Plan de Gestion

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Plan de Gestión del Proyecto Página 1 de 57
Cliente
Contrato xxxxxx
Plan de Gestión del Proyecto

Título del proyecto
BISA CORPORATION LTDA
mes - día, año

cliente Versión: 1.0
Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.
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Fecha Versión Autor Descripción Cambio

Versión inicial del documento Plan
de Gestión del Proyecto a utilizar
2016/12/21 V1.0 Creación del documento
en todos los proyectos de BISA
CORPORATION LTDA.
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del presente documento
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Fecha Versión Autor Descripción Cambio

XXXX XXXXX – Gerente de
AÑO/MES/DIA V1.0 Creación del documento
proyecto - BISA CORPORATION
Nombre Documento Plan de Gestión del Proyecto Modelo gobierno basado en inteligencia
de negocio para CLIENTE.
Creado por: XXXXXXX – Gerente de proyectos - BISA Fecha: AÑO/MES/DIA
CORPORATION LTDA.
Aprobado por: XXXXXXXXXXXX – CLIENTE. Fecha: Fecha:
AÑO/MES/DIA
Aprobado por: Cesar Mancipe Pinzon – BISA Fecha: Fecha:
CORPORATION. AÑO/MES/DIA
Contenido
Anexo 1 – Relación de entregables. 41........................................................5
Anexo 2 - Registro de interesados y comunicaciones. 46.................................5
Anexo 3 – Formato acta de reuniones. 47.....................................................5
Anexo 4. Informe de seguimiento de proyecto. 49..........................................5
Anexo 5. Informe de a comité directivo del proyecto. 53...................................5
Anexo 6. Matriz de avance de entregables del contrato. 54...............................5
Anexo 7 – Glosario. 55...........................................................................5
Anexo 8 – Registro de riesgos. 56..............................................................5
Anexo 9 – Validación y aceptación de entregables. 60.....................................5
Anexo 10 – Matriz de observaciones de entregables. 1....................................5
Tabla 1. Componentes del alcance del proyecto 12.........................................6
Tabla 2. Metodologías y otros aplicadas a componentes Inteligencia de negocios 156

Tabla 3. Equipo de trabajo BISA. 21............................................................6
Tabla 4. Equipo de trabajo de CLIENTE. 22...................................................6
Tabla 5. Conformación de comités del proyecto. 23........................................6
Tabla 6. Escalamiento en el proyecto. 25.....................................................6
Tabla 7. Tipos de reportes usados en el proyecto. 27......................................6
Tabla 8. Grado de avance de entregables. 29................................................6
Tabla 9. Roles y responsabilidades en gestión de riesgos. 30............................6
Tabla 10. Procedimiento de evaluación del riesgo. 31......................................6
Tabla 11. Evaluación del riesgo. 32.............................................................6
Tabla 12. Valoración de impacto del riesgo. 32..............................................6
Tabla 13. Valoración de probabilidad ocurrencia del riesgo. 33...........................6
Tabla 14. Información del registro de riesgos. 33............................................6
Tabla 15. Responsables y actividades de la gestión del cambio. 34.....................6
Tabla 16. Esquema de aprobación de entregables. 36......................................6
Tabla 17. Nombre archivos de documentación del proyecto. 37..........................6
Tabla 18. Nomenclatura de frentes de trabajo del proyecto. 38...........................6
Tabla 19. Registro de comunicaciones. 39....................................................6
Tabla 20. Relación de entregables del proyecto. 41.........................................6
Tabla 21. Registro de interesados y comunicaciones del proyecto. 46..................6
Introducción.......................................................................................7
Objetivo del documento......................................................................8
1. Planteamiento del problema..........................................................9
2. Justificación..................................................................................9
3. Objetivo del proyecto....................................................................9

4. Alcance del proyecto...................................................................10
5. Enfoque del Proyecto...................................................................10
i. Metodología 10
i. Data warehouse 11
ii. Gobernabilidad y Calidad del Dato 11
6. Plan de trabajo de alto nivel........................................................12

7. Entregables.................................................................................12
8. Estructura y equipo de trabajo.....................................................12
9. Modelo de gobierno del proyecto.................................................14
10. Estructura del gobierno del proyecto............................................14
11. Gestión de Riesgos......................................................................21
12. Gestión de Cambios.....................................................................26
13. Gestión de Calidad.......................................................................27
a. Aseguramiento de la Calidad 27
b. Esquema de aprobación de entregables 28
14. Gestión Documental....................................................................29

15. Gestión de Comunicaciones..........................................................31
ANEXOS
Anexo 1 – Relación de entregables...............................................................41
Anexo 2 - Registro de interesados y comunicaciones...................................46
Anexo 3 – Formato acta de reuniones...........................................................47
Anexo 4. Informe de seguimiento de proyecto...............................................49
Anexo 5. Informe de a comité directivo del proyecto.....................................53
Anexo 6. Matriz de avance de entregables del contrato................................54
Anexo 7 – Glosario.........................................................................................55
Anexo 8 – Registro de riesgos.......................................................................56
Anexo 9 – Validación y aceptación de entregables........................................60
Anexo 10 – Matriz de observaciones de entregables......................................1
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Componentes del alcance del proyecto.....................................................12

Tabla 2. Metodologías y otros aplicadas a componentes Inteligencia de negocios..15
Tabla 3. Equipo de trabajo BISA..............................................................................21
Tabla 4. Equipo de trabajo de CLIENTE..................................................................22
Tabla 5. Conformación de comités del proyecto......................................................23
Tabla 6. Escalamiento en el proyecto......................................................................25
Tabla 7. Tipos de reportes usados en el proyecto....................................................27
Tabla 8. Grado de avance de entregables...............................................................29
Tabla 9. Roles y responsabilidades en gestión de riesgos.......................................30
Tabla 10. Procedimiento de evaluación del riesgo...................................................31
Tabla 11. Evaluación del riesgo...............................................................................32
Tabla 12. Valoración de impacto del riesgo..............................................................32
Tabla 13. Valoración de probabilidad ocurrencia del riesgo.....................................33
Tabla 14. Información del registro de riesgos..........................................................33
Tabla 15. Responsables y actividades de la gestión del cambio..............................34
Tabla 16. Esquema de aprobación de entregables..................................................36
Tabla 17. Nombre archivos de documentación del proyecto....................................37
Tabla 18. Nomenclatura de frentes de trabajo del proyecto.....................................38
Tabla 19. Registro de comunicaciones....................................................................39
Tabla 20. Relación de entregables del proyecto......................................................41
Tabla 21. Registro de interesados y comunicaciones del proyecto..........................46
Introducción
Descripción del objeto del contrato y el marco en el cual se mueve el proyecto en los
términos contractuales, se debe tener en cuenta los estudios previos de los procesos
licitatorios y los pliegos de condiciones definitivos.
Plasmar la necesidad del proyecto para la entidad o contratista
El documento se ha estructurado en diferentes secciones y al final se relacionan con

los anexos que desarrollan las diferentes partes del plan.
Objetivo del documento.
El propósito de este documento es:
 Describir los diferentes objetivos principales y detallados del proyecto.
Este documento podrá ser actualizado y complementado en las distintas etapas del
proyecto.
1. Planteamiento del problema 1
Basados en los pliegos de condiciones y estudios previos, se debe indicar cuales

son la necesidades de la implementación del proyecto realizando una retrospectiva
sobre los requerimientos que llevaron al mismo
2. Justificación
Indicar en forma detallada cuales son los motivos que llevan a la formulación del
proyecto e indicar las necesidades y planteamientos. Con esta metodología que
aborda básicamente los siguientes aspectos:
i. XXXXXXXXXXXXXX.
ii. XXXXXXXXXXXXXXx.
Indicar cuál es el marco metodológico descrito permite fortalecer los propósitos

misionales del proyecto y si existe normativa interna que los ha estructurado
mencionando estas normas
3. Objetivo del proyecto.

1
Tomado del documento del proceso XXXXXXXX Fecha: DIA-MES-AÑO
a. Objetivo general.
Indicar clara y detalladamente el objetivo del proyecto
b. Objetivos específicos
 Indicar y listar todos los objetivos específicos del proyecto, para ello se debe
basar en los pliegos de condiciones o en el levantamiento de requerimientos
de la entidad.
4. Alcance del proyecto.
En la siguiente tabla se describen los componentes del alcance del proyecto

alineado a los términos contractuales.
Tabla 1. Componentes del alcance del proyecto

COMPONENTE ÍTEM ALCANCE
1 Descripción del alcance de cada componente
Componente 1
2
3
4
5
Componente n 6
7
8
5. Enfoque del Proyecto

i. Metodología
Describir la metodología general a utilizar para la ejecución del proyecto e

indicar que está compuesta por varias fases interrelacionadas, que estará
enmarcada en procesos de planeación, ejecución, monitoreo, control y cierre del
proyecto:
 XXXXXX.
Para el desarrollo específico de cada componente se aplicarán las siguientes
metodologías, guías o lineamientos:
Modificar la siguiente tabla acorde a las metodologías a aplicar en el proyecto
Tabla 2. Metodologías y otras aplicadas a componentes Inteligencia de negocios

Metodología / Guías /
Componente Observaciones
enfoque
Gerencia del Lineamientos basados de la

proyecto guía del PMBOK y CMMI Nivel
2
Calidad de dato Data Quality (DQ).
Gobierno de datos Data Governance (DG)
Guía MinTIC.
Modelamiento de la El enfoque de esta
bodega de datos e metodología está basado en
inteligencia de generar datamarts que facilitan
negocios la implementación rápida de
Ralph Kimball
indicadores y tablero de control
así como el proceso de
aprendizaje por parte de la
organización.
Inteligencia de Microsoft SharePoint, Tableau, QuickScore son
Negocios Microsoft Analysis Services, herramientas que deben ser
Microsoft Integration Services, usadas acorde con el contrato.
Microsoft Reporting Services,
Tableau, QuickScore.
Indicar la descripción de cómo se aborda la solución para lo cual se describen

las metodologías específicas. Se describen algunas como ejemplo
i. Data warehouse
La bodega de datos es un elemento fundamental …

ii. Gobernabilidad y Calidad del Dato
Para cumplir con los objetivos del proyecto en el área de Gobernabilidad y

Calidad del dato…
iii. Metodología de arquitectura y diseño.

La siguiente es la metodología de arquitectura y diseño para los elementos
de desarrollo de software…
iv. Testing.
La siguiente metodología propuesta es para la etapa de pruebas, el objetivo
es analizar el funcionamiento correcto del desarrollo realizado...
Otras
6. Plan de trabajo de alto nivel.
Se adjunta el plan de trabajo de alto nivel en el archivo “Plan trabajo contrato

XXXXXx.pdf”. El cronograma se adjunta en “Cronograma_contrato_XXXXX.pdf”.
7. Entregables.
En Anexo 1 se describen los entregables del proyecto acorde con el contrato.

Es importante aclarar que el cronograma relaciona los entregables y la fechas
de pago.
8. Estructura y equipo de trabajo.

Ajustar la siguiente tabla guía para la formulación del equipo de trabajo
a. El equipo de trabajo por parte de BISA está conformado por:
Tabla 3. Equipo de trabajo BISA.

Talento Cantidad Responsabilidades
Representante Proporcionar los recursos humanos, técnicos, físicos, logísticos, tecnológicos
1
legal de BISA y demás requeridos para el proyecto por parte de BISA CORPORATION.
Gerente de Responder por el cumplimiento de los objetivos del proyecto acorde con la
proyecto BISA 1 última versión del plan de gestión del proyecto acorde con lineamientos de
CORPORATION PMBOK y CMMI Nivel 2.
Arquitecto de Responder por la comprensión, diseño, modelamiento, documentación, entre
Negocio 1 otros, de la arquitectura del negocio y su relación con la arquitectura
empresarial de Cliente para el proyecto.
Arquitecto de Responder por la comprensión, diseño, modelamiento, documentación, entre
1
datos otros, de la arquitectura de datos del proyecto.
Diseñador a) Elaborar, entregar, documentar y ajustar los diseños de los entregables
gráfico BISA del CLIENTE acorde con las especificaciones de os requerimientos
1 definidos en el proyecto.
b) Participar en la definición, documentación y ajuste de los casos de uso
acorde con la planeación y los estándares definidos en el proyecto.
Ingeniero de a) Codificar, documentar, probar, entregar y hacer los ajustes respectivos
desarrollo BISA de los desarrollos requeridos acorde con las especificaciones de los
requerimientos definidos en el proyecto.
3 b) Entregar los programas y la documentación respectiva para Paso a
Producción en el proyecto.
c) Participar en la definición, documentación y ajuste de los casos de uso
Analista de a) Realizar las pruebas funcionales y no funcionales con la documentación
calidad BISA relacionada del desarrollo acorde con la planeación y los estándares
definidos en el proyecto.
1 b) Participar en la puesta a producción de las aplicaciones acorde con los
procedimientos definidos en el proyecto.
c) Participar en la definición, documentación y ajuste de los casos de uso
b. El equipo de trabajo CLIENTE está conformado por:
Tabla 4. Equipo de trabajo de CLIENTE.

TALENTO DEDICACIÓN CANTIDAD RESPONSABILIDADES

Supervisor del contrato % 1 Nombre del funcionario
Funcional % 1 Nombre del funcionario
Técnico de la entidad % 1 Nombre del funcionario
c. Identificación de capacitaciones requeridas:
Capacitación A quien va dirigida Fecha

Indicar que cursos o diplomados Funcionales DIA/MES/AÑO
deben tomar los funcionales que Técnicos
permitan una mejor apropiación Personal a definir
de le herramienta
9. Modelo de gobierno del proyecto
La identificación, participación efectiva, determinación de las expectativas, los

intereses y el poder de influencia de cada uno de los interesados de la entidad y su
interacción con el equipo del contratista es un factor clave de éxito del proyecto. Por
lo tanto es importante con respecto a los interesados:
 Definir las responsabilidades y roles de los interesados.

 Definir los niveles de escalamiento.
 Conocer los requerimientos y poder de influencia de los interesados.
 Solicitar y compartir la información necesaria para el desarrollo de las
actividades que permiten desarrollar los entregables y documentos de trabajo.
 Validar y hacer aprobar las definiciones propuestas.
 Canalizar de manera adecuada los mensajes derivados del desarrollo del
proyecto.
 Realizar un seguimiento al avance de las actividades y del desarrollo de los
requerimientos del proyecto.
 Definir elementos suficientes e idóneos para monitorear el cronograma en las
diferentes fases del proyecto y poder tomar las decisiones correspondientes.
 De lo anterior, se desprende la necesidad de estructurar y configurar un

esquema de gobierno para gestionar el proyecto durante su ciclo de vida.
10. Estructura del gobierno del proyecto
Nota. CLIENTE debe definir los interesados, acorde con el registro de

interesados y comunicaciones descritas en el anexo respectivo.
a. Comités.
Dada la naturaleza del proyecto donde se debe:
 Definición de especificaciones detalladas sobre indicadores y tablero de

control que implica sesiones con diferentes interesados internos y externos.
 Implementar una solución de inteligencia de negocios en la plataforma
tecnológica de CLIENTE.
 Algunas de las actividades del proyecto son de aprobaciones por parte de
interesados.
 Durante la dinámica del proyecto se requiere toma de decisiones para
solucionar problemáticas que tiene alto impacto en el desempeño del
proyecto.
 Se debe hacer monitoreo y control del desarrollo del proyecto y del
cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista.
Informe de Avance
Tabla 5. Conformación de comités del proyecto.

Comité Objetivo Participantes Líder Insumos Producto Periodicidad / hora
Directivo  Presentar estado  Jefe CLIENTE. Supervisor  Reporte de Acta de  Mensual.
general del  Supervisor del contrato del contrato avance del sesión.  Primeros cinco
proyecto. CLIENTE. del CLIENTE. proyecto. (5) días
 Toma de  Dirección del proyecto  Estudios de hábiles mes.
decisiones de alto BISA decisiones para  DIA / HORA
impacto.  Representante legal ser sometidas
BISA al comité.
 Invitados que se
consideren necesarios.
Seguimiento  Presentar estado  Supervisor del contrato Supervisor  Reporte de Acta de  Quincenal.
de proyecto de avance del del CLIENTE. del contrato avance del sesión.  DIA / HORA
y cronograma del  Dirección del proyecto del CLIENTE. proyecto.
obligaciones proyecto. BISA.  Reporte de
contractuales  Estado de  Líderes por frente (por grado de
cumplimiento de demanda) cumplimiento
las obligaciones  Invitados que se de obligaciones
contractuales. consideren necesarios. contractuales.
 Identificar y definir
estrategias de
solución de
problemáticas.
Notas.
 Acorde con las necesidades, se podrán realizar sesiones de integración con
otros proyectos.
 La programación de las sesiones estarán a cargo de la gerencia del proyecto
con la ayuda logística del equipo del CLIENTE quienes deberán proporcionar
la logística respectiva.
b. Reglas para las reuniones efectivas.
 Distribuir la agenda a tratar con anticipación. Comunicar cancelación

oportunamente así como fecha de reprogramación.
 Agenda debe contener objetivo, temas a tratar, participantes, fecha, horas y
sitio.
 Convocar a invitados adicionales que contribuyan efectivamente al desarrollo
de las temáticas de la sesión.
 Puntualidad para inicio y terminación de sesión.
 Respeto y atención en las discusiones con participaciones concretas.
c. Actas.
i. Contenido del acta.
 Fecha acta.
 Hora inicio y fin
 Objetivo de la sesión.
 Participantes con nombres y apellidos, cargo, empresa, correo
electrónico.
 Temas a desarrollar.
 Por cada tema, describir las decisiones correspondientes.
 Compromisos. Descripción, responsable y fecha.
 Revisión de compromisos anteriores.
El acta debe ser firmada por el supervisor del contrato del CLIENTE y
gerente de proyecto del CLIENTE
ii. Procedimiento de aprobación del acta.
 La persona responsable de la elaboración del acta remitirá, por correo

electrónico, el documento borrador a los asistentes en el día hábil
siguiente a la reunión.
 Cada uno de los asistentes, contará con un término no superior a dos
días hábiles para hacer comentarios al documento borrador.
 Si surgen comentarios serán aclarados inmediatamente y los
documentos serán actualizados y distribuidos.
 Si no hay comunicación de no conformidad y/o propuesta de
modificación, el documento se considerará aceptado automáticamente
quedando en su versión definitiva.
 Las actas finales deberán firmarse por el gerente del proyecto y el
supervisor del CLIENTE.
d. Escalamiento de Decisiones
El propósito del escalamiento es asegurar que los asuntos y problemas sean

apropiadamente manejados y resueltos de una manera eficiente y oportuna por
interesados de un nivel superior empoderados de toma de decisiones. El
escalamiento provee un mecanismo de alerta a altos niveles de la gerencia para
la atención de asuntos no resueltos
La filosofía del proyecto es que la resolución a tiempo de los asuntos, es crítica

para mantener el control, logrando los objetivos de tiempo, alcance y calidad. A
continuación se describe el procedimiento formal de escalamiento de asuntos:
Tabla 6. Escalamiento en el proyecto.

Interesado Escalamiento Tiempo máximo escalamiento (días hábiles)
Supervisor contrato del Jefe CLIENTE. 2
CLIENTE
Gerente de proyecto BISA Representante legal 2
BISA.
Líder de frente Gerente de proyecto 2
BISA.
Miembro equipo BISA Líder de frente 2
Miembro equipo CLIENTE Supervisor contrato 2
CLIENTE.
 El primer nivel de escalamiento para un miembro del equipo de trabajo de

BISA serán los consultores de líderes frente. En el caso de los miembros del
equipo de CLIENTE, el primer nivel de escalamiento será de forma directa
con la Gerencia de Proyecto.
 El segundo nivel de escalamiento es la reunión de seguimiento, donde se
lleva el problema en caso de que el asunto no encuentre solución en manos
de los líderes o esté fuera de su autoridad. Se debe categorizar según su
naturaleza como asunto de interés (si ya se materializó) o como riesgo (si no
se ha materializado) y se deberá seguir el procedimiento de gestión de
riesgos o de asuntos de interés.
 En todo caso se deberá tener en cuenta, la clasificación e impacto de los
asuntos de interés, casos en los cuales se acordará el tiempo límite de la
resolución del asunto para no afectar el plan de trabajo.
 Si el asunto no se puede resolver durante la reunión de seguimiento e
involucra otros proyectos para su solución, se debe llevar al tercer nivel de
escalamiento, enmarcado en el comité directivo, donde se analizará el caso y

se establecerán las posibles soluciones. Para los casos en donde no hay un
acuerdo o la posible solución requiere una aprobación de un ente superior se
deberá escalar al siguiente nivel.
e. Esquemas de Seguimiento a la Ejecución.
A continuación se describen las tipologías e informes de avance.
f. Tipologías de reportes de avance.

La principal función de la actividad de reporte de avance es mantener
informados a todos los participantes del proyecto sobre el cumplimiento
de las tareas planeadas por frente de trabajo versus la ejecución de las
mismas. El flujo de información fortalecerá los canales de comunicación a
todos los niveles, manteniendo actualizados a los miembros del equipo
durante todo el proyecto. Adicionalmente, las actividades de reporte de
avance oportunas y efectivas, facilitarán la identificación de asuntos de
interés y riesgos que pueden afectar la ruta crítica del proyecto y/o el
presupuesto asignado. La identificación oportuna de estos riesgos dará
oportunidad a su solución antes de una variación significativa en la ruta
crítica.
Los reportes serán usados para:
 Proveer un mecanismo para mantener informados a todos los

participantes del proyecto, del estado de avance del mismo.
 Habilitar el flujo de información para fortalecer los canales de

comunicación de manera transversal a la estructura del proyecto.
 Proveer un proceso organizado y automatizado de reporte de estado el

cual facilitará tareas de monitoreo, reporte y gestión de riesgos.
 Almacenar información histórica para la organización y para la

gerencia del proyecto, para futura referencia.
Los reportes de avance se encuentran detallados en la siguiente tabla :
Tabla 7. Tipos de reportes usados en el proyecto.

Procedimiento Realizado por Descripción
 Reporte orientado a las actividades
principales, seguimiento del cronograma y
entregables.
 La gerencia consolidará en una

presentación los avances de los diferentes
frentes, principales actividades realizadas,
próximos pasos, riesgos, si aplica, y
actualización del estado de la hoja de ruta.
 Evidenciaran cualquier cambio o

Reporte de Avance del
desviación en las principales actividades
Proyecto Gerente de
del proyecto en aspectos de tiempo,
(Reunión de proyecto BISA
presupuesto y progreso, teniendo en
seguimiento)
cuenta el cronograma, los entregables, la
planeación de actividades a futuro,
riesgos, los asuntos, las solicitudes de
cambios y cualquier otro asunto de interés
común que sea importante compartir al
equipo de CLIENTE y a la Gerencia del
proyecto.
 El formato para presentar el informe de

avance del proyecto se encuentra adjunto
en el Anexo 4.
Reporte de Supervisor contrato  Consolida los reportes de índices que
seguimiento Comité del CLIENTE / conforman el proyecto. Genera un informe
directivo Gerente de consolidado en PowerPoint que incluye la
(Comité Directivo) proyecto presentación del proyecto y el avance de
los índices de rendimiento. Este reporte
deberá ser actualizado posterior a cada
Procedimiento Realizado por Descripción

reunión de seguimiento, con el fin de que
sea presentado al Comité Directivo del
Proyecto.
 El formato para presentar el informe de

avance del proyecto se encuentra adjunto
en el Anexo 5.
La gerencia del proyecto consolidará los avances de los frentes para ser
validados y discutidos en las reuniones de seguimiento.
Los líderes de cada frente deberán adjuntar la siguiente información:
 Cronograma detallado del frente actualizado.

 Resumen del avance del frente para incluirlo en la presentación de las
reuniones de seguimiento.
 Seguimiento a los riesgos identificados y riesgos materializados.
 Estado de los compromisos adquiridos.
g. Esquema de reporte de avance
Para el reporte de avance de los entregables se seguirá el siguiente

esquema:
Tabla 8. Grado de avance de entregables.

Porcentaje de
Descripción
avance
0% Entregable no iniciado
Entregable en elaboración por un
50%
equipo específico.
Entregable liberado y en validación
75%
por CLIENTE.
100% Entregable aceptado por CLIENTE
La estructura general para el reporte de avance se encuentra en el Anexo

4, Formato Reporte de Avance periódico.
h. Gestión de Comunicaciones
Este plan es uno de los principales medios para fortalecer la interacción y

compromiso con las personas y permite involucrar a todos los actores del proyecto
de manera adecuada para asumirlo y asegurar el logro de los objetivos.
El objetivo dentro del proyecto es mantener comunicados, informados e

involucrados a los interesados del proyecto. Específicamente así:
 Informar a los interesados sobre el alcance e impacto del proyecto.
 Involucrar a la dirección de alto nivel con el proyecto para lograr los objetivos
propuestos.
 Conseguir la participación activa de los miembros del equipo para alcanzar los
objetivos propuestos.
La gerencia del proyecto mantendrá comunicación efectiva con los equipos del
proyecto y del CLIENTE para ejecutar el plan del proyecto, por un lado dentro de los
equipos y a través de los comités definidos y en interacción continua con los
equipos. Se promoverá una comunicación de escucha activa, permanente, clara y
pertinente con las partes interesadas que permite comprensión de los mensajes y
facilitará la resolución de conflictos.
La siguiente tabla describe las necesidades de comunicación y canales de

interacción de los interesados en el proyecto:
Tabla 9. Registro de comunicaciones.

Interesados Necesidad de comunicación Canal
Supervisor  Objetivos y alcance del  Comités del proyecto.
contrato CLIENTE proyecto.  Reportes de avance del
 Estado de avance del proyecto. proyecto y de obligaciones
Interesados Necesidad de comunicación Canal

contractuales.
 Temas del proyecto en los que
 Actas del proyecto.
se requiera de su definición.
 Correo electrónico,
 Temas de interés y riesgos
WhatsApp, teleconferencia.
identificados.
 Formato de solicitud de
 Solicitud de cambios
cambios
 Estado de avance de los frentes  Comités del Proyecto.
de trabajo.  Actas del Proyecto.
 Temas de interés y riesgos  Reuniones de seguimiento
Gerente de
identificados. internas.
proyecto
 Contacto con los miembros del  Correo electrónico,
equipo BISA. WhatsApp, teleconferencia,
Skype.
 Definiciones que impacten el  Reuniones de seguimiento
desarrollo de sus actividades. internas.
 Decisiones tomadas durante los  Contacto directo con líderes
Equipo del comités de proyecto. de frentes o gerente de
proyecto proyecto.
 Correo electrónico,
WhatsApp, teleconferencia,
Skype.
 Comunicar las decisiones de  Reuniones de seguimiento
enfoque del trabajo a realizar. internas.
 Conocer el avance del trabajo  Contacto directo con líderes
con el equipo. de frentes o gerente de
Líder de frente
 Informar sobre el avance del proyecto.
frente a otros niveles.  Correo electrónico,
WhatsApp, teleconferencia,
Skype.
11. Gestión de Riesgos.
Los riesgos son eventos inciertos que podrían ocurrir y tener algún efecto positivo o
negativo en los objetivos del proyecto, en las condiciones de tiempo, alcance, costo
o calidad; por esto el interés de la Dirección del proyecto por su oportuna
identificación y gestión. Un riesgo está determinado por la materialización de su

ocurrencia, responde a eventos que podrían llegar a suceder.
El riesgo es una característica inherente de un proyecto y puede presentarse en

formas diferentes, impactando el cumplimiento de los objetivos en términos de
alcance, tiempo, costos y calidad. La gestión de riesgos ayuda a introducir una
alternativa para orientar de forma positiva la ejecución del proyecto, facilitando el
logro sus objetivos propios mediante la detección y control oportuno de los riesgos
en todos los proyectos.
a. Roles y Responsabilidades para la gestión de riesgos
Tabla 10. Roles y responsabilidades en gestión de riesgos.

Rol Responsabilidad
 Validar la calificación de los riesgos
teniendo en cuenta el impacto y la
probabilidad de ocurrencia
 Revisar y validar el plan de acción diseñado
Gerente de proyecto /
para los diferentes riesgos
CLIENTE
 Participar en la toma de decisiones
 Presentación de riesgos y planes de acción
en el Comité Directivo cada vez que sea
necesario
 Consolidar monitorear y validar los riesgos
en la matriz de probabilidad de impacto
 Actualizar periódicamente la matriz de
riesgo en la herramienta.
Líder de frente
 Asegurar una Gestión de Riesgos oportuna
durante la ejecución del proyecto.
 Seguimiento periódico a la mitigación de los
riesgos identificados.
Equipo de Trabajo  Registro y caracterización de los riesgos
identificados durante la ejecución del
proyecto.
 Calificar el riesgo en términos de
probabilidad e impacto de acuerdo con la
metodología establecida.
Rol Responsabilidad
 Definir el plan de acción junto con el
responsable de su ejecución.
 Ejecutar los planes de acción diseñados
para la mitigación de los riesgos.
 Identificación de riesgos que podrían
impactar la ejecución del proyecto en
términos de presupuesto, tiempo, alcance,
asignación de recursos o calidad.
 Ejecutar las actividades programadas para
desarrollar estrategia de respuesta al riesgo
teniendo en cuenta la entrega de los
reportes requeridos para su monitoreo y
control.
b. Procedimiento para la evaluación del riesgo.
Tabla 11. Procedimiento de evaluación del riesgo.

Actividad Responsable Descripción de la Actividad Periodicidad
Identificación de Todos los Identificación y recolección de las Durante todo el
riesgos integrantes e amenazas y las amenazas que ciclo de vida del
interesados del impacten los objetivos del proyecto. proyecto.
proyecto.
Registro del Líderes del Registrar el riesgo identificado Durante todo el
riesgo Frente ciclo de vida del
identificado en la proyecto.
matriz de
riesgos del
proyecto
Análisis de los Líderes del Se realiza un análisis de la Durante todo el
riesgos frente probabilidad y el impacto de cada ciclo de vida del
registrados en la uno de los riesgos identificados y proyecto.
matriz de registrados
riesgos del
proyecto
Plan de Líderes del Se genera un plan de tratamiento a Durante todo el
respuesta a frente los riesgos. Se genera un plan de ciclo de vida del
riesgos respuesta al riesgo identificado y se proyecto.
actualiza su estado
Consolidar, Gerencia del La gerencia consolidará los riesgos Semanal.
Actividad Responsable Descripción de la Actividad Periodicidad

monitorear y proyecto definidos y comunicará aquellos
validar los considerados como críticos al comité
riesgos en la del proyecto y al comité de
matriz de patrocinio cuando sea necesario.
riesgos
Adicionalmente, debe monitorear la
ejecución de los planes de acción
diseñados para los riesgos
identificados
c. Análisis del Riesgo.
El análisis de los riesgos se realizará teniendo en cuenta la probabilidad de

ocurrencia y el potencial de impacto que pueda tener en los objetivos del
proyecto. El registro de cada riesgo identificado deberá documentarse en la
matriz de riesgos del proyecto.
Para identificar el impacto y la probabilidad de ocurrencia del riesgo en el

proyecto se deberá se tendrá en cuenta impacto en los tiempos o costos del
proyecto. Se muestra en la siguiente tabla las escalas de impacto y probabilidad
de ocurrencia para definir el nivel de gravedad de un riesgo. Si un riesgo tiene
un impacto en el proyecto de medio y con probabilidad de ocurrencia es alto
entonces el riesgo es Alto.
Tabla 12. Evaluación del riesgo.

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
Bajo Medio Alto
B C D
2 Alto Alto Alto Alto
IMPACTO 4 Medio Bajo Medio Alto
6 Bajo Bajo Bajo Medio
A continuación se enuncia la definición de cada una de las categorías para

evaluar riesgos:
Tabla 13. Valoración de impacto del riesgo.

Impacto
Alto Amenaza la entrega oportuna y o la calidad esperada de
más que el 10% de los Entregables
Medio Amenaza la entrega oportuna y o la calidad esperada de
entre el 3% y 10% de los Entregables
Bajo Amenaza la entrega oportuna y o la calidad esperada de
menos del 3% de los Entregables
Tabla 14. Valoración de probabilidad ocurrencia del riesgo.

Probabilidad de ocurrencia
Alto Probabilidad de ocurrencia por encima del 50%
Medio Probabilidad de ocurrencia entre el 10% y 50%
Bajo Probabilidad de ocurrencia inferior al 10%
d. Documentación y monitoreo de riesgos
La documentación inicial de los riesgos identificados se encuentra en el Anexo

8, (el gerente de proyecto debe validar estos riegos o incluir los que apliquen al
proyecto y después realizar el seguimiento), se llevará a cabo un seguimiento
de estos riesgos en las reuniones del proyecto. El monitoreo de la ejecución del
plan de acción ante el tratamiento de riesgos identificados, como actividad de
los líderes del frente y gerente del proyecto, tiene una frecuencia de reporte
semanal y consiste en verificar el estado de progreso del plan de tratamiento
definido para los riesgos identificados. El resultado de la revisión se consolidará
en la presentación de la reunión de seguimiento, que mostrará el estado de
progreso de los planes de tratamiento, coordinados por los responsables de
cada frente.
A continuación se enuncian los campos que conforman el registro de riesgos y

la correspondiente descripción para cada uno de ellos:
Tabla 15. Información del registro de riesgos.

Aspecto Descripción
Frente en el proyecto. Sigla asignada al frente en el proyecto.
Fecha de identificación del riesgo. Fecha de identificación del riesgo.
Descripción del riesgo Debe redactarse en términos del evento, causa y
consecuencia.
Evaluación del impacto. Calificación según matriz de riesgos anterior usando
valores alto, medio o bajo.
Probabilidad de ocurrencia Usar valores de alto, medio o bajo.
Plan de mitigación Acciones posibles de mitigación.
Fecha inicial de cierre Fecha prevista para realizar el plan de mitigación
propuesto.
Fecha real de cierre Fecha en la que se dio cierre al plan definido para
mitigar el riesgo.
Responsable Responsable de gestionar el riesgo.
Observaciones Que complementen o describan aspectos
relevantes del riesgo.
ANEXO N°X MATRIZ DE RIESGOS DEL PROYECTO DE ACUERDO A LOS

TÉRMINOS DE REFERENCIA.
12. Gestión de Cambios
La gestión de cambios es un procedimiento para analizar, comunicar, validar,

aprobar y hacer seguimiento a las solicitudes de cambio de las líneas base del
proyecto que afecten recursos, entregables, tiempos o costos. En la tabla
siguiente se muestra el procedimiento de Gestión de Cambios:
Tabla 16. Responsables y actividades de la gestión del cambio.

Actividad Responsable Descripción de la Actividad
Identificar y realizar Solicitante  Identificar la necesidad de modificar el alcance,
la solicitud de cambio Equipo de cronograma o presupuesto del proyecto,
proyecto registrando una descripción del cambio,
justificación, e impactos. De ser necesario, anexar
información que soporte el caso.
 Enviar la Solicitud del cambio vía email a la
gerencia de proyecto por parte del supervisor del
contrato.
Actividad Responsable Descripción de la Actividad

 El supervisor del cliente aprueba la solicitud del
análisis del cambio
 Documentar la recomendación sobre la
conveniencia o no del cambio ( INCLUIR EN EL
FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIO –
REGISTRO DE ANEXOS SOPORTE DE LA
SOLICITUD)
Valorar el impacto Gerencia y  Revisar y analizar la información recibida y los
del cambio Líder del frente anexos respectivos.
 Valorar el impacto del cambio en el proyecto y su
conveniencia.
 Documentar su recomendación sobre la
conveniencia o no del cambio.
Aprobación del Supervisor  Analizar el cambio y su impacto teniendo en
cambio solicitado contrato cuenta la recomendación emitida.
CLIENTE  Aprobar o no el cambio, aclarando si se aprueba
con modificación o no en la línea base.
 Actualizar el estado de la solicitud de cambio.
Comunicación sobre Supervisor  Comunicar formalmente la decisión sobre la
la aprobación del contrato aprobación o rechazo realizado a la solicitud de
cambio CLIENTE cambio.
Implementación del Solicitante  Definir las acciones requeridas para materializar el
cambio aprobado equipo de cambio autorizado.
proyecto  Actualizar los documentos necesarios y afectados
por el cambio aprobado (Plan de Gestión del
proyecto o cronograma del proyecto)
 Implementar las acciones definidas.
Monitorear y Supervisor  Realizar las acciones de seguimiento requeridas
controlar el cambio contrato para monitorear los cambios implementados.
CLIENTE
Falta: Formato control de cambios y formato de análisis de impacto
Se debe tener la solicitud del cambio y el análisis de impacto que bisa le presenta al cliente
1. Impacto en tiempo
2. Costo
3. Disponibilidad del recurso
4. Que el cambio este contemplado dentro del alcance
13. Gestión de Calidad.
Este proceso permite asegurar la calidad de los entregables de acuerdo con los
criterios de aceptación acordados entre el CLIENTE y BISA.
El plan de gestión de la calidad aplica para todos los frentes del proyecto,
cubriendo todos los entregables del contrato.
Este plan pretende garantizar que la coordinación de todas las actividades de los
equipos de trabajo del proyecto esté distribuida en funciones y responsabilidades
de aseguramiento y control de los procesos de calidad requerida para el
cumplimiento de los objetivos del proyecto.
a. Aseguramiento de la Calidad
El aseguramiento de la calidad de los productos resultantes se realiza con el

fin de reducir, eliminar y prevenir las deficiencias de calidad de los
entregables, así como para alcanzar una razonable confianza en que los
servicios esperados por el cliente queden satisfechos.
En el plan de aseguramiento de la calidad se reflejan las actividades de

calidad a realizar, los estándares a aplicar, los procesos a revisar, y la
gestión de los defectos detectados hasta su corrección.
Las revisiones son una de las actividades más importantes del

aseguramiento de la calidad, debido a que permiten eliminar defectos lo más
pronto posible, cuando son menos costosos de corregir. La detección
anticipada de errores evita el que se propaguen a los restantes procesos del

proyecto, reduciendo substancialmente el esfuerzo invertido en los mismos.
En este sentido es importante destacar que el establecimiento del plan de

aseguramiento de calidad comienza desde la etapa de Planeación y se
aplica a lo largo de todo el desarrollo del proyecto en las etapas de
Ejecución y Cierre.
b. Esquema de aprobación de entregables
El esquema de aprobación de entregables es el método con el cual se

realiza la revisión y aprobación de los entregables.
Tabla 17. Esquema de aprobación de entregables.

Etapas del esquema de aprobación de entregables Responsable Duración
1. Entregar información e insumos requeridos por el Depende de cada
Equipo de CLIENTE entregable.
proyecto.
2. Elaborar entregables en formatos acordados Equipo del proyecto BISA
Analista de calidad,
3. Verificación y pruebas del entregable líderes de frentes, gerente
de proyecto. BISA
Supervisor contrato
4. Entregar a la persona identificada del CLIENTE 0 días – Hito
CLIENTE
5. Revisar el entregable dentro de un lapso de tres Supervisor contrato
Depende de
días documentando observaciones en la “Matriz de CLIENTE / Equipo de
complejidad.
Observaciones de pruebas” – Anexo 10. CLIENTE
Depende de
6. Efectuar los ajustes Equipo del proyecto BISA complejidad de los
ajustes.
7. Realizar la validación y aceptar el producto, acorde
Supervisor contrato
con el acta de aceptación de entregables. Ver 2 días (= Hito)
CLIENTE
Anexo 9.
Nota:
 La definición final del esquema y de los participantes, con
identificación del responsable y cargo, se documentará durante el
desarrollo del proyecto.
 La lista de entregables está enmarcado en lo establecido en el
contrato.
 Para que los entregables sean generados en los tiempos previstos se
requiere, entre otros factores, el cumplimiento de las actividades
asignadas a los responsables en el proyecto.
14. Gestión Documental
El objetivo de este apartado es definir los lineamientos y procedimientos para la

elaboración y administración, control de la documentación general y técnica del
proyecto, el cual aplica para todos los documentos generados durante la
ejecución del proyecto y por los diferentes frentes de trabajo.
a. Procedimiento de Gestión documental

La documentación del proyecto se manejará de la siguiente manera:
Tabla 18. Nombre archivos de documentación del proyecto.

Parte del nombre de los archivos
Código de Código de Nombre del
Versión
Inicial Frente Producto
Explicación El código El código del El nombre del La versión se registra
inicial para frente es una documento no como la letra "v" seguida
todos los sigla con tres puede exceder inmediatamente por el
documentos letras 15 caracteres número de la versión
(Cliente) (Unidad entera para
documentos entregados y
decimal para versiones
intermedias, siendo la
versión 0.1 la versión
inicial)
Si es la versión final se
registra como "v1.0"
Plan Gestión
Ejemplo CLIENTE- PL v1.0
Proyecto
Ejemplo
CLIENTE- PL-PlandeGestión-v1.0.docx
Completo
b. Listado de nomenclatura de frentes.
Tabla 19. Nomenclatura de frentes de trabajo del proyecto.

Equipos / Frentes de trabajo Código
Administrativo ADM
Planeación PL
Gestión del proyecto GE
Gobernabilidad de datos GD
Análisis de calidad de datos CD
Migración de datos MD
Solución de inteligencia de negocios IN
Portal web PW
Versión: Versión del Documento: V.01, V0.2,…V1.0.
c. Herramienta de gestión documental

Se usará un repositorio de información Google Drive en una carpeta llamada
CLIENTE_XXXXXX que será compartida para que los miembros del equipo del
proyecto consulten la documentación del proyecto en las siguiente subcarpetas:
 Reportes de avance. Todos tienen acceso a lectura y solamente a
modificación el gerente del proyecto
 Actas de comités directivos y de seguimiento. Todos tienen acceso a lectura y
solamente a modificación el gerente del proyecto
 Cronograma del proyecto. Todos tienen acceso a lectura y solamente a
 Entregables de proyecto. Todos tienen acceso a lectura y solamente a
 Documentos de trabajo relevantes. Todos tienen acceso a lectura y

solamente a modificación el gerente del proyecto
Anexo 1 – Relación de entregables.
Acorde con los términos contractuales se describen los entregables generará el

proyecto, los cuales serán entregados acorde con el avance del proyecto.
Tabla 20. Relación de entregables del proyecto.

ENTREGABLE OBSERVACIONES Etapa del proyecto
1. Plan de gestión del Se desarrollarán los Alistamiento del proyecto
proyecto. planes de gestión
alcance, tiempo, calidad,
recursos humanos,
comunicaciones, riesgos
e interesados.
Debe ir aprobado por el

cliente
2. Cronograma detallado. Inicialmente se Alistamiento del proyecto
presentará una lista de
hitos mientras CLIENTE
entrega la información
relacionada con el
proyecto en particular
preguntas de negocio,
indicadores, fuentes de
datos, interrelación con
otros proyectos, entre
otros.
3. Especificación de Este entregable se irá Análisis
requerimientos detallados. desarrollando en la
medida que CLIENTE
relacionada con el

indicadores, fuentes de
datos, interrelación con
otros proyectos, entre
otros.
4. Procesos, y Se desarrollará en el Diseño
procedimientos para el marco del objeto del
Gobierno de Datos, contrato.
incluyendo políticas, roles
y responsabilidades.
5. Análisis y diseño de  Se desarrollará en el Diseño
modelos analíticos. marco del objeto del
contrato.
 Este entregable se irá
desarrollando en la
medida que CLIENTE
relacionada con el
indicadores, fuentes
de datos, interrelación
con otros proyectos,
entre otros.
6. Análisis y diseño de  Se desarrollará en el Diseño
modelos de indicadores y marco del objeto del
reportes. contrato.
desarrollando en la
medida que CLIENTE
relacionada con el

entre otros.
7. Análisis y diseño del Se enfocará a determinar Diseño
módulo para gestionar la LAS estrategias para
información no estructurar fuentes
estructurada y documental provenientes de pdf.
(pdf).
8. Análisis y diseño de las  Se desarrollará en el Diseño
reglas de calidad de datos marco del objeto del
y procesos de integración contrato.
de datos.  Este entregable se irá
desarrollando en la
medida que CLIENTE
relacionada con el
entre otros.
9. Propuesta de diseño de Se describirán las dos Diseño
portal web. propuestas. CLIENTE
deberá aprobar una.
10. Mapeo de datos fuente Se hará en el marco de la Diseño
destino. metodología de
Inteligencia de Negocios
Kimball.
11. Procesos de integración Diseño
de datos construidos.
12. Reglas de calidad de  Se desarrollará en el Desarrollo

datos construidas. marco del objeto del
contrato.
desarrollando en la
medida que CLIENTE
relacionada con el
entre otros.
13. Modelo analítico Desarrollo
construido.
14. Metodología para el Análisis
crecimiento del modelo
analítico.
15. Portal web construido. El alcance de las Desarrollo
funcionalidades del portal
estará delimitado para
consultar y presentar
acorde con las
herramientas definidas
en el contrato XXXXXX.
16. Plan de pruebas Alistamiento del proyecto
funcionales y no
funcionales de la solución.
17. Resultado de plan de Pruebas
pruebas funcionales y no
funcionales de la solución.
18. Documentación técnica y
funcional de diseño y

operación de la solución.
19. Plan y procedimientos de
puesta en producción de la
solución.
20. Reportes construidos
disponibles a los usuarios.
21. Adquisición de la El valor de este
Herramienta XXXXX licenciamiento, acorde
con el contrato, no debe
ser superior al 5% del
contrato.
Se debe establecer la
base de este porcentaje.
22. Reporte de avance del Se debe entregar al
proyecto cliente en las reuniones
de seguimiento.
Anexo 2 - Registro de interesados y comunicaciones.
Se describe el registro de interesados y comunicaciones, base para hacer la gestión

respectiva con respecto al proyecto:
Tabla 21. Registro de interesados y comunicaciones del proyecto.

Id Nombre Cargo Área/supervisor Información contacto Req. Expectativas Influencia Rol en Interés Responsabilidades
principales principales proyecto
Anexo 3 – Formato acta de reuniones.
ACTA No. FECHA: HORA INICIO: LUGAR:

CLIENTE- TERMINACIÓN:
BISA-
OBJETIVO DE LA REUNIÓN:
RESPONSABLE DE LA REUNIÓN:
CONVOCADOS / ASISTENTES
Nombres Cargo – Dependencia Correo electrónico Firma

y
Apellidos
TEMAS DE LA AGENDA
1.
2.
DESARROLLO DE LA AGENDA
TEMA 1.
TEMA 2.
TAREAS Y COMPROMISOS
No. TAREA / ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

ESTIMADA
1
2
SEGUIMIENTO A TAREAS PENDIENTES
No TAREA PENDIENTE MOTIVO DEL INCUMPLIMIENTO ENTREGA
CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN
Fecha de aprobación del acta:
ANEXOS SI ( ) NO ()
Elaboró:
Revisó:
Anexo 4. Informe de seguimiento de proyecto.
CLIENTE
BISA CORPORATION LIMITADA
INFORME DE AVANCE
OBJETO
<Período de seguimiento>
Contrato XXXXXX
.
Bogotá, <Fecha de presentación del informe>

CONTROL DE REVISIONES
Versión Fecha Autor Revisado por Aprobado por Observaciones
Introducción.
1. Actividades realizadas durante el período de seguimiento.
ACTIVIDAD ACORDE CRONOGRAMA RESPONSABLE ESTADO DE EJECUCIÓN
2. Reuniones de trabajo realizadas entre BISA y CLIENTE soportadas en actas.
FECHA ACTA OBJETIVO

REUNIÓN
3. Avance alcanzado respecto al cronograma de actividades aprobado en la etapa de

planeación.
ACTIVIDAD ACORDE RESPONSA ESTADO DE OBSERVACIONES FECHA FIN FECHA REAL

CRONOGRAMA BLE EJECUCIÓN
4. Estado general del proyecto.
5. Entregables acorde con los definidos en el contrato.
ENTREGABLE ESTADO DE DESARROLLO OBSERVACIONES
6. Descripción del equipo de trabajo del CLIENTE dedicado en las actividades del mes.
NOMBRES COMPLETOS FUNCIONARIO CLIENTE CARGO EN CLIENTE
7. Descripción del equipo de trabajo del contratista, dedicado en las actividades del
mes.
Equipo de trabajo del proyecto

NOMBRES COMPLETOS BISA ROL EN EL PROYECTO
8. Actividades realizadas por personal bisa
Las actividades por el personal que no asistió a las reuniones se relacionan a

continuación:
NOMBRES COMPLETOS BISA ROL EN EL PROYECTO ACTIVIDADES REALIZADAS
9. Incidencias o solicitudes resueltas según ANS.
10. Incidentes/dificultades presentadas y acciones correctivas que se adoptaron con

base en la matriz de riesgos del proyecto. DEBE ESTAR EN EL FORMATO.
11. Retrasos en la entrega por parte del CLIENTE de información solicitada por BISA.
12. Proyección de actividades del siguiente período de seguimiento.
ENTREGABLE
13. Conclusiones.
14. Compromisos
Anexo 5. Informe de a comité directivo del proyecto.
Contenido de la presentación en PowerPoint
1. Estado general del proyecto. Entregables.
2. Avance cronograma del proyecto.
3. Dificultades encontradas. PROBLEMAS E INCLUIRSE EN PROBLEMAS E

INCIDENCIAS
4. Seguimiento a riesgos y riesgos materializados.
5. Soluciones propuestas.
6. Decisiones a ser tomadas por el comité.

Anexo 6. Matriz de avance de entregables del contrato.
Período informe.
Fecha informe.
Responsable informe.
Grado de
Entregabl Solucione Observaciones
desarroll Dificultades Acciones
e s adicionales
o
Anexo 7 – Glosario.
TÉRMINO DESCRIPCIÓN
Minería Se entiende los minerales oro, plata, níquel y elementos de construcción.
EDT Estructura de Desglose del Trabajo
Líneas base del Las líneas base del proyecto son alcance, tiempo y costo.
proyecto
Procesos de gestión de Son los proceso de gestión de proyectos: Inicio, Planeación, Ejecución,
proyecto Monitoreo y Control y Cierre.
Registro de interesados Información relacionada con los interesados que son aquellos que influyen
positiva o negativamente en el proyecto.
Registro de riesgos Información cualitativa y cuantitativa y respuestas sobre los riesgos en el
proyecto.
ANM Asociación Nacional Minera
CLIENTE Unidad Planeación Minero Energética
MME Ministerio de Minas y Energía
FCB Formato Único Básico
BISA Business Intelligence Software Asesor
Anexo 8 – Registro de riesgos.

A continuación se describe el registro de riesgos:
Tipo de Descripción Estimación Asignación del Porcentaje

Riesgo Riesgo
Son aquellos riesgos
Riesgos asociados a la CLIENTE 30%
MEDIA
Operacionales operatividad del Contratista 70%
contrato.
Se refieren a eventuales
fallos en las
telecomunicaciones,
suspensión de servicios
públicos, advenimiento
de nuevos desarrollos
Riesgos CLIENTE 60%
tecnológicos o MEDIA
Tecnológicos Contratista 40%
estándares que deben
ser tenidos en cuenta
para la ejecución del
contrato así como la
obsolescencia
tecnológica.
Responsable
Evaluación / acción para mitigar,
Item Riesgo Probabilidad Impacto de gestionar
aceptar, transferir el riesgo
riesgo
Demoras en la  Evaluar y replantear la línea
entrega de base del tiempo. Supervisor
1 información por Baja Alto  En caso de falta de respuesta contrato
parte de oportuna escalar acorde con CLIENTE
CLIENTE. matriz de escalamiento.
2 Demora en Alta Alto  Evaluar y replantear la línea Supervisor
definiciones o base del tiempo. contrato
decisiones sobre  En caso de falta de respuesta CLIENTE
asuntos oportuna escalar acorde con
relacionados con matriz escalamiento.
criterios,
estándares,
políticas, procesos
Responsable
riesgo
entre otros de
responsables del
CLIENTE.
Documentación o
información
técnica o de
funcionalidades
insuficiente,
deficiente,
 Evaluar y replantear la línea
inconsistente
base del tiempo.
sobre los Supervisor
3 aplicativos, bases Alta Alto  En caso de falta de respuesta contrato
de datos, oportuna escalar acorde con CLIENTE
arquitectura, y matriz escalamiento.
otros relacionados
con infraestructura
de hardware,
software
operacional en
CLIENTE.
Disponibilidad
insuficiente de
personal de  Evaluar y replantear la línea
CLIENTE para base del tiempo.
ejecutar procesos  En caso de falta de respuesta Supervisor
4 de capacitación y Media Alto oportuna escalar acorde con contrato
transferencia de matriz escalamiento del CLIENTE
conocimiento o supervisor del contrato.
atender las
solicitudes del
contratista.
5 Entrega no Baja Alto  Evaluar y replantear la línea Supervisor
oportuna de base del tiempo y de costo. contrato
productos a la  Establecer claramente las CLIENTE
entidad por fechas máximas para
demoras en las aprobación, hacer
aprobaciones por seguimiento a los
parte de la entidad compromisos y en caso de
Responsable
riesgo
ser necesario realizar
sesiones conjuntas de trabajo
lo que ocasionaría
para lograr las aprobaciones
sobrecostos y
requeridas.
demoras en la
entrega de los  En caso de falta de respuesta
entregables. oportuna escalar acorde con
matriz escalamiento.
Entrega de Baja Alto  Evaluar y replantear la línea Gerente de

productos que no base del tiempo. proyecto BISA.
corresponden a la  Realizar sesiones de revisión
necesidad del conjunta de la información
cliente por proporcionada con su
conceptos o respectiva aceptación por
servicios errados parte del cliente.
6 por parte del  Revisar la información
contratista lo que aprobada en la especificación
ocasionaría re- de requerimientos detallado
trabajos por parte
del contratista y
demoras en la
entrega de los
entregables.
Falla en la
plataforma Supervisor
7 tecnológica que Media Alta contrato
base del tiempo.
soporta la CLIENTE
operación.
8 Uso de software Media Alto  Evaluar y replantear la línea Supervisor
no autorizado por base del tiempo. contrato
el cliente y su  Realizar seguimiento en las CLIENTE /
versionamiento reuniones de avance para Gerente de
para el desarrollo prevenir y que informen el proyecto BISA.
de la solución de versionamiento final del
calidad de los software a utilizar en el
datos, además de desarrollo
un nuevo enfoque
en la gestión de la
Responsable
riesgo
información,
estructurado en
una metodología
de calidad,
gobierno de
Datos, inteligencia
de negocios y
demás usadas en
el proyecto del
CLIENTE
Contar con los
equipos de
cómputo e
infraestructura
tecnológica
Supervisor
requerida, así  Evaluar y replantear la línea
9 Media Alto contrato
como de los base del tiempo.
CLIENTE
elementos y
herramientas
necesarias para el
desarrollo del
objeto contractual.
10 Disponibilidad del Media Alto  Evaluar y replantear la línea Supervisor
software que base del tiempo y los costos. contrato
requiera el CLIENTE
contratista para la
solución de
calidad de los
datos, además de
un nuevo enfoque
en la gestión de la
información,
estructurado en
una metodología
de Calidad y
Gobierno de
Datos, inteligencia
de negocios y
Responsable
riesgo
demás usadas en
el proyecto de la
CLIENTE
Demoras en la
entrega de
productos o
servicios por parte  Evaluar y replantear la línea Gerente de
11 Media Alto
de proveedores base del tiempo. proyecto BISA
nacionales o
internacionales al
contratista
Cambio de base del tiempo.
supervisor del  Asegurar que el alcance del Gerente de
12 Media Alto
contrato o contrato y lo establecido en proyecto BISA
funcional las reuniones previas y el
objeto contractual no cambie
Anexo 9 – Validación y aceptación de entregables.
Contrato CLIENTE. XXXXXXX

Fecha entrega.
Descripción general del entregable (acorde contrato).
Entregado por (BISA CORPORATION).
Recibido por (CLIENTE).
Atributo, Anexos
especificación,
característica del (Describir y Observaciones
entregable Cumplimiento adjuntar
anexo, si
(deben coincidir con aplica)
contrato)
___________________________ ____________________________
Firma quien entrega Firma quien recibe
Nombre y Apellidos completos Nombre y Apellidos completos
Cargo BISA CORPORATION Cargo CLIENTE
NOTA. Adjuntar todos los anexos requeridos.

Anexo 10 – Matriz de observaciones de entregables.
Contrato CLIENTE. C-XXXXXXX

Fecha de revisión entregable.
Descripción general del entregable (acorde contrato).
Entregado por (BISA CORPORATION).
Recibido por (CLIENTE).
No. Fecha reporte Descripción observación Componente de la Reportado por Responsable Fecha estimada solución Observaciones
solución CLIENTE solución BISA

Plan de Gestion

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BISA CORPORATION LTDA

mes - día, año

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Plan de Gestión del Proyecto Página 2 de 57

CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

Fecha Versión Autor Descripción Cambio

Nota: Se debe eliminar esta sección cuando se utilice el

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.

Plan de Gestión del Proyecto Página 3 de 57

Fecha Versión Autor Descripción Cambio

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.

Plan de Gestión del Proyecto Página 4 de 57

Tabla 2. Metodologías y otros aplicadas a componentes Inteligencia de negocios 156

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.

Plan de Gestión del Proyecto Página 5 de 57

3. Objetivo del proyecto....................................................................9

6. Plan de trabajo de alto nivel........................................................12

14. Gestión Documental....................................................................29

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.

Plan de Gestión del Proyecto Página 6 de 57

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.

Plan de Gestión del Proyecto Página 7 de 57

Tabla 1. Componentes del alcance del proyecto.....................................................12

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.

Plan de Gestión del Proyecto Página 8 de 57

Plasmar la necesidad del proyecto para la entidad o contratista

El documento se ha estructurado en diferentes secciones y al final se relacionan con

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.

Plan de Gestión del Proyecto Página 9 de 57

Objetivo del documento.

El propósito de este documento es:

 Describir los diferentes objetivos principales y detallados del proyecto.

1. Planteamiento del problema 1

Basados en los pliegos de condiciones y estudios previos, se debe indicar cuales

Indicar cuál es el marco metodológico descrito permite fortalecer los propósitos

3. Objetivo del proyecto.

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.

Plan de Gestión del Proyecto Página 10 de 57

Indicar clara y detalladamente el objetivo del proyecto

4. Alcance del proyecto.

En la siguiente tabla se describen los componentes del alcance del proyecto

Tabla 1. Componentes del alcance del proyecto

5. Enfoque del Proyecto

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.

Plan de Gestión del Proyecto Página 11 de 57

Describir la metodología general a utilizar para la ejecución del proyecto e

Modificar la siguiente tabla acorde a las metodologías a aplicar en el proyecto

Tabla 2. Metodologías y otras aplicadas a componentes Inteligencia de negocios

Gerencia del Lineamientos basados de la

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.

Plan de Gestión del Proyecto Página 12 de 57

Indicar la descripción de cómo se aborda la solución para lo cual se describen

La bodega de datos es un elemento fundamental …

Para cumplir con los objetivos del proyecto en el área de Gobernabilidad y

iii. Metodología de arquitectura y diseño.

6. Plan de trabajo de alto nivel.

Se adjunta el plan de trabajo de alto nivel en el archivo “Plan trabajo contrato

En Anexo 1 se describen los entregables del proyecto acorde con el contrato.

Logo Cliente Título del proyecto Fecha: mes de año.