INVITACIÓN A PROPONENTES PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE XXX

PLIEGO DE CONDICIONES

Bogotá, XX de [mes] de 2010

 ADVERTENCIAS

Los términos escritos con mayúscula inicial en el presente aviso de advertencia tendrán el
significado que se establece en el cuerpo del documento.

El Pliego ha sido producido por ACME S.A. (“ACME”) para el uso exclusivo de los
Proponentes.

Ni ACME, ni ninguno de sus accionistas, funcionarios, empleados, agentes,

representantes o asesores han declarado, ni se considerará que han declarado o
producido garantía alguna –expresa o implícita–, en cuanto a la exactitud, confiabilidad o
integridad de la información contenida en el Pliego o en los demás documentos e
informaciones proporcionadas o en las declaraciones realizadas, a menos que, de manera
expresa y escrita, se disponga lo contrario.

Toda la información que se ha puesto a disposición de los Proponentes ha sido preparada

y recopilada únicamente para ayudar y facilitar a los Proponentes en la ejecución de sus
propias investigaciones y evaluaciones sobre la Invitación, y no es, ni pretende ser,
exhaustiva ni incluye toda la información que un Proponente deba o desee tomar en
consideración.

La presentación de la Carta de Presentación de la Propuesta y de la Propuesta

correspondiente constituye un reconocimiento y aceptación por parte del Proponente en
cuanto a que ACME rechaza expresamente y no estará sujeto a responsabilidad alguna –
presente o futura– derivada de la Invitación (salvo por las responsabilidades derivadas del
Contrato), en relación con cualquier información que se hubiese puesto a disposición del
Proponente, en cualquier material proporcionado o en declaraciones efectuadas durante el
transcurso de la Invitación, ya sea por escrito o en forma verbal, ya sea o no que ACME
tenga conocimiento o debiera haber tenido conocimiento de error u omisión alguna, o
haya sido responsables de su inclusión u omisión en los Pliegos o de cualquier otra
manera. En particular, nada de lo contenido en los Pliegos constituye una garantía o
declaración con respecto al logro o razonabilidad de las proyecciones, perspectivas o
rendimientos operativos o financieros del Proponente en la Invitación y en el Contrato.

Ni la recepción de los pliegos por parte de los Proponentes, ni cualquier información

contenida en los Pliegos o cualquier otro documento entregado a los Proponentes
proporcionado o comunicado posteriormente a cualquier Proponente, ya sea en forma
verbal o escrita, debe o puede considerarse como una asesoría de cualquier naturaleza a
favor de cualquier Proponente por parte de ACME.

ACME se reserva el derecho, a su exclusiva y absoluta discreción, de modificar o

adicionar cualesquiera de las disposiciones contenidas en los Pliegos incluyendo, sin
limitación alguna, el derecho de rechazar las Propuestas o cualesquiera otras actuaciones
y procedimientos, sin previo aviso o sin señalar justificación para el efecto. De manera
particular, ACME se reserva el derecho de terminar la Invitación en cualquier momento
antes de la firma del Contrato sin que, por ello, ACME tenga que reconocer o pagar una
indemnización por daño emergente, lucro cesante, responsabilidad precontractual o
cualquiera otra. La presentación de la Carta de Presentación de la Propuesta o de la
Propuesta constituyen un reconocimiento y aceptación por parte del Proponente en cuanto
a que ACME rechaza expresamente y no estará sujeto a responsabilidad precontractual
alguna por la eventual terminación anticipada de la Invitación.

Ni los Pliegos, ni ninguna otra información escrita o verbal proporcionada a cualquier

Proponente o a sus asesores servirán de base para alegar, interpretar o concluir sobre la
existencia de contrato alguno. La presentación de cualquiera de las Propuestas no
generará obligaciones contractuales a cargo de ACME. Sólo la suscripción del Contrato
generará obligaciones contractuales para ACME.

Al proporcionar los Pliegos, ACME no asume obligación alguna de corregir, modificar o

actualizar la información contenida en los Pliegos o de proporcionar a los Proponentes
acceso a informaciones adicionales.
 TABLA DE CONTENIDO

PARTE I: INFORMACIÓN GENERAL

1. Presentación de ACME S.A. – Empresa Convocante

2. Definiciones
3. Recomendaciones

PARTE II: CONDICIONES GENERALES DE LA INVITACIÓN Y DE LA PROPUESTA

4. Objeto del Pliego

5. Procedimiento de la Invitación
6. Visita a la Planta
7. Fecha de Inicio del Contrato
8. La Propuesta
9. Habilitación, Evaluación, Adjudicación y Firma del Contrato
10. Cronograma de la Invitación
11. Varios

PARTE III: ALCANCE DE LA PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA Y DEL CONTRATO

12. Generales
13. Plazo de Ejecución del Contrato y Cronograma de Trabajo
14. Personal y Organigrama
15. Costos
16. Indexación de Tarifas y Gastos Reembolsables
17. Costos por Obligaciones de Seguridad Social
18. Seguros del Contrato
19. Impuestos
20. Elementos a Cargo del Contratista
21. Uso de Vehículos Livianos
22. Provisiones a Cargo de ACME
23. Protección al Medio Ambiente
24. Seguridad Industrial
25. Horarios
26. Subcontratación
27. Cláusula Penal
28. Normas Aplicables al Contrato

PARTE IV: ALCANCE DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS

29. Generales
30. Costos
31. Seguros del Contrato
32. Impuestos

ANEXOS

Anexo A: Carta de Presentación de la Propuesta

Anexo B: Minuta del Contrato
Anexo C: Inventario de Infraestructura
Anexo D: Mapa de Cobertura de Servicios
Anexo E: Horarios de Servicios
Anexo F: Aspectos para Propuesta Técnica
Anexo G: Perfiles del Personal
Anexo H: Normas de ACME
Anexo I: Declaración Conflicto de Intereses
Anexo J: Estructura de Costos
Anexo K: Estándar de Vehículos Livianos de ACME
Anexo L: Manual del Contratista
 PARTE I

INFORMACIÓN GENERAL
 I. INFORMACIÓN GENERAL

1. PRESENTACIÓN DE ACME S.A. – EMPRESA CONVOCANTE.

1.1 Descripción de ACME S.A.

ACME S.A. es una sociedad anónima de derecho privado, constituida y domiciliada en

Bogotá mediante Escritura Pública No. XXX, otorgada el XX de marzo de XXX en la
Notaría XXX de Bogotá.

1.2 Dirección.

Calle 113 No. 7-21, Edificio Teleport, Torre A, Oficina 509

Tel.: 629 1570
Fax: 629 1593

2. DEFINICIONES.

Las palabras que se definen en los numerales 1.2.1 tendrán el significado que aquí se
señala, sea que se expresen en singular o plural.

Adendo: Escritos de aclaración, adición, modificación o precisión que ACME haga a las
informaciones, términos y condiciones del Pliego y que ACME envíe a los Proponentes
durante el proceso de Invitación, y que harán parte integral del Pliego.

Category and Contract Management Solution o CCMS: Sistema electrónico de

administración de Propuestas que se utiliza en ACME.

ACME: ACME S.A.

Contratista: Proponente elegido por ACME para celebrar y ejecutar el Contrato.

Contrato: El contrato que se suscriba entre el Contratista y ACME para regular la

ejecución de las obligaciones descritas en este Pliego.

Grupo Evaluador: Equipo de personas designadas por ACME para evaluar las
Propuestas y adjudicar el Contrato.

Fecha de Apertura de las Propuestas: El día XX de [mes] de [año], fecha en que el

sistema CCMS permite abrir las Propuestas. Cualquier modificación a esta fecha será
consignada en un Adendo.

HSEC: Políticas en materia de salud, seguridad, ambiente y comunidad que se siguen en

ACME, que deben ser tenidas en cuenta por el Proponente para la elaboración de su
Propuesta y, posteriormente, cumplidas en la ejecución del Contrato.

Indicadores de Gestión: Forma de medir la gestión desarrollada por el Contratista.

Invitación: La presente invitación a presentar Propuestas.

Planta: Instalaciones industriales que ACME tiene y opera en Bogotá, Córdoba para la
producción de ferroníquel.

Ciudadela: Conjunto de instalaciones de propiedad de ACME ubicadas en el perímetro

urbano de Bogotá y compuestas por los barrios de residencia de los trabajadores de
ACME (Paimaná, Tacasaluma y Jagua); los Clubes (Katuma y Jagua); las casas de
huéspedes y residencias (Casa Puente, Casa Anexa, El Faro I y II, Casa Betancí,
Jaraguay); las instalaciones de Los Cholos; de la Fundación Educativa de Bogotá; y los
consultorios de la Fundación Panzenú.

Pliego: El presente documento, que describe las condiciones legales, administrativas,

técnicas y económicas sobre las cuales ACME está dispuesta a contratar, y que ACME
envió a los Proponentes para que presenten Propuesta para la celebración del Contrato
objeto de la Invitación.

Proponente: Persona que presenta una Propuesta para celebrar el Contrato de acuerdo
con el Pliego.

Propuesta: Conjunto de documentos que presente el Proponente, que contengan la

oferta técnica, económica, legal y administrativa, para la ejecución del Contrato de
acuerdo con el Pliego.

Servicio: Los servicios que el Proponente se compromete a prestar en caso de que

ACME lo elija como Contratista, que se detallan en el Anexo A.

3. RECOMENDACIONES.

3.1 Lea cuidadosamente el contenido del Pliego.

3.2 Verifique la vigencia de la información que vaya a presentar.

3.3 Por la sola presentación de la Propuesta, los Proponentes autorizan a ACME para
que verifique toda la información que en dicha Propuesta se incluya. Cualquier inexactitud
o inconsistencia en la información incluida en la Propuesta será causal justificada de
rechazo de la misma por parte de ACME.

3.4 La presentación de la Propuesta constituye prueba de que el Proponente estudió

todos los documentos y requisitos del Pliego; que recibió respuesta a las aclaraciones que
hubiera pedido; y que ha definido y evaluado las obligaciones que adquirirá como
eventual Contratista.
 PARTE II

CONDICIONES GENERALES DE LA INVITACIÓN Y DE LA PROPUESTA

 II. CONDICIONES GENERALES DE LA INVITACIÓN Y DE LA PROPUESTA

4. OBJETO DEL PLIEGO.

ACME está interesada en recibir Propuestas de los Proponentes para celebrar un

Contrato de Prestación de Servicios de “XXX” con el Proponente que presente la
Propuesta más conveniente para la ejecución del Contrato según los intereses de ACME.

5. PROCEDIMIENTO DE LA INVITACIÓN.

5.1 Fecha de Presentación de Propuestas.

5.1.1 Los Proponentes tendrán plazo hasta el día XX de [mes] de [año] a las XX:00
horas (en adelante, la “Fecha de Cierre de la Invitación”), para presentar sus Propuestas a
través del sistema CCMS.

5.1.2 Será responsabilidad de los Proponentes saber utilizar el CCMS correctamente, ya

que ACME no estará obligada a otorgar extensiones a la Fecha de Cierre de la Invitación,
ni oportunidades para enmendar las Propuestas que se presenten a través del CCMS.

5.1.3 Adicionalmente, es recomendable que el Proponente empiece a ofertar con por lo

menos tres (3) horas de anticipación a la hora correspondiente a la Fecha de Cierre de la
Invitación, ya que los inconvenientes técnicos que presente el CCMS no comprometerán
la responsabilidad de ACME, ni serán por si mismos causales justificadas para que ACME
extienda la Fecha de Cierre de la Invitación.

5.1.4 Los Proponentes tendrán en cuenta que las fallas técnicas que presente el CCMS
sólo serán atendidas y solucionadas hasta 24 horas antes de la Fecha de Cierre de la
Invitación, pues el soporte técnico al CCMS se encuentra en Australia.

5.1.5 Si por cualquier motivo el Proponente no logra presentar su Propuesta antes de la

Fecha de Cierre de la Invitación, la misma podrá no ser tenida en cuenta por ACME.

5.1.6 En la visita de que trata el numeral 6, ACME dará instrucciones sobre el uso del
CCMS a aquellos Proponentes que lo soliciten.

6. VISITA A LA PLANTA.

6.1 ACME ha señalado los días día XX y XX de [mes] de [año] a partir de las XX:00
para realizar una visita a la Planta (en adelante, la “Visita”). La Visita se iniciará en las
oficinas de la Unidad de XXX y será coordinada por el Sr(a). XXX (Ext. XXX).

6.2 La Visita tendrá como propósitos principales el que el Proponente:

(a) analice y determine la magnitud del objeto del Contrato;

(b) analice y determine las condiciones del área en que el Contrato se va a
ejecutar, y, por lo tanto, que el Proponente identifique todos los factores,
condiciones, obstáculos y situaciones que puedan afectar el normal
desarrollo del Contrato y, por ende, el presupuesto del mismo; y
 (c) se capacite sobre el uso del sistema CCMS, por lo cual será obligatoria la
presencia en la Visita del trabajador del Proponente que estará a cargo de
ingresar la información al portal CCMS. Dicho trabajador del Proponente
recibirá un manual de uso del CCMS, el cual será la primera fuente de
consulta sobre el funcionamiento del CCMS. ACME sólo atenderá aquellas
consultas cuyas respuestas no se encuentren en el manual hasta 24 horas
antes de la Fecha de Cierre de la Invitación.

6.3 Debido a lo anterior, durante la ejecución del Contrato, ACME no aceptará la

suspensión parcial o total del Contrato, ni reconocerá costos adicionales en que deba
incurrir el Contratista por aspectos operativos, de control de pérdidas o por condiciones
del medio en que se ejecute el Contrato.

6.4 ACME no será responsable, en ningún caso, por los gastos en que incurra el
Proponente por causa de la Visita, ni por pérdidas o perjuicios sufridos por cualquier
persona o cosa durante la misma.

6.5 ACME podrá rechazar la Propuesta del Proponente que no se presente a la Visita.

7. FECHA DE INICIO DEL CONTRATO.

Únicamente para efectos indicativos, se estima que el Contrato iniciará el día XX de [mes]
de [año]. Sin embargo, en el Contrato se establecerá la fecha definitiva de iniciación del
mismo.

8. LA PROPUESTA.

8.1 Partes de la Propuesta.

La Propuesta contendrá cuatro (4) partes:

(a) Carta de Presentación de la Propuesta y de Datos Generales del

Proponente;
(b) Documentos Adjuntos;
(c) Propuesta Técnico-Económica; y
(d) Estructura de Costos.

8.2 Carta de Presentación de la Propuesta y de Datos Generales del Proponente.

8.2.1 El Proponente diligenciará, firmará y presentará la “Carta de Presentación de la

Propuesta” que se adjunta como Anexo A.

8.2.2 ACME podrá rechazar la Propuesta del Proponente que incluya una carta de
presentación con modificaciones que no hayan sido aprobadas previamente por ACME.

8.2.3 La carta de presentación será consignada por el Proponente en un archivo

nombrado “Carta de Presentación de la Propuesta” y cargada al CCMS dentro de la
carpeta “Datos Generales del Proponente”.

8.3 Documentos Adjuntos.

8.3.1 Los siguientes documentos serán parte de la Propuesta, los cuales el Proponente
escaneará y subirá a la carpeta “Datos Generales del Proponente” del CCMS:

(a) Garantía de Seriedad de la Propuesta;

(b) Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por una
Cámara de Comercio, cuya antigüedad sea inferior a dos (2) meses
calendario anteriores a la Fecha de Cierre de la Invitación. Este archivo
escaneado deberá ir nombrado “Certificado de Existencia”;
(c) Estados Financieros comparativos de los dos (2) últimos años calendario,
firmados por un contador público o por el revisor fiscal (cuando el
Proponente deba tenerlo), que incluyan: Balance General, Estados de
Resultados, Notas a los Estados Financieros y Dictamen del Revisor Fiscal
(cuando se requiera);
(d) Certificados que acrediten la experiencia del Proponente, de acuerdo con
los lineamientos del punto 9.1.1(d) del Pliego;
(e) Formato diligenciado de “Información Financiera del Proponente” (que se
adjunta como Anexo XX);
(f) Formato diligenciado de “Declaración de Conflicto de Intereses (que se
adjunta como Anexo XX);
(g) Certificado vigente de Registro al Registro Único de Contratistas (RUC), en
el que se evidencie el puntaje obtenido y la fecha de validez del mismo;
(h) Certificación ISO-9001, en caso de tenerla;
(i) Certificación ISO-14001, en caso de tenerla;
(j) Certificación OSHAS-18000, en caso de tenerla.

8.3.2 Incluso si el Proponente ha escaneado y cargado al CCMS los documentos

señalados en los literales XX, XX y XX, el Proponente deberá hacerlos llegar en original
por correo físico a ACME antes de la Fecha de Cierre de la Invitación.

8.3.3 La versión digital escaneada de cada uno de los anteriores documentos será
presentada en formato .pdf, identificada con un nombre claro e inequívoco y cargada al
CCMS dentro de la carpeta “Documentos Adjuntos”.

8.4 Propuesta Técnico-Económica.

8.4.1 El Proponente incluirá la parte técnico-económica de su Propuesta en un archivo

nombrado “Propuesta Técnico-Económica” y cargada al CCMS dentro de la carpeta
“Propuesta Técnico-Económica”.

8.4.2 La Propuesta Técnico-Económica del Proponente contemplará todas las

condiciones señaladas en la Parte III del Pliego y en la minuta del Contrato (Anexo B).

8.4.3 ACME garantiza que no abrirá la Propuesta Técnico-Económica sino hasta la

Fecha de Apertura de las Propuestas.

8.5 Estructura de Costos

8.5.1 El Proponente incluirá la estructura de costos de su Propuesta en un archivo

nombrado “Estructura de Costos” y cargada al CCMS dentro de la carpeta “Estructura de
Costos”.
8.5.2 ACME garantiza que no abrirá la Propuesta Técnico-Económica sino hasta la
Fecha de Apertura de las Propuestas.

9. HABILITACIÓN, EVALUACIÓN, ADJUDICACIÓN Y FIRMA DEL CONTRATO.

9.1 Habilitación.

9.1.1 Los Proponentes o sus Propuestas, según sea el caso, deberán cumplir con los
siguientes requisitos habilitantes:

(a) Presentación a través del CCMS de todas las partes de la Propuesta,

según las mismas constan en el numeral 8.1.1 del Pliego;

(b) Garantía de Seriedad de la Propuesta (“Garantía de Seriedad”):

La cual deberá ser expedida por una empresa aseguradora legalmente

establecida en Colombia, ser constituida a favor de ACME de manera
incondicional, irrevocable, por un monto asegurado equivalente al 10% del
valor de la Propuesta y una vigencia igual a 120 días calendario contados a
partir de la Fecha de Cierre de la Invitación.

La póliza deberá contener cláusulas que recojan sustancialmente los

siguientes aspectos:

(i) declaración de la aseguradora en el sentido de que la póliza no

expirará por falta de pago de la prima;
(ii) amparo por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del
Proponente dentro del marco de la Invitación;
(iii) amparo por el incumplimiento del Proponente respecto de su
obligación de firma del Contrato, si dicho Proponente resulta
elegido;
(iv) amparo por el incumplimiento del Proponente respecto de su
obligación de adelantar todos los trámites adicionales que comporte
la Invitación o la firma del Contrato;
(v) cubrir todos los daños y perjuicios que se causen a ACME por la no
firma del Contrato;
(vi) incluir la obligación de que, en caso de revocación unilateral del
seguro por parte de la aseguradora, la aseguradora notifique su
intención de revocación a ACME, con al menos quince (15) días
calendario de antelación a la fecha prevista para dicha revocación; y
(vii) incluir la obligación de prórroga del seguro, si ACME decide
modificar el cronograma de la Invitación. La falta de esta inclusión
en la póliza será causal de rechazo de la Propuesta.

ACME no será responsable por los gastos en que incurra el Proponente

para obtener la Garantía de Seriedad de la Propuesta, incluso si ACME
termina la Invitación o la declara desierta en cualquier momento.

(c) Indicadores financieros mínimos:

• Liquidez XXX
 • Capital de trabajo XXX
• Liquidez de Capital de trabajo XXX
• Capacidad inmediata de pago XXX
• Endeudamiento XXX
• Solvencia XXX
• Cobertura de Intereses XXX
• Apalancamiento Financiero XXX
• Razón Pasivo Financiero-Deuda total XXX
• Rendimiento sobre los activos XXX
• Rentabilidad sobre el patrimonio XXX
• Margen bruto XXX
• Margen operativo XXX
• Margen neto XXX
• Control de gastos XXX

(d) Indicadores estratégicos mínimos:

• Margen EBITDA XXX

• Productividad del Capital de Trabajo XXX
• Palanca de crecimiento XXX

(e) Certificación RUC con un puntaje mínimo de 70% (“Certificación RUC”);

(f) Certificación ISO 9001 (“Certificación ISO”);

(g) Certificaciones de Experiencia (“Experiencia”):

El Proponente deberá acreditar su experiencia en la prestación de servicios

parecidos o idénticos a los Servicios. Este requisito se acreditará con la
presentación de un mínimo de tres (3) certificaciones de idoneidad
expedidas por antiguos o actuales contratantes del Proponente, que
contengan, como mínimo:

(i) una generalidad sobre el objeto del contrato;

(ii) las fechas de inicio y terminación (si aplica);
(iii) valor del contrato;
(iv) número de trabajadores del Proponente dedicados al contrato; y
(v) concepto general sobre la prestación del servicio, expresado en
términos de “Excelente”, “Bueno”, “Regular” o “Malo”.

ACME no aceptará certificaciones de contratos que:

(vi) hayan terminado antes del [favor fijar fecha];

(vii) hayan sido o sean de una cuantía anual inferior a [favor fijar cifra]
salarios mínimos mensuales legales a la fecha de suscripción del
contrato certificado; o
(viii) hayan durado menos de [favor fijar tiempo mínimo];

(h) [favor llenar con requerimiento adicional, de haberlo]; y

(i) [favor llenar con requerimiento adicional, de haberlo].

9.1.2 Los requisitos habilitantes se evaluarán sobre la base de “Cumple” o “No Cumple”,
y determinarán el hecho de que las Propuestas sean rechazadas por ACME, o que sean
pasadas a la etapa de evaluación.

9.2 Evaluación.

9.2.1 Las Propuestas serán estudiadas por el Grupo Evaluador, que tendrá en cuenta
los siguientes criterios:

(a) Puntaje RUC;

(b) Sede administrativa del Proponente;
(c) Precios (como aparezcan en el documento “Estructura de Costos”); y
(d) Solución propuesta en la Propuesta Técnico-Económica.

9.2.2 Para cuantificar los criterios de evaluación mencionados, el Grupo Evaluador

estudiará la Carta de Presentación de la Propuesta, los Documentos Adjuntos y la
Propuesta Técnico-Económica. Adicionalmente, el Grupo Evaluador podrá coordinar con
el Proponente la realización de una visita a las instalaciones del Proponente.

9.3 Adjudicación.

ACME aceptará la Propuesta que considere más favorable a sus intereses, y el Contrato
se celebrará con el Proponente que la haya presentado.

9.4 Firma del Contrato.

9.4.1 Con la presentación de su Propuesta, el Proponente se obliga a firmar el Contrato

en los términos exactos contenidos en la versión del Contrato que se adjunta al Pliego
(Anexo B) o en la última versión del Contrato dada a conocer por ACME mediante un
Adendo. Para efectos de claridad, una vez se haya adjudicado el Contrato, no habrá
posibilidades de que el Contratista presente modificaciones al texto del Contrato de
manera alguna, salvo aquellas encaminadas a llenar los espacios en blanco –
correspondientes a información relevante del Contratista o a ciertas particularidades del
Servicio– que el Contrato contenga.

9.4.2 ACME y el Proponente seleccionado procederán a la firma del Contrato, en la

fecha en que ACME indique.

10. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN.

10.1 El cronograma de la Invitación es el siguiente:

Hito Fecha Hora

Envío de la Invitación [incluir fecha] N/A

Visita a la Planta [incluir fecha] XX:00 horas

Preguntas de los Proponentes [incluir rango de fechas] Hasta las

 XX:00 horas

Respuestas de ACME [incluir fecha] N/A

Fecha de Cierre de la Invitación [incluir fecha] 15:00 horas

Etapa de Evaluación [incluir rango de fechas] N/A

Anuncio del Proponente elegido [incluir fecha] N/A

10.2 Cualquier cambio en el cronograma será dado a conocer a los Proponentes

mediante una Adenda a la Invitación.

11. VARIOS.

11.1 Facultad Discrecional de ACME.

ACME se reserva, por razones de conveniencia, la facultad de reducir el alcance del

Contrato descrito en el Pliego. Si el Proponente seleccionado acepta lo anterior, se
firmará el Contrato sobre el nuevo alcance; si no lo acepta, ACME se reserva la facultad
de adjudicar el Contrato a otro Proponente o de declarar desierta la Invitación.

11.2 Confidencialidad.

11.2.1 La información contenida en los Pliegos, y cualquiera otra información

suministrada por ACME o adquirida o descubierta incidentalmente por el Proponente en el
curso de la Invitación, es de propiedad de ACME y, por lo tanto, es estrictamente
confidencial (la “Información Confidencial”). La Información Confidencial se entrega a los
Proponentes con el fin de facilitar la presentación de sus Propuestas y sólo debe ser
utilizada para tal fin.

11.2.2 La Información Confidencial será información que:

(a) sea, por su naturaleza, confidencial; o

(b) sea identificada por ACME como confidencial; o
(c) el Proponente sepa o deba saber que es confidencial,

pero no incluye información que:

(d) sea o se vuelva de conocimiento público de cualquier manera que no constituya

incumplimiento de estas disposiciones;
(e) tenga en su poder el Proponente sin restricciones para revelarla en la fecha o
antes de la fecha en que le sea revelada por ACME; o
(f) sea adquirida por el Proponente en relación con su Propuesta, el Contrato o los
Servicios, y que no haya sido obtenida directa o indirectamente de ACME; o
(g) haya sido obtenida por el Proponente de un tercero que no tenga restricciones
para revelarla y que no la haya recibido directa o indirectamente de ACME; o
(h) haya sido independientemente desarrollada o adquirida por el Proponente, sin
haber hecho uso de la Información Confidencial recibida de ACME.
11.2.3 El Proponente no divulgará a terceras personas ninguna Información Confidencial,
a menos que ACME lo autorice previamente por escrito.

11.2.4 Toda la información suministrada por ACME deberá ser devuelta a ACME cuando
ACME la pida.

11.2.5 Las obligaciones de confidencialidad surgidas de este Pliego se mantendrán

vigentes por dos (2) años a partir de la Fecha de Cierre de la Invitación.

11.2.6 Cualquier incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad aquí descritas le

dará derecho a ACME a terminar de forma inmediata el Contrato (si el mismo se le ha
otorgado al Proponente incumplido) y perseguir la indemnización de los perjuicios que
dicho incumplimiento le cause de cualquier forma.

11.3 Participación de Propuestas Inadecuadas.

La Propuesta que, a juicio de ACME, no cumpla con los requisitos y condiciones

expresadas en este Pliego, no obliga comercial ni jurídicamente a ACME, que se reserva
el derecho a no tenerla en cuenta sin necesidad de dar explicaciones al Proponente que
la haya presentado.

11.4 Declaratoria de Desierta de la Invitación.

11.4.1 ACME se reserva el derecho de declarar desierta la Invitación en los casos

siguientes:

(a) Cuando ninguna de las Propuestas se ajuste a la totalidad de los requisitos,

condiciones y expectativas de los Pliegos o sus Adendos;
(b) Cuando las diferentes Propuestas se consideren inconvenientes a los intereses de
ACME; o
(c) Cuando ACME considere que el número de Propuestas recibidas no le permite
formarse un juicio completo, inequívoco y coherente del mercado.

11.4.2 Declarada desierta la Invitación, ACME quedará en libertad para celebrar el

Contrato con cualquier persona.

11.5 Ley Aplicable a la Invitación.

La presente Invitación se rige por las normas de la República de Colombia.

11.6 Solicitudes de Aclaración o Comentarios al Pliego.

11.6.1 Toda pregunta del Proponente relativa a la interpretación o aclaración del Pliego, a
la aceptable preparación de las Propuestas o todo comentario al Pliego (y sus Anexos)
será enviada al correo electrónico XXX@bhpbilliton.com, con el asunto, “Solicitud
Aclaración de la Invitación para la Contratación del Servicio de [insertar; favor no usar
mayúsculas sostenidas]”. Las respuestas serán publicadas en el portal CCMS para
consulta de los Proponentes.

11.6.2 Sólo se recibirán solicitudes de aclaración de la Invitación hasta la fecha indicada

en el cronograma para la actividad “Preguntas de los Proponentes”.
 PARTE III

ALCANCE DE LA PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA Y DEL CONTRATO

 III. ALCANCE DE LA PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA Y DEL CONTRATO

12. GENERALES.

12.1 La Propuesta Técnico-Económica será una descripción detallada de la

organización y forma de ejecución que el Proponente le dará al Contrato si resulta
seleccionado. Es decir, incluirá una distribución de recursos, descripción de costos, de los
sistemas de trabajo y equipos que se utilizarán, un organigrama del personal para la
ejecución del Contrato, horarios para la prestación de los Servicios, funcionamiento
general de la operación en el día a día, valor agregado que distingue al Proponente, entre
otros.

12.2 En la elaboración de su Propuesta, el Proponente tendrá en cuenta que los temas

de esta Parte III del Pliego revisten especial importancia, bien porque deben ser incluidos
como parte integral de su Propuesta, o bien porque serán reflejados en cláusulas del
Contrato. Sin embargo, el listado de ítems que aparece en esta Parte III del Pliego no
constituye un listado exhaustivo ni excluyente, así que el Proponente será libre de incluir
toda la demás información que considere necesaria para describir adecuadamente la
forma como prestará los Servicios.

13. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y CRONOGRAMA DE TRABAJO.

13.1 El plazo mínimo deseado de duración del Contrato es XX años. [OPCIONAL: Sin
embargo, las Propuestas deberán contener XX alternativas: una con duración de XX años
y otra con duración de XX años.]

13.2 Salvo en eventos excepcionales, ACME garantiza al Proponente que el Contrato

tendrá un desarrollo armónico, y sin interferencias de empleados u otros contratistas de
ACME.

13.3 El Proponente incluirá un cronograma que detalle todas las actividades propias de
la prestación de los Servicios desde la adjudicación del Contrato y que tenga en cuenta el
Pliego, el alcance del Contrato, las características de los Servicios, las condiciones
climáticas de la zona de ejecución del Contrato, el plazo del Contrato y, en general, todo
factor que pueda afectar la ejecución del Contrato (el “Cronograma”).

13.4 El Cronograma se presentará por el Proponente en la forma de un diagrama de

barras elaborado con el software “Microsoft Project” (o con algún software compatible),
que incluya todas las actividades propias del Contrato.

13.5 El Cronograma será la base del que se incluya posteriormente en el Contrato, sin
embargo sólo el cronograma que se incluya en el Contrato deberá estar elaborado con
suficiente detalle como para que ACME pueda realizar un seguimiento, control y
evaluación de las actividades descritas en dicho cronograma durante la ejecución del
Contrato.

13.6 El Proponente tendrá en cuenta al elaborar su Propuesta, que el cumplimiento del

cronograma del Contrato será una obligación esencial del Contrato.

14. PERSONAL Y ORGANIGRAMA.

14.1 El Proponente estimará el número de trabajadores que empleará en el Contrato,
previo análisis de la extensión de las obligaciones que tendrá a su cargo de resultar
seleccionado, y de las funciones y competencias asignadas a cada ítem del Contrato.
Para hacerlo, tendrá en cuenta que es elemento fundamental de la política de
contratación de ACME, que sus contratistas no empleen más personal del estrictamente
indispensable para cumplir el Contrato, y que, por lo tanto, pesará negativamente en la
evaluación el proponer un número de trabajadores superior al que ACME considere
óptimo para ejecutar el Contrato.

14.2 El Proponente preparará su Propuesta sobre la base de que sólo debe emplear
personal que tenga la capacitación suficiente para ejecutar el Contrato en forma técnica y
eficiente según cada uno de los niveles y cargos que se requieran, lo cual incluye, pero no
se limita a, cumplir con los requisitos mínimos que exige en Anexo XX (Perfiles del
Personal). Igualmente, que ACME exigirá al Contratista acreditar que su personal que
deba tener título profesional, tecnólogo o técnico:

(a) se encuentre matriculado en los registros gremiales que correspondan; y

(b) se encuentre al día con las obligaciones que se adquieran con las asociaciones
que lleven dichos registros gremiales.

14.3 Es política de ACME que el personal de sus contratistas (incluido el Contratista)

sea oriundo de las siguientes partes, en el siguiente orden de preferencia:

(a) Bogotá;
(b) Córdoba;
(c) Costa Atlántica;
(d) otras partes de Colombia; y
(e) otros países.

14.4 El Proponente incluirá en la Propuesta un resumen de los “Procedimientos de

Trabajo”, “Cargos” y “Descripción de Funciones y Responsabilidades” de cada cargo.

14.5 Al elaborar su Propuesta, el Proponente tendrá en cuenta todas las disposiciones

sobre personal que se incluyen en la minuta del Contrato (Anexo B). Tendrá especial
cuidado de preparar su estructura de costos con base en las exigencias que le imponen
dichas disposiciones contractuales.

15. COSTOS.

15.1 En su Propuesta, el Proponente deberá incluir todos los costos que deba asumir
para ejecutar el Contrato a satisfacción de ACME, lo cual incluye, pero no se limita a, los
costos indicados en este Pliego, como:

(a) costo de los exámenes de salud ocupacional;

(b) seguridad social;
(c) Elementos de Protección Personal (EPP);
(d) instalaciones provisionales;
(e) impuestos;
(f) administración; y
(g) todos los demás que el Proponente pueda prever razonablemente que se
causarán durante toda la vigencia del Contrato.

15.2 El Proponente incluirá expresamente una partida correspondiente a “Utilidad”.

15.3 Las operaciones aritméticas para el cálculo de los costos incluidas en la Propuesta
serán revisadas por ACME y si de tales revisiones se determina un error, ACME lo
notificará al Proponente. Si con posterioridad a la firma del Contrato se detectan errores
en dichas operaciones que no fueron advertidos antes y que afectan los precios unitarios
y globales incluidos en el Contrato, las Partes acordarán la corrección pertinente.

16. INDEXACIÓN DE TARIFAS Y GASTOS REEMBOLSABLES.

16.1 El Proponente especificará en su Propuesta la fórmula o porcentaje de incremento

anual de las tarifas y costos de su Propuesta, a menos que del Pliego, del alcance de los
Servicios, de la minuta del Contrato o de cualquier indicación dada por ACME se
desprenda que el Contrato será otorgado a un valor fijo. Si habiendo lugar para ello, el
Proponente no especifica fórmula ni porcentaje de incremento, ACME asumirá que las
tarifas y costos de la Propuesta serán fijos durante el tiempo de duración del Contrato.

16.2 Si el Contrato estará sujeto a gastos reembolsables, el Proponente especificará en

su Propuesta el porcentaje de administración que le corresponde a dichos gastos
reembolsables. Si el Proponente no especifica nada al respecto, ACME asumirá que el
porcentaje de administración será de 0% para los gastos reembolsables.

17. COSTOS POR OBLIGACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL.

Los costos que correspondan al cumplimiento de las obligaciones de seguridad social a

cargo del Contratista formarán parte de los gastos administrativos generales del
Contratista y no serán incluidos en la Propuesta, ni en el Contrato, ni serán de ninguna
manera reembolsados por ACME.

18. SEGUROS DEL CONTRATO.

El Proponente tendrá en cuenta, que bajo el Contrato estará sujeto a obtener las pólizas
descritas en la minuta del Contrato (Anexo B).

19. IMPUESTOS.

19.1 El Proponente será responsable por el pago de todos los impuestos que graven su
participación en la Invitación.

19.2 El Proponente tendrá en cuenta en su Propuesta, que el Contratista será

responsable por el pago de impuestos en la forma prevista en la minuta del Contrato
(Anexo B).

20. ELEMENTOS A CARGO DEL CONTRATISTA.

20.1 La Propuesta incluirá un inventario detallado, que incluya las especificaciones

técnicas, de los equipos, herramientas, implementos, materiales y demás elementos (en
adelante, los "Elementos") que el Proponente pretende utilizar en la ejecución del
Contrato. Los Elementos incluirán los insumos que se necesiten para mantener los
equipos en funcionamiento.

20.2 Los Elementos incluirán aquellos “Elementos de Protección Personal” (EPP) que
deba usar el personal del Contratista por razón de su ocupación, y que no vayan a ser
proveídos por ACME. En cualquier caso, los EPP a cargo del Contratista cumplirán con la
Norma “PP033005 – Elementos de Protección Personal”.

20.3 El Proponente tendrá en cuenta que los Elementos serán suministrados por el
Contratista y que, por lo tanto, los costos de suministro, adquisición, cargue, transporte,
almacenamiento, instalación, utilización y mantenimiento de los mismos serán incluidos
en las tarifas de la Propuesta. Lo anterior no será aplicable para aquellos elementos que
se mencione en este Pliego que no estarán a cargo del Contratista.

20.4 La Propuesta incluirá en sus costos la alimentación para el personal del Contratista
que deba laborar en la Planta. Como dicha alimentación se proveerá a través del
contratista que tiene ACME para ello, los costos por este concepto están detallados en
XXX.

21. USO DE VEHÍCULOS LIVIANOS.

21.1 Cuando el Contratista deba disponer de uno o más vehículos para ejecutar el
Contrato, el mismo deberá cumplir con todos los requisitos señalados del “Estándar de
Vehículos Livianos de ACME” (Anexo XX). El Contratista asumirá todos los costos que le
implique cumplir con dicho estándar.

21.2 Todo conductor de vehículos del Contratista será certificado por ACME en
conducción, de acuerdo con la “Regla P306RO06”.

22. PROVISIONES A CARGO DE ACME.

ACME proveerá al Contratista, o a su personal, de aquello descrito en la minuta del

Contrato (Anexo B).

23. PROTECCIÓN AL MEDIO AMBIENTE.

23.1 El Proponente tendrá en cuenta que el Contratista estará obligado a cumplir el

sistema de gestión ambiental de ACME y las normas ambientales vigentes en Colombia,
así como con las que las sustituyan, modifiquen o complementen.

23.2 El Proponente presentará un “Plan de Manejo en Salud Ocupacional, Ambiente y

Manejo de Residuos”, que contenga, como mínimo, lo siguiente:

(a) los potenciales impactos que causará al agua, aire y suelo;

(b) los residuos y vertimientos que espera producir;
(c) la forma como espera controlar los impactos relacionados en los puntos anteriores;
y
(d) la situación legal en que se encuentra frente a los impactos señalados en los
puntos (a) y (b), relacionando las licencias y permisos que haya obtenido o que
espera tramitar para este efecto.
23.3 Si para ejecutar el Contrato se requiere del uso de material minero, el Proponente
tendrá en cuenta que el Contratista deberá demostrar a ACME, antes de usar dicho
material minero, que el mismo tiene procedencia lícita, de acuerdo a lo previsto en el
artículo 30 del Código de Minas.

24. SEGURIDAD INDUSTRIAL.

24.1 El Proponente tendrá en cuenta que el Contratista estará obligado a observar y

cumplir el “Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y Medio Ambiente” que ACME
ha elaborado para sus contratistas, por lo cual se adjunta el “Manual del Contratista”
(Anexo XX).

24.2 Si para ejecutar el Contrato se requiere del uso de materiales o equipos

peligrosos, el Proponente los detallará en su Propuesta y adjuntará la hoja de seguridad y
la ficha técnica de cada uno. Adicionalmente, el Proponente tendrá en cuenta las
obligaciones previstas en la minuta del Contrato (Anexo B) con respecto a dichos
materiales o equipos peligrosos.

24.3 En la elaboración de su Propuesta, el Proponente tendrá en cuenta todos los

costos que deberá asumir para cumplir con los “Reglamentos y Protocolos de Seguridad
Industrial” vigentes en ACME, y con las demás exigencias que se señalan en la minuta del
Contrato (Anexo B).

25. HORARIOS.

25.1 ACME propone que el horario de disponibilidad para la prestación de los Servicios
sea al siguiente:

(a) lunes a viernes de XX:XX a XX:XX; y

(b) sábados de XX:XX a XX:XX.

25.2 Si el Contratista se aparta del horario propuesto por ACME según el numeral
anterior, deberá explicar por qué lo hace.

25.3 Cuando deban ejecutarse labores del Contrato dentro de instalaciones de ACME,
el Proponente tendrá en cuenta que el Contratista se verá obligado a incluir dentro del
tiempo de ejecución de dichas labores las siguientes actividades:

(a) una única inducción de seguridad ACME (8 horas);

(b) una única inducción general (8 horas);
(c) una reunión de grupo semanal (1 hora);
(d) una única reunión para la preparación del panorama de riesgos (2 horas); y

cuando se trate de actividades de campo, además:

(e) una reunión al inicio de cada jornada de trabajo para el análisis de riesgos (1
hora); y
(f) sesión diaria de gimnasia laboral (15 min).

25.4 ACME no reconocerá costos stand-by por el tiempo empleado en estas reuniones.
26. SUBCONTRATACIÓN.

26.1 Si el Proponente tiene prevista la subcontratación parcial del Contrato, deberá

indicar, dentro de la Propuesta, las labores a subcontratar, e incluir el Certificado de
Existencia y Representación Legal de la persona jurídica que va a ejecutar las labores o
las hojas de vida del personal que las va a ejecutar.

26.2 ACME deberá aprobar la subcontratación propuesta por el Proponente. Si no la

aprueba, total o parcialmente, lo notificará al Proponente, para que el Proponente
modifique su Propuesta o, si es del caso, la retire.

26.3 Aprobada la subcontratación y firmado el Contrato, el Contratista será el único

responsable ante ACME por la calidad de las labores subcontratadas.

26.4 En la evaluación del Proponente se tendrá en cuenta la forma como se propone

hacer uso de subcontratistas.

27. CLÁUSULA PENAL.

27.1 El Proponente tendrá en cuenta en la elaboración de su Propuesta que el Contrato

estará sujeto al esquema de cláusulas penales descrito en este numeral, sin perjuicio de
los derechos que pueda tener ACME para exigir la correspondiente indemnización de
perjuicios, el cumplimiento del Contrato o la terminación del mismo.

27.2 Cláusula Penal de Apremio: Por mora, retardo o cumplimiento tardío de cualquiera
de las obligaciones del Contratista, el Contratista pagará a ACME, a título de pena de
apremio, una suma en pesos equivalente al 0.5% del valor del Contrato por cada día de
mora. Las penas de apremio únicamente podrán cobrarse por un máximo de diez (10)
días consecutivos con respecto a una obligación en concreto. Si la obligación permanece
incumplida por un término superior al mencionado y, a juicio de ACME, su incumplimiento
incide de manera determinante en el objeto del Contrato, ACME podrá dar por terminado
el Contrato, ordenar su liquidación y hacer efectivas las sanciones previstas para el
incumplimiento definitivo del Contrato, de forma adicional al valor de la pena de apremio.
El pago de la cláusula penal de apremio no exime al Contratista de tener que ejecutar la
obligación incumplida.

27.3 Cláusula Penal por Incumplimiento Definitivo: Por incumplimiento definitivo del
Contratista de las obligaciones a su cargo en virtud del Contrato, el Contratista pagará a
ACME, a título de pena, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del
Contrato. Sin perjuicio de lo anterior, ACME podrá también solicitar el pago de la garantía
de cumplimiento del Contrato, pues la exigibilidad de dicha garantía no se hará a título de
pena, sino por el respaldo constituido del cumplimiento de todas y cada una de las
obligaciones a cargo del Contratista.

27.4 Las sanciones descritas en la Cláusula de “Sanciones Contractuales” del Contato

se causarán por el solo hecho del incumplimiento y no requerirán de requerimientos
judiciales o extrajudiciales para la constitución en mora del Contratista, para su cobro o su
pago. Por esta razón, ACME estará facultada para descontar su valor de cualquier monto
que le adeude al Contratista.

27.5 El Contrato prestará mérito ejecutivo para los efectos previstos en este numeral.
28. NORMAS APLICABLES AL CONTRATO.

28.1 Además de las normas vigentes en Colombia que resulten aplicables al Contrato,
el Proponente tendrá en cuenta que si se le adjudica el Contrato deberá cumplir con las
siguientes normas especiales establecidas por ACME y las indicadas en otros numerales
de este Pliego:

(a) Norma PP003001 Principios Generales de los Negocios, Visión, Misión y Políticas;
(b) Norma PP023001 Control de Acceso a las Instalaciones de ACME –
Carnetización;
(c) Regla P306RO06 Conducción de Vehículos;
(d) Norma FN063001 Manejo de Materiales Peligrosos;
(e) Norma PP033019 Trabajo en Altura;
(f) Estándar de Riesgos Fatales;
(g) Código de Conducta;
(h) Lineamientos Generales para el Programa “Prevención del Consumo de
Sustancias Psicoactivas”;
(i) Lineamientos para el Mejoramiento Continúo; y
(j) Principios Voluntarios de Seguridad y Derechos Humanos;
(k) Las demás que se señalen en el Contrato.

28.2 El Pliego presenta la información técnica general para empezar a ejecutar el

Contrato. No obstante, durante la ejecución del mismo, el Contratista deberá remitirse a
las normas y estándares técnicos que el Administrador del Contrato le indique.

28.3 De existir dos o más normas que hagan referencia a un mismo procedimiento,
elemento u objeto, se tomará la que indique el Administrador del Contrato. Si el
Administrador del Contrato no indica ninguna, el Contratista utilizará la norma más
estricta.

29. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS SERVICIOS.

29.1 [favor diligenciar con el listado de los Servicios que debe prestar el Contratista]

29.2 [favor diligenciar con el listado de los Servicios que debe prestar el Contratista]

29.3 [favor diligenciar con el listado de los Servicios que debe prestar el Contratista]
 PARTE IV

ALCANCE DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS

 IV. ALCANCE DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS

XX. GENERALES.

XX.1 La Estructura de Costos será una descripción detallada de XXX, entre otros.

XX.2 En la elaboración de su Propuesta, el Proponente tendrá en cuenta que los temas

de esta Parte IV del Pliego revisten especial importancia, bien porque deben ser incluidos
como parte integral de su Propuesta, o bien porque serán reflejados en cláusulas del
Contrato. Sin embargo, el listado de ítems que aparece en esta Parte IV del Pliego no
constituye un listado exhaustivo ni excluyente, así que el Proponente será libre de incluir
toda la demás información que considere necesaria para describir adecuadamente los
costos a que estará sujeta la prestación de los Servicios.
 Anexo A
Carta de Presentación de la Propuesta

[ciudad y fecha]

Señores
ACME S.A.
Bogotá, Córdoba

Asunto: Carta de Presentación dentro de la Invitación para la Contratación del

Servicio de [favor incluir nombre del Servicio].

Estimados Señores:

[nombre del Proponente], con domicilio en [ciudad] (el “Proponente”), se permite presentar su
Propuesta para la prestación de los Servicios de conformidad con los términos y condiciones del Pliego
de Condiciones que rige la Invitación para la Contratación del Servicio de [favor incluir nombre del
Servicio].

Declaramos que esta Propuesta es irrevocable e incondicional, y manifestamos que:

(a) si nuestra Propuesta resulta seleccionada, nos obligamos a cumplirla y nos obligamos
a firmar el Contrato de Prestación de Servicios adjunto al Pliego (el “Contrato”) en los
términos exactos que dicho Contrato contiene;

(b) adjuntamos la Garantía de Seriedad de la Propuesta, otorgada en los términos

señalados en los Pliegos;

(c) hemos preparado nuestra Propuesta de acuerdo con los documentos de la Invitación,
los cuales declaramos conocer y aceptar en su totalidad;

(d) hemos incluido toda la información solicitada por ACME;

(e) no estamos incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad legal alguna;

(f) nuestro representante legal/apoderado está facultado legalmente para presentar esta
Propuesta y para firmar el Contrato.

Los datos de nuestra compañía y de nuestra Persona de Contacto son:

Compañía: Persona de Contacto:

Razón social: Nombre:
NIT: Teléfono directo:
Dirección principal: Correo electrónico:
Teléfono y Fax:

Atentamente,

XXX
Representante Legal – [favor incluir nombre del Proponente]
 Anexo B
Minuta del Contrato

[favor anexar]