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MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Versión

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MANUAL DE FUNCIONES
Y
RESPONSABILIDADES
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1. INTRODUCCIÓN
El propósito fundamental de este manual es dar a conocer a todo el personal de INGEOSAM LTDA. los lineamientos,
funciones específicas y responsabilidades necesarias para el buen desempeño que compete a cada cargo dentro de su
estructura organizacional.

2. OBJETIVO
Describir las funciones y responsabilidades para el personal que conforma la estructura organizacional del grupo de trabajo
de INGEOSAM LTDA.

3. ALCANCE
Las funciones y responsabilidades contenidas en este manual son de cumplimiento obligatorio para las personas vinculadas a la
empresa ubicadas dentro de su estructura organizacional. Con aplicación en el ámbito laboral y personal en la ejecución de los
diferentes trabajos y servicios que realice INGEOSAM LTDA.

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4. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y CONTROLADOS

- Procedimiento para la Evaluación de Funciones y Responsabilidades.

5. TERMINOS Y DEFINICIONES
Autoridad: Facultad, derecho o poder de mandar o gobernar sobre algo que está subordinado.

Cargo: puesto que ocupa una persona en un empleo.

Función: Ejercicio de un cargo o empleo.

Jerarquía: Organización o clasificación de categorías o poderes, siguiendo un orden de importancia.

Obligación: Imposición o exigencia que se debe cumplir.

Responsabilidad: capacidad de compromiso y cumplimiento con lo que se tiene a cargo.

6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

A continuación, se definen las funciones y responsabilidades del personal de INGEOSAM LTDA. y las competencias
requeridas para la vinculación de las personas aspirantes a los cargos necesarios en la organización establecidos en el
organigrama de la empresa:

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CARGO CONTADOR
AREA/PROYECTO ADMINISTRATIVA
CARGO AL QUE REPORTA JUNTA DIRECTIVA Y/O GERENTE 

CARGOS A DISPOSICION AUXILIAR DE CONTABILIDAD, SECRETARIA.

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PERFIL DEL CARGO

EDUCACION EXPERIENCIA
REGISTRO REQUISITO

Profesional en Contaduría Pública Experiencia mínima de 2 años como contador

Diplomas, Certificados de estudios, Tarjeta Profesional Certificados de experiencia

CONOCIMIENTOS
(Conocimientos básicos o esenciales requeridos para ocupar el cargo)

- Registros, informes y análisis financieros, contables y tributarios. - Administración y análisis de costos.

- Evaluación de proyectos de inversión. - Elaboración y control de presupuestos.
- Conocimiento y manejo de office. - Conocimientos básicos en Sistemas de Gestión
Integrada.
- Conocimientos de paquetes contables. - Liquidación de impuestos.
- Conocimiento de requisitos legales aplicables a la Gestión Administrativa
y Financiera.

OBJETIVO DEL CARGO

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Coordinar las actividades financieras y administrativas, que garanticen el cumplimiento de los objetivos propuestos por la
Organización.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES BASICAS

1. Planear, coordinar y controlar el proceso contable de la empresa.
2. Preparar, liquidar y presentar impuestos e información referente a organismos de control (DIAN, Municipio) y demás
requerimientos legales.
3. Revisión documentos: Facturas de venta, facturas de compra, Recibos de Caja, Notas Internas, comprobantes de egreso,
comprobantes de transferencia, órdenes de pago, etc.
4. Generar otros informes según solicite la Junta Directiva, la Gerencia y la Dirección Administrativa.
5. Verificar el archivo y conservación de los soportes contables según lo que estipula la ley.
6. Atender los requisitos de información de los clientes externos, proveedores, organismos de vigilancia y control entre otros.
7. Elaborar Ajustes, Amortización de Diferidos y Depreciación.
8. Actualizar los Libros Contables.
9. Revisión de activos fijos contables.
10. Realizar Conciliaciones Bancarias.
11. Realizar actividades de control interno (arqueos, inventarios, pruebas selectivas, revisión a conciliaciones, etc)
12. Realizar la Planeación Tributaria.
13. Establecer métodos y/o modelos administrativos, que permitan obtener la información necesaria para el óptimo manejo de los
recursos financieros.
14. Cálculo y presentación de indicadores de costos y financieros por proyecto y consolidado.
15. Presentar los estados financieros.
16. Análisis Obligaciones Financieras.
17. Asesorar a la Organización en el área administrativa y financiera.
18. Revisar e implementar los procedimientos contables de la empresa.

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19. Avalar con su firma los comprobantes, facturas, cheques y demás documentos asociados con la gestión financiera de la empresa.
20. Revisar y avalar la planeación tributaria.
21. Análisis de la factibilidad financiera para participar en las diferentes oportunidades de negocio.
22. Revisar la conveniencia financiera de la propuesta económica a presentar.
FUNCIONES EN EL SISTEMA DE GESTION
1. Identificar, evaluar, definir y comunicar a todos los niveles de la organización, las necesidades y expectativas de las partes
interesadas.
GENERALES

2. Calcular los Indicadores de Gestión correspondientes y proponer Acciones Correctivas y/o Preventivas cada vez que se
requiera.
3. Aplicar los Procedimientos, Instructivos y Registros establecidos en el sistema y que sean aplicables.
4. Atender y dar solución a los imprevistos presentados en el desarrollo de las actividades y establecer Acciones Correctivas de
ser necesario.

1. Aplicar los procedimientos e instructivos correspondientes.

CALIDAD

2. Desarrollar objetivos, estrategias y actividades conducentes a mantener los clientes satisfechos con los servicios.
3. Gestionar que se provean a los proyectos los recursos para una adecuada gestión.
4. Plantear medidas preventivas y correctivas para la mejora continua en la prestación de los servicios.
5. Evaluar periódicamente los indicadores de su Gestión.
SSOA

- Gestionar que se provean los recursos para una adecuada gestión de sst.
- Cumplir los programas, las normas y los procedimientos seguros SST que le apliquen.

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- Coordinar la evaluación del desempeño y competencia del personal a su cargo, con el objeto de establecer el plan de
mejoramiento pertinente.
- Plantear medidas preventivas y correctivas en materia de SST.
- Corregir sin demora cualquier acto o condición insegura que se detecte.
- Participar en las actividades de capacitación y entrenamiento que se realicen.
HABILIDADES BASICAS DEL CARGO

 - Liderazgo - Organización - Comunicación oral y escrita - Trabajo en equipo - Toma de decisiones - Manejo de conflictos

Aprobó:

________________________________________
xxxxxxxx
GERENTE

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CARGO GERENTE
AREA/PROYECTO ADMINISTRATIVA
CARGO AL QUE REPORTA JUNTA DIRECTIVA 
DIRECTORES DE AREA, RESIDENTES DE OBRA, CONTADOR, SECRETARIA, OFICIALES,
CARGOS A DISPOSICION
AUXILIARES, ASESORES EXTERNOS Y EMPLEADOS EN GENERAL.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACION EXPERIENCIA
REQUISITO

Profesional en Ingeniería eléctrica, Ingenieria Civil

electromecánica, industrial y/o Administración de
Empresas. Postgrado asociado a Gerencia. Experiencia mínima de 5 años en cargos gerenciales 
Si no posee ningún título se validará con 10 años de
experiencia desarrollando labores referentes al cargo.
REGIST

Diplomas y Tarjeta profesional.  Certificados de experiencia. 

RO

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CONOCIMIENTOS
(Conocimientos básicos o esenciales requeridos para ocupar el cargo)

1. - Electricidad, obras civiles y Normatividad asociada. - Manejo de personal.

2. - Conocimiento de requisitos legales aplicables a la Gestión Gerencial. - Análisis financiero.
3. - Técnicas de mercadeo. - Planeación estratégica.
4. - Conocimientos en SGSST - Conocimiento y manejo de office.
5. - Normatividad en SST - Conocimiento del RETIE

OBJETIVO DEL CARGO

Establecer y garantizar el funcionamiento, cumplimiento y logro de las políticas, objetivos en conjunto con la visión y misión
de INGEOSAM LTDA.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES BASICAS

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1. Representar legalmente a la empresa como persona jurídica.

2. Verificar y dar cumplimiento a las normas y leyes vigentes aplicables a la empresa.
3. Planear y dirigir la empresa, manteniendo la alineación de toda la organización en torno a su misión, visión y objetivos.
4. Definir y verificar el cumplimiento las metas de la organización, establecer la estrategia general para lograrlas y las prioridades en
los planes para integrar y coordinar las actividades necesarias para el desarrollo de la empresa.
5. Dirigir y coordinar al personal, de los diferentes niveles de la organización, definiendo la estructura y los niveles de autoridad y
responsabilidad.
6. Monitorear el rendimiento de la organización e inducir las acciones necesarias, con el fin de asegurar la calidad, eficiencia y eficacia
de los resultados finales en todas las áreas.
7. Realizar y sustentar los informes que le sean solicitados por la junta directiva, clientes y demás autoridades competentes.
8. Identificar oportunidades nuevas de mercados.
9. Asegurar el crecimiento, desarrollo y posicionamiento de la empresa.
10. Dirigir a la empresa hacia una gestión de excelencia con responsabilidad social.
11. Delegar con autorización de la Junta Directiva en los Directores u otros funcionarios, cualesquiera de las funciones que le son
propias descritas en el manual de funciones.
12. Controlar el cupo de compras y endeudamiento de la Empresa.
13. Remover o contratar en caso necesario a cualquier empleado o trabajador cumpliendo con las normas y disposiciones legales de la
legislación laboral.
14. Liderar las reuniones semanales de Gerencia para revisar planes, generar estrategias y realizar los ajustes convenientes en el
desarrollo de los programas adelantados al interior de la Empresa.
15. Velar por la conservación, mantenimiento y uso correcto de los muebles e inmuebles propiedad de la Empresa.
16. Visitar permanentemente los trabajos y la infraestructura de la Empresa que permite la prestación de los servicios objeto de la
misma.

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17. Asegurar el total compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión, así como la mejora continua de su
eficiencia, proporcionando los medios necesarios para su consecución.
18. Establecer los sistemas de remuneración. 
19. Desarrollar planes de incentivos de desempeño y productividad de acuerdo con las políticas desarrolladas en la empresa. 
20. Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de
la empresa.
FUNCIONES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SST
GENERALES

1. Definir y documentar la Políticas y Objetivos de la Empresa.

2. Asegurar que la Política se difunda, entienda, implemente y mantenga en todos los niveles de la organización, mediante los
Indicadores de Gestión.
3. Identificar, gestionar y proveer los recursos necesarios y adecuados para el SG-SST.
4. Designar un miembro que independiente de otras actividades, tenga autoridad para la implementación y el Mantenimiento del
Sistema.
5. Hacer la Revisión del Sistema periódicamente, para asegurar el cumplimiento del sistema de gestión, Política, y Objetivos de la
Empresa.
6. Aplicar los Procedimientos que le corresponden.
7. Asegurar la ejecución de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora generadas a partir de las Revisiones del Sistema,
Auditorías internas, no conformidades, entre otras.

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1. Desarrollar objetivos, estrategias y actividades conducentes a mejorar la satisfacción de los clientes.

2. Garantizar que se provean los recursos para una optima gestión de la calidad.
3. Exigir que se cumpla los requisitos del cliente y los legales en la prestación del servicio.
4. Plantear medidas preventivas y correctivas para mejorar continuamente la calidad del servicio.
5. Analizar periódicamente los indicadores del Sg-sst.
6. Evaluar, definir y comunicar a todos los niveles de la organización, las necesidades y expectativas de los clientes y las partes
interesadas.
SSOA CALIDAD

7. Implementar acciones a partir de las no conformidades detectadas a través de encuesta de satisfacción del cliente.

1.
2. Desarrollar objetivos, estrategias y actividades conducentes a mejorar las condiciones laborales, el clima organizacional, la sst
para los colaboradores de la empresa.
3. Conocer ampliamente el SG-SST para impulsar sus actividades.
4. Cumplir a cabalidad con las políticas establecidas por la empresa en pro de la seguridad de los individuos.
5. Establecer políticas para garantizar que se cumpla con todas leyes, normas de seguridad y medio ambiente.
6. Asumir el liderazgo y la responsabilidad en la ejecución del SG-SST.
7. Cumplir con los programas, las normas de seguridad y los procedimientos seguros que le apliquen.
8. Garantizar que se provean los recursos para una adecuada gestión de sst y medio ambiente.
9. Exigir que se cumpla con todas las normas de seguridad.

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10. Plantear medidas preventivas y correctivas en materia de sst y medio ambiente.

11. Analizar periódicamente los indicadores del Sistema de Gestión.
12. Desarrollar objetivos, estrategias y actividades conducentes a minimizar los aspectos e impactos ambientales.
13. Incorporar la dimensión ambiental en la toma de decisiones.
14. Cumplir y velar por el cumplimiento de los procedimientos y programas que se definan en el sistema.
15. Diseñar mecanismos que faciliten la comunicación de la comunidad y demás partes interesadas, relativas a los impactos
ambientales generados.
16. Responder por el uso adecuado de insumos y equipos a su cargo, optimizando su consumo y gestionando oportuna provisión y
mantenimiento.
17. Analizar y aprobar la ejecución permanente del SG-SST comprometido en el mejoramiento continuo.
18. En las reuniones gerenciales incluir el tema de SST
HABILIDADES BASICAS DEL CARGO

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1. Liderazgo - Organización - Comunicación oral y escrita - Trabajo en equipo - Toma de decisiones - Motivación del personal
2. - Manejo de conflictos - Iniciativa y creatividad.

Aprobó:

_________________________________________

GERENTE

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CARGO COORDINADOR HSEQ

AREA/PROYECTO OPERATIVA / ADMINISTRATIVA
CARGO AL QUE REPORTA GERENTE
VIGÍA SST, SUPERVISOR MANTENIMIENTO, TÉCNICOS MANTENIMIENTO, AYUDANTE
CARGOS A DISPOSICION
MANTENIMIENTO
PERFIL DEL CARGO
EDUCACION EXPERIENCIA
REGISTRO REQUISITO

Profesional en Ingeniería Industrial, Electromecánica, o

administración, con Especialización en sst. Experiencia mínima de 1 año en coordinando sg-sst.

Profesional, Matricula profesional, licencia de sst. Certificados de experiencia 

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CONOCIMIENTOS
(Conocimientos básicos o esenciales requeridos para ocupar el cargo)
- Sistemas de Gestión de la sst. - Análisis y solución de problemas.
- Conocimiento en Normatividad legal. - Administración de Proyectos.
- Normatividad en Calidad, SST. - Manejo de personal.
- Riesgos en SST de las principales actividades de la empresa y medidas de control asociadas.
- Principales aspectos e impactos ambientales de las actividades y medidas de control asociadas.
- Conocimiento y manejo de office (Word, Excel, power point)
- Sistema Eléctrico y Normatividad asociada.

OBJETIVO DEL CARGO

Representante de la Dirección ante el Sistema de SG-SST, con la responsabilidad, autoridad y funciones para asegurar que se
establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para dicho sistema.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES BASICAS

1. Coordinar y hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades a desarrollar dentro del Sistema de Gestión
2. Brindar la información necesaria al personal de la Empresa para llevar a cabo el desarrollo o implementación del Sistema de del
sistema.
3. Representar a la Empresa ante entidades externas en asuntos relacionados con el Sistema de Gestión.
4. Realizar funciones asignadas por la Gerencia que conlleven al Desarrollo normal y al Mejoramiento del Sistema de Gestión.
5. Brindar soporte a la gerencia, directores y coordinadores de proyecto o área en todos los aspectos relacionados con la gestión
del talento humano.
6. Hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades relacionadas con la gestión del talento humano.
7. Apoyar actividades de administración del personal en la oficina principal.
8. Fomentar la formación de una cultura de autocontrol y auto cuidado para crear conciencia en seguridad y prevención, y

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compromiso para la conservación del medio ambiente.

FUNCIONES EN EL SISTEMA DE GESTION
1. Asegurar que se establezca, se implemente y se mantenga un Sistema de Gestión, de acuerdo con los requisitos de la
normatividad colombiana según el resol, 1111 del 2017.
2. Gestionar que se provean los recursos necesarios para la implementación y ejecución del SG-SST.
3. Establecer Acciones Correctivas y Preventivas cada vez que se requiera.
4. Seleccionar y Evaluar periódicamente a los Auditores Internos y asesores externos.
5. Realizar acompañamiento a los proyectos, en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión.
GENERALES

6. Velar por el cumplimiento de los programas que se definan dentro del Sistema.
7. Coordinar la evaluación del desempeño y competencia del personal, con el objeto de establecer el plan de mejoramiento
pertinente.
8. Evaluar el clima organizacional en la oficina principal y coordinar su realización en los proyectos. Consolidar los resultados,
para identificar las debilidades más comunes entre los compañeros de trabajo e implementar acciones a seguir para su
mejoramiento.
9. Identificar los cambios o ampliación de los requisitos legales, actualizar y difundir esta información y establecer los
mecanismos necesarios para su cumplimiento.
10. Participar en las actividades de capacitación y entrenamiento que se realicen.
1. Medir y analizar los indicadores de gestión propios de su cargo que le permitan identificar oportunidades de mejora e
implementar las acciones.
CALIDAD

2. Hacer seguimiento a los indicadores del Sistema de Gestión.

3. Evaluar periódicamente los indicadores de calidad, ambiental, seguridad industrial, accidentalidad y enfermedades
laboral.
4. Aplicar los Procedimientos e Instructivos correspondientes al cargo.
1. Desarrollar objetivos, estrategias y actividades conducentes a mejorar las condiciones en sst y a minimizar los aspectos e
SST

impactos ambientales.

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2. Identificar los cambios o ampliación de los requisitos legales asociados a la gestión en sst, actualizar y difundir esta
información y establecer los mecanismos necesarios para su cumplimiento.
3. Asegurar y vigilar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos sst.
4. Plantear medidas preventivas y correctivas en materia de SST.
5. Corregir inmediatamente y sin demora cualquier acto o condición insegura que se detecte.
6. Asumir el liderazgo en la ejecución del sgsst
7. Evaluar periódicamente los indicadores SST.
8. Ajustar los programas periódicamente, de conformidad con las modificaciones en los procesos y la organización.
9. Establecer campañas de motivación y divulgación de normas y conocimientos tendientes a mantener un interés activo por
la salud.
10. Verificar periódicamente el cumplimiento de los procedimientos seguros de trabajo.
11. Cumplir y velar por el cumplimiento de los procedimientos y programas que se definan dentro del sistema.
12. Brindar asesoría técnica, al interior de la empresa.
13. Definir la necesidad de asesores externos en la materia.
14. Identificar los cambios o ampliación de los requisitos legales asociados a la gestión medio-ambiental, actualizar y difundir
esta información; velar y establecer los mecanismos necesarios para su cumplimiento.
15. Establecer campañas de motivación, divulgación de normas, formación y capacitación en materia ambiental.
16. Promover el mejoramiento de la gestión y desempeño ambiental al interior de la empresa.
17. Diseñar mecanismos que faciliten la comunicación de la comunidad y demás partes interesadas, relativas a los impactos
ambientales generados.
18. Responder por el uso adecuado de insumos y equipos a su cargo, optimizando su consumo y gestionando oportuna provisión
y mantenimiento.
HABILIDADES BASICAS DEL CARGO

- Capacidad para detectar oportunidades - Planeación y organización - Dirección y desarrollo de personas - Toma de decisiones
- Liderazgo y trabajo en equipo - Disposición al cambio - Comunicación

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Aprobó:

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