GERENCIA DE PROYECTOS

UNIDAD 3: CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

SEMANA 5
Requisitos para la
dirección y gestión
de proyectos
Requisitos para la dirección y gestión de proyectos

Ciclo de vida de un proyecto Es la responsabilidad del gerente proyecto asegurar

la satisfacción total del cliente. Esto va más allá de
completar el proyecto según el alcance, dentro del
Cada proyecto, de acuerdo con su naturaleza,
presupuesto, calidad y del tiempo. Esto significa, no
complejidad tiene un ciclo de vida diferente.
sólo cumplir con las expectativas del cliente, sino
Es importante señalar, que antes de establecer
mantener una relación de comunicación constante
un modelo para el ciclo de vida de un proyecto,
con él, durante todo el proyecto, que permita
el gerente de proyectos debe determinar los
mantenerlo informado y validar si las expectativas
factores críticos para el éxito del proyecto. Entre
son las mismas o han cambiado.
las restricciones se encuentran el alcance del
proyecto, la calidad del entregable, el presupuesto
Teniendo en cuenta los factores que restringen
asignado, los recursos con los que cuenta, los
el éxito de un proyecto, el ciclo de vida de un
riesgos asociados al proyecto y la satisfacción del
proyecto, se aborda desde lo general, hasta lo
cliente. (Guido & Clements, 2017).
específico, en este caso el enfoque del Project
Management Institute -PMI®, adicionalmente
El alcance del proyecto es todo el trabajo, que
precisa quienes son los individuos o grupos de
se realiza con el fin de producir los entregables
interés que son afectados positiva o negativamente
del proyecto. Se debe garantizar al cliente, que
por la realización o no del proyecto.
los entregables cumplen los requisitos o criterios
de aceptación y que se puede lograr el objetivo
Como se mencionó anteriormente, los ciclos de
del proyecto.
vida difieren de un proyecto a otro, sin embargo,
se establece una base general, que le ofrecen al
Las expectativas de calidad tienen en cuenta las
especialista una visión amplia y con un enfoque de
especificaciones técnicas y requisitos del cliente.
los estándares internacionales más utilizados.
El cronograma especifica cuánto se debe
comenzar o terminar una actividad o tarea. El
objetivo del proyecto determina las fechas, en Modelo general del ciclo de
que debe completarse el alcance del proyecto en
función de la fecha especificada, por el patrocinador
vida de un proyecto
y la organización que ejecuta el proyecto.
El Ingeniero Germán Arboleda (2013), presenta un
modelo general, que define el ciclo de vida de un
El presupuesto, es el valor monetario que el
proyecto, tienen cuenta las fases que van desde
patrocinador o cliente acordado pagar por los
la iniciación del proyecto, hasta su terminación.
entregables. Está basado en los costos estimados
Se establecen tres fases: inicial, intermedia y final.
y asociados con los diversos recursos que se
Cada etapa de una fase, se establece criterios
utilizarán para realizar el proyecto.
de aceptación o entregables de productos, entre
los que podemos encontrar: la especificación,
El recurso para realizar el proyecto incluye personas,
el documento de un estudio de viabilidad, la
materiales, equipos, instalaciones, entre otros.
preparación de la propuesta, requerimientos
del usuario y del sistema, diseño detallado, un
El gerente proyecto de determinar cuáles son
prototipo, implementación, entrenamientos o
los riesgos, que pueden afectar negativamente
capacitaciones entre otros ejemplos. Ver figura 1.
el proyecto.

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GERENCIA DE PROYECTOS

FASE INICIAL FASE INTERMEDIA FASE FINAL

Figura 1. Modelo General

Fuente: Germán Arboleda, 2013

En teoría, un proyecto avanza en las tres fases,
sin embargo, existen modelos más elaborados,
cómo el que se presenta en la figura 2, lo
anterior obedece, a la rigurosidad y formalidad
para la entrega del producto final. Por otra parte,
mientras que unos proyectos requieren diseño
o manufactura o construcción, todo requiere
conceptualización o documentación del proyecto
a realizar. En un proyecto de consultoría, por
ejemplo, la situación problémica o necesidad, se
debe conceptualizar, analizar, diseñar la mejora
y con las recomendaciones del consultor, se
labora el informe final y se presenta al cliente
para su implementación.

Figura. 2. Modelo Detallado del ciclo de vida de un proyecto.

Fuente: Germán Arboleda, 2013

Fase inicial - Fase de conceptualización (documentación)

Las etapas que tiene en cuenta esta fase, son: Inicio del proyecto, viabilidad del proyecto, preparación
de la propuesta técnico económica. Ver figura 3.

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Requisitos para la dirección y gestión de proyectos

Figura 3.
Fuente: Germán Arboleda, 2013

Estas etapas se describen a continuación: ▶▶ Formulación de la situación problémica,

necesidad u oportunidad.
Etapa 1. Inicio del proyecto. ▶▶ Definición de los objetivos del proyecto.
▶▶ Soluciones posibles, indicando costos, beneficios
Un proyecto está alineado con la solución a un y determinando las fortalezas y debilidades.
problema, una necesidad insatisfecha, o una
▶▶ Determinar las personas afectadas, áreas de
oportunidad, por tanto, el inicio del proyecto,
la organización, otros involucrados.
coincide con el momento en que el cliente reconoce
y acepta que existe una carencia, o una situación
problemita o una oportunidad, que es necesario
investigar definir y evaluar la bondad de la solución,
para lo cual establece los siguientes enunciados:

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GERENCIA DE PROYECTOS

Para determinar, si se continúa con la idea,
para formular el proyecto y de acuerdo a los
resultados de la investigación, se responden las
siguientes preguntas:
▶▶ ¿Es real la situación problémica, la necesidad
u oportunidad?
▶▶ ¿Se cuenta con recursos financieros para
atenderla?
▶▶ ¿Necesita atención prioritaria de manera
inmediata o puede esperar?
▶▶ ¿Cuál es el impacto de la solución del proyecto,
en relación con el valor para la empresa, mejora
la reputación de la organización, incrementa
la participación en el mercado, aumentar las
utilidades, permite una atención en menor
tiempo al cliente, etcétera.?
▶▶ ¿La idea de proyecto está alineada con
los objetivos estratégicos y recursos de la
organización?
▶▶ Alcance del trabajo, indicando los límites,
exclusiones y restricciones.
▶▶ Criterios para la aceptación de los resultados
o entregables finales.
▶▶ Requisitos de la solución, resultado o
entregable final, incluyendo especificaciones
y estándares.
▶▶ Principales actividades que se deben
desarrollar o ejecutar.
▶▶ Determinación de indicadores de medición
parcial final del trabajo.
▶▶ Relaciones entre el cliente y el contratista.
▶▶ Plazo propuesto para la ejecución del trabajo.
▶▶ Costo estimado del trabajo.

Etapa 2. Viabilidad del proyecto VIABILIDAD

En esta etapa se establecen las condiciones
necesarias, para tomar la decisión de continuar DEL PROYECTO
con la idea de proyecto. Se contemplan las
siguientes acciones:

1. Realizar una investigación detallada de la

necesidad, problema u oportunidad. Formular
las alternativas de solución y la viabilidad
financiera de cada uno.
2. Seleccionar una alternativa de solución.
3. Evaluar de manera integral si es conveniente
desarrollar la solución y su relación beneficio
costo. La viabilidad de un proyecto debe
tener en cuenta las variables financieras,
económicas, sociales, ambientales u otra que
afecte el desarrollo del mismo.

Si el proyecto es viable, se prepara el enunciado

del trabajo del proyecto:

▶▶ Descripción de la necesidad, situación

problémica u oportunidad.

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Requisitos para la dirección y gestión de proyectos

El enunciado del proyecto permite establecer los La definición del proyecto se refiere al análisis
términos de referencia en las siguientes fases. de la solución, teniendo en cuenta el entregable
final o el resultado del proyecto y los esfuerzos
Etapa 3. Preparar propuesta necesarios para lograr, el entregable final. Se
técnico-económica inicia con la enumeración de los requerimientos,
que debe satisfacer la solución propuesta. Por
Cuando el proyecto lo realiza un contratista externo, lo general, se realiza una reunión de inicio con
tiene en cuenta unos términos de referencia y el cliente y los interesados claves del proyecto,
plantea el siguiente contenido: con el propósito de informar que el proyecto está
próximo a iniciar, dar la explicación sobre en qué
1. Condiciones de la propuesta: consiste el proyecto, presentar las expectativas
comunes, generando entusiasmo, compromiso
con las metas y los entregables del proyecto y la
▶▶ Idioma de la propuesta.
asignación de responsabilidades.
▶▶ Carta de presentación de la propuesta,
certificado de Cámara de Comercio, acta Ejecución del proyecto. Comienza cuando se
de junta de socios junta directiva donde pone en marcha el plan del proyecto. Una vez
autorizan la presentación de la propuesta, aceptado el diseño del entregable final del proyecto,
balance general del proponente, relación de la pasa a la etapa de producción o construcción. En
experiencia general y específica el proponente, esta etapa del proyecto se supervisa y controla los
enfoque y metodología para el desarrollo del recursos, motiva su equipo de trabajo y mantiene
proyecto, estructura organizacional, programa actualizado el avance del proyecto para informar al
para la ejecución del trabajo equipo de trabajo. cliente, a las directivas y a los interesados claves
▶▶ Requerimientos mínimos de personal. en el proyecto.
▶▶ Criterios de evaluación de la propuesta.
▶▶ Fecha, hora y lugar de entrega de la propuesta. Fase final
▶▶ Formatos o formularios para diligenciar.
Contempla la aprobación del entregable de proyecto,
▶▶ Propuesta económica.
al cliente y los interesados claves, la entrega y recibo
formal del mismo y el cierre del proyecto.
2. Condiciones del contrato: Debe expresar el
objeto, plazo, forma de pago, pólizas, multas
y modelo del contrato.
3. Información técnica.

Fase intermedia

Se divide en dos subbases:

▶▶ Subbase de definición del proyecto: definición

del proyecto, definición del sistema y
requerimientos del usuario del sistema.
▶▶ Sub-fase ejecución del proyecto, con las
siguientes etapas: diseño, producción o
construcción, implementación.

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GERENCIA DE PROYECTOS

Ciclo de vida en proyectos Es un método, que no presenta flexibilidad, sino

que se centra en cumplir lo planificado y muchas
tradicionales y en la gestión de veces al terminar el proyecto el cliente, El cliente
proyectos ágiles queden satisfechos con el producto entregado, ya
que no hubo comunicación eficaz y tampoco se
analizan las lecciones aprendidas, por lo que se
vuelven a cometer los mismos errores.
La Consultora en proyectos ESI-Internacional
(2017) de los EE. UU., menciona que una de las
Las metodologías ágiles, no pasan mucho tiempo
formas de gestionar proyectos, especialmente en
planificando el proyecto desde el principio, para
el desarrollo de software, se denomina ciclo de
ejecutarlo, tan sólo se planifica una parte de la
vida en cascada. En estos proyectos, se planifica
funcionalidad para ser entregado en el menor
desde el principio, buscando reducir los cambios
tiempo posible. Con dicha planificación, si asigna
en la fase de ejecución. Se denomina en cascada,
un equipo con habilidades necesarias y comienzan
porque las fases del proyecto (requisitos, análisis
a trabajar. Se desarrolla el producto y se va probando
de funcionalidades, diseño, implementación,
según el avance. Al final de cada iteración, se
pruebas, validación y aceptación), se realiza
presenta el avance al cliente, quien encuentra valor
como los saltos de agua en una cascada, es decir
en esa entrega y realiza la retroalimentación sobre
cuando se acaba una fase pasa al siguiente nivel
la funcionalidad y usabilidad, después comienza
sin posibilidad de dar vuelta atrás. Denominados
una siguiente iteración incremental.
también predictivos o tradicionales. Ver figura 4.

Figura 4.
Fuente: http://comunidad.iebschool.com/metodologiasagiles/files/2015/05/metodologias-agiles.jpg

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 Requisitos para la dirección y gestión de proyectos

Entre los beneficios se encuentra: un enfoque predictivo o tradicional a enfoques

adaptativos o ágiles en otro. En un ciclo de vida
Permite fraccionar el proyecto en etapas y el equipo predictivo, el producto y los entregables se definen
de trabajo del proyecto tiene la posibilidad de al comienzo del proyecto y cualquier cambio en
analizar los resultados y proponer mejoras. Permite el alcance es cuidadosamente gestionado. En un
administrar los riesgos a lo largo de la ejecución ciclo de vida adaptativo, el producto se desarrolla
del proyecto, dando soluciones parciales en lugar tras múltiples iteraciones y el alcance detallado
de soluciones finales. para cada iteración se define solamente en el
comienzo de la misma.
La retroalimentación se realiza en cada fase, teniendo
en cuenta al cliente, a líder de proyecto y al equipo Los proyectos pueden variar, según su tamaño y
de trabajo, lo que permite alcanzar los objetivos complejidad, sin embargo, se pueden configurar
propuestos y la satisfacción total del cliente. en la siguiente estructura genérica (ver figura 5):

Se permite flexibilidad, no sólo en cuanto los ▶▶ Fase uno: Inicio del proyecto
cambios introducidos, sino también a los objetivos ▶▶ Fase dos: Organización y preparación
del mismo proyecto. (denominado también Planeación)
▶▶ Fase tres: Ejecución del trabajo
▶▶ Fase cuatro: Cierre del proyecto.
Ciclo de Vida del Proyecto-
Project Management Institute® En la fase de inicio, se documenta el proyecto
y se autoriza con el Project chárter o acta de
De acuerdo con los lineamientos de la guía PMBOK constitución del proyecto. En el acta se constitución
®

del PMI, el ciclo de vida de un proyecto proporciona del proyecto, se presenta la justificación, objetivos
la base para la gestión del proyecto, sin tener en del proyecto, alcance, cronograma, equipo del
cuenta el trabajo específico involucrado. A lo largo proyecto, entregables, supuestos, presupuesto,
de un proyecto, el ciclo de vida puede variar, desde beneficios y se nombra el Gerente del Proyecto.

Figura. 5 estructura genérica del Ciclo de vida del proyecto

Fuente: PMBOK®, 2013

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GERENCIA DE PROYECTOS

Características comunes a los Interesados en el proyecto.

ciclos de vida de los proyectos Los interesados (o Stakeholders) son todas aquellas
personas organizaciones, que por razones de la
▶▶ Las fases son secuenciales.
ejecución del proyecto pueden ser afectados de
▶▶ Determinante de las fases o input. El inicio de manera positiva o negativa, sus intereses, o que
cada fase, lo genera un documento, que puede pueden influir en los resultados del proyecto. El
ser información o un componente técnico. gerente de proyecto debe:
▶▶ Nivel de costos y de personal: es bajo en la
fase inicial, máximo en la fase intermedia y se ▶▶ Identificarlos a todos.
reduce en forma considerable en la fase final. ▶▶ Determinar todos sus requerimientos,
▶▶ Nivel de incertidumbre y riesgo de no cumplir: expectativas, intereses y nivel de influencia.
al inicio del proyecto, el nivel de incertidumbre Planificar la comunicación con ellos.
el salto al igual que el riesgo. A medida que ▶▶ Comunicarse con ellos.
pasa el tiempo, la certeza de terminar con
▶▶ Gestionar sus expectativas e influencias.
éxito aumenta.
▶▶ Entre los interesados claves en cuenta: el
▶▶ El poder de los interesados y el costo de los
gerente del proyecto, el cliente/usuario, la
cambios es más alto al comienzo y decrece en
organización ejecutante, los miembros del
forma gradual a medida que avanza el proyecto,
equipo del proyecto, el patrocinador (aportan
ya que pueden influir en las características finales
los recursos financieros o en especie para
del producto del proyecto y en el costo final.
el proyecto), los gerentes funcionales, otros
grupos o personas influyentes y las PMO.

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