RESUMEN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ESPERANZA BARRERA ORDUZ

JENNY RINCÓN GAYÓN

UNIVERSIDAD UDES

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA

SISTEMAS DE GESTIÓN PARA EDUCACIÓN MEDIADOS POR TIC

TRINIDAD

2017
 Introducción

Los sistemas de información en la actualidad son una de las herramientas más potentes para

comunicarnos dentro de una organización. Es por ello que estos sistemas se están incrementando

a pasos agigantados dentro de las instituciones educativas para llevar un control administrativo,

directivo, académico y atención a la comunidad donde generan una mayor facilidad para obtener

y enviar información haciendo del sistema el centro de todo.

Para que un sistema de información sea posible se requiere de unos procesos que den viabilidad

para su implementación. Se han creado deferentes modelos para diagramar estos procesos; uno

de ellos es el lenguaje unificado de modelado (UML) el cual facilita la organización de la

información para iniciar un nuevo proyecto de sistematización de la información.

 Resumen

Para que una institución funcione correctamente desde el punto de vista de sus

componentes de gestión tales como: gestión administrativa, gestión directiva, gestión académica

y gestión a la comunidad, se hace necesario implementar un sistema de información que apoye

estas gestiones, las integre y genere estrategias de apoyo entre dependencias llevándolas a

mejorar el sistema de información de la IE. Para Johannes (1986) “toda organización está

intercambiando constantemente material e información con su entorno y con las demás

organizaciones”. Es por ello que toda institución educativa debe llevar un control o sistema de

información donde pueda evidenciar los diferentes procesos que se llevan; además de facilitar el

acceso a la información a todos sus usuarios.

Para Norton (1999) un sistema de información es “un conjunto de aplicaciones de software

que apoyan la ejecución de procesos de negocios al interior de una organización, automatizando

el flujo de la información entre tales procesos”. Para una instrucción educativa un sistema de

información debe ser integrado, el cual maneja toda la información de las diferentes

dependencias y las relaciona entre sí; no todas las instituciones educativas cuentan con el apoyo

de un sistema de información completo pues manejan cada sistema de información por separado

lo que conlleva a que la institución tenga más gastos y es más difícil de controlar la información.

Para que un sistema de información funcione se hace necesario contar con especificaciones

mínimas de hardware como una pantalla, CPU, ratón, mouse, un software como por ejemplo

Windows, Linux, Mac es decir el que más se le facilite para trabajar su sistema de información y
una red de internet adecuada que preste un servicio como el hosting con capacidad de

almacenamiento que soporte toda la información de la institución.

Para Norton (1999) “un sistema de información debe tener una entrada, un proceso y una

salida de información”. Quiere decir que al iniciar el proceso se hace necesario tener unas

variables o información para ingresarle al sistema, en cuanto a proceso estas variables o

información se procesan dando como resultado unos datos almacenados (usb, cd, disco duro,

hosting), los cuales por ultimo salen y se entregan al cliente o usuario (impresos, visuales por

pantalla, celular).

Para el desarrollo de un sistema de información podemos encontrar el sistema de enfoque

tradicional y el enfoque basado por prototipos. El enfoque tradicional basado en la teoría de

Senn, inicia por unos requerimientos, un análisis, un diseño, una implementación y una puesta en

marcha. Este sistema presentó diferentes problemas teniendo en cuenta que se creaba el sistema

de información y al ponerlo en marcha generaba diferentes errores, los cuales dificultaron el

proceso cliente /servidor donde este no arrojaba los resultados requeridos y se hacía necesario

volver nuevamente a revisar el proceso. Para una organización es fundamental que el proceso de

información no genere errores durante su ejecución ya que retardaría dichos procesos y generaría

inconvenientes dentro de esta.

Ahora bien, el desarrollo de un sistema de información basado en prototipos, es

actualmente el más usado para crear dicho sistema. El sistema basado en prototipos inicia por

solicitar las especificaciones del sistema es decir si la institución cuenta con los equipos de

hardware y software adecuados para iniciar el proyecto, seguidamente se crea el prototipo del
sistema de información, luego se da uso del prototipo al cual se le hace una prueba piloto para

saber si presenta algún error o dificultad para el usuario y administrador del sistema. luego se

toma la decisión de SI O NO, es decir si presenta errores o sugerencias del usuario o

administrador se vuelve a retomar el diseño del prototipo y se solucionan los inconvenientes

presentados; de lo contrario si SI, se le da viabilidad al prototipo de información para su

implementación y ejecución en la Institución.

En la actualidad son muchos los sistemas de información que nos encontramos en el

mercado para implementarlos en nuestra institución educativa. Estos sistemas ya están basados

en un lenguaje de programación de objetos, los cuales hacen necesario tener un orden tanto para

los usuarios como para los diseñadores del sistema.

Booch, Jacobson & rumbaugh (2000) crearon el lenguaje unificado modelado UML, el cual

está basado en un diseño gráfico donde se visualiza, especifica, construye y documentan procesos

de un sistema de información. Este sistema se encuentra diseñado en gráficos modelados, los

cuales permiten crear planos de cada uno de los procesos utilizados en el sistema de información

a crear. Con el UML toda institución educativa contará con los procesos necesarios para llevar un

sistema de información adecuado de acuerdo con las especificaciones dadas, el cual dará como

resultado un sistema de información optimo y sin problemas de ejecución.

A continuación, podemos observar los elementos de UML que se utilizan para construir

procesos de un sistema de información.

 DIAGRAMAS MODELO UML

Cuadro 1. Diagramas modelo UML. Adaptado de Parra, O. Carlos Arturo (2009)

 En cuanto a los sistemas de información aplicados a las instituciones educativas en la

actualidad se están implementando estos sistemas para mejorar el servicio a la comunidad

educativa; esto se da gracias al ministerio de educación que empezó a sistematizar la información

del ministerio, secretarias de educación departamentales y ahora municipales.

Con esta implementación han logrado unificar un porcentaje muy bajo de toda la

información a nivel nacional dado que la mayoría de las instituciones educativas trabajan como

islas y no en conjunto; esto se da por la falta de trabajo en equipo desde el ministerio ya que deja

solas las instituciones para que miren a ver como solucionan su parte sistematizada de la

información, es por ello que a las instituciones educativas les corresponde buscar sistemas de

información para cada una de sus dependencias teniendo que pagar por ello ya que el ministerio

no provee estos recursos.

Para que una institución preste bien su servicio educativo debe comprar sistemas de

información para la parte administrativa (software contable), la parte académica (software de

matrícula y notas) y gestión a la comunidad (página web) donde cada uno va por separado

generando inconvenientes para la comunidad educativa.

 Conclusiones

 Para las instituciones educativas, el ministerio de educación, debería implementar un sistema

de información que abarque la parte administrativa, directiva, académica y gestión a la

comunidad; donde este las integre y haga más fácil el manejo de la información a todos sus

usuarios.

 Al implementar sistema de información en una empresa este facilita el intercambio de

información haciendo más fácil la comunicación entre todo el personal.

 Para implementar un sistema de información se deben tener en cuenta por qué y para qué se

necesita en la empresa, se debe observar si con su implementación solucionan el problema

presentado o va a generar más inconvenientes.

 Para que un sistema de información de resultado primero se debe hacer un mapa de procesos

o plano donde se estipulen los pasos a seguir o tener en cuenta para la creación del sistema

de información.

 Como docentes debemos estar preparados para darle un correcto uso a estos sistemas de

información y no dejar que el tradicionalismo nos consuma. Es muy difícil sistematizarnos

ya que somos inmigrantes digitales y se nos dificulta su manejo. Es por ello que las

instituciones educativas deben promover capacitaciones donde integren a toda la comunidad

educativa a ser partícipe de estas nuevas tecnologías las cuales nos ayudan a llevar un

control general de toda la información para así estar comunicados y hacer más fácil el acceso

a la información.
 Referencias bibliográficas

Libro electrónico multimedial. Sistemas de información en instituciones educativas. Recuperado

de http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/ Documentos/cap3/

Parra, O. C.A (2009). Lenguaje unificado modelado UML. Recuperado de

http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap

3/2.pdf

Mendoza, P. H (2006). Introducción a los sistemas de información. Recuperado de

http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap

3/3.pdf