CASO DE ESTUDIO DREAM HOME

Generalidades del Proceso Actual

 Fundada en 1992 en Glasgow.

 Creció y cuenta con varias oficinas a lo largo de UK.
 Toda la información la vienen manejando en papel.
 La comunicación entre las oficinas, inclusive si se encuentran en la misma ciudad es mala.
 Se comenten muchos errores.
 La vida de la compañía depende de que se corrijan estos problemas.
 Requiere un sistema de bases de datos que soporte los procesos del negocio.
 El negocio se enfoca en la gestión de propiedades y es un intermediario entre los propietarios que quieren
rentar sus propiedades amobladas y los clientes que requieren rentarlas.
 Actualmente la empresa cuenta con 2000 empleados y 100 oficinas.
 Cuando una persona ingresa a la compañía diligencia la forma de registro (11.1).

 Cada oficina cuenta con un gerente, un supervisor y asistentes.

 El gerente es responsable por la operación de la oficina.
 El supervisor es responsable por hacer seguimiento a los asistentes.
 Reporte de información de los empleados (11.2).
 Cada oficina tiene un grupo de propiedades para rentar a su cargo.
 Proceso de registro de nuevos inmuebles.
 Propietario contacta la oficina más cercana.
 El propietario provee detalles de la propiedad.
 El propietario acuerda el valor del arrendamiento con el gerente de oficina.
 El propietario diligencia la forma de registro (11.3).
 Servicios prestados.
 Entrevistas con clientes potenciales donde se les averigua por las preferencias del inmueble que
desea rentar.
 Organizar visitas con los clientes a los inmuebles.
 Publicar información en los diarios locales o nacionales.
 Negociar el arrendamiento.
 Una vez rentada la propiedad la empresa asume la responsabilidad por la administración del inmueble
y recolectar la renta.
 Quien se encuentre interesado en una propiedad debe contactar la oficina más cercana para registrase
como cliente (11.4).
 Previo al registro el cliente potencial es entrevistado.
 Quien se encuentre interesado en una propiedad debe contactar la oficina más cercana para registrase.
 A los clientes registrados se les entrega un reporte semanal con los inmuebles disponible (11.5).

 Los clientes pueden solicitar la visita de una o más propiedades.

 Posterior a la visita los clientes pueden enviar comentarios sobre los inmuebles.
 Se genera un reporte en donde se presentan los comentarios realizados por los diferentes clientes (11.6).

 Las propiedades que tengan dificultad para arrendarse se promocionan a través de los periódicos.
 Cuando un cliente selecciona una propiedad se elabora un acuerdo de arrendamiento (11.7).
 Una vez concluido el tiempo del contrato este puede ser renovado, sin embargo, el cliente puede solicitar
que se le busque otro inmueble.
Planeación de la Base de Datos

 Ofrecer para la renta propiedades de alta calidad.

 El crecimiento de la compañía ha traído dificultades en la gestión de la información.
 Dificultades al compartir información entre las oficinas.
 El director considera que la empresa nada en papel y por lo tanto una base de datos puede ser una
herramienta útil para agilizar los procesos y automatizar algunas tareas del día a día.
 El objetivo del sistema de bases de datos es mantener los datos que son utilizados y generados para
soportar los procesos del negocio de nuestros clientes y propietarios, facilitando que las oficinas
compartan información y se articulen mejor.

 Objetivos del sistema.

 Se realizan entrevistas con diferentes miembros de la organización.

 Director.
 Garantizar que se proporcione el mejor servicio posible de renta de inmuebles tanto a los clientes
como a los propietarios de estos.
 Monitorea el trabajo de los gerentes de oficina.
 Asegurar que las oficinas trabajen en forma articulada.
 Información resumida de toda la operación.
 Información del personal.
 Información de los inmuebles y sus propietarios.
 Información de los clientes.
 Información de los acuerdos de arrendamientos.
 Reportes.
 Saber cómo van las oficinas a lo largo del país.
 Reportes de fácil acceso que permitan tener una visión de la operación de la oficina.
 Servicios prestados.
  Con la ayuda de un sistema de bases de datos proveer un mejor y eficiente servicio de renta de
inmuebles tanto a clientes como a propietarios.
 Mejorar la gestión de mercadeo a través del desarrollo de un sitio web.

 Gerente de oficina.
 Responsable de la operación diaria de una oficina.
 Proporcionar el mejor servicio posible de renta de inmuebles tanto a los clientes como a los
propietarios de estos.
 Se asegura que esté el personal necesario para desarrollar las actividades de la oficina.
 Monitorea el registro de los nuevos clientes y propietarios de inmuebles.
 Monitorea las actividades de renta de propiedades de los clientes actuales.
 Ocasionalmente participa en los acuerdos de arrendamiento.
 Delega tareas en los supervisores.
 Información.
 Información de los inmuebles y sus propietarios.
 Información de los clientes.
 Información de los acuerdos de arrendamientos.
 Conocer los inmuebles que presentan dificultades para su arrendamiento.
 Información del personal de la oficina y de otras oficinas (préstamos temporales).
 Información de otras oficinas para comparar notas.
 Se considera como problema en la articulación de las oficinas que algunos gerentes se consideran
competencia debido a que el salario tiene un bono que va en función de los arrendamientos.
 Reportes.
 Personal, propiedades, clientes y propietarios.
 Arrendamientos por vencer.
 Los requerimientos de inmuebles de los clientes.
 Monitorea el salario de su equipo de trabajo.
 Monitorea el gasto en anuncios de promoción de los inmuebles.
 Seguimiento a los arrendamientos por vencerse y a los inmuebles rentados.
 Servicios prestados.
 Lograr que los clientes encuentren lo más rápido posible el inmueble que buscan.
 Lograr que los inmuebles de los propietarios se renten rápidamente y en las mejores condiciones
económicas.

 Supervisor de oficina.
 Maneja las relaciones comerciales con los clientes y los propietarios.
 Responsable de las actividades de un pequeño grupo de asistentes.
 Asignar las responsabilidades diarias de los asistentes a cargo.
 Organiza las visitas de los clientes a los inmuebles.
 Diligenciar documentos.
 Cuando un cliente encuentra la propiedad que desea arrendar, elaborar el acuerdo de arrendamiento y
presentar la documentación al gerente para su firma.
 Mantener actualizada la información de los clientes y registrar los nuevos.
 Recibo del gerente la responsabilidad de gestionar un grupo de inmuebles.
 Información de la oficina.
 Información de los inmuebles y sus propietarios.
 Información de los clientes.
 Información de los acuerdos de arrendamientos.
 Reportes.
 Personal.
 Inmuebles disponibles para la renta.
 Monitorea los inmuebles disponibles para ser rentados.
 Monitorea el tipo de inmuebles que están buscando los clientes.
 Mantener actualizado al gerente sobre las propiedades con dificultades para su arrendamiento.
 Entrevistar los clientes antes de agendar citas de visita a los inmuebles.
 Asistente de oficina.
 Mantener comunicación con los clientes que buscan un inmueble para arrendar.
 Responder las preguntas de los clientes sobre el inmueble que se quiere arrendar.
 Registrar nuevos clientes.
 Acordar visitas a los inmuebles.
 Ocasionalmente, diligenciar documentos.
 Información de la oficina.
 Información de los inmuebles.
 Información de las visitas a los inmuebles.
 Ocasionalmente información de los acuerdos de arrendamientos.
 Reportes.
 Inmuebles disponibles para la renta.
 Monitorea los inmuebles disponibles para ser rentados.
 Monitorea los clientes que están buscando inmuebles para rentar.

Definiciones del sistema

 Definir el alcance y los límites del sistema de bases de datos desde el punto de vista de los usuarios
principales.
Requerimientos y Análisis

 La especificación de requerimientos del usuario describe en detalle como los datos serán almacenados en
la base de datos y cómo serán utilizados.
 El propósito de la recolección de información es establecer las características a incluir en el sistema de
bases de datos, así el desempeño, si debe operar en red y compartir información, los niveles de acceso.
 Una herramienta importante en el levantamiento de requerimientos es conocer bien las características que
más molestan a los usuarios de las herramientas que utiliza para hacer los procesos. Adicionalmente,
tener presente las características que el usuario considera positivas en el proceso actual.
 Tenga presente las circunstancias en las que debe negociar los diferentes puntos de vista de los usuarios
del sistema.

 Gerente de oficina.
 Datos que necesita del personal.
 Nombre, cargo, género, fecha de nacimiento y salario.
 Uso que le dará a los datos sobre el personal.
 Crear los datos cuando ingresa y borrarlos cuando se termina su vinculación laboral.
 Mantener actualizados los datos y poder generar un reporte con nombre, cargo y salario de cada
uno de los miembros de la oficina.
 Estar en capacidad de asignar asistentes a un supervisor.
 Conocer la información del nombre y teléfono de los gerentes de otras oficinas, para efectos de
comunicación y articulación del trabajo.

 Preguntas probables durante la entrevista.

 Qué transacciones se procesarán frecuentemente en la base de datos?.
 Qué transacciones de la base de datos son críticas para el negocio?.
 En qué momento transacciones críticas se procesan?.
 Cuáles son los periodos de carga de trabajo alta, media y baja en las transacciones críticas?.
 Qué tipo de seguridad se requiere para la base de datos?.
 Hay información sensible que solamente debe estar disponible para algunos miembros del equipo?.
 Qué información histórica se debe almacenar?.
 Qué información debe ser compartida y consultada en la red?.
 Qué tipo de protección contra fallos y pérdida de información se necesita para el sistema?.

 El siguiente cuadro presenta una visión rápida de los puntos de vista de los deferentes usuarios sobre las
entidades de información principales.
 Esta herramienta sirve para orientar los procesos de negociación cuando los requerimientos entran en
conflicto
Especificación de Requerimientos para el sistema de bases de datos

 Las características que describen el sistema son.

 Tamaño inicial de la base de datos.
 Hay aproximadamente 2000 empleados distribuidos en 100 oficinas.
 Hay un promedio de 20 a 40 empleados por oficina.
 Hay aproximadamente 100.000 propiedades disponibles en todas las oficinas.
 Hay un promedio de 1000 a 3000 propiedades por oficina.
 Hay aproximadamente 60.000 propietarios registrados.
 Hay un promedio de 600 a 1000 propietarios registrados en cada oficina.
 Hay aproximadamente 100.000 clientes registrados en todas las oficinas.
 Hay entre 1000 y 1500 clientes en promedio por cada oficina.
 Hay aproximadamente 4.000.000 de visitas registradas en todas las oficinas.
 Hay un promedio entre 40.000 y 100.000 visitas a propiedades registradas en cada oficina.
 Hay aproximadamente 400.000 acuerdos de arrendamiento registrados en todas las oficinas.
 Hay un promedio de 4.000 a 10.000 acuerdos de arrendamiento por oficina.
 Hay aproximadamente 50.000 anuncios de prensa distribuidos en 100 periódicos en todas las
oficinas.
 Tasa de crecimiento de la base de datos.
 Mensualmente se registran aproximadamente 500 nuevas propiedades.
 Mensualmente se registran aproximadamente 200 nuevos propietarios.
 Una vez un inmueble deja de estar disponible para su arrendamiento se debe borrar de la base de
datos. Mensualmente en promedio salen 100 inmuebles.
 Si un propietario no suministra inmuebles para su renta por un espacio de dos años, sus registros
serán borrados. Mensualmente en promedio se eliminan 100 propietarios por esta condición.
 Mensualmente en promedio se presentan 20 ingresos o retiros de miembros de la compañía. Cuan
se trata de un retiro los registros se conservarán por 1 año.
 Mensualmente se registran aproximadamente 1000 nuevos clientes. Si el cliente no visita o renta
una propiedad por un periodo de dos años, su registro será eliminado. Aproximadamente 100
registros al mes son eliminados.
 Diariamente se registran 5.000 visitas a inmuebles aproximadamente. Los detalles de la visita se
deben eliminar al cumplir el año de creados.
 Mensualmente se registran aproximadamente 1.000 acuerdos de arrendamiento. Los detalles del
acuerdo de arrendamiento se deben eliminar al cumplir dos años de creados.
 Semanalmente se publican aproximadamente 1.000 anuncios de prensa. Los detalles del anuncio
de prensa se deben eliminar al cumplir un año de creados.
 El tipo y el número promedio de registros durante en una búsqueda.
 Diariamente se realizan 10 consultas aproximadamente sobre información detallada de una oficina.
 Diariamente se realizan 20 consultas aproximadamente sobre información detallada de una
miembro de una oficina.
 Diariamente se realizan 5.000 consultas aproximadamente sobre un inmueble (lunes a jueves).
 Diariamente se realizan 10.000 consultas aproximadamente sobre un inmueble (viernes y
sábados).
 Las horas pico de consultas sobre información de los inmuebles es de las 12 a las 14 y de las 17 a
las 19.
 Diariamente se realizan 100 consultas aproximadamente sobre información detallada de un
propietario.
 Diariamente se realizan 1.000 consultas aproximadamente sobre un cliente (lunes a jueves).
 Diariamente se realizan 2.000 consultas aproximadamente sobre un cliente (viernes y sábado).
 Las horas pico de consultas sobre información de los clientes es de las 12 a las 14 y de las 17 a las
19.
 Diariamente se realizan 2.000 consultas aproximadamente sobre las visitas a los inmuebles (lunes
a jueves).
  Diariamente se realizan 5.000 consultas aproximadamente sobre las visitas a los inmuebles
(viernes y sábado).
 Las horas pico de consultas sobre información de las visitas a los inmuebles es de las 12 a las 14 y
de las 17 a las 19.
 Diariamente se realizan 1.000 consultas aproximadamente sobre los acuerdos de arrendamiento
(lunes a jueves).
 Diariamente se realizan 2.000 consultas aproximadamente sobre los acuerdos de arrendamiento
(viernes y sábado).
 Las horas pico de consultas sobre información de los acuerdos de arrendamiento es de las 12 a las
14 y de las 17 a las 19.
 Requerimientos de red y de acceso compartido.
 Base de datos centralizada localizada en Glasgow.
 Todas las oficinas deben estar conectadas a través de una red segura.
 Entre 2 o 3 personas por oficina deben tener acceso al sistema.
 Se debe permitir el acceso concurrente.
 Desempeño.
 Durante las horas de apertura, pero no durante las horas pico, el tiempo de respuesta de una
búsqueda de un registro debe ser menor a 1 segundo. Durante las horas pico el tiempo de
respuesta debe ser inferior a 5 segundos.
 Durante las horas de apertura, pero no durante las horas pico, el tiempo de respuesta de una
búsqueda de múltiples registros debe ser menor a 5 segundos. Durante las horas pico el tiempo de
respuesta debe ser inferior a 10 segundos.
 Durante las horas de apertura, pero no durante las horas pico, el tiempo de respuesta de una
operación de actualización/almacenamiento debe ser menor a 1 segundo. Durante las horas pico el
tiempo de respuesta debe ser inferior a 5 segundos.
 Seguridad.
 La base de datos debe estar protegida con un password.
 Cada miembro de la compañía debe contar con privilegios de acceso apropiados, es decir, director,
gerente, supervisor, asistente y vista de cliente.
 Los miembros de la organización deben tener acceso únicamente a los datos necesarios para
desarrollar su trabajo.
 Los clientes podrán acceder a su propia información únicamente a través del sitio web de la
compañía.
 Copias de seguridad y recuperación de información.
 Las copias de seguridad se deben realizar diariamente a las 12 de la noche.
 Aspectos legales.
 Las leyes de cada país que rigen sobre la protección de datos personales. En este caso
información sobre el personal, los clientes y los propietarios.