ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

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DOCUMENTACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN

Innoo

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Av Calle 32 n 17 - 30 Bogotá D.C. Colombia - Teléfono 5558210 - Personería Jurídica 23635/81 del MEN
Elaborado por Formación Virtual
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 1:

Introducción a la Gestión Documental

Programa académico
Técnico Profesional En Procesos Administrativos

Asignatura
Documentación y Manejo de la Información

Duración estimada
Estrategia didáctica
En aula o en plataforma Trabajo autónomo
Análisis de situación 4 horas 8 horas

CONTEXTUALIZACIÓN

Dentro de cualquier organización se debe llevar a cabo la administración documental, la cual señala el
tratamiento administrativo para un documento o grupos de documentos con el fin de facilitar su creación,
utilización, conservación y retención. Se puede afirmar, que un sistema documental es un conjunto de
actividades orientadas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde que se originan hasta su
destino final con el principal objetivo de facilitar su búsqueda, retención y conservación.

Al mencionar documento, se refiere a toda hoja, serie de hojas o expedientes, en los cuales se conservan
datos o información de un suceso o acontecimiento llevado a cabo por personas, independiente de su
naturaleza.

Al finalizar esta actividad estará en capacidad de:

R.A.1. Reconoce la importancia de la gestión documental al interior de una organización.

ACTIVIDAD

Barrera e Hijos: Montajes Metalmecánicos

El señor Ricardo Barrera quien durante más de veinte (20) años de su vida se dedicó a trabajar como técnico
de tubería en reconocidas empresas operadoras de explotación de petróleo, tomó la decisión de
independizarse y crear su propia empresa, la razón para tomar esta importante decisión fue el consejo de su
hija menor Yenny, quien hace poco ingresó a estudiar administración de empresas y considera que lo mejor
que puede hacer su papá es aprovechar su experiencia trabajando para él mismo y su familia.

Pasaron los meses y la empresa que empezó en el garaje de su casa pasó a instalarse en una oficina pequeña
ubicada en el tercer piso de un edificio en una céntrica avenida de la capital. Con el correr de los días la
empresa comenzó a darse a conocer, aprovechando los contactos que durante los más de veinte (20) años
había establecido el Sr. Barrera, no dejaban de llegar invitaciones para que participaran en licitaciones,
solicitudes de cotización, ofertas de proveedores, hojas de vida de personas interesadas en trabajar con la
organización, propuestas de entidades de seguridad social, comunicaciones de las diferentes organizaciones
de control, entre otras.

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Cierto día necesitaron adjuntar a una licitación las recomendaciones de los proveedores de materiales del
proyecto, estas no aparecieron, lo que generó que no se pudiera entregar la licitación y perder el negocio que
le abriría a la organización las puertas con una multinacional con presencia en los cinco (5) continentes

Entregables:

Presentar un informe escrito donde se dé respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e Hijos?
2. ¿Por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos?
3. El señor Barrera toma la decisión de adquirir unos archivadores de un tamaño considerable para guardar la
documentación, ¿les ayudará esta compra con su manejo de documentos? ¿Por qué?
4. Indague en diferentes fuentes bibliográficas el concepto de documentación y realice un cuadro comparativo
con las definiciones encontradas
5. elabore una línea del tiempo sobre la historia de la información y documentación

REFERENTES CONCEPTUALES

Unidad 1: ASPECTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1.1Definiciones
1.2Antecedentes históricos
1.3Importancia de los documentos
1.4¿Qué es la gestión documental?

ROLES Y FUNCIONES
Tiempos estimados para el desarrollo de la
Roles asociados a la Tareas asociadas a tarea
Funciones
actividad las funciones Presencial /
Autónomo
plataforma
Revisar material de
Consultar temáticas apoyo
de referencia y Consulta de
Estudiante responder a las información
preguntas Elaborar informe
orientadoras Entrega

Socialización de
temas y
Docente Guía del proceso
acompañamiento de
la propuesta

ESPACIOS DE SOCIALIZACIÓN
¿Cuál cree que es el futuro de los documentos físicos, teniendo en cuenta la existencia de las nuevas
tecnologías de información en comunicación NTIC?

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EVALUACIÓN
Evidencias asociadas (desempeño, producto
Criterios de evaluación
y conocimiento)
CE 1. Definir qué es Gestión Documental, el vocabulario
archivístico y su importancia de los documentos y
archivo.
CE 2. Relacionar los principales antecedentes históricos y Un documento que contenga el trabajo
el marco legal normativo colombiano de la desarrollado (recuerden incluir la portada y el
documentación y normas archivísticas con diferentes desarrollo de cada uno de los puntos
actividades cotidianas. solicitados)
CE 3. Explorar los requisitos técnicos y administrativos de
la información
CE 4. Identificar la estructura organizacional y los flujos
de información

Instrumentos de evaluación
Confiabilidad de la información recopilada
Análisis y síntesis de la información

RECURSOS NECESARIOS PARA LA ACTIVIDAD

Técnicos, tecnológicos y
materiales
Ambientes de aprendizaje
Recursos
Computador, consulta de bases de datos.
Biblioteca, trabajo de campo
Brun-Eito Ricardo (2013). Gestión de
Documentos, Barcelona España. Editorial UOC

Sierra, E. L. F., & Giraldo, D. C. (2010). La

Obligatorios
terminología archivística en colombia:
Recursos bibliográficos investigación documental y lexicométrica.
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proquestcom.unipanamericana.elogim.com:2443

Torres Triana Jorge William (2006). Guía para la

Complementarios Implementación de un Programa de Gestión
Documental. Archivo General de la Nación.

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