GESTIÓN DE RECURSOS

Compras y Contrataciones
Versión 1 PA-GR-CC 01 de Junio de 2017

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO

LISTA DE DISTRIBUCIÒN

VERSIÓN CARGO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Cotranal LTDA Coordinador SIG Gerente General
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1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento y las actividades requeridas para la Gestión de Compra en COTRANAL
LTDA, con las competencias necesarias para el desarrollo de las funciones y la prestación efectiva
del servicio.

2. ALCANCE:
Aplica a la Gestión de Compra, para desarrollar las actividades de acuerdo a los requisitos
normativos aplicables.
3. REALIZACIÓN

DOCUMENTACIÓN
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
O REGISTRO

Se establecerán los criterios

pertinentes para las elecciones de
proveedores, los cuales satisfacen las
necesidades de elementos
requeridos para el funcionamiento de Gerente General
Identificación y
la empresa.
Selección de Coordinador SIG Base de dato de
1 Proveedores Se determinará por medio de un proveedores
Personal
comité, integrado por el gerente, el interna
encargado de
personal encargado de realizar
compras
compras y el coordinador del SIG.
Se dejara un registro de los
proveedores seleccionados de
manera digital
Cada responsable de los procesos,
identifica la necesidad de compra de
Identificación Responsables
1 algunos artículos o componentes N/A
de la Necesidad de proceso
necesarios para poder ejercer sus
funciones
El empleado realiza una solicitud de
2 compra de los elementos, por medio Responsable de Correo electrónico
Solicitud de proceso
de un correo electrónico
Compra
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DOCUMENTACIÓN
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
O REGISTRO
El responsable de la Gestión de
compras gestiona todas las
solicitudes de compras y deben ser
Responsable del
aprobadas por gerencia.
Aprobación de desarrollo de las
3 La aprobación de Gerencia puede ser compras Correo Electrónico
la Solicitud
con correo electrónico o con firma en
Gerente General
la cotización, en todo caso se debe
garantizar que la Gerencia apruebe la
compra.
Aprobada la solicitud de compra, y de
acuerdo a los requerimientos
descritos por el solicitante, se realiza
la búsqueda e identificación de los
proveedores más idóneos existentes
en la lista de proveedores activos de
la empresa, solicitando las
cotizaciones, según las
características, especificaciones,
Identificación cantidad, y plazo de entrega de lo Copia correo
Proveedores requerido. Responsable del
Registro de
4 desarrollo de las
llamadas
compras
En casos que no exista el proveedor
que entregue el producto o servicio
requerido, se investiga por medio de
directorio telefónico, referencias de
los empleados u otros medios, las
posibles personas o empresas que
ofrezcan el producto o servicio
requerido, y deberá ser anexado en
el listado de proveedores, con la
información de contacto del mismo.
Se realiza la evaluación de los Responsable del Formato
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DOCUMENTACIÓN
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
O REGISTRO
proveedores más idóneos para
suministrar el producto y/o servicio,
teniendo en cuenta la información
requerida en el formato “Selección
de proveedores”.
desarrollo de las evaluación de
De acuerdo con los resultados compras proveedores
Evaluación y obtenidos del análisis de la
selección de información brindada, en búsqueda Coordinador del
proveedores de las mejores condiciones, y el SIG
Selección de
5 cumplimiento con todos los Gerente General proveedores
requisitos especificados, seleccionar
y presentar el proveedor que
obtenga el mayor puntaje a la
Gerencia para su posterior
aprobación.
6 Una vez se haya elegido el proveedor Responsable del Orden de Compra
más conveniente para la compra y desarrollo de las
haya sido aprobado por Gerencia, compras
Realización de diligenciar el formato “Orden de formato Lista de
Compra compra”, basado en la cotización, en chequeo de
las especificaciones requeridas, se requisitos para la
hace llegar al proveedor por correo prestación de
electrónico, acordando la forma de servicios
pago, plazo y lugar de entrega.
Para servicios contratados, ya sean
de mantenimiento locativo general,
de infraestructura, de equipos o aires
acondicionados, o cualquiera que
sea, antes del inicio de sus
actividades se deberá verificar el
estado de afiliación a ARL, Salud y
pensión, cumplimiento de requisitos
para el trabajo en alturas, entre otros
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DOCUMENTACIÓN
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
O REGISTRO
criterios, mediante la aplicación del
formato Lista de chequeo de
requisitos para la prestación de
servicios.

Todos los profesionales de apoyo

que ingresen a la organización por
OPS, o por servicio, deberán entregar
antes de iniciar sus actividades todos
los certificados de afiliación vigente a
salud y pensión, y su afiliación a la
ARL y cumplimiento de otros
requisitos aplicables para el
desarrollo de sus funciones, (Aplicar
el formato Lista de chequeo de
requisitos para la prestación de
servicios).

Reciben el pedido revisando que los

elementos recibidos y relacionados
en la factura, cumpla con las
características y condiciones
establecidas en la orden de compra.
Responsable del
En casos en que se presenten
Verificación de desarrollo de las
7 inconsistencias y no cumpla con los Orden de Compra
Compra compras
requerimientos, se hace la anotación
en el campo de observaciones del Jefe de zona
formato mencionado aclarando la
especificación no cumplida, o el
defecto o falla detectada por lo cual
se solicita el cambio respectivo y/o
devolución del producto o servicio.
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DOCUMENTACIÓN
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
O REGISTRO
Responsable del
El responsable de la Gestión de desarrollo de las
Remisión de
8 compras remite la factura a compras Factura
Factura
Contabilidad
Jefe de zona
Se le entrega al solicitante los
Entrega del Solicitud de
9 elementos solicitados en la Solicitud Líder de proceso
Pedido Entrega
de Compra.
Los proveedores son evaluados Responsable del
anualmente, con base en los desarrollo de las
parámetros establecidos en el compras
formato de “Evaluación de
Coordinador del
proveedores”, tales como,
SIG
cumplimiento, calidad, condiciones
de SST, servicio post venta y/o Gerente General
garantía.
Las calificaciones de evaluación para
los proveedores son las siguientes:

 Confiable
Evaluación y  Recomendado Evaluación de
Reevaluación de  No Confiable proveedores
10
proveedores
Con los resultados obtenidos se
actualiza el listado de proveedores, sí
el proveedor resulta Confiable, queda
exento de la siguiente evaluación y
debe tenerse como preferido para la
siguiente compra, si el proveedor
resulta Recomendado (aceptable), se
le solicita al proveedor la corrección
de sus fallas, para ello se le envía por
escrito las deficiencias u
observaciones que se hayan
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DOCUMENTACIÓN
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
O REGISTRO
detectado durante el periodo de
evaluación y si el proveedor resulta
No confiable, requiere de asesoría y
seguimiento permanente, se solicita
al proveedor un plan de acción y se
determina con la alta dirección su
permanencia en el Listado.

A los proveedores únicos se les

aplican los criterios de evaluación, sin
embargo, son únicamente con fines
de monitoreo, ya que en algunos
casos no es posible contar con otras
alternativas para proveer el servicio o
producto.

4. REGISTROS RELACIONADOS

CÓDIGO REGISTRO UBICACIÓN

PA-GR-CC-R03 Orden de compra

Lista de chequeo de requisitos para la prestación de

PE-GR-CC-R07
servicios Compras
PA-GR-CC-R01 Evaluación de proveedores

PA-GR-CC-R05 Selección de Proveedores