PROCEDIMIENTO PARA INFORMACIÓN

DOCUMENTADA

PRO-AL-SGC-001
 1. Objetivo.
Definir el proceso para el formateo, revisión, actualización, aprobación, emisión,
distribución, retención y finalmente la eliminación de documentos referentes al servicio y el
Sistema de Gestión de Calidad de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, asegurando que
las versiones pertinentes se encuentren disponibles en tiempo y forma en los puntos de
uso.
Este documento también tiene como objetivo dar a conocer los requerimientos para el
establecimiento y mantenimiento de registros que demuestren que XXXX (en adelante) ha
logrado la conformidad de los requerimientos del servicio de manera eficaz.
Así mismo, XXXXXX garantiza que los documentos son:
 Gestionados de una manera controlada y consistente
 Numerados y registrados correctamente
 Revisados y aprobados de manera eficaz antes de su emisión.
 Fácil acceso y disponibilidad donde/cuando sea necesario
 Rastreables y auditables.

2. Alcance
Aplica a todos los documentos y/o registros de origen interno y externo que forman parte de
las actividades de XXXXX.
A menos de que exista una solicitud del cliente para un procedimiento de información
documentada específico para el servicio, entonces este procedimiento tiene prioridad.

3. Definiciones:
Abreviaciones/Términos Definiciones
SGC Sistema de Gestión de Calidad
Documento Información y su medio de soporte, el cual puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una
combinación de éstos.
Una copia de un documento controlado con distribución pre-asignada y
Copia Controlada
requerimientos de actualización de revisión.
Un documento que es usado dentro de AL, pero que es emitido por
Documento de Origen una organización externa como puede ser un cliente, proveedor,
gobierno federal o estatal, fabricante, etc.
Sólo para Información: Documentación emitida sólo con el propósito de informar o ilustrar.

Forma de Administración de Describe los cambios propuestos a un documento controlado, las

Cambios: razones del cambio y la decisión tomada por el Gerente del
Departamento pertinente junto con la consideración de las áreas
involucradas en la propuesta. {XXXXXXXXXXXX}.

Transmisión de documentos: Una forma que permite darle seguimiento a la transmisión de

documentos controlados emitidos interna y externamente que exige
acuse de recibo. {XXXXXXXXXXXX}.

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 MDR Registro Maestro de Documentos: Una lista completa de todos los
documentos de XX distribuidos a todo el personal. La lista contempla
todos los documentos especialmente preparados para el
funcionamiento efectivo de cada departamento, revela el estatus actual
y localización de todos los documentos. {XXXXXXXXXXX}.

IRM Índice de Registro Maestro: Una lista completa de todos los registros
de XX distribuidos a todo el personal. La lista contempla todos los
registros de cada departamento, revela el estatus actual, su método de
conservación, retención y su eliminación. {XXXXXXXXXXXXX}.

Registro: Un registro es un tipo especial de documento controlado en el cual se

declaran los resultados logrados o proporcionan la evidencia de las
actividades ejecutadas. Los registros estarán referenciados dentro del
Manual, Procedimientos y/o Instructivos de Trabajo. Un registro tiene
requerimientos adicionales de control que han sido definidos en este
procedimiento. Como registro son considerados los siguientes
documentos: formas, listas de verificación, reportes, bitácoras,
oficios…, etc.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

(Nota: los procedimientos pueden o no estar documentados).

Especificación: Documento que establece requisitos

Instructivo de trabajo: Descripción detallada de cómo desarrollar y registrar las tareas.

Lineamiento: Es una tendencia, dirección, rasgo característico de algo. Conjunto de

órdenes y directrices.

4. Documentos de Referencias:
Referencia Descripción
MA-XXX-SGC-001 Manual del Sistema de Gestión de Calidad
PRO- XXXX-SGC-001 Procedimiento de información documentada
FOR- XXX-SGC-016 Transmisión de Documentos
FOR- XXX-SGC-017 Administración de Cambios
MDR- XXXX-SGC-001 Registro Maestro de Documentos
IRM- XXXX-SGC-001 Índice de Registro Maestro

5. Responsabilidades:
GERENCIA DE CALIDAD
Responsable de administrar el Sistema de Gestión de Calidad de XXX, es quién
proporcionará al personal los lineamientos para lograr la estandarización del proceso de
información documentada.

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 Responsable de la Provisión de todo el apoyo para la gestión a los propietarios de los
documentos, así mismo de administrar la documentación (alta, baja y actualización de
documentos) en la intranet de la empresa.
Es responsable de proporcionar al personal las disposiciones generales y lineamientos a
seguir para lograr la estandarización de los procesos de identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, tiempo de conservación, eliminación y archivo de los registros.

EMPLEADOS DE XXXXX
Todos los empleados son responsables de usar los documentos disponibles del SGC
alojados en la intranet de la empresa, así como identificar las necesidades y mejoras a los
documentos existentes.
PROPIETARIO/ORIGINADOR DEL DOCUMENTO
El originador del documento es usualmente el propietario del documento. Sin embargo,
puede haber ocasiones en que el originador y el propietario del documento son personas
diferentes.
El originador es responsable de la preparación del documento y el propietario es
responsable de asegurar que los documentos deben someterse a revisiones acorde a la
interrelación de los procesos de la organización.
Es responsable de mantener los documentos ubicados y disponibles en los puntos de uso,
así como de proponer mejoras.
REVISOR DE DOCUMENTOS
Los Revisores de Documentos son responsables de la revisión y comentar sobre el
contenido del documento, basado en sus áreas especializadas en los plazos asignados
para el proceso de revisión.

6. Desarrollo de la información documentada

6.1 DOCUMENTACIÓN NUEVA
Cuando se identifica la necesidad de elaborar un nuevo documento, el
departamento responsable de las actividades debe designar a uno de sus
empleados para su creación. Quién prepara el documento debe estar
adecuadamente calificado y experimentado dentro de una determinada área de
conocimiento. Las instrucciones para la numeración de documentos deben ser
solicitadas al Administrador del Sistema.
Nota 1: Los documentos de origen externo que sean aplicables al servicio
realizado por XXX y que estén en idioma diferente al español, podrán ser
traducidos al español si es requerido, se asignará un número y se cambiará a la
plantilla que le aplique del sistema o a menos de que se requiera utilizar en su
formato de origen.
Nota 2: Excepto cuando un contrato/entidad regulatoria lo especifique, la
documentación será preparada de acuerdo a sus requisitos.

PRO-XX-SGC-001 Rev. 0 Fecha de revisión: XX-XX-XXX Página: 4 de 15

 Nota 3: Cuando sea requerido, los documentos (procedimientos, formatos) podrán
ser bilingües (Inglés-Español y viceversa).
6.2 PREPARACIÓN DE UN NUEVO DOCUMENTO
INFORMACIÓN GENERAL
Para asegurar la uniformidad y el control apropiado de los documentos del
Sistema de Gestión de Calidad de XXXXXXX, se han desarrollado diversas
plantillas para satisfacer cada uno de los estilos y ser utilizadas como formatos
estándar en la preparación de procedimientos de trabajo, manuales, reportes y
otra documentación relacionada con las actividades de la empresa, las cuales se
encuentran identificados con las siglas {XXXXXXXXXXXXX}.
6.3 FORMATO DEL DOCUMENTO
Tipo de fuente y tamaño
Los documentos deberán usar la fuente Arial y el número de tamaño de la siguiente forma:

Numeración de Párrafo

Nivel Uno: 1.0

(No.24 para Título principal con Mayúsculas en negrita).

Nivel Dos: 1.1

(No.12 para Sub-títulos con Mayúsculas en negrita).

Nivel Tres: 1.1.1

(No.10 para títulos terceros con minúsculas en negrita).

Toda la narrativa o texto general se aplicará el tipo de letra siguiente: Tamaño de fuente
arial 10 en minúsculas con interlineado sencillo.

Color de la Fuente y uso

El texto normal es negro, las referencias internas de los documentos serán enmarcados en
color azul, los hipervínculos a documentos de referencia serán enmarcados en llaves en
azul.
Cuando el documento sea bilingüe esté tendrá el texto traducido en letra cursiva color gris.

6.4 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

Página de Portada (de acuerdo a la plantilla de XXXX)

Objetivo

Alcance de la aplicación

Definiciones

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 Referencias

Responsabilidades

Desarrollo del documento dividido en secciones para su fácil referencia.

Historial de Cambios y revisiones

A continuación, se describe la función de cada una de ellas.

Objetivo: La declaración del objetivo es incluida para definir el propósito, la aplicación y

uso del documento.

Alcance de la aplicación: Es el alcance de aplicación del documento debiendo describirse

las áreas que serán cubiertas y las que no.
Definiciones: Cualquier término y definición que sea generado dentro del documento y
que no sea de otra manera definido en el Manual del Sistema de Gestión de Calidad de XX
{XXXXXXXXXX} deberá ser incluido en esta sección. En caso de no existir deberá
incorporarse la Leyenda: “Intencionalmente en Blanco”.
Referencias: La documentación de apoyo o adicional debe ser identificada para permitir
una fácil referencia. Donde sea apropiado, las referencias deberán incluir los números de
documentos, números de catálogos, normas y otras referencias. Anexos y apéndices son
parte de esta sección. En caso de no existir deberá incorporarse la Leyenda:
“Intencionalmente en Blanco”.
Responsabilidades: La responsabilidad y la autoridad del personal y/o función
organizacional de los involucrados en el desarrollo y/o alcance del documento.
Desarrollo del Documento/ Procedimiento: El nivel de detalle puede variar dependiendo
de la complejidad de actividades, los métodos usados, el nivel de habilidades, el
entrenamiento de la gente, si es necesario con el propósito de cumplir las actividades.
Historial de Cambios y Revisiones: Indica el número de revisiones que se le ha realizado
al documento para su actualización, así mismo se indica la descripción del cambio
realizado.

6.5 PÁGINA DE PORTADA

El formato de la página de portada deberá ser tal y como se muestra en este documento.
Los siguientes tipos de documentos requieren de una Página de Portada:
 Manuales.
 Procedimientos.
 Documentos.
 Planes.
 Instructivos de trabajo

Área de título
Esta área incluye:

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 Logotipo.- Está situado en la parte superior derecha del documento. Las plantillas ya
cuentan con este logotipo pre-definido (XXXXXX).
Nombre de la empresa- Está situado en la parte de abajo del logotipo, tal como se
muestra en el documento, Bradley Hand 8.

Nombre del Documento: Está situado en la parte superior central del documento, este
debe especificarse en negritas, fuente calibrí y tamaño 14, el nombre completo del
documento al que se está refiriendo, lo cual incluye el tipo y la naturaleza del mismo.
Ejemplo: Procedimiento para información documentada.
Sistema de Gestión de Calidad.- Está situado en la parte superior central abajo del
nombre del documento, Calibri 9.
Código de Documento: Calibri con negrita, tamaño 12, dicha codificación se forma como
se indica en el punto 6.7 de este procedimiento.
Fecha de revisión, versión y número de página: Cambria con negrita, tamaño 10.
Cuadro de validaciones: Está situado en la parte inferior de la página principal, fuente
Arial tamaño 9.

Tabla de Aprobaciones, Revisión/Fecha/Nombre/Firma

Revisión Un documento considerado como borrador deberá ser identificado con letras que pueden ir de la
A a la Z, Una vez que el documento ha sido aprobado para su emisión inicial y uso este cambio
se identificará con el número de revisión 00, el cual debe incrementarse numéricamente
conforme sufra cambios: Ejemplo: 01, 02, 03, 04, etc.

Descripción Describir el propósito de la emisión del documento (ejemplo: emitido para su uso).

Elaboró: Persona cuya competencia escribe o define el documento o la secuencia de actividades.

Fecha Día en que se realiza la revisión del documento consta de (6 dígitos) de la siguiente manera:
Día/ Mes/ Año (15/07/18).

Revisó: Persona cuya competencia asegura la claridad, precisión, adecuación y estructura propia del
documento. Tiene la oportunidad de evaluar y comentar la utilidad de los documentos y verificar
que estas reflejan las prácticas actuales.
Fecha Día en que se realiza la revisión del documento consta de (6 dígitos) de la siguiente manera:
Día/ Mes/ Año (15/07/18).

Persona miembro de la gerencia funcional o en su caso el Director General responsable de la

Aprobó:
implementación del documento.
Rubrica de la persona.
Firma:

6.6 TABLA DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Las plantillas constan de una tabla en donde se describen los cambios a los cuales se ha
sometido el documento como evidencia de la revisión, Fecha de Revisión, Sección y
descripción del Cambio.
Revisión.

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 Un documento considerado como borrador deberá ser identificado con letras que pueden ir
de la A a la Z, Una vez que el documento ha sido aprobado para su emisión inicial y uso
este cambio se identificará con el número de revisión 00, el cual debe incrementarse
numéricamente conforme sufra cambios: Ejemplo: 01, 02, 03, 04, etc.

Fecha de Revisión.
Indica la fecha en la que se realiza el cambio (6 dígitos) de la siguiente manera: Día/ Mes/
Año (ejem. 15/07/18).

Sección.
Indica en que parte del documento se realizó el cambio.

Descripción de Cambios
Indicar en forma breve los cambios realizados al documento. Una forma de Administración de
cambios {XXXXXXXXXXXXX}, deberá ser realizada para describir con mayor detalle los
motivos y las acciones del cambio.

6.7 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC

La codificación para los documentos Generales y Operativos del SGC, se realiza como se
indica a continuación, ejemplo:

PRO AL SGC 001

Tipo de Documento
Número consecutivo (3 dígitos)

Nombre de la empresa Área/Proceso

Esto Indica que este documento es un Procedimiento exclusivo de XXX y pertenece al

Sistema de Gestión de Calidad, seguido del número consecutivo.
Las siglas que se utilizaran para la Identificación de los tipos de documentos deberá ser la
siguiente:
Descripción Siglas Descripción Siglas

Documento DOC Manual MA

Registro maestro de
Mapeo de Procesos MP RMD
documentos

Gráficas GRA Objetivos OBJ

Lista de verificación LVE Planes PLN

Dibujo DIB Política POL

Formatos FOR Procedimientos PRO

Índices de registros maestro IRM Plantilla PLA

Instructivos de trabajo ITR Matriz MTX

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 Descripción del puesto
DPA Reporte RP
administrativas

Descripción del puesto costa Diagramas de Flujo DFL

DPC
afuera

Las siglas que se utilizarán para la codificación de las áreas/procesos será la siguiente:

Área/Proceso Siglas Área/Proceso Siglas

Sistema de Gestión de Calidad SGC Recursos Humanos RH

Dirección General DG Estimaciones EST

Gerencia Comercial GCO Información y Tecnología IT

Seguridad, Salud y Medio

Gerencia de Operaciones OP Ambiente HSE

Compras COM Administración y Finanzas AFI

Gerencia de QHSE QHSE Ingeniería ING

6.8 MAPA DE PROCESOS DEL SGC

Los Mapeos de Proceso proporcionan evidencia documentada de la interrelación de los
procesos de AL, de manera esquemática.
Simbología empleada

Símbolo Descripción y Utilización

Sentido de Flujo

Movimiento de la actividad y/o producto entre pasos.

Movimiento de un proceso a otro.

Decisión

Elección entre alternativas que afectan el movimiento del

Proceso o actividad.

Aprobaciones para respaldar la actividad del proceso.

conector

Los conectores son usualmente marcadas con letras o

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 números para mostrar los puntos de coincidencia salto

Actividad del Trabajo

Desarrollo del Proceso y/u operación

Documentación

Generación de Información, Reportes, Oficios, etc.

Terminal

Inicio y/o Fin de la Actividad.

Continuación del proceso

Indica que el proceso sigue de acuerdo a su codificación indicada.

6.9 REVISIÓN Y APROBACIÓN

Los documentos nuevos deberán ser revisados para su aceptación. Esta revisión asegura
que los documentos reflejan las prácticas reales y que no especifiquen algún requerimiento
que entre en conflicto con las políticas y lineamientos establecidos, así como con la Política
del SGC, los objetivos y las metas de la organización.
Una vez que los documentos han sido revisados para su aceptación, el Gerente del
Departamento y/o Director General o dependencia deberá aprobarlos. La documentación
aprobada es mantenida por el Departamento del SGC y actualizada en la base de datos de
la intranet del SGC de la empresa.
En los casos donde se requiere la aprobación por parte del cliente, y/o una autoridad
externa (como puede ser una entidad gubernamental) de un documento interno o externo,
éste deberá ser enviado al cliente o a la autoridad, previa aprobación interna del
documento y mediante un oficio en el cual se deberá anotar su identificación, nombre y
revisión. Una vez aprobado el documento deberá ser ingresado en el Registro Maestro de
Documentos. {XXXXXXXXXXXXX} y distribuido a las áreas pertinentes.
El MDR es un documento clave para llevar un registro de cada documento del Sistema de
Gestión de Calidad de XXXX a lo largo de su ciclo de vida.
Todos los detalles tales como el registro y la actualización del estado de revisión, fechas, la
fecha de emisión prevista y actual, etc. Será la responsabilidad del Administrador del SGC.

6.10 REGISTRO Y APROBACIÓN

Los documentos aprobados deberán ser enviados al Administrador del SGC para su
integración y distribución al Registro Maestro correspondiente.

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 6.11 EMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN
El Administrador del SGC y/o su designado organiza tanto la distribución interna y externa
de los documentos del SGC, la forma de distribución podrá ser copia en papel (para los
clientes o costa afuera) o bien copia electrónica (para uso interno o CD para áreas
remotas). Donde se considere apropiada una Forma de Transmisión de Documentos
{XXXXXXXXX} podrá acompañar esta distribución.
Donde la confidencialidad del documento sea comprometedora, para la protección de los
bienes materiales y humanos de la compañía, se manejará como “Confidencial”.
Todos los documentos disponibles en la intranet del SGC, están actualizados y
controlados. Este documento es válido como “copia controlada” y podrá ser cotejado
con su versión disponible.

6.12 REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA

En cualquier momento, el cambio o la revisión de un documento puede llevarse a cabo,
esto permite asegurar que el documento continúa reflejando las prácticas actuales y que es
consistente con el resto de la documentación y requerimientos del SGC.

Si durante esta revisión se detecta una necesidad de cambiar o alterar un determinado

documento, los usuarios deberán validar la propuesta de alteración del documento
específico con todas las áreas involucradas a fin de mejorar el proceso o mantener la
adherencia entre los departamentos.

El solicitante deberá dirigir la forma de administración de cambios {XXXXXXXXXXX} al

Gerente del área responsable del documento o al dueño del proceso para validar la
sugerencia de cambio y posteriormente deberá entregar al administrador del SGC dicho
formato a fin de proceder a la realización del cambio.
Las alteraciones a documentos serán informadas vía e-mail mediante la forma
administración de cambios.
Nota 2: Habrá servicios que de acuerdo a su naturaleza la revisión y/o actualización de la
documentación será realizada cuando menos cada dos años o si las sugerencias y/o
recomendaciones de cambio lo justifican.

6.13 CONTROL DE DOCUMENTOS INVÁLIDOS/OBSOLETOS

El Administrador del SGC y/o su designado también organiza las instrucciones para avisar
a los destinatarios sobre las nuevas versiones y asegurar la eliminación de las copias
reemplazadas para evitar su uso no intencionado. Si los documentos obsoletos son
retenidos para algún propósito, se deberán sellar como documento obsoleto, sustituida,
inválida o cancelada, así mismo los archivos electrónicos deben de contener una marca de
agua para identificar claramente el estado del documento.
Término Definición
Documento que ya no tiene validez o ha perdido vigencia
Obsoleto
por haber sido sometido a actualización.
Sustitución Documento emitido y remplazado por otro

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 Invalidación Documento nunca emitido. Numero ya no se requiere
Cancelado Documento emitido y ya no es validado.
Si un documento requiere ser sustituido, invalidado o cancelado, el administrador del SGC
informará a todos los titulares de los documentos internos y/o externos a través de
notificaciones electrónicas y/o transmisión, la eliminación correspondiente.
En caso de que un documento sea sustituido por un documento diferente, se cruzaran las
referencias a ambas versiones para que quede claro cuál revisión es la actual.
Nota 3: Los documentos OBSOLETOS serán mantenidos electrónicamente por el
administrador del SGC, para fines de consulta en caso de ser necesario, y se eliminarán
por completo.
Nota 4: Al eliminar un documento verificar las referencias que tengan en otros
procedimientos del SGC.
6.14 CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
Es aquella documentación que no se genera (pero se utiliza) dentro de los procesos de XX.
La documentación externa aplicable está constituida por normas, contratos, documentación
técnica del cliente, procedimientos o cualquier otra documentación de origen externo, cuya
administración esté regulada por el SGC de XX.
Cuando se utilice documentación externa que afecte al SGC, la misma se mantendrá
controlada, actualizada y distribuida según las necesidades de su uso a los frentes de
trabajo:
Documento Responsable del Control Tipo de control

El responsable del Control de Documentos Control de Documentos del Distribución

del servicio será quien registrará el servicio responsable de
documento ingresado/enviado indicando recepción/actualización
tipo, revisión, número de nota, remito, plano,
etc.,

Documentos del Cliente Gerente de operaciones / Responsable de

Responsable de Control de Control de
Documentos del servicio Documentos del
servicio, controla,
actualiza en MDR y
distribuye.

Normas nacionales e internacionales (que Administrador del SGC Servidor de XXX

se deban aplicar por requisitos contractuales
o requerimientos propios de la actividad)

6.15 NORMAS PARA SUBCONTRATISTAS/PROVEEDORES

Los proveedores/subcontratistas deberán usar/proporcionar documentación en su propio
formato con una portada de XXX que cubre cada documento (la única excepción para esto

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 es en recursos costa afuera donde XX es el cliente y por lo tanto XXX no emite números a
proveedores).
Como mínimo estos documentos deben tener el título del servicio, el título del proveedor
del documento, número de documento del proveedor y versión/revisión claramente
identificada sobre su portada.
Si existe un requerimiento especifico de XXX para incluir los números de cliente en
documentos del proveedor o dibujos, entonces esto debe ser abordado desde el inicio del
servicio.
6.16 CONTROL DE DATOS ELECTRÓNICOS
Sólo personal autorizado con su password o permisos, puede hacer cambios a los
documentos en la intranet del SGC.
Para evitar el uso no intencionado de documentos OBSOLETOS y/o CANCELADOS, no
deberán ser mantenidas copias electrónicas de los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad de XXXX, en sus computadoras personales.

6.17 ALMACENAMIENTO, MÉTODO DE ARCHIVO, MÉTODO DE CLASIFICACIÓN, TIEMPO

DE ARCHIVO Y MÉTODO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC DE XXXX.
Las características de almacenamiento, tiempo de archivo y método de eliminación son
indicadas en el Índice de Registros Maestro del SGC {XXXXXXXXXX}. Esto aplica tanto
en papel como el formato electrónico de documentos.

7. Control de la información documentada

7.1 IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO (NÚMERO DE FORMA / NOMBRE / TÍTULO,
NOMBRE DEL REPORTE)
Un registro puede consistir en una forma llenada, un certificado oficial tal como: un
certificado de fábrica, un reporte de una actividad. Cualquier forma que sea utilizada como
un registro, es identificada de la siguiente manera:
Forma – Un registro puede ser un tipo especial de documento, que es controlado por
medio del proceso de control de información documentada definido en este procedimiento.
Estos documentos incluyen formas y listas de verificación. Ya sea que el número de forma
identifique estos registros o el Nombre/Título asignado al documento.
Certificados - Los certificados son documentos recibidos de los proveedores o clientes.
Estos registros son identificados por el nombre específico del certificado o por la
documentación de la que consta la certificación.
Reporte - Estos registros son identificados por el título del reporte.

Cada registro considerado dentro del SGC, es identificado e incluido en el Índice de

Registros Maestro. {XXXXXXXXXX}.

7.2 ALMACENAMIENTO DE REGISTROS (OFICINA, SITIO DE ALMACENAMIENTO, ETC.)

Los registros son almacenados de acuerdo a las áreas indicadas en el Índice de Registros
Maestro {XXXXXXXXXXXXX}. Es responsabilidad del personal gerencial y/o su designado

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 de cada área asegurar que los registros estén almacenados de tal manera que puedan
recuperarse fácilmente.

7.3 PROTECCIÓN DE REGISTROS (ARCHIVERO, RESPALDO ELECTRÓNICO, ETC.)

Los registros son almacenados de tal manera que estén protegidos contra daños. Los
registros en papel son almacenados en archiveros o algún dispositivo similar de
almacenamiento que asegure que los registros permanezcan identificables y legibles.
Los registros electrónicos están protegidos con contraseñas para prevenir los cambios no
autorizados. Una copia de respaldo de los registros electrónicos es realizada de acuerdo
con el párrafo 7.8 abajo y mantenido por el tiempo de conservación especificado para esos
registros. Los registros recientemente llenados y que estén en curso de revisión y/o
aprobación antes de su archivo serán mantenidos en una carpeta o dispositivo similar para
proteger el registro de daños.

7.4 RECUPERACIÓN DE REGISTROS (INMEDIATO, 1 DÍA LABORAL, ETC.)

Todos los registros que no han sido archivados son guardados de tal manera que se
puedan recuperar dentro de un tiempo razonable. Dependiendo si se trata de un registro
en papel o electrónico, y de que el personal apropiado esté disponible para recuperar el
registro; el tiempo para la recuperación será de acuerdo al Índice de Registros Maestro.
XXXXXXXXXXX}.
Los registros recientemente concluidos y que aún se encuentren en curso de archivo
pueden requerir períodos de tiempo más largos para su recuperación debido a la ubicación
del registro y/o la disponibilidad del personal en cuya oficina se localiza el registro.

7.5 TIEMPO DE CONSERVACIÓN DEL REGISTRO (6 MESES, 2 AÑOS, ETC.)

Cada registro incluido en la Lista Maestra de Registros {XXXXXXXXXXXXX}, es
conservado en una ubicación específica de almacenamiento por el tiempo mínimo
estipulado. El tiempo de conservación puede ser definido ya sea por el Departamento que
lo generó, por los requerimientos regulatorios federales y estatales, los requerimientos
contractuales o los requerimientos internos de cada una de las especialidades que
conforman el SGC. Los registros que requieran ser archivados por períodos indefinidos de
tiempo son identificados en el Índice de Registros y manejados de acuerdo al párrafo 7.7
Archivos de Registros.

7.6 ELIMINACIÓN DE REGISTROS (TRITURACIÓN, QUEMADO, BORRADO

ELECTRÓNICO, ETC.)
Los registros que han alcanzado el tiempo de retención mínimo especificado serán
evaluados para determinar si ellos requieren ser archivados, o no, y si se requiere su
retención en una ubicación específica de almacenamiento por un periodo de tiempo
adicional. Los archivos que no necesiten conservarse son eliminados como se estipula el
Índice de Registros Maestro {XXXXXXXXXXXX}.

7.7 ARCHIVO DE REGISTROS (COMPAÑÍA CONTRATADA 1 AÑO, 3 AÑOS, 5 AÑOS, ETC.)

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 Todos los Registros procesados que sean conservados en formas de papel serán
mantenidos en ubicaciones específicas, como lo señala la Lista Maestra de Registros.
{XXXXXXXXXXX}, por el tiempo de retención mínimo estipulado (anotado en el Índice de
Registros Maestro). Después del cual podrán ser oficialmente liberados para archivo como
se anotó en el Índice de Registros Maestro. El archivo de registros es el mismo que se
describió anteriormente para el almacenamiento de registros, con excepción de su
recuperación. Los registros archivados no requieren estar recuperables inmediatamente,
serán almacenados hasta que una autoridad competente instruya por escrito su
destrucción. El método de destrucción se define para cada registro en el propio índice.

7.8 REGISTROS ELECTRÓNICOS/SOFTWARE.

Todos los registros del software de la red son respaldados en el servidor de la
Organización de XXXXXXXXXXXXXXX

8. Control de cambios y revisiones

Fecha de Sección
Revisión Descripción del Cambio
Revisión

XX-XXXX- N/A
0 Emitido para su USO
20XX

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