INFORME DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

AUDITORÍA EN SOSTENIBILIDAD

Empresa New Soft S.A.S.

Dirección de la Sede Principal Calle 43 #69-26, San Joaquín

Número de Empleados 14

Ubicación ( Ciudad – País) Medellín - Colombia

Nombre de la persona responsable de la evaluación John Fredy García

Correo Electrónico jfgarcia@newsoft.com.co

Fecha de la Evaluación 2017-04-27

Evaluador (es) Camilo Andrés Carvajal Guerra

Luz Adriana Gutiérrez

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1. OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN

Determinar el grado de cumplimiento de la organización NEW SOFT S.A.S., con lo establecido

en el documento de evaluación de proveedores y contratistas del Grupo Nutresa frente a los
criterios allí establecidos.

2. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN

Con base en el trabajo que viene desarrollando el Grupo Nutresa, se realizó una evaluación de la
organización NEW SOFT S.A.S. mediante la cual se revisaron los temas previamente acordados
entre las partes y que incluyen aspectos relacionados a la seguridad y salud en el trabajo y aspectos
de carácter laboral.

La metodología que se siguió en este proceso de evaluación se dividió en cuatro fases así:

1. Definición del referencial a evaluar: Se toma como referencia la herramienta metodológica

de evaluación de proveedores y contratistas, construido entre ICONTEC y Grupo Nutresa,
el cual consta de cuatro ejes:

 Seguridad y salud en el trabajo

 Laboral

2. Planificación de las evaluaciones: El servicio de evaluación se inicia con la definición de la

logística de la evaluación, en la cual se tiene en cuenta:

 Ubicación de las instalaciones de los proveedores a evaluar

 Agenda y disponibilidad de atención
 Tiempo de evaluación
 Envío plan de evaluación

3. Ejecución de las evaluaciones: El propósito de esta fase del servicio consiste en determinar
el grado de cumplimiento de los aspectos a evaluar presentados por Grupo Nutresa en la
herramienta metodológica de evaluación de proveedores y contratistas, mediante
entrevistas y la observación de evidencias e información presentada por el
proveedor/contratista.

En este proceso se realiza una reunión de apertura donde se le explica la metodología, y al

final se hace una corta reunión de cierre con una pequeña retroalimentación de los
resultados al proveedor evaluado.

4. Elaboración de Informes: Se realiza un informe en el cual se establece el porcentaje de

cumplimiento en cada uno de los ejes y sus criterios.

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 3. RESULTADOS GENERALES
Luego de realizar el proceso de evaluación el día 2017-04-27 con base en la herramienta
metodológica de evaluación de proveedores y contratistas a la empresa NEW SOFT S.A.S., se
logró determinar el grado de acercamiento de la gestión de la organización, con los aspectos
considerados por cada uno de los criterios establecidos en los ejes de la herramienta. El resultado
general de la evaluación se presenta en el siguiente Gráfico:

Gráfico 1. Resultado General

1. Seguridad y Salud
en el Trabajo
100,00

80,00

60,00

40,00

20,00
2. Plataforma de
4. Laboral 0,00
servicios

59,56%
3. Organización

Se establece un cumplimiento general de 59,56%, con oportunidades de mejora identificadas en

los ejes evaluados correspondientes a seguridad y salud en el trabajo, plataforma de servicios,
organización y laboral.

3.1. ASPECTOS POSITIVOS

En general se pudo establecer en la evaluación que la organización cuenta con fortalezas

importantes en cuanto a:

 Se percibe disposición e interés por parte del encargado por dar cumplimiento a las
oportunidades de mejora identificadas en el ejercicio de verificación, enfocadas al
mejoramiento continuo.

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  Se evidenció y se pudo corroborar que no tienen laborando menores de edad, es una
política regulada desde el reglamento interno de trabajo y de las prácticas que tiene la
organización desde la contratación.

 Actualmente la organización propende por el cumplimiento legal en los aspectos como

seguridad y salud en el trabajo y temas relacionados con lo laboral.

 La organización cuenta con toda la documentación del proceso de selección y

contratación de todos los trabajadores, permitiendo así, realizar un seguimiento y
verificación permanente al cumplimiento de las exigencias laborales, evitando la
vulneración de los derechos laborales de sus trabajadores. Todos los trabajadores se
encuentran vinculados directamente.

 El cumplimiento en materia laboral es un aspecto que se encuentra presente en la

organización brindando a sus trabajadores pago oportuno de sus prestaciones
económicas

 No existen evidencias de tercerización ilegal, por el contrario, la organización siempre

propende por realizar una contratación directa de sus empleados y buscan conservar
una excelente relación laboral y legal con sus colaboradores/empleados, asimismo con
sus clientes.

3.2. OPORTUNIDADES DE MEJORA

 La organización actualmente se encuentra en actualización de sus sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo con la ayuda de la ARL y una profesional que acompaña
el proceso, es necesario que de manera prioritaria se realice un plan de trabajo para dar
cumplimiento al informe de cumplimiento de la ARL ya que el SGSST se encuentra
desactualizado desde el año 2011, lo anterior genera como resultado una ausencia de
gestión del ausentismo por escaso que sea.

 La organización debe revisar su sistema integral de vigilancia desde su inclusión en la

gestión de riesgos, ya que existen riesgos asociados al trema que deben ser identificados
y tratados de acuerdo al esquema que se tiene de gestión del riesgo.

 Es necesario que la gestión ambiental se desarrolle desde una política que cobije la
identificación de aspectos e impactos, y de esta manera identificar aspectos en los cuales
pueda intervenir en materia de desempeño ambiental para la organización. Asimismo, se
debe propender por la construcción de una estrategia de consumo sostenible partiendo de
la identificación de aspectos/impactos ambientales, aún para una empresa de prestación
de servicios como New Soft.

 Es recomendable que la organización, revise, formule, implemente y/o adopte un plan de

continuidad de negocio que incluya los aspectos relacionados con el manejo de crisis y
control de desastres, lo cual podría estar asociado a la actualización del plan de
emergencias.

 Documentar un procedimiento de quejas y reclamos y de esta forma poder realizar un

seguimiento formal al cierre de todas las quejas, peticiones y reclamos que se presenten
por parte de clientes, proveedores y/o empleados, de esta forma garantizar que se le dé
un tratamiento adecuado a todos y cada uno de los eventos que se presenten.
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  Formular y documentar una declaración de comportamientos éticos (manual de
convivencia, código de ética, código de comportamiento, entre otros) la cual contenga los
valores y principios de la organización, así como los mecanismos y herramientas para
reportar prevenir o resolver conflictos sobre el comportamiento ético o ilegal y temas
relacionados con la integridad organizacional de interés en toda la organización.

 Identificar los riesgos de corrupción, soborno, lavado de activos y financiación del

terrorismo, implementar políticas y desarrollar mecanismos para su respectiva denuncia,
adicionalmente crear y mantener medidas para evitar dichas prácticas.

 Definir y determinar de qué forma se evaluarán los proveedores con los que actualmente
cuenta la organización, incluir aspectos de cumplimiento legal en cuanto a SST, Ambiental
y Derechos Humanos en la evaluación para de esta forma prevenir cualquier
incumplimiento legal, abuso o violación de DDHH y caer en un evento de complicidad
beneficiosa.

 Asociar la gestión de la organización con estrategias que contemplen el cambio y/o

variabilidad climática desde la perspectiva de lo que se hace a nivel operativo y
acompañarlas con estrategias de consumo sostenible y/o inteligente desde la compra de
insumos para la organización.

 Es necesario que la organización contemple realizar encuestas de clima laboral y

satisfacción a sus empleados.

 Si bien la empresa cuenta con iniciativas para mejorar el bienestar de los empleados, estas
no se encuentran documentadas y además es recomendable que puedan ser mejoradas.

 Desarrollar estrategias y acciones de mejora para propender el desarrollo de habilidades,

formación y aprendizaje práctico.

 Implementar en el reglamento interno del trabajo, la política de tratamientos de datos y el

proceso disciplinario laboral ordenado por la Corte en la Sentencia C-593 del 2014.
4. RESULTADO DISCRIMINADO POR EJE

Los resultados anteriormente descritos, los aspectos positivos y las oportunidades de mejora
planteadas, se fundamentan en los resultados puntuales de la evaluación de cada uno de los ejes
que se muestra a continuación:

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 Gráfico 2. Resultados - Eje de seguridad y salud en el trabajo

1.1. SST
1.17. SST 3 1.2 SST
comunicación y…
1.16. SST 3
1.3. SST
comunicación y… 2
1.15. SST 2 1.4. SST
1
1
1.14. SST 1.5. SST Estándar
0
Real
1.13. SST 1.6. SST

1.12. SST 1.7. SST

1.11. SST 1.8. SST

1.10. SST 1.9. SST

Se observa un nivel de cumplimiento del 64,44% en seguridad y salud en el trabajo. Se evidencian

oportunidades de mejora de forma general en cuanto a la actualización de todo el sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo.

A continuación se relacionan los criterios evaluados:

Puntaje Puntaje Porcentaje

1. Seguridad y Salud en el Trabajo Alcanzado Máximo Logrado

29 45 64,44%
Su organización tiene política de seguridad y salud del trabajo
2 3 67%
documentado, socializado, implementado?
La organización Cuenta con un Análisis de amenazas y
vulnerabilidades y plan de prevención, preparación de respuestas 2 3 67%
ante emergencias?
Su organización cuenta con el Sistema de Gestión de Seguridad y
2 3 67%
Salud en el trabajo documentado, socializado, implementado?
Su organización cuenta con COPASST o Vigía de S.O. vigente y
0 3 0%
cumple con las funciones establecidas por ley?
Su organización cuenta con una persona o equipo de trabajo
responsable con licencia para gestionar el Programa de seguridad y 3 3 100%
salud en el trabajo?
Su organización cuenta con un presupuesto asignado para la
3 3 100%
ejecución del cronograma de actividades de SGSST?
La organización evalúa a sus proveedores y contratistas con
2 3 67%
respecto al cumplimiento legal en SGSST?

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 La Organización entrega los elementos de protección personal y la
N.A. 3 N.A.
dotación según lo descrito en la ley.
La organización asegura que la maquinaria, equipos y
elementos/equipos de protección Personal usados por sus
empleados, están registrados, inspeccionados y mantenidos en 3 3 100%
condiciones seguras de trabajo (programa de mantenimiento
predictivo, preventivo y correctivo, y listado de herramientas)?
La organización hace manejo de Sustancias Químicas? En caso
N.A. 3 N.A.
afirmativo validar el manejo seguro.
Su organización gestiona el ausentismo? 0 3 0%
Su organización tiene un procedimiento documentado de
investigación y reporte de accidentes e incidentes, y le hace 2 3 67%
seguimiento a dichos eventos?
Su organización ha presentado siniestralidad en los temas
asociados a seguridad y salud en el trabajo en los últimos 5 años? 0 3 0%
(Presentar evidencia solicitada a la ARL).
Su organización tiene procesos judiciales y/o administrativos
3 3 100%
abiertos de investigación o sanciones por asuntos SST?
IMPACTO SOCIAL INTERNO (-): Durante los últimos 12 meses se han
presentados quejas o incumplimientos cuya respuesta ha sido a
3 3 100%
favor del trabajador en los aspectos relacionados con seguridad y
salud en el trabajo. (GRI, SIG).
Su organización tiene definidos mecanismos de comunicación de la
1 3 33%
gestión SGSST a sus trabajadores y partes interesadas?
Todo el personal de su organización recibe, inducción,
3 3 100%
entrenamiento y formación permanente en los asuntos de SGSST?

Gráfico 3. Resultados – Plataforma de servicios

2.1. Responsabilidad del

producto
3

2.8. Clientes y 2.2 Responsabilidad del

Consumidores 2 producto

2.7. Clientes y 2.3 Seguridad de la

Consumidores 0 información

2.6. Clientes y 2.4. Clientes y

Consumidores Consumidores
Estándar
2.5. Clientes y Real
Consumidores

Se observa un cumplimiento del 55,56% de los criterios en lo relacionado con el eje de plataforma
de servicios. Se evidencian oportunidades de mejora en los aspectos relacionados con el
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desarrollo e implementación de herramientas o procedimientos establecidos para manejo de crisis
y control de desastres, y la elaboración, documentación e implementación de un proceso de
quejas y Reclamos y/o requerimientos.

A continuación se relacionan los criterios evaluados:

Puntaje Puntaje Porcentaje

2. Plataforma de servicios Alcanzado Máximo Logrado
10 18 55,56%
¿La organización cuenta con un mecanismo para dar información de
sus productos cuando se requiera probar las declaraciones o 2 3 67%
afirmaciones de los mismos?
¿Los productos son usados, almacenados y custodiados de forma
que sean seguros para los usuarios, para su propiedad y el medio N.A. 3 N.A.
ambiente?
¿Cuenta con mecanismos que permitan conservar la reserva de la
2 3 67%
información de sus empleados, clientes y proveedores?
¿La organización cuenta con herramientas o procedimientos
0 3 0%
establecidos para manejo de crisis y control de desastres?
¿La organización cuenta con herramientas que le permitan controlar
aspectos relacionados con la calidad de los productos ofrecidos
como leyes, regulaciones, normas y otras especificaciones en
3 3 100%
materia de salud y seguridad frente a la comercialización y consumo
de productos que puedan ir en contra de la salud y seguridad de los
usuarios?
¿La organización tiene una política o procedimiento para el manejo
2 3 67%
de incumplimiento, garantías y devoluciones?
¿La organización tiene estructurado un proceso de quejas y
1 3 33%
Reclamos y/o requerimientos?
IMPACTO SOCIAL EXTERNIO (-) Durante los últimos 12 meses, NO se
han presentado quejas de inocuidad de clientes o consumidores
que hayan afectado la salud y hayan sido resueltos a favor del
N.A. 3 N.A.
consumidor. Incluye incumplimientos que hayan generado algún
tipo de repercusión a las partes interesadas externas o repercusión
en aspectos de inocuidad.

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 Gráfico 3. Resultados – Organización

3.1. Ético
3.20 Ambiental 3 3.2. Ético
3.19. Ambiental 3 3.3. Ético

2
3.18. Ambiental 3.4. Ético
2

3.17. Ambiental 1 3.5 Seguridad…

1
3.16. Ambiental 0 3.6 Seguridad…

3.15. Ambiental 3.7. Derechos…

3.14. Ambiental 3.8. Derechos…

3.13. Derechos… 3.9. Derechos…

3.12. Derechos… 3.10. Derechos…
Estándar
3.11. Derechos…
Real

Se observa un cumplimiento del 44,44% de los criterios en lo relacionado con el eje de

organización. Se evidencian oportunidades de mejora en los criterios relacionados con la
formulación y socialización de una declaración de comportamientos éticos (manual de
convivencia, código de conducta, código de ética, entre otros) a través del cual se transmitan los
valores y principios de la organización, desarrollar mecanismos para determinar y vigilar que no
se compren o contraten bienes o servicios de proveedores que realizan acciones de violación de
los derechos humanos (complicidad beneficiosa), implementar procesos de observancia para
determinar si es posible suscribir por lo menos un principio o programas sociales, ambientales y
económicos desarrollados externamente, así como cualquier otra iniciativa que la organización
considere importante (pacto global, Reportes de sostenibilidad, Dow Jones, entre otros),
identificar los riesgos de corrupción, soborno, lavado de activos y financiación del terrorismo, e
implementar políticas, así como desarrollar medidas para evitar dichas prácticas e implementar
los mecanismos que permitan dar a conocer la existencia de sobornos o extorsiones, y desarrollo
de estrategias de consumo sostenible y cambio o variabilidad climática.

A continuación se relacionan los criterios evaluados:

Puntaje Puntaje Porcentaje

3. Organización Alcanzado Máximo Logrado

24 54 44,44%
¿La organización actúa bajo alguna declaración de comportamientos
éticos (manual de convivencia, código de conducta, código de ética,
0 3 0%
entre otros) a través del cual se transmitan los valores y principios de la
organización?

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¿La organización cuenta y ha implementado mecanismos y
herramientas (internas y externa como líneas éticas, líneas de ayuda,
buzones, comité de convivencia) para reportar prevenir o resolver
3 3 100%
conflictos sobre el comportamiento poco ético o ilegal y temas
relacionados con la integridad organizacional de interés en toda la
organización?
¿La organización tiene establecidos e implementados mecanismos
para determinar y vigilar que no se compren o contraten bienes o
0 3 0%
servicios de proveedores que realizan acciones de violación de los
derechos humanos (complicidad beneficiosa)?
¿Su organización ha suscrito por lo menos un principio o programas
sociales, ambientales y económicos desarrollados externamente, así
como cualquier otra iniciativa que la organización considere 0 3 0%
importante (pacto global, Reportes de sostenibilidad, Dow Jones, entre
otros)?
¿Cuenta con sistemas de vigilancia y protección en sus instalaciones? 0 3 0%
¿La organización identifica los riesgos de corrupción, soborno, lavado
de activos y financiación del terrorismo, e implementa políticas y 1 3 33%
mantiene medidas para evitar dichas prácticas?
¿La organización permite a sus colaboradores la libertad de asociación
3 3 100%
y el derecho de acogerse a convenios colectivos?
¿Durante los últimos 12 meses, NO se han presentado quejas internas
3 3 100%
por amenazas a la libertad de asociación y negociación colectiva?
¿Durante los últimos 12 meses, NO se han presentado quejas internas
por condiciones de trabajo forzoso u obligatorio como coacción para
trabajo extemporáneo; amenazas de despido, solicitud de depósitos o 3 3 100%
garantías para realizar el trabajo, condiciones inadecuadas de trabajo
que pongan en riesgo su integridad?
¿Tiene prácticas para prevenir el trabajo infantil? 2 3 67%
No evidencia de Trabajo Infantil. Durante los últimos 12 meses, NO se
han presentado quejas internas por casos de Trabajo Infantil. No se
evidencia trabajo infantil en la empresa. Para proveedores agrícolas 3 3 100%
además durante el recorrido en sitio se observará que no existan niños
trabajando no escolarizados.
¿Tiene mecanismos que permitan dar a conocer la existencia de
0 3 0%
sobornos o extorsiones?
IMPACTO SOCIAL INTERNO (-): Durante los últimos 12 meses se han
presentados quejas o incumplimientos a favor del trabajador en los
aspectos como, incumplimiento en derechos humanos, equidad de 3 3 100%
género, cualquier clase de discriminación, violencia laboral y
hostigamiento en todas su formas (acoso).
¿La organización identifica los aspectos e impactos ambientales
0 3 0%
asociados a sus decisiones y actividades en el entorno que la rodea?
¿La organización controla, monitorea y hace seguimiento a los
aspectos e impactos ambientales generados por las fuentes de 0 3 0%
contaminación?
¿La organización identifica y evita el uso los productos químicos
prohibidos definidos por la ley nacional, o de productos químicos N.A. 3 N.A.
considerados como no deseados en la convenciones internacionales?
¿La organización promueve y trabaja estrategias de consumo
0 3 0%
sostenible?
¿Cuenta su organización con una estrategia asociada al cambio o a la
0 3 0%
variabilidad climática?

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 IMPACTO SOCIAL EXTERNO (-) Durante los últimos 12 meses, NO se
han presentado quejas por incumplimiento legal, o quejas de partes
interesadas en temas ambientales (ruido, aire, residuos, vertimientos) 3 3 100%
o quejas de la comunidad por las operaciones de la planta o por
ubicación.
¿Tiene su organización políticas o programas de bienestar animal?
N.A. 3 N.A.
Nota: Siempre que aplique a la cadena de abastecimiento.
5. CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y RIESGOS
 La organización en cuanto a su quehacer no presenta ningún tipo de observación, es
evidente que son conocedores del core de su negocio y de las actividades que son
particulares del mismo.

 La organización ya lleva un tiempo considerable realizando desarrollos de software para

el Grupo Nutresa, por esta razón es necesario buscar mecanismos que refresquen la
gestión interna de la empresa que conlleve a la actualización de sus procesos internos,
caso concreto de la actualización de su SGSST y de su aspecto ambiental ya que a la
fecha no se presentan de forma adecuada.

 Si bien no existen evidencias de tercerización ilegal teniendo en cuenta que los

trabajadores no realizan actividades misionales en empresas del grupo (Noel), si existe
un alto riesgo de una declaratoria de contrato realidad, ya que es directamente es dicha
empresa (Noel) la encargada de entregar y suministrar las herramientas de trabajo,
establecer horarios, así como en muchas ocasiones dar directamente las instrucciones a
los empleados de New Soft.

 Crear un programa de capacitaciones continuas que lleven al crecimiento personal y

laboral de los trabajadores.

 Crear políticas de bienestar documentadas que permitan a los trabajadores mantener el

sentido de pertenencia, bajar la rotación y generar bienestar para los mismos.

 Realizar encuesta de clima laboral.

6. CONCEPTO

La organización presenta un cumplimiento condicionado con respecto a los criterios y ejes de

evaluación, por tanto es necesario presentar plan de acción a Grupo Nutresa dentro de los
próximos treinta (30) días calendario (09/06/2017), y está sujeto a seguimiento documental en
cuanto a la implementación del plan de acción presentado.

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