Manual para Tramites 20180

Manual de Buenas
Prácticas para
Trámites y Servicios
Secretaría de Gestión Humana y Servicio a la Ciudadanía
Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía
ALCALDIA DE MEDELLIN 2018

Cód. MA-SECI-002 Manual
MA-SECI Manual de Buenas Prácticas para
Versión. 3 Trámites y Servicios
INTRODUCCIÓN
El Manual de Buenas Prácticas de Trámites y Servicios de la Alcaldía de Medellín, se

expone como una propuesta metodológica, para que las dependencias de la
Administración Municipal, desarrollen de manera adecuada el componente de los
Trámites y Servicios de la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía.
Se presentan conceptos relacionados con el procedimiento de trámites, guías y pautas

claras y específicas para la resolución de los trámites y servicios que gestiona la entidad,
con la finalidad de promover un compromiso en la gestión de los Trámites y Servicios,
que mejore el desempeño de los servidores públicos y por tanto la satisfacción de la
ciudadanía.
El Manual se desarrolla metodológicamente en nueve capítulos que describen de

manera precisa el cómo gestionar los trámites y servicios en la entidad.
Los nueve capítulos abarcan temas como: el objetivo y alcance, descripción de

responsabilidades de las partes interesadas, definiciones, finalidades, procedimientos
para creación de nuevos trámites en la entidad, pasos para la gestión de los trámites y
publicidad en el Sistema Único de información de Trámites – SUIT, Decreto Ley 019 de
2012; estrategia de racionalización; convenios de interoperabilidad entre dependencias
de la Alcaldía de Medellín y/o otras entidades del Estado para el acceso a información;
desarrollo del tema de servicios, relacionado con conceptos, finalidades, gestión y
publicidad de los mismos e indicadores de gestión del componente de Trámites y
Servicios
Para la elaboración de este manual se emplearon fundamentos normativos como el

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el Decreto
Ley 019 de 2012 y las directrices emitidas por el Departamento Administrativo de la
Función - DAFP y Gobierno Digital.
El Manual guiará la gestión adecuada de los trámites y servicios en el Municipio

Medellín, como medio de consulta, sin embargo, su aplicación es obligatoria por parte
de las dependencias del Municipio de Medellín.
1
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 0
CAPITULO I. GENERALIDADES ........................................................................................................... 4
1. Objetivo .................................................................................................................................. 4
2. Alcance ................................................................................................................................... 4
3. Modelo de operación por procesos ...................................................................................... 4
CAPITULO II. RESPONSABILIDADES .................................................................................................. 5
4. La Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía tiene como responsabilidades: ................ 5
5. De las Secretarías o Departamentos Administrativos: ....................................................... 6
CAPITULO III. TRAMITES ..................................................................................................................... 9
6. Definición ............................................................................................................................... 9
7. Finalidad de los Trámites ...................................................................................................... 9
8. Establecimiento de nuevos trámites autorizados por la ley ............................................... 9
9. Modificación estructural de los trámites existentes ........................................................... 9
10. Contenido de la Manifestación del Impacto Regulatorio – MIR.......................................10
10.1 Contenido del proyecto de acto administrativo..........................................................11
10.2 Término para establecer nuevos trámites autorizados por la Ley por parte de las
dependencias responsables .......................................................................................11
11. Recepción de trámites ........................................................................................................12
12. Ejecución de trámites .........................................................................................................13
13. Trámites incompletos, desistimiento tácito y expreso ......................................................14
14. Derecho de turno.................................................................................................................15
15. Términos para resolver los trámites ..................................................................................15
16. Información y Publicidad en el Sistema Único de Información de Trámites -SUIT .........15
17. Notificaciones ......................................................................................................................16
CAPITULO IV. DECRETO LEY 019 DE 2012.....................................................................................19
18. Objeto y alcance ..................................................................................................................19
19. Principios .............................................................................................................................19
20. Prohibiciones .......................................................................................................................20
21. Cambios ...............................................................................................................................23
2
22. Seguimiento de la Procuraduría General de la Nación .....................................................24

22.1 Índice de Gobierno Abierto (IGA) .................................................................................24
22.2 Gobierno en Línea: .......................................................................................................25
22.3 Sistema Único de Información de Trámites - SUIT: ....................................................25
CAPITULO V. POLITICA DE RACIONALIZACION DE TRÁMITES.........................................................26
23. Objeto ...................................................................................................................................26
24. Fases de la política..............................................................................................................26
24.1 Identificación de trámites ............................................................................................27
24.2 Priorización de trámites ...............................................................................................27
CAPITULO VI. INTEROPERABILIDAD .................................................................................................29
25. Definición .............................................................................................................................29
26. Razón ...................................................................................................................................29
28. Beneficios de la interoperabilidad .....................................................................................29
29. Procedimiento para interoperabilidad ...............................................................................30
CAPITULO VII. SERVICIOS .................................................................................................................31
30. Definición .............................................................................................................................31
31. Finalidad de los Servicios ...................................................................................................31
32. Registro de los Servicios .....................................................................................................31
33. Recepción de servicios .......................................................................................................31
34. Radicación de Servicios ......................................................................................................32
CAPITULO VIII. INDICADORES DE GESTIÓN.....................................................................................34
37. Definición .............................................................................................................................34
37.1 Indicador de oportunidad ............................................................................................34
37.2 Indicador de racionalización ........................................................................................35
CAPITULO IX. BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................36
3
CAPITULO I. GENERALIDADES
1. Objetivo
Direccionar las actividades a desarrollar desde el Componente de Trámites y

Servicios, perteneciente a la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía del
Municipio de Medellín, de conformidad con las competencias asignadas en la
estructura municipal, así como las actividades relacionadas con la gestión de
estos, responsabilidad de cada una de las dependencias.
La Directrices contenidas en el Manual podrán ser revisadas y ajustadas por la

Subsecretaría de Servicio a la ciudadanía o la que haga de sus veces, cada vez
que el Componente de Trámites y Servicios requiera actualizaciones o
modificaciones.
2. Alcance
El presente manual está dirigido a las Secretarías y Departamentos

Administrativos, que de acuerdo a sus competencias corresponde dar gestión
integral a los trámites y servicios en la Alcaldía de Medellín.
3. Modelo de operación por procesos
El proceso de Servicio a la Ciudadanía del Municipio de Medellín se acoge a las

directrices establecidas en el Sistema Integral de Gestión y toda la
documentación que es administrada en el Sistema de Gestión de Calidad.
4
CAPITULO II. RESPONSABILIDADES
4. La Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía tiene como responsabilidades:
4.1 Definir el plan de acción para ejecutar las siguientes actividades secuenciales: i)
recopilar y revisar la información detallada de trámites existentes en la Alcaldía
de Medellín; ii) diligenciar el formato “Hoja de Vida de Trámites” suministrado por
el Departamento Administrativo de la Función Pública (en adelante DAFP); iii)
inscribir los trámites con fundamento legal nacional y municipal en el Sistema
Único de Información de Trámites (en adelante el SUIT), de acuerdo a las
directrices nacionales.
4.2 Analizar y autorizar las nuevas propuestas de trámites que entregan las
dependencias del Ente Central al Componente de Trámites y Servicios para su
eventual aprobación en el DAFP y posterior inscripción en el SUIT.
El análisis de trámites comprende la verificación del soporte legal que crea o

autoriza el trámite y la no inclusión de requisitos adicionales como exigencia de
documentos, autorizaciones o permisos que no estén previstos en la ley.
4.3 Actualizar el inventario de trámites del Municipio de Medellín en el SUIT en

corresponsabilidad con las dependencias, a través de los enlaces designados por
estas.
4.4 Liderar la implementación de las fases de la política de racionalización de

trámites emitida por el DAFP.
4.5 Proponer acciones integrales de racionalización, simplificación y/o

automatización de trámites, que tengan intervención transversal al interior o al
exterior de la Entidad
4.6 Garantizar que las dependencias administrativas de la Alcaldía de Medellín

ajusten los trámites que ofrecen al Decreto Ley 019 de 2012 y a las demás
directrices del DAFP.
4.7 Proponer acciones integrales a las dependencias para que los trámites se
soporten en un Sistema de Gestión que permita verificar en todo momento la
trazabilidad de los mismos.
5
4.8 Consolidar el reporte del Indicador de Oportunidad remitido por las dependencias
y hacer seguimiento a las acciones que se generen.
4.9 Proponer estrategias de mejora que impacten el Indicador de Oportunidad de

trámites en corresponsabilidad con las demás dependencias.
4.10 Brindar capacitación y/o entrenamiento en el Componente de Trámites y

Servicios a los diferentes enlaces de las dependencias (conceptos básicos,
racionalización, indicadores, Producto No Conforme, etc.)
4.11 Remitir informes a las dependencias sobre: inventario de trámites y servicios

actualizados; consolidado del informe del Indicador de Oportunidad de trámites
y el estado de trámites en el SUIT.
4.12 Hacer seguimiento a los servicios que las diferentes dependencias han
identificado con el fin de que sean registrados y actualizados en el Sistema de
Gestión de Calidad.
4.13 Apoyar a las dependencias en la documentación de procedimientos internos que

soportan la entrega de los trámites y/o servicios objeto de optimización
identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y fin), (ii) áreas y
cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)
descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros
generados en cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la
gestión del trámite y/o servicio y (viii) sistemas de información que se utilizan o
consultan en el desarrollo de cada actividad.
5. De las Secretarías o Departamentos Administrativos:
5.1 Designar un servidor público (enlace) para que brinde la información requerida y
realice las actividades propuestas por el Componente de Trámites y Servicios.
Actividades:
5.1.1 Reportar las modificaciones que surjan en los trámites o servicios dentro
de los tres días hábiles siguientes a un cambio.
6
5.1.2 Reportar la identificación de nuevos trámites y servicios, a la

Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía, para su validación por el apoyo
jurídico de la Subsecretaría o por el DAFP en el caso de los trámites.
5.1.3 Reportar hasta el último día hábil de cada mes, la gestión del Indicador de
Oportunidad de los trámites del mes inmediatamente anterior, en los
formatos asignados para el efecto, que se encuentran registrados en el
Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de Servicio a la Ciudadanía.
5.1.4 Apoyar a la dependencia de la que hace parte el enlace, en la

implementación de las fases de la Estrategia de Racionalización de
trámites.
5.1.5 Remitir informe consolidado del análisis de las Salidas de cara al

ciudadano que fueron No Conformes, en los formatos establecidos para
tal fin y proponer las acciones de mejora pertinentes de acuerdo al análisis
de la información. La Guía Metodológica para la Administración de Salidas
de Cara al Ciudadano que se encuentran cargada en el Sistema de
Gestión de Calidad, da las pautas para el reporte de Salidas no
Conformes.
5.1.6 La comunicación de las dependencias con la Subsecretaría de Servicio a

la Ciudadanía, se hará a través de los enlaces definidos por Servicio a la
Ciudadanía y los de cada una de las Secretarías.
5.2 Racionalizar anualmente sus trámites de acuerdo con el Plan Anticorrupción y la

Estrategia de Racionalización formulada por la entidad, de acuerdo a las
directrices definidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública,
para mejorar la transparencia en las actuaciones administrativas, efectividad y
tiempos de respuesta.
5.3 Identificar de manera permanente, registrar y tratar el Producto o Servicio No

Conforme en el formato señalado para este o en el sistema que maneje la
entidad.
7
5.4 Dar respuesta oportuna y de fondo a los trámites, de acuerdo con la información
en el SUIT y con las regulaciones internas establecidas para estos
5.5 Fijar mecanismos de control para que los funcionarios o contratistas encargados
de dar respuesta a los trámites lo hagan dentro de los límites establecidos el
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la
normativa interna creada por las dependencias y los parámetros establecidos en
el SUIT.
5.6 Acogerse a la Política de Cero Papel y a la firma electrónica o digital en los casos
que corresponda.
5.7 Atender los requerimientos judiciales relacionados con la respuesta inoportuna

o falta de respuesta de los trámites de conocimiento y competencia de cada una
de las dependencias.
5.8 Comunicar a las autoridades disciplinarias competentes para que adelanten las
investigaciones, cuando se evidencie que un servidor público o contratista de
manera injustificada ha omitido dar respuesta oportuna y de fondo ante los
trámites que hayan sido de su competencia.
8
CAPITULO III. TRAMITES
6. Definición
Conjunto de requisitos, pasos, o acciones que deben efectuar los ciudadanos

ante la institución, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista
o autorizada por norma nacional o municipal y cuyo resultado es un producto o
un servicio
7. Finalidad de los Trámites
Tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las

personas naturales y jurídicas ante las autoridades públicas; facilitar sus
relaciones con el Estado, como usuarios o destinatarios de sus servicios, de
conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en
la ley.
8. Establecimiento de nuevos trámites autorizados por la ley
Toda dependencia administrativa, previo a establecer un nuevo trámite

autorizado por la ley deberá someterlo a consideración del DAFP registrando la
información básica del trámite y adjuntando la Manifestación del Impacto
Regulatorio - MIR, que incluirá la justificación, eficacia, procedimiento y costos
de implementación para los obligados a cumplirla, de acuerdo con el artículo 2
del Decreto 4669 de 2005 reglamentario de la Ley 962 de 2005 y el proyecto
definitivo de acto administrativo que reglamente el trámite.
La Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía realizará acompañamiento a la

propuesta de creación del trámite por la dependencia responsable y será de su
competencia remitir de manera directa al DAFP la Manifestación del Impacto
Regulatorio – MIR a través del SUIT.
9. Modificación estructural de los trámites existentes
Cuando un trámite requiera una modificación estructural; es decir, se aumente

el tiempo de respuesta al ya señalado; se aumenten o incluyan nuevos requisitos
o documentos que incrementen los costos para los ciudadanos; se reduzca la
vigencia de los documentos o productos del trámites o se presente traslado de
9
competencias a otra entidad que afecten o modifique el procedimiento y las

normas vigentes, la entidad deberá adelantar los siguientes pasos1:
 Se deberá enviar a la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía la

modificación propuesta en el Formato Integrado de Trámite FO-SECI-078,
anexando la manifestación del impacto regulatorio que justifique el
incremento en la carga administrativa al ciudadano y el proyecto definitivo
de acto administrativo.
 La Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía enviará dicha información a

través del SUIT.
 De conformidad con el artículo 16 de la Ley 962 de 2005 las entidades

no podrán establecer incrementos en las tarifas de los trámites diferentes
a los autorizados legalmente a través de fórmulas, metodologías, pactos,
convenios o normas técnicas internacionales.
10. Contenido de la Manifestación del Impacto Regulatorio – MIR
La solicitud de MIR deberá ser registrada en el FO-SECI-049 Manifestación del

impacto regulatorio y deberá ser remitida a la Subsecretaría de Servicio a la
Ciudadanía con los siguientes aspectos:
a) Describir el trámite y justificar su creación o modificación desde el punto de

vista legal con indicación de la norma nacional o territorial que la sustente,
siempre con el señalamiento preciso del artículo o disposición legal.
b) Indicar el resultado que obtiene el ciudadano por la realización del trámite.
c) Efectuar una propuesta de diseño o flujo del proceso del trámite que refleje
las actividades que adelantará la entidad, especificando las dependencias
que intervienen en el mismo y los pasos a adelantar por parte de los
ciudadanos, desde el inicio hasta la obtención del producto, indicando los
tiempos requeridos y las condiciones en las que se prestará el trámite, así
como los canales para adelantar cada actividad, demostrando la eficiencia
en la implementación del mismo.
d) Detallar los beneficios para la entidad y para los usuarios con la

implementación del trámite.
e) Precisar la carencia de medidas alternativas de menor costo y mayor

eficiencia en la implementación de la propuesta del trámite
1 Resolución 1099 de 2017, Artículo 6
10
f) Indicación del impacto presupuestal y administrativo para la entidad en su

creación;
g) Acreditar los costos de su implementación para los obligados a cumplirlo y

los recursos presupuestales y administrativos necesarios para su gestión.
10.1 Contenido del proyecto de acto administrativo
El proyecto de acto administrativo que adopte o modifique estructuralmente un

trámite, debe incluir las condiciones del tiempo, modo y lugar en que se
desarrollará el mismo, el propósito, los pasos que deben seguir los ciudadanos
para su ejecución, requisitos, documentos y condiciones que debe acreditar el
ciudadano, el valor o tarifa del trámite, el producto que se ofrece, el tiempo de
respuesta y los canales dispuestos por la entidad para acceder al trámite2.
10.2 Término para establecer nuevos trámites autorizados por la Ley por parte de las
dependencias responsables
Luego de identificado el trámite a establecer como nuevo, o que debe ser sujeto
de modificación, la dependencia responsable deberá someterlo a análisis por
parte del DAFP en los términos en los que fue creado o regulado.
2
Resolución 1099 de 2017 Artículo 8
11
11. Recepción de trámites
Los trámites, serán recibidos y radicados en los lugares y por los medios definidos
por cada dependencia responsable de su ejecución, así:
- A través de del Canal Presencial: Podrán presentarse por el interesado,

representante o apoderado, en las taquillas de radicación dispuestas para el
efecto en el Centro de Servicio a la Ciudadanía Alpujarra y las demás taquillas
habilitadas en las sedes de servicio a la ciudadanía: Casas de Gobierno,
Mascercas y Centros de Servicio a la Ciudadanía.
- A través de del Canal Virtual: En la página www.medellin.gov.co, los

interesados podrán radicar a través del link de PQRSD de la Alcaldía de
Medellín o si el trámite o servicio se pueden realizar total o parcialmente en
línea, podrá realizarlo en la Ventanilla única virtual.
- A través de las taquillas de correspondencia de archivo, administradas por la

Subsecretaría de Tecnología y Gestión de la Información, de acuerdo a las
indicaciones establecidas por dicha Subsecretaría.
12
Cuando la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía, sea la encargada de recibir

y radicar los trámites, de los cuales habrá una instrucción previa por la
dependencia dueña del trámite, le indicará al ciudadano cuando este no posea
la documentación completa y requerida informando sobre los documentos
faltantes.
Si el ciudadano insiste en la recepción de la solicitud, a pesar de la advertencia

de la falta de documentos, el asesor presencial radicará la solicitud como
derecho de petición, realizando la anotación de la insistencia a pesar de la falta
de requisitos. Para este caso la dependencia responsable de la respuesta, le
podrá indicar al ciudadano el procedimiento a seguir conforme a lo establecido
en el SUIT.
Si la solicitud fue radicada por medio virtuales sin el cumplimiento de los

requisitos, el receptor informará al peticionario dentro de los diez (10) días
siguientes a la fecha de radicación el procedimiento que debe seguir para realizar
la solicitud.
12. Ejecución de trámites
Para la gestión de los trámites, los servidores públicos o contratistas que tengan
dentro de sus funciones u obligaciones gestionarlos, deberán verificar que los
mismos cumplan con el total de requisitos que se encuentran en el Formato
Integrado de Trámite dispuesto en el SUIT.
Aclaraciones:
a) Los funcionarios competentes de la solicitud de trámite, en ningún caso

podrán estimarla como incompleta por falta de requisitos o documentos que
no sean necesarios para resolverla o documentos que se encuentren dentro
de sus archivos o que puedan obtenerse a través de los convenios
establecidos por parte de la Administración Municipal.
13
Asimismo, si los requisitos no se encuentran dentro del marco jurídico

vigente o registrado y aprobado previamente en el SUIT, no podrán ser
exigibles al ciudadano.
b) En ningún caso podrá ser rechazada la solicitud por motivos de

fundamentación jurídica inadecuada o incompleta o por no nombrar el
trámite tal y como aparece en el SUIT, es decir, si de la lectura de la solicitud
se extrae la intención del ciudadano, deberá darse gestión a la misma.
13. Trámites incompletos, desistimiento tácito y expreso
Cuando el servidor público constate que una solicitud de trámite, ya radicado, se

encuentre incompleto y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la Ley,
requerirá al ciudadano dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de
radicación para que la complete en un término máximo de un (1) mes contado a
partir del requerimiento o de acuerdo al tiempo establecido en la norma que
reglamenta el trámite.
A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes
requeridos, se reactivará el término para resolver la solicitud.
Se entenderá que el ciudadano ha desistido de su solicitud o de la actuación

cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo
concedido solicite prórroga hasta por un término igual.
Vencidos los términos sin que el peticionario haya cumplido el requerimiento, la

dependencia responsable de la respuesta decretará el desistimiento tácito y el
archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado que se notificará
personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin
perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el
lleno de los requisitos legales.
El peticionario podrá desistir expresamente en cualquier tiempo de su trámite,

sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con
el lleno de los requisitos legales, sin embargo, la dependencia responsable podrá
continuar de oficio la actuación si se considera necesaria por razones de interés
público; en tal caso expedirán resolución motivada.
14
14. Derecho de turno
Los servidores del Municipio de Medellín que conozcan de los trámites, deberán
respetar el orden de presentación.
Sin embargo, se deberá dar atención especial y preferente si se trata de personas

en situación de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes,
adultos mayores o veteranos de la fuerza pública, de conformidad con el artículo
13 de la Constitución Política, artículo 5 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y de acuerdo con lo dispuesto
por los artículos 12 y 13 del Decreto 019 de 2012.
15. Términos para resolver los trámites
Salvo norma expresa o lo dispuesto y aprobado en el SUIT, toda solicitud de

trámite deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al
ingreso de la solicitud del ciudadano.
Los trámites que tengan términos definidos en la norma que los reglamenta,
deberán resolverse en un tiempo igual o menor al asignado.
Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la solicitud en los plazos

señalados, la autoridad deberá informar esta circunstancia al interesado antes
del vencimiento del término, expresando los motivos de la demora e indicando el
plazo en el que se resolverá o dará respuesta, el cual no podrá exceder del doble
del inicialmente previsto o el que la norma que reglamente el trámite establezca
para tal fin.
16. Información y Publicidad en el Sistema Único de Información de Trámites -SUIT
Para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al ciudadano, deberá

encontrarse registrado en el SUIT, luego de que el DAFP haya verificado el
respectivo soporte legal del trámite.
Una vez el trámite se encuentre aprobado por el DAFP, la publicidad de la

información del trámite se verá reflejada de manera automática en la página web
www.nomásfilas.gov.co
15
El contenido de la información que se registra en el SUIT es responsabilidad de

cada una de las dependencias, las cuales tendrán la obligación de actualizarla
dentro de los tres (3) días siguientes a cualquier variación, informando a la
Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía, quien se encargará de realizar los
cambios
Será responsabilidad de la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía enlazar la

información del trámite desde el www.nomásfilas.gov.co con el Portal Municipal,
una vez se encuentre el trámite inscrito en el SUIT.
17. Notificaciones
La notificación de los actos administrativos se realizará de acuerdo a la

naturaleza de los mismos, es decir, que la forma de notificarse dependerá de si
se identifican como de carácter general o de carácter particular, así tenemos que:
16
17
18
CAPITULO IV. DECRETO LEY 019 DE 2012
“Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y

trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.
18. Objeto y alcance
El Decreto de racionalización de trámites tiene como objetivo y alcance los

siguientes:
OBJETIVO ALCANCE
Aplica a todos los

Suprimir o reformar organismos y entidades de
trámites, procedimientos y la Administración pública y
regulaciones innecesarios particulares que ejerzan
existentes en la funciones administrativas.
Administración pública,
con el fin de facilitar la
actividad de la ciudadanía
ante la Entidad.
19. Principios
Igualmente, el Decreto se basa en los siguientes principios:
19
BUENA FE
CELERIDAD DE
MORALIDAD LAS ACTUACIONES
ADMINISTRATIVAS
ECONOMIA EN
LAS
SIMPLICIDAD EN
ACTUACIONES
LOS TRÁMITES
ADMINISTRATIVA
S
20. Prohibiciones
El Decreto eliminó y prohibió algunos documentos o exigencias que las

autoridades públicas exigían a la ciudadanía, para la realización de algunos
trámites y procedimientos administrativos, es por ello que se mencionan algunos
de los documentos o requisitos que no se pueden exigir por el Municipio de
Medellín a los ciudadanos, salvo que haya norma especial que lo autorice:
Prohibición de exigir declaraciones extra juicio, bastará la afirmación

que haga el particular ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo
la gravedad del juramento.
Prohibición de exigir actuación judicial previa para obtener una decisión
administrativa la interposición de una acción judicial y la presentación
de la copia de la providencia que ordene el reconocimiento o
adjudicación de un derecho.
20
Prohibición de exigir documentos que reposan en la entidad.

(Exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos
que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la
respectiva actuación.) (A partir del 1 de enero de 2013, los documentos
reposen en otra entidad pública, el solicitante podrá indicar la entidad
en la cual reposan para que sean requeridos por la entidad dueña del
trámite de manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda
aportar)
Prohibición de exigencia de comprobación de pagos anteriores, como
condición para aceptar un nuevo pago.
(Salvo que este último implique la compensación de deudas con saldos

a favor o pagos en exceso)
Devolver o rechazar solicitudes contenidas en formularios por errores de
citas, de ortografía, de mecanografía o de aritmética
Prelación en el turno sobre cualquier otra ante presentación de

solicitudes, quejas o reclamos por parte de los niños, niñas y
adolescentes
Atención especial a infantes, mujeres gestantes, personas en situación

de discapacidad, adultos mayores y veteranos de la fuerza pública.
Presentación de solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamos fuera

de la sede de la entidad
(Uso de medios electrónicos o remisión a las entidades dentro de las 24
horas)
Acceso de las autoridades a los registros públicos.
(certificados de existencia y representación legal de las personas
jurídicas, los certificados de tradición de bienes inmuebles, naves,
aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y
con las seguridades requeridas que establezca el reglamento)
Eliminación de huella dactilar.
(Cuando sea exigible, por norma, deberán utilizarse medios tecnológicos

de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la
huella con la base de datos de la Registraría Nacional del Estado Civil)
Prohibición de exigencia de presentaciones personales o certificados

para probar la fe de vida (supervivencia).
21
Eliminación de autenticaciones y reconocimientos (Todos los actos de

funcionario público competente se presumen auténticos)
Divulgación y gratuidad de formularios oficiales para la presentación de

declaraciones y realización de pagos.
Solicitud de renovación de permisos, licencias o autorizaciones
(Cuando el ordenamiento jurídico permita la renovación de un permiso,

licencia o autorización, y el particular la solicite dentro de los plazos
previstos en la normatividad vigente, con el lleno de la totalidad de
requisitos exigidos para ese fin, la vigencia del permiso, licencia o
autorización se entenderá prorrogada hasta tanto se produzca la
decisión de fondo por parte de la entidad competente sobre dicha
renovación)
Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que
deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de
autenticación, se presumirán validas.
Formulación de política pública de racionalización de trámites a cargo
del Departamento Administrativo de la Función Pública, organismo que
velará para que ésta se aplique en el Estado Colombiano.
Para tal fin, la política pública atenderá, entre otros, a los siguientes
principios:
1. Racionalizar, a través de las fases, mejorar la participación ciudadana

y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas
garantías legales.
2. Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y

procedimientos administrativos por medios electrónicos.
3. Incrementando la eficacia y la eficiencia de las entidades mediante el

uso de las tecnologías de la información, cumpliendo con los atributos
de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica.
Información y publicidad.
(Para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular,

deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de
Trámites y Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la
Función Pública, entidad que verificará que el mismo cuente con el
respectivo soporte legal.
El contenido de la información que se publica en el SUIT es

responsabilidad de cada una de las entidades públicas, las cuales
22
tendrán la obligación de actualizarla dentro de los tres (3) días

siguientes a cualquier variación)
21. Cambios
El Decreto, también trajo consigo cambios en muchos sectores, algunos de ellos son:
Servicios Públicos Relaciones Exteriores Hacienda Pública Justicia y Derecho
•Reconexión de los •Trámite de apostillaje •Información básica de •Patrimonio de familia

servicios públicos. podrá realizarse indentificación y inembargable.
•Notificación de virtualmente. (No ubicación tributaria la •Actas de conciliación
recursos. presentación del RUT no requieren elevarse
•Autorizaciones previas personal). •Actuaciones ante la escritura pública.
de los arrendadores administración •Cancelaciones de
para la prestación de tributaria sin Hipoteca.
servicios en un necesidad de
inmueble. apoderado, salvo
recursos.
•Obligaciones
tributarias del regimer
simplificado y común.
Salud y Protección Comercio, Industria y

Defensa Trabajo
Social Turismo
•Supresión de •Habilitación de •Solicitudes ante las •Actualización del

certificado judicial. prestadores de cajas de conpensación. registro nacional de
•Consulta en línea de servicios de salud •Saldos en las cuentas turismo
los antecedentes •Acreditación de los de ahorro de los •Consulta del registro
judiciales. beneficiarios de un pensionados unico empresarial y
•Trámite de libreta cotizante, mayores de •Calificación del estado socialrues
militar virtual. 18 años y menores de inválidez.
•Constitucion de 25 que sean
empresa de vigilancia y estudiantes.
seguridad privada. •Trámite de
•Eliminación de reconocimiento de
autorización para incapacidades y
blindaje de vehículos licencias de
maternidad y
paternidad.
•Programación de citas
de consulta general y
asinación de citas con
especialistas.
•Autorizaciones de
servicios de salud.
23
Vivienda Transporte Planeación Función Publica
•Procedimiento para •Requisitos, vigencia y •Publicación de los •Reportes al sistema de

planes parciales. renovación de las actos y sentencias información y gestión
•Exigibilidad y cobro de licencias de sancionatorias en del empleo público -
la participación en la conducción. SECOP sigep.
plusvalía. •Traslado de matrícula •Supresión del Sistema •Reformas de planta de
•Licencias urbanísticas. •Primera revisión de Información para la personal.
•uso y tratamiento de tecnomecánica. Vigilancia de la •Experiencia
los suelos •Reducción de multas Contratación Estatal profesional.
urbanizables. •Retiro de patios •Se deroga la ley 598 •Resportes por actos de
•Incorporacion de la •Migración de de 2000, por la cual se corrupción
gestion del riesgo en la información al RUNT creó el SICE •Pautas sobre
revision de los planes •Eliminación del diario publicidad oficial
de ordenamiento único de contratación
territorial. •los contratos estatales
•Modo de resolver las solo se publicaran en el
inconsistencias entre lo SECOP
señalado en el acuerdo
que adopta el plan de
ordenamiento territorial
y su cartografía oficial.
22. Seguimiento de la Procuraduría General de la Nación
22.1 Índice de Gobierno Abierto (IGA)
La Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento de su función preventiva,

pretende dar cumplimiento de los mandatos consagrados en la Constitución y la
ley, que se orienta a promover e impulsar las políticas públicas, planes y
programas de las administraciones en el orden nacional y territorial, con el
propósito de evitar la ocurrencia de hechos, actos u omisiones que sean
contrarios a la normatividad vigente, atribuibles a agentes del Estado o a
particulares que ejerzan funciones públicas y/o administren recursos públicos.
De acuerdo a lo anterior, el IGA realiza seguimiento a la racionalización de

trámites, a través de los Indicadores de la categoría Gobierno Electrónico, ante
los esfuerzos del Estado colombiano por aprovechar los avances en materia de
conectividad para acercar al ciudadano a las instituciones, facilitar el acceso a la
información, agilizar los trámites y hacer más transparente el ejercicio de la
función pública, se han incluido en el IGA dos indicadores que permiten medir el
cumplimiento de las normas que reglamentan estos propósitos estatales.
24
22.2 Gobierno en Línea:
A través de este indicador se evalúa el nivel de implementación de la estrategia

del mismo nombre, liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones, que busca promover la construcción de un Estado más
eficiente, transparente y participativo, que a su vez preste mejores servicios con
la colaboración de la sociedad mediante el uso de la tecnología. Esta estrategia
ha evolucionado permanentemente y ha actualizado periódicamente tanto su
metodología como los criterios de seguimiento y evaluación respecto de los
avances en las entidades territoriales. Justamente para la medición IGA 2015 se
incluyen cambios respecto de las anteriores versiones del Índice.
22.3 Sistema Único de Información de Trámites - SUIT:
Este indicador mide el nivel de implementación de la fase I (identificación) de la

política de racionalización de trámites. El objetivo de esta fase es que la
institución, a partir de sus procesos, identifique los trámites y procedimientos
administrativos de cara al usuario y los registre en el SUIT. Para que un trámite o
requisito sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en este
sistema que es coordinado por el Departamento Administrativo de la Función
Pública, entidad que verifica que cada trámite cuente con el respectivo soporte
legal. El contenido de la información que se publica en el SUIT es responsabilidad
de cada una de las entidades públicas, las cuales tienen la obligación de
actualizarla dentro de los tres (3) días siguientes a cualquier variación.
25
CAPITULO V. POLITICA DE RACIONALIZACION DE TRÁMITES
23. Objeto
La política de racionalización tiene como objetivo facilitar al ciudadano el acceso

a los trámites y otros procedimientos administrativos que brinda la
administración pública, por lo que cada entidad debe implementar acciones
normativas, administrativas o tecnológicas que tiendan a simplificar,
estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites.
24. Fases de la política
La política está compuesta por cuatro fases ilustradas en la siguiente imagen:
26
24.1 Identificación de trámites
El objetivo de esta fase es que la entidad a partir de sus procesos identifique los
trámites y procedimientos administrativos. Una vez identificados levante la
información detallada para efectos de registrarlos en el SUIT.
24.2 Priorización de trámites
Esta actividad corresponde a la fase II de la política de racionalización: después

de contar con el inventario de trámites de la entidad, se deben seleccionar
aquellos en los cuales se enfocarán los esfuerzos para el ciclo de racionalización.
24.3 Racionalización de trámites
La racionalización se define como el proceso que permite reducir los trámites,

con el menor esfuerzo y costo para el usuario, a través de estrategias jurídicas,
administrativas o tecnológicas que implican: simplificación, estandarización,
27
eliminación, automatización, adecuación o eliminación normativa, optimización

del servicio, interoperabilidad de información pública y procedimientos
administrativos orientados a facilitar la acción del ciudadano frente al Estado.
24.4 Interoperabilidad
La interoperabilidad será tratada en el siguiente capítulo.
Es necesario resaltar la importancia que tiene dentro del proceso de implementación de

la política de racionalización de trámites, el monitoreo permanente de la percepción
ciudadana que garantice la efectividad de las acciones propuestas de manera que
cumplan con las expectativas de los ciudadanos.
Para mayor información sobre la Política de Racionalización de Trámites se podrá

consultar la Guía metodológica para la racionalización de trámites emitida por el DAFP
y el instructivo IN-SECI-044 Racionalización de Trámites establecido por la Subsecretaría
de Servicio a la Ciudadanía
28
CAPITULO VI. INTEROPERABILIDAD
25. Definición
De acuerdo con los parámetros definidos por Gobierno en Línea, la

interoperabilidad se define como el ejercicio de colaboración de varias entidades
para intercambiar información que permita brindar servicios en línea a los
ciudadanos, empresas y otras entidades mediante una sola venta de atención o
un solo punto de contacto. Es decir, es la forma de ahorrarle a la gente los
desplazamientos de un lugar a otro a la hora de realizar un trámite y de hacer el
proceso menos engorroso.
26. Razón
El contacto el contacto con el usuario o entidad consume tiempo y recursos

(especialmente si es de forma física), además, aumenta la probabilidad de
producir errores o intercambiar información redundante, por lo que es importante
tratar de disminuir el número de veces que se realizan estos contactos y agrupar
o eliminar requerimientos de información se puede optimizar el uso del tiempo.
Como ejemplo, se deben buscar actividades donde pueda existir colaboración

con la información o envío directo de información sin necesidad de la
participación del ciudadano, centros compartidos de consulta de información,
trabajo colaborativo, planeación colaborativa, ventanillas únicas, entre otras. Es
importante aclarar que estas alternativas de interoperabilidad no
necesariamente están relacionadas con implementaciones tecnológicas sino con
todos los mecanismos que se puedan diseñar para simplificar el hecho de
compartir información, eliminar duplicidad, tiempos de espera e incluso
actividades.
27. Fase de la racionalización
La Interoperabilidad, hace parte de la racionalización tecnológica, es decir, que

se realizan actividades de racionalización que implican el uso de tecnologías de
la información y las comunicaciones para agilizar los procesos y procedimientos
que soportan los trámites, lo que permite la modernización interna de la entidad
mediante la adopción de herramientas tecnológicas (hardware, software y
comunicaciones):
 Interoperabilidad externa (entre Entidades Públicas)

 Interoperabilidad interna (Al Interior de la Entidad)
28. Beneficios de la interoperabilidad
29
Algunas de las razones para que el Estado colombiano implemente de manera

ordenada y articulada el modelo de interoperabilidad son:
 Se agilizan los trámites

 Se crean ventanillas únicas de consulta
 Se ofrece un acceso a la información más fácil y menos dispendioso
 Se facilita la participación de los usuarios con apoyo de las TI
 Se consolida un Estado transparente y coordinado
 Se promueve la confianza del ciudadano en el uso de TI del Estado
29. Procedimiento para interoperabilidad
El procedimiento de interoperabilidad será establecido por la Subsecretaría de

Servicio a la Ciudadanía conforme a las disposiciones que desde Gobierno en
Línea se haya definido para el tema.
30
CAPITULO VII. SERVICIOS
30. Definición
Aquel tipo de oferta social que intenta satisfacer las necesidades de los
ciudadanos antes de que estos lo requieran dando respuesta a una problemática
potencial o actual. También se le considera servicios a la oferta en consultas,
orientación y/o información que tiene la Administración Municipal o aquellos
trámites que no se encuentran sujetos de inscripción en el SUIT.
31. Finalidad de los Servicios
Tiene por objeto definir un plan de acción completo para dar cumplimiento a los
objetivos definidos por el Plan de Desarrollo.
32. Registro de los Servicios
Los servicios se cargan en el Sistema de Gestión de Calidad que la entidad tenga

implementado, en el Formato FO-SECI-030 Hoja de Vida Servicios
Cada dependencia que ha identificado dentro de su inventario servicios para el

ciudadano, una vez diligenciado el formato FO-SECI-030 con la información
solicitada, deberá subirlo a ISOLUCION en la Clasificación Servicio y asociarlo al
proceso al que pertenece y al procedimiento establecido por Servicio a la
Ciudadanía PR-SECI-031 Registro de Servicios. El proceso de Servicio a la
Ciudadanía tendrá por defecto una revisión.
Cuando se cargue la hoja de vida del servicio en el sistema, el encabezado en la

Hoja de Vida del Servicio (documento en Word) deberá cambiar de Formato a
Servicio, siguiendo la siguiente estructura:
SE - (Siglas del Proceso) + (Nombre del Servicio)
Cód. SE-DESE-0007 Servicio

Fecha de Entrada en SE-DESE Acompañamiento para la
Versión 1
Vigencia creación y desarrollo rural
33. Recepción de servicios
31
Los servicios, serán recepcionados y radicados en los lugares y por los medios
definidos por cada dependencia responsable de su ejecución, así:
- Presencial: Físicamente podrán ser presentadas por el interesado,

representante legal o apoderado, en las taquillas de radicación dispuestas para
el efecto en el Centro de Servicio a la Ciudadanía Alpujarra y las demás taquillas
habilitadas en las sedes externas, Casas de Gobierno, Mascercas y Centros de
Servicio a la Ciudadanía.
- Virtual: En la página www.medellín.gov.co en los espacios determinados para

Servicio a la Ciudadanía o en la página designada por la dependencia para tal fin.
34. Radicación de Servicios
Cada dependencia responsable del respectivo servicio, los radicará en el sistema

de gestión que para tal efecto haya sido establecido y deberá quedar constancia
de la misma.
35. Información y Publicidad
Para la documentación de los servicios en el portal municipal se deben tener en

cuenta las siguientes pautas, que son una breve descripción de los servicios para
que el ciudadano conozca sobre ellos de manera general, a saber:
a. Nombre
b. ¿En qué consiste? Se refiere al propósito del servicio
c. ¿A quién está dirigido? Indicar la población a la que se le ofrece el servicio
d. ¿Cómo acceder a él? Que actividades se realizan para poder acceder al
servicio (convocatorias, inscripciones, programación específica…).
Opcional colocar requisitos, si lo cree necesario.
e. Contacto: Indicar teléfonos, correo electrónico, direcciones. Siempre se
debe incluir la línea única de atención 44 44 144 dentro de la información
del servicio
A continuación se muestra un ejemplo de documentación con estas pautas:
a. Nombre: Red de Artes Visuales Ciudad de Medellín

b. En que consiste: La Red de Artes Visuales de Medellín (RAV) es un
programa de creación para niños y jóvenes que busca a través del arte
potencializar la creatividad, el pensamiento crítico y la capacidad de
reflexión de los participantes con el objetivo de estimularlos para que se
cuestionen sobre su entorno y realidad. La Red de Artes Visuales ofrece
32
talleres creativos gratuitos para que los participantes puedan crear,

explorar, transformar y experimentar con sus ideas.
c. A quién está dirigido: Niños y jóvenes de la ciudad de Medellín, entre los
7 a 16 años de edad.
d. Cómo acceder al programa: Niños y jóvenes que tengan entre 7 a 16 años
con ganas de explorar su imaginación, pueden hacer parte de la Red. Para
el inicio de los talleres creativos se realizará una convocatoria a través de
redes sociales, correos electrónicos y en los equipamientos culturales.
Son requisitos para la inscripción, estar domiciliado en las diferentes
comunas y corregimientos de Medellín y estar dentro del rango de edad
determinado
e. Contacto:
Red de Artes Visuales Ciudad de Medellín

Teléfono: 44 44 144 - 2125235 - 5717798
Correo: redartesvisuales@gmail.com
Dirección: Carrera 50A #63-31, Casa Tres Patios
36. Trámites de los servidores públicos ante la entidad
Los trámites que solicitan los servidores públicos ante la Subsecretaría de

Gestión Humana al no ser incluidos en el SUIT por su naturaleza, deberán ser
registrados en ISOLUCION mediante la hoja de vida del servicio, con el fin de que
el servidor público conozca los requisitos, documentos, tiempos y punto de
atención para la solicitud interpuesta.
33
CAPITULO VIII. INDICADORES DE GESTIÓN
37. Definición
Los indicadores son una herramienta que le permite a la entidad conocer el logro
y el cumplimiento de la misión, objetivos, metas, programas o políticas de un
determinado proceso o estrategia, por lo que se puede decir que son los que
agregan valor y no son un simple dato, ya que los datos corresponden a unidades
de información que pueden incluir números, observaciones o cifras, pero si no
están ligadas a contextos para su análisis carecen de sentido. Por su parte la
información es un conjunto organizado de datos, que al ser procesados, pueden
mostrar un fenómeno y dan sentido a una situación en particular.
Para el componente de Trámites y Servicios del proceso de Servicio a la

Ciudadanía se tienen establecidos dos indicadores de gestión:
37.1 Indicador de oportunidad
Mide la eficacia de las dependencias para entregar la respuesta al ciudadano

frente al trámite solicitado conforme a los tiempos establecidos en el Sistema
Único de Información de Trámites.
 Fórmula:
𝑆𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑇𝑟á𝑚𝑖𝑡𝑒𝑠 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑜𝑝𝑜𝑟𝑡𝑢𝑛𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠

𝑂𝑝𝑜𝑟𝑡𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑇𝑟á𝑚𝑖𝑡𝑒𝑠 = ∗ 100
𝑆𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑇𝑟á𝑚𝑖𝑡𝑒𝑠 𝑎 𝑟𝑒𝑠𝑝𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠
 Frecuencia de medición: Mensual

 Meta establecida: 85% mensual
Una vez se lleve a cabo la evaluación del indicador es indispensable relacionar

dicho resultado con la tendencia histórica que se presenta, como parámetro para
la toma de decisiones y generación de acciones de tipo preventivo o correctivo
según sea el caso.
El incumplimiento de la meta durante tres periodos seguidos obliga a la

dependencia a establecer acciones correctivas para mitigar el riesgo e
incrementar el resultado.
 Procedimiento para reportar
34
Las dependencias que tengan identificados trámites y que se encuentren

registrados en el SUIT, deberán reportar hasta el último día hábil del mes, la
información del mes inmediatamente anterior en los formatos que desde Servicio
a la Ciudadanía se estableció para tal fin. Los formatos se encuentran en
ISOLUCION
37.2 Indicador de racionalización
Mide el cumplimiento de racionalizar el 10% de los trámites que fueron

priorizados por cada una de las dependencias en la vigencia. La racionalización
se da a través de la aplicación de las estrategias de simplificación,
estandarización, eliminación, optimización y automatización, para los trámites y
procedimientos administrativos
 Fórmula
# 𝑑𝑒 𝑡𝑟á𝑚𝑖𝑡𝑒𝑠 𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑅𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑐𝑖ó𝑛 = ∗ 100
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑇𝑟á𝑚𝑖𝑡𝑒𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑜𝑟𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠
 Frecuencia de medición: Anual

 Meta: 10% de los trámites priorizados
 Procedimiento para reportar
La estrategia de racionalización se acoge a los términos definidos en el Plan

anticorrupción de la vigencia.
Las fases de priorización y racionalización deberán cargarse por la Subsecretaría

de Servicio a la Ciudadanía en el SUIT conforme a los parámetros definidos por
el DAFP.
35
CAPITULO IX. BIBLIOGRAFÍA
 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE 1991 (ARTÍCULOS 83, 84, 209 Y 333). Establece el

principio de la buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio
de un derecho, los principios de la función administrativa, de la actividad
económica y la iniciativa privada.
 DECRETO 2150 DE 1995. Suprime y reforma regulaciones, procedimientos o

trámites innecesarios en la Administración Pública.
 LEY 962 DE 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de

trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del
Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios
públicos.
 DECRETO 4669 DE 2005. Regular el procedimiento que debe seguirse para

establecer y modificar los trámites autorizados por la ley y crear las instancias
para los mismos efectos.
 DECRETO 235 DE 2010. Por el cual se regula el intercambio de información entre

entidades para el cumplimiento de funciones públicas
 DECRETO 2280 DE 2010. Por el cual se modifica el artículo 3 del decreto 235 de
2010.
 LEY 1474 DE 2011 ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN. Por la cual se dictan normas

orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción
de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
 DECRETO - LEY 019 DE 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
 MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES.

Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las
entidades del orden nacional de la República de Colombia. Bogotá
 LEY 1755 DE 2015. Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de

Petición.
36
 DECRETO 1078 DE 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
 GUIAS PARA EL MANEJO DEL SUIT. http://www.suit.gov.co/capacitacion
 RESOLUCION 1099 DE 2017. Por la cual se establecen los procedimientos para

autorización de trámites y el seguimiento a la política de racionalización de
trámites
 DECRETO 1413 DE 2017. Por el cual se adiciona el Título 17 a la Parte 2 del

Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse
parcialmente el Capítulo IV del Título III de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45
de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y
operación de los servicios ciudadanos digitales
37

Manual para Tramites 20180

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Manual de Buenas

Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía

ALCALDIA DE MEDELLIN 2018

El Manual de Buenas Prácticas de Trámites y Servicios de la Alcaldía de Medellín, se

Se presentan conceptos relacionados con el procedimiento de trámites, guías y pautas

El Manual se desarrolla metodológicamente en nueve capítulos que describen de

Los nueve capítulos abarcan temas como: el objetivo y alcance, descripción de

Para la elaboración de este manual se emplearon fundamentos normativos como el

El Manual guiará la gestión adecuada de los trámites y servicios en el Municipio

22. Seguimiento de la Procuraduría General de la Nación .....................................................24

Direccionar las actividades a desarrollar desde el Componente de Trámites y

La Directrices contenidas en el Manual podrán ser revisadas y ajustadas por la

El presente manual está dirigido a las Secretarías y Departamentos

3. Modelo de operación por procesos

El proceso de Servicio a la Ciudadanía del Municipio de Medellín se acoge a las

CAPITULO II. RESPONSABILIDADES

4. La Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía tiene como responsabilidades:

El análisis de trámites comprende la verificación del soporte legal que crea o

4.3 Actualizar el inventario de trámites del Municipio de Medellín en el SUIT en

4.4 Liderar la implementación de las fases de la política de racionalización de

4.5 Proponer acciones integrales de racionalización, simplificación y/o

4.6 Garantizar que las dependencias administrativas de la Alcaldía de Medellín

4.9 Proponer estrategias de mejora que impacten el Indicador de Oportunidad de

4.10 Brindar capacitación y/o entrenamiento en el Componente de Trámites y

4.11 Remitir informes a las dependencias sobre: inventario de trámites y servicios

4.13 Apoyar a las dependencias en la documentación de procedimientos internos que

5. De las Secretarías o Departamentos Administrativos:

5.1.2 Reportar la identificación de nuevos trámites y servicios, a la

5.1.4 Apoyar a la dependencia de la que hace parte el enlace, en la

5.1.5 Remitir informe consolidado del análisis de las Salidas de cara al

5.1.6 La comunicación de las dependencias con la Subsecretaría de Servicio a

5.2 Racionalizar anualmente sus trámites de acuerdo con el Plan Anticorrupción y la

5.3 Identificar de manera permanente, registrar y tratar el Producto o Servicio No

5.7 Atender los requerimientos judiciales relacionados con la respuesta inoportuna

CAPITULO III. TRAMITES

Conjunto de requisitos, pasos, o acciones que deben efectuar los ciudadanos

7. Finalidad de los Trámites

Tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las

8. Establecimiento de nuevos trámites autorizados por la ley

Toda dependencia administrativa, previo a establecer un nuevo trámite

La Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía realizará acompañamiento a la

9. Modificación estructural de los trámites existentes

Cuando un trámite requiera una modificación estructural; es decir, se aumente

competencias a otra entidad que afecten o modifique el procedimiento y las

 Se deberá enviar a la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía la

 La Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía enviará dicha información a

 De conformidad con el artículo 16 de la Ley 962 de 2005 las entidades

10. Contenido de la Manifestación del Impacto Regulatorio – MIR

La solicitud de MIR deberá ser registrada en el FO-SECI-049 Manifestación del

a) Describir el trámite y justificar su creación o modificación desde el punto de

b) Indicar el resultado que obtiene el ciudadano por la realización del trámite.

d) Detallar los beneficios para la entidad y para los usuarios con la

e) Precisar la carencia de medidas alternativas de menor costo y mayor

1 Resolución 1099 de 2017, Artículo 6

f) Indicación del impacto presupuestal y administrativo para la entidad en su

g) Acreditar los costos de su implementación para los obligados a cumplirlo y

10.1 Contenido del proyecto de acto administrativo

El proyecto de acto administrativo que adopte o modifique estructuralmente un

11. Recepción de trámites

- A través de del Canal Presencial: Podrán presentarse por el interesado,

- A través de del Canal Virtual: En la página www.medellin.gov.co, los

- A través de las taquillas de correspondencia de archivo, administradas por la

Cuando la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía, sea la encargada de recibir