Paso 2: Comunicaciones y Plan Motivacional

Presentado por:

María Victoria Palma Santofimio

Natalie Yalexy Zapata
Nicoll Maritza Peña Cantor.
Sandra Rubiela Castellanos.
Sebastián Alejandro Ruiz.

Grupo: 76

Tutor:

Camilo Ernesto Rojas

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

Curso de Protocolo

Colombia, 28 de marzo de 2020

 Introducción

Las empresas actualmente están en la necesidad implementar estrategias de comunicación

que sean eficientes y efectivas que generen un buen ambiente laboral motivando a su planta de

personal a ser proactivos y comprometidos con las compañías, evitando duplicar procesos, no

perder tiempo en operaciones innecesarias o malos entendidos entre los integrantes del equipo

empresarial.

El reto es mejorar los canales de comunicación que sean más eficaces, que expliquen los

protocolos de forma concreta sobre los procesos, la importancia de cada uno y como deberán de

ser implementados dentro y fuera de la empresa con el fin de lograr ser competitivos dentro del

mercado, lograr adopción a los cambios que se van generando en el transcurso de los años, el

criamiento global y demás retos que conlleven a una estabilidad como empresa social y humana

que brinda bienes y servicios a la comunidad.

Este documento es resultado del desarrollo del paso 2 Comunicaciones y Plan

Motivacional del Curso de Protocolo, donde se puede apreciar la realización de del paso 3, donde

se trabaja en la presentación de una empresa que dedica su labor comercial a realizar prendas de

ropa deportiva, entre los integrantes del grupo colaborativo se ha realizado un análisis sobre qué

tipos de comunicación son los necesarios para que se imprenten dentro de la compañía, al igual

se presenta un protocolo del manejo de las comunicaciones internas y externas y por último se

plantea un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en equipo.
 Objetivos

Objetivo General

 Diseñar y elaborar un plan de acciones para la buena comunicación empresarial, la

motivación del trabajo en equipo y el ambiente laboral partiendo desde la estructura de la

empresa creada por el grupo colaborativo y teniendo en cuenta que la actividad

económica de la compañía y su estructura organizacional.

Objetivos Específicos

 Aplicar los conocimientos adquiridos para la redacción y de las diferentes clases de

comunicación tanto internas como externas se presentan en la empresa que ha sido creada

por el grupo, partiendo desde el estudio de la unidad académica dispuesta en el entorno

de conocimiento.

 Analizar qué tipos de estrategias se pueden incluir al plan de motivación del trabajo en

equipo, teniendo presente que la comunicación es la herramienta esencial para el buen

clima laboral.

 Analizar qué plan es el adecuado para la construcción del protocolo de comunicaciones

internas son las más adecuadas para que el personal se motive a trabajar en grupo y no se

presenten choques internos que puedan traer conflictos entre pares y se vea afectada la

convivencia laboral y la productividad de la compañía perjudicando a todo el equipo de

trabajo.

 Realizar estrategias competitivas que logren el posicionamiento de la empresa.

 Lograr que el cliente se sienta feliz y satisfecho con nuestros productos

 Brindar ayuda a las mujeres cabeza de hogar por medio de una nueva oportunidad laboral

dándoles un buen desarrollo socio económico en la ciudad.

 Ser una empresa que cuente con la capacidad de poder complacer a cualquier cliente en la

moda actual (moderna)

 Tener la mejor disposición para la trata del cliente siendo 100% honestos con nuestros

productos y amables con todas las personas que estén interesados en la compra de

productos de nuestra empresa

 Identificación de la Empresa

Nombre de la empresa: Oasis Sports Store S.A.S

Slogan: Haz deporte con estilo y moda con prendas que no incomodan.

Ciudad Sede Principal: Bogotá, Colombia

Fecha de Creación: 01 de febrero de 2020

Número de empleados: 84 (5 Administrativos; 16 en los departamentos de producción,

marketing, ventas y talento humano; 40 operarios, 4 en área de aseo, 3 en área de vigilancia, 2 en

servicios generales, 10 en sedes de ventas y 4 conductores).

La empresa Oasis Sports Store S.A.S tiene como actividad económica la producción y

comercialización de ropa deportiva. Es una empresa por acciones simplificadas creada

recientemente con el fin de fabricar y comercializar a la comunidad prendas deportivas de

excelente calidad, diseños creativos y mayor confort, la empresa Oasis Sport Store S.A.S es una

empresa que brinda empleo principalmente a mujeres cabeza de hogar, la operación principal de

la compañía es en la capital colombiana, cuenta con tres puntos de venta en la misma ciudad.

Misión: la empresa Oasis Sport Store S.A.S tiene la misión de diseñar, producir y

comercializar prendas deportivas de la más alta calidad, con diseños cómodos y llamativos que

sean acordes a los gustos y tendencias del mercado, logrando la satisfacción plena de nuestros

clientes, dando oportunidades de trabajo a mujeres cabeza de hogar, contribuyendo al desarrollo

de la economía del país y maximizando las ganancias de la compañía para seguir funcionando

con una economía estable.

Visión: la empresa Oasis Sport Store S.A.S tiene la visión de ser reconocida como una

empresa líder del mercado a nivel nacional, por sus características de los productos, el trabajo
siempre será basado en la innovación con calidad con productos diferenciados para atender los

estándares nacionales de alta calidad y a la par hacer labor social brindando empleo

principalmente a mujeres cabeza de hogar.

La empresa Oasis Sport Store S.A.S cuenta con un equipo humano, especializado y

capacitado en la producción de prendas deportivas, nuestro equipo de trabajo está comprometido

con la promoción de los buenos valores humanos y el accionar con responsabilidad social y

ambiental.

Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por planta administrativa (gerente,

secretaria, contador), los jefes de departamento (producción, talento humano, ventas y

marketing) y personal operativo de cada uno de los departamentos mencionados.

Se tiene atención presencial, atención telefónica y página web.

 Tipo de Comunicación Implementada en la Empresa Oasis Sports Store S.A.S

La comunicación que se maneja entre la planta administrativa, oficinas de cada departamento

y planta de personal de la empresa Oasis Sports Store S.A.S es la comunicación formal, este

tipo de comunicación ayuda a que se establezca un orden apropiado para manejar de forma

correcta la información importante de cada equipo de trabajo, evitando malos entendidos en las

deferentes acciones y proyectos que tengan a su cargo. Se ha optado por este tipo de

comunicación para dejar constancia de cada decisión, tarea que se programe y no existan

equivocaciones o malos entendidos entre el personal.

Dentro de este tipo de comunicación se emplean tres tipos de comunicación entre

departamentos. Encontramos la comunicación ascendente, la cual ha permitido a la mesa

directiva de la empresa conocer de una manera eficaz como es el verdadero clima laboral y

corregir los malos entendidos a nivel general que se presentan en diferentes ocasiones.

Se ha precisado implementar la comunicación horizontal, permitiendo así la coordinación de

la información que se maneja dentro de los diferentes departamentos que se encargan de una

misma o similar función para que se establezca una cooperación eficaz para no cometer errores

en los procesos de planeación y ejecución de los proyectos o tareas y así conseguir que cada

departamento se acople de forma acertada para alcanzar cada objetivo o meta propuesta sin

repetir los procesos de administración.

También es necesario la utilización de la comunicación diagonal entre departamentos que

llevan a cabo diferentes funciones dentro de la empresa ya que se complementan con la

información que cada una puede brindar y cotejar datos, estadísticas, ventas, etc., Esta forma de
comunicación sirven tener una mejor coordinación de los procesos y mejorar el clima

participativo de cada miembro de la empresa.

Protocolo de Comunicaciones Internas y Externas de la Empresa Oasis Sports Store

S.A.S

Las comunicaciones internas como externas se basan en el respeto y la cordialidad atendiendo

las normas de un buen trato que se da a las personas dentro y fuera de la empresa ya que el

recurso humano es muy importante para el progreso de nuestra compañía.

Comunicaciones Internas: Se realizan con el objetivo de brindar información importante

sobre actividades que la empresa está ejecutando, tareas puntuales y sus debidas instrucciones

también las medidas o políticas que quiera poner en marcha la empresa Oasis Sport Store. Estas

comunicaciones están a cargo del gerente y secretaria; jefes de departamento de producción,

talento humano, ventas y marketing.

Las comunicaciones que se generen desde esta perspectiva serán realizadas por medio de:

Pizarras informativas, memorandos, correo electrónico internos, informes, reuniones de

equipos de trabajo cada tres meses dejando constancia actas de cada encuentro, en este caso los

encuentros se programaran por cada área de trabajo para que no coincidan todas al mismo tiempo

con el fin de no afectar la producción y funcionamiento de la empresa; mensajes de texto y

llamadas telefónicas en este caso se llevará un formato de llamadas donde se deja constancia del

motivo, quien atendió la llamada o si fue necesario dejar el mensaje de voz.

 En el caso de la comunicación desde el personal operativo hacia los jefes de producción u otra

instancia jerárquica superior se hará por medio de oficios y radicado en las oficinas del despacho

al que necesita hacer la petición, sugerencia o felicitación, también dispondrán de un buzón de

sugerencia o felicitaciones por si lo desean hacer de forma anónima.

Comunicaciones Externas:

Estas comunicaciones tienen el objetivo de gestionar la información que es importante que las

personas externas a la empresa conozcan con el fin de mejorar las ventas, posicionar la marca en

el mercado y conseguir aliados para ampliar los horizontes de la compañía.

Las comunicaciones externas se realizan por medio de la atención presencial, atención

telefónica y página web y serán emitidas bajo la supervisión de la gerencia y los jefes de las

áreas en las que tenga lugar, estas comunicaciones van dirigidas especialmente a los clientes,

proveedores y comunidad en general. También en casos que se solicite responder actos

administrativos, legales o sociales.

Las comunicaciones externas también serán recibidas por formatos de correo electrónico y/o

fisco, telefónico, notificaciones por escrito de forma personal, todas estas se recepcionarán en los

teléfonos, página Web y correos oficiales de la compañía y en la dirección de la oficina principal.

Todo mensaje recibido será clasificado según su prioridad y enviado a cada área que le

corresponda dar respuesta a la misma.

Plan de Motivación que Dinamiza las Relaciones Laborales y el Trabajo en Equipo

El rendimiento económico y el crecimiento laboral de las empresas no solo se ve afectado por

el número de ventas de cada uno de los artículos que se comercializan, sino que se desarrollan o
van de la mano con la calidad del trabajo interno de la empresa y el grado de satisfacción de cada

uno de los empleados en sus diferentes áreas. Es por esto, que Oasis Sports Store

S.A.S implementara un plan de motivación para mejorar y dinamizar las relaciones laborales y el

trabajo en equipo.

Se crearon estrategias que permitan motivar a cada uno de los empleados de la empresa

independientemente de su cargo. Este plan está compuesto por 4 estrategias que se explican a

continuación:

1. Estrategias de buena comunicación:

a. Las opiniones de todos cuentan: esta estrategia es útil para considerar las diferentes

opiniones de los colaboradores de Oasis Sport Store S.A.S, la herramienta a utilizar es la

encuesta, esta será realizada tres veces al año, con ella se espera obtener información

importante y útil que permite a la compañía enfocarse en tomar medidas adecuadas frente

a las diferentes situaciones que se puedan presentar en el ámbito laboral.

b. Comunicación directa: esta estrategia consiste en brindar espacios para que la

comunicación entre empleados y las directivas fluya permitiendo conocer que se está

haciendo bien o mal y mejorar en los diferentes aspectos que sean necesarios, se utilizara

la herramienta de la comunicación oral con el manejo de horarios puntuales que van de 8 a

10 de la mañana los días lunes con cita previamente agendada para que sea de forma

organizada.

2. Estrategias de Reconocimiento y crecimiento:

a. Capacitaciones: se brindarán cursos de capacitación certificados a los colaboradores en

distintas áreas que se manejan en la compañía, como son capacitación en ventas, manejo

de personal, manejo de herramientas virtuales, corte y confección; con el animo de

promover el ascenso o cambio de labor dentro de la empresa según sus méritos

alcanzados. Estos cursos de capacitación se otorgarán a los empleados que muestren las

capacidades para tomarlos se seleccionarán dependiendo de su buen desempeño en su

labor dentro de la compañía.

b. Ascensos laborales: Estos se llevarán a cabo por merito y cuando halla vacantes en la

compañía y según las necesidades de personal que se presenten. Cuando exista la

necesidad de contratar personal en diferentes áreas de la compañía se tendrán en cuenta

primero a los empleados de la misma empresa que se han venido capacitando y se

realizara una selección por medio de pruebas de conocimiento, estas pruebas serán

realizadas por parte de la oficina de talento humano.

c. Reconocimiento al desempeño: se hará reconocimientos públicos por merito a el mejor

empleado del mes desde sus diversas áreas de desempeño laboral.

3. Estrategia de Incentivos económicos y de esparcimiento:

a. Plan de carrera para los vendedores presenciales: los vendedores obtendrán

bonificaciones económicas al finalizar el mes por su esfuerzo en ventas, se reconocerá un

2 % sobre las ventas que haya realizado empleado por mes, se hará por medio de un bono

regalo. Si desea utilizarlo en las tiendas de la compañía se brindará un descuento especial

para que adquiera las prendas a un costo menor que se brinda en el mercado.
 b. Plan de carrera para las sucursales de venta al rendimiento del trabajo en equipo:

Esta estrategia va dirigida a todo el personal de cada tienda con las que cuenta la empresa

integrando los vendedores y encargado o responsable de la sucursal, la selección se

realizara por medio de unos requisitos que deben ser cumplidos en su totalidad para lograr

el beneficio, entre ellos está la buena atención al cliente, la buena presentación del local y

la implementación de estrategias de ventas que den como resultado el crecimiento de las

mismas sin afectar las ganancias de la compañía. Se darán bonos a cada integrante del

equipo de trabajo de un 3 % sobre las ventas que haya hecho la tienda durante el mes.

c. Plan de recreación y esparcimiento: Cada cuatro semestres se llevará a cabo encuentros

destinados a la recreación y el deporte para permitir la conexión entre diferentes

dependencias de la empresa que no tiene a menudo contacto y así mejorar la

comunicación efectiva. Estos encuentros serán programados por consenso entre los

mismos empleados la compañía propondrá las actividades y por voto se llevará a cabo la

que sea elegida.

4. Estrategia de Plan de reuniones informativas y de trabajo:

Se realizar cada trimestre un encuentro presencial para hacer un análisis de tareas y metas a

cumplir, al igual que un análisis de necesidades por parte de los empleados y de la empresa, de la

misma forma se hará el análisis de desempeño de cada una de las sucursales de la empresa.
 Conclusiones

Por medio de la información consultada a través de documentos propuestos dentro del

desarrollo del curso podemos evidenciar claramente la importancia de mantener una buena

comunicación dentro del entorno laboral ya que conlleva al desarrollo, productividad y

crecimiento de las empresas teniendo en cuenta que la comunicación asertiva permite

continuidad de procesos y procedimientos que permiten agilidad de resultados generando como

consecuencia clientes satisfechos y empresas exitosas.

Se ha comprendido que existen diferentes clases de comunicación y formas de interactuar

para poder establecer el mejor canal para manejar la información en las empresas, promoviendo

iniciativa, compromiso y un clima laboral propicio para el crecimiento no solo de una empresa

sino de su propio personal, todo regido desde los valores y principios tales como el respeto y la

laboriosidad.

Nuestra empresa quiere llegar a lograr a comprometerse con toda la comunidad de la ciudad

de Bogotá, garantizándoles prendas de vestir cómodas y de muy buena calidad satisfaciendo les

cada uno de sus gustos en su moda actual y siendo amigables con el medio ambiente, por otro

lado, darle a oportunidad a personas que tengan interés de poder trabajar con nosotros y llevar

acabó esta empresa ofreciéndole uno de los mejores servicios a nuestros clientes.

Se reconoció que es necesario escuchar a todos y cada uno de los miembros del equipo laboral

para conocer el verdadero ambiente labora que se está llevando y poder tomar las medidas

necesarias para mejorarlo y así los colaboradores tengan un bienestar emocional y disposición

para servir mejor al crecimiento de la compañía.

 Referencias Bibliográficas

Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional: Técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live

Torres, S. (26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de video].

Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281