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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Planeación de la Auditoria Administrativa

Nefer Yolanda Reyes Castro grupo 701

Divelsy Arias Angarita grupo 702

Mónica del Pilar Giraldo Pinilla. grupo 702

Yully Andrea Suarez Babativa. grupo 702

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Administración de Empresas

Bogotá

2019.

Tabla de Contenido
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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

● Introducción......................................................................................................................... 3

● Información de la Empresa..................................................................................................4

a. Términos de Referencia Objetivo de la Auditoría en la Empresa ...................................8

b. Conocimiento del Cliente................................................................................................8

c. Procedimientos...............................................................................................................11
● Programa de Trabajo..........................................................................................................11
● Referencias Bibliográficas................................................................................................15

Introducción
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En esta actividad daremos a conocer la empresa Ghelic, en la que realizaremos el proceso de

auditoría, esta empresa se encarga de la creación de esmaltes principalmente, aunque también

elaboran otros productos de belleza. Durante el desarrollo de la actividad podremos ver algunos

factores importantes para analizar, teniendo en cuenta la información suministrada por la

empresa, de esta manera daremos un diagnóstico para determinar qué procesos se pueden

optimizar en la organización.

Información de la empresa
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Imagen 1. fuente: http://ghelic.com/

Visión

Ser la empresa líder en la producción y comercialización de Cosméticos en el país, ofreciendo

soluciones cosméticas innovadoras y de cuidado personal, expandiendo nuestro mercado en

Latinoamérica por medio de la mejora continua de los procesos, contando con personal altamente

calificado.

Misión

Somos una empresa colombiana dedicada a la fabricación y comercialización de productos

cosméticos de excelente calidad, desarrollando la innovación productos que garanticen el

bienestar y satisfacción de nuestros clientes, siendo comprometidos con la calidad, la salud y el

cuidado del medio ambiente.

Gestión global

El principal competidor es Masglo y Vogue los cuales abarcan todo el mercado, pues él tiene

una cobertura nacional e internacional a diferencia de nosotros, actualmente hablando en

porcentaje estaríamos en un 8 % ante nuestro público, teniendo en cuenta que estamos en etapa
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de crecimiento frente al mercado. Respecto a las planeaciones estratégicas estas van de la mano

con la misión y visión de la empresa, ya que deseamos ser reconocidos es por la calidad de

nuestros productos pensando en la salud del cliente.

Lo financiero

Se define un presupuesto para cada sección de la empresa, un buen ejemplo, es que actualmente

para poder ser vistos en el mercado es indispensable las redes sociales, por ende, nosotros

contamos con un presupuesto destinado que puede variar en cada una de las áreas, es así como

hacemos una planeación o ajuste de este.

Lo comercial

Para darnos a conocer o vender nuestros productos, realizamos una planeación en cuanto al uso

de las redes sociales, material publicitario físico o volantes pendones material p o p para

distribuidores y a través de un programa de influenciadores que es un grupo de asesoras que

influencian la marca, adicional contratamos personal para ventas con el fin de hacer crecer la

marca. Contamos con varios canales de distribución, pero el principal de todos son las

distribuidoras de belleza de productos de la misma.

Tenemos una planeación por medio de la cual hemos generado estrategias que son proyectadas

anualmente. En el proceso de producción se hace un control de calidad, y así determinar la vida

útil del producto en cada una de las líneas que manejamos un riguroso control de calidad para

poder sacarlo a la venta al público.

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La producción

imagen 2. Fuente: http://ghelic.com/ Imagen 3.fuente :http://ghelic.com/

Imagen 4 fuente: http://ghelic.com/

Se cuenta con un control de calidad con cada uno de nuestros productos, ya que no solo

comercializamos, sino que también fabricamos esmaltes, removedores y cremas. Llevamos un

manejo con nuestros inventarios con el fin de saber si es necesario hacer compra de más materia

prima, pues constantemente estamos sacando pedidos a nuestros clientes y esto puede variar.
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Talento Humano

Nuestro clima organizacional es ameno, manejamos incentivos para los vendedores por

cumplimiento de meta. Evaluación al proceso de producción en temas de calidad, orden, y

demás.

Gestión de lo administrativo

Tenemos los controles establecidos a través de documentación, pero nada más organizado en

cuanto a un diagrama.

Planteamiento del proceso a realizar

Hemos escogido este proceso ya que es uno de los más importantes para el crecimiento tanto de

la empresa como de sus utilidades, este estudio nos arroja unos resultados, el cual nos permitirá

fortalecer todas aquellas debilidades que podamos poseer, y de esta manera crear estrategias que

nos ayuden a mejorar cada uno de los procesos aquí planteados.

Términos de Referencia

Objetivo de la Auditoría en la Empresa:

Revisar el procedimiento de distribución del producto ya terminado.

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Conocimiento del Cliente

“Somos una empresa comprometida en resaltar la

belleza de la mujer, poniendo a su disposición un

amplio portafolio de productos para su cuidado

personal y el cuidado de sus manos.”

http://ghelic.com/

Imagen5. Fuente: www.google.com/search?

q=ghelic&rlz=1C1GCEA_enCO834CO834&source

Actividad Económica

Nos encontramos en el sector secundario o industrial , debido a que realizamos el proceso de

transformación de la materia prima , pues somos quienes fabricamos y comercializamos los

esmaltes y las cremas. Somos una empresa pequeña , poco a poco nos hemos dado a conocer con

el fin de brindar servicios de belleza con calidad a la sociedad .

Órganos de Dirección, administración y representación legal

Está conformada por: Gerente, Subgerente, Director comercial y administrativo, Director de

producción y Contador.

Composición del capital

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Contamos con un capital sobre el cual estamos trabajando, ya que se hizo una gran inversión de

dinero para la compra de la empresa, donde contamos en este momento con un inventario de

etiqueta, de frascos, de removedor, contamos con maquinaria, todo lo que requiere para un

proceso de esmalte, adicionalmente de todos los otros productos que hacemos pues de cada uno

de ellos tenemos inventario de existencias el cual se va adquiriendo de acuerdo a la capacidad de

producción.

Planta Física

Contamos con una sede administrativa de oficinas donde se atiende a público o clientes, en esta

se maneja la parte administrativa y de igual manera contamos con una zona de envasado. El

Laboratorio químico se encuentra en cota, en donde se termina todo el producto y regresa

nuevamente a la sede administrativa, este cuenta con todas las normas de seguridad e higiene, ya

que están bajo el marco legal técnico de Invima.

Tenemos un producto principal en los esmaltes que es la laca esta viene desde Francia por una

marca muy reconocida a nivel mundial, con un certificado ante la OMS Organización Mundial

de la Salud, la cual certifica que está libre de 10 componentes que perjudican la salud de las

uñas, en algunos procesos de transformación está el de unos pigmentos nacionales que se le

aplican a esta laca para generar el tono, sigue el envasado, luego pincelado y etiqueta luego

queda listo y disponible para la venta.

En cuanto al removedor compramos directamente el producto final a proveedor, las cremas son

elaboradas por nosotros las cuales contienen emolientes, vitaminas, aceites y fragancias, de esta

manera obtenemos un resultado final.

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Comercialización

Para la comercialización usamos las redes sociales, material publicitario, físico o volantes

pendones material p o p para distribuidores. a través de un programa de influenciadoras, tenemos

un grupo de impulsadoras que ofrecen la marca, adicional contratamos personal para ventas con

el fin de hacer crecer la marca. Existen diferentes canales de distribución, pero el principal de

todos son las distribuidoras de productos de belleza.

Inventario

Tenemos una relación detallada, ordenada de todos los productos y materia prima que posee la

empresa para las futuras ventas, y de esta manera se tiene conocimiento a fondo con que cuenta

la empresa al momento de ofrecerle los productos a sus clientes de acuerdo a lo que hay en

inventario.

Cartera

Existen distintos canales de distribución principalmente son los salones de belleza, le siguen

droguerías, papelerías, y por medio de las redes sociales, todas las ventas que se hacen a estos

clientes se manejan de contado ya que no se les vende directamente a empresas si no a

distribuidores, esta es la razón por la cual se maneja la cartera de contado.

Planteamiento del proceso a realizar

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Procedimientos: Control de residuos, permiso de los bomberos, registro del Invima, control de

calidad.

Programa de Trabajo

Responsables

Mónica del Pilar Giraldo.

Yully Andrea Suarez Babativa.

Divelsy Arias Angarita.

Nefer Yolanda Reyes Castro.

Área de intervención: Área comercial, proceso de Distribución.

Número Progresivo de Actividades

1. Análisis y estudio de proceso.

2. Comprobación de que el proceso concuerde con la información requerida.

3. Resultado y pasos a seguir o estrategias a implementar.

Procedimiento Específico Para Captar Y Examinar La Información

4. Entrevista a personal encargado, obteniendo información de primera mano.

5. Analizar como es el procedimiento para realizar dentro del área comercial en el proceso
de distribución del producto terminado

6. Seguimiento de rutas de distribución

7. Revisión de formatos y planillas

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8. Revisión de bases de datos.

Fases u orden secuencial para llevar a cabo el proceso.

Fase 1. Analizar de donde inicia el proceso de distribución, y de qué manera se distribuye.

Fase 2. Verificar el manejo de inventario.

Fase 3. Verificar que los canales de distribución sean los que se mencionan.

Fase 4. Verificar el tiempo real de entrega del producto.

Fase 5. Verificar grado de satisfacción del cliente a través de planilla al momento de recibir el

producto.

Fase 6. Verificar la base de datos donde queda registrado el grado de satisfacción.

Cronograma de actividades

a. Revisar los horarios de despacho.

b. Revisar el manejo de inventario.

c. Revisar formato de despacho.

d. Revisar la asignación de rutas.

e. Revisar tiempo real de entrega del producto.

f. Revisar formato de grado de satisfacción del cliente.

g. Verificar base de datos de clientes satisfechos.

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Diagrama de proceso de flujo:

Imagen 6. Fuente: propia

Reportes y clases de informe a presentar. Seguimiento de las acciones.

1. Análisis del proceso de distribución, en cada una de las fases.

2. Auditar cada uno de los procesos planteados en cada una de las fases, y tomar las

medidas pertinentes al caso.

Periodicidad. Tiempo dispuesto para informar avance: 2 semanas aproximadamente.

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Referencias Bibliográficas

● Ghelic, Esmaltes. http://ghelic.com/

● Duque. O. Auditoria Administrativa Eje 2. Analicemos la situación.

● Mayorga, D (2012). El Espectador. Intrerbolsa la historia de un desplome.

https://www.elespectador.com/noticias/economia/interbolsa-historia-de-un-desplome-
articulo-385920
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● http://www.google.com/search?q=ghelic&rlz=1C1GCEA_enCO834CO834&source