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REALIZACIÓN DE EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES

Elaborado por: Revisado por. Aprobado:

Supervisor HSEQ Coordinador HSEQ Gerente General
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1. OBJETIVO

Establecer los criterios y directrices para la realización oportuna y conforme al profesiograma de los
exámenes médicos ocupacionales, para establecer el perfil biomédico de los candidatos a trabajar a
COLTRANSNOR LTDA.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los aspirantes a ocupar un cargo y personal que labora en
COLTRANSNOR LTDA, incluyendo exámenes de ingreso, periódicos, de retiro de reubicación laboral y post
incapacidad.

3. RESPONSABLES

Gerencia. Aprobar y garantizar los recursos para garantizar la realización de las evaluaciones medicas
ocupacionales.

Responsables de Recurso Humano. Ordenar de acuerdo al profesiograma la realización oportuna de los

exámenes médicos ocupacionales.

Coordinador/Supervisor HSEQ: Actualizar periódicamente la evaluación de riesgos de la organización,

realizar seguimiento a los resultados de los exámenes médicos ocupacionales y garantizar la divulgación y
cumplimiento del presente documento.

Medico Ocupacional – IPS: Realizar exámenes médicos ocupacionales y apoyar la actualización del
documento matriz de exámenes.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Decreto 1443 de 2014 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

Resolución 2346 de 2007 Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y
el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales”
Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Examen médico ocupacional de ingreso. Valoración médica que busca establecer las condiciones de salud y
la aptitud física del aspirante a un trabajo, que no se contraindican con los peligros a los que se va a exponer;
sirve de herramienta de comparación con resultados de los futuros exámenes ocupacionales periódicos.
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Examen médico ocupacional periódico. Valoración médica que busca identificar en forma precoz cambios en
la salud dependientes de los peligros a los que se expone en el trabajo, y sirve para verificar la aptitud física
de un trabajador para continuar en el cargo que desempeña. La periodicidad para realizar este examen es
anual pero puede variar dependiendo del tiempo de exposición a los factores de riesgo y los valores
resultantes de las mediciones ambientales, al igual que de los resultados de los exámenes paraclínicos de
cada trabajador.

Examen médico ocupacional de retiro. Valoración médica que determina la condición de salud del trabajador
en el momento de su retiro, estableciendo una comparación con las condiciones previas a su ingreso.

Examen médico ocupacional de reubicación. Valoración médica que determina las condiciones de salud del
trabajador y su aptitud para desempeñar un nuevo cargo en la empresa.

Exámenes médicos post incapacidad. Valoración médica que determina las condiciones de salud de u
trabajador para reincorporarse luego de una incapacidad medica de cualquier origen.

Los Exámenes Paraclínicos. Consisten en los exámenes de laboratorio, audiometrías, espirometria,

valoraciones oftalmológicas, electrocardiograma.

Matriz de Exámenes Ocupacionales. Documento que establece para cada cargo, con su respectiva
periodicidad los diferentes exámenes de laboratorio, audiometría, espirometria, valoración oftalmológica,
electrocardiograma, examen médico ocupacional.

Perfil del Cargo. Conjunto de demandas físicas, mentales y condiciones específicas, determinadas por el
empleador como requisitos para que una persona pueda realizar determinadas funciones o tareas.

Diagnóstico de Salud. Documento entregado por el profesional médico al empleador el cual incluye un
diagnóstico general de salud de la población trabajadora. Incluye: Información socio-demográfica de la
población trabajadora (sexo, grupos etéreos, composición familiar, estrato socioeconómico), información de
antecedentes de exposición laboral, información de exposición laboral actual, sintomatología reportada,
resultados generales de la pruebas clínicas o paraclínicas, diagnósticos encontrados, análisis y conclusiones
de la evaluación y recomendaciones

Certificado Médico. Documento en el cual el médico ocupacional informa al empleador las restricciones
existentes y las recomendaciones o condiciones que se requiere adaptar para que el trabajador pueda
desempeñar la labor.

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

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3. Reserva, Guarda y Conservación

Documentos y Registros
3.1 Reserva de la Historia Clínica
Ocupacional. 3.2
Guarda de las Historias Clínicas y los
2. Examenes Médicos Conceptos Médicos Ocupacionales
2.1 Examen Médico Ocupacional de
Ingreso
2.2 Exámen Médico Ocupacional
1. Informacion IPS Períodico
1.1 Perfil de Cargo 2.3 Exámen
1.2 Diágnostico Condiciones de Salud Médico Ocupacional de Retiro
1.3 Matriz Exámenes 2.4 Exámen Médico
Médicos Ocupacionales Ocupacional post-incapacidad
2.5 Seguimiento a
Restricciones y Recomendaciones
Exámenes Médicos Ocupacionales

6.1 Información IPS y/o Médico Ocupacional

Actividad Descripción Responsable

El área de HSEQ informa a la IPS que realiza los
exámenes médicos ocupacionales, los perfiles del
de cada uno de los cargos describiendo los peligros
y sus riesgos asociados propios de las labores a
desarrollar por parte de trabajadores y aspirantes,
F-GAF-002 Perfil del Cargo.

Cuando se presenten cambios significativos en la

1. Información Perfil de
Cargo y Riesgos y
Peligros
gestión de SST generadores de nuevos Peligros y Supervisor/ Coordinador
sus riesgos asociados se debe proceder a informar HSEQ
a la IPS oportunamente.

Para garantizar que los cambios se documentan y

comunican se deberán seguir los lineamientos de
los procedimientos P - GEG - 002 Comunicación,
Motivación, Participación y Consulta y P - HSEQ -
009 Gestión del Cambio.

El área de HSEQ solicita de manera anual a la IPS Supervisor HSEQ y SV

o Medico Ocupacional, para que suministre informe /IPS Médico Ocupacional
diagnóstico condiciones de salud de los
trabajadores.

La Ips o Médico Ocupacional, deberá entregar a un

diagnóstico general de salud de la población
trabajadora que valore, el cual se utilizará para el
2. Diagnóstico cumplimiento de las actividades de los
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Actividad Descripción Responsable

subprogramas de medicina preventiva y del trabajo.

El diagnóstico de salud debe comprender como

mínimo, lo siguiente:

1. Información sociodemográfica de la población

trabajadora (sexo, grupos etáreos, composición
familiar, estrato socioeconómico).
2. Información de antecedentes de exposición
laboral a diferentes factores de riesgos
ocupacionales.
3. Información de exposición laboral actual, según la
manifestación de los trabajadores y los resultados
objetivos analizados durante la evaluación médica.
Tal información deberá estar diferenciada según
áreas u oficios.
4. Sintomatología reportada por los trabajadores.
5. Resultados generales de las pruebas clínicas o
Condiciones de Salud
paraclínicas complementarias a los exámenes
físicos realizados.
6. Diagnósticos encontrados en la población
trabajadora.
7. Análisis y conclusiones de la evaluación.
8. Recomendaciones.
Esta a su vez será

El diagnóstico de salud será utilizado para

implementar medidas que permitan mejorar la
calidad de vida de los trabajadores, en especial, las
relativas al cumplimiento y desarrollo de los
programas de promoción de la salud y la prevención
de accidentes o enfermedades profesionales, así
como de aquellas comunes que puedan verse
agravadas por el trabajo o por el medio en que éste
se desarrolla.
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Actividad Descripción Responsable

Luego de conocer los peligros y riesgos a los que

está expuesto cada trabajador de acuerdo a su
cargo el medico ocupacional en acuerdo con el
representante del área HSEQ establecen las
respectivas evaluaciones médicas, la frecuencia y
en el tipo de examen en el que se realizaran,
Coordinador /Supervisor
3. Matriz de Exámenes teniendo como documentos soportes: de HSEQ Y SV / IPS
Médicos Ocupacionales  F - HSEQ - 004 Matriz Identificación de Medico Ocupacional
Peligros y valoración del Riesgo.
 F-GAF-002 Perfil del Cargo

Esta información quedara registrada en el

documento D –HSEQ 004.

6.2 Exámenes Médicos

Actividad Descripción Responsable

1 Examen Médico La persona encargada del área de recurso humano, Jefe de Recurso Humano
Ocupacional de remite al aspirante a desempeñar un cargo en / Médico Ocupacional
Ingreso COLTRANSNOR LTDA a la IPS proveedora de
exámenes médicos ocupacionales, esta remisión se
hace a través del F - GAF - 028 Orden para Examen
Médico Ocupacional, donde se especifica el tipo de
examen a realizar con sus respectivas valoraciones
y exámenes paraclínicos. Esta información debe ser
tomada de la Matriz de Exámenes médicos
Ocupacionales D –HSEQ -004

Luego de realizar los exámenes la IPS enviara el

Certificado Médico estableciendo las respectivas
recomendaciones y restricciones para el cargo.

La historia clínica con los exámenes paraclínicos y

de laboratorio es manejada confidencialmente por la
IPS proveedora bajo los parámetros que establece
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Actividad Descripción Responsable

la normatividad colombiana.

2Examen Médico Evaluaciones médicas periódicas Programadas Jefe de Recursos

Ocupacional Periódico Humanos/IPS Médico
El responsable del área HSEQ debe coordinar las Ocupacional
fechas de ejecución de los exámenes periódicos de
acuerdo a la frecuencia establecida en el
documento D –HSEQ -004 Matriz de Exámenes
Ocupacionales y la disponibilidad del personal para
realizarlos.

La persona encargada del área de recurso humano,

remite al aspirante a desempeñar un cargo en
COLTRANSNOR LTDA a la IPS proveedora de
exámenes médicos ocupacionales, esta remisión se
hace a través del F - GAF - 028 Orden para Examen
Médico Ocupacional, donde se especifica el tipo de
examen a realizar con sus respectivas valoraciones
y exámenes paraclínicos. Esta información debe ser
tomada de la Matriz de Exámenes médicos
Ocupacionales D –HSEQ -004

La IPS, luego de realizar los exámenes enviara los

resultados en el certificado de aptitud médica,
estableciendo las recomendaciones.

Evaluaciones Médicas Periódicas por Reubicación o

cambio de cargo.

Cuando se requiera realizar un cambio de ubicación

laboral o de reubicación dada por recomendaciones
médicas, el responsable de HSEQ debe revisar el
perfil del nuevo cargo y conforme a esto la matriz de
exámenes médicos, si de acuerdo al nuevo cargo
hay diferencia en los riesgos y en los exámenes
médicos ocupacionales, se notificara al área de
recurso humano para que realice la respectiva
remisión de acuerdo al nuevo cargo, con el fin de
garantizar las condiciones de salud física, mental y
social acordes con los requerimientos de las nuevas
tareas y sin que la nuevas condiciones de
exposición deterioren la salud de la población
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Actividad Descripción Responsable

trabajadora de COLTRANSNOR LTDA.

La persona encargada del área de recurso humano,

remite al trabajador a la IPS proveedora de
exámenes médicos ocupacionales, esta remisión se
hace a través de F - GAF - 028 Orden para Examen
Médico Ocupacional, se especifica el tipo de
examen a realizar con sus respectivas valoraciones
y exámenes paraclínicos. (Esta información debe
ser tomada de la matriz de exámenes
ocupacionales D –HSEQ -004.

Luego de realizar los exámenes la IPS enviara el

Certificado Médico estableciendo las respectivas
recomendaciones y restricciones para el cargo.

Todo trabajador una vez termine su período laboral

en la empresa, tiene el derecho a que se le
practique su examen médico ocupacional de retiro,
con los exámenes paraclínicos y de laboratorios
estipulados para cada cargo en la matriz de
exámenes médicos. D-HSEQ-004 Matriz de
Exámenes Médicos Ocupacionales.

La persona encargada del área de recurso humano,

remite al trabajador a la IPS proveedora de
exámenes médicos ocupacionales, esta remisión se
hace a través de esta remisión se hace a través del
F - GAF - 028 Orden para Examen Médico Jefe de Recursos
3Exámenes Médicos Ocupacional, donde se especifica el tipo de Humano/ IPS Medico
Ocupacionales de examen a realizar con sus respectivas valoraciones Ocupacional
Retiro y exámenes paraclínicos. Esta información debe ser Coordinador/Supervisor
de HSEQ Y SV/
tomada de la Matriz de Exámenes médicos
Ocupacionales D –HSEQ -004

Si al realizar la evaluación médica ocupacional de

egreso se encuentra una presunta enfermedad
laboral o secuelas de eventos laborales no
diagnosticados, ocurridos durante el tiempo en que
la persona laboró en la Organización, el
responsable del área HSEQ elabora y presenta el
correspondiente reporte a la ARL, dentro de los
plazos establecidos por la ley, quienes iniciaran la
determinación del origen.

4Exámenes Médicos Post Todo trabajador que presente una incapacidad Jefe de Recurso
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Actividad Descripción Responsable

mayor de 15 días sin importar su origen, debe ser
examinado por el médico ocupacional, antes de
ingresar nuevamente a trabajar, con el fin de que
determine si se encuentra físicamente apto para
ocupar nuevamente el cargo por el cual fue
contratado.

Si se determina por alguna circunstancia que no hay

Humano/IPS medico
Incapacidad aun aptitud para laborar, se debe realizar la Ocupacional/Supervisor
respectiva remisión a su EPS o ARL según sea el de HSEQ
caso.

Para la realización o remisión del examen se

contempla igual que los parámetros para los demás
exámenes citados en el presente documento, a
cargo de Recursos Humanos.

La IPS enviara el certificado médico de aptitud

laboral cada vez que se practiquen los diferentes
tipos de evaluaciones médicas.

El concepto médico ocupacional será entrada para

los Programas de Vigilancia Epidemiológica P-
HSEQ – 042 de acuerdo a las restricciones y
recomendaciones.

5. Seguimiento a Cuando existan restricciones o recomendaciones de

Restricciones y remisión a seguimiento médico por EPS, se debe
IPS Médico Ocupacional/
Recomendaciones firmar compromiso de cumplimiento con el
Supervisor HSEQ Y SV
Exámenes Médicos trabajador dejando registro en el D - HSEQ - 011
Ocupacionales Compromiso Laboral, realizando el respectivo
seguimiento por el profesional en salud ocupacional
de Coltransnor.

De acuerdo a la priorización que dé el medico

ocupacional la empresa deberá establecer un plan
de acción para garantizar que se cumplan con las
recomendaciones o restricciones, velando siempre
por la integridad y salud de los trabajadores.

6.3 Reserva, Guarda y Conservación Documentos y Registros

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Actividad Descripción Responsable

La historia clínica ocupacional y en general, los
documentos, exámenes o valoraciones clínicas o
paraclínicas que allí reposen son estrictamente
confidenciales y hacen parte de la reserva
profesional; por lo tanto, no podrán comunicarse o
darse a conocer
1. Reserva de la
Historia Clínica Para dar cumplimiento a lo establecido en la IPS Medico Ocupacional
Ocupacional resolución 2346 de 2007 y 1918 de 2009 Las
evaluaciones médicas ocupacionales, junto con las
historias clínicas son confidenciales y hacen parte
de la reserva profesional; su custodia está a cargo
del prestador de servicios médicos Ocupacionales,
es este caso la IPS proveedora.

La Entidad Promotora de Salud a la cual esté

afiliado o se vaya afiliar el trabajador, tendrán la
guarda y custodia de las evaluaciones médicas
2. Guarda de las ocupacionales y de la historia clínica ocupacional,
Historias Clínicas las cuales serán anexadas a su historia clínica
Supervisor HSEQ y SV
y los Conceptos general.
/IPS Médico Ocupacional
Médicos
Ocupacionales La empresa Coltransnor debe garantizar el archivo,
custodia y conservación de los certificados médicos
ocupacionales, durante mínimo 20 años, después
de la fecha de retiro definitivo del trabajador.

3. FORMATOS Y ANEXOS

 D – HSEQ – 04 Matriz de Exámenes Ocupacionales

 F - GAF - 028 Orden para Examen Médico Ocupacional

4. CONTROL DE CAMBIOS
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Control Cambios del Documento

Versión Fecha Descripción Responsable
001 15/10/2015 Creación del Documento Coordinador HSEQ
Ajuste General del Documento. Se
incluye Seguimiento a compromisos
002 24/05/2017 laborales en SST y Reserva, guarda Coordinador HSEQ y SV
y conservación de los documentos
y registros en SST