DEFINICIONES

Definir los lineamientos para la organización de los Archivos de Gestión de cada Unidad, con
base en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, y Acuerdo No. 042 del Consejo
Directivo del Archivo

Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su
gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o

grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de
organización

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose en
testimonio de su actividad y trascendencia.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para
las instituciones.

Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los

archivos de gestión.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones

Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento
de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma
institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.
Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de
Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia

Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han

perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes.

Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo

asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir,
cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta
en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El
expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su
integridad.

Folio: Hoja.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.
Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.

Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática

y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de asegurar el
control de los documentos en sus diferentes fases.

Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que

consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las
categorías o grupos definidos en la clasificación

Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las
conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo

Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos resultados de la

repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas,
generalmente están formados por el mismo tipo
 documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares,
generando como resultado una información seriada.

Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una

serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto

Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.

ACTIVIDADES A REALIZAR PARA ORGANIZAR SU ARCHIVO DE GESTIÓN

Para tener organizado nuestro archivo de Gestión debemos cumplir con la siguiente fórmula

Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

1. CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO

1.1. Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo

Los Documentos de Archivo son registros de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo,
fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación;
estos documentos son los que están listados en la Tabla de Retención Documental.

1.2. Ordenar los Documentos de Archivo en Series y Subseries Documentales con base en la
Tabla de Retención Documental de su Área u Unidad.

Identifique y ordene en carpetas (celuguías o cuatreo aletas) todos los tipos documentales
pertenecientes a cada una de las series y subseries relacionadas en la Tabla de Retención
Documental de su área o unidad, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y
manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo (Principio de Orden Original)

El primer documento que debe aparecer al abrir la carpeta, será el de fecha más antigua, y el
último el de fecha más reciente.

1.3. Foliación

Foliar cada una de las tipologías (documentos) de las series y subseries documentales,
previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz
de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el
documento más antiguo hasta el
más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente (se adjunta guía de foliación del
Archivo General de la Nación).

Cada carpeta deberá contener máximo 200 folios. Ejemplo:

SERIE: INFORMES

SUBSERIE: INFORMES DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL INFORME DE GETIÓN JUNIO 2011

4
1
*************************************
Neiva, 30 junio***************************
2011
3
*******************************
Doctor
******
*************************************
****
***************
*****
****

ARCHIVO CENTRAL INFORME DE GETIÓN2ENERO

Asunto: Informe de Gestión Oficina Archivo Central
2011

************************************ ****************************************
******************** Anexo: Informe
***************************
Neiva, 8 enero 2011
************ 1 ********************
Doctor *****
********************************
**** *****
***************
*****
**** *************************************
*************************************
Asunto: Informe de Ge*s*t*ió**n**O**f*ic**in**a********************** Archivo Central

*******************************************
**************** Anexo: Informe
1.4 Gestión Documental.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

De acuerdo con los principios que deben gobernar una correcta Gestión de Documentos son
los siguientes:

 Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal,
funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a
facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un
documento.

 Eficiencia. Producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus

objetivos o los de una función o un proceso.

 Economía. Evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus

documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.

 Control y seguimiento. Asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los

documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo
de vida.

 Oportunidad. Implementar mecanismos que garanticen que los documentos están

disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y
utilizarlos.

 Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y

por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.

 Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran

independientemente del medio de creación.

 Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías

(series, Subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un
mismo trámite.

 Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el

vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas
descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su
gestión como conjunto.

 Protección del medio ambiente. Evitar la producción de documentos impresos en papel

cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la
longevidad del papel como medio de registro de información.
  Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa
correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la
entidad.

 Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al

acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de
acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.

 Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la
sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la
institución.

 Modernización. Las altas gerencias públicas junto con el Archivo Institucional propiciarán
el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más
modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en
el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

 Interoperabilidad. Garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera

uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la
habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros
componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de
acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.

 Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para

intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el
propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras
entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad
para el Gobierno en línea).

 Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo

en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales
competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de
servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con
el desarrollo ambiental sostenible.

 Protección de la información y los datos. Garantizar la protección de la información y los

datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.

2. CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE APOYO

2.1. Clasificar los documentos en: Documentos de Apoyo

El Documento de Apoyo es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento
de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma
institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.
Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de
 Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia

2.2. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas

• Una vez organizados los documentos de archivo de la dependencia, aparecerán algunos

documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los
documentos de apoyo que son de carácter general, sirven únicamente de soporte a la
gestión de la dependencia, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.

• Se organizan en orden Alfabético y después de cumplir su función el Jefe de la Unidad

Académico-Administrativa, apoyado por la secretaria o auxiliar, los eliminará, y en
constancia diligencian el Formato Único de Inventario Documental GDC-FO-07.

Ejemplo:

Copias de Acuerdos USCO

Copias de Actas del Consejo Académico
3. DESCRIPCIÓN

3.1. Identificar y Describir cada una de las carpetas (celuguías o cuatro aletas), en la
esquina superior derecha, con el formato GDC-FO-02, y ubicar en la gaveta correspondiente.

Ejemplo:
Ejemplo: utilizando las Series y Subseries Documentales de la Oficina de Rectoría
4
Resoluciones

3
Informes de Gestión

2
Informes de Otras Dependencias

1
Informes Al Consejo Superior Universitario

Una vez se ubiquen las carpetas de los documentos de Archivo (Series y Subseries
Documentales de la Tabla de Retención Documental), se procede a ubicar los documentos
de Apoyo, en orden alfabético.

3.2. Numerar las carpetas colgantes, utilizando el formato GDC-FO-03, y ubicar en la gaveta
correspondiente

4
2
3
1
3.3. Identificar la gaveta y el archivador, utilizando el formato GDC-FO-04

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:
La transferencia documental es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes y
series documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo de
permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de los
documentos, de conformidad con lo establecido por la Comisión de Valoración Documental,
manteniendo los registros y catálogos preparados en el lugar de origen con el fin de garantizar el
acceso a la información y la conservación documental.

PARA QUÉ SIRVE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

 Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

 Evitan el almacenamiento desproporcionado de la documentación en las unidades de

archivo.
  Controlar la eliminación en forma indiscriminada y sin criterios técnicos ni legales de la
documentación, sin que antes haya cumplido un proceso de valoración.

 Mantener archivos técnicamente organizados, con la documentación estrictamente

necesaria, según los requerimientos de los usuarios internos como los externos.

 Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las

unidades de archivo con espacio físicos inadecuados para el almacenamiento de la
documentación, liberando espacio en cada una de las dependencias Municipales.

 Concentrar la información útil y garantizar su conservación adecuada, ya sea para la toma

de decisiones o para el conocimiento de la historia institucional como testimonio histórico de
la ciudad, garantizando la transparencia y acceso a la información pública y la preservación del
Patrimonio Documental de acuerdo a lo establecido en la ley.

RESUMEN
LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Los procesos de gestión documental se rigen bajo varias leyes, decretos y normas que
establecen la forma correcta de llevar a cabo las tareas dentro de las empresas, todo en pro
de la transparencia, la organización y el uso óptimo de la información. Una de las leyes que
regula y gestiona gran parte de los deberes documentales y archivísticos es la Ley General de
Archivos 594 del 2000.

La transparencia y el orden de la información es la base requerida para que los ciudadanos

en general puedan acceder a la información de interés público, ya sea de empresas privadas
que prestan servicios a la comunidad, como de empresas y organizaciones del Estado. Para
garantizar dichas bases, el gobierno aprobó el 14 de julio del año 2000 la Ley 594, conocida
como la Ley General de Archivos, la cual establece los parámetros para llevar a cabo el
reconocimiento de la gestión documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los
principios por los cuales se debe regir el correcto ejercicio archivístico por llevar una
adecuada gestión de archivo de documentación como guía para la organización de los
archivos de gestión y definir los lineamientos para la organización de los Archivos de Gestión
de cada Unidad con base fundamentales

Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000

 Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.

 Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.
 Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
 Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.
 Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés
económico, social y tecnológico.
 Consolidar una cultura de información nacional.
 Racionalización de la información y sus categorías.
 Cuáles son los principios de la Ley General de Archivos

Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la documentación a

favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios que la rigen y que se
desarrollan son los siguientes:

 Finalidad del archivo: mantener una documentación organizada ayuda y garantiza a

conservar una información con fácil acceso y recuperación.

 Importancia de los archivos: la ley establece y respalda la importancia de

la gestión y la administración de los documentos, tanto para las empresas, como para
quienes deseen consultar información de interés nacional. De este modo se categorizan de
manera eficaz los documentos, ayudando a depurar y a administrar lo que es necesario.

 Institucionalidad e instrumentalización: el uso de instrumentos archivísticos y el

manejo de los documentos y su reposo o archivo, respalda las actividades de gestión, siendo
las bases principales para procesos políticos, económicos y legales, garantizando los
derechos de todos los involucrados en los procesos.

 Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso de la información, por lo que

es enfática en el cumplimiento de las normas descritas en ella, tanto en organizaciones
públicas como privadas con interés público.

 Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo General de la Nación como el

principal ente de regulación, con el fin de proteger la memoria histórica y cultural de la
nación.

 Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por la correcta gestión de la

información y de garantizar el acceso a ella por parte de la ciudadanía en general.

 Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el manejo de los documentos

sea realizado por personal especializado o personal común, siempre y cuando sigan las leyes
y normas establecidas, de tal manera que su consulta esté más que garantizada.

 Modernización: el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias, ayudan a

las entidades a optimizar y a automatizar de la mejor manera los procesos de gestión
documental.

 Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la letra,

el AGN tiene la responsabilidad de brindar asesoría a todo el interesado en llevar a cabo
procesos de administración de documentos.