Chia, 20 de febrero de 2019

Doctor.
RICARDO LÓPEZ ARÉVALO
CONTRALOR DE CUNDINAMARCA
Bogotá D. C.

REF. SOLICITUD REFRENDACIÓN RESERVAS PRESUPUESTALES 2018

Cordial Saludo,

La presente tiene como fin solicitarle muy amablemente a su despacho y en virtud de la circular 029
de 2018 la refrendación de reservas presupuestales, que al cierre de la vigencia fiscal 2018,
ascendieron a la suma de: Setecientos cincuenta millones novecientos cuarenta y ocho mil
setecientos sesenta y ocho PESOS ML ($750.948.768.00), valores respaldados y legalizados con
sus respectivos Registros Presupuestales.

Anexo los requisitos solicitados por su entidad para tal fin de siete contratos.

Atentamente,

ARMANDO RODRÍGUEZ HERNÁNDEZ

Director General Proyectó

Elaboró: Diego Vargas — TESORERO GENERAL IMRD

RESOLUCIÓN No. 007 (ENERO 11 DE 2019)

 POR EL CUAL SE ADICIONAN AL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y DE
GASTOS E INVERSIONES DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE RECREACIÓN Y
DEPORTE DE CHÍA PARA LA VIGENCIA FISCAL COMPRENDIDA ENTRE EL 1° DE
ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019, EL 100% DE LAS RESERVAS
PRESUPUESTALES DE 2018".

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE RECREACIÓN Y

DEPORTE DE CHÍA,

En uso de sus facultades y atribuciones legales, en especial las establecidas en la Ley 181 de 1995,
el Decreto 111 de 1996, el Acuerdo Municipal número 04 del 08 • de abril de 1996, y el Acuerdo de
la Honorable Junta Directiva número 02 del 12 de abril del 2004 y,

CONSIDERANDO

Que mediante Acuerdo Municipal número 04 del 8 de abril del 1996, se crea el Instituto Municipal
de Recreación y Deporte de Chía, se ordena incorporar a él, La Junta Municipal de Deportes y se
dictan otras disposiciones.

Que de acuerdo a los conceptos 001 y 002 emitidos por la Dirección de Apoyo fiscal; y conforme a
la Ley 819 de 2003, se conceptuaba que si en la vigencia 2009 existían contratos celebrados por la
entidad territorial, que superen la Vigencia Fiscal, para su celebración la entidad debía contar con la
respectiva autorización de la vigencia futura ordinaria. De lo contrario, esto es, si no tiene la citada
autorización, la Entidad Territorial debe tener el correspondiente Certificado de Disponibilidad
Presupuestal y el Registro Presupuestal que ampare la totalidad del valor del contrato (Subrayado •
fuera del texto) y así poder pagar la obligación surgida del contrato y evitar posibles acciones contra
la Entidad.

Que el artículo 89 del Decreto 111 de 1996, establece que al cierre de la vigencia fiscal cada órgano
constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al treinta y uno (31) de diciembre,
no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la
apropiación.

Que la Ley 819 de 2003 y los conceptos de la Dirección de Apoyo Fiscal precisaron la no ejecución
de dos presupuestos paralelos (el de reservas y el de la Vigencia ), por lo que se deben incorporar al
presupuesto de la actual vigencia fiscal, conservando la clasificación inicial del mismo y el ingreso
dentro de los recursos del Balance.

Que el artículo 100 del Acuerdo 35 de 2005, Estatuto Orgánico del Presupuesto Municipal,
establece que al cierre de la vigencia fiscal cada órgano que hace parte del Presupuesto General del
Municipio, constituirá las reservas presupuéstales con los compromisos que al 31 de diciembre de
cada vigencia fiscal no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y
desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para
cancelar los compromisos que le dieron origen

Que en los artículos 2 y 3. Del Acuerdo Directivo No.1 de 2017, de la honorable junta directiva del
instituto municipal de recreación y deporte de chía, establece "Autorícese al Director General del
Instituto Municipal de Recreación y Deporte de Chía, para realizar las modificaciones, adiciones al
Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la vigencia fiscal, cuando las circunstancias así lo
ameriten, el monto de las reservas presupuestales, constituidas sobre el presupuesto del año
inmediatamente anterior y el monto de los pasivos exigibles vigencias expiradas con el fin de
realizar el pago de las obligaciones legalmente contraídas de conformidad con lo establecido en la
Ley 819 de 2003 y demás normas que regulan esta materia y que sean necesarias y fundamentales
para el funcionamiento de la Institución y poder cumplir con su función y Misión para el cual fue
creado, así como los convenios Interadministrativos, que se haga necesario realizar".

Que para efectos de poder cumplir con los compromisos en cuestión, el Instituto cuenta con
recursos provenientes de transferencias del municipio

Que Los motivos que originaron la constitución de reservas presupuestales obedecen a:

Contrato 138 de 2018 con el objeto SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE EQUIPOS

BIOMEDICOS PARA LA PREVENCIÓN, DIAGNOSTICO, TRATAMIENTO Y
REHABILITACIÓN DE DEPORTISTAS ELITE, RECREATIVOS Y EN ETAPA DE
FORMACIÓN." siendo el Contratista INVERMEDICA LTDA identificado con el NIT.
800.174.381-1por un valor de CIENTO NOVENTA Y SEIS MILLONES NOVECIENTOS
NOVENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($
196.999.999.00)

Para el día 29 de Diciembre de 2018, el Contratista, informó a cerca de las razones que le impedían
dar cumplimiento al objeto del contrato en el término de ejecución inicialmente pactado, habiendo
expresado que "(...) Se han sucedido retrasos en la producción en fabrica en lugares como
Alemania, Italia, y otros que por razón de festividades de Diciembre de 2018 y Enero de 2019,
retrasando la importación de gran porcentaje de los equipos solicitados puesto que ellos provienen
de Europa y otros de Estados Unidos; siendo una situación ajena a nuestra Voluntad (...)"

Sin embargo, el Contratista realizó la entrega de UN (01) DESFIBRILADOR EXTERNO

AUTOMÁTICO Y UN (01) SENSOR DE FRECUENCIA CARDIACA, habiéndose generado la
correspondiente factura y pago el día 31 de Diciembre de 2018, por la suma de DOCE MILLONES
TRECIENTOS DIECISÉIS MIL QUINIENTOS PESOS M/CTE ($ 12.316.500) , quedando por
ejecutar la suma de CIENTO OCHENTA Y CUATRO MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA Y
TRES MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($ 184.683.499).

Por estas circunstancias y habiendo revisado la documentación adjunta, se pudo evidenciar que las
razones expresadas por el Contratista son suficientes para realizar la SUSPENSIÓN de la ejecución
del contrato hasta el día 31 de Enero de 2019, razón por la cual, este contrato se ejecutara en el año
2019, motivando la necesidad de constituir una Reserva Presupuestal por el valor de CIENTO
OCHENTA Y CUATRO MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL
CUATROCIENTOS NOVENTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($ 184.683.499).

Contrato 140 de 2018 con el objeto SUMINISTRO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS Y DE

FISIOTERAPIA PARA PROCESOS DE ENTRENAMIENTO, REHABIL!TACION Y
OPTIMIZACION DEPORTIVA." siendo el Contratista TALENTO COMERCIALIZADORA S.A.
Identificado con el NIT. 830.048.811-5 por un valor de DOSCIENTOS CATORCE MILLONES
OCHOSCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL TRESCIENTOS SETENTE Y DOS PESOS
MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($214.859.372.).

Para el día 28 de Diciembre de 2018, el Contratista, informó a cerca de las razones que le impedían
dar cumplimiento al objeto del contrato en el término de ejecución inicialmente pactado, habiendo
expresado que "(. ..) Por ser productos importados y por temporada de vacaciones, y aun habiendo
realizado las órdenes de compra de los elementos solicitados en suministro, los proveedores de los
mismos, no realizan el inicio de entregas hasta la última semana de Enero de 2019 (...) " , habiendo
dejado junto con la solicitud, la documentación que permite establecer la veracidad de lo acá
informado por el Contratista.
Por estas circunstancias y habiendo revisado la documentación adjunta, se pudo evidenciar que las
razones expresadas por el Contratista son suficientes para • realizar la SUSPENSIÓN de la
ejecución del contrato hasta el día 31 de Enero de 2019, razón por la cual, este contrato se ejecutará
en el año 2019, motivando la necesidad de constituir una Reserva Presupuestal por el valor de
DOSCIENTOS CATORCE MILLONES OCHOSCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL
TRESCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($214.859.372.).

Contrato 133 de 2018 con el objeto "CONTRATAR EL SERVICIO DE VIGILANCIA PARA LAS
UNIDADES DEPORTIVAS Y LA SEDE ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO MUNICIPAL
DE RECREACIÓN Y DEPORTES DE CHIA" siendo el Contratista AVIZOR SEGURIDAD
LTDA, CON NIT 830.024.478-1, por el valor de CUATROCIENTOS QUINCE MILLONES
SEISCIENTOS SIETE MIL OCHENTA PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($
415.607.080).

Vista la necesidad imperiosa de este servicio no era posible dar por terminado el Contrato finalizado
el año 2018 y estar sujetos a los términos de un proceso de convocatoria pública, por lo que deberá
extenderse hasta la Vigencia 2019, y no interrumpir la Seguridad e Integridad de las Personas y
Bienes que se encuentran al interior de las Unidades Deportivas y de la Sede Administrativa.

El Contrato de la referencia tiene como plazo final de Ejecución el día 30 de marzo de 2019,
habiéndose ejecutado a la fecha, la suma de NOVENTA Y CUATRO MILLONES
CUATROCIENTOS NUEVE MIL SEISCIENTOS NOVENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($
94.409.696), quedando un saldo para ejecución en 2019 de TRESCIENTOS VEINTIÚN
MILLONES CIENTO NOVENTA Y SIETE MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y CUATRO
PESOS M/CTE ($ 321.197.384)

Contrato 122 de 2018 con el objeto ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS, GLOBAL DE MANEJO

SECTOR OFICIAL, PÓLIZA DE SEGURO DE AUTOMÓVILES (MOTO), PÓLIZA DE
RESPONSABILIDAD CIVIL, PÓLIZA DE DAÑOS MATERIALES COMBINADOS Y PÓLIZA
DE ACCIDENTES COLECTIVOS DE LOS DEPORTISTAS QUE HACEN PARTE DE LAS
ESCUELAS DE FORMACIÓN Y DE LAS DELEGACIONES QUE REPRESENTEN A CHIA EN
LAS SALIDAS DE PARTICIPACIÓN Y COMPETENCIAS OFICIALES, siendo el Contratista
COMPAÑÍA ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA S.A NIT. NIT. 860.524.654-6, por
un valor de CUARENTA Y DOS MILLONES DOSCIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL
OCHOCIENTOS TREINTA Y DOS PESOS CON TREINTA CENTAVOS ($42.289.832.30),
incluido IVA.

El contrato de la referencia tiene como plazo de ejecución 380 días por lo que su ejecución traspasa
la Vigencia 2018, debiendo constituirse la Reserva presupuestal para asumir los compromisos
económicos de la Vigencia 2019; habiéndose ejecutado a 31 de diciembre de 2018, la suma de
VEINTINUEVE SEISCIENTOS SETENTA Y DOS MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y
DOS PESOS M/CTE • ($ 29.672.832)

Por las razones expuestas, deberá realizarse la debida Resera presupuestal por el valor pendiente de
ejecutar por la suma de DOCE MILLONES SEISCIENTOS DIECISIETE MIL PESOS M/CTE ($
12.617.000)

Contratos 01,77 y 112 de 2018 con las contratistas y datos que se enuncian en el cuadro inmerso en
este oficio.

Los mencionados contratos debieron ser Suspendidos toda vez que las Contratistas de los mismos
entraron en periodo de Licencia de maternidad, motivando así, que la ejecución de sus contratos se
extendiera hasta la Vigencia 2019, siendo esta una razón legal para solicitar la constitución de
Reserva Presupuestal.
 De esta manera, me permito discriminar uno a uno los términos de los referidos contratos y los
valores solicitados en Reserva

Por esta razón y debido al termino de suspensión, de cada uno de los contratos terminará su
ejecución en la Vigencia 2019, por lo que deberá realizarse la debida Reserva presupuestal por los
valores determinado en el cuadro antes descrito.

Que al cierre de la vigencia fiscal 2018, las Reservas Presupuestales excepcionales que se
originaron ascendieron a la suma de: Setecientos cincuenta millones

NOMBRE DEL No DE OBJETO FECHA DE FECHA DE VALOR DE

CONTRATISTA CONTRATO SUSPENSIÓN REINICIO LA
CONTRAT RESERVA
O
GLORIA ANDREA PRESTACIÓN
DOCUMENTO 01 DE SERVICIOS
1.072.649.382 PROFESIONALE
S
LADY VIVIANA
GIL 77
DOCUMENTO
35.199.110

Por esta razón y debido al termino de suspensión, de cada uno de los contratos terminará su
ejecución en la Vigencia 2019, por lo que deberá realizarse la debida Reserva presupuestal por los
valores determinado en el cuadro antes descrito.

Que al cierre de la vigencia fiscal 2018, las Reservas Presupuestales excepcionales que se
originaron ascendieron a la suma de: Setecientos cincuenta millones novecientos cuarenta y ocho
mil setecientos sesenta y ocho PESOS ML ($750.948.768.00), valores respaldados y legalizados
con sus respectivos Registros Presupuestales, estas reservas serán incorporadas en un 100% al
presupuesto de la actual Vigencia Fiscal.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO: Incorporar al Presupuesto de Ingresos - Reservas Presupuestales de la

vigencia 2018 por valor de Setecientos cincuenta millones novecientos cuarenta y ocho mil
setecientos sesenta y ocho PESOS ML ($750.948.768.00), según el siguiente detalle:

ARTICULO SEGUNDO: Incorporar al Presupuesto de Gastos, Reservas Presupuestales de la

vigencia 2019 por valor de Setecientos cincuenta millones novecientos cuarenta y ocho mil
setecientos sesenta y ocho PESOS ML ($750.948.768.00) con base al siguiente detalle:
ARTICULO TERCERO: El área Financiera del Instituto. hará los reaistros presupuestales y
contables e imputaciones en los respectivos libros a que haya lugar, para poder cumplir con dichos
compromisos.

ARTÍCULO CUARTO: Modifíquese el Programa anual Mensual izado de Caja — PAC, de la

vigencia 2018, adicionando los valores de las Reservas Presupuestales de la vigencia 2018, que se
incorporan en la presente resolución.

ARTICULO QUINTO: El presente Acto rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en el Instituto Municipal de Recreación y Deporte de Chía, los once (11) días del mes de
Enero del año dos mil diecinueve (2019).

JORGE A. RODRÍGUEZ H.
Director General del IMRD de Chía
Proyectó y elaboró: Diego Vargas — TESORERO GENERAL I
Revisó — carolina Orjuela — JEFE DE CONTRATACIÓN