Instrucciones para el uso del

“Sistema del Plan de Emergencia Sanitaria

–SPES”
para el seguimiento al acompañamiento
telefónico y a la entrega de las raciones para
preparar – RPP en los servicios a la primera
infancia del ICBF

Dirección de Primera Infancia

 Objetivo y Alcance.
✓ Establecer orientaciones para el correcto diligenciamiento del formulario de
seguimiento para EAS, al acompañamiento telefónico y a la entrega de las raciones para
preparar – RPP que componen el Sistema del Plan de Emergencia Sanitaria –SPES.

✓ Está dirigido a las EAS con el propósito de hacer un seguimiento permanente a las
estrategias de atención implementadas por la DPI:

• Entrega de Ración Para Preparar – RPP

• Mis Manos te enseñan - Experiencias de cuidado y crianza en el hogar y
acompañamiento Psicosocial.​
Lo anterior debido a las medidas transitorias y excepcionales en la prestación de los
servicios de Bienestar Familiar del ICBF, en el marco de la emergencia sanitaria por causa
del Coronavirus COVID-19.
 Formulario del Sistema del Plan de Emergencia Sanitaria
-SPES-

ACOMPAÑAMIENTO
ENTREGA NUTRICIÓN SUPERVISIÓN
TELEFÓNICO
 INGRESO AL SISTEMA

1. Ingrese al sistema por medio del link

https://psi.icbf.gov.co/entregaraciones/login

2. Digite el NIT de la EAS y la contraseña que

le fue asignada

Ingrese al sistema por medio del link

ENTREGA
Información que recopila el formulario Entrega de Raciones RPP

Datos de Ubicación Automáticos de la

UDS Integrados al sistema Cuénteme

1. Nombre de la Entidad Administradora

del Servicio -EAS-
2. Regional
3. Vigencia
4. Contrato
5. Centro Zonal UDS
6. Municipio UDS
7. Código Unidad de Servicio
8. Nombre Unidad de Servicio
9. Servicio.
ENTREGA
Información que recopila el formulario Entrega de Raciones RPP

Datos de la persona encargada de la

entrega de las RPP

1. Tipo de documento
2. Número de documento
3. Nombre
4. Teléfono
5. Número de entrega
6. Mes de entrega
ENTREGA
Información que recopila el formulario Entrega de Raciones RPP

Datos de Beneficiarios Automáticos

Integrados al sistema Cuénteme

1. Tipo de documento beneficiario

2. Número documento beneficiario
3. Nombre de beneficiario
4. Tipo de beneficiario
ENTREGA

Información que recopila el formulario Entrega de Raciones RPP

Datos de Entrega de la Ración

1. Fecha de entrega
2. Ración
3. Descripción

Datos de la Clase de Ración

1. Recibe ración
2. Recibe Kit Pedagógico
3. Recibe alimento de alto valor nutricional.
ENTREGA

Información que recopila el formulario Entrega de Raciones RPP

Datos de la persona que recibe la ración

1. Nombre de la persona que recibe la ración

2. Tipo de documento
3. Número de documento
ENTREGA

Información que recopila el formulario Entrega de Raciones RPP

Adjunte el documento soporte (planilla) con la

firma de los padres o acudientes que recibieron Al terminar de diligenciar el formulario, guarde
la ración, haciendo clic en el botón haciendo clic en el botón “guardar”
Acompañamiento
telefónico

Información que recopila el formulario

Acompañamiento Telefónico.

Permite registrar el
acompañamiento telefónico que
realiza la Dirección de Primera
Infancia a las familias de los
beneficiarios atendidos en sus
modalidades, dentro de las
medidas tomadas por la
Emergencia Sanitaria por el
COVID-19.
Acompañamiento
telefónico

Información que recopila el formulario

Acompañamiento telefónico

• Debe diligenciar cada uno de los campos y dar clic en

la lupa de consulta.

Al dar consultar el sistema validara que los campos

requeridos se encuentren diligenciados y muestra el
resultado de acuerdo con los criterios de consulta
ingresados, En caso de no encontrar el registro
solicitado, el sistema mostrara el mensaje “No se
encontraron datos. Verifique los criterios de
búsqueda”.

Luego damos clic en la carpeta donde se despliega

otra pantalla que nos muestra los Datos del
beneficiario, Acompañamientos realizados, Datos
Generales, Caracterización del hogar, Medidas de
Prevención y Protección, Información adicional.
 Información que recopila el formulario
Acompañamiento
telefónico

Acompañamiento Telefónico.

Verifique los datos del beneficiario, y de clic en NUEVO,

para realizar el diligenciamiento de los datos del
acompañamiento telefónico.

Al dar clic en NUEVO, se evidencia que podemos iniciar

el registro del NUEVO ACOMPAÑAMIENTO.

Datos Generales: debe diligenciar, Nombres y apellidos

del agente educativo o madre comunitaria, tipo de
acompañamiento si es (telefónico, cartilla u otro),
llamada exitosa (Si o No), hora de inicio y hora final.
Acompañamiento
telefónico
Información que recopila el formulario
Acompañamiento Telefónico.
Caracterización del hogar: debe diligenciar, Número de personas en el
hogar, Número de niñas y niños de 0 a 5 años, Número de mujeres
gestantes en el hogar, Número de personas mayores de 60 años, Acceso
a agua para cocinar (Si o No), Acceso a frutas y verduras (Si o No).

Medidas de Prevención y Protección: debe diligenciar, Número de

personas con síntomas de enfermedades respiratorias en el hogar,
Número de personas aisladas o bajo cuidado médico, Novedades
(seleccionamos) y Otras novedades y observaciones.

Información Adicional: debe diligenciar, Tipo documento de persona

que atiende el acompañamiento (CEDULA DE CIUDADANIA, CEDUALA
DE EXTRANJERIA, PASAPORTE, PERMISO ESPECIAL DE PERMANENCIA,
REGISTRO CIVIL, SIN DOCUMENTO, TARJETA DE IDENTIDAD, TARJETA DE
MOVILIDAD FRONTERIZA, VISA), Número de documento de la Persona
que atiende el acompañamiento, Nombres y apellidos de quien atiende
el acompañamiento, indique el número de las practicas trabajadas y
fecha y hora siguiente llamada.

Al finalizar el registro de los campos requeridos, da GUARDAR y el

sistema valida la información que se encuentra diligenciada, si quedo
correctamente diligenciada, nos muestra el mensaje “Información
guardada exitosamente”.
 Información que recopila el formulario
Acompañamiento
telefónico

Acompañamiento Telefónico

Al finalizar el acompañamiento, en la parte

superior del formulario se puede verificar
la cantidad de acompañamiento
realizados.

Para Editar, algún acompañamiento, se

debe seleccionar, editar la información y
volver a guardar.
 Recomendaciones Generales

01 Estos formularios están integrados y en línea con el sistema de información CUÉNTAME, la información de EAS,
UDS y Beneficiarios corresponde al último dato actualizado en este sistema.

02 El registro del formulario de entrega se deberá diligenciar cada vez que se entreguen raciones a los beneficiarios.

03
Recuerde que, si ya creó una planilla de entrega 1 para el mes vigente, deberá editarla cada vez que entregue
raciones a nuevos beneficiarios en días diferentes, es decir, no deberá crear una nueva planilla ya que el sistema
no se lo permitirá.

04 El número de entregas hace referencia a las veces que la UDS entregará paquetes en el mes.

05 Cada vez que se cree o edite una planilla, se deberá adjuntar el respectivo soporte firmado por los padres o
acudientes, quienes certifican el recibo de la ración.

06
Dicho documento soporte se sobre escribe cada vez que se adjunte a la planilla.
El registro del formulario de seguimiento telefónico se deberá diligenciar cada vez que se realicen las llamadas o
el acompañamiento.

Finalmente se recuerda la obligatoriedad del diligenciamiento de estos formularios ya que la información es

07
necesaria para el seguimiento y control de la implementación de la estrategia de atención a la emergencia y dan
cuenta de indicadores de cumplimiento los cuales van ligados a las obligaciones contractuales adquiridas por las
Entidades Administradoras del Servicio
 Videos instructivos

1. Formulario Entrega: https://youtu.be/ANM_48fTTR0

2. Formulario Acompañamiento telefónico: https://youtu.be/9vFwPyBQbXE