CONCEPTO

Administrar significa ejercer la dirección de un proyecto, que se

encamina hacia un objetivo; por lo tanto, consiste en planearlo y
organizarlo en pasos simultáneos y /o sucesivos, que son necesarios
supervisar, para que se desarrollen en el rumbo adecuado hacia el fin.
Esa supervisión, es lo que llamamos control administrativo.
Se trata de la fiscalización de la gestión, ya se trate de una empresa o
de otra institución cualquiera, formal o no. Esta función es ejercida en
general, por jefes, directivos o gerentes. A nivel estatal, el control
administrativo le concierne a quien es titular del Poder Ejecutivo.
Cuando se observa durante el control que existen errores, se deberán
implementar los medios para corregirlos. Si falla el control, no habrá
modo de enmendar las fallas que se hayan producido en cualquier etapa
del proceso administrativo.

ELEMENTOS

Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que

define los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un
estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación
o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los
cuales se presentan a continuación:

• Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de

existencias, cantidad de materias primas, números de horas, entre
otros.

• Estándares de calidad: Como control de la calidad de la materia

prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del
producto, entre otros.

• Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un

determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos
determinados, entre otros.

• Estándares de costos: Como costos de producción, costos de

administración, costos de ventas, entre otros.

Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que

tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la

tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue
establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto
es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
 Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca
corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción
correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún
desvío o variación con relación al estándar esperado.

IMPORTANCIA
El control es de suma importancia ya que incluso el mejor de los planes
puede ser desviado y puede no cumplirse según lo deseado: es
importante tanto para mantener el control de los planes que se deben
cumplir como para vigilar los cambios de ambiente y cómo se
desarrollan los trabajadores en el ámbito laboral. El control puede
servirnos para: crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a los
cambios, agregar valor a los productos o servicios que se producen en
dicha empresa y facilitar el trabajo en equipo.

PRINCIPIOS

Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el

grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se
delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es
necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se
están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad
delegada está siendo debidamente ejercida.

Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por

tanto es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o
estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido
mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares
permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando
errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe

aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas, con anticipación.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los

objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar
los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se
fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de
los mismos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo
originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.
Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y
si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe

justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación
con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá
implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de
él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios
financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que
implican su implantación.

De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las

actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y
tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas
requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos,
estadísticos o aleatorios.

De la función controladora: La función controladora por ningún

motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde
efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la
persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con
la actividad a controlar.

ETAPAS

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES

Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo o patrón

sobre el cual se efectúa el control. Los estándares son el parámetro
sobre el que fijamos los objetivos de la empresa.

MEDICIÓN DE RESULTADOS

Como su nombre lo indica, en ésta etapa se van a medir los resultados

contra lo
ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser
definidas
acorde a los estándares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario
apoyarnos
de los sistemas de información de la empresa, y para que el proceso de
control
resulte efectivo la información que obtengamos debe ser totalmente
confiable,
oportuna, y que fluya por los canales idóneos de la comunicación.

CORRECCIÓN

Los controles tienden a conducir a la acción correctiva, cuando

detectamos fallas,
debemos verificar donde está el mal, cómo sucedió, quien es el
responsable y
así tomar las medidas de corrección pertinentes.
RETROALIMENTACIÓN
Es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el
control se
ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Dependerá
mucho de la
calidad de la información que se obtenga para que la retroalimentación.

CARACTERISTICAS
Las características del control son:
Integral: Asume una perspectiva integral de la organización, contempla
a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las
actividades que se desarrollan en la misma.
Periódico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada.

Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para

la función u objetivos de cada unidad.
Creativo: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer
mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos.
Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando
los recursos apropiados.
Adecuado: El control debe ser acorde con la función controlada,
buscando las técnicas y criterios más idóneos.
Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman
parte de ella.
Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado
más que a coaccionar.
Servir de Puente: Entre la estrategia y la acción, como medio de
despliegue de la estrategia en la empresa.
Flexible: Fácilmente modificable con capacidad de cambio.

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL

Factores  que integran el control:
Cantidad: se aplica a actividades en la que el volumen es importante.
Presupuestos
Estimaciones
Productos terminados
unidades vendidas
unidades rechazadas
inventarios de personal
Medición de trabajo
Pronósticos
 Control de inventarios

Tiempo: se aplica para controlar las fechas programadas.

Estudios de tiempos
Fecha limite
Programas
Tiempo- Maquina
Medición del trabajo
Procedimientos
Estándares

Costo: es el indicador de la eficiencia administrativa, ya que a través

del se realizan las reparticiones de ciertas actividades.
Presupuesto
Costo estándar

Calidad: son las especificaciones que deben tener ciertas funciones de

la empresa.

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como unidad y
aplicarse en todo tiempo a la empresa, suponiendo así clasificarse en:

Control preliminar: Es aquel que se efectúa antes de realizar las

actividades.
Control concurrente: Se ejerce de manera simultánea a la realización
de actividades, como un proceso continúo. Un control esporádico de
nada sirve para la consecución de las metas.
Control posterior: Se indica después de haber realizado las
actividades planeadas. Su objeto es administrar información para los
resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.
CONTROL POR AREAS FUNCIONALES
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten,
en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar
a las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de
determinar la acción correctiva necesaria.

TECNICAS DE CONTROL
Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar
las operaciones de una empresa, entre las cuales tenemos:

Las técnicas presupuestarias: En éstas, los planes, programas y

objetivos se encuentran plasmados en términos cuantitativos, medibles,
lo que facilita en gran manera la comparación de lo realizado con
relación a lo planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los
presupuestos de ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de
insumos y materiales, presupuesto de mano de obra, etc.

 Las técnicas no presupuestarias: Son recursos adicionales de

control que se emplean frecuentemente en cualquier empresa. Entre
estas técnicas encontramos los datos estadísticos, reportes o análisis
especiales, observación directa, programas de auditoría, el punto de
equilibrio, etc.

Técnicas modernas de control: Entre estas técnicas podemos

encontrar la técnica de revisión y evaluación de programas (PERT por
sus siglas en inglés), gráfico de Gantt o cronograma de
actividades, costeo directo y la investigación de operaciones, entre
otras.

 El punto de equilibrio: Se le conoce así a la situación en la cual, las

ventas totales de una empresa igualan los costos totales de la misma, es
decir, situación en la que la empresa no gana ni pierde. Este análisis
permite a los administradores contar con datos precisos, relacionados al
total de costos fijos y variables más convenientes para la organización,
para maximizar las utilidades a través de las ventas planificadas.