Especiales

Actualícese
COMERCIAL

REUNIONES
DE ASAMBLEA
GENERAL DE
ACCIONISTAS
Y JUNTA DE
SOCIOS
ENERO 31 DE 2018
 Especiales Actualícese - comercial

Tabla de contenido
Convocatoria.......................................................................................................................... 4
¿Cómo se cuentan los días de antelación?.........................................................................................4
Reuniones ordinarias...................................................................................................................................4
Reuniones extraordinarias...........................................................................................................................5
Reuniones universales.................................................................................................................................5
Reuniones no presenciales..........................................................................................................................5
Quorum.................................................................................................................................. 6
Requisitos para los accionistas............................................................................................................6
Sanción para accionista en mora.........................................................................................................6
Conservar el quorum...........................................................................................................................7
Sistemas de votación...........................................................................................................................7
Mayorías...............................................................................................................................................7
Quorum en reuniones de segunda convocatoria........................................................................................7

Actas...................................................................................................................................... 8
Libro de actas de junta directiva y de asamblea.........................................................................................8
Contenido de las actas.................................................................................................................................9
Resumen de temas tratados y documentos anexos....................................................................................9
Elaboración y aprobación............................................................................................................................9
¿Qué pasa si falta alguna firma? .......................................................................................................10
Omisiones o vacíos en las actas.........................................................................................................10
Anulación de folios.............................................................................................................................10
Aclaraciones y decisiones fuera del acta ..................................................................................................10
Actas de segunda convocatoria.........................................................................................................10
Documentos especiales sometidos a consideración de los accionistas en asamblea ............. 11
El informe de gestión.................................................................................................................................11
Estados financieros completos del ejercicio..............................................................................................11
Proyecto de distribución de utilidades......................................................................................................11
Decisiones sobre escisiones, fusiones o transformaciones......................................................................12
Aumento del capital autorizado o disminución del suscrito.....................................................................12
Poder de representación en la asamblea o junta de socios................................................... 13
Requisitos formales de los poderes...........................................................................................................13
Sujetos legitimados para ser apoderados.................................................................................................14
Constancia..........................................................................................................................................14
Prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras...........................................................................................14
SAS con un solo accionista.................................................................................................... 15
Junta directiva....................................................................................................................................15
Libro de actas.....................................................................................................................................15
Estados Financieros...........................................................................................................................15
Informes y dictamen..........................................................................................................................15

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Administración y representación legal ................................................................................. 16

¿Por cuánto tiempo se eligen?..........................................................................................................16
¿Hay estabilidad laboral para estos cargos?......................................................................................16
Efectos sobre la modificación de la junta directiva...................................................................................17

Elección de revisor fiscal....................................................................................................... 17

Obligados a tener revisor fiscal en 2018...................................................................................................18
Elección de revisor fiscal en sector privado y público...............................................................................18
Responsabilidad penal y disciplinaria del revisor fiscal.............................................................................19
Indicaciones del Estatuto tributario..................................................................................................19
Indicaciones del Código de Comercio...............................................................................................19
Medidas administrativas para la lucha contra la corrupción............................................................19
Distribución de utilidades en sociedad comercial.................................................................. 20
¿Qué pasa en caso de pérdidas?.......................................................................................................20
Prohibición de distribución de utilidades..........................................................................................20
Medidas para el restablecimiento del patrimonio social..................................................................20
Presupuesto 2018................................................................................................................. 21
Importancia de presupuestos en la organización y ejecución de proyectos............................................21
Objetivos de realizar un presupuesto................................................................................................21
Características generales...................................................................................................................21
Los costos como factor fundamental en presupuestos....................................................................21
Importancia del presupuesto............................................................................................................22
Pasos para elaborar un presupuesto ........................................................................................................22
Ajuste del organigrama......................................................................................................................22
Reunir la información del período actual..........................................................................................22
Trazar objetivos para el siguiente período........................................................................................22
Identificar las fuentes de ingreso......................................................................................................22
Identificar los usos del dinero............................................................................................................23
Contrastar el presupuesto del período anterior ..............................................................................23
Clasificación de los presupuestos..............................................................................................................23
Según su flexibilidad..........................................................................................................................23
Según el tiempo ................................................................................................................................23
Según el área......................................................................................................................................23
Según el sector de aplicación............................................................................................................23
Problemas productivos al realizar un presupuesto...................................................................................24
Información errada............................................................................................................................24
Límites externos.................................................................................................................................24
Escasez de información......................................................................................................................24
Recurso con restricciones o cuello de botella...................................................................................24

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CONVOCATORIA
L Reuniones ordinarias
a celebración de la asamblea general de socios o accionistas
es la reunión del máximo órgano social para examinar la
situación de la sociedad, designar los administradores y
Si la sociedad tiene establecidos estatutariamente varios
demás funcionarios de su elección, determinar las directrices
ejercicios contables en un mismo año calendario, deberá hacer,
económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances
por cada uno de dichos cortes, una asamblea ordinaria. Cabe
del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades
resaltar que estas se caracterizan por su obligatoriedad, la época
y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el
en que se realizan, la antelación de sus convocatorias a los
cumplimiento del objeto social.
accionistas y por los temas específicos que en ellas se tratan.
Es obligatorio que se realice mínimo una vez al año en la fecha
establecida en los estatutos de cada sociedad. A su turno, los ¿Qué pasa si no se reúnen en el plazo ordinario?
administradores cuentan con el primer trimestre del año para
realizar la convocatoria; iniciativa que no podrá hacerse con Si la asamblea no es convocada de acuerdo con los plazos
una antelación inferior a 15 días hábiles a la fecha fijada para mencionados anteriormente, los socios deberán reunirse el primer
la reunión. día hábil del mes de abril de 2018 (lunes 2), en las oficinas del
domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
Ahora bien, si en los estatutos sociales no existe referencia
sobre la fecha para la asamblea, esta debe hacerse máximo en
el mes de marzo, de acuerdo con el artículo 422 del Código de Modelos y formatos
Comercio, el cual establece que “(…) en silencio de estos –los
estatutos– debe hacerse dentro de los tres meses siguientes al [Acta] Reunión de junta de socios o asamblea general por
vencimiento de cada ejercicio”. derecho propio

A falta de convocatoria, los socios deben reunirse por

¿Cómo se cuentan los días de antelación?
El conteo de los días de antelación de la convocatoria se inicia
el día siguiente a la fecha en que esta se efectúe y va hasta la
medianoche del día anterior a la reunión. Así, para establecer
la antelación no se incluye en el conteo el día de emisión de la
convocatoria, ni el de la sesión. En caso de solicitar una reunión
extraordinaria, la convocatoria deberá realizarse con una
antelación mínima de 5 días calendario.
derecho propio, máximo el primer día hábil de abril. Esto, en
consecuencia de que en dicho encuentro se toman decisiones
sobre la designación de cargos administrativos, la evaluación
de las cifras contables y la determinación de distribución de
utilidades. Es necesario llevar un acta de lo discutido; en este
formato presentamos una guía al respecto.
http://actualice.se/93q1

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Reuniones
extraordinarias
Estas sesiones están sujetas a la
existencia de necesidades urgentes o
imprevistas de la sociedad que deban
ser objeto de deliberación y adopción de
determinaciones por parte del máximo
órgano social; su convocatoria debe
especificar los asuntos sobre los que se
va a deliberar y decidir, no obstante, en
la reunión podrán abordarse temas no
indicados en la convocatoria, cuando lo
propongan los directores o socios.
Modelos y formatos
[Acta] Convocatoria a reunión
extraordinaria
Aunque por política interna de la
entidad se pueden convocar desde el
inicio el año tantas reuniones ordinarias
como se consideren pertinentes,
habrá casos en los que una situación
imprevista obligue a la convocatoria de
una reunión no planeada inicialmente
(extraordinaria), a fin de informar tal
situación y tomar decisiones al respecto.
Estas pueden convocarse mediante
una comunicación como la que aquí
compartimos y debe ser enviada con
una antelación mínima de 5 días hábiles.
http://actualice.se/8szl
Si alguno de los socios
o miembros no participa
en la comunicación
simultánea o sucesiva,
las decisiones adoptadas
serán ineficaces de
conformidad con lo
indicado en el parágrafo
del artículo 21 de la Ley
222 de 1995
Especiales Actualícese - comercial
Reuniones universales
Este tipo de reuniones tienen la
particularidad, respecto a otro tipo de
reuniones, de llevar a cabo sus sesiones
sin previa convocatoria para reunir al
máximo órgano social, es decir, el 100 %
de las acciones suscritas en circulación en
las cuales se encuentre dividido el capital
social, independiente del lugar y de la
fecha en que se produzca la reunión.
De acuerdo al artículo 186 del Código
de Comercio y los estatutos sociales
en cuanto a convocatoria o quorum,
las reuniones de la asamblea de
accionistas deben realizarse en el
domicilio social. Sin embargo, el código
también contempla en su artículo
182 la posibilidad de que la asamblea
pueda declararse legalmente instalada,
procediendo así a deliberar y decidir
válidamente en cualquier fecha y
lugar, siempre y cuando se encuentren
presentes todos los asociados. Para
ello, es clara la necesidad de voluntad
de constituirse en asamblea general
de accionistas, pues de otra manera se
trataría de una reunión informal.
Reuniones no
presenciales
Las reuniones no presenciales permiten
a los asociados o miembros de la junta
directiva deliberar y decidir sin necesidad
de estar físicamente en el lugar de la
reunión, para lo cual pueden utilizar
cualquier medio técnico idóneo para el
efecto. La regulación de las reuniones
no presenciales está prevista en el
artículo 19 de la Ley 222 de 1995, donde
se indica que para que las reuniones
no presenciales orales sean válidas,
es necesario el cumplimiento de los
siguientes requisitos:
1. Que todos los socios o miembros
que componen el respectivo órgano
puedan deliberar y decidir. Tales
reuniones se encuentran exoneradas
de los requisitos de convocatoria
y celebración dentro del domicilio
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social, partiendo precisamente de la
base de que en ella participarán todos
los asociados.
2. Que la comunicación que se
establezca entre ellos sea simultánea o
sucesiva.
3. Que el medio técnico empleado
para llevar a cabo la comunicación
a distancia permita probar las
deliberaciones realizadas y las
decisiones adoptadas, mediante
mecanismos tales como grabaciones o
filmaciones.
Si bien en las reuniones no presenciales
deben existir mecanismos tales como
grabaciones o filmaciones, tal situación no
exonera a la sociedad de elaborar, aprobar
y firmar las actas correspondientes, así
como de efectuar la trascripción en el
libro de actas respectivo.
Si alguno de los socios o miembros no
participa en la comunicación simultánea o
sucesiva, las decisiones adoptadas serán
ineficaces de conformidad con lo indicado
en el parágrafo del artículo 21 de la Ley
222 de 1995. No obstante, aunque se
exige que todos los socios o miembros
participen en la comunicación simultánea
o sucesiva, las decisiones podrán tomarse
con la mayoría decisoria exigida por los
estatutos o la ley.
Modelos y formatos
[Guía] Convocatoria a Asamblea
General Ordinaria de Socios/
Accionistas
Para efectos legales, el período contable
es de un año. Por ello, las empresas
colombianas programan entre marzo
y abril de cada año una reunión
ordinaria de socios o accionistas, para la
aprobación de los informes financieros
que se remitirán a las entidades de
control y vigilancia.
En el siguiente enlace encontrará
una guía para la realización de la
convocatoria.
http://actualice.se/8sud
5
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QUORUM
A Sanción para accionista en mora
l comienzo de toda reunión de una sociedad comercial,
independientemente de su naturaleza, se debe verificar la
existencia del quorum necesario para deliberar de acuerdo
con lo establecido en los estatutos sociales. Cuando no concurra
el número de socios que integre dicho quorum, no podrá llevarse
a cabo la reunión. En caso de no respetarse dicha disposición, la
sociedad se enfrenta a que las decisiones resulten ineficaces en
virtud de lo establecido en el artículo 190 del Código de Comercio.
Requisitos para los accionistas
El accionista que se encuentre en mora de pagar cuotas
de acciones suscritas, no puede ejercer el derecho de voz
ni voto. En consecuencia, dichas acciones no se tomarán
en cuenta para determinar el quorum deliberatorio ni
decisorio, es decir, que en la reunión de asamblea de
accionistas podrán participar aquellos asociados titulares
de acciones que hayan sido pagadas en su totalidad o que
estén dentro del plazo para cancelar un porcentaje de ellas.

• La regla general es que aquellos inscritos en el libro de

registro de accionistas puedan asistir a la reunión y ejercer su
derecho de voz y voto, cuando esta se lleve a cabo. En las sociedades de
• En las sociedades de responsabilidad limitada, la inscripción en
el libro de registro de socios no determina su condición como
responsabilidad limitada, la
tal y, por tanto, pueden asistir a la reunión solamente quienes inscripción en el libro de registro de
figuren como socios en el registro mercantil. El artículo 359
del Código de Comercio establece que las decisiones de la socios no determina su condición
junta de socios se tomarán por un número plural de socios
que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se
como tal y, por tanto, pueden asistir
encuentre dividido el capital de la compañía. a la reunión solamente quienes
• En las sociedades anónimas, la asamblea de accionistas puede
deliberar con un número plural de socios que represente, por
figuren como socios en el registro
lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas, salvo que mercantil
en los estatutos se pacte un quorum inferior, tal como lo prevé
el artículo 68 de la Ley 222 de 1995.

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 Especiales Actualícese - comercial
Conservar el quorum
Una vez inicien las deliberaciones, la sociedad debe establecer
medidas de control tanto para el ingreso como para la salida
de los asociados del lugar donde se esté realizando la sesión,
en aras de garantizar que durante el transcurso de la reunión
se mantenga el quorum mínimo requerido. De llegar a
desintegrarse el quorum mínimo requerido durante el transcurso
de la reunión, esta no podrá continuar.
Sistemas de votación
Para garantizar la transparencia y la verificación en la
adopción de las decisiones de especial importancia
que tome el órgano social, o en las cuales se prevea la
existencia de diferencias significativas de criterio entre los
socios, los administradores deben establecer mecanismos
tales como papeletas de votación u otros esquemas, en
los cuales se identifique claramente:
• El sentido del voto de cada uno de los asociados.
• El número de acciones que cada uno de ellos
representa.
• El número total de votos con el que se adopta cada
una de las decisiones.
• El número total de votos en contra, respecto de cada
una de las decisiones referidas.
Dichas medidas resultan especialmente importantes
cuando se trata de determinar quiénes fueron los
accionistas disidentes, a efectos del ejercicio del derecho
de retiro.
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Mayorías
El inciso segundo del artículo 68 de la Ley 222 de
1995 establece que las decisiones se tomarán por
mayoría absoluta, es decir, la mitad más uno de
los votos presentes con excepción de las mayorías
decisorias para:
• Aprobación de distribución de utilidades: que
requiere el voto favorable de un número plural de
socios que representen al menos el 78 % de las
acciones, cuotas o partes de interés representadas
en la reunión, según lo establece el artículo 155 del
Código de Comercio.
• Emisión de cierta cantidad de acciones sin derecho
de preferencia: que requiere el voto favorable de
no menos del 70 % de las acciones presentes en
la reunión, como lo establece el artículo 420 del
Código de Comercio.
• Pago de dividendos en la sociedad anónima: que
podrá pagarse en forma de acciones liberadas de la
misma sociedad, si así lo dispone la asamblea con
el voto del 80 % de las acciones representadas. A
falta de esta mayoría, solo podrán entregarse tales
acciones a título de dividendo a los accionistas que
así lo acepten.
En los estatutos de las sociedades cuyas acciones se
encuentren inscritas en el Registro Nacional de Valores
y Emisores, y que negocien sus acciones en bolsa, podrá
pactarse un quorum inferior pero nunca uno superior a
la mitad más uno. En cuanto a las mayorías decisorias,
es obligatorio para dichas sociedades que las decisiones
se adopten por mayoría de los votos presentes, salvo las
excepciones a las que se hizo mención.
Quorum en reuniones de segunda
convocatoria
Las reuniones de segunda convocatoria tienen que
sesionar y decidir con un número plural de socios,
cualquiera que sea el número de acciones representadas
en la reunión. No obstante, cuando las sociedades
negocien sus acciones en el mercado público de valores,
tratándose de reuniones de segunda convocatoria, la
asamblea sesionará y decidirá válidamente con uno
o varios socios, cualquiera sea el número de acciones
representadas. Esto quiere decir que no se requiere
pluralidad, tal como lo establece el artículo 429 del
Código de Comercio.
7
 Especiales Actualícese - comercial
ACTAS
L Libro de actas de junta directiva y
as actas de las sociedades comerciales deben numerarse
cronológica y sucesivamente, de modo que el acta de la
primera reunión del año lleve el número siguiente al del
acta de la última reunión del año anterior.
Las actas deben ser suscritas por
quienes actuaron como presidente
y secretario en la respectiva
sesión, cuya designación
puede estar contemplada en
los estatutos o efectuarse en
cada sesión, así como por los
integrantes de la comisión
aprobatoria del acta
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de asamblea
De acuerdo al artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, cuando se
lleven tanto las actas de junta directiva como las de asamblea en
un mismo libro, este último debe llevar su numeración de forma
sucesiva y continua para cada órgano social.
Modelos y formatos
[Acta] Reunión del máximo órgano social para cambio de los
miembros de junta directiva
Aunque para fines de administración general se deleguen
muchas funciones en los diferentes cargos de una entidad
comercial, hay tareas como la elección de los miembros
principales y suplentes de la junta directiva que solo pueden ser
adelantadas por el máximo órgano social; decisiones como esta
deben quedar explícitas en un acta de reunión. En este modelo
se ofrece una guía de acta a levantar, la cual debe ser inscrita en
la Cámara de Comercio correspondiente.
http://actualice.se/8sql
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 Especiales Actualícese - comercial
Contenido de las actas
En la elaboración de las actas deberá tenerse en cuenta
lo dispuesto en los artículos 189 y 431 del Código de
Comercio, esto es, que las decisiones de la asamblea
general de accionistas se plasmarán en actas aprobadas
por ella, o por las personas designadas para tal efecto, las
cuales deberán identificarse con un número en su orden
cronológico. Dichas actas deberán contener por lo menos
los siguientes puntos:
1. Ciudad, fecha, hora y lugar de la sesión.
2. Fecha de la convocatoria, medio específico utilizado
para hacerla, mención de la persona que efectuó la
convocatoria y de la calidad en la que actuó.
3. Asistentes a la reunión, indicando en qué calidad actúa
cada uno (socio o accionista, apoderado o representante
legal) y el número de cuotas o acciones que cada uno
representa. También debe indicarse en este punto si la
sociedad tiene acciones readquiridas y cuál es su monto,
verificando que no se presenten en la sesión indebidas
representaciones.
4. Orden del día previsto para la reunión.
5. Mención de las personas designadas como presidente
y secretario de la reunión, así como el número de votos
con que fueron elegidos.
6. Síntesis de lo ocurrido en la reunión, indicando
expresamente:
• Los votos emitidos en cada caso (votos a favor,
en contra o en blanco) respecto a cada una de las
propuestas.
• Las constancias escritas presentadas por los asistentes
durante la reunión.
• Las designaciones efectuadas.
• Si en la respectiva sesión se ha sometido a
consideración de los accionistas un proyecto de
fusión, escisión, transformación de la compañía o la
cancelación de sus títulos en el Registro Nacional de
Valores y Emisores y/o en la bolsa de valores, en cuyo
caso deberá relacionarse el nombre de las personas
que votaron en contra de la determinación para
efectos de permitir el ejercicio del derecho de retiro.
• La fecha, hora y lugar de la clausura.
7. Tratándose de las reuniones no presenciales a las
que se refiere el artículo 19 de la Ley 222 de 1995,
deberá dejarse constancia del medio empleado para
la comunicación simultánea o sucesiva. Respecto al
mecanismo de toma de decisiones previsto en el artículo
20 de la misma ley, en el acta deberá constar el término
dentro del cual fueron recibidas las comunicaciones en
las cuales los socios manifestaron el sentido de su voto.
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Resumen de temas tratados y
documentos anexos
Según lo dispuesto por el artículo 431 del Código de Comercio, en
las actas debe dejarse constancia de todo lo ocurrido en la reunión.
Ello implica no solo hacer mención de la lista de temas que fueron
objeto de discusión, sino además presentar un resumen de los
principales hechos o argumentos expuestos a favor o en contra de
la respectiva propuesta, así como las conclusiones a las cuales se
llegó en relación con la misma, dejando constancia de todos los
documentos presentados a consideración del órgano social. Estos
documentos son parte integral del acta, por lo que en caso de no
ser transcritos deberán presentarse como anexos.
Así las cosas, cada vez que se entregue un acta, deberá
suministrarse al interesado el cuerpo principal del documento con
todos sus anexos, que podrán guardarse en el mismo libro o en
otro, que deberá estar adecuadamente identificado y foliado, y
mantenerse bajo medidas adecuadas de conservación y custodia.
Modelos y formatos
[Acta] Ampliación del término de duración de una sociedad
La no ampliación del término de duración de una sociedad
puede suponer una causal de disolución, según lo señalado en el
artículo 218 del Código de Comercio. En el acta que presentamos
a continuación se debe especificar el medio de citación
empleado, entre otros requisitos.
http://actualice.se/96y0
Elaboración y aprobación
Antes de finalizar la sesión se puede hacer un receso para elaborar el
acta respectiva, con el fin de someterla a la aprobación colegiada de
todos los accionistas, caso en el que deberá indicarse el número de
votos con que el acta fue aprobada. Alternativo a esto, se puede optar
por el nombramiento de una comisión para su posterior aprobación.
• Las actas deben ser suscritas por quienes actuaron como
presidente y secretario en la respectiva sesión, cuya
designación puede estar contemplada en los estatutos o
efectuarse en cada sesión, así como por los integrantes de la
comisión aprobatoria del acta, si a ello hay lugar.
• La firma de los comisionados designados para aprobar el
acta, junto con las del presidente y secretario, son requisitos
indispensables para que el documento sirva como prueba
de los hechos en ella consignados, permitiendo su utilización
como instrumento para ejecutar las acciones a que haya lugar
o exigir las obligaciones que en ella consten.
• Las firmas de todos los comisionados deben constar en el acta en
señal de que su contenido es fiel relación escrita de lo sucedido
en la respectiva sesión. Si la aprobación del acta es asumida
directamente por la asamblea de accionistas en su conjunto, se
requerirá como mínimo de la mayoría ordinaria prevista en los
estatutos o en la ley.
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¿Qué pasa si falta alguna Aclaraciones y Modelos y formatos

firma?
decisiones fuera del
La falta de alguna de las firmas
trae consigo que el documento
acta [Acta] Acta de asamblea general

Luego de terminado cada ejercicio

carezca de idoneidad para todos los Si se trata de aclarar cuestiones de fondo, y según sea establecido por cada
efectos legales, así que, si alguno dar constancia de decisiones del máximo sociedad comercial, debe celebrarse
de los delegados por cualquier órgano social que no fueron incluidas en una asamblea general ordinaria. Dicha
razón no accede a firmar para la reunión debe celebrarse mínimo una
el acta principal, o de modificar total o
aprobación del acta, en la siguiente vez al año, según las indicaciones
parcialmente el sentido o alcance de las establecidas en el artículo 181 y
reunión se podrá incluir como uno decisiones adoptadas, el acta adicional siguientes del Código de Comercio.
de los puntos del orden del día la deberá ser aprobada por la totalidad de
aprobación del acta anterior. los accionistas que asistieron a la primera http://actualice.se/9c47
reunión o por la totalidad de personas
Si la aprobación del acta se requiere
que conforman la comisión designada por
con carácter urgente y por ello no
el máximo órgano social.
es posible esperar a la siguiente
reunión ordinaria, serán los
administradores sociales o el revisor Actas de segunda
fiscal quienes convoquen una reunión convocatoria
extraordinaria de la asamblea de
accionistas para que imparta la En la elaboración de las actas que se realicen
aprobación respectiva. con ocasión de una reunión de segunda
convocatoria, deberá incluirse el dato
referente a la fecha de la reunión inicial que
Omisiones o vacíos en las no pudo efectuarse por falta de quorum.
actas
Si una vez aprobada el acta por
los accionistas o por la comisión
designada para el caso, se detectan
omisiones o vacíos en su contenido,
puede procederse a la elaboración
de actas adicionales en las que
consten tales hechos, las cuales
deberán ser suscritas por quienes
actuaron en el acta principal como
presidente y secretario.

Si se trata de simples errores de

trascripción, su corrección se surtirá
mediante una anotación al pie de
la página respectiva o por cualquier
otro mecanismo de reconocido valor
técnico que permita evidenciar su
corrección.

Anulación de folios
La anulación de folios se debe efectuar
señalando sobre los mismos la fecha
y la causa de la anulación, suscrita por
el responsable de la anotación con
indicación de su nombre completo.

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 Especiales Actualícese - comercial
DOCUMENTOS ESPECIALES SOMETIDOS
A CONSIDERACIÓN DE LOS ACCIONISTAS
EN ASAMBLEA
T Estados financieros completos del
erminado cada ejercicio contable, los administradores
deben presentar a la asamblea o junta de socios los
siguientes documentos a fin de solicitar su aprobación,
como lo ordena el artículo 46 de la Ley 222 de 1995:
El informe de gestión
Este documento debe contener una exposición fiel de la
evolución de los negocios y la situación general de la compañía
en sus áreas económica, jurídica y administrativa.
Para que este informe cumpla su cometido legal y dé
conformidad con el principio de revelación plena establecido
en el artículo 15 del Decreto 2649 de 1993, en él deberá
presentarse a los asociados una explicación completa, concisa,
fiel y suficiente sobre el desempeño de la empresa en sus
diferentes áreas y líneas de negocios, con especial énfasis en:
• Sus principales productos o servicios.
• Sus oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades,
competitividad y posición en el mercado.
En forma tal que al leerlo, los accionistas obtengan todos los
elementos de juicio suficientes para comprender y evaluar
correctamente:
• La situación financiera de la empresa.
• Los cambios que esta haya experimentado.
• El resultado de sus operaciones.
• Su situación patrimonial.
• Su capacidad para generar futuros flujos de efectivo.
• Sus perspectivas generales.
Lo anterior incluye que se muestre claramente la evolución
de los ingresos, costos, gastos, activos y pasivos, entre otros,
indicando no solamente el valor absoluto y el porcentaje
de variación en cada ítem, sino también las causas de dicho
comportamiento.
Un complemento importante para este análisis es la inclusión de los
indicadores o razones financieras, en el que se muestren los índices
que, de acuerdo con el sector de actividad económica específico,
midan adecuadamente la eficiencia de la empresa en cuanto a
aspectos como liquidez, endeudamiento, solvencia, eficiencia
operacional y rentabilidad, mostrando no solamente los resultados
aritméticos de dichos índices, sino también su interpretación. Así lo
ordena el numeral 20 del artículo 115 del Decreto 2649 de 1993.
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ejercicio
A la asamblea de accionistas deben presentarse los estados
financieros bajo los nuevos marcos técnicos normativos de
acuerdo con los lineamientos establecidos en la Ley 1314 de
2009, reglamentada a través del Decreto 2420 de 2015 y sus
respectivas modificaciones (Decreto 2496 de 2015 y decretos
2101, 2131 y 2132 de 2016 y 2170 de 2017).
De igual modo, se debe presentar, por regla general, el estado
de situación financiera, estado de resultado integral, estado de
cambios en el patrimonio, estado de flujo de efectivo y adjuntar
las respectivas revelaciones. Esto aplica para los grupos 1 y 2. En
el caso del marco normativo para las microempresas, se debe
presentar, como mínimo, el estado de situación financiera, el
estado de resultados integral y las respectivas notas.
Este documento debe contener
una exposición fiel de la
evolución de los negocios y la
situación general de la compañía
en sus áreas económica, jurídica
y administrativa
Proyecto de distribución de
utilidades
Deberá presentarse el proyecto de distribución de utilidades
(si hay lugar a ello), atendiendo las normas establecidas en
los artículos 451 a 456 del Código de Comercio. En caso de
registrarse pérdidas en el ejercicio respectivo o en ejercicios
anteriores, es importante recordar que el Código de
Comercio contempla una serie de normas sobre reparto de
utilidades en las sociedades anónimas, que son aplicables a
todas las formas de sociedades.
11
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Decisiones sobre escisiones, fusiones o transformaciones

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 173 del Código

de Comercio y 13 de la Ley 222 de 1995, cuando se pretenda
fusionar, escindir o transformar una sociedad, se deberá elaborar
un documento que suministre a los socios o accionistas toda la
información relevante, a manera de elementos de juicio necesarios
para tomar una decisión al respecto.

Dichos informes deben estar disponibles para consulta de los

socios o accionistas durante todo el período comprendido entre la
fecha de publicación del aviso (por lo menos con 15 días hábiles de
antelación a la fecha de la reunión en que vaya a ser considerada la
propuesta respectiva) y el día de celebración de la asamblea o junta;
circunstancia que podrá ser verificada por la Superintendencia
Financiera o entidad competente en cualquier momento.

Aumento del capital autorizado o disminución del suscrito

De acuerdo con el artículo 67 de la Ley
222 de 1995, una vez las sociedades que
negocien sus acciones en el mercado
público de valores convoquen a una
asamblea de accionistas para debatir
el aumento del capital autorizado
o la disminución del suscrito, los
administradores de cada sociedad deberán
elaborar un informe sobre los motivos de la
propuesta. Este deberá quedar a disposición
de los accionistas en las oficinas de la
administración de la sociedad durante el
término de la convocatoria. Así las cosas:
• Si el tema va a ser debatido en una
asamblea ordinaria, el informe
mencionado deberá estar disponible
por el término de 15 días hábiles que
precedan a la reunión de asamblea.
• Si el tema va a ser objeto de discusión
en una reunión extraordinaria, el
informe deberá estar disponible por
el término previsto en los estatutos,
correspondiente a 5 días calendario en
caso de que no haya sido establecido
previamente.
El respectivo informe deberá contener,
entre otros, los siguientes aspectos:
a. Justificación de la reforma propuesta
(legal, económica, financiera, tributaria
o de cualquier otra naturaleza).
b. Origen y disponibilidad de los
fondos con los cuales se procederá
al reintegro de aportes a los socios
y las medidas adoptadas para ello.
Deberán identificarse claramente los
activos que se enajenarían o que se
utilizarían como medio de pago para el
reembolso, de ser el caso, precisando si
tales activos son operacionales o no y
explicando claramente el efecto que su
enajenación tendría sobre el desarrollo
del objeto social de la compañía.
c. Estados financieros de la sociedad
al cierre del mes inmediatamente
anterior a la fecha en la cual se
efectuó la convocatoria a la asamblea,
acompañados de sus notas,
debidamente certificados conforme a
lo establecido en el artículo 37 de la
Ley 222 de 1995 y dictaminados por el
revisor fiscal.
d. Estados financieros de la sociedad una
vez efectuado el reembolso de aportes,
proyectados para los siguientes 5
años, incluyendo el detalle de los
supuestos utilizados, así como la fuente
de las variables macroeconómicas y
sectoriales involucradas.
e. La opción de ofrecer a los
propietarios, de conformidad
con lo aprobado por el máximo
órgano social, bonos emitidos por
las sociedades participantes en el
proceso, cuando sea el caso.
Cuando se pretenda
fusionar, escindir o
transformar una sociedad,
se deberá elaborar un
documento que suministre a
los socios o accionistas toda
la información relevante,
a manera de elementos de
juicio necesarios para tomar
una decisión
Modelos y formatos
[Acta] Cesión y venta de cuotas
sociales a extraños a la sociedad Ltda
En las sociedades de naturaleza limitada,
cuando uno de los socios decida ceder
parte de sus cuotas a un extraño, es
necesario que la junta de socios autorice
tal procedimiento pues la esencia de este
tipo de ente societario son las personas y
no el capital. En este formato se incluye
un modelo del acta mediante la cual la
junta puede otorgar tal autorización.
http://actualice.se/8t9j

12
 Especiales Actualícese - comercial
PODER DE REPRESENTACIÓN
EN LA ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS
A
ntes de iniciar la reunión para la cual el máximo
órgano social ha sido convocado y, previo a que los
asociados comiencen a deliberar, es necesario que
se produzca la verificación de la calidad de quienes asisten
a la reunión, es decir, si los mismos lo hacen en nombre
propio o en calidad de representantes o apoderados de los
accionistas.
Requisitos formales de los
poderes
De conformidad con lo establecido en el artículo 184 del
Código de Comercio modificado por el artículo 18 de la Ley
222 de 1995, todo socio puede hacerse representar en las
reuniones de la junta de socios o asamblea mediante un
poder que deberá reunir los siguientes requisitos:
1. Que conste por escrito mediante el uso cualquier
mecanismo, bien sea una carta, fax, etc.
2. Que indique expresamente el nombre del apoderado.
Dicho esto, no se pueden recibir poderes en los cuales no
aparezca claramente definido el nombre del respectivo
representante, ni resulta posible dejar el espacio en
blanco para que los administradores o un tercero lo
determinen.
Volver al menú
3. La fecha de la reunión o reuniones para las que se
confiere el poder, excepto cuando se trate de un poder
general otorgado por escritura pública.
4. Los demás requisitos adicionales a los poderes que se
establezcan en los estatutos sociales.
5. No se requiere que el poder sea elevado a escritura
pública o reconocido ante juez o notario, a menos que se
trate de un poder general.
6. Los poderes no pueden presentar enmendaduras.
7. Si el asociado que va a hacerse representar en la sesión
es una persona jurídica, debe presentarse anexo al poder,
copia de un certificado de existencia y representación
legal expedido por la cámara de comercio del domicilio
social.
8. Los poderes otorgados en el exterior deben cumplir con
los mismos requisitos previstos en el artículo 184 del
Código de Comercio.
Es deber de los administradores verificar que los poderes
cumplan con los requisitos señalados en el artículo 184 del
Código de Comercio, así como los previstos en el contrato
social. La administración de la sociedad no puede admitir
como válidos aquellos poderes conferidos por los accionistas
sin el total de los requisitos antes mencionados.
13
 Especiales Actualícese - comercial
Sujetos legitimados
para ser apoderados
La representación puede concederse
a cualquier persona natural o jurídica,
tenga o no la calidad de accionista.
Sin embargo, según lo previsto en el
artículo 185 del Código de Comercio,
los administradores y empleados de
la sociedad (exceptuando los casos
de representación legal) no pueden
representar acciones distintas de las
propias mientras estén en ejercicio de
sus cargos y mucho menos sustituir los
poderes que se les confieran.
De este modo, queda claro que
la administración debe advertir
adecuadamente sobre aquella situación
y, para efectos de la verificación del
quorum, abstenerse de contabilizar las
acciones indebidamente representadas.
Así mismo, la norma antes citada
establece que los administradores y
empleados de la sociedad no pueden
representar acciones distintas de las
propias “mientras estén en ejercicio de
sus cargos”; la prohibición es aplicable
a los suplentes del representante legal
o de los miembros de la junta directiva
que han actuado efectivamente
dentro del período para el cual fueron
designados, con la única excepción
de la representación legal que ejerzan
respecto de su representado.
Dicha representación legal puede hacer
referencia a:
• El cargo de representante legal de
una persona jurídica
• Los representantes de personas
naturales, bien sea en calidad de:
◦◦ Tutor
◦◦ Curador
◦◦ Los padres: en ejercicio de la patria
potestad, tratándose de los padres
respecto a sus hijos menores
de edad; esta figura jurídica es
ejercida conjuntamente por los
dos padres, a menos que uno de
ellos haya delegado el ejercicio de
la misma en cabeza del otro. Dado
el último caso, deberá constar
expresamente en documento
escrito que será exhibido al
momento de acreditar la calidad
en la que se actúa.
Constancia
Hay que dejar constancia en el acta
que se elabore con ocasión de la
celebración de la respectiva sesión,
pues de acuerdo con lo establecido en
el artículo 189 del Código de Comercio,
en concordancia con el artículo 431
del mismo código, los poderes de
representación son una circunstancia
acaecida en la reunión y, por ende, son
objeto de verificación por parte de la
Superintendencia de Sociedades en
ejercicio del control de legalidad que
ella ha desarrollado.
Prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras
De acuerdo con lo establecido en el
artículo 1 de la Resolución 116 de
2002, expedida por la Superintendencia
Financiera, las conductas descritas a
continuación son prohibidas, ya sea
que se realicen directamente o a través
de otra persona, toda vez que estas
pueden constituir contravención a
los artículos 184 y 185 del Código de
Comercio y los numerales 2, 6 y 7 del
artículo 23 de la Ley 222 de 1995:
• Incentivar, promover o sugerir a
los accionistas el otorgamiento de
poderes para las asambleas de las
respectivas sociedades, en las cuales
no aparezca claramente definido el
nombre del representante.
• Recibir poderes por parte de los
accionistas para las reuniones
de asamblea, donde no aparezca
claramente definido el nombre del
respectivo representante.
• Admitir como válidos, poderes
conferidos por los accionistas, sin los
requisitos establecidos en el artículo
184 del Código de Comercio.
• Tratándose de quienes por estatutos
ejerzan la representación legal de la
sociedad, de los liquidadores y de los
demás funcionarios de la sociedad
emisora de acciones, sugerir o
determinar el nombre de quienes
actuarán como apoderados de los
accionistas en las asambleas.
• Tratándose de quienes por
estatutos ejerzan la representación
legal de la sociedad y de los demás
Volver al menú
La representación
puede concederse
a cualquier
persona natural o
jurídica, tenga o
no la calidad de
accionista
funcionarios de la sociedad emisora de
acciones, recomendar a los accionistas
que voten por determinada lista.
• Tratándose de quienes por estatutos
ejerzan la representación legal de la
sociedad y de los demás funcionarios
de la sociedad emisora de acciones:
sugerir, coordinar o convenir con
cualquier accionista o con cualquier
representante de accionistas, la
presentación en la asamblea de
propuestas que hayan de someterse a
su consideración.
• Tratándose de quienes por estatutos
ejerzan la representación legal de la
sociedad y de los demás funcionarios de
la sociedad emisora: sugerir, coordinar o
convenir con cualquier accionista o con
cualquier representante de accionistas, la
votación a favor o en contra de cualquier
proposición que se presente en la misma.
Modelos y formatos
[Poder] Poder de representación en
asamblea de accionistas o junta de socios
Todo socio puede ser representado en
las reuniones de socios o asambleas de
accionistas, mediante poder otorgado
por escrito en el que se indique el
nombre del apoderado, la fecha de la
reunión o reuniones para las que se
confiere y los demás requisitos que se
señalen en los estatutos sociales.
http://actualice.se/98g0
14

SAS CON UN SOLO ACCIONISTA
L Estados Financieros
a sociedad por acciones simplificada
–SAS– es la única en Colombia que
puede constituirse con un solo
accionista. Sin embargo, esto no obsta
para que, por dicha circunstancia, el
accionista único pueda escapar a las
obligaciones que le asisten cuando
se trata de atender los asuntos de la
asamblea general de accionistas que debe
realizarse por lo menos una vez al año.
• Para las SAS existe una libertad de
configuración estatutaria que les
permite asignarle las funciones que el
socio o los socios estimen necesarias.
No obstante, cuando dichas funciones
no se hayan discriminado en los
estatutos sociales, valdrán todas las
funciones previstas en el artículo 420
del Código de Comercio, como lo ha
ordenado el artículo 17 de la Ley 1258
de 2008. Así las cosas, estas funciones
serán las siguientes:
• Disponer las reservas que deben
hacerse además de las legales: es decir,
las llamadas “reservas ocasionales”
que se vuelven obligatorias para el
ejercicio en el que sean decretadas. El
objetivo de este tipo de reservas puede
fijarse por la misma asamblea, quienes
podrán cambiarlo más adelante o
incluso repartir las reservas entre los
socios cuando la conformación de estas
haya sido innecesaria.
• Fijar el monto del dividendo: estas son
las utilidades que recibe en este caso
el accionista único de la SAS, así como
la forma y plazos en que se pagará.
• Ordenar las responsabilidades
que atañen a los administradores,
funcionarios directivos o el revisor fiscal:
el artículo 200 del Código de Comercio
ordena que los administradores
responderán solidaria e ilimitadamente
por los perjuicios que por dolo o culpa
ocasionen a la sociedad, a los socios o a
terceros. Por otra parte, se debe tener en
cuenta que el artículo 41 de la Ley 43 de
1990 establece que el revisor fiscal no es
responsable de los actos administrativos
de las empresas o personas a las cuales
presta sus servicios.
• Elegir y remover libremente a los
funcionarios cuya designación le
Especiales Actualícese - comercial
corresponda: de esto se entiende que,
para el accionista único de la SAS, se
tendrá tal discrecionalidad para designar
o remover a cualquier funcionario.
• Disponer que determinada emisión
de acciones ordinarias sea colocada
sin sujeción al derecho de preferencia:
frente a este aspecto se requerirá el
voto favorable de no menos del setenta
por ciento (70 %) de las acciones
presentes en la reunión, circunstancia
última que no tendrá incidencia en las
SAS con un solo accionista.
• Adoptar las medidas que exija el
interés de la sociedad.
Junta directiva
La SAS no está obligada a tener junta
directiva y menos cuando solo existe
un único accionista; cuando no exista
dicha junta directiva, la totalidad de
las funciones de administración y
representación legal le corresponderán
al representante legal designado por
la asamblea general de accionistas. No
habrá miembros suplentes en SAS de
accionistas únicos.
Libro de actas
En las sociedades con accionista único las
determinaciones que le correspondan a
la asamblea serán adoptadas por él, en
dichos casos, el accionista debe dejar
constancia de tales determinaciones en
actas debidamente asentadas en el libro
correspondiente de la sociedad.
Para la elaboración de las actas de la
asamblea se debe designar un presidente
y un secretario entre las personas que
participaron de la reunión, los cuales estarán
a cargo de firmar dicha acta al final de la
reunión. No obstante, para las asambleas
de las SAS con un único accionista, la
Superintendencia de Sociedades, a través
de su Oficio 220-050053 de marzo 6 de
2017, indicó que al no existir una verdadera
reunión de varias personas tampoco es
posible ni necesario que se nombre a un
presidente y a un secretario y, por ende, no
se aplican las estipulaciones del artículo 189
del Código de Comercio.
Volver al menú
Al final de cada ejercicio contable, las
SAS, como cualquier otra sociedad, deben
hacer la respectiva aprobación de estados
financieros a través de la correspondiente
asamblea general de accionistas aunque
sea un solo accionista; incluso si es el
mismo administrador, deberá levantar
un Acta de Asamblea en la cual pondrá
a consideración sus propios estados
financieros y él mismo los aprobará,
dejando consignado todo lo anterior en
dicha acta que irá en el correspondiente
libro de actas de asambleas.
Informes y dictamen
Terminado cada ejercicio contable,
en la oportunidad prevista en
la ley o en los estatutos, los
administradores deben presentar a
la asamblea para su aprobación o
rechazo los siguientes documentos:
• Un informe de gestión
que debe contener los
acontecimientos importantes
acaecidos después del ejercicio,
la evolución previsible de la
sociedad, las operaciones
celebradas con los socios y con
los administradores, el estado
de cumplimiento de las normas
sobre propiedad intelectual
y derechos de autor y una
indicación sobre si la empresa
ha obstaculizado o no las
operaciones de factoring de sus
proveedores.
• Los estados financieros de
propósito general, junto con
sus notas, cortados a fin del
respectivo ejercicio.
• Un proyecto de distribución de
las utilidades repartibles.
• Dictamen sobre los estados
financieros.
• Informes emitidos por el
revisor fiscal o por contador
independiente.
15
 Especiales Actualícese - comercial
ADMINISTRACIÓN
Y REPRESENTACIÓN LEGAL
L
as sociedades comerciales deben elegir al administrador
de los bienes sociales y representante legal a través de la
asamblea o junta de socios, con las reglas que se hayan
establecido en los estatutos sociales. Sin embargo, es preciso
indicar que la vinculación de estos directivos no se pacta con un
contrato de trabajo, sino que el nombramiento en estos cargos
se establece mediante un acta y la desvinculación puede ocurrir
en cualquier momento por decisión del máximo órgano social.
¿Por cuánto tiempo se eligen?
Los estatutos sociales deben establecer el período de duración en
el que estos directivos estarán en dichos cargos. No obstante, debe
tenerse en cuenta que la elección puede ser revocada libremente
por el órgano social en cualquier momento; así lo establece el
artículo 198 del Código de Comercio, cuando señala que está
expresamente prohibido estipular cláusulas dentro de los estatutos
sociales que establezcan la inamovilidad de los administradores, es
decir, que permitan el establecimiento perpetuo de los funcionarios
en los cargos; cuando los estatutos de una sociedad contengan
reglas por ese estilo, se entenderá que no se encuentran escritas,
advierte el artículo 198 del código citado.
Por otra parte, el Código de Comercio establece en su artículo
440 que el representante legal de una sociedad anónima puede
ser reelegido indefinidamente, lo cual pareciera contradecir
la idea que se expresó en el párrafo anterior; sin embargo, el
mismo artículo también advierte que la posibilidad de reelección
indefinida no obsta para que pueda ser removido en cualquier
momento, pues es claro que dicho mandato representa
estrechos valores de confianza, lealtad y diligencia, propios de
una buena persona de negocios puesto que esta debe orientar
sus actuaciones hacia el interés de la sociedad, teniendo en
cuenta también los intereses de los asociados. Tampoco es
necesario algún tipo de motivación, para poder apartar a un
directivo cuando su cargo es de libre remoción.
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¿Hay estabilidad laboral para
estos cargos?
Como la relación que hay entre la sociedad y el
administrador y/o representante legal no obedece a un
vínculo laboral, sino comercial, no se puede pretender
que haya lugar a estabilidad laboral, más aún cuando ya se
ha dicho que la legislación comercial prohíbe establecer
reglas que contradigan el principio de libre remoción.
La Corte Constitucional, al analizar la exequibilidad del
artículo 198 del Código de Comercio en la Sentencia C–384
de 2008,determinó que:
“(…) El demandante parte del supuesto equivocado
de considerar que la relación que se establece
entre la sociedad comercial y sus administradores
es necesariamente de naturaleza laboral. Como se
indicó, la ley mercantil reconoce autonomía a las
sociedades (Art. 196) para estipular en el contrato
social el régimen que adoptará para la administración
y representación de la sociedad. A falta de
estipulación, reconoce unas amplias facultades de
gestión y representación a los administradores.”
(El subrayado es nuestro)
Dicho esto, es innecesario firmar un contrato con los
administradores o representantes legales de la sociedad,
pues el órgano social es quien lo elige y determina la
remuneración. A su vez, corresponde al candidato aceptar
las condiciones propuestas por la sociedad, firmando en
un documento separado o en la misma acta donde se
plasman los temas tratados en la reunión.
 Especiales Actualícese - comercial
Efectos sobre la modificación de la junta directiva
El máximo órgano social (asamblea general de accionistas
y juntas de socios) puede, en cualquier momento,
siempre que se cuente con las mayorías deliberatorias
y decisorias exigidas en la ley y los estatutos, realizar el
cambio o extensión de períodos a sus administradores,
representante legal, miembros de la junta directiva o del
revisor fiscal.
Para que estos cambios tengan efecto entre los
participantes de la reunión, no es necesario que el acta
sea elevada a escritura pública o inscrita en la Cámara de
Comercio de su domicilio social; basta con la aprobación
de los presentes, respetando el quorum necesario en la
ley o estatutos de deliberación y decisión.
No obstante, la solemnidad de la escritura pública o
registro del acta (según sea el caso) e inscripción, sí es
requerida para que la modificación produzca efectos ante
los ausentes, disidentes (socios y accionistas) y demás
personas que no son asociados (terceros), a la vez que es
requerida para que tengan validez las decisiones tomadas
ante la comunidad en general.
Así lo establece el artículo 158 del Código de Comercio al
disponer que:
ELECCIÓN DE REVISOR FISCAL
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“Toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá
reducirse a escritura pública que se registrará como se
dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en
la cámara de comercio correspondiente al domicilio social al
tiempo de la reforma.
Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto
alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos
entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten
conforme a los estatutos.”
(El subrayado es nuestro)
Modelos y formatos
[Acta] Cambio de representante legal
En las sociedades en las que se requiere realizar el cambio de
representante legal, se debe certificar la decisión mediante acta
del máximo órgano social, a fin de brindar la legalidad que exige la
ley para esta decisión. El cambio de representante legal se puede
ejecutar en asamblea ordinaria o extraordinaria; a continuación, se
presenta un modelo de acta para el cambio y nuevo nombramiento.
http://actualice.se/8khm
A
continuación, mencionaremos aspectos
a tener en cuenta en el momento de la
elección del revisor fiscal.
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Obligados a tener revisor fiscal en 2018

El Código de Comercio en su artículo 203
plantea de forma general la obligación de
tener revisor fiscal en las sociedades por
acciones, las sucursales de compañías
extranjeras y las sociedades que
voluntariamente lo dispongan, siempre
que la decisión sea tomada por socios
que representen como mínimo el 20 %
del capital y no hagan parte de la
administración de la entidad.
Ahora bien, en concordancia con las
disposiciones del parágrafo 2 del artículo
13 de la Ley 43 de 1990, en caso de que
una sociedad comercial, sin importar su
naturaleza, tenga activos brutos al 31
de diciembre de 2017 que sean iguales
o superiores a $3.688.585.000 (5.000
smmlv) y/o tenga ingresos brutos al 31
de diciembre de 2017 que sean iguales
o superiores a $2.213.151.000 (3.000
smmlv); deberá tener revisor fiscal para el
año 2018, el cual debe ser elegido por la
junta de socios o asamblea de accionistas.
A continuación, mencionaremos algunas
entidades que, por disposiciones legales,
deben tener revisor fiscal:
• Las instituciones financieras
sometidas al control y vigilancia de
la Superintendencia Financiera (de
acuerdo con las disposiciones del
artículo 20 de la Ley 45 de 1990).
• Las empresas de servicios públicos
domiciliarios que deben sujetarse a las
disposiciones del Código de Comercio
en lo que se refiere a sociedades
anónimas (Ley 142 de 1994).
• Las entidades sometidas a la vigilancia
de la Superintendencia Nacional de
Salud (Circular Conjunta 122 SNS – 036
de la Superintendencia Nacional de
Salud y la Junta Central de Contadores).
• Los conjuntos de uso comercial o
mixto (de acuerdo con el artículo 56
de la Ley 675 de 2001).
• Las cajas de compensación familiar
(conforme al artículo 48 de la Ley 21
de 1982).
• El control financiero y contable de los
fondos ganaderos deberá ser ejercido
por un revisor fiscal (de acuerdo con el
artículo 16 de la Ley 363 de 1997).
• Las fundaciones o instituciones de
utilidad común (artículo 3 del Decreto
1529 de 1990).

Elección de revisor fiscal en sector privado y público

Para el sector privado, independiente de si son empresas
Aspectos a tener en cuenta en la elección del revisor fiscal
o entidades con o sin ánimo de lucro, en caso de estar
obligados a tener revisor fiscal, no será necesario realizar una
En el sector privado no es obligatorio realizar una convocatoria
convocatoria para su elección. para la elección del revisor fiscal.

La norma dice que el máximo órgano social, llámese
asamblea de accionistas, junta de socios, asamblea de
asociados, o su equivalente, son los que deciden a quién
nombran como revisor fiscal
¿En el sector privado se pueden llevar dos o tres hojas de
vida? Esto ya es otro asunto. No existe dicha exigencia salvo
que estatutariamente se haya acordado que antes de elegir
un revisor fiscal, se deberá publicar un aviso en un periódico
o en la radio. Corresponde a un asunto que se quiere
imponer, bien sea por estatutos o un pacto interno que han
hecho los asociados o accionistas antes de elegir al revisor
fiscal.
No es obligatorio revisar varias hojas de vida para escoger
un revisor fiscal. Cualquier accionista puede realizar
una recomendación de aquella persona a quien pone a
consideración del máximo órgano social.
En el sector público las cosas son diferentes pues a diferencia
del privado, estamos hablando de un dinero que no le
corresponde a la entidad. De acuerdo con la naturaleza del
monto del contrato puede ser obligatorio realizar licitaciones
públicas para que lleguen varias hojas de vida. Aquí, el
máximo órgano social de la entidad pública escogerá el
revisor fiscal.
El máximo órgano social, llámese asamblea de accionistas, junta de
socios, o su equivalente, será quien designe al profesional idóneo.
El aspirante a revisor fiscal debe demostrar preparación
técnica, experiencia adecuada y contar con apoyo
profesional idóneo para el buen proceder de la revisoría.
En las sucursales de sociedades extranjeras el revisor fiscal
es designado por el órgano competente de acuerdo con los
estatutos.
No podrán ser revisores fiscales quienes cuenten con las
condiciones mencionadas en el artículo 205 del Código de
Comercio.
Luego de llamar a licitación pública para recolección de hojas de
vida, en el sector público el máximo órgano social de la entidad
pública será quien escoja al revisor fiscal.
Modelos y formatos
[Guía] Modelo de informe de gestión
De acuerdo a las disposiciones contenidas en el artículo 46 de la
Ley 222 de 1995, es obligación de los administradores presentar,
en cumplimiento del acto de rendición de cuentas, un informe de
gestión. Por tanto, compartimos con nuestros lectores un modelo de
informe de gestión.
http://actualice.se/96nk
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Medidas administrativas para la lucha

Responsabilidad penal y
contra la corrupción
disciplinaria del revisor fiscal
El artículo 32 de la Ley 1778 de 2016 modificó el artículo
De acuerdo a lo expuesto en la Ley 43 de 1990 y en el 7 de la Ley 1474 de 2011, el cual anexó el numeral 5 al
Código de Ética de la IFAC introducido en Colombia a través artículo 26 de la Ley 43 de 1990, en la que se menciona
de la Ley 1314 de 2009, reglamentada por el Decreto 2420 que los revisores fiscales tendrán la obligación de
de 2015 y sus respectivas modificaciones (Decreto 2496 denunciar ante las autoridades penales, disciplinarias y
de 2015 y decretos 2101, 2131 y 2132 de 2016 y 2170 de administrativas los actos de corrupción en un término de
2017), los revisores fiscales tienen un amplio marco de máximo 6 meses (término que correrá desde el momento
normas técnicas contables, de ética y de aseguramiento que en que se tuvo conocimiento de dichos actos). Por tanto,
regulan la profesión. el secreto profesional y el principio de confidencialidad no
serán aplicables para efectos de este lineamiento.
En concordancia con lo anterior y con lo expuesto en el
artículo 10 de la Ley 43 de 1990, al dictaminar estados Cabe anotar que se adelanta un proyecto de ley que incluye
financieros, el revisor fiscal da fe, salvo prueba de lo en sus artículos 4 y 41, penas a contadores, auditores y
contrario, que la información relacionada en los estados revisores fiscales en lo que concierne a no reportar u omitir
financieros se ajusta a las normas legales; asimismo, información de las operaciones sospechosas de corrupción.
que las cifras contenidas en estos reflejan fielmente la
situación de la empresa (ver artículos 38 y 39 de la Ley
222 de 1995). A continuación, relacionamos algunas
normas que mencionan las medidas sancionatorias, Modelos y formatos
disciplinarias y penales a las que se ve expuesto un
contador que incumple los requerimientos mencionados [Guía] Modelo del certificado anual a socios y/o
en las líneas anteriores: accionistas por el año 2017
A continuación, presentamos un modelo del certificado
que se expediría a socios o accionistas durante el 2018
Indicaciones del Estatuto tributario y con el cual se daría cumplimiento a lo indicado en el
parágrafo 1 del artículo 1.6.1.13.2.40 del DUT 1625 de
2016 (luego de ser modificado con Decreto 1951 de
Si bien es cierto que el revisor fiscal no es responsable de
2017).
los actos cometidos por la dirección o los responsables
http://actualice.se/9bi4
de gobierno de la entidad (ver artículos 41 y 42 de la
Ley 43 de 1990), el artículo 659 del ET menciona que
los contadores públicos, auditores o revisores fiscales
que incumplan las normas técnicas y de aseguramiento
que rigen la profesión, ya sea sugiriendo a los usuarios
llevar contabilidad de forma indebida, elaborar estados
financieros que no reflejen la realidad económica de
la empresa o dictaminando estados financieros que
no coincidan con los importes en libros, incurrirán en
sanciones de multa, suspensión o cancelación de su
tarjeta profesional.

Indicaciones del Código de Comercio

El revisor fiscal debe responder por los perjuicios
ocasionados a la empresa, a los asociados a esta o a
terceros debido a su negligencia. Asimismo, el revisor
fiscal que intencionalmente autorice balances con
inexactitudes graves o rinda informes con inexactitudes a
la junta de socios o asambleas de socios, incurrirá en las
sanciones previstas en el Código Penal para la falsedad en
documentos privados (ver artículos 286 a 296 del Código
Penal y artículos 42, 43 y 44 de la Ley 222 de 1995), más
las medidas disciplinarias incluidas en los artículos 35 a 40
de la Ley 43 de 1990.

19

DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES
EN SOCIEDAD COMERCIAL
L Prohibición de distribución de
as sociedades comerciales deben
presentar el proyecto de distribución
de utilidades ateniéndose a las
normas fijadas en los artículos 451 a 456
del Código de Comercio. Al ordenar la
distribución de dividendos debe tenerse
presente que el pago de dividendos debe
realizarse a quienes tengan la calidad de
accionistas al tiempo de hacerse exigible
cada pago.
¿Qué pasa en caso de
pérdidas?
En caso de registrarse pérdidas en el
ejercicio respectivo o en ejercicios
anteriores, resulta importante recordar
que el Código de Comercio contempla
una serie de normas sobre reparto de
utilidades en las sociedades anónimas,
aplicables en lo pertinente a todas las
demás formas societarias; entre estas
normas se encuentra el artículo 456 del
Código de Comercio, el cual establece
que las pérdidas se deben resolver con
las reservas que hayan sido destinadas
especialmente para tal propósito o, en su
defecto, con la reserva legal; las reservas
cuyo fin sea absorber determinadas
pérdidas no pueden emplearse para cubrir
otras distintas, salvo que la asamblea así
lo decida. Asimismo, se advierte que,
si la reserva legal no es suficiente para
recuperar al capital caído en déficit, se
deben aplicar entonces los beneficios
sociales de los ejercicios siguientes.
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del patrimonio por encima del 50 % del
capital suscrito, como:
utilidades
• La venta de bienes sociales
Conforme al precepto normativo invocado valorizados.
y, en concordancia con el artículo 151 del
• La reducción de capital suscrito.
Código de Comercio, se prohíbe distribuir
utilidades mientras no se hayan absorbido • La emisión de nuevas acciones.
las pérdidas que afecten el capital, es
Estas medidas operan como una forma
decir, cuando con ocasión de aquellas
de restablecer el patrimonio por encima
calamidades se reduzca el patrimonio neto
del cincuenta por ciento (50 %) del capital
por debajo de dicho capital; de modo tal
que si en un ejercicio resultan pérdidas y no
suscrito, es decir, a manera de aliviar las
pérdidas que ubican a la sociedad en la
se constituyeron reservas para solventarlas,
causal de disolución prevista en el artículo
se deben apropiar las utilidades necesarias
457, numeral 2 del citado código.
para absorberlas; de ser insuficientes, se
destinarán en su totalidad para afrontar
Es por eso que la liquidación prevista en
las pérdidas y se afectará la reserva legal
el aludido artículo 459, no forma parte del
para cubrir el faltante. Si por último, dicha
capítulo IV del título VI del libro segundo
reserva no es suficiente para asumir las
del Código de Comercio denominado
pérdidas, se deberán aplicar a ese fin las
“Balances y Dividendos”, sino del capítulo V
utilidades de los ejercicios siguientes, de
de dicho título VI, denominado “Disolución
manera que solo hasta cubrir la totalidad de
y Liquidación de la sociedad anónima”.
las pérdidas habrá lugar a repartir utilidades.
Todo esto con el propósito de reintegrar
el capital inicial a través de las utilidades Modelos y formatos
futuras.
[Acta] Reparto de utilidades – pago de
Medidas para el dividendos
restablecimiento del Este formato de acta le permitirá
patrimonio social aprobar el reparto de utilidades y el
pago de los respectivos dividendos en
la reunión de la asamblea de socios, de
De acuerdo con lo establecido en el conformidad con lo estipulado en los
artículo 459 del Código de Comercio, artículos 446 del Código de Comercio.
la asamblea puede tomar u ordenar las
http://actualice.se/6w
medidas conducentes al restablecimiento
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PRESUPUESTO 2018
L Características generales
os presupuestos son herramientas fundamentales en la toma
de decisiones y la determinación de emprender un nuevo
proyecto, en la medida que permiten un conocimiento
anticipado de los flujos que se producirán y la rentabilidad con
base en los ingresos y costos. A continuación, mencionaremos
algunos aspectos relacionados con estos:
Importancia de presupuestos
en la organización y ejecución
de proyectos
Los presupuestos son una herramienta de gestión que se
puede entender como un plan financiero considerado para un
proyecto, el cual desempeña un papel fundamental a la hora de
programar a futuro la actividad de la empresa o el desarrollo
de un nuevo proyecto.
Para la estimación de un presupuesto se requiere la
administración de fondos, puesto que uno de los objetivos de
los presupuestos es influir en los procesos de decisión de la
organización al estimar la capacidad de inversión de la empresa y
la posibilidad de recuperación de la misma, obtenidas mediante
la estimación de la rentabilidad.
Objetivos de realizar un presupuesto
1. Conocer la inversión inicial y total en la que se debe incurrir
para la ejecución de un proyecto.
2. Determinar las fuentes de financiación de las cuales se va a
obtener la inversión requerida para el proyecto.
3. Definir el tiempo de recuperación de la inversión.
4. Estimar la rentabilidad y establecer la viabilidad del proyecto,
teniendo en cuenta el costo de oportunidad de la inversión.
5. Determinar el ciclo vida del proyecto.
Los presupuestos permiten
acceder a la mejor opción o,
por lo menos, la que representa
la mayor posibilidad de
rentabilidad para la empresa o
inversionistas
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• Los presupuestos tienen la capacidad de predecir los estados
financieros futuros con base en estimaciones.
• De acuerdo con las bases de elaboración de la información,
el presupuesto puede implicar un elevado grado de
incertidumbre.
• El prepuesto no constituye información certera que
corresponda fielmente a la realidad, mas debe usarse como
un instrumento que contribuye en la toma de decisiones.
• El presupuesto permite controlar la evolución de la empresa,
contrastando lo previsto con la realidad, para poder analizar
las desviaciones.
• Los presupuestos permiten acceder a la mejor opción o,
por lo menos, la que representa la mayor posibilidad de
rentabilidad para la empresa o inversionistas.
• El presupuesto otorga la posibilidad de proyectar los gastos
en los que se prevé incurrir en un período de tiempo
determinado, así como el ingreso que se generará durante el
transcurso del proyecto.
• El presupuesto es muy importante en la medida en que
representa la imagen financiera del proyecto.
• El presupuesto otorga seguridad y contribuye en gran medida
a la comprensión del proyecto por parte de los inversionistas.
Los costos como factor fundamental en
presupuestos
El presupuesto se debe enfocar en detallar lo concerniente
a la presentación y análisis de los costos. Por ejemplo: en
los casos en que en un presupuesto se incluya una actividad
de capacitación, debe quedar explicado en detalle todas las
erogaciones que hay que asumir por motivo de la capacitación,
es decir, no solo el valor sino el costo del tiempo invertido por las
personas que se van a enviar y que los debe asumir el proyecto,
pues es un tiempo operativamente no productivo, además de
especificar si se requiere de materiales o algún valor que debe
ser considerado para la estimación del costo de la capacitación.
La presentación de los costos de manera específica permite
que los inversionistas y todos los usuarios de la información
contenida en los presupuestos, tengan un conocimiento claro
y amplio que proporcione fiabilidad, además de la posibilidad
de buscar alternativas que minimicen los costos, dado que, en
caso de mostrarse los costos como un monto general, se denota
como un cálculo al azar.
Uno de los elementos importantes de los presupuestos es la
capacidad de presentar la información del proyecto en términos
del costo–beneficio, desde el cual se deben evaluar variables
fundamentales, entre las que se señala la financiación. El
presupuesto permite a los inversionistas evaluar las posibilidades
de financiación y establecer en términos de costo-beneficio, el
plan de mayor ganancia para el proyecto.

Importancia del
presupuesto
• Lograr que la información
financiera sea accesible para
todos los usuarios. Por ejemplo:
los sindicatos pueden acceder a
la información de la organización,
es decir, que los miembros del
sindicato y todo el personal en
general tienen la posibilidad de
acceder al presupuesto y conocer
las expectativas de inversión de la
organización.
• Garantizar que la planificación
de las actividades sea
factible de realizar y estén en
correspondencia con los recursos
disponibles.
• Identificar el déficit en los que se
requiere de mayor movimiento de
recursos financieros.
• Establecer de manera transparente
la relación entre costos/recibos/
facturas con el presupuesto de las
actividades, a fin de certificar la
fiabilidad del trabajo y evitar que
los recursos sean destinados a
actividades no presupuestadas.
• Facilitar al personal el seguimiento
de los costos y garantizar el
balance del presupuesto.
• Otorgar el informe a los
financiadores, debido a que los
costos se encuentran relacionados
al presupuesto.
• Incrementar la relación de costo-
beneficio. Siempre que cada uno
de los elementos sean calculados
de forma adecuada, con lo que se
facilita conocer la disposición de
la inversión y analizar los costos
asociados a la inversión.
• Disminuir los costos y optimizar
la utilización de la inversión
presupuestada.
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Pasos para elaborar
un presupuesto
Para la elaboración de un presupuesto se
pueden tener en cuenta algunos parámetros
de tipo general pero, lo más importante, es
la caracterización de la compañía de modo
que se puedan tener en cuenta todas las
particularidades de la operación, del sector
empresarial, del tamaño de la organización,
de la ideología gerencial, entre otras.
Veamos los pasos que se pueden seguir para
elaborar dicho presupuesto:
Ajuste del organigrama
La necesidad de ajustar el organigrama
radica en definir las fuentes de
información para la construcción del
presupuesto y, al culminar el período
presupuestado, poder definir las áreas
sobre las que recaen las diferencias.
De esta manera, se busca hacer ajustes
sobre los responsables y la identificación
de las fallas, además de implementar
el presupuesto como una herramienta
integradora en la que se reconozca la
incidencia de todas las áreas y personas
en la confección del presupuesto.
En las empresas pequeñas no se debe
estructurar un organigrama complejo;
es suficiente con asignar responsables
y líneas de mando para las áreas
fundamentales, como las de recaudo
(clientes, cartera, cuentas por cobrar,
tesorería) y pagos (proveedores, cuentas
por pagar y acreedores en general).
Reunir la información del
período actual
Es necesario agrupar toda la información
financiera de la empresa en la que se
lleva contabilidad. Se deben congregar
los estados financieros de los últimos
períodos, acompañados de los informes
de gestión y, en caso de ser necesario
y existir la figura, se deben considerar
algunos informes de auditoría interna.
En las empresas que no llevan
contabilidad o tienen información
desactualizada, se puede recurrir a
algunos soportes, como el registro de
ventas por medio de la facturación,
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los extractos bancarios, los recibos
de servicios públicos y todos aquellos
soportes útiles para definir los niveles de
ingresos y costos.
Con toda esta información, se determinan
los niveles de ingresos y los requerimientos
que han sido necesarios para la producción
de los mismos, a fin de definir el
comportamiento de la empresa durante los
últimos períodos y señalar la tendencia.
Trazar objetivos para el
siguiente período
Una vez reunida la información y
determinado el comportamiento de
los períodos pasados, la empresa y el
departamento financiero, de gestión
y administración, deben precisar las
expectativas frente al período que se va
a presupuestar; es decir, con base en los
ingresos generados se define cómo se espera
proyectar la operación de la empresa.
Algunos de los cuestionamientos útiles en
este punto son: ¿se espera mantener el
nivel de ingresos?, ¿la empresa pretende
aumentar el nivel de ingresos?, ¿se
cuenta con la capacidad para asumir
los requerimientos de un aumento
de ingresos?, ¿durante los últimos
períodos la empresa ha cumplido con las
expectativas presupuestadas?
Las expectativas se deben ajustar a la
realidad del sector en el que se desempeña
la empresa, con la capacidad operativa, las
condiciones del mercado, las proyecciones
macroeconómicas, entre otras.
Identificar las fuentes de
ingreso
Con la información recolectada, la
empresa identifica las fuentes de ingreso;
por ejemplo: la venta de productos
y/o servicios, comisiones, honorarios,
participaciones en los mercados de
capitales, entre otros.
Con el objetivo de considerar el total
de partidas generadoras de ingresos y
proyectarlas al período siguiente, deben
estimarse tanto la realidad de los períodos
anteriores como las expectativas, a fin
de ajustarlas a una proyección altamente
probable.
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Identificar los usos del dinero

Con el concepto de usos se hace referencia a los costos y
gastos del negocio. Es importante clasificarlos adecuadamente
en fijos y variables, directos e indirectos y resaltar los no
operacionales; todas estas clasificaciones son útiles para
identificar las opciones de optimizar el uso de los recursos y
aumentar las utilidades de la organización.
Los usos proyectados se deben ajustar a las expectativas. La
decisión de aumentar los ingresos es directamente un aumento
de costos y gastos. Así, una de las mejores opciones para
incrementar las ganancias de una empresa es la disminución
de los costos y gastos por medio del cambio de proveedores, la
sustitución de materias primas, entre otros.
Contrastar el presupuesto
del período anterior
Con los estados e informes financieros del período
actual se realiza un contraste con el período
anterior, a fin de evaluar la gestión de la compañía.
El informe del cumplimiento presupuestal es un
insumo importante para la elaboración del nuevo
presupuesto, dado que permite entender las
dinámicas de la compañía, principalmente en el
juego de las expectativas. Es una herramienta de
especial cuidado al momento de presupuestar.

Clasificación de los presupuestos

El presupuesto como base de la
planeación de las ventas, los costos y la
producción, es el punto de partida para
estimar los indicadores de las entidades y
permite que los administradores y socios
tomen decisiones en cada departamento.
Teniendo en cuenta la trascendencia de
este concepto, mencionaremos los tipos de
presupuesto y sus características según los
factores que dan lugar a su clasificación:
Según su flexibilidad
• Presupuestos rígidos: son
presupuestos que se establecen con
el fin de que no varíen en la realidad
y que, por ende, no pueden ajustarse
fácilmente según las disposiciones
de colaboradores de la entidad. Para
el ajuste de tales presupuestos se
requiere de una reunión de directivos
que determine tras un proceso de
planeación y un estudio exhaustivos,
la factibilidad del ajuste. Algunas
empresas manejan presupuestos
rígidos con el fin de mantener un
control de su negocio y disminuir sus
niveles de riesgo; pero en ocasiones,
estos presupuestos pueden hacerles
perder algunas negociaciones
beneficiosas.
• Presupuestos flexibles: diferente al caso
anterior, estos presupuestos permiten
que se realicen ajustes a lo largo del
proceso o desarrollo del objeto social.
Es así como ante nuevos proyectos
o diferentes propuestas de algún
directivo, el presupuesto puede sufrir
modificaciones y ajustes; esto permite
que los directivos tomen decisiones con
mayor autonomía. Sin embargo, el bajo
control puede generar altos riesgos.
Según el tiempo
• Presupuestos a largo plazo: estos
presupuestos se preparan para
realizarse en períodos superiores a 3
años; por lo general se diseñan para
períodos de 5 años.
• Presupuestos a mediano plazo:
estos presupuestos se preparan para
realizarse en períodos de entre 1 y 3
años.
• Presupuestos a corto plazo: estos
presupuestos se preparan para
realizarse en períodos no superiores a
1 año.
Según el área
• Presupuestos de producción: en
este presupuesto se analizan los
materiales, mano de obra, costos
indirectos de fabricación y todos los
recursos asociados a la producción.
• Presupuestos áreas de apoyo:
en este presupuesto se tienen en
cuenta todos los cargos y recursos
asociados a las actividades de apoyo
al área de la producción como el
área de tecnología, bodega, almacén,
mantenimiento, entre otras.
• Presupuestos de administración:
abarca todos los recursos y cargos
asociados al área administrativa, por
lo general en este están incluidos
los cargos de recursos humanos,
contabilidad, gerencia, tesorería,
recepción, entre otros.
• Presupuestos de área de ventas:
analiza todos los cargos asociados
al área de ventas, distribución,
mercadeo, publicidad, entre otros.
• Presupuestos de área de servicios:
abarca todos los recursos destinados
a los departamentos de servicios
disponibles para los trabajadores tales
como: parqueadero, restaurante,
salón social, servicios médicos,
psicológicos, entre otros, asociados con
el mejoramiento del clima laboral y la
estabilidad de los empleados.
Según el sector de aplicación
• Presupuestos públicos: son
presupuestos realizados para
programas del sector público o
entidades del sector solidario que
tienen el fin de cubrir necesidades
puntuales de una población o de
prestar servicios de educación y salud.
• Presupuestos privados: son
presupuestos realizados por
empresas del sector privado con
el fin de generar dividendos que,
posteriormente, se espera repartir
entre los socios.

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Problemas productivos al realizar

un presupuesto
Para realizar una adecuada planeación de presupuesto es necesario analizar el
presente y futuro de la organización en torno a su proceso productivo y financiero.
Con ese fin se debe, a su vez, estudiar las situaciones que puedan restringir el
avance de las actividades de la empresa como es el caso de la escasez de un recurso
o la falla en un proceso. Veamos:

En la evaluación inicial de las actividades de la empresa se requiere identificar cuáles

son los recursos escasos y de qué manera estos pueden afectar el proceso productivo,
con el fin de realizar los ajustes necesarios, ubicar la forma en la que se pueda
aumentar el recurso, mejorarlo o aumentar el límite de este.

Ahora bien, desatender esta evaluación inicial

puede generar numerosas pérdidas para la
empresa, en cuyo caso se tendría que recurrir a
opciones como inyección de capital en exceso,
recortes de personal u otras situaciones que,
en vez de ser una solución, puedan convertirse
en causales para que el negocio no continúe
en marcha. Así mismo, cabe anotar que
esta evaluación inicial debe realizarse en el
presupuesto y ser parte de la investigación
inicial del negocio.

A continuación, mencionaremos algunos de los

tipos de problemas productivos que se deben
atender al momento de realizar un presupuesto:

Información errada Escasez de información

Como la información es la fuente de los presupuestos, si esta
no está libre de sesgo o error, difícilmente podrá ser útil para la
evaluación inicial de la empresa. Dicho esto, deben establecerse
políticas y parámetros para la recolección de información,
verificando las fuentes de la misma, ya sean externas o internas,
relacionadas con el mercado, la operación o la organización en
general.
Límites externos
Partiendo de la premisa de que las empresas ejecutan su
actividad en un contexto social, político y económico y que, por
tal, son susceptibles de diferentes afectaciones, estas deben
atender las situaciones de orden externo que puedan afectar su
continuidad; un ejemplo de esto son las políticas arancelarias,
tributarias o legales. Dado que los requerimientos, sanciones y
multas están sujetas a lo que se establezca en el país donde se
encuentre ubicada la empresa, en el desarrollo del presupuesto
se deben contemplar los costos y gastos que debe asumir la
compañía por operar en aquel territorio, además de contemplar
la adquisición de pólizas y seguros que puedan sopesar cualquier
infortunio que pueda presentarse.
La mayoría de emprendedores enfrentan dificultades al
conseguir información para emprender su idea de negocio.
Sin embargo, no se debe empezar con la ejecución del
objeto social sin antes obtener todo lo que se necesita para
elaborar un presupuesto, pues las decisiones de inversión
y financiación, las cuales son fundamentales para saber
cómo operar, se obtienen después de revisar una serie de
indicadores y variables para los cuales se requiere obtener
información sobre el nivel de producción, políticas de
cartera y proveedores.
Recurso con restricciones o cuello de botella
En las líneas de producción existen recursos (por lo general
máquinas o procesos) que suelen tardar más que otros; esto
disminuye la capacidad productiva de la empresa puesto
que los cuellos de botella definen el nivel de producción
posible. Por tanto, medir la capacidad de las máquinas y
la productividad de cada proceso es fundamental en el
presupuesto.
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