Guía para la elaboración de los Informes del proyecto

Guía para la elaboración de los informes del proyecto

(Informes descriptivos e Informes financieros)

La elaboración de informes sobre el proyecto es de utilidad sobre todo para los grupos destinatarios:
como mirada retrospectiva sobre los cambios a que debieron enfrentarse o que se generaron con el
proyecto, como comparación entre lo planeado y lo realmente logrado y como momento de reflexión
sobre lo que todo esto significa para el trabajo posterior.
Paralelamente, puesto que los recursos con que financia proyectos provienen de donaciones, tanto
particulares como del gobierno alemán y de la Iglesia, MISEREOR está obligada a rendir cuentas ante
sus donadores. Es por eso que necesitamos informaciones sobre los proyectos apoyados, que
detallamos a continuación:
a) Al menos dos Informes financieros por año (más detalles en el Punto III.1), cada uno con una
breve mención de las actividades realizadas hasta el momento. Informaciones detalladas al
respecto en la Sección III "Aspectos de la cooperación financiera".
b) Informes descriptivos anuales, estructurados según lo expuesto en la Sección I.
c) Un informe final que abarque el período total del proyecto (conforme a las Secciones I y II).

Para la redacción de los informes le pedimos guiarse por las preguntas centrales de la columna
izquierda de cada capítulo, en las secciones I y II. Las preguntas de la columna derecha señalan
aspectos de interés para MISEREOR, que pueden servirle de ayuda en su reflexión, pero que no
necesariamente tienen que ser respondidas.

Formule por favor los informes descriptivos y el informe final de la forma más concreta, breve y
precisa posible.
 ¿Qué cambios verificables se han podido lograr hasta ahora con el proyecto?
 ¿Qué conclusiones se pueden sacar de lo realizado hasta el momento o de la fase concluida?

Tenga por favor en cuenta que el Informe descriptivo (Sección I) no exceda la cantidad máxima de
10 - 15 páginas (sin anexos).
El informe final, al cierre del proyecto, debe ser más extenso y detallado, pero no sobrepasar un
máximo de 25 páginas (sin anexos). Preguntas adicionales para el Informe final están incluidas en la
Sección II.
¡Por favor numere las páginas!

MISEREOR espera recibir los informes como máximo tres meses después de concluido el período a
que se refiere el informe. Si el Informe descriptivo se retrasara puede atrasarse el pago de la cuota
siguiente.

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INFORME SOBRE EL PROYECTO

1.1 Proyecto Nº      

Título del proyecto
1.2 Lugar/región del proyecto      
1.3 Período del informe      
1.4 Entidad jurídica responsable del proyecto (Organización)
a) Nombre y forma jurídica
     
registrada:
b) Dirección postal:      
c) Teléfono (fijo y móvil) y
fax:      
d) Correo electrónico:      
e) Referencia bancaria: Nombre de la entidad
     
bancaria:

Titular de la cuenta:      

Número de cuenta/IBAN:      

SWIFT:      

1.4.1 Responsable jurídico (Representante Legal de la Entidad Jurídica, con facultad de firma):

Nombre:       Skype:      

Correo electrónico:       Teléfono y

     
Móvil
1.4.2 Responsable de la gestión financiera

Nombre:       Skype:      

Correo electrónico: Teléfono y

           
Móvil
1.5 Dirección/Coordinación del proyecto (por favor comunique aquí eventuales cambios respecto al momento
de presentación de la solicitud)

Nombre:       Skype:      

Correo electrónico: Teléfono y

           
Móvil
En caso de que haya discrepancias: Nombre de la persona de contacto responsable del informe:

Nombre:       Skype:      

Correo electrónico: Teléfono y

           
Móvil

Lugar, fecha _____________________________________________

Firma del Responsable del informe: ___________________________________________________________

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I. Estructura del Informe descriptivo anual

1. Por favor inicie el informe relatando brevemente cómo se elaboró el mismo: ¿quiénes partici-
paron en su elaboración? ¿en qué fuentes se basan las informaciones contenidas en el informe?
(1/2 página)

2. Cambios en el contexto del proyecto (durante los 12 meses que abarca el informe, 1 - 2 páginas)
2.1 ¿Cómo han cambiado las condiciones de contexto en el entorno específico del proyecto, desde
la presentación de la solicitud?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué cambios significativos, positivos o negativos, hubo en las condiciones políticas, económicas
o sociales del proyecto?
     

2.2 ¿De qué forma ha cambiado la situación de los grupos destinatarios?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué cambios significativos, positivos o negativos, hubo en las condiciones de vida de los grupos
destinatarios?
     

2.3 ¿Qué cambios se produjeron en su organización?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Hubo cambios importantes en su institución (por ejemplo en el área de personal) durante el
período del informe, que hayan sido de importancia para la realización del proyecto? En caso
afirmativo, ¿cuáles?
- ¿Se ha producido algún cambio importante en otros involucrados externos (organizaciones con
quienes coopera)
     

2.4 ¿Qué consecuencias resultan de todos los cambios mencionados para el proyecto?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué influencia tienen los cambios mencionados para la realización del proyecto y el logro de los
objetivos?
     

3. Logro de los objetivos y realización del proyecto (4 - 5 páginas)

3.1 En qué medida —según el estatus actual— se alcanzarán cada uno de los objetivos del
proyecto acordados en el contrato?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- Por favor especifique los valores de partida (cuantitativos o cualitativos) para cada uno de los
indicadores fijados en el contrato del proyecto, eventualmente valores intermedios y los valores
actuales.
Objetivo específico 1:
Indicador 1a): Valor de partida al inicio del Dado el caso valor Valor actual
Valor acordado que se proyecto (Mes/Año): intermedio (Mes/Año):
debe alcanzar al final del       (Mes/Año):      
proyecto:      
     

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Dado el caso
Indicador 1b)
Objetivo específico 2:
Indicador 2a): Valor de partida al inicio del Dado el caso valor Valor actual
Valor acordado que se proyecto (Mes/Año): intermedio (Mes/Año):
debe alcanzar al final del       (Mes/Año):      
proyecto:      
     
Objetivo específico 3:
Indicador 3a): Valor de partida al inicio del Dado el caso valor Valor actual
Valor acordado que se proyecto (Mes/Año): intermedio (Mes/Año):
debe alcanzar al final del       (Mes/Año):      
proyecto:      
     
Objetivo específico 4:
Indicador 4a): Valor de partida al inicio del Dado el caso valor Valor actual
Valor acordado que se proyecto (Mes/Año): intermedio (Mes/Año):
debe alcanzar al final del       (Mes/Año):      
proyecto:      
     
Objetivo específico 5:
Indicador 5a): Valor de partida al inicio del Dado el caso valor Valor actual
Valor acordado que se proyecto (Mes/Año): intermedio (Mes/Año):
debe alcanzar al final del       (Mes/Año):      
proyecto:      
     
- ¿Qué conclusiones saca de todo esto respecto al logro de cada uno de los objetivos del proyecto?
¿Qué objetivos se alcanzarán al final del proyecto tal como estaba previsto, y cuáles parecen ser de
momento problemáticos?
- ¿En qué otras informaciones basa su estimación?
     

3.2 ¿Cuál es el estado actual en la implementación de las actividades y la elaboración de pro-

ductos o prestación de servicios?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué actividades fundamentales ya han sido realizadas?
- ¿Qué productos y/o servicios ha aportado el proyecto hasta el momento? ¿Ya están a disposición de
los grupos destinatarios?
- ¿En qué actividades o resultados previstos se observan diferencias respecto a lo planeado
originalmente? ¿Cómo se explica esto?
- ¿Cómo está organizada la cooperación con los grupos destinatarios (p. e. en el monitoreo)?
     

3.3 ¿Se produjeron otros efectos (no previstos)?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué efectos adicionales, tanto positivos como negativos, ha producido el proyecto? (p. e. respecto
a género, paz y conflictos, ecología, sociedad civil)
- ¿De qué forma reacciona Ud. a tales efectos?

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3.4 ¿Qué riesgos y/o posibilidades inesperadas existen de momento para la realización del
proyecto?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué riesgos debió enfrentar hasta el momento y con cuáles actividades?
- ¿Qué nuevos riesgos y posibilidades se vislumbran y cómo pretende reaccionar a ellos?
     

3.5 ¿Se efectuó o efectuará una evaluación?1

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Se ha realizado hasta ahora (en la fase actual del proyecto) una auto-evaluación o una evaluación
externa? En caso afirmativo ¿cuáles fueron los resultados y conclusiones? En caso negativo ¿está
prevista una evaluación tal en el tiempo restante del proyecto?
     

4. Conclusiones (1 - 2 páginas)

¿Qué conclusión intermedia saca, en general, respecto al avance del proyecto y al logro de los
objetivos?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
Por favor especifique en pocas oraciones las informaciones obtenidas hasta el momento.
- ¿Que opina —resumidamente— sobre el alcance de los objetivos logrado hasta el momento?
- ¿Qué conocimientos o lecciones de importancia para el grupo destinatario han resultado, hasta
ahora, de la realización del proyecto? ¿Siguen siendo igualmente importantes los objetivos fijados
y las actividades previstas?
- ¿Qué conocimientos o lecciones de importancia para su organización han resultado hasta ahora de
la realización del proyecto?
- ¿Qué consecuencias extrae de ello para la continuación del proyecto? ¿Deben adaptarse
consecuentemente los objetivos o los indicadores? En caso afirmativo explique por qué y presente,
por favor, propuestas de cambio concretas.
     

1
Siguiendo criterios ya establecidos,en algunos proyectos MISEREOR prevé una evaluación externa obligatoria.
En tal caso esto está acordado en el Contrato del proyecto.

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II. Informaciones adicionales para el Informe final (al terminar el proyecto)

El informe descriptivo final, al término del proyecto, debe contener todas las informaciones requeridas en la
Sección I, así como adicionalmente las mencionadas a continuación.

5. Actores internos y externos (2 - 3 páginas)

5.1 ¿Con qué personal llevó a cabo las actividades del proyecto?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Ha habido cambios en el personal desde que comenzó el proyecto? Por favor anexe una lista del
mismo con las siguientes informaciones:
o Cualificación formal
o Relación laboral (contratado, voluntario, a base de honorarios)
o Horas de trabajo: cargos a tiempo completo o a tiempo parcial
o Tareas y responsabilidades
     

5.2 ¿Qué otros actores estuvieron involucrados en la realización del proyecto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Cómo resultó la cooperación con otros actores de la zona del proyecto? ¿Correspondió con lo que
estaba planeado?
- ¿Qué aportes han brindado tales actores al proyecto?
     

6. Monitoreo y evaluación (M&E) (2 - 3 páginas)

6.1 ¿Cómo se realizó el análisis de los efectos?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Con qué métodos (cualitativos y cuantitativos, participativos u otros) ha observado y analizado los
cambios producidos, en el sentido de los objetivos del proyecto?
- ¿En qué intervalos de tiempo se recolectaron datos?
- ¿Con qué indicadores surgieron dificultades inesperadas para el análisis de los efectos? ¿Cómo
reaccionó al respecto?
     

6.2 ¿Quién o quiénes participaron en el proceso de M&E?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Quiénes participaron en el monitoreo del proyecto?
- ¿Quiénes participaron en el análisis de los datos obtenidos?
- ¿Fue posible considerar las lecciones aprendidas ya en el proyecto en curso?
- Si se realizó una evaluación interna/externa del proyecto: ¿recibió MISEREOR el correspondiente
informe?
     

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7. Perspectivas/Sostenibilidad (2 - 3 páginas)

7.1 ¿Cuán sostenibles son los efectos positivos en conjunto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Tendrán durabilidad, en su opinión, los efectos positivos logrados?
     

7.2 ¿Cómo estima la sostenibilidad estructural del proyecto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué estructuras y competencias a nivel local se han fortalecido o creado hasta el momento?
- ¿En qué medida se transfiere paulatinamente la responsabilidad de la realización del proyecto a
terceros (por ejemplo a los grupos destinatarios actuales)?
- ¿En qué medida ha cambiado el rol de su organización y de los grupos destinatarios en el curso del
proceso?
     

7.3 ¿Cómo estima la sostenibilidad financiera del proyecto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Será necesario un nuevo apoyo financiero para mantener los efectos una vez terminado el proyecto?
- ¿Qué otras fuentes financieras o recursos propios pudo movilizar hasta ahora o podría movilizar (en
forma realista) en el futuro?
     

Las siguientes informaciones son indispensables para la comunicación con nuestros donantes. Por
favor denos una breve opinión sobre cada uno de los puntos siguientes, a modo de conclusión para el
proyecto total. Para ello puede hacer alusión a secciones anteriores (por ejemplo: logro de los
objetivos individuales).

8. Estimación global ¿Cómo valoran Ud. y el grupo destinatario —sucintamente—el proyecto

total? (1 - 2 páginas)

8.1 ¿Cómo fue de eficaz el proyecto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Alcanzó el proyecto sus objetivos? En caso negativo ¿por qué no?
- ¿Correspondió el proyecto con sus expectativas?
     

8.2 ¿En qué medida son apropiados los efectos del proyecto?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué importancia tienen para los grupos destinatarios los efectos esperados o logrados, desde la
perspectiva actual?
     

8.3 ¿Ha contribuido el proyecto a un desarrollo a largo plazo?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Cómo ha contribuido el proyecto al objetivo de desarrollo o general (efecto indirecto) formulado en
el Contrato?
     

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8.4 ¿Perdurará lo que se ha logrado para los grupos destinatarios?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿En qué medida persistirán los cambios logrados en los grupos destinatarios, aun sin un nuevo apoyo
financiero?
     

8.5 ¿Qué se aprende del proyecto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué lecciones importantes resultan —resumidamente—de la realización del proyecto?
     

9. Cooperación con MISEREOR (aprox. ½ página)

¿Cómo valora en general la cooperación con MISEREOR en el proyecto concluido?
Una opinión crítica y sincera de su parte nos brinda un importante aporte para continuar mejorando la
cooperación, en diálogo con nuestras organizaciones contrapartes. ¡Muchas gracias!
     

III: Aspectos de la cooperación financiera

A continuación deseamos explicitar algunos puntos centrales relativos a nuestra cooperación financiera y a la
elaboración de informes, que en detalle fueron estipulados en las "Disposiciones Generales del Contrato",
documento que recibió junto con el Contrato del proyecto. Por favor lea con atención las mismas.

1. Al menos dos veces al año esperamos de su parte un Informe financiero. El mismo debe estar estructurado
de acuerdo al Plan de egresos e ingresos (Plan de costos y de financiación) aprobado y abarca, por lo general,
un período de 6 meses. Adicionalmente, con la solicitud para un nuevo pago por regla general se deben
enviar un informe financiero actualizado y una breve lista de las actividades realizadas en el período
correspondiente. Esto tiene que ver con el período máximo para pagos por adelantado. Véase al respecto el
Punto (4) "Otras indicaciones".
Para proyectos financiados con recursos de Katholische Zentralstelle für Entwicklungshilfe e. V. (KZE)
deberá elaborarse un Informe de auditoría semestral. Dicho informe debe estar certificado por un auditor
reconocido e independiente. Lo mismo vale para proyectos de MISEREOR con un apoyo superior a
100.000,00 euros o proyectos donde se ha previsto una auditoría.
Los Informes financieros y los Informes de auditoría deben estar en nuestras manos como máximo 3 meses
después de terminado el período al cual se refieren. Así, por ejemplo, el Informe financiero referente al
período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio debe estar en MISEREOR a más tardar el 1 de
octubre.

2. Para proyectos, cuyos Informes financieros semestrales tienen que estar certificados por un auditor externo
independiente, hemos elaborado —para la mayoría de los países— una lista de los auditores por nosotros
reconocidos. Por favor elija a partir de ella un auditor. De no ser así, tenga en cuenta que la selección del
auditor deberá efectuarse siempre en acuerdo con MISEREOR/KZE.
Una vez decidido se firmará un "Contrato de auditoría" entre la Entidad jurídica responsable del pro-yecto y
el auditor, que fija la amplitud de la revisión y el tipo de informes. Le pedimos enviarnos un original del
contrato firmado. Anexo al "Contrato del proyecto" le enviamos el Contrato de auditoría que debe utilizarse.
Por favor háganos llegar junto con cada Informe financiero (por lo general semestral) o de auditoría una
breve síntesis de las actividades realizadas, así como su opinión sobre las partidas más importantes de ambos
Informes.

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Otras indicaciones
(1) Le comunicamos que nuestros aportes financieros son aprobados en EUROS. Oscilaciones en la tasa de
cambio (euro respecto a la moneda nacional) tienen por tanto influencia en el monto efectivo de las sumas
que Ud. recibe en moneda nacional.
Si el contravalor obtenido en moneda nacional es inferior a lo previsto (debido a una revalorización de la
moneda nacional respecto al EURO producida en el ínterin), decidiremos junto con Ud. los posibles pasos a
seguir para cubrir la reducción de los ingresos (en moneda nacional). Si el Plan de costos incluyera una
"Reserva", tales recursos pueden utilizarse para este fin (previa autorización expresa de MISEREOR/KZE).

(2) Al iniciar el proyecto deberá abrirse una cuenta bancaria separada, exclusiva para el mismo, a nombre de
la entidad jurídica responsable. Por favor infórmenos junto con la primera Solicitud de pago sobre los datos
de la cuenta y de su titular. A través de esta cuenta se realizarán todas las operaciones financieras del
proyecto. Aportes de otras organizaciones (aportes de terceros) y aportes propios también se depositarán en
ella.
Por otra parte, al comienzo del proyecto le recomendamos abrir, en su contabilidad interna, un centro de
costos/centro contable separado para el proyecto.

(3) Por favor confirme de inmediato el recibo de cada importe que reciben de nosotros, mediante el
formulario que anexamos a cada pago. Envíenos también una copia de los comprobantes bancarios
correspondientes, en los cuales figuren eventuales comisiones bancarias.

(4) La suma aprobada por MISEREOR/KZE es pagada en cuotas. Pagos a partir de recursos públicos
(Katholische Zentralstelle für Entwicklungshilfe e. V./KZE) pueden cubrir un período de como máximo 3
meses por adelantado (en el área de SEPA lapsos de 6 semanas), pagos a partir de recursos eclesiales
como máximo 6 meses por adelantado.
El monto de los pagos adelantados depende de:
a) los avances del proyecto y los gastos liquidados hasta el momento (ver Punto III.1), así como de
b) la necesidad de recursos mencionada y fundamentada por Ud. para el correspondiende período (arriba
mencionado). Para solicitar los pagos utilice por favor el formulario para ello previsto (Solicitud de
pago), que anexamos al Contrato del proyecto.

Junto con cada Solicitud de pago necesitamos un informe financiero actualizado y una breve lista de las
actividades realizadas en el período en cuestión. Si en el momento de presentar la Solicitud de pago aún no
contara con el Informe financiero oficial o el Informe de auditoría (ver III.1) le pedimos enviarnos un
Informe financiero provisorio. Para tal fin utilice igualmente el formulario "Informe financiero de
Ingresos y Egresos" y adjúntelo a la Solicitud de pago. Ambos formularios se anexan al Contrato del
proyecto.

(5) Posible reducción o aumento de nuestro aporte

Por principio nuestras donaciones se aprueban con el calificativo "de hasta" un monto máximo men-
cionado. Esto significa que, bajo determinadas condiciones, dicho monto máximo puede ser reducido.
Causas importantes al respecto pueden ser, por ejemplo:
a) que los gastos del proyecto sean menores que los previstos en el Plan de costos aprobado. En este caso
nuestro aporte se reduce proporcionalmente.
b) que el porcentaje acordado de aporte propio o de terceros (es decir aportes de su organización o de
otras) sea mayor que el previsto en el Plan de financiación aprobado, pero los gastos se man-tengan
inalterables. En este caso nuestro aporte también se puede reducir.
Si por el contrario, el porcentaje acordado de aporte propio se redujera respecto a lo previsto en el Plan de
financiación aprobado por razones imprevistas e inevitables, bajo determinadas condiciones el porcentaje
de nuestro aporte puede aumentar. En este caso aclararemos la situación en diálogo con usted.
MISEREOR/KZE se reserva la aprobación al respecto.
Por favor infórmenos de inmediato si los ingresos correspondientes al aporte propio previsto o de
terceros cambian.

Compare por favor con el Punto 7 de las "Disposiciones Generales del Contrato" de KZE y el Punto 1.3 de
las "Disposiciones Generales del Contrato" de MISEREOR.

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(6) Aportes propios

En el caso de los aportes propios diferenciamos claramente entre aportes monetarios y no-moneta-rios. Por
favor tenga en cuenta que en el Plan de financiación sólo pueden ser considerados aportes propios
monetarios. Contribuciones materiales, laborales o servicios en general (p. e. puesta a dispo-sición de
salones, edificios, mobiliario o equipamiento) no pueden ser reconocidos e incluidos en el Informe
financiero.
Por favor presente todos los aportes propios no monetarios en un párrafo separado.

(7) Cambios durante el transcurso del proyecto y divergencias del plan de costos
Por favor infórmenos de inmediato si durante el transcurso del proyecto se observara un cambio en la
finalidad original del mismo (cambio del Objetivo greneral o de determinados objetivos específicos). Hay
cambios que pueden ser necesarios. En tal caso, en diálogo con Ud. buscaremos una solución al respecto
(comparar con las Disposiciones generales del Contrato, Punto 4 de KZE y 2.1-2.2 de MISEREOR).

(8) Divergencias en rubros del Plan de costos aprobado (es decir sin modificación de los costos totales),
que sobrepasen el 20 %, constituyen para nosotros un cambio considerable. Un cambio tal requiere
siempre la aprobación previa de MISEREOR o KZE.

(9) Si en su proyecto estuvieran previstas obras de construcción le pedimos considerar detenidamente los
"Requisitos especiales para proyectos de construcción apoyados por KZE".

(10) Si en el Plan de costos estuviera incluido el rubro "Reserva", tenga por favor en cuenta que dichos
recursos están en principio bloqueados. Los mismos sólo pueden ser liberados en casos justificados y con
expresa autorización previa de MISEREOR o KZE.

(11) Por favor tenga en consideración que no podemos reconocer gastos efectuados antes de la fecha de
inicio del proyecto fijada en el Contrato.

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