LA PREPARACIÓN

DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

La etapa de preparar una audiencia de conciliación es decisiva para los resultados

que se obtengan. Una buena preparación determina el éxito de la intervención del
conciliador y contribuye a aumentar la confianza tanto de las personas implicadas
en la controversia jurídica, como la del mismo tercero ajeno a dicho conflicto. El no
hacerlo es exponerse a momentos en los cuáles no se sabe qué hacer con
consecuencias en las personas que pierden la confianza. La clave de este
momento es la palabra “Cómo”. Cómo va a suceder todo, Cómo va a actuar el
conciliador para que suceda de este modo. Sabiendo cuál es el propósito
buscado, definiendo las estrategias, las tácticas, los movimientos, los recursos que
se tienen, la información preliminar que necesaria para investigar, hay mayor
certeza de un buen proceso conciliatorio.

Como la participación del conciliador no es optativa sino obligatoria, por tratarse

de uno de los requisitos de existencia de la conciliación, debe tener presente sus
obligaciones no sólo profesionales sino legales. Para ello, tengan presente una
planeación seria y responsable.

PARA QUÉ NOS PREPARAMOS?

Para cumplir las siguientes obligaciones:

 CITARLOS A LA AUDIENCIA, OJALÁ PREVIA REUNIÓN CON CADA UNO
 MOTIVAR PARA QUÉ PIENSEN CÓMO SOLUCIONAR
 PROPONER IDEAS PARA CAMBIAR LA SITUACIÓN
 REDACTAR EL ACTA
 GUARDAR CONFIDENCIALIDAD

LA CARTA DE NAVEGACIÓN CONSISTE EN:

 Fijar Objetivos
 Analizar el conflicto
 Planificar estrategias.
FIJAR OBJETIVOS

 ESENCIALES
 DESEABLES

1 Los ESENCIALES, lo mínimo que debe obtener el conciliador durante la

diligencia (el no lograrlos le obliga a replantear su rol de conciliador).
2 Los DESEABLES, aquellos que quiere lograr con su intervención en el
procedimiento.

ANÁLISIS DEL CONFLICTO:

Sus ciclos de vida

1) Antes de la Violencia
 Culturas violentas que legitiman la violencia
 Estructuras violentas que reprimen a la persona
 Actores violentos

2) Durante la violencia
 Se usa para incapacitar
 Surge por estados de frustración u odio
 Puede significar “gloria”
 Violencia como revancha por violencia

3)Después de la violencia
 Consecuencias visibles e invisibles:
 Heridas, daños materiales
 Resentimientos
 Causas
 Recuerdos
 Reproducción de la violencia

EL MAPA DE LAS 3 PS.

 IDENTIFICAR ACTORES (PERSONAS)

Los conflictos involucran a personas. El conciliador es un asesor, un mediador, un

colaborador que debe aplicar la estrategia de “Separar a las personas del
problema”. Como dicen en el lenguaje negociador bajo la Escuela de Harvard:
“Sea suave con las personas y duro con el problema”.

 CONOCER LA SITUACIÓN, EL MEOLLO DEL ASUNTO (PROBLEMA)

La versión que llega al conciliador sobre los hechos del conflicto, verídica o falsa,
está sesgada por la mirada del solicitante (salvo que todas las partes hayan
presentado la petición de audiencia). Se recomienda como táctica básica para que
se cumpla la estrategia de “Sólido conocimiento sobre los hechos”, intentar tener
una entrevista con aquel a quien se citará a la audiencia de conciliación, antes de
la diligencia o sesión central. El propósito de esta oportunidad de contacto previo,
como lo dice la estrategia, es tener un conocimiento más preciso de la situación, lo
cual le ayudará en el proceso de preparación de la audiencia. Es importante que si
se van a realizar estas sesiones previas, haya pleno conocimiento por el
peticionario a fin que no se interprete de manera equívoca.

 CAUSA, SITUACIONES VARIAS Y CONSECUENCIAS (PROCESO)

Todo conflicto tiene una estructura que se puede resumir en tres elementos:
Actitud (de los protagonistas), Situación (Hechos) y Comportamiento (de los
implicados). Cuando se analiza el proceso del conflicto hay que mirar el
comportamiento de las partes, que suelen responder al contexto en el cual han
vivido. Por ello un buen entendimiento de quiénes están involucrados ayuda a
comprender las conductas de los implicados en la controversia jurídica motivo de
la conciliación.

El conciliador en su análisis del proceso del conflicto debe revisar cómo se fue
dando la escalada o desescalada del mismo, teniendo en cuenta que se trata de
una conducta recíproca: A reacciona frente a lo que percibe que B le hace, al
mismo tiempo que B interpreta esta reacción como una expresión de la
agresividad innata o aprendida de A hacia él. Lo que es construido como auto-
defensa en un lado, se percibe como ataque intencional del otro. Se genera así un
ciclo de ataque—respuesta agresiva—"defensa"—contraataque, que puede seguir
por generaciones. La visión que el conciliador tenga de este esquema ayuda
mucho a hacer replanteamientos a futuro.

Siempre se debe:
 REVISAR SOLICITUD DE CONCILIACIÓN Y PRUEBAS
 SESIONES PREVIAS CON CADA PROTAGONISTA DEL CONFLICTO
 ANÁLISIS OBJETIVO

PLANIFICACIÓN DE ESTRATEGIAS

La estrategia será la respuesta a la pregunta: ¿Qué debe hacer un administrador

de conflictos durante la audiencia de conciliación para lograr el objetivo deseado?
Quien diseña las estrategias tendrá en cuenta una combinación mental de los que
serán sus movimientos y los que tendrán las personas que acuden a la audiencia.
Recordemos que las estrategias las componen las tácticas, es decir, los
movimientos específicos y positivos que se cumplirán, es decir el cómo se
lograrán las estrategias. La estrategia es diferente de los estratagemas, que
constituyen las acciones mañosas, los ardides con los cuales se pretende
“aniquilar” a la otra persona o actuar para hacer sentir mal al otro. No son válidas
en materia de conciliación, sin embargo, muchos administradores en momentos
difíciles y cuando las partes asumen actitudes reprochables o de estancamiento
las traen al proceso de conciliación. Hay que ser cuidadosos si se pretende
convertir un estratagema en una táctica positiva.

Algunas Estrategias para manejar dificultades:

 No se domina carga emocional:

emocional: Permitir desahogos, sesiones individuales,
preguntas sencillas
 Posturas rígidas:
rígidas: Parangón pérdidas frente a ganancias
 Manipulación emocional:
emocional: Escuchar y parafrasear para dirigir a un tema
concreto
 Falta de cordura en las exigencias o ridiculez en las propuestas:
propuestas: Recordar
ventajas del acuerdo, empatía
 Información falsa: Sesiones individuales
 Levantan la voz : Bajar la voz o aplicar técnica caricias
 Amenazan romper,
romper, sugerir nueva fecha

Ante el más débil

 Ofrezca mayor tiempo de forma sutil
 Caricias
 Resaltar ventajas y desventajas
 Hablar en términos de situaciones jurídicas, pero en lenguaje
sencillo
 Hacer sesiones individuales
 Resaltar la importancia de su presencia

Sobre Opciones
 Preparar varias propuestas
 Estrategia para ampliar opciones
 Visión estimulante
 Apelar a los prejuicios de quien debe tomar la decisión
Dentro de la planificación de estrategias el conciliador debe prever la convocatoria
a la audiencia de conciliación, para garantizar que en efecto las personas citadas
se sientan motivadas a asistir. La Ley 640 de 2001 en su artículo 20 establece
que la audiencia de conciliación extrajudicial en derecho deberá intentarse en el
menor tiempo posible, y, en todo caso, tendrá que surtirse dentro de los tres (3)
meses siguientes a la presentación de la solicitud, aunque este término puede
prolongarse de mutuo acuerdo por las partes. El conciliador deberá citarlas por el
medio que considere más “expedito y eficaz”. La citación debe contener los
siguientes datos:
1 Nombre del (los) citado (s)
2 Fecha de la diligencia
3 Objeto de la conciliación
4 Consecuencias jurídicas de la no comparecencia si las hubiere
5 Motivación. Esta adición es personal de la autora de este texto, porque
aunque la norma no lo incluye, la forma como se motive ayuda a generar esa
cultura de la conciliación como forma alterna a la justicia formal
burocratizada.
 AUDIENCIA EXTRAJUDICIAL
DE CONCILIACION
La audiencia de conciliación, aún la extrajudicial en derecho, tiene como
fundamento los siguientes principios determinados por la Jurisprudencia:
informalismo, debido proceso, oralidad, contradicción y economía procesal. Su
desarrolló brindará la oportunidad de acercar a las personas en conflicto para
mejorar su nivel de comunicación y por ende su relación, y para buscar un
acuerdo satisfactorio entre ellas.

MOMENTOS
ENCUENTRO O ENTRADA

IDENTIFICAR CONFLICTO
ESCUCHANDO

UBICACIÓN ACUERDO
Y CIERRE

NEGOCIACIÓN
Marien Y. Correa C.
ASISTIDA 37

ENCUENTRO O ENTRADA
 PROPÓSITO: CREAR CONFIANZA
 ASPECTOS IMPORTANTES:
Identificación clara de las personas
Presentación del Conciliador
Explicar procedimiento, reglas y consecuencias
Chequear
 RESULTADO ESPERADO: AMBIENTE DE CORDIALIDAD
Y COMPROMISO DE PARTICIPACIÓN

IDENTIFICACIÓN DEL CONFLICTO :

ESCUCHAR
 PROPÓSITO: CONOCER EL CONFLICTO Y TENER UNA
VISIÓN POSITIVA DEL MISMO
 ASPECTOS IMPORTANTES:
Escuchar a las personas
Preguntarles
Tomar Nota
Identificar situación, sentimientos, valores
 RESULTADO ESPERADO: Una lectura del conflicto

PUENTE: REESTRUCTURACIÓN
Es la visión del conciliador sobre el conflicto

NEGOCIACIÓN MEDIADA
 PROPÓSITO: TRABAJAR JUNTOS HACIA UN ACUERDO
 ASPECTOS IMPORTANTES:
Invitar a que propongan ideas
Proponer opciones
Escuchar, tomar nota
Dirigir toma de decisiones
 Claridad en las propuestas
 Revisar las ideas
 Ir redactando a medida que se avanza
 Consultar y estar seguro antes de firmar

Evaluar opciones
 Posibilidades de cumplimiento
 Obstáculos de cada acción
 Disponibilidad a cumplir, según las condiciones
 Buena o mala fe en la propuesta
 Contexto en el que se desenvuelven
 Responsables
 RESULTADO ESPERADO: Un principio de acuerdo

En la Negociación mediada son posibles las sesiones privadas y obviamente la

conjunta:

El desarrollo de la audiencia en sesión conjunta corresponde a los momentos que

se han indicado en el numeral anterior. Otra clases de sesiones que puede
adelantarse dentro de la audiencia en conjunto, son las privadas. Su finalidad:
obtener más información, calmar ánimos entre las partes contrincantes, dar
orientaciones importantes que al presentarlas en la sesión conjunta pueden
llevarnos a perder la imparcialidad, permitir que las personas se desahoguen o
calmen sus ánimos, apoyar transitoriamente al más débil, aclarar dudas que las
partes no deseen hacer en la reunión en conjunto, entre otros. Hay que tener
cuidado especial cuando se realizan sesiones privadas para que no sean mal
percibidas e interpretadas por los participantes en la reunión. Para ello se
recomienda anunciarlas cuando se presenten las reglas del juego, explicando su
finalidad. Razón que se reitera cuando llegue el momento de realizarlas,
recordando a las personas que esta oportunidad es para llegar a un mayor
acercamiento con el conciliador, sin que signifiquen acuerdos fuera de la mesa. Se
sugiere que el conciliador salga de la sala junto con aquel con quien se reunirá en
privado. El tiempo que demore con una persona debe emplear con la otra parte,
porque siempre que use la sesión individual es bueno que lo haga con los
diferentes participantes.

Las sesiones privadas pueden realizarse antes de la fecha de la audiencia de

conciliación avisando a cada una de las partes de esta intención, explicando su
espíritu a fin que estén preparadas y no los tome por sorpresa. Si se aspira hacer
antes de la sesión conjunta, debe avisarse al solicitante para que conozca este
procedimiento previamente.
.
En cualquiera de los casos (antes de la fecha de la audiencia o dentro de la
misma), el conciliador guardará confidencialidad de lo escuchado en las reuniones
privadas, a menos que sea autorizado para transmitir algún mensaje. Es preciso
tener cuidado con observaciones sobre aspectos legales que se hagan en la
sesión individual así como con comentarios y apreciaciones sobre la parte que no
está presente, para que después no sea usado como soporte de la objeción o del
estancamiento a fin de alterar el ánimo del Conciliador.

CIERRE
 PROPÓSITO: FINALIZAR LA AUDIENCIA CON O SIN
ACUERDO, PERO SIEMPRE CON LA MISMA
CONFIANZA Y TRANQUILIDAD. TRANSFORMAR
CONFLICTO. APOYAR ACCESO A LA JUSTICIA.

 ASPECTOS IMPORTANTES:
Redactar el acta, con un acuerdo que se pueda cumplir.
Concretar acuerdos equilibrados y claros
Escribir el acuerdo en un lenguaje neutral
Quién, Qué Cómo, Cuándo, Cuánto, Dónde, a favor de quien,
Clarificar sobre efectos y manifestar diligencias que se requieran
Vender idea de cambio de paradigma

 RESULTADO ESPERADO: Una transformación en el

conflicto

CICLO FEEDBACK
Seguimiento del Acuerdo