Procedimiento Adopta una Escuela

Tabla de Contenidos

Generalidades......................................................................................................................2
Definiciones.........................................................................................................................4
Diagrama de Flujo...............................................................................................................5
Identificar y Seleccionar la Escuela que se encuentre dentro de las Comunidades
Aledañas de cada Centro de trabajo ....................................................................................6
Realizar, Firmar y Documentar Convenio...........................................................................7
Realizar Análisis de Necesidades........................................................................................8
Elaborar Plan de Acción......................................................................................................9
Ejecutar Plan de Acción....................................................................................................10
Documentar Evidencia en Programa Operativo de Responsabilidad Social.....................11

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Generalidades

Propósito Definir los lineamientos de la planeación y ejecución de eventos encaminados

a impactar positivamente a los grupos de interés y las comunidades aledañas

Alcance A todos los centro de trabajo

Documentos de  Pacto Mundial de las Naciones Unidas

Referencia  Evaluación CEMEFI (Centro Mexicano para la Filantropía A.C.)
externos

Responsabilidad El (Los)… Es (son) responsable(s) de…

Coordinador de  Realizar convenio entre la escuela y las ..
Responsabilidad  Identificar las necesidades que tenga la escuela.
Social  Realizar plan de acción y labores de mejora.
Analista de  Coordinar y ejecutar las labores de mejora en la
Responsabilidad escuela adoptada por las ..
Social  Documentar evidencia en el programa operativo
de Responsabilidad Social.

Continúa en la página siguiente

Generalidades, Continúa

Autoridad Los puestos enunciados tienen la autoridad para llevar a cabo las funciones
indicadas en este procedimiento

Registros que  Convenio con la escuela adoptada

genera la  Análisis de identificación de necesidades
aplicación de
 Plan de acción de acuerdo a necesidad identificada
este
procedimiento

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Definiciones

Responsabilidad Es una visión de negocios que integra el respeto por las personas, los valores
Social éticos, la comunidad y el medioambiente con la gestión misma de la empresa,
independientemente de los productos o servicios que ésta ofrece, del sector al
que pertenece, de su tamaño o nacionalidad (Centro Mexicano para la
Filantropía, s.f.)

Master Sistema electrónico de control documental usado en las empresas.

Programa Consiste en la identificación de escuelas de alta vulnerabilidad, en donde los

Adopta una equipos de trabajo de cada centro de trabajo llevan a cabo labores de mejora en
Escuela la infraestructura, mantenimiento, pintura, reforestación, mobiliario y equipo
de oficina de las escuelas. En estos eventos se invita a participar, además de
los colaboradores, a sus familias.

Comunidad Comunidad que está ubicada en el mismo municipio donde opera la empresa
aledaña

Vulnerabilidad Sectores o grupos de la población que por su condición de edad, sexo, estado
civil y origen étnico se encuentran en condición de riesgo que les impide
incorporarse al desarrollo y acceder a mejores condiciones de bienestar
(Centro de Estudios Sociales y de Opinión Pública, 2006)

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Diagrama de Flujo

Inicio

Identificar y seleccionar la escuela que se

encuentre dentro de las comunidades aledañas
de cada centro de trabajo .

Realizar, firmar y documentar convenio

Realizar análisis de necesidades

Elaborar plan de acción

Ejecutar el plan de acción

Documentar evidencia en programa

operativo de Responsabilidad Social

Fin

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Identificar y Seleccionar la Escuela que se encuentre dentro
de las Comunidades Aledañas de cada Centro de trabajo .

Identificar Coordinador y Analista de Responsabilidad Social realiza la búsqueda de

escuela escuelas con
las características para formar parte del programa:
- Estar ubicada en comunidades aledañas a donde opera la empresa.
- Estar situada en zonas de alta vulnerabilidad.

El objetivo de esto es encontrar una escuela donde la empresa pueda realizar

diferentes actividades de mejora, beneficiando a los alumnos, maestros y
padres de familia.

Seleccionar En la empresa, se analizan las diferentes opciones, y en conjunto se elige la

escuela escuela que será adoptada.

El Coordinador y Analista de Responsabilidad Social le presentan las opciones

a la alta dirección.

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Realizar, Firmar y Documentar Convenio

Acercamiento El Coordinador de Responsabilidad Social se pone en contacto con el Director

con la escuela de la Escuela seleccionada para platicar sobre el Programa Adopta una
Escuela.

Realizar y El Coordinador de Responsabilidad Social realiza el convenio entre la

firmar convenio institución y el centro de trabajo ., el documento representa la relación que se
llevará acabo entre ambas partes, debe ir firmado por:

Empresa  Director de la escuela

 Gerente centro de trabajo
.  Director de la escuela
 Director de Asuntos Jurídicos

Nota: El convenio se debe actualizar o modificar en los siguientes casos:

 Se adopte una nueva escuela
 Cambio de Director de la escuela
 Cambio del gerente del centro de trabajo
 Cambio del Director de Asuntos Jurídicos (sólo aplica para las .)

Documentar El convenio firmado se guarda y se sube a la nube en el apartado de

convenio Responsabilidad Social para tenerlo como evidencia.

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Realizar Análisis de Necesidades

Realizar visita a ElCoordinador y Analista de Responsabilidad Social programa una visita a la

escuela escuela con el fin de identificar, con la ayuda del Director, necesidades que
adoptada requieran ser atendidas a la brevedad.

Las necesidades pueden ser:

 Impermeabilizar
 Reforestar
 Mantenimiento a los salones
 Mantenimiento a las instalaciones de los baños

Nota: si hubiere alguna otra necesidad no listada, debe consultarse para que
sea aprobada.

Es recomendable tomar fotografías de las diferentes necesidades que sean

identificadas para incluirlas en el análisis.

Elaborar Realizar un análisis de las principales necesidades identificadas, el documento

análisis de debe contener:
necesidades  Información sobre la escuela:
identificadas  Nombre
 Ubicación
 Número de alumnos
 Descripción de las condiciones de las instalaciones.
 Fotografías de las instalaciones.

Presentar el Se programa una reunión con los involucrados con el objetivo de presentar las
análisis de diferentes propuestas y en conjunto elegir la(s) necesidad(es) a mejorar
necesidades

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Elaborar Plan de Acción

Elaborar plan El plan de acción consiste en detallar paso por paso las acciones que se
de acción realizarán para lograr una mejora en la necesidad identificada, al igual que
sirve de apoyo para que el Coordinador / Analista de Responsabilidad Social
tenga un panorama de lo que se tiene que hacer y el tiempo que se tiene para
entregar el trabajo terminado

El documento debe considerar:

 Presupuesto otorgado para el Programa Adopta una Escuela.
 Cotizaciones de los proveedores con los que se va a trabajar.

Nota: tomar en cuenta el periodo vacacional de las escuelas, ya que las

instalaciones permanecen cerradas.

Revisar plan de El Coordinador / Analista de Responsabilidad Social con el objetivo de revisar

acción el plan de acción, y finalmente obtener su autorización.

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Ejecutar Plan de Acción

Ejecución Se inicia con los trabajos de mejora, de acuerdo a las fechas establecidas en el
plan de acción.

En los casos que se considere conveniente y seguro, se puede invitar a los

colaboradores para que participen y ayuden a mejor las instalaciones de la
escuela.

Durante los trabajos de mejora, es necesarios tomar fotografías de lo que se

está realizando, para documentar la actividad.

Si se trabajó con un proveedor, solicitar la factura y entregarla al área de

tesorería.

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Documentar Evidencia en Programa Operativo de
Responsabilidad Social

Documentar Se debe documentar las siguientes tres etapas:

evidencia
1. Análisis de necesidades
2. Plan de acción
3. Ejecución del plan de acción

La evidencia se documenta en el apartado de Responsabilidad Social

Seguimiento a El Coordinador de Responsabilidad Social revisa y da avance a las actividades

programa realizadas.
operativo de
Responsabilidad
Social

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