Desarrollo de

Competencias Digitales

Procesador de textos
Microsoft Word 2010

Miquel Mazuque Periz

ÍNDICE:

1. Uso de la aplicación........................................................................................................ 1
1.1. Primeros pasos .................................................................................................... 1
1.2. Configuración del entorno ................................................................................... 8
2. Operaciones básicas ..................................................................................................... 10
2.1. Introducir datos ................................................................................................. 10
2.2. Seleccionar texto ............................................................................................... 11
2.3. Editar texto ....................................................................................................... 12
2.4. Duplicar, Mover y Borrar ................................................................................... 13
2.5. Buscar y Reemplazar .......................................................................................... 14
3. Dar formato ................................................................................................................. 16
3.1. Formato de texto............................................................................................... 17
3.2. Formato de párrafos .......................................................................................... 21
3.3. Utilizar tabulaciones .......................................................................................... 26
3.4. Estilos ............................................................................................................... 28
3.5. Formato de documentos .................................................................................... 30
4. Objectos ...................................................................................................................... 34
4.1. Tablas ............................................................................................................... 34
4.2. Dibujos, imágenes y gráficos .............................................................................. 39
4.3. Importar objectos .............................................................................................. 44
5. Combinar correspondencia ........................................................................................... 45
5.1. Crear una lista ................................................................................................... 46
5.2. Combinar una lista con una carta ....................................................................... 47
5.3. Combinar una lista con una hoja de etiquetas .................................................... 48
6. Preparación del proceso de salida................................................................................. 50
6.1. Preparación ....................................................................................................... 50
6.2. Impresión .......................................................................................................... 52
1. USO DE LA APLICACIÓN

1.1. PRIMEROS PASOS

1.1.1. Abrir la aplicación

Para abrir la aplicación Word, al igual que para abrir cualquier otra aplicación, se
utiliza el botón INICIO.

Si no aparece en la lista de
aplicaciones, buscadla con la opción
Todos los programas:

TODOS LOS PROGRAMAS

MICROSOFT OFFICE

MICROSOFT OFFICE WORD 2010

Si tenéis que utilizar a menudo esta aplicación, podéis crear un acceso directo en el escritorio o
añadirla a la Barra de tareas:

 Para crear un acceso directo, abrid el botón INICIO y arrastrad el nombre de la aplicación
hasta el escritorio.

 Para añadirla a la Barra de tareas, abrid el botón INICIO, clicad (con el botón derecho del
ratón) sobre la aplicación y seleccionad, en el menú contextual que aparece, la opción
Anclar a la barra de tareas.

1
1.1.2. La ventana de Word

Una vez abierta la aplicación, aparece la pantalla de Microsoft Word con un documento en blanco
(Documento1):

La interface de Word 2010 presenta muchos cambios respecto a la versión 2003: la barra de
menús, las barras de herramientas y la mayoría de subventanas de tareas han sido substituidas
por la Barra de herramientas de acceso rápido y la Cinta de opciones. Respecto a la versión 2007,
el cambio principal es la sustitución del Botón de Microsoft Office por la ficha Archivo.

Algunas partes de la ventana mantienen las mismas funcionalidades que en versiones anteriores:

 Barra de título: contiene el nombre de la aplicación, el del documento y los botones

para minimizar, maximizar y cerrar la aplicación.

 Tabulación: Este botón permite seleccionar el tipo de tabulación.

 Reglas: Indican el espacio de la hoja destinado al texto. La regla superior permite

determinar las sangrías de los párrafos o poner marcas de tabulación. El botón Regla
permite mostrar u ocultar estas reglas; este botón no estaba en versiones anteriores.

 Barras de desplazamiento: Permiten ver las diferentes partes del documento cuando
no se muestra todo en pantalla.

 Barra de estado: Muestra información como el número de página, el total de páginas

o el idioma.

 Botones de vistas: Permiten indicar qué vista del documento queremos tener.

 Zoom: Barra que nos permite indicar el porcentaje de visualización del documento.

2
En la parte superior encontramos las novedades:

Barra de herramientas de acceso

rápido: Contiene botones usados
frecuentemente. Esta barra se puede
personalizar con el último botón.

Cinta de opciones: Contiene las opciones, agrupadas según la tarea a hacer.

 Fichas: En cada ficha hay herramientas necesarias para tareas concretas.

 Grupos: Cada ficha se divide en grupos, es decir, en subtareas.

 Botones de comando: Realizan una tarea concreta.

 Indicador de cuadro de diálogo: Aparece en algunos grupos y da acceso a un cuadro

de diálogo que proporciona más opciones relacionadas con el grupo.

Dependiendo de lo que se esté haciendo, aparecen nuevas fichas (fichas contextuales) con las
opciones necesarias para lo que se está haciendo.

Podéis ocultarla con el botón que hay en la esquina inferior derecha o haciendo doble clic a la
etiqueta de cualquier ficha.

Ya podéis empezar a escribir un texto. Lo único que debéis tener presente es que Word pasa de
línea automáticamente y que no hay que presionar la tecla Intro hasta que no queramos hacer un
punto y aparte. En la parte superior del documento tenéis una línea intermitente (punto de
inserción) que os indica dónde aparecerá lo que tecleéis.

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1.1.3. Cerrar un documento o la aplicación de procesamiento de textos

Para cerrar un documento seleccionad la opción Cerrar de la ficha Archivo. Si habéis hecho
alguna modificación después de la última vez que guardasteis, os preguntará si queréis guardar
estos cambios. También podéis usar el botón de la Barra de Título pero, si sólo tenéis un
documento abierto, cerrará la aplicación.

Para cerrar la aplicación podéis usar el botó de la Barra de Título (si sólo tenéis un
documento abierto), hacer doble clic sobre el botón de la Barra de herramientas de acceso
rápido o escoger la opción Salir de la ficha Archivo.

1.1.4. Abrir uno o diversos documentos de texto existentes

Hay cuatro maneras de abrir un documento de texto existente:

- Sin abrir la aplicación (lo abrirá automáticamente):

 Localizad el documento, abriendo carpetas o con el Explorador de Windows, y le

hacéis un doble clic.
 Seleccionándolo de la lista que facilita la opción Documentos del botón INICIO.
- Abriendo primero la aplicación:
 Utilizad la opción Abrir de la ficha Archivo.
 Clicad sobre el botón de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Si utilizáis una de las dos últimas opciones,

aparecerá el cuadro de diálogo de Abrir, donde
podréis buscar el documento en las diferentes
unidades y carpetas, mediante el panel de
exploración de la izquierda.

En la parte inferior podéis especificar qué

archivos han de verse en esta ventana (todos,
sólo los de Word, sólo plantillas,…).

Una vez encontrado el documento, hacedle clic encima para que quede resaltado en azul y,
después, haced clic sobre el botón Abrir. Lo podéis hacer más rápido haciendo un doble clic al
documento. Ya podéis trabajar con el documento y hacer todos los cambios que queráis.

Podéis abrir diversos documentos sin necesidad de cerrar los que están abiertos. Esto os
permitirá comparar o intercambiar información entre ellos. Los documentos abiertos se pueden
ver y activar en la Barra de Estado de Windows.

Si queréis ver todos los documentos al mismo tiempo, podéis clicar el botón Organizar todo en el
grupo Ventana (ficha Vista). La aplicación reducirá el tamaño de los documentos de manera que
se puedan visualizar todos al mismo tiempo. Cuando queráis ver sólo uno, será suficiente con
maximizar su ventana.

4
1.1.5. Crear un nuevo documento de texto

En cualquier momento podéis pedir un

documento nuevo o en blanco, con la opción
Nuevo de la ficha Archivo o clicando el botón
de la Barra de herramientas de acceso
rápido.

Si se pide por el botón , crea un documento

nuevo sin preguntar nada.

Si se pide por la ficha Archivo, os preguntará

qué plantilla que queréis usar.

Por defecto, Word utiliza la plantilla Documento en blanco. Una plantilla es un documento
preparado para una tarea específica. Por ejemplo, si tenéis que escribir cartas y todas han de
tener el mismo encabezado, podréis utilizar una plantilla que ya contenga este encabezado y os
ahorraréis este trabajo.

El cuadro de diálogo os mostrará las plantillas disponibles, clasificadas:

 Plantillas de ejemplo: Se instalan en el ordenador al instalar Office.

 Mis plantillas: Plantillas que habéis creado vosotros.

 Nuevo a partir de existente: Utilizar, como plantilla, un documento de Word.

 Plantillas de Office.com: Plantillas que ofrece Microsoft en su web (hay que estar
conectado a Internet). Están clasificadas según su función.

Una vez escogido el tipo de plantilla,

aparece un cuadro de diálogo donde
escoger la plantilla e indicar (en la parte
inferior derecha) si queréis crear un
documento o una plantilla.

Si escogéis una de las plantillas y escogéis la

opción Documento, crearéis un documento
preparado para esta tarea específica. Se
trata de un documento de texto normal y,
por tanto, trabajaréis igual que con
cualquier otro documento.

Si escogéis la opción Plantilla, creará una plantilla nueva con las características de la escogida
pero que se puede modificar para adaptarla a lo que se quiere. Esta nueva plantilla se verá en el
apartado Mis plantillas.

Algunas de estas plantillas contienen un asistente que irá preguntando todo lo que necesita para
crearla.

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1.1.6. Guardar un documento de texto existente en el disco duro o en un USB

Todo lo que habéis escrito en el documento está guardado en memoria RAM y, por tanto, si
desconectáis el ordenador, o si se quedara sin corriente eléctrica o si se produce algún error de
sistema, todo lo que habéis hecho se pierde y no hay manera de recuperarlo. Para evitar esta
pérdida tenéis que guardar el trabajo en el disco duro o en un USB. Es aconsejable guardar a
menudo el documento si no queréis perder el trabajo.

Para guardar, seleccionad la opción Guardar de la ficha Archivo o clicad el botón de la Barra
de herramientas de acceso rápido.

La primera vez que guardéis el

documento, aparece el cuadro de
diálogo Guardar como, que pide:
El nombre que le queréis dar (lo tenéis
que escribir en Nombre de archivo) y
dónde lo queréis guardar (lo escogéis en
Guardar en o en los botones de la
izquierda).
Con la opción Opciones al guardar del
botón podéis
determinar otras opciones, como que
guarde automáticamente cada cierto
tiempo. Más adelante podéis
modificarlo con la opción Opciones de la
ficha Archivo.

A partir de ahora, cada vez que volváis a guardar, ya no preguntará nada porque el documento ya
tiene nombre y sabe dónde ha de guardarlo.

1.1.7. Guardar un documento de texto con un nombre, ubicación o formato diferente

Si queréis guardar el documento con otro nombre o en otra carpeta o en un USB, los pasos que
han de seguirse son:

1. Seleccionad la opción Guardar como de la ficha Archivo. De esta manera volverá a aparecer
el cuadro de diálogo de Guardar.
2. Con la opción Guardar en del cuadro de diálogo, indicad dónde queréis guardar la copia. Si se
quiere guardar la copia en un USB, seleccionad la unidad Disco extraíble Si se quiere guardar
la copia en otra carpeta, buscadla en la lista desplegable o en el panel de navegación de la
izquierda.
3. Si queréis guardar el archivo con otro nombre, en la opción Nombre de archivo, poned el
nuevo nombre.
4. Finalmente haced clic sobre el botón Guardar y habréis finalizado la copia. Hay que tener en
cuenta que ahora tenéis dos copias del mismo documento.

6
Normalmente se usa este procedimiento para guardar una copia de seguridad. Cuando acabéis el
trabajo con el documento, guardadlo (en el disco duro) y después seleccionad Guardar como para
tener una copia en otro soporte.

Un documento de texto se puede guardar con otro formato diferente del que tiene para poder
abrirlo desde otras aplicaciones. Para guardar un documento de texto con otro formato, se usa la
misma opción (Guardar como).

El tipo que aparece por defecto es Documento de Word. Para

cambiar el formato, desplegad la opción Tipo y seleccionad el
formato correspondiente según cómo queráis guardar el
documento.

Podéis guardar el documento en formato de página web, como plantilla, con el formato de una
versión anterior (2003),... Si lo guardáis como plantilla, Word asignará la extensión .dotx al
documento.

1.1.8. Usar las funciones de ayuda de la aplicación

Podéis pedir ayuda a la aplicación con el botón (a la derecha de la Cinta de opciones) o con la
tecla de función F1.

También disponéis de la ayuda selectiva. En los cuadros de diálogo encontraréis, en la parte

superior derecha, el botón que os muestra ayuda sobre las opciones del cuadro de diálogo.
También lo podéis hacer con la combinación de teclas Mayúsculas y F1.

Al pedir ayuda, aparece un menú de temas

y, en la parte superior, un campo donde
podéis escribir lo que estáis buscando.

Con el botón podéis volver a esta

pantalla.

Con el botón podéis acceder a la tabla

de contenidos.

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1.2. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO

1.2.1. Cambiar la vista del documento de texto

Microsoft Word permite trabajar en cinco vistas (maneras

de ver el documento). Para determinar la vista que se quiere
utilizar, lo haréis a través de los botones del grupo Vistas del
documento (ficha Vista).

La vista Diseño de impresión es la que se ve por defecto y la que más se utiliza.

Con los Botones de Vistas (a la derecha de la Barra de Estado) también podéis

escoger la vista:

 Diseño de impresión: muestra todo el contenido de las páginas, incluyendo los

márgenes.

 Lectura de pantalla completa: muestra una página entera ocultando la práctica

totalidad de herramientas para facilitar la lectura. Útil para leer pero no para trabajar.

 Diseño Web: vista especial que se utiliza si se quiere hacer una página web.

 Esquema: muestra la estructura del documento; esta vista se utiliza para determinar
los títulos que queráis hacer aparecer en el índice, numerarlos y cambiar la posición de
los diferentes apartados o capítulos. También permite visualizar sólo títulos o el
contenido de algún apartado.

 Borrador: muestra el documento como si se tratara de una hoja muy larga. El final de
página se indica con una línea de puntos. No muestra las notas al pie, encabezados,
pies de página, márgenes ni dibujos, pero permite trabajar con más rapidez.

1.2.2. Utilizar el zoom

El zoom es la herramienta que permite aumentar o disminuir la vista del documento. Tenéis dos
sitios donde podéis determinar el porcentaje de visualización:

 En la Barra de Zoom ( ) que hay a la derecha de la Barra de Estado. Clicando

sobre el 100% que tenéis a su izquierda, mostrará el cuadro de diálogo de zoom.

 En el grupo Zoom de la ficha Vista:

- El botón Zoom (el de la lupa) mostrará el cuadro de diálogo de zoom.

- El botón 100% mostrará el documento a tamaño real.

- Los otros 3 botones mostrarán una página entera, dos o modificará el

porcentaje para que la anchura de la hoja coincida con la anchura de la
ventana.

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Si seleccionáis el cuadro de diálogo de zoom podréis especificar:
 El porcentaje de zoom.

 Ancho de página: reduce o aumenta la vista de

manera que la anchura de la hoja coincida con la
anchura de la ventana.

 Ancho del texto: reduce o aumenta la vista de

manera que se vea toda la anchura del texto.

 Toda la página: reduce o aumenta la vista para

mostrar la página entera.

 Varias páginas: reduce o aumenta la vista para

mostrar las páginas indicadas. Clicad su botón para
indicar el número de páginas a ver.

1.2.3. Visualizar y ocultar las reglas

Las reglas (superior e izquierda) las podéis mostrar u ocultar con la opción Regla del grupo
Mostrar u ocultar (ficha Vista).También lo podéis hacer con el botón que encontraréis en la
parte superior de la barra de desplazamiento vertical.

1.2.4. Visualizar y ocultar caracteres no imprimibles

Con el botón del grupo Párrafo (ficha Inicio) podéis visualizar u ocultar los caracteres no
imprimibles como las marcas de párrafo ( ), tabulación ( ) o espacios ( ). Son útiles para
comprobar que no haya puntos y aparte, tabulaciones o espacios donde no es necesario o si están
bien puestos.

1.2.5. Modificar las preferencias de la aplicación

La opción Opciones de la ficha Archivo permite visualizar y modificar las preferencias de la

aplicación: qué ha de verse, dónde y cómo guardar, cómo imprimir,… Las diferentes opciones
están clasificadas por temas (a la izquierda). Es conveniente echar un vistazo para ver si alguna de
las opciones nos puede ser útil modificarla.

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2. OPERACIONES BÁSICAS

2.1. INTRODUCIR DATOS

2.1.1. Introducir texto

Una vez abierto el programa, la ventana de documento se presenta vacía, sólo se visualiza, en la
parte superior izquierda de la ventana, una línea vertical intermitente (llamada punto de
inserción o cursor) que indica el final del documento, y mostrará en todo momento el lugar
exacto en el que se inserirán los caracteres que introducís con el teclado.

Ya podéis comenzar a escribir cualquier texto. La introducción de texto se hace de manera

parecida a como se haría utilizando una máquina de escribir, aunque con grandes ventajas. Lo
único que hay que tener presente es que Word pasa de línea automáticamente y no hay que
presionar la tecla INTRO hasta que no tengamos que hacer un punto y aparte.

2.1.2. Introducir un símbolo o carácter especial

Para introducir un símbolo que no existe en el teclado, como

por ejemplo el de copyright (©), tenéis que utilizar el botón
Símbolo del grupo Símbolos (ficha Insertar).

Clicando en Más símbolos os mostrará el cuadro de diálogo de

símbolos:

Si el símbolo que buscáis no está

aquí, podéis cambiar a otras
fuentes (Fuente:).

Después de seleccionar el
símbolo deseado, clicad sobre el
botón Insertar. Así quedará
insertado en el documento allí
donde se encuentre el punto de
inserción, y cerrad el cuadro de
diálogo con el botón Cerrar.

Para insertar un carácter especial, los pasos son los mismos, excepto que, en el cuadro de diálogo
de símbolos, debéis escoger la pestaña Caracteres especiales.

Normalmente, los caracteres especiales tienen asociada una combinación de teclas que,
presionando al mismo tiempo, inserta este carácter especial en el documento.

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2.2. SELECCIONAR TEXTO

Para seleccionar una parte del texto debéis colocar el cursor al final o al principio del texto que se
quiere seleccionar y, manteniendo presionado el botón del ratón, arrastrar y soltar el botón
cuando el texto que queréis seleccionar quede resaltado (en negativo). Esto permite hacer
modificaciones (cambiar el tipo de letra, el tamaño, el formato...), borrar o substituir (tecleando).
Otras maneras de seleccionar son:

 Seleccionar una palabra: doble clic sobre la palabra.

 Seleccionar una línea: haced un clic a la izquierda de la línea, en el momento en que el cursor
se transforma en flecha.

 Seleccionar un párrafo: haced doble clic a la izquierda del párrafo (en el momento en que el
cursor se transforma en flecha) o triple clic dentro del párrafo.

 Seleccionar todo el documento: haced tres clics a la izquierda del texto (en el momento en
que el cursor se transforma en flecha).

 Seleccionar una frase: con la tecla CTRL presionada, haced clic dentro de la frase.

 Selección vertical: seleccionad con la tecla ALT presionada.

 Seleccionar una imagen: haced un clic sobre la imagen.

También podéis seleccionar con el botón Seleccionar del grupo Edición (ficha Inicio):

 Seleccionar todo: selecciona todo el documento.

 Seleccionar objetos: si tenéis problemas para seleccionar un objeto (imagen, gráfico,...)

haciéndole un clic, usad esta opción.

 Seleccionar texto con formato similar: selecciona todos los textos del documento que
tengan el mismo formato. Muy útil cuando se quiere cambiar un formato a un texto pero que
también lo haga en otros textos del documento que tienen el mismo formato. Esta opción no
es necesario utilizarla si se trabaja con los Estilos de Word.

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2.3. EDITAR TEXTO

2.3.1. Editar el texto escrito

El texto se puede modificar en cualquier momento colocando el cursor en el punto donde queréis
añadir o borrar texto. Para borrar podéis usar la tecla Suprimir o la tecla Borrar (Delete) Suprimir
borra lo que hay a la derecha del cursor y, Borrar, lo que hay a la izquierda del cursor.

Word utiliza el modo de escritura de inserción; es decir, al escribir se desplaza el texto que
situado a continuación (a la derecha del cursor). El otro modo de escritura es el de substitución;
con este modo, al escribir se substituye el carácter situado a la derecha del cursor por lo que se
está tecleando. Podéis pasar de un modo al otro con la tecla Insert.

Hay que tener presente que si al teclear tenéis una parte del texto seleccionada, Word substituirá
el texto seleccionado por el que estéis tecleando.

Si queréis añadir un nuevo párrafo entre dos ya existentes, haced clic al final del primer párrafo y
usad la tecla INTRO; se creará una nueva línea entre los dos y se desplazará el resto de texto hacia
abajo.

2.3.2. Utilizar las opciones Deshacer y Rehacer

El botón Deshacer ( ) se usa para volver atrás en les acciones que vais realizando. Si, por
ejemplo, borráis una frase, podéis volver a recuperarla. Podéis ir deshaciendo todo lo que habéis
hecho desde la última vez que se guardó el documento.

Igual que utilizáis el botón Deshacer para anular las últimas acciones, también disponéis del botón

Rehacer ( ) que permite anular la acción de deshacer.

Encontraréis estos botones en la Barra de herramientas de acceso rápido.

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2.4. DUPLICAR, MOVER Y BORRAR

2.4.1. Duplicar texto

Para duplicar un texto seguid los pasos siguientes:

1. Seleccionad el texto que queráis copiar.

2. Clicad el botón Copiar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Una copia del texto
seleccionado queda guardada en el portapapeles (memoria RAM).

3. Situad el cursor donde queráis copiar el texto y clicad en esta posición.

4. Clicad el botón Pegar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Esta opción inserta el
contenido del portapapeles.

Otra forma de copiar y pegar un texto seleccionado es mediante el teclado: se presiona Control+C
para copiar y Control+V para pegar.

2.4.2. Mover texto

Para mover un texto seguid los pasos siguientes:

1. Seleccionad el texto que queréis mover.

2. Clicad el botón Cortar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). El texto seleccionado
desaparece y queda guardado en el portapapeles.

3. Situad el cursor donde queráis colocar el texto que se ha cortado y clicad en esta posición.

4. Clicad el botón Pegar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Esta opción inserta el
contenido del portapapeles.

Otra forma de mover y pegar un texto seleccionado es mediante el teclado: presionad Control+X
para tallar y Control+V para pegar.

2.4.3. Duplicar y mover texto entre documentos

Para copiar o mover un texto de un documento a otro, estos documentos deben estar abiertos, y
después seguid los pasos anteriores. Utilizad la Barra de Estado de Windows para pasar de uno a
otro documento.

2.4.4. Borrar texto

Para borrar texto, seleccionadlo y presionad la tecla Supr del teclado.

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2.5. BUSCAR Y REEMPLAZAR

2.5.1. Buscar una palabra o frase

Microsoft Word permite buscar palabras o frases en un

documento mediante el botón Buscar del grupo Edición (ficha
Inicio).
Activará, a la izquierda de la pantalla, la ventana de navegación.
Escribid la palabra o frase que buscáis y presionad la tecla Intro.
Mostrará los resultados de la búsqueda con su contexto.
También podéis buscar palabras o frases mediante la opción
Búsqueda avanzada del botón Buscar (grupo Edición de la ficha
Inicio):

En la casilla Buscar escribiréis la palabra o frase que queráis

buscar. Después, haciendo clic sobre el botón Buscar siguiente,
podréis ver una por una todas las palabras halladas.

Podréis refinar más la búsqueda con las opciones del botón Más:

Estas opciones permiten buscar en todo el documento o desde la posición del cursor (adelante o
atrás), obligar que haya coincidencia total de mayúsculas y minúsculas o utilizar caracteres
comodín (usando el botón Especial).

El botón Formato permite especificar que buscáis una palabra o texto que tenga un determinado
formato. Por ejemplo, se podría pedir que busque una determinada palabra pero sólo si está en
negrita.

14
2.5.2. Reemplazar una palabra o frase

Microsoft Word permite reemplazar

palabras o frases en un documento
mediante el botón Reemplazar del
grupo Edición (ficha Inicio).

El funcionamiento de esta opción es el mismo que cuando se utiliza la opción Búsqueda

avanzada. La diferencia es que, una vez ha encontrado la palabra o frase, podrá ser substituida
por el texto escrito en la casilla Reemplazar con utilizando el botón Reemplazar. Con el botón
Reemplazar todos substituye todas las palabras sin pedir confirmación.

15
3. DAR FORMATO

Para cambiar cualquier formato es necesario, primero, seleccionar sólo lo que se quiere modificar.
Esto es muy importante si no queréis tener sorpresas más adelante. No debéis olvidar nunca que
un ordenador no puede imaginar lo que se quiere hacer; hay que decirle siempre qué ha de
modificar (selección) y qué ha de hacer (orden que ha de ejecutar).

Las órdenes para dar formato a cualquier parte del texto las encontraréis en la ficha Inicio: grupos
Fuente y Párrafo:

Los botones del grupo Fuente permiten modificar cualquier parte de texto que tengáis
seleccionada (una letra, palabra, línea, párrafo,…). Las opciones del grupo Párrafo afectan, como
mínimo, a todo un párrafo.

16
3.1. FORMATO DE TEXTO

Con el grupo Fuente (ficha Inicio) podéis

modificar la estética del texto (una letra,
palabra, línea, párrafo,…).

Encontraréis alguna opción más clicando su

Indicador de cuadro de diálogo ( ).

El texto seleccionado se verá en el recuadro

Vista previa. Cualquier cambio que hagáis lo
mostrará en esta vista previa para que no
haya que salir de este cuadro de diálogo
para ver cómo queda.

Botón Función Ejemplo

Escoger la tipografía. Arial

Haciendo clic en el triangulo ( ) da la lista de Comic Sans

tipos de letra disponibles. Times New Roman

10
Escoger el tamaño de letra
12
Si queréis utilizar un tamaño que no aparece
14
en la lista, hay que escribir en la casilla y
presionar Intro. 18
Cambiar mayúsculas y minúsculas.
El cuadro de diálogo de Fuente, permite
poner un texto en mayúsculas pero no tiene
ningún formato que haga lo contrario (pasar
a minúsculas). Con este botón sí que se
puede hacer y, además, permite otras
opciones como Tipo oración que es muy útil
ya que pone en mayúsculas la primera letra
después de un punto.

17
Botón Función Ejemplo

Borrar el formato.
Antes: Hola
Elimina los formatos aplicados al texto
Después: Hola
seleccionado pero no borra el texto.

Normal
Negrita
Escoger el estilo de letra.
Cursiva
Negrita y Cursiva

Subrayar. Ninguno
Clicando su triangulo, podéis escoger el tipo Sólo palabras
de subrayado. Normal

Con la opción Color de subrayado podéis Doble

pintar el subrayado: Grueso
Punteado

Sólo palabras
Normal
Doble
Grueso
Punteado
Más colores permite personalizar el color.

Escoger el color de letra (clicad siempre

Color
sobre el triangulo del botón. Si en lugar de
clicar en el triangulo, lo hacéis en el botón, Color
aplicará el último color utilizado). Color

Si escogéis el color Automático, pintará de Color

negro excepto cuando tenga un fondo con Color
sombreado del 80% o superior; entonces lo
Color
pintará de blanco.

Resaltar: Pinta el fondo del texto

seleccionado como si lo hubiéramos hecho
con un marcador. Texto resaltado

Podéis escoger el color de resaltado.

18
Los botones restantes corresponden a los Efectos. Para ver todos los efectos disponibles, hay que
clicar al Indicador de cuadro de diálogo ( ).

Tachado ( ) Tachado
Pone una raya sobre el texto seleccionado.
Doble Tachado Doble Tachado

Superíndice ( ) Reduce el tamaño del texto seleccionado y m2

lo posiciona más arriba o más abajo. x2
Subíndice ( )

Sombra Sombra

Contorno
Da efectos estéticos al texto seleccionado.
Relieve
Grabado

Da formato de mayúsculas, pero con

Sin efecto: Hola
Versales tamaño más pequeño, a las minúsculas del
texto seleccionado. Con efecto: HOLA

Da formato de mayúsculas al texto

Mayúsculas seleccionado. HOLA

Evitar que el texto seleccionado aparezca

Oculto en pantalla o al imprimir.

La opción Oculto es útil para hacer anotaciones en el documento y después, al imprimir,

determinar si se han de imprimir o no. Con la opción Opciones de la ficha Archivo podéis
determinar (apartado Mostrar) si se han de ver y/o si se han de imprimir.

3.1.1. Copiar el formato de un texto seleccionado

Muchas veces hay que aplicar, a uno o diversos textos, un formato que ya se ha aplicado a otro
texto. Para ahorrar tiempo, disponéis, en el grupo Portapapeles (ficha Inicio), del botón
:

1. Seleccionad el texto que tiene el formato que interesa aplicar a otro texto.

2. Clicad sobre el botón .

3. Seleccionad el texto que hay que modificar. Ya se ha modificado el formato!

Si el mismo formato se quiere aplicar a diversos textos, se hará lo mismo pero con un doble clic
sobre el botón. Una vez modificados todos los textos, debe desactivarse clicando al mismo botón.

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3.1.2. Utilizar la división automática de palabras

Si una palabra no cabe entera al final de línea, Word la envía a la línea siguiente. Podéis pedir, con
el botón del grupo Configurar página (ficha Diseño de página), que divida
automáticamente o manualmente (irá revisando todo el documento y preguntando si se quiere la
división) estas palabras para aprovechar más el espacio. Esta orden afectará a todo el documento.

La opción Opciones de guiones, que aparece

al clicar este botón, muestra un cuadro de
diálogo donde se determina si se quiere la
división de palabras y si afectará también a
les palabras en mayúsculas. La Zona de
división es la distancia desde el margen
derecho sobre el que actúa la división, y con
la opción Limitar guiones consecutivos a: se
podrá limitar el número de líneas
consecutivas con división.

20
3.2. FORMATO DE PÁRRAFOS

3.2.1. Insertar y borrar marcas de final de párrafo

Una vez escrito un párrafo, para escribir otro lo tenéis que indicar con la tecla Intro. El cursor se
colocará al principio de la línea siguiente. No utilicéis esta tecla para indicar un final de línea,
porque no podríais utilizar correctamente las opciones de formato de párrafo. Si queréis forzar un
salto de línea sin hacer un punto y aparte, utilizad la combinación de teclas Mayúsculas y Intro.

Para borrar una marca de final de párrafo colocad el cursor al final del párrafo y utilizad la tecla
Suprimir. Podéis visualizar las marcas de final de párrafo clicando el botón del grupo Párrafo
(ficha Inicio).

3.2.2. Formatos básicos de párrafo

El grupo Párrafo (ficha Inicio) permite

modificar los formatos de uno o varios
párrafos texto. Si no hay ningún párrafo
seleccionado, los cambios afectarán al
párrafo donde se encuentre el cursor.

Encontraréis alguna opción más clicando

su Indicador de cuadro de diálogo ( ).

Los formatos más usuales los

encontraréis en la pestaña Sangría y
espacio.

El texto seleccionado se verá en el

recuadro Vista previa; cualquier cambio
que hagáis lo mostrará en esta vista
previa para que no haya que salir de
este cuadro de diálogo para ver cómo
queda.

21
3.2.3. Alinear párrafos

Podéis alinear las líneas de los párrafos utilizando los botones o la opción
Alineación del cuadro de diálogo del grupo Párrafo.

Normalmente, se utiliza Justificar para que las líneas del párrafo queden perfectamente alineadas
a izquierda y derecha. La opción Centrar es útil para centrar un título y, la de Alinear a la derecha,
para poner la fecha alineada al margen derecho. La opción Alinear a la izquierda se suele utilizar
cuando la opción Justificar provoca que las palabras de una línea queden demasiado separadas.

3.2.4. Sangrar párrafos

La anchura de un párrafo es la resultante de restar, a la anchura de la hoja, los márgenes derecho

e izquierdo.

La anchura de cualquier párrafo se puede modificar con las opciones del apartado Sangría del
cuadro de diálogo del grupo Párrafo. Se indicará, en centímetros, si el párrafo comienza más
adentro (Izquierda) y/o si acaba más adentro (Derecha). El sangrado izquierdo se puede modificar
también con los botones .

La opción Especial permite establecer un sangrado diferente, indicado en centímetros (En), para
la primera línea:

 (ninguna): todas las líneas tienen el mismo sangrado.

 Primera línea: la primera línea comienza más adentro que el resto de líneas del párrafo.

 Francesa: el resto de líneas del párrafo son las que se desplazan hacia adentro.

También se pueden determinar sangrados con la regla, desplazando las marcas ( ) de

sangrado con el ratón. Los números de la regla indican la distancia en centímetros respecto a los
márgenes. Hay cuatro marcas de sangrado:

Primera línea: inicio de la primera línea del párrafo.

Otras líneas: inicio de la resta de líneas del párrafo.

Sangrado Izquierdo: desplaza les dos marcas anteriores al mismo tiempo.

Sangrado Derecho: final del párrafo.

22
3.2.5. El Interlineado

Microsoft Word permite, con el botón o con la opción Interlineado del cuadro de diálogo
del grupo Párrafo, determinar la altura de una línea independientemente del tamaño de letra que
se utilice. Esta función es muy útil para determinar la separación entre las líneas de un párrafo.

Si lo hacéis con el cuadro de diálogo, podéis escoger entre:

 Sencillo: la altura se adapta según la fuente de mayor tamaño de cada línea, más una
pequeña cantidad de espacio adicional. Si tenéis un tamaño de letra de 12 puntos, la altura
de la línea sería también de 12 puntos. Esta opción da la mínima separación posible entre
líneas (opción por defecto).

 1,5 líneas: equivale a 1,5 veces el interlineado sencillo. Es decir, si tenéis un tamaño de letra
de 12 puntos, la altura de la línea sería de 18 puntos. Esto provoca un mayor espacio (6
puntos) de separación entre las líneas.

 Doble: equivale al doble del interlineado sencillo.

 Mínimo: altura mínima fijada en la casilla En. Con un interlineado mínimo de 14 puntos, la
altura de la línea sería de 14 puntos aunque el tamaño de las letras de la línea fuera inferior;
ahora bien, si alguna letra fuera mayor de 14, automáticamente la atura de línea sería la de
la letra más grande.

 Exacto: la altura será siempre la fijada en la casilla En, independientemente del tamaño de
las letras. Las letras con un tamaño superior quedarán cortadas.

 Múltiple: la altura aumenta o disminuye en el porcentaje especificado. Por ejemplo, si

especificáis un valor de 1,2, la altura aumentará un veinte por ciento, mientras que si
especificáis un valor de 0,8, la altura disminuirá en un 20%.

3.2.6. El espaciado entre párrafos

No es conveniente utilizar la tecla Intro para dejar una o varias líneas de separación entre dos
párrafos. Para separar uno o varios párrafos podéis utilizar las opciones Anterior y Posterior del
cuadro de diálogo del grupo Párrafo (apartado Espaciado). De esta manera podéis indicar qué
separación ha de tener un párrafo respecto al anterior y/o posterior. Normalmente se
acostumbra a poner un espaciado anterior y posterior de 6 puntos.

23
3.2.7. Usar listas (con numeración y viñetas)

Los botones del grupo Párrafo permiten marcar los párrafos seleccionados con
una numeración o un símbolo. El mismo botón sirve para quitar la marca. Clicando sobre su
triangulo, mostrará una ventana con diferentes opciones:

Viñetas Números Esquema numerado

Podéis escoger el tipo de viñeta o numeración. Con las opciones Definir nueva viñeta, Definir
nuevo formato de número y Definir nueva lista con varios niveles, aparecerá un cuadro de
diálogo donde podemos hacer otras modificaciones:

 Con el botón Símbolo podéis escoger otro viñeta (aprovechando los símbolos de los
diferentes tipos de letra que tengamos instalados (Symbol, Wingdings,...)
 Con el botón Imagen podéis utilizar imágenes vuestras como viñeta.

 Con el botón Fuente, podéis modificar el tamaño, el color, etc.

 Con la opción Estilo de número podéis escoger el tipo de numeración (arábiga, romana,...).
 Con la opción Formato de número podéis añadir texto delante/detrás del número.

24
3.2.8. Añadir Bordes a un párrafo

Con el botón Borde ( ) del

grupo Párrafo podéis colocar
líneas alrededor de los párrafos.

Clicando sobre su triangulo,

mostrará un listado de
posibilidades. Al final de esta
lista tenéis la opción Borde y
sombreado que muestra un
cuadro de diálogo, con más
posibilidades.

Con la pestaña Bordes podréis enmarcar uno o diversos párrafos con un cuadro, cuadro con
sombra, cuadro en tres dimensiones o personalizado (clicando los 4 botones del apartado Vista
previa pondréis o quitaréis líneas). Disponéis de diferentes estilos, grosores y colores de línea.
Con el botón Opciones podréis determinar la separación del texto respecto a las líneas.

En la pestaña Borde de página aparecen las mismas opciones, pero afectan a toda la página.
También podéis decorar la página escogiendo alguno de los estampados (Arte).

3.2.9. Pintar el fondo de un párrafo

Con el botón Sombreado

del grupo Párrafo podéis pintar
el fondo de los párrafos.

Con la opción Borde y

sombreado del botón de bordes
podéis acceder al cuadro
de diálogo de Bordes y
Sombreado donde, en la
pestaña Sombreado hay alguna
posibilidad más.

Con la paleta Relleno escogeréis el color y el estilo; podéis determinar el porcentaje de color (más
claro o más oscuro) o el estampado. Si queréis combinar dos colores, una vez escogido un color
en la paleta, podéis escoger otro en Color; después, poniéndole un porcentaje o un estampado,
tendréis la combinación de los dos. Por ejemplo, si escogéis rojo y amarillo con un estilo del 50%,
tendréis el naranja.

25
3.3. UTILIZAR TABULACIONES

Las tabulaciones permiten colocar texto, dentro de

una misma línea, en posiciones concretas.

Son útiles para hacer listas como la de al lado, donde

todos los materiales comienzan en la posición de 3
cm, todos los precios acaban en la posición de 6 cm y
todas las cantidades están centradas en la posición de
8 cm.

Para definir diversas tabulaciones en un documento hay que hacer lo siguiente:

1. En el grupo Párrafo de la ficha Inicio, clicad

su Indicador de cuadro de diálogo ( ). En
el cuadro de diálogo que aparece, clicad el
botón Tabulaciones.

2. En el cuadro Posición, escribid la posición,

en centímetros, donde queréis insertar el
tabulador.

3. En el apartado Alineación, escoged el tipo

de alineación que queréis aplicar al texto
respecto a la tabulación. Para cambiar la
alineación de una tabulación existente,
haced clic en la lista de posiciones sobre la
posición que se ha de modificar y, a
continuación, clicad sobre la nueva opción
de alineación.

4. En el apartado Relleno, haced clic sobre la opción de línea punteada, rayada o sólida para
rellenar el espacio vacío situado a la izquierda de una tabulación. Haced clic sobre Ninguno
para dejar el espacio en blanco o para quitar una línea de relleno aplicada anteriormente.

5. Haced clic sobre el botón Fijar.

6. Volved al apartado 2, hasta acabar de insertar todas las tabulaciones. En la imagen tenéis las
tabulaciones del ejemplo anterior.

7. Cuando hayáis insertado todas las tabulaciones, clicad sobre el botón Aceptar.

Antes de escribir cualquier material, precio o cantidad, deberéis utilizar la tecla TABULADOR (es la
tecla situada encima del bloqueo de mayúsculas en el teclado) para indicar que hay un salto.

Si hay que hacer cualquier cambio, primero seleccionad la tabulación en la lista de posiciones.

Si queréis borrar una tabulación, la seleccionáis en la lista y clicáis sobre el botón Eliminar.

26
También podéis definir las tabulaciones usando la regla: primero escoged el tipo de tabulación
haciendo diversos clics en el botón de tabuladores que se encuentra a la izquierda de la
regla, y después, clicad sobre la regla en la posición escogida. Hay cuatro tipos de tabulaciones:

 Tabulación izquierda: permite añadir un tabulador con alineación izquierda.

 Tabulación derecha: permite añadir un tabulador con alineación derecha.

 Centrar tabulación: permite añadir un tabulador con alineación central.

 Tabulación decimal: permite añadir un tabulador con alineación decimal.

Podéis modificar la posición de los tabuladores arrastrando la marca del tabulador por la regla, y
eliminar tabulaciones arrastrándolas fuera de la regla.

IMPORTANTE:

 Sólo debéis presionar una vez la tecla Tabulador para cada salto.

 Si no seleccionáis los textos a tabular correctamente, podrán aparecer las marcas en la regla
de color gris. Si pasa esto, lo mejor que podéis hacer es eliminar las marcas: en el cuadro de
diálogo Tabulaciones, clicad el botón Eliminar todas; una vez hecho esto, volved a poner las
tabulaciones.

27
3.4. ESTILOS

3.4.1. Aplicar un estilo

El texto que escribís con Word aparece con un formato determinado (un tipo de letra, un tamaño,
una alineación...). Este grupo de formatos se llama Estilo y, por defecto, Word utiliza el estilo
llamado Normal.

Los estilos de texto que se determinan utilizando las opciones de formato de texto o de párrafo,
se podrán “memorizar”, creando un estilo nuevo, para asignarlos a cualquier otro texto o párrafo
del documento o de otro documento.

Si situáis el cursor en un párrafo, podréis saber cuál es su estilo mirando el grupo Estilos (ficha
Inicio):

Este grupo permite visualizar los estilos disponibles, escoger uno, modificarlos y crear uno nuevo.

Su Indicador de cuadro de diálogo ( ) muestra la ventana de

estilos. Es aconsejable activar esta ventana para trabajar con más
comodidad cuando queremos asignar o crear estilos.

Clicando cualquiera de los estilos de este listado, se aplicarán sus

formatos al párrafo seleccionado.

Para saber los formatos de un estilo, sólo hay que poner el

cursor sobre su nombre:

28
3.4.2. Crear un estilo

Para crear un estilo nuevo, clicad el

botón . Aparecerá el cuadro de
diálogo de estilos donde indicaréis los
formatos del nuevo estilo:

Nombre: Ponedle un nombre que

haga referencia al tipo de formato
que se aplicará (por ejemplo:
título, cita, enmarcado,...).

Tipo de estilo: Indicad si afectará

a un párrafo entero (lo que más se
utiliza), sólo a unos caracteres
concretos, a una tabla o a un
listado (numeración o viñetas).

Estilo basado en: Asignará los formatos del estilo escogido y le añadirá los cambios que
indicaremos. Normalmente partimos del estilo Normal pero, a veces, podemos partir de otro
que sea muy parecido al que queremos crear.

Estilo del párrafo siguiente: Indicad cuál será el estilo del siguiente párrafo al hacer un punto
y aparte al final de párrafo. Normalmente elegimos el estilo Normal, excepto si este estilo se
aplicará a muchos párrafos que vayan seguidos.

Formato: En este apartado indicaréis los formatos básicos como

el tipo de letra, el estilo,... que queréis aplicar al nuevo párrafo.

En el botón Formato encontraréis todos los formatos.

3.4.3. Modificar un estilo

Para modificar un estilo, desplegad, en la ventana

de estilos, el menú del estilo que se quiere
modificar. Escoged la opción Modificar y
aparecerá el cuadro de diálogo de estilos donde
indicaréis las modificaciones que queréis hacer.

29
3.5. FORMATO DE DOCUMENTOS

3.5.1. Modificar la configuración del documento: orientación y tamaños de la página

Para imprimir correctamente el documento debéis definir las características del papel en el que
imprimiréis, como por ejemplo, especificar las medidas del papel o su orientación.

Estas características las encontraréis en la ficha Configurar página del grupo Diseño de página:

Su Indicador de cuadro de diálogo ( ) muestra el cuadro de diálogo de Configurar página con

todas estas opciones y alguna más.

Con el botón Tamaño determinaréis, en la lista

que despliega, el tipo de papel que utilizaréis
para imprimir (A4, A3...).

En el caso de que ninguna de las medidas se

adapte a vuestras necesidades, podréis
especificar les medidas seleccionando la opción
Más tamaños de papel. Esta opción muestra el
cuadro de diálogo de Configurar página
(pestaña Papel) donde, en los campos Ancho y
Alto indicaréis las medidas del papel.

Con el botón Orientación modificaréis la

disposición del papel: normal (Vertical) o
apaisado (Horizontal). Si lo seleccionáis en el
cuadro de diálogo de Configurar página
(pestaña Márgenes) podéis, con la opción
Aplicar a, indicar si los cambios se aplicarán a
todo el documento o sólo a la selección o a la
sección.

30
3.5.2. Modificar los márgenes del documento

Para escribir no se utiliza la totalidad del papel sino que se deja unos márgenes alrededor. Podéis
modificar estos márgenes desde la regla, arrastrando la línea de separación entre el margen (zona
azul) y el espacio de texto (zona blanca), pero es más práctico hacerlo con el botón Márgenes de
la ficha Diseño de página (grupo Configurar página). En el listado que os muestra, escoged el que
más os convenga o seleccionad la opción Márgenes personalizados para escribir vosotros los
márgenes que queréis (esta opción muestra el cuadro de diálogo de Configurar página (pestaña
Márgenes):

Aquí se visualizan los valores por defecto de cada uno de

los márgenes (Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho).
Estos valores indican la distancia a la que quedará el texto
del documento de cada uno de los bordes de la página. En
realidad, se determina qué espacio no se utiliza para el
texto.

En la opción Varias páginas podéis escoger Márgenes

simétricos si queréis imprimir por las dos caras del papel.
Los márgenes izquierdo y derecho serán substituidos por
Interior y Exterior, respectivamente.

Encuadernación permite añadir más espacio al margen izquierdo (margen interior si activamos los
márgenes simétricos) para cuando queramos encuadernar el documento.

En la opción Aplicar a, normalmente está seleccionado Todo el documento, es decir, los cambios
afectarán a todas las páginas. Podéis pedir que sólo afecte a la sección (Esta sección) donde os
encontráis o a partir de la página donde os encontráis (De aquí en adelante).

3.5.3. Introducir un salto de página en un documento

Cuando finaliza una página, el programa provoca un salto de página automático y enseguida
aparece una nueva página, pero a veces puede interesar provocar un salto de página manual para
forzar que un determinado texto se sitúe directamente en la página siguiente. Para provocar un
salto de página manual haced:

1. Situad el cursor en el inicio de la línea de texto en la que

queréis insertar el salto de página.
2. Clicad el botón Saltos de la ficha Configurar página (grupo
Diseño de página).
3. Escoged la opción Página en la lista de opciones que aparece.

Las opciones de Saltos de sección se utilizarán cuando se trabaje

con secciones. Permiten, por ejemplo, forzar el salto hacia una
página par o impar.

Otra manera de insertar rápidamente un salto de página manual

es utilizando la combinación de teclas CTRL y INTRO.

31
Si está activado el botón Mostrar todo ( ) podréis ver el salto de página así:

Para eliminar un salto de página seleccionad la línea discontinua del salto de página como si fuera
una línea normal de texto y pulsad la tecla Supr. También lo podéis hacer colocando el cursor al
final de la página anterior y pulsar la tecla Supr.

3.5.4. Añadir encabezados y pies de página al documento

Los encabezados y pies de página son textos que se imprimen en el margen superior
(encabezados) o en el margen inferior (pies de página) de todas las páginas del documento o de
una sección. Si una página tiene varias secciones, con diferentes encabezados o pies de página, se
imprimirán el encabezado y el pie de la primera sección de la página.

Para crear o editar un encabezado o pie utilizad los botones Encabezado y Pie de página de la
ficha Insertar (grupo Encabezado y pie de página):

Podéis escoger uno de los encabezados o pies de página que os ofrecen los botones o pedir la
opción Editar encabezado o Editar pie de página. Word mostrará el espacio destinado al
encabezado o pie y, en la cinta de opciones, aparecerán las herramientas necesarias para la
edición (ficha contextual Diseño):

El texto introducido en este espacio se puede modificar como cualquier otro texto.

32
Con los botones del grupo Exploración podéis pasar del encabezado al pie o al revés. Si hay más
de una sección, podéis ver los encabezados y pies de cada sección con los botones .

Con el último botón saldréis del espacio destinado al encabezado y volveréis al texto. También lo
podéis hacer haciendo doble clic sobre cualquier parte del área destinada al texto.

3.5.5. Insertar la numeración de página en el documento

Con el botón Número de página de la ficha

Insertar (grupo Encabezado y pie de página)
podréis numerar las páginas de vuestro
documento.

En el listado que os muestra, podéis escoger

dónde poner la numeración.

La opción Formato del número de página

permite determinar el formato de la numeración:

Podéis determinar el tipo de numeración

(arábiga, romana,...), si queréis añadir algo al
número y cuál es el número inicial.

3.5.6. Insertar la fecha, hora o el número de página en los encabezados y pies

Una vez visualizado el encabezado o el pie, utilizad los botones de la ficha contextual Diseño para
insertar:

 La numeración de página:

 La fecha y/o la hora actuales:

33
4. OBJECTOS

4.1. TABLAS

4.1.1. Crear una tabla

Las tablas se componen de filas y columnas; el área rectangular formada por la intersección de
una fila y una columna se llama celda. Las celdas se pueden rellenar con texto y gráficos. Las
tablas se pueden utilizar para alinear números en columnas y posteriormente ordenarlos y hacer
operaciones. Las tablas también se pueden usar para organizar texto y gráficos como, por
ejemplo, párrafos paralelos en un currículum.

Para crear una tabla utilizad el botón Tabla del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Arrastrando el ratón sobre la cuadrícula que muestra el botón,

determinaréis cuántas celdas queréis.

También se puede hacer con la opción Insertar tabla; en el

cuadro de diálogo que aparece, indicad el número de columnas
y filas y la anchura de tabla y columnas:

 Ancho de columna fijo: Todas las columnas tendrán la anchura que determinéis al lado (en
centímetros). Si dejáis el valor Auto, la tabla insertada tendrá una anchura total, desde el
margen izquierdo hasta el margen derecho, y las columnas tendrán la misma anchura.
 Autoajustar al contenido: Cada columna se adaptará a su contenido.
 Autoajustar a la ventana: La tabla insertada tendrá una anchura total, desde el margen
izquierdo hasta el margen derecho, y las columnas tendrán la misma anchura.

La opción Tablas rápidas os permite escoger entre diversos formatos de tabla, y así modificar el
aspecto de la tabla de una manera rápida.

Para introducir texto en una celda, colocad el cursor dentro de la celda y empezad a escribir. Para
desplazaros, utilizad la tecla TABULADOR. Si estáis en la última celda, al presionar la tecla
Tabulador, se creará una nueva línea.

34
4.1.2. Modificar el formato del texto de la tabla

Para modificar el formato del texto hay que tener presente que cada celda es un párrafo. Por
ejemplo, si seleccionáis una fila y escogéis alineación centrada, no se centrará la fila, sino el
contenido de cada una de las celdas.

Utilizaréis las opciones de la ficha Inicio (grupos Fuente y Párrafo) para modificar el formato del
texto de las celdas como se hace con un texto normal:

 Fuente: para determinar el tipo, el tamaño o el color de letra, los estilos...

 Párrafo: para alinear el contenido de la celda, determinar sangrados, el formato de les líneas
o pintar el fondo de la celda.

Al colocar el cursor dentro de una tabla aparecerá, en la cinta de opciones, la ficha contextual
Diseño con los botones que nos permiten modificar el formato de la tabla:

También aparece la ficha contextual Presentación:

En estas dos fichas encontraréis todo lo que necesitéis para trabajar con tablas.

4.1.3. Seleccionar

Para seleccionar podéis usar el botón Seleccionar (Celda, Columna, Fila o Tabla) del grupo Tabla
(ficha contextual Presentación) o hacerlo sobre la tabla, con el ratón:

Celdas: arrastrando con el ratón desde la primera hasta

la última.

Columnas: un clic en el borde superior cuando el cursor

se transforma en una flecha pequeña.

Filas: un clic a la izquierda de la línea.

Tabla: seleccionando todas las columnas o filas,

arrastrando. También podéis seleccionar la tabla
haciendo un clic al botón que aparece en la esquina
superior izquierda de la tabla, cuando estamos dentro.

35
4.1.4. Añadir y eliminar columnas y filas

En el grupo Filas y columnas de la ficha contextual Presentación encontraréis los botones que os
permiten añadir y eliminar filas y columnas:

Para insertar (per encima, per debajo,...) cogerá como a referencia la fila o columna donde se
encuentre el cursor.

Si queréis añadir o eliminar más de una fila o columna, seleccionad tantas filas o columnas como
queráis añadir o eliminar.

4.1.5. Modificar el ancho de las columnas y la altura de las filas

El ancho de las columnas y la altura de las filas se pueden modificar

arrastrando las líneas de la tabla o con los botones del grupo Tamaño de
celda de la ficha contextual Presentación.

Su Indicador de cuadro de diálogo ( ) muestra el cuadro de diálogo de

propiedades de la tabla donde también podéis especificar, en las
pestañes Fila y Columna, la altura y anchura:

En la pestaña Fila, en el campo Alto de fila, podéis escoger entre:

 Mínimo: La altura será, como mínimo, la indicada pero la hará automáticamente más alta si
su contenido lo hace necesario: si se modifica el tamaño de letra, el interlineado o el
espaciado entre párrafos.

 Exacto: La altura será siempre la indicada, independientemente del contenido.

La pestaña Fila, además, permite determinar si hay que cortar la fila si no cabe entera al final de la
página, con la opción Permitir dividir las filas entre páginas.

36
4.1.6. Poner bordes en la tabla

Para determinar qué bordes queréis para la tabla o para algunas

celdas, seleccionad las celdas a modificar y, en el grupo Estilos de
tabla de la ficha contextual Diseño, utilizad el botón .
Escoged, en la lista del botón, dónde queréis poner bordes.

Lo mejor es seleccionar la opción Bordes y sombreado para que

muestre el cuadro de diálogo de bordes:

Para quitar los bordes

escoged la opción Sin
borde.

En el cuadro de diálogo, seleccionad las opciones que queráis y comprobad que la opción de
Aplicar a es la correcta. Para quitar los bordes escoged la opción Ninguno.

Para especificar que sólo queréis definir bordes para algunos lados, clicad en los botones de
aplicar y quitar bordes que hay en el apartado Vista previa.

4.1.7. Modificar el color de fondo

Para cambiar el color de fondo de una tabla o de unas celdas,

utilizad el botón del grupo Estilos de tabla de la
ficha contextual Diseño.

Escoged el color o seleccionad un color personalizado con la opción

Más colores.

Per quitar el color utilizad la opción Sin color.

37
4.1.8. Modificar la alineación vertical y la orientación del texto

Para modificar la alineación vertical y la orientación del texto

de les celdas, utilizad los botones del grupo Alineación de la
ficha contextual Presentación.

Con los 9 botones de la izquierda podéis determinar, a la vez,

la alineación horizontal y vertical.

Clicando el botón Dirección del texto va cambiando la orientación del

texto de la celda seleccionada. Os da las 3 posibilidades que veis a la
izquierda.

Si no queréis tener el texto demasiado cerca de los bordes, modificad los

márgenes (superior, inferior, izquierdo y derecho) con el botón
Márgenes de celda.

4.1.9. Unir o dividir celdas

A la operación de unir celdas, Word le da el nombre de combinar celdas. Podéis combinar dos o
más celdas de la misma fila o columna en una sola celda. Por ejemplo, podéis combinar diversas
celdas en sentido horizontal para crear un título que ocupe diversas columnas.

Para combinar celdas, las seleccionáis y clicáis el botón del grupo Combinar
(ficha contextual Presentación). Las celdas seleccionadas se habrán unido y serán ahora una única
celda.

Para dividir una celda de una tabla en diversas celdas clicad el

botón del grupo Combinar (ficha contextual
Presentación). Aparecerá un cuadro de diálogo, en el cual deberéis
indicar en cuántas columnas y filas queréis dividir la celda.

Aquí tenéis un ejemplo de combinar (primera línea) y dividir (segunda celda de la cuarta fila):

Profesorado

Profesor/a Despacho Teléfono

Vila, Anna 258 2323

Mates, Marta 369 370 371 3545

Puig, Joan 458 1212

38
4.1.10. Usar el formato automático de tablas

Si queréis, podéis dejar que Word cambie el aspecto de la tabla; en el grupo Estilos de tabla (ficha
contextual Diseño) encontraréis diferentes estilos ya definidos que podéis aplicar a la tabla.
Activando o desactivando las opciones del grupo Opciones de estilo de tabla modificaréis el estilo
(muy útil, por ejemplo, cuando se quiere que la primera y/o última fila tengan formatos diferentes
al resto de filas).

4.1.11. Ordenar las filas de una tabla

Podéis ordenar alfabéticamente las

líneas de una tabla con el botón
Ordenar del grupo Datos (ficha
contextual Presentación).

Podéis indicar hasta 3 criterios de

ordenación. En el ejemplo, ordenaría
la tabla por el nombre de los
profesores y, si alguno estuviera
repetido, entre ellos los ordenaría
por el número de despacho.

Indicad, para cada criterio, el tipo de ordenación: Ascendente (de la A a la Z o de 0 a 9) o

Descendente (de la Z a la A o de 9 a 0).

Para ordenar no hay que seleccionar la tabla, es suficiente con que el cursor esté dentro.

Normalmente las tablas tienen una primera fila de títulos; por defecto, Word reconoce esta
primera fila y utiliza su contenido como título de cada columna. Por eso, en los campos
desplegables Ordenar por y Luego por, aparecen estos títulos para que podáis elegir por qué
columna queréis ordenar. Si no es el caso, se activarán las dos opciones finales del cuadro de
diálogo; activad la opción Con encabezado i ya sabrá que la primera fila son títulos de columna.
De esta manera evitamos que, al ordenar, la primera fila pase a otra posición.

4.1.12. Repetir filas de título

Si la tabla ocupa más de una página, es conveniente que la fila o filas de títulos se repita al
principio de cada una de las páginas. Para indicarlo, seleccionad la fila o filas de títulos i activad el
botón Repetir filas de título: Ficha contextual Presentación – Grupo Datos.

39
4.2. DIBUJOS, IMÁGENES Y GRÁFICOS

4.2.1. Añadir una imagen o archivo gráfico al documento

Para colocar una imagen en un documento utilizad

los botones del grupo Ilustraciones (ficha Insertar).
Podéis colocar diferentes tipos de imágenes:

 Imágenes: Imágenes vuestras

 Imágenes en línea: Imágenes que proporciona Office.

 Formas: Figuras geométricas.

 SmartArt: Diagramas y organigramas.

 Gráfico: Una gráfica a partir de los datos introducidos.

 Captura: Esta opción no existía en versiones anteriores. Permite, de manera parecida a lo

que hace la tecla Impr Pant, insertar en el documento Word una imagen de cualquier
ventana (carpeta o aplicación) que tengamos abierta en el escritorio. Si la ventana que está
abierta está maximizada, no lo permite. La opción Recorte de pantalla de este botón,
permite seleccionar el espacio concreto del escritorio que queremos insertar como imagen.

4.2.2. Añadir imágenes en línea

Office ofrece una serie de imágenes que podéis añadir al documento. Hay que tener conexión a
Internet. Las podéis pedir con el botón Imágenes en línea.

En el campo de búsqueda podéis escribir lo que queréis buscar. Una vez encontrada la imagen,
sólo hay que hacer-le un doble clic para que la coloque en el documento.

40
4.2.3. Añadir imágenes vuestras

Con el botón Imágenes del grupo Ilustraciones (ficha Insertar) podéis añadir cualquier imagen
hecha con una aplicación de imagen, digitalizada o obtenida de una cámara digital.

Word pedirá, en un cuadro

de diálogo parecido al que
aparece cuando abrís un
documento, que le digáis
dónde está el archivo.

Buscad el archivo, lo
seleccionáis y, con el botón
Insertar, lo colocáis en el
documento.

Si desplegáis el botón,
podréis escoger entre:

 Insertar: Colocar la imagen en el documento sin que quede ningún

vínculo con el archivo original.

 Vincular al archivo: Colocar la imagen en el documento

vinculándola al archivo original. Se verá pero no quedará guardada
en el documento, sólo se guarda el camino para encontrarla. Es útil
para reducir el tamaño del documento de texto.

 Insertar y vincular: Colocar la imagen en el documento de manera que queda guardada en el

documento y no se corta el vínculo con el archivo original; de esta manera, la imagen se
actualizará automáticamente al hacer modificaciones en el archivo original.

Utilizando la segunda opción, podréis ver la imagen en el documento e imprimirla, pero no

podréis modificarla (habrá que modificarla en el archivo original). No obstante, si rompéis el
vínculo, no podréis ver ni imprimir la imagen; por ejemplo, si cambiáis el nombre o la ubicación
del archivo de imagen. Para evitar problemas es aconsejable tener todos los archivos de imagen
vinculados guardados en la misma carpeta que el documento de texto.

Para hacer cualquier modificación de formato en la imagen, seleccionadla y aparecerá la ficha

contextual Formato con las opciones disponibles:

41
4.2.4. Añadir formas y modificar su formato

El botón Formas del grupo Ilustraciones (ficha Insertar) permite

insertar diferentes tipos de figuras geométricas. Una vez escogida,
hacedle clic, colocad el cursor sobre el documento (este aparecerá
en forma de cruz) y, con el botón del ratón presionado, arrastrad
hasta que la figura tenga el tamaño deseado.

Al seleccionar la figura hecha, os mostrará la ficha contextual

Formato (si no aparece, le hacéis un doble clic a la figura) con la
que podréis modificar sus características:

 Grupo Insertar formas: Permite añadir otras formas, editar las formas libres y añadir texto a
la forma.
 Grupo Estilos de forma: Permite escoger entre diferentes formatos predefinidos, pintar el
fondo y el contorno, determinar el tipo y grosor del contorno y cambiar la forma
manteniendo sus formatos.
 Grupo Efectos de sombras: Permite poner sombra a la forma.
 Grupo Efectos 3D: Permite dar efecto 3D a la forma.
 Grupo Organizar: Permite determinar la posición de la forma, su comportamiento respecto al
texto, alinear varias formas, agruparlas y girarlas.
 Grupo Tamaño: Permite determinar el tamaño de la forma.

4.2.5. Duplicar y mover imágenes o formas

Una vez colocada la imagen, para moverla de un sitio a otro del documento clicad
sobre la imagen, manteniendo pulsado el botón del ratón, y arrastradla hasta la
posición donde se quiera colocar. Para duplicarla haced lo mismo pero con la tecla
CONTROL presionada.

També podéis utilizar los botones Copiar, Cortar y Pegar del grupo Portapapeles (ficha Inicio). En
realidad se hace lo mismo que para duplicar o mover texto.

42
4.2.6. Cambiar el tamaño de una imagen o forma.

Para modificar el tamaño de una imagen o forma haced:

1. Seleccionad la imagen haciéndole clic. Alrededor aparecen los puntos de selección.

2. Colocad el puntero del ratón sobre uno de los puntos de selección; el cursor
pasará a ser una flecha doble.

3. Pulsad el botón del ratón, manteniéndolo pulsado y arrastrad hacia dentro para
hacerla más pequeña o hacia afuera para hacerla más grande.

Para modificar el tamaño, escoged siempre los puntos de selección de las esquinas; de esta
manera no se deformará la imagen. El tamaño también lo podéis modificar con los campos del
grupo Tamaño (ficha contextual Formato).

4.2.7. Eliminar una imagen o forma

Para eliminar una imagen, seleccionad el objeto que queráis eliminar haciéndole clic encima y
pulsad la tecla Supr.

4.2.8. Comportamiento de la imagen respecto al texto

Podéis indicar cómo se ha de colocar la imagen respecto al texto

con el botón del grupo Organizar (ficha
contextual Formato). Los más utilizados son:

 En línea con el texto: se coloca dentro de la línea en que se

encuentra el cursor. Un ejemplo sería el botón “Ajuste del
texto” que tenéis más arriba.

 Cuadrado: no se coloca dentro de la línea, sino que flota

sobre el texto, haciéndose sitio; permite texto a los lados.
Un ejemplo sería la imagen de al lado.

 Arriba y abajo: no se coloca dentro de la línea, sino que flota

sobre el texto haciéndose sitio y no permite que haya texto
a sus lados.

43
4.3. IMPORTAR OBJECTOS

4.3.1. Importar una hoja de cálculo al documento

El botón Insertar Objeto del grupo Texto (ficha Insertar)

permite colocar en el documento cosas hechas con otros
programas de Microsoft (por ejemplo, una hoja de cálculo
hecha con Excel).

Seleccionad la opción Objeto y,

en el cuadro de diálogo que
aparece (pestaña Crear nuevo),
seleccionad Hoja de cálculo de
Microsoft Office Excel;
insertaréis una hoja de Excel en
blanco preparada para ser
editada. También podéis colocar
una hoja de cálculo de un
documento de Excel ya existente
usando la pestaña Crear desde
un archivo.

Si colocáis una hoja desde un archivo, hay que tener presente que Word coloca todo el
documento de Excel (con todas sus hojas) y muestra sólo la última hoja con la que se trabajó en
Excel. Si la hoja de Excel que se muestra no es la deseada, haréis un doble clic sobre el objeto, con
lo que Word mostrará la hoja utilizando la aplicación Microsoft Excel (los menús y botones ahora
son los de Excel). De esta manera se podrá buscar la hoja deseada (haciendo clic en la etiqueta
correspondiente) o mostrar más o menos celdas de la hoja (arrastrando por los puntos de
selección).

Una vez visualizada la hoja deseada, haced un clic fuera de la hoja de Excel y volveréis a Word.
Cuando estáis en Word, los puntos de selección ya no muestran más o menos celdas, sino que nos
permiten mostrar la hoja ampliada o reducida.

Si activáis Mostrar como icono, os colocará un icono de Excel en lugar de la hoja; haciéndole
doble clic os mostrará la hoja.

4.3.2. Importar un gráfico al documento

De la misma manera que podéis colocar una hoja de cálculo en un documento de Word, podréis
colocar un nuevo gráfico de Microsoft Excel. La diferencia será que escogeréis Gráfico de
Microsoft Office Excel en la lista del campo Tipo de objeto.

También podéis hacer lo mismo con cualquier objeto que queráis insertar; es suficiente con
seleccionarlo de la lista del campo Tipo de objeto o, si insertáis algún objeto ya creado, indicaréis
dónde se encuentra el archivo en Crear desde un archivo.

44
5. COMBINAR CORRESPONDENCIA

La ficha Correspondencia permite imprimir cartas, etiquetas, sobres,... personalizados a partir de

una lista de datos. A partir de un documento (principal) podéis crear tantas copias diferentes
como registros tenga la base de datos (lista).

En el grupo Iniciar combinación de correspondencia tenéis los dos botones necesarios para
hacerlo:

1. Escoger lo que queréis hacer (cartas, 2. Crear una lista de datos, indicar la que
etiquetas, sobres,...). queréis utilizar si ya existe o coger les datos de
Outlook.

En este capítulo veremos cómo crear una lista de datos y cómo hacer cartas y etiquetas
personalizadas.

45
5.1. CREAR UNA LISTA

Para combinar correspondencia necesitaréis un archivo que contenga los datos (nombre,
apellidos, dirección…). Este archivo se puede crear con otros programas como Access o Excel. Lo
ideal sería crearlo con una base de datos como Access, pero podemos hacerlo con Word si
pedimos la opción Escribir nueva lista del botón Seleccionar destinatarios (grupo Iniciar
combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia).

En el cuadro de diálogo que

aparece, podéis rellenar los datos
en los campos (Nombre,
Apellidos,...) que ofrece Word.

Con el botón Nueva entrada

aparecerá una nueva línea
(registro) para poner los datos de
otra persona.

Con el botón Personalizar columnas podréis

eliminar los campos que no os interesen
(botón Eliminar) y crear nuevos campos
(botón Agregar) escribiendo el nombre. Con
los botones Subir y Bajar podéis cambiar el
orden de los campos.

Una vez hayáis determinado los campos, Word pedirá un nombre para el archivo donde se
guardarán los datos; si no decís nada, lo guardará en la carpeta Mis archivos de origen de datos
de la carpeta Mis documentos. Si queréis, podéis modificar este archivo con la aplicación
Microsoft Access.

Con el botón Editar lista de destinatarios, podéis modificar los datos de la lista en cualquier
momento.

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5.2. COMBINAR UNA LISTA CON UNA CARTA

Para crear una carta combinada, primero seleccionad la lista con el botón Seleccionar
destinatarios (grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia).

Una vez escogida la lista, ya podéis crear la carta: escoged la opción Cartas del botón Iniciar
combinación de correspondencia.

Ya podéis escribir la carta, y allí donde la información será diferente para cada carta, colocad el
campo correspondiente con el botón Insertar campo combinado del grupo Escribir e insertar
campos. Aparecerá una referencia que será substituida, al combinar, por los datos de cada
registro en cada una de las cartas que crearéis.

Para ver cómo quedan las cartas seleccionad el botón Vista previa de resultados
del grupo Vista previa de resultados y utilizad los botones de navegación:

Sólo queda el último paso: combinar la carta con la lista usando el botón Finalizar
y combinar del grupo Finalizar.

Este botón os ofrecerá 3 opciones:

 Editar documentos individuales: creará un nuevo documento con tantas cartas como
registros tenga la lista (preguntará si queréis todos los registros o sólo unos cuantos). Una vez
comprobado que todo es correcto, podréis imprimirlas. Si hay algún error, cerrad este
documento y modificad el original.

 Imprimir documentos: imprime directamente tantas cartas como registros tenga la lista de
correo (preguntará si queréis todos los registros o sólo unos cuantos).

 Enviar mensajes de correo electrónico: creará mensajes de correo electrónico. Esto no lo

trabajaremos en este curso.

Si escogéis la primera opción, el documento con todas las cartas no hay que guardarlo, ya que
podréis crearlo en cualquier momento a partir de la carta original.

A partir de ahora, siempre que abráis la carta, estará preparada para la combinación; sólo
tendréis que utilizar el botón Finalizar y combinar. La única precaución que habrá que tener es la
de no cambiar de nombre ni de carpeta la lista.

Para crear o modificar una carta combinada también podéis utilizar el asistente que os
proporciona la última opción del botón Iniciar combinación de correspondencia: Paso a paso por
el Asistente... Os mostrará una subventana, a la derecha, donde podréis seguir, paso a paso, todo
el proceso de creación de una combinación de correspondencia.

47
5.3. COMBINAR UNA LISTA CON UNA HOJA DE ETIQUETAS

Para crear una hoja de etiquetas, primero seleccionad la lista con el botón Seleccionar
destinatarios (grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia).

Una vez escogida la lista, ya podéis crear la hoja: escoged la opción Etiquetas del botón Iniciar
combinación de correspondencia.

Aparecerá un cuadro de diálogo donde

especificaréis qué tipo de impresora y papel
de etiquetas utilizaréis.

El botón Detalles permite ver las

características del tipo de etiquetas
seleccionado.

Si el tipo de etiquetas con el que trabajaréis no

es ninguno de los de la lista, podéis indicar sus
características con el botón Nueva etiqueta.

En un nuevo cuadro de diálogo podréis asignar

un nombre al nuevo tipo de etiquetas para que,
a partir de ahora, aparezca en la lista de tipos de
etiquetas e indicaréis el número de etiquetas en
horizontal y vertical, el tamaño, las distancias
entre sí y los márgenes de la hoja y el tamaño
del papel. El esquema de la parte superior
ayudará a saber qué pide cada una de las
opciones.

Como es muy difícil medir con exactitud, es

posible que alguna vez no acepte las medidas
indicadas.

Seguramente el problema será que, si sumáis todas las medidas en horizontal, da un milímetro
más que la anchura de la hoja. En este caso, un posible truco para solucionarlo sería quitar este
milímetro que sobra en cualquiera de las distancias horizontales.

Ya disponéis de un documento Word configurado con las características de la hoja de etiquetas

indicada. Ahora indicaréis qué campos y en qué orden han de aparecer en las etiquetas mediante
el botón Insertar campo de combinación.

Trabajaréis con la primera etiqueta de la hoja y, una vez diseñada, clicad el botón Actualizar
etiquetas ( ) del grupo Escribir e insertar campos; Word repetirá el diseño de la primera al resto
de etiquetas. Después de cualquier cambio en el diseño de la primera etiqueta, volved a clicar
este botón.

48
Para ver cómo quedan las etiquetas seleccionad el botón Vista previa de
resultados del grupo Vista previa de resultados y utilizad los botones de
navegación: .

Sólo queda el último paso: combinar la hoja de etiquetas con la lista usando el
botón Finalizar y combinar del grupo Finalizar.

Este botón os ofrecerá 3 opciones:

 Editar documentos individuales: creará un nuevo documento con todas las etiquetas
(preguntará si queréis todos los registros o sólo unos cuantos). Una vez comprobado que
todo es correcto, podréis imprimirlas. Si hay algún error, cerrad este documento y modificad
el original.

 Imprimir documentos: imprime directamente las etiquetas (preguntará si queréis todos los
registros o sólo unos cuantos).

 Enviar mensajes de correo electrónico: creará mensajes de correo electrónico. Esto no lo

trabajaremos en este curso.

Si escogéis la primera opción, el documento con todas las etiquetas no hay que guardarlo, ya que
podréis crearlo en cualquier momento a partir del documento original.

A partir de ahora, siempre que abráis el documento, estará preparado para la combinación; sólo
tendréis que utilizar el botón Finalizar y combinar. La única precaución que habrá que tener es la
de no cambiar de nombre ni de carpeta la lista.

Para crear o modificar una hoja de etiquetas también podéis utilizar el asistente que os
proporciona la última opción del botón Iniciar combinación de correspondencia: Paso a paso por
el Asistente... Os mostrará una subventana, a la derecha, donde podréis seguir, paso a paso, todo
el proceso de creación de una combinación de correspondencia.

49
6. PREPARACIÓN DEL PROCESO DE SALIDA

6.1. PREPARACIÓN

6.1.1. Utilizar el corrector ortográfico y gramatical

Cuando escribimos un texto y cometemos algún error ortográfico, es muy probable que el
programa subraye la palabra incorrecta con una línea ondulada de color rojo, ya que Word tiene
una función que detecta los errores ortográficos de forma automática, aunque algunas palabras
correctas quedarán también subrayadas.

Las herramientas necesarias para la corrección ortográfica las

encontraréis en el grupo Revisión de la ficha Revisar.

Antes de hacer cualquier corrección ortográfica debéis

indicar en qué idioma habéis escrito el documento.
Para ello, seleccionad el texto a revisar y clicad el
botón Definir idioma ( ). Sólo podréis utilizar los
idiomas para los cuales tengáis instalado un
diccionario. Si lo tenéis, estará marcado.

Podéis seleccionar más fácilmente el idioma haciendo

clic en el nombre del idioma actual que tenéis en la
Barra de Estado de la ventana de Word (antes,
seleccionad el texto).

Una vez escogido el idioma, ya podéis

clicar el botón Ortografía y gramática.

Word mirará todas las palabras

comprobando si las tiene en su
diccionario. Si no las encuentra, os avisa.
En el cuadro de diálogo, en el apartado
No se encontró, podéis ver la palabra
errónea resaltada en rojo y, en el
apartado Sugerencias, las posibles
palabras correctas.

El corrector ortográfico funciona comprobando cada una de las palabras escritas en el documento
con las existentes en un diccionario propio y, cuando no encuentra una palabra del documento, el
programa la considera errónea y la marca. No obstante, este procedimiento tiene algunos
inconvenientes: puede que considere palabras correctas como erróneas por el hecho de que no
figuren en su diccionario; puede que no detecte los errores de palabras que tienen grafías
diferentes según su significado, como "seria" y "sería".

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Para substituir un error por la palabra correcta haced lo siguiente:

1. Clicad sobre la palabra correcta de la lista, en el apartado Sugerencias.

2. Haced clic sobre el botón Cambiar. También podéis hacer clic sobre el botón Cambiar todas
si queréis que la próxima vez que encuentre la misma palabra haga el mismo cambio sin
preguntar.

Cuando la palabra resaltada como errónea es correcta, haced lo siguiente:

1. Clicad sobre el botón Omitir para dejarla, pero la próxima vez que encuentre la palabra en el
documento la volverá a resaltar como errónea.

2. O clicad sobre el botón Omitir todas y, las sucesivas apariciones de la palabra en el

documento, las dejará como correctas.

El botón Agregar al diccionario permite añadir palabras correctas, desconocidas por el programa,
al diccionario, con lo cual se conseguirá aumentar el número de palabras que conoce.

Si el error encontrado se suele cometer a menudo, podréis añadirlo a la lista de autocorrección,

haciendo clic sobre el botón Autocorrección para que Word lo corrija en el momento que lo
escribáis. La autocorrección identifica algunos errores tipográficos y los corrige automáticamente
sin que el usuario haga nada.

Hay otra manera de corregir errores ortográficos: cuando Word marca una palabra como
incorrecta, clicadla con el botón derecho del ratón y aparecerá un menú contextual donde
muestra la posible corrección; si estáis de acuerdo, clicad la corrección propuesta para que
substituya automáticamente la escrita incorrectamente.

Si la palabra está escrita correctamente, conviene clicar sobre la opción Agregar al diccionario,
para incorporarla al diccionario; así el programa la considerará correcta a partir de ese momento.
Mirad de no añadir palabras incorrectas al diccionario.

Si la palabra del documento es correcta pero no queréis añadirla al diccionario, haced clic sobre la
opción Omitir todas; así el programa la ignorará todas las veces que vuelva a aparecer en este
mismo documento.

Mientras no se indique lo contrario, Word hace la corrección ortográfica y gramatical mientras

vais escribiendo. Si no queréis que lo haga, lo podéis indicar con el botón Opciones de Word de la
ficha Archivo (en el apartado Revisión).

51
6.2. IMPRESIÓN

Podéis imprimir el documento con el botón de la barra de herramientas de acceso rápido o

con la opción Imprimir de la ficha Archivo.

Si lo hacéis desde la barra de herramientas de acceso rápido, no preguntará nada e imprimirá, en

la impresora predeterminada, una copia de todo el documento. Si lo hacéis desde la ficha
Archivo, aparecerá una ventana donde podréis visualizar el documento tal y como se imprimirá y
hacerle algunas modificaciones:

Esta ventana también la podéis pedir con el botón de la barra de herramientas de acceso
rápido. Mostrará el documento reducido para ver toda la página. Es conveniente utilizarla antes
de imprimir ya que da una visión global de las pagines del documento.
Apartado Imprimir:

Copias: Escoger el número de copias.

Apartado Impresora:

Determinar a qué impresora enviar la impresión. Word utiliza, por defecto, la impresora
predeterminada en Windows, pero permite seleccionar otra impresora en la lista desplegable.
Dependiendo de la impresora escogida, las opciones posteriores pueden variar.
Con el enlace Propiedades de impresora, accedéis a las opciones propias de la impresora
escogida.

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Apartado Configuración:

Imprimir todas las páginas: Indicar qué parte del texto queréis imprimir: todo el documento,
sólo la página donde se halla el cursor (Página actual), algunas páginas (Intervalo), sólo el
texto seleccionado (Selección) o sólo las pagines pares o impares.

Páginas: Indicar qué páginas queréis imprimir. Tenéis que tener en cuenta que podéis indicar
páginas aisladas, separándolas con el carácter coma (,), y páginas consecutivas, mediante el
carácter guión (-). Por ejemplo:

 3: imprime sólo la página 3

 1, 3: imprime la primera y la tercera página

 1-6: imprime desde la primera hasta la sexta páginas, ambas inclusive.

 1, 3, 5-7 imprime la primera, tercera, quinta, sexta y séptima páginas.

Intercaladas: Indicar si queréis intercalar o no les páginas. Si pedís intercalar, imprimirá una
copia entera del documento antes de imprimir la copia siguiente. Si pedís no intercalar,
imprimirá todas las copias pedidad de cada página antes de imprimir las copias de la página
siguiente.

Orientación: Imprimir en vertical u horizontal.

A4: Indicar el tipo de papel que usaremos.

Márgenes personalizados: Especificar los márgenes superior, inferior, izquierda y derecho del
documento.

1 página por hoja: Indicar el número de páginas a imprimir por hoja (1, 2, 4, 6, 8 o 16). Incluye
la opción Escalar al tamaño del papel que permite imprimir un documento, definido para un
tipo de papel, en un papel diferente. Word hará las reducciones o ampliaciones necesarias.

Con el enlace Configurar página accedéis a un cuadro de diálogo con la mayoría de las opciones
anteriores.

Una vez todo configurado, sólo falta clicar el botón Imprimir de esta ventana.

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