
local, cuando la moneda de la cuenta bancaria es la moneda dólar, para los
documentos tipo crédito, en fecha de emisión con diferente tipo de cambio al
almacenado en la cuenta bancaria cuando se efectúa el registro del crédito, el
sistema crea un asiento con una línea de ajuste de diferencias cambiarias.
Recuerde que sólo para la emisión de créditos, el sistema realiza este ajuste de
diferencias cambiarias cuando se introduce un documento.
El monto que se acredita a la cuenta de diferencias cambiarias es provisional,
una vez que se corra el proceso de diferencias cambiarias en Control Bancario,
el monto se cancelará.
El proceso que el sistema realiza para calcular los montos que se despliegan en
la tabla anterior es el siguiente:
1. Convierte el monto de libras esterlinas a moneda local de la compañía
(colones) utilizando el tipo de cambio que tiene almacenado la moneda
de la cuenta bancaria en la columna “Cambio Local”:
Tipo Cambio Libra (10/01/98) = ¢ 357.5000
Conversión = 100 L * ¢ 357.5000 = ¢ 35,750.00
Crédito Colón = ¢35,750.00
2. Realiza la conversión de moneda local de la compañía (colones) a
moneda dólar de la compañía, utilizando el tipo de cambio que tiene
almacenado la moneda de la cuenta bancaria en la columna “Cambio
Dólar”:
Caso Especial
Cuando la moneda de la cuenta bancaria es una tercera moneda, para los
documentos tipo crédito, que tengan fecha de emisión con diferente tipo de
cambio (entre la moneda local de la compañía y la dólar), al tipo de cambio
que está vigente en la cuenta bancaria cuando se efectúa el registro del crédito
(columna Cambio Dólar), el sistema crea un asiento con una línea de ajuste de
diferencias cambiarias.
Recuerde que sólo para la emisión de créditos, el sistema realiza este ajuste de
diferencias cambiarias cuando se introduce un documento.
El monto que se acredita a la cuenta de diferencias cambiarias es provisional,
una vez que se corra el proceso de diferencias cambiarias en Control Bancario,
el monto se cancelará.
En la tabla anterior, el caso 1 muestra una cuenta bancaria que tiene definida
como moneda de la cuenta, la moneda local del sistema; el caso 2 tiene una
cuenta bancaria que utiliza como moneda, la moneda dólar del sistema y el
caso 3 utiliza una tercera moneda como moneda de la cuenta.
Los tipos de cambio vigentes almacenados en Control Bancario para todas
las cuentas, antes del ajuste por diferencia de cambio que se genera con el
proceso, son los siguientes:
Cuando se realiza el ajuste, el sistema genera un asiento que está formado por
los montos que deben ajustarse para cada uno de los saldos bancarios de las
cuentas.
El monto total del ajuste, para la moneda local y la moneda dólar, se expresa
en las cuentas contables definidas desde Contabilidad General para almacenar
las diferencias cambiarias. En el ejemplo, estas cuentas son:
• CDC-001-01 Diferencias Cambiarias Colones
• CDC-001-02 Diferencias Cambiarias Dólares
Para una empresa que maneje diferentes cuentas bancarias, se producirá un
ajuste para aquellas cuentas bancarias que utilicen la moneda local, la moneda
dólar y la tercera moneda a la que se le haya variado el tipo de cambio.
Los montos expresados, son calculados, tomando en cuenta las
diferencias generadas después de la última vez que se ejecutó el
proceso de diferencias cambiarias. El sistema genera un solo asiento
que agrupa los ajustes realizados por diferencias de cambio.
Para el ejemplo desarrollado, se generaron varios ajustes en las cuentas
bancarias, debido a que las diferencias de cambio se dieron en la moneda dólar
y la tercera moneda (que es utilizada por una de las cuentas bancarias del
sistema).
Los resultados que se obtuvieron en el asiento que se utiliza de ejemplo son
los siguientes:
• Ajuste al saldo bancario = - $628.47
La cuenta bancaria que usa la moneda local como moneda de la cuenta
(Cuenta Maestra Moneda Local), genera una diferencia de cambio negativa
para el flujo de la empresa en moneda dólar que se aplica en la cuenta contable
ACT-001-03 como un crédito dólar.
• Ajuste al saldo bancario = ¢279,370.00
La cuenta bancaria que usa la moneda dólar como moneda de la cuenta
(Cuenta Maestra Moneda Dólar), genera una diferencia de cambio positiva
Componentes
Los principales componentes del tool de transferencias son:
• Transferencias XSLT: El usuario puede abrir un archivo XSLT
existente, que posee ciertas funciones de edición, en donde podrá
validar el contenido del mismo. Además, ofrece un Intelligent Sens.
También, es posible crear un archivo XSLT desde cero.
• Carga de Archivo Fuente XML: Permite cargar los datos de la
transferencia que van a ser utilizados. Despliega la información de una
manera similar a como lo hace si el archivo se abriera con Internet
Explorer. A diferencia del componente de XSLT, esta sección no
permite la edición del archivo.
• Resultado de Transformación: Se despliega el resultado de aplicar la
transformación, con el archivo XSLT, al conjunto de datos (archivo
XML).
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del módulo de Control Bancario. Los derechos para los
grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen desde
la opción Seguridad! del menú principal del módulo de Administración
del Sistema.
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para
quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados
del Departamento Financiero podrían tener derecho a Crear o Eliminar
Cuentas Bancarias, desde el módulo de Control Bancario.
Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento Financiero
podría ser el único empleado con derecho sobre el mantenimiento de las
cuentas bancarias para la opción Cuentas del menú principal del módulo de
Control Bancario.
Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de nivel
superior y todas las opciones que se encuentran dentro de cada rama o
SEGURIDAD A NIVEL DE
DOCUMENTOS
Dentro del esquema de seguridad del módulo es posible otorgar derechos a un
usuario para agregar documentos y también es posible restringir el que no
pueda agregar un tipo de documento.
Para el caso de los cheques si el usuario tiene derecho a ingresar a la opción de
impresión de cheques y a ejecutar el proceso de impresión, entonces por
medio de otro proceso implícitamente se le da derecho de agregar cheques.
La seguridad a nivel de documentos permite la definición de privilegios para
que cada usuario tenga posibilidad o no de manipular determinado tipo de
documento, realizando sólo aquellas funciones que se le han permitido.
Esta característica controla las funciones: Agregar, Modificar, Eliminar,
Anular e Imprimir para cada tipo de documento. Además para los
Asiento
El Diario de la Contabilidad es un registro principal en el cual quedan
registrados, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un
negocio de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del
impacto sobre las cuentas contables.
El registro asociado con una transacción particular se denomina asiento. Cada
operación registrada debe tener, al menos, un cargo y un abono compensatorio
o igual.
El asiento que tiene más de un cargo y un abono se conoce como asiento
compuesto.
En algunos países de América Latina se conoce al asiento contable como
póliza.
Check box
Especie de "interruptor" que habilita o deshabilita una opción asociada. Este
interruptor se puede activar con el ratón, presionando el botón izquierdo con
su cursor sobre el recuadro, o bien, con el teclado cuando la opción esté
encerrada en un recuadro punteado.
Conciliado en Firme
Indica que la conciliación entre los documentos del sistema y los reportados
por el banco ha sido satisfactoria por lo que la conciliación ha sido aprobada.
Debemos recordar que un documento aprobado no puede ser modificado en la
base de datos.
Conciliado Temporal
Indica que el documento se encuentra en el estado de cuenta del banco, pero
aún no ha sido aprobado.
Depósito
Glosario • 333
Se refiere a una transacción que permite al cliente pagar documentos
pendientes por medio de un depósito del monto parcial o total del documento a
una cuenta bancaria de la compañía.
Este pago se debe realizar directamente, es decir, el cliente debe realizar un
depósito en la entidad bancaria donde la empresa tiene su cuenta. En este caso
no es preciso que el cliente tenga cuentas bancarias en la misma entidad.
Doble cierre
Permite llevar la contabilidad fiscal y la corporativa al día.
Documento
Se refiere al comprobante físico de una transacción. Existen documentos de
débito que son documentos por cobrar, originados a partir de la adquisición de
un bien o servicio ofrecido a un cliente. También existen documentos de
crédito que se relacionan con las transacciones realizadas para el pago de los
bienes o servicios.
Factura
Este documento registra la entrega de bienes o servicios a un cliente. Una
factura se emite en el momento en que el cliente obtiene el bien o servicio
ofrecido, de manera que su existencia se justifica para tener constancia de los
bienes que salieron o del servicio prestado, así como para reflejar la
transacción en la contabilidad de la compañía.
Las facturas pueden generarse tanto para transacciones al contado como al
crédito.
Para el funcionamiento de este módulo se considerarán facturas de ambos
tipos, siempre y cuando éstas se generen desde Cuentas por Cobrar.
Esto se debe a que también es permitido llevar el control de facturas que
fueron creadas desde el módulo de Facturación. En este caso únicamente se
podrán cargar facturas cuya condición de pago no sea de contado.
FASB-52
Habilita el control de movimientos en moneda local y en dólares según el tipo
de cambio especificado.
Fuente
Relaciona un movimiento contable con el documento que lo sustenta (número
de depósito, de factura y otros).
Glosario • 334
Highlight
Barra de color llamativo que actúa como un cursor sobre una opción en un
menú representada como texto. Normalmente responde a las teclas
direccionales o al cursor del ratón.
Integración Contable
El proceso de integración contable se basa en la relación entre los distintos
módulos del sistema. De manera que, todas las transacciones generadas desde
módulos auxiliares como Cuentas por Cobrar se reflejarán en la
contabilidad de la compañía, la cual es manejada directamente por el módulo
de Contabilidad General.
El objetivo de la integración contable es llevar control de la forma en que los
movimientos de cuentas por cobrar afectan las cuentas contables y en
consecuencia, la posición financiera de la compañía.
Sin embargo, el módulo puede funcionar sin integrar sus movimientos a la
contabilidad de la compañía, de manera que únicamente se lleve el registro de
los documentos de cuentas por cobrar. La integración contable se puede
activar y desactivar con base en un parámetro denominado de la misma
manera, que se presenta en la carpeta General de los Parámetros del
Módulo.
El proceso puede realizarse de dos maneras: integración contable en línea e
integración contable en batch.
En el primer caso, el sistema toma todas las transacciones de los documentos
marcados como generadores de asientos y registra un asiento contable cada
vez que el usuario crea un documento desde las opciones en el submenú
Transacciones del menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar.
En el segundo caso, o sea la integración contable en batch, se lleva a cabo
cuando se ejecutan procesos específicos de generación de asientos. Estos
procesos usualmente se ubican en el menú de Administración y
corresponden, en el caso de Cuentas por Cobrar, a la generación de
documentos por Intereses de Mora y Diferencias Cambiarias.
Letra de Cambio
Una letra de cambio es un documento que se genera cuando dos personas
físicas o jurídicas se comprometen a tener relaciones financieras entre sí, de
modo que una preste dinero o bien ofrezca bienes o servicios a crédito y la otra
se comprometa formalmente a pagar por ellos en el período de tiempo
establecido. La función primordial de este documento es servir como una
garantía de que el cliente pagará su cuenta.
Glosario • 335
Generalmente la letra de cambio se crea por el monto máximo que la empresa
otorga el crédito al cliente, de manera que este último se compromete a pagar
este monto. Una letra de cambio aumenta el activo de la empresa, dado que
aumenta las cuentas por cobrar.
Purga de datos
Proceso en que se eliminan todos los datos almacenados hasta cierta fecha
límite. Este proceso no es reversible.
Recibo
El recibo es un documento que se emite para constar que se recibió dinero en
efectivo del cliente, para abonar o cancelar el monto que adeuda a la empresa.
Este documento disminuye la cuenta por cobrar, de manera que se produce un
pago a un monto por cobrar pendiente. Un cobrador de la empresa entrega el
recibo al cliente en el momento en el que éste le entrega el efectivo.
Referencia
Detalle o descripción de un movimiento contable. En la generación de asientos
la referencia corresponde a la aplicación definida al documento.
Glosario • 336
Status bar
Espacio ubicado en la parte inferior de una ventana cuya función es informar y
brindar asistencia rápida sobre las opciones.
Toolbar
Barra con iconos que forma una especie de submenú gráfico de fácil
utilización, pues las opciones se aplican al activar un icono posicionando el
cursor del ratón y presionando el botón izquierdo.
Glosario • 337