AUDITORÍAS
 

 
AUDITORÍA OPERATIVA
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 ÍNDICE  

1. Clases  de  auditoría  

1.1. Auditoría  operacional  
1.2. Auditoría  financiera  
1.3. Auditoria  de  gestión    
1.4. Auditoría  de  cumplimiento    
1.5. Auditoría  de  gestión    
1.6. Auditoría  integral  
1.7. Auditoría  informática    
2. Evolución  de  la  auditoría  operacional  
3. Historia  de  la  auditoría  operativa  
4. Diferencias  básicas  entre  la  auditoría  tradicional  y  la  auditoría  operacional  
5. La  administración,  la  organización  y    el  control    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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INTRODUCCIÓN  

La   gestión   empresarial   se   ha   caracterizado   por   su   constante   cambio   y   mejora,   dicho   proceso  

responde   a   los   diversos   desafíos   que   plantea   su   entorno,   es   decir,   cambios   en   las   políticas  
económicas  de  los  países;  desafíos  tecnológicos;  crisis  financieras  y  económicas,  etc.  Por  esto,  las  
organizaciones  crean  estrategias  para  mantenerse  vigentes,  obligándose  a  cambiar  sus  modelos  
y  estrategias  con  rapidez,  innovando  en  áreas  y  aspectos  que  le  permitan  cumplir  sus  objetivos.    

La   auditoría   operativa   u   operacional   representa   una   herramienta   que   brinda   apoyo   a   las  
empresas  mediante  la  evaluación  de  las  operaciones  en  forma  analítica,  objetiva  y  sistemática,  
dejando  al  descubierto  posibles  deficiencias  en  los  procesos,  en  las  actividades  o  en  la  utilización  
de   los   recursos,   lo   que   permite   la   implementación   de   procesos   de   control   para   maximizar   los  
recursos  de  la  organización  y  así  garantizar  su  perpetuidad.  

Los  inicios  de  la  auditoría  cuentan  con  más  de  una  figura  en  la  que  se  rinde  un  informe  sobre  
todas   las   actividades   relacionadas   con   la   organización.   En   su   versión   moderna,   la   auditoría   se  
asemeja  mucho  a  la  auditoría  forense,  ya  que  revisa  la  totalidad  de  los  registros  contables.  En  
esta  etapa,  la  contabilidad  como  sistema  de  información,  no  es  de  uso  general  entre  los  usuarios,  
se   lleva   contabilidad   con   el   fin   de   gestionar   los   recursos   propios   y,   por   ende,   esta   es   de   uso  
interno.   Cuando   aparece   la   figura   del   administrador,   la   auditoría   cambia   en   consecuencia,   su  
papel  es  más  de  inspector  de  la  integridad  del  administrador,  es  decir,  se  evalúan  los  resultados  
de   la   administración,   la   gestión   de   los   recursos   y   la   integridad   de   sus   labores   para,   en  
consecuencia,  rendir  un  informe  a  los  inversionistas.  

La  figura  del  administrador  con  el  tiempo  adquiere  mayor  relevancia  dentro  de  la  organización.  
Es   así   como   su   gestión   requiere   de   un   acompañamiento   especial,   la   auditoría   operacional   surge  
más  como  una  figura  de  acompañamiento  de  la  administración;  más  de  asesor  que  de  una  figura  
de  control  o  de  fiscalidad,  busca  la  eficiencia  y  la  eficacia  de  la  organización.  

La   auditoría   operativa   también   ayuda   a   detectar   errores   e   irregularidades   que   pueda   tener   el  
sistema   funcional   de   la   entidad,   ofrecer   posibles   soluciones   y   ayudar   al   logro   de   una   mayor  
economía,   eficiencia   y   eficacia   en   los   procesos   evaluados   con   una   visión   positiva   a   los   nuevos  
cambios  y  a  la    aplicación  de  nuevos  procesos  que  le  permitan  ser  más  competitiva  y  lograr  su  
permanencia  en  el  tiempo.      

La   naturaleza   de   la   auditoría   operacional   va   más   orientada   a   realizar   pruebas   de   eficiencia   y  

eficacia;  a  realizar  prueba  sobre  la  calidad  de  la  materia  prima,  si  esta  cumple  con  los  estándares  
de   calidad   de   la   organización,   y   no   solo   en   razón   de   su   costo;   a   realizar   pruebas   respecto   del  
funcionamiento   del   sistema   de   control   interno,   es   decir,   determinar   si   este   funciona   con  
efectividad.  Aunque  es  muy  importante  resaltar  el  papel  que  pueden  desempeñar  profesiones  de  
otras  aéreas  como  la  administración,  la  ingeniería  industrial,  etc.    

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 Igualmente,   es   muy   importante   anotar,   que   la   necesidad   de   la   auditoria   operacional   en   una  
organización   debe   recaer   sobre   la   dirección,   es   decir   aquel   o   aquellos   que   toman   las   decisiones  
en  las  organizaciones  y,  por  ende,  determina  o  encauza  el  desempeño  de  un  grupo  dentro  de  un  
proceso  que  persigue  un  objetivo  y  los  resultados  de  una  organización.  

RECOMENDACIONES  ACADÉMICAS  

Esta   primera   unidad   consta   de   una   formación   conceptual   en   los   temas   referentes   a   la   Auditoría  
operacional  y  a  la  administración.    Se  deben  revisar  las  lecturas  complementarias  para  una  mejor  
comprensión  y  apropiación  adecuada  de  los  conceptos.  

DESARROLLO  DE  CADA  UNA  DE  LAS  UNIDADES  TEMÁTICAS    

1. Clases  de  auditoría  

A  continuación  se  señalan  algunas  de  las  clases  de  auditoría  existentes:  

1.1. Auditoría  operacional  

La  auditoría  operacional  es  de  naturaleza  evaluativa  y  prospectiva.  Su  objeto  de  examen  es  el  
proceso   administrativo   y   las   operaciones   de   las   organizaciones,   a   fin   de   establecer   el   nivel   de  
eficiencia,   efectividad   y   economicidad   alcanzado   en   el   ente   auditado   y   proponer   la  
implementación   requerida,   en   los   casos   en   que   sea   necesario.   La   auditoría   operacional   gira  
alrededor  de  un  programa  cuyo  objeto  es  la  evaluación  de  las  operaciones  con  el  fin  de  establecer  
los  niveles  de  eficiencia,  efectividad  y  economicidad,  con  los  cuales  se  han  planeado,  organizado,  
dirigido  y  controlado  dichas  operaciones,  ejercida  normalmente,  por  grupos  interdisciplinarios.  

1.2. Auditoría  financiera  

La  auditoría  financiera  es  una  actividad  profesional  independiente  que  tiene  por  objeto  examinar  
y   evaluar   la   situación   financiera   de   las   organizaciones,   para   emitir   una   opinión   basada   en   la  
evidencia  recopilada  y  expresando  la  razonabilidad  de  los  estados,  evaluar  la  aplicación  de  los  
Principios   de   Contabilidad   de   General   Aceptación   y   en   especial   dar   seguridad,   a   través   de   su  
informe,  a  los  inversionistas  sobre  los  resultados  y  proyecciones  de  la  organización.    Una  auditoría  
de  estados  financieros  no  solo  valida  la  información  financiera,  esta  va  mucho  más  allá,  ya  que  
efectúa  comprobaciones  y  confirmaciones  a  través  de  terceros,  proveedores,  clientes,  bancos,    
sobre   los   saldos   de   las   cuentas   contables,   verifica   los   procedimientos   utilizados   por   la  
organización  en  el  desarrollo  de  sus  propias  actividades  y  evalúa  el  sistema  control  interno  de  la  
organización.  

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 1.3. Auditoría  de  gestión  

La  auditoría  de  gestión  tiene  por  objeto  el  examen  de  la  gestión  de  una  empresa,  con  el  propósito  
de  evaluar  la  eficiencia  y  eficacia  con  respecto  a  las  metas  trazadas,  los  recursos  físicos,  el  recurso  
humano  y  el  sistema  de  control  interno,  es  una  herramienta  efectiva  de  apoyo  a  la  gestión  de  una  
empresa.    

Algunos  de  los  objetivos  que  pueden  plantearse  en  una  auditoría  de  gestión  están:  

• Vigilar   las   políticas   de   la   organización,   no   solo   su   existencia,   sino   también   su  

cumplimiento.  
• Evaluar  los  objetivos  organizacionales,  tanto  a  mediano  como  a  largo  plazo  y  de  igual  
forma  los  planes  organizacionales  para  el  futuro  de  la  organización.  
• Comprobar  la  confiabilidad  de  la  información  suministrada  por  la  organización  y  de  los  
controles  utilizados  dentro  de  la  misma.  
•  Verificar  la  correcta  utilización  de  los  recursos  de  la  organización.  
•  Comprobar   la   adecuada   administración   de   los   recursos   de   la   entidad   y   la   adecuada  
preparación  de  los  proyectos  de  la  misma.    

1.4. Auditoría  de  cumplimiento  

Es  la  comprobación  o  examen  de  las  operaciones  financieras,  administrativas,  económicas  y  de  
otra   índole   de   una   entidad   para   establecer   que   se   han   realizado   conforme   a   las   normas   legales,  
estatutarias   y   de   procedimientos   que   le   son   aplicables.   Esta   auditoría   se   realiza   mediante   la  
revisión  de  todos  los  documentos  que  soportan  todas  las  operaciones  de  la  organización  en  todos  
los   aspectos   técnicos   financieros   y   contables   además   de   una   revisión   del   sistema   de   control  
interno  para  determinar  la  efectividad  de  los  procedimientos  y  controles  utilizados.  

1.5. Auditoría  administrativa  

La  auditoría  administrativa  es  la  revisión  y  evaluación  de  los  métodos  procedimientos  y  sistemas  
que  se  realizan  y  ejecutan  en  todo  el  proceso  administrativo  de  una  organización,  y  que  puedan  
afectar  los  resultados  organizacionales  y  las  operaciones  de  la  empresa,  con  el  fin  de    aseguran  el  
cumplimiento  de  las  metas  y  objetivos.  

Esta  auditoría  es  en  sí,  una  oportunidad  para  mostrar  los  logros  de  una  organización  en  particular.  
La   auditoría   administrativa   brinda   una   oportunidad   específica   para   el   examen   de,   de   las  
actividades  de  la  organización,  de  su  relación  con  el  componente  humano,  permitiendo  conocer  
resultados  respecto  a  políticas  y  programas  sobre  la  organización.    

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 Su   utilidad   e   importancia   radica   en   el   hecho   de   que   proporciona   a   los   directivos   de   una  
organización,  un  panorama  sobre  la  forma  en  que  está  siendo  administrada  por  los  diferentes  
niveles   jerárquicos   y   operativos,   señalando   deficiencias   o   irregularidades   en   cualquiera   de   las  
áreas  examinadas.  Esto  significa  que  por  medio  de  esta  la  administración  de  una  empresa  podrá  
llevar   a   cabo   entre   otras   labores   las   siguientes:   eliminar   pérdidas   y   deficiencias,   mejorar   los  
sistemas   y   procedimientos,   de   las   áreas   más   críticas   de   la   organización,   así   como   mejorar   los  
controles,  maximizar  la  capacidad  del  componente  humano  y  utilizar  mejor  los  recursos  de  que  
dispone.  

1.6. .Auditoría  de  informática  

En   un   mundo   donde   los   sistemas   de   información   han   generado   una   revolución,   se   hace  
indispensable   realizar   un   examen   y   análisis     sobre   los   procedimientos   y   sistemas   de   control   e  
información,  de  la  organización,  esta  es  la  finalidad  auditoría  en  informática;  debe  comprender  
no  solo  la  evaluación  de  los  equipos  de  cómputo  o  de  un  sistema  o  procedimiento  específico,  sino  
que   además   habrá   de   evaluar   los   sistemas   de   información   en   general   desde   sus   entradas,  
procedimientos,  controles,  archivos,  seguridad  y  obtención  de  información.  

La   auditoría   de   sistemas   computarizados,   se   adelanta   con   base   en   un   programa   tendiente   a  

evaluar   el   sistema   de   control   interno,   del   área   de   informática,   expresada   en   la   instalación   de  
procesamiento   electrónico   de   datos,   el   desarrollo   de   software   y   las   aplicaciones   en  
funcionamiento.  Esta  actividad  es  ejercida,  por  ingenieros  de  sistemas,  o  por  profesionales  de  
otras  disciplinas  capacitados  para  el  efecto.  

1.7. Auditoría  integral  

La  auditoría  integral  es  el  examen  de  diferentes  aspectos  de  la  organización  como  los  programas,  
actividades  o  segmentos  operativos  de  una  entidad  pública  o  privada,  con  el  propósito  de  medir,  
analizar  e  informar  sobre  la  utilización,  de  manera  económica  y  eficiente,  de  los  recursos  y  el  logro  
de  los  objetivos  operativos.  Es  el  proceso  diseñado  a  medir  y  evaluar  el  rendimiento  real  de  la  
organización  respectos  de  las  expectativas  que  se  han  estimado.  La  auditoría  integral  tiene  un  
componente  de  asesor  más  que  de  evaluador,  tendiente  a  formular  recomendaciones  destinadas  
a  mejorar  el  desempeño  general  de  la  organización.  

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2. Evolución  de  la  auditoría      

La   auditoría   desde   su   aparición   ha   tenido   una   evolución   ligada,   en   parte,   al   crecimiento   y  

evolución   de   las   organizaciones,   la   economía,   la   tecnología,   etc.,   razón   por   la   cual   se   ha  
diversificado  y  especializado  en  una  gama  de  posibilidades  que  brinde  una  herramienta  de  control  
y  evaluación  que  responda  a  los  diferentes  componentes  organizacionales.  

El   objetivo   de   la   auditoría   en   sus   comienzos   estaba   destinada   a   determinar   la   ética   del  

administrador,  es  decir,  prevenir  el  fraude  leve,  lo  que  determinó  que  el  auditor  sea  visto  más  
como  un  agente  policivo  más  que  como  un  agente  de  cambio  positivo  dentro  de  la  organización,  
a  pesar  del  desarrollo  internacional  y  reconocimiento  de  la  profesión  de  la  contaduría  pública,  no  
se  ha  superado  totalmente.  No  obstante,  en  el  sector  público,  su  metodología  fue  configurando  
el  denominado  control  numérico-­‐legal  y  en  términos  más  actuales,  la  auditoría  de  cumplimiento.  

Cuando  se  separa  el  capital  de  la  propiedad,  se  genera  un  nuevo  objetivo  en  la  auditoría,  el  de  
verificar  y  certificar  la  información  suministrada  por  los  administradores  acerca  de  las  utilidades,  
es  decir  su  papel  es  el  de  establecer  la  veracidad  de  la  información;  con  el  surgimiento  de  nuevas  
tecnologías,   y   con   el   aumento   desmesurado   de   las   transacciones,   el   objetivo   cambia   hacia   la  
verificación  del  sistema  de  control  interno,  con  el  fin  de  determinar  su  funcionamiento,  se  rinden  
informes  basados  en  la  evidencia  recopilada  durante  el  proceso  de  la  auditoría.  

3. Historia  de  la  auditoría  operativa    

De  acuerdo  con  lo  que  describe  (Santillana  González,  2002),  el  primer  antecedente  formal  sobre  
el   origen   de   la   auditoría   operacional   se   remonta   al   año   de   1945   cuando   con   ocasión   de   la  
conferencia  anual  de  The  Institute  of  Internal  Auditors  se  incluye,  para  discusión  en  panel,  el  tema:  
(Alcance  de  la  auditoría  interna  en  operaciones  técnicas).  En  Scope  of  internal  Auditing  of  Tecnical  
operations   el   año   de   1948,   Arthur   H:   Kent,   auditor   interno   de   la   Estándar   Oil   Company   of  
California,   escribe   una   artículo   denominado:   Audits   of   Operations   (Auditoría   de   operaciones).  
Frederic   E.   Mints,   auditor   interno   de   la   Lockheed   Aircraft,   comienza   a   utilizar   de   manera   formal  
en   sus   trabajos   y   reportes   el   término:   Operational   Auditing   (Auditoría   Operacional)   como   se  
conoce   hasta   la   fecha,   causando   gran   revuelo   entre   la   comunidad,   por   lo   novedoso   del   nombre  
de  esta  naciente  disciplina.  

En  Estados  Unidos  William  P.  Leonard  anticipó  su  necesidad  en  las  organizaciones  y  la  definió,  sus  
aportes  y  conceptualización  de  la  auditoría  operacional  tuvieron  una  gran  repercusión,  la  definió  
como  un  examen  y  puntualizó  varios  parámetros  y  aportes  al  análisis  organizacional.    

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 Conforme  el  conocimiento,  el  comercio,  la  tecnología,  etc.,  van  evolucionando,  las  organizaciones  
también  lo  hacen,  ya  que  se  crean  diversas  técnicas,  procedimientos,  actividades,  entre  otras.  La  
auditoría  operativa  en  consecuencia  justifica  su  existencia,  con  el  fin  de  examinar  la  consecución  
de   los   objetivos   organizacionales.     La   auditoría   operativa   nace   de   la   necesidad   de   validar   la  
información  financiera  y  de  los  informes  de  todas  las  operaciones  de  la  organización,  por  parte  
de  la  administración.    

En  1956  The  Institute  of  Internal  Auditors,  emite  su  primer  pronunciamiento  sobre  la  auditoría  
operacional,  en  su  libro  Bibliografhy  of  Internal  Auditing,  en  un  capítulo  denominado:  Operations  
Audits  (Operaciones  Auditables).  

Surgen  inquietudes  por  parte  de  los  auditores  internos  en  Estados  Unidos,  con  el  fin  de  conocer  
más   sobre   esta   nueva   rama   de   la   auditoría   y   la   forma   como   ellos   podrán   especializarse   en   la  
misma,   estas   inquietudes   derivaron   en   encomendar     The   Institute   of   Internal   Auditors   a   su  
Director  de  investigación  y  educación,  Bradford  Cadmus..  El  trabajo  de  Bradford  Cadmus,  derivó  
en   su   libro   denominado   Operational   Auditing   Handbook   (Manual   de   Auditoría   Operacional)   que  
fue  publicado  en  el  año  de  1964  por  The  Institute  of  Internal  Auditors.  

La  auditoría  operacional  evalúa  la  eficiencia,  eficacia  y  economía  con  que  están  siendo  utilizados  
los  recursos  de  la  organización  y  su  objetivo  es  promover  la  eficiencia  en  las  operaciones  y  evaluar  
la  calidad  de  estas.  

4. Diferencias  básicas  entre  la  auditoría  tradicional  y  la  auditoría  operacional  

La   auditoría   tradicionalmente   estuvo   orientada   fundamentalmente   al   examen   de   los   estados  

financieros.   El   surgimiento   de   la   auditoria   operacional   como   un   nuevo   campo   de   acción   del  
contador   genera   tres   diferencias   fundamentales   entre   lo   que   conocemos   como   auditoría  
tradicional  (auditoría  a  los  estados  financieros)  y  la  auditoría  operacional,  estos  son:  El  objetivo  
de  la  auditoría,  los  destinatarios  de  los  informes  de  la  auditoría  y  las  áreas  no  financieras  que  son  
abarcadas  por  la  auditoría  operacional.  

• El   objetivo   de   la   auditoría:   Las   pruebas   que   realiza   la   auditoría   operacional   tienen   un  

propósito  diferente,  veamos:  la  auditoría  financiera  realiza  su  examen  sobre  información  
financiera   histórica,   la   auditoría   operacional   se   enfoca   en   la   eficiencia   y   la   eficacia.   El  
auditor   operacional,   por   ejemplo,   puede   evaluar   si   un   tipo   de   material   nuevo   se   está  
comprando  al  costo  más  bajo  para  ahorrar  dinero  en  las  compras  de  la  materia  prima  a  
futuro.  
• Destinatarios  de  los  informes:  En  la  auditoría  financiera  el  dictamen  está  dirigido  a  muchos  
usuarios   de   los   estados   financieros   como   los   accionistas,   los   banqueros,   en   cambio   el  
único   usuario   de   los   informes   generados   por   la   auditoría   operacional   es   la   gerencia,   y   su  
contenido  y  forma  pueden  variar  entre  una  y  otra  auditoría  operacional.  
•  

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 • Áreas   no   financieras   abarcadas   por   la   auditoría   operacional:   La   auditoría   operacional  
abarca  cualquier  aspecto  relacionado  con  la  eficiencia  y  la  eficacia,  por  lo  tanto,  el  número  
de  actividades  no  es  limitado,  las  auditorías  financieras  se  limitan  a  asuntos  directamente  
relacionados  con  la  presentación  de  los  estados  financieros.    

En   la   organización   moderna,   todas   las   áreas   de   las   organizaciones   suministran   información  

financiera,   lo   que   implica   que   una   combinación   de   los   dos   tipos   de   auditoría   resultaría   muy  
provechosa  para  la  organización  en  temas  como:  

1. Evaluación  más  asertiva  de  las  operaciones  

2.  Información  de  cómo  realizar  mejoras  en  las  diferentes  operaciones.  
3. Informes  más  precisos.  

5. La  administración,  la  organización  y  el  control    

La  administración  

Las   diversas   prácticas   gerenciales   que   utilizan   las   empresas   hoy   en   día   como   la   calidad   total,  
excelencia   gerencial,   sistemas   de   información,   procesos   administrativos,   procesos   tecnológicos,  
etc.,   han   fortalecido   las   organizaciones.     Estos   nuevos   enfoques   han   optimizado   la   gestión  
empresarial   en   diversos   aspectos   como   la   satisfacción   del   cliente,   usuarios   mejor   informados,  
productos  de  alta  calidad.  

El   término   administración   ha   cambiado   con   el   tiempo,   en   la   actualidad   el   concepto   hace   más  

referencia  a  la  satisfacción  y  la  generación  de  valor  para  la  sociedad  en  general.  

La   administración   o   mejor   conocida   como   Administración   de   Empresas,   es   una   disciplina   de  

carácter  social  que  utiliza  técnicas  como  la  planeación,  dirección,  organización  y  control,  cuyo  fin  
es   el   de   generar   el   mayor   beneficio   posible,   no   solo   de   carácter   monetario   o   financiero,   sino  
también  social  o  económico,  dependiendo  del  tipo  de  organización  y  de  su  objeto  social.  

Según  (Chiavenato,  2004,  pág.  10),  la  Administración  es  "el  proceso  de  planear,  organizar,  dirigir  
y  controlar  el  uso  de  los  recursos  para  lograr  los  objetivos  organizacionales”.  

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 Áreas  funcionales  de  estudio  de  la  Administración    

Una  organización  clásica  tiene  una  forma  piramidal,  en  la  cual,  a  nivel  operativo,  las  operaciones  
se  encuentran  en  la  base,  como  soporte  de  toda  la  organización,  en  el  medio  se  encuentra  el  nivel  
táctico,   compuesto   por   la   parte   financiera,   el   marketing   y,   de   manera   transversal,   el   capital  
humano,  y  en  la  punta  de  la  pirámide  y  como  estrategia,  se  encuentra  la  alta  gerencia.  

Una   excelente   gestión   está   basada   en   la   coordinación   de   todos   los   niveles   de   la   pirámide,   todas  
sus  actividades  y  sus  procesos,  como  la  forma  en  que  se  organizan.  

Además  de  las  áreas  fundamentales  de  la  organización,  se  pueden  encontrar  áreas  como:  el  área  
de   sistemas   o   tecnologías   de   la   información,   área   de   planificación   estratégica,   gestión   de  
investigación,   área   de   proyectos,   área   de   logística,   etc.,   son   áreas   fundamentales   en   la  
organización  actual.  

Escuelas  de  administración  

De   acuerdo   con   (Chiavenato,   2004).   “cada   teoría   administrativa   surgió   como   respuesta   a   los  
problemas   empresariales   más   importantes   de   su   época.   En   este   sentido,   todas   han   tenido   éxito  
al   presentar   soluciones   específicas   para   tales   problemas   y   todas   son   aplicables   a   las   situaciones  
actuales,  lo  que  significa  que  todo  profesional  de  la  Administración  debe  conocer  muy  bien  estas  
teorías  y  hacer  uso  de  ellas  según  la  situación  a  la  que  se  enfrente”.  

Dentro   del   desarrollo   del   estudio   de   la   administración,   diversos   autores   han   adoptado   posturas  
diferentes   para   efectuar   el   estudio   de   las   organizaciones,   quienes     a   su   vez   también   han  
conformado  conceptos  como  Escuelas.  

Se  conoce  con  el  nombre  de  “escuelas”  a  aquellos  grupos  de  autores  que  sustentan  en  forma  
sistemática   principios   y   métodos   similares   respecto   de   una   disciplina   determinada.   Por  
consiguiente,  deben  considerarse  como  Escuelas  de  la  Administración  Científica  aquellos  grupos  
de  autores  que  siguiendo  ordinariamente  a  uno  o  dos  autores  fundamentales  sustentan  criterios  
semejantes,   no   tanto   en   lo   que   respecta   a   hechos   administrativos,   que   todos   aceptan,   sino   más  
bien   en   cuanto   a   su   ordenamiento,   al   énfasis   en   determinados   aspectos,   su   importancia   y   las  
consecuencias  que  de  todo  eso  se  derivan.  

Las   escuelas   de   administración   representan   precisamente   una   riqueza,   porque   el   hecho  

administrativo  es  complejo  de  lo  humano  y  de  lo  material,  de  lo  estructural  y  de  la  realización  
personal  de  cada  uno.  Ya  sea  que  un  autor  o  grupo  de  autores  contemple  un  aspecto,  pueden  
formar  una  escuela  o  una  tendencia.  

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10 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Según  (Reyes  Ponce,  1992),    las  escuelas  de  administración  pueden  agruparse  en  cuatro  grandes  
sectores.   Podría   decirse   que   las   primeras   son   aquellas   que   miran   la   naturaleza   intrínseca   y   la  
estructura   de   la   disciplina   de   la   administración,   y   que,   bajo   un   concepto   u   otro,   tratan   de  
establecer  qué  y  cómo  es  lo  administrativo,  y  deducir  de  allí  sus  reglas  o  principios.    

Entre  estas  escuelas  pueden  citarse:  

• La  escuela  de  administración  Científica  o  Taylorismo  

• La  escuela  del  proceso  administrativo  
• La  escuela  empirológica  de  Ernest  Dale  
• La  escuela  burocrática  de  Max  Weber  
• La  escuela  de  administración  Científica  o  Taylorismo  

Su  característica  fundamental  radica  en  que,  por  primera  vez,  se  afirma  expresamente  que  de  
alguna  manera  lo  explican  también  Babbage  y  otros  autores  que  la  administración  es  una  cuestión  
científica  a  la  que  es  aplicable  el  método  científico.  

La  escuela  del  proceso  administrativo  

También   conocida   como   Escuela   Clásica   o   Escuela   Universalista.   Esta   escuela,   defendida  
principalmente   por   Henry   Fayol,   coincide   en   parte   con   la   de   Taylor,   o   mejor,   se   complementan.  
Su  característica  radica  en  tratar  de  erigir  una  estructura  lógica  de  los  diversos  actos  que  forman  
la   administración.   Cabe   destacar   aquí   que   no   se   trata   del   número   de   elementos   o   actos  
administrativos   ni   del   orden   en   que   se   presenten,   lo   cual   es   secundario,   puesto   que   varía   en  
muchos  autores  que  siguen  esta  escuela.  

La  escuela  empirológica  de  Ernest  Dale  

Esta  escuela,  sin  prescindir  de  la  fijación  de  los  elementos  de  la  administración,  pues  en  el  fondo  
y   como   se   verá,   los   sustenta   y   hace   un   énfasis   en   lo   que   es   la   administración,   si   bien   se  
fundamenta  en  la  experiencia  de  la  administración,  no  debe  tener  en  cuenta  solo  esta,  sino  que,  
en   cada   caso   concreto,   debe   descansar   en   diversas   investigaciones   experimentales   y   su  
enseñanza  debe  realizarse  con  basada  en  casos  prácticos.  

La  escuela  burocrática  de  Max  Weber  

Este  autor  considera  que  la  Administración  Científica  debe  realizarse  sobre  la  base  de  establecer  
con  toda  precisión  y  detalle  todos  los  elementos  de  organización  formal  que  existen  en  ella,  con  
lo  cual  ésta  será  mucho  más  perfecta.  

AUDITORÍA OPERATIVA 11
 Weber  divide  a  las  sociedades  en  tres  clases:  la  sociedad  tradicional,  en  la  que  la  autoridad  se  
recibe  por  el  hecho  de  la  herencia,  la  sociedad  carismática,  en  la  que  la  autoridad  se  tiene  porque  
el  que  actúa  como  jefe  posee  tales  cualidades  naturales  que  se  imponen  a  los  demás,  y  la  sociedad  
legal,   racional   o   burocrática.     Considera   que   esta   última   es   la   más   perfecta,   sobre   todo   para  
defender   la   estructura   de   la   sociedad   de   los   embates   de   la   acción   desordenada   por   la   que   cada  
uno  de  los  miembros  de  la  misma  sociedad  trata  de  establecer  sus  propios  intereses.  Así,  resulta  
que  la  burocracia  no  es,  en  su  fundamento  principal,  más  que  una  exageración  de  la  teoría  del  
formalismo  de  la  organización.  

Dentro   del   contexto   de   las   escuelas,   se   enfatizan   otras   en   los   aspectos   humanos   de   la  
administración  y  un  tercer  grupo  que  está  integrado  por  aquellas  escuelas  que  se  apoyan  en  los  
avances  de  la  ciencia  logística,  y  emplean  principalmente  modelos  matemáticos  para  la  toma  de  
decisiones.  

En  el  cuarto  grupo  puede  situarse  aquellas  escuelas  que  miran  principalmente  a  las  relaciones  
que  se  dan  dentro  de  la  administración.  En  este  aparecen:  

• Escuela  Estructuralista  
• Escuela  Situacional  o  Contingencial    
• Escuela  de  Sistemas.  

Escuela  estructuralista  

Esta   escuela   se   caracteriza   fundamentalmente   por   el   análisis   que   se   realiza   acerca   de   las  
relaciones  de  la  unidad  productiva  con  el  sistema  social  que  lo  rodea.  Entre  estas  relaciones  se  
consideran,  en  primer  lugar,  los  elementos  formales  e  informales  de  la  organización,  así  como  la  
relación  que  existe  entre  ambos;  en  segundo  lugar,  la  extensión  de  los  grupos  informales  y  su  
relación  dentro  y  fuera  de  la  organización;  en  tercer  lugar,  dirige  su  análisis  a  todos  los  niveles  de  
la  organización;  en  cuarto  lugar,  estudia  todo  tipo  de  estímulos,  tanto  materiales  como  sociales,  
ambientales   y   la   mutua   interdependencia   de   estos   estímulos.   Estudia,   además,   las   relaciones,  
intercambio  de  influencias  entre  la  organización  y  su  medio  ambiente,  derivando  de  ello  una  serie  
de  reglas  y  procedimientos  para  la  resolución  de  conflictos  e  intereses  y  de  los  problemas  que  
surgen,   teniendo   en   cuenta   la   influencia   del   medio   y   no   solo   los   problemas   internos   que   se  
generan  dentro  de  la  organización.      

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12 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Escuela  situacional  o  contingencial    

Esta  escuela  establece  esencialmente  que  lo  que  el  administrador  hace  en  la  práctica  depende  
sustancialmente  de  una  determinada  serie  de  circunstancias  que  lo  rodean,  formando  la  situación  
concreta.    Algunos  distinguen  que  mientras  que  la  administración  situacional  implica  meramente  
que   lo   que   el   administrador   hace   depende   de   una   situación   determinada,   el   enfoque  
contingencial  implica  que  la  administración  tiene  un  papel  más  activo  en  las  interrelaciones  entre  
las  variables  en  una  situación  y  la  decisión  administrativa  que  se  toma;  por  consiguiente,  bajo  el  
enfoque   contingencial   los   administradores   pueden   ver   una   situación   en   la   que   ellos   pueden  
influenciar  o  actuar  más  eficazmente  sobre  las  consituaciones  o  condiciones  y  concluir  con  un  
patrón  de  organización  más  estructurado  y  actuar  más  sobre  ella.  

Escuela  de  sistemas  

Esta   escuela,   que   nace   fundamentalmente   con   Ludwig   von   Bertolanffy,   es   quizá   la   que   ha  
obtenido  máxima  aceptación  en  el  momento  actual.  

Conviene  advertir,  en  primer  lugar,  que  no  se  trata  en  este  caso  de  una  escuela  específicamente  
administrativa,  sino  de  un  enfoque  general:    llamado  enfoque  de  sistemas,  cuya  característica  
principal  consiste  en  que  trata  de  hacer  que  todas  las  ciencias  y  todas  las  disciplinas  formen  un  
conjunto  unitario  cuya  esencia  se  encuentra  en  considerar  a  todo  conjunto  de  fenómenos  como  
un  sistema  que,  por  un  lado  forma  parte  de  un  sistema  superior  o  suprasistema  y  que  a  su  vez  
está  formado  por  otros  varios  sistemas,  que  constituyen  los  subsistemas.  

Por   otra   parte,   cada   sistema   supone   una   entrada   o   abastecimiento   -­‐   input   -­‐,   un   proceso   o  
realización  –  thoughput  -­‐,  en  inglés,  y  una  salida,  producción  o  resultado  –  output  -­‐.  

Este  enfoque,  cabe  repetirlo,  es  el  más  generalizado  actualmente,  admitido  por  la  mayoría  de  los  
autores   en   una   u   otra   forma;   por   consiguiente,   en   su   oportunidad   será   abordado   más  
extensamente.  

AUDITORÍA OPERATIVA 13
 Otras  teorías  administrativas    

Adicionales   a   las   teorías   mencionadas   anteriormente   y   consideradas   por   los   estudiosos   de   la  

Administración  como  teorías  generales  de  administración,  a  partir  de  la  década  del  70,  surgieron  
nuevos   planeamientos   relacionados   con   la   administración,   pero   menos   y   más   instrumentales.   A  
estos   se   les   conoce   como   enfoques   modernos   de   la   administración.   Entre   ellos   se   suelen  
mencionar  los  siguientes:  

• Calidad  total  
• Reingeniería  
• Gerencia  del  servicio  
• Outsourcing  
•  Benchmarking  

Más   recientemente,   en   especial   a   partir   de   la   década   de   1990,   han   venido   surgiendo   otros  
planteamientos   altamente   instrumentales   y   denominados   “tendencias   administrativas”;   entre  
estas  tendencias  se  suelen  mencionar  las  siguientes:  

• Gestión  del  conocimiento  

• Gestión  de  virtualidad  (e-­‐business,  e-­‐commerce,  etc.)  
• Gestión  de  la  Innovación  

Es   claro,   entonces,   que   el   estudio   y   el   ejercicio   de   la   administración   son   bastante   complejos  

porque  existe  una  variedad  amplia  de  enfoques.  

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14 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Proceso  administrativo  

El  proceso  administrativo  se  puede  definir  como  las  actividades  que  el  administrador  debe  realizar  
con   el   fin   de   maximizar   los   recursos   de   los   que   dispone   la   organización,   tales   como   los   recursos  
humanos,  técnicos,  materiales,  etc.  

El   proceso   no   tiene   restricciones   en   su   aplicación,   es   decir,   se   puede   aplicar   en   cualquier  

momento,  en  cualquier  lugar  y  en  cualquier  tipo  de  organización.  Es  utilizado  en  cualquier  tipo  
de  organización  en  la  que  un  determinado  grupo  de  individuos  se  reúnan  con  el  fin  de  realizar  
determinado  tipo  de  actividades,  con  el  fin  de  alcanzar  un  objetivo  en  común.  Este  proceso  lo  
puede  realizar  el  administrador  de  una  tienda  de  barrio,  como  el  gerente  de  una  multinacional.    

Así  mismo,  este  proceso  puede  ser  utilizado  en  cualquier  nivel  de  la  organización  ya  sea  a  nivel  
operativo,  táctico  o  estratégico.    

Las   funciones   o   procesos   detallados   no   son   independientes,   sino   que   están   totalmente  
interrelacionados.  Cuando  una  organización  elabora  un  plan,  debe  organizar  su  estructura  para  
que   así   sea   posible   la   consecución   del   mismo.   Luego   de   la   ejecución   (o   tal   vez   en   forma  
simultánea)   se   controla   que   las   acciones   que   realiza   la   empresa   se   ajusten   a   lo   planeado  
previamente,  o  en  caso  de  no  hacerlo  se  busca  determinar  las  causas  del  desajuste.    Finalmente,  
de  las  actividades  de  control  realizadas  puede  surgir  una  modificación  en  los  planes  elaborados  
previamente,  lo  que  retroalimentaría  el  proceso.  

La   administración   puede   verse   también   como   un   proceso.   Según   Fayol,   dicho   proceso   está  
compuesto  por  funciones  básicas:  planificación,  organización,  dirección,  coordinación,  control.  

Planificación:   Procedimiento   para   establecer   objetivos   y   un   curso   de   acción   adecuado   para  

lograrlos.  Consiste  en  establecer  anticipadamente    los  objetivos,  políticas,  reglas,  procedimientos,  
programas,  presupuestos  y  estrategias  de  un  organismo  social.  Es  decir  consiste  en  determinar  lo  
que  va  a  hacerse.  

Organización:  Como  la  conocemos  en  la  actualidad,  se  refiere  a  un  grupo  de  personas,  las  cuales  
trabajan  de  manera  conjunta,  con  el  fin  de  alcanzar  un  objetivo,  por  lo  general  se  persigue  un  fin  
económico,  esta  agrupación  de  persona,  se  organiza  de  manera  tal  que  todas  las  actividades  que  
realicen   sean   de   manera   organizada   y   con   una   alta   eficiencia.   Esta   agrupación   de   actividades   se  
realiza  bajo  el  criterio  de  tareas  similares  con  unos  objetivos  específicos,  que  nosotros  conocemos  
como  áreas,  las  cuales  se  encuentran  jerarquizadas,  para  efectos  de  control,  poder  y  organización.    

Dirección:   Es   la   acción   e   influencia   interpersonal   del   administrador   para   lograr   que   sus  
subordinados   obtengan     los   objetivos   encomendados,   mediante   la   toma   de   decisiones,   la  
motivación,   la   comunicación   y   coordinación   de   esfuerzos,   por   lo   tanto   la   dirección   contiene:  
órdenes,  relaciones  personales,  jerárquicas  y  toma  de  decisiones.  

AUDITORÍA OPERATIVA 15
 Esta  función  que  consiste  en  dirigir  e  influir  en  las  actividades  de  los  miembros  de  un  grupo  o  una  
organización   entera,   con   respecto   a   una   tarea.Coordinación:   Integración   de   las   actividades   de  
partes  independientes  de  una  organización  con  el  objetivo  de  alcanzar  las  metas  seleccionadas.  

Control:   El   control   en   las   organizaciones   es   el   mecanismo   por   el   cual   se   asegura   que   las  
actividades  se  desarrollen  de  la  mejor  manera,  con  el  fin  de  lograr  eficiencia  y  eficacia,  además  
de  que  se  ajusten  a  los  objetivos  trazados.    Este  control  plantea  actividades,  que  generen  mejoras  
en  las  actividades,  a  fin  de  corregir  o  mejorar  las  actividades,  para  ello  se  establecen  indicadores  
que  permitan  evaluar  el  desarrollo  de  estas.  

El  papel  del  administrador  

Para   dirigir   exitosamente   una   empresa   u   otra   organización   es   indispensable   un   profundo  

conocimiento  aplicable  y  no  solo  teórico  de  la  administración,  el  profesional  en  administración  
de   empresas,   tiene   una   gama   muy   amplia   donde   desempeñar   su   rol   de   administrador,   puede  
desempeñarse   en   el   área   operacional,  en  la   alta   gerencia,  en  el   área  financiera,   en   el  área   de  
control  o  en  la  de  planeación,  incluso  en  el  área  de  servicio  al  cliente.    Un  administrador  debe  
conocer  en  detalle  los  procesos  y  procedimientos  dentro  de  la  organización  para,  de  esta  forma,  
poder  realizar  actividades  de  planeación  con  más  precisión,  desarrollar,    implementar  o  cambiar  
controles,  buscando  la  eficiencia  del  sistema  de  control  interno,  establecer  políticas  de  ventas  
más   acertadas,   tomar   mejores   decisiones,   basado   en   la   información   financiera,   mejorar   los  
procesos  productivos,  etc.    

La  organización  

Concepto  de  organización    

La  organización,  como  se  mencionó  anteriormente,  está  en  pro  de  alcanzar  uno  objetivos,  sean  
económicos   o   no,   para   ellos   utiliza   herramientas   como   el   control,   con   el   fin   de   asegurar   su  
cumplimiento,   o   para   buscar   mayor   eficiencia   y   eficacia,   también   se   hace   necesario   crear  
estructuras   que   permitan   la   correcta   segregación   de   funciones   y   para   crear   niveles   de  
responsabilidad  y  de  poder.    

Esto  genera  en  la  organización  una  estructura  capaz  de  gobernarse  a  sí  misma,  con  una  correcta  
delegación   de   funciones,   y   mecanismos   de   control   que   garanticen   el   cumplimiento   de   los  
objetivos,   flexible   a   los   cambios   y   que   le   permita   realizar   correcciones   si   es   necesario.     Ahora   es  
necesario   aclarar,   que   el   factor   humano   es   el   factor   fundamental   en   el   desarrollo   de   las  
actividades   de   una   organización,   esto   genera   a   su   interior,   que   las   actividades   tengan   un  
componente  impredecible,  ya  sea  que  afecte  a  la  organización  para  bien  o  para  mal,  por  esto  el  
control  organizacional  ha  evolucionado  en  pro  de  sus  necesidades,  y  seguirá  evolucionando,  ya  
que  cada  día  se  plantean  nuevos  desafíos  y  situaciones.  

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16 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Estructura  organizacional  

Ahora,  igualmente  importante  es  identificar  el  concepto  de  estructura  organizacional,  que  desde  
el  punto  de  vista  de  la  administración,  es  la  forma  como  se  agrupan  los  trabajos  y  se  definen  las  
relaciones  de  autoridad  y  de  responsabilidad  en  una  organización  o  empresa.  

De  acuerdo  con  (Daft,  2005),  existen  tres  componentes  claves  en  la  definición  de  las  estructuras  
organizacionales:  

•La  estructura  de  la  organización  designa  las  relaciones  formales  de  mando,  niveles  jerárquicos  y  
el  tramo  de  control  de  los  directivos  y  sus  colaboradores.  

•La  estructura  de  la  organización  identifica  el  agrupamiento  de  las  personas  en  departamento  y  
de  éstos  en  la  organización  total.  

•La  estructura  de  la  organización  incluye  el  diseño  de  sistemas  para  asegurarla  comunicación,  es  
decir,  la  coordinación  efectiva  de  los  esfuerzos  en  todos  los  departamento  en  que  se  asignan  sus  
actividades,  

Para   (Robbins   &   Coulter,   2005),   de   las   funciones   administrativas     o   proceso   administrativo  
(planeación,  organización,  dirección  y  control),  la  organización  es  el  proceso  que  más  cambios  ha  
presentado  durante  los  últimos  años,  debido  a  las  modificaciones  drásticas  del  entorno.    

En   este   nuevo   ambiente   de   las   organizaciones,   las   estructuras   organizacionales   deben   estar  
diseñadas  de  modo  que  puedan  responder  de  forma  rápida  y  adecuada  a  los  nuevos  retos  de  la  
competencia,  los  clientes,  y  el  entorno  en  general.  Para  responder  de  forma  competitiva  a  las  
cambiantes  exigencias  de  este  entorno  ampliamente  globalizado  y  competitivo,  cada  vez  más  las  
organizaciones  evalúan  y  modifican  sus  estructuras.  Estos  ajustes  son  facilitados  gracias  al  gran  
avance  y  uso  de  la  tecnología  electrónica,  las  cuales  ofrecen  nuevas  opciones  y  formas  novedosas  
de  estructuras  administrativas.  

De  acuerdo  con  las  estructuras,  también  existen  factores  que  afectan  a  las  mismas,  puesto  que  
las   organizaciones   son   sistemas   integrales,   existe   una   gran   diversidad   de   factores   internos   y  
externos  que  afectan  de  forma  directa  su  estructura  y  sobre  los  cuales  debe  tener  conocimiento  
su  dirección  para  realizar  los  ajustes  adecuados.  

Algunos  de  estos  factores  son:  

• Las  estrategias  que  se  definan  en  la  planeación  para  el  logro  de  los  objetivos.  
• El  tamaño  de  la  propia  organización,  ya  que,  a  diferentes  tamaños,  la  empresa  puede  
requerir  diferentes  estructuras.  
• La  disponibilidad  y  uso  de  la  tecnologías,  en  grado  de  automatización  y  virtualización  de  
los  procesos),  que  afectan  la  estructura.  

AUDITORÍA OPERATIVA 17
 • Los  cambios  en  el  entorno  industrial  o  sectorial,  en  el  entorno  nacional  y  global.  
• Los  mercados  a  los  que  atiende  la  organización  y  el  tipo  de  actividad  que  esta  realiza.  
• •El  grado  de  calificación  de  las  personas  que  laboran  en  la  organización  

De  acuerdo  a  (Robbins  &  Coulter,  2005),  independientemente  del  diseño  organizacional  que  se  
elija  para  una  compañía,  éste  debe  ayudar  a  las  personas  a  realizar  su  trabajo  de  la  mejor  forma  
posible,  con  la  mayor  eficiencia  y  eficacia,  y  se  debe  considerar  que  la  estructura  es  un  medio,  
más  no  un  fin.    

El  control  

El  control  o  evaluación,  como  hoy  se  conoce,  consiste  en  el  proceso  sistemático  de  regular  o  medir  
las   actividades   que   desarrolla   la   organización   para   que   éstas   coincidan   con   los   objetivos   y  
expectativas   establecidos   en   sus   planes.   Así,   la   planeación,   la   organización,   la   dirección   y   el  
control   están   estrechamente   interrelacionados.   Sin   planes,   sin   organización   y   sin   dirección,   el  
control  es  imposible,  debido  a  que  se  realiza  sobre  lo  planeado  y  sobre  criterios  preestablecidos.  

De  acuerdo   con  (Koontz   &  Weihrich,  2008),  en  términos  clásicos,  el  control  es  el   proceso   que  
consiste  en  supervisar  las  actividades  que  se  desarrollan  en  una  organización  o  compañía  para  
garantizar  que  se  realicen  según  lo  planeado  y  corregir  cualquier  desviación  significativa.  

La   evaluación   o   el   control,   al   igual   que   todas   y   cada   una   de   las   demás   funciones   del   proceso  
administrativo,  es  función  de  todas  y  cada  una  de  las  personas  en  la  organización,  eso  sí  cada  una  
según  el  cargo  y  las  responsabilidades.  

Todos   los   elementos   del   control   deben   trabajar   de   manera   coordinada   y   debe   existir   una  
comunicación  y  articulación  permanentes,  a  fin  de  que  sean  más  efectivas  sus  actividades,  por  
esto  existe  gran  variedad  de  auditorías,  que  se  nutren  de  información  entre  si,  para  alcanzar  sus  
objetivos.  

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REFERENCIAS  

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