TALLER UNIDAD 3

Aprendiz: Daniela Alejandra Muñoz Caicedo

Instructora: Angela Saavedra
Inicialmente, identifique una empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Basado en la terminología empleada de las comunicaciones en el material de
estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los
siguientes aspectos:
- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un
documento?
RECEPCEIÓN: consiste en recibir las comunicaciones internas y externas
(solicitudes, derechos de petición, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos,
publicidad)
Es el procedimiento por medio del cual" las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como nombre de la persona o y/o
entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia (s)
competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos, y tiempo de respuesta (si lo amerita) entre otros.
DISTRIBUCIÓN: es el proceso en cual se envía y se controla el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y
externa, fax, correos electrónicos y otros, que faciliten la atención de las
solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuya a la observancia
plena de los principios que rigen la administración pública (universidad del
atlántico)
- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.
La comunicación es externa
En todas las empresas siempre hay comunicaciones internas y externas al
momento de recibirlas hay que clasificarlas:
Las comunicaciones internas van dirigidas van dirigidas al cliente interno es decir
al trabajador. Nace como respuesta a las nueve necesidades que tienen las
empresas para motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno
empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
Las comunicaciones externas van dirigidas al exterior con clientes intermediarios,
proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan
vital para la organización como la comunicación interna.
- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa
determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?
Es el conjunto de procedimientos de las comunicaciones oficiales, el cual le
corresponde a la unidad de correspondencia para el despacho de documentos
La elaboración
Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los
parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su
destinación
Firma
La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo,
dibujo, escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de
identificar al responsable de su expedición.
El traslado de documentos significa el paso de éstos desde el área que lo origina a
la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.
Cabe resaltar Que el documento debe ser elaborado con los más mínimos
detalles, ya que además de que la norma indica los parámetros para su
elaboración" su ciclo vital muestra el proceso que debe seguir secuencialmente
para alcanzar el objetivo para el cual ha sido diseñado. Es decir que además de
contener un encabezado" un contenido y una despedida, también debe reflejar al
final de éste al responsable de su origen con la firma. posterior a ello, sí debe
trasladarse a la unidad de correspondencia donde efectúan la Verificación de
datos, la numeración, fechado, registro. separación y luego su envío al destino
final.