Importancia de la Comunicación Escrita en las Organizaciones

La habilidad para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz es una competencia
necesaria en la mayoría de los niveles y funciones de una organización.
Un escrito eficaz puede contribuir a optimizar el proceso de toma de decisiones o a
mejorar la comprensión sobre, por ejemplo, el estado que guardan ciertos asuntos, los
requerimientos entre sectores, el desempeño de un área durante la aplicación de un
programa, o para la consecución de objetivos claros de cara al exterior de la empresa.
Una buena comunicación es esencial para la eficacia de cualquier grupo u organización,
en cambio la mala comunicación es probablemente la causa más citada de conflictos entre
personas. Cualquier idea, por buena que sea, es estéril hasta que se transmite y los demás la
comprenden. La comunicación perfecta, se daría cuando un concepto o idea se transmitiera
en forma tal que la imagen mental del receptor fuese exactamente la misma que concibió el
emisor.
La comunicación cumple cuatro funciones principales en un grupo u
organización:control, motivación, expresión emocional e información.
La comunicación es eficaz para controlar la conducta de los miembros al fomentar la
motivación. La misma proporciona un escape para la expresión emocional de sentimientos
y de satisfacción de necesidades sociales que facilita la toma de decisiones.
Los escritos profesionales cobran cada vez más protagonismo en la empresa, y su calidad es
vital por varios motivos:
· Influyen en el buen funcionamiento empresarial.
· Proporcionan una imagen de la empresa.
· Tienen carácter permanente, a diferencia de la comunicación oral.
Dado que cada situación requiere escritos distintos, es importante dominar la redacción de
todo tipo de textos:
Actas
Cartas
Correos electrónicos
Informes
Manuales de estilo
Manuales de Identidad Corporativa
Manuales de Instrucciones
Manuales de Procedimientos
Notas de prensa
Memorias
Folletos
Presentaciones
Páginas web
Estos son herramienta fundamental de comunicación para las empresas y su calidad es vital
para lograr nuestros objetivos.
Cómo debe ser la comunicación escrita en la empresa?
GESTIÓN DE EMPRESAS
La importancia de la comunicación organizacional está fuera de toda duda. Sin una
comunicación mínimamente eficaz, las corporaciones no podrían operar en el mercado por
muchos motivos (falta de transmisión de objetivos, mal clima laboral, ausencia de
orientación al cliente externo o interno, etc.). Hoy nos ocuparemos de uno de los dos tipos
principales de comunicación: la escrita. La comunicación escrita en la empresa es, sin duda,
una competencia imprescindible en las organizaciones actuales. Dominarla es crucial.

¿Qué nos aporta una correcta y eficiente comunicación escrita en la empresa?

Son múltiples sus ventajas:
Aumenta nuestra credibilidad
Mejora nuestra imagen y nuestra capacidad de liderazgo
Incide directamente en la mejora de los resultados
Facilita el trabajo en equipo
Ayuda a incrementar nuestra capacidad de gestión y nuestras dotes de persuasión
Aunque estamos en la era de las imágenes, permanentemente usamos herramientas que nos
obligan a comunicarnos por escrito: realizamos presupuestos, propuestas, escribimos en las
redes sociales, hacemos entradas a nuestro blog corporativo o enviamos correos
electrónicos, entre otros.
Así, dado que la comunicación escrita en la empresa no es algo sólo habitual sino vital, a
continuación os proponemos unas cuantas recomendaciones para trabajarla mejor y
potenciarla más:
En primer lugar, debemos saber qué queremos comunicar. ¿Cuál es el objetivo de nuestra
comunicación escrita empresarial en ese momento? Si sabemos bien cuál es el objeto de
nuestro escrito podremos escribir con claridad, evitando ambigüedades y, así, posteriores
confusiones. Por ejemplo, es recomendable concretar de manera directa, clara y precisa el
tema en el asunto de un correo electrónico o poner un buen titular en una entrada de un
blog.
“Lo bueno, si breve, dos veces bueno”. La comunicación escrita en las organizaciones debe
huir de retóricas innecesarias. Ha de ser atractiva e interesante, pero también inteligible y
concisa. Aunque si es necesario pueden aportarse detalles o datos que ilustren el tema
tratado, hemos de evitar, en todo momento, que sean escritos repetitivos. Para ello, algunos
consejos serían:
Haga frases, párrafos y textos cortos en general. Organice las diferentes ideas en párrafos
separados. No utilice en exceso frases subordinadas.
Use palabras comunes y corrientes. Suprima las palabras innecesarias.
Evite la forma pasiva de los verbos, abuse de la forma activa.
Prescinda de detalles excesivos.
Utilice correctamente la ortografía, la gramática y los signos de puntuación.
Cuide el tono del mensaje. En las comunicaciones escritas no existe el lenguaje corporal, la
comunicación no verbal, y por tanto, cómo decimos las cosas también es importante para
no causar reacciones negativa en el/la interlocutor/a.
Piense en el lector cuando escriba el texto. Utilice el registro adecuado en función del
destinatario del mensaje.
Repase el texto y reescriba. Las palabras escritas “no se las lleva el viento”. Las
comunicaciones escritas tienen más trascendencia que las orales por su naturaleza
permanente.
Tenga en cuenta que el momento entre la creación del mensaje y la lectura del mismo son
diferentes en el tiempo
Introducción
Un escrito eficaz, ya sea correo electrónico, memo, instrucción o un sencillo post dentro de
tu red social corporativa, contribuye a mejorar la transmisión y comprensión del mensaje y
en consecuencia llegar a un objetivo claro. Para llegar a ello es necesario que el emisor y el
receptor tengan exactamente el mismo mensaje sin malinterpretaciones, sin cambios y sin
alteraciones, es decir, como si el otro estuviera pensando lo mismo que yo.
La escritura es entonces un medio que puede facilitar el tránsito de las ideas de una persona
a otra, y como en cualquier tipo de comunicación debe cumplir con las funciones de
información, expresión y en ocasiones incluso de motivación.
Los mensajes correctamente escritos en las empresas influyen además en el buen
funcionamiento de la compañía, proporcionan una imagen de la misma tanto interna como
externa y son permanentes, a diferencia de la comunicación oral. Esta última característica
es primordial ya que gracias a ella las ideas, pensamientos, instrucciones y cualquier tipo de
mensaje queda no solo grabado, sino a la mano en cualquier momento.
Cada situación requiere mensajes escritos diferentes
Por lo tanto es importante tener conocimiento sobre como redactar todo tipo de textos, entre
los más comunes: cartas, informes, solicitudes, agradecimientos, memos, presentaciones, e
incluso felicitaciones. No es necesario ser meramente formal en todo momento, se dice
incluso, que se crea más coherencia en el mensaje, si quien lo recibe lo interpreta como si el
otro estuviera hablando, aunque esto no significa usar palabras inadecuadas, expresiones
coloquiales o anti sonantes, simplemente se trata de darle un toque más humano.
Lo anterior es aplicable también en el uso de las redes sociales corporativas, debe cuidarse
lo que se escribe y cómo se escribe, a fin de cuentas estamos comunicando quiénes somos y
lo que hacemos y cómo nos comportamos en todos los niveles de nuestra vida aunque en
este momento estemos tratando el ámbito laboral.
Una vez que comprendemos la importancia de la comunicación escrita en las empresas,
podemos comenzar a desarrollar esta habilidad de manera más concreta y orientarla a
objetivos claros sin dejar de lado la parte motivacional, no se trata entonces solo de
informar, ordenar o hacer requerimientos sino de reflejar una ideología y de crear una
cultura que debe verse reflejada en todos los tipos de comunicación.