CONFERENCIA No.

Asignatura: ADMINISTRACION

TEMA 7 “El Control”

OBJETIVOS, Como resultado del análisis y ejercitación de los contenidos, los

estudiantes serán capaces de:

 Explicar la importancia y la necesidad de la función de control

en la organización.

 Identificar los elementos básicos del proceso de Control.

 Conocer la finalidad del control y cómo se debe orientar para

elevar su efectividad, así como determinar las técnicas y los
métodos para ejecutar los procesos de control con una alta
calidad.

CONTENIDOS:

Control. Importancia del Control. Proceso de Control. Información y

Control .Tipos de Controles. Técnicas de control.

A modo de Introducción.

La cuarta y última función del Proceso de Administración o Dirección es el Control. Con

ella podemos evaluar el desempeño y aplicar las medidas correctivas necesarias para
asegurar que los objetivos y planes previstos, se cumplan. 

El Control, al igual que las funciones anteriores deben realizarlo todos los gerentes, con
independencia del nivel de dirección, o posición que ocupe en la organización u
empresa. ¿Cómo saber si las cosas están saliendo bien?, o más importante aún:
¿Cómo saber si las cosas pueden salir mal y tomar medidas para evitarlo?
 
La existencia de muchos controles puede provocar que al final no se controle nada.
Pero la carencia de controles puede a su vez provocar un estado de anarquía y que
cada cual haga las cosas como estime más conveniente, sin tener en cuenta los
intereses de la organización y sus resultados finales. 
En esta Unidad conocerás lo importante que resulta el control, cuáles son las etapas
que deben realizarse para ejecutar un Proceso de este tipo. Podrás saber os diferentes
tipos de controles y las técnicas para su aplicación.

El Control.

El objetivo esencial de los sistemas de control, es garantizar el cumplimiento de los

planes que se prevén en la etapa de Planificación. De ahí que los Administradores o
Gerentes tomen a la planificación como punto de partida para su diseño.
El Control es la última etapa del proceso de gestión, y a su vez es el punto de partida
para el inicio de un nuevo ciclo de dicho proceso. Con el control se obtienen las
experiencias necesarias para hacer las cosas mejor en el próximo ciclo y alcanzar
mayores resultados.
El control es un proceso que abarca todas las actividades empresariales.
Abarca:

 La utilización y el rendimiento de todos los medios y recursos materiales.

 El empleo de los recursos monetarios y financieros de todo tipo.
 Los niveles de actuación de las personas y de los grupos de la organización.
 Algunos elementos y variables del entorno.
 

LECTURA RECOMENDADA: Texto básico “Administración” del autor J. Stoner,

Capítulo 20, página 638-642. 
Sobre la función de control puede responder los ejercicios 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3 y
4.2.4 ubicados en la sección de ejercicios de aprenDIST opciones: selección múltiple,
casos y de relleno de palabras.

Importancia del Control.

El Control nos permite conocer como marchan las cosas, los problemas que están
surgiendo y la naturaleza de los mismos; así como saber en qué momento y hacia
dónde debemos reorientar o redirigir nuestros recursos y esfuerzos para cumplir
nuestros objetivos y planes. Los controles nos permiten comparar lo que está
sucediendo con lo que debía suceder de acuerdo a lo Planificado; determinar las
desviaciones presentadas y establecer las medidas correctivas necesarias para
normalizar la situación. 
La importancia del control en general siempre ha sido comprendida y en la actualidad,
ocupa un lugar aún más relevante por las razones siguientes: 

 Mayor crecimiento y mayor dinámica de los procesos de internacionalización y

globalización de la economía.
 Ritmos cada vez más rápidos de cambios tecnológicos.
 Intensificación de la competencia a escala local y mundial.
 Factores políticos, sociales y legales.
 Todos estos factores, y otros no indicados, provocan que el entorno se vuelva más
complejo, dinámico, incierto y, a veces, muy hostil. En estas condiciones los procesos
de administración y, dentro de éste el control, exigen de un mayor refinamiento. 
También influyen en la importancia y en la necesidad del control factores internos de
la organización. Factores como:
 
 La creciente complejidad de la empresa, en función de su tamaño y del mercado
en el que opera.
 Los fallos en la previsión por errores subjetivos o inevitables e impredecibles.
 Los errores y las equivocaciones de las personas en la ejecución de sus
actividades.
 La necesidad de evitar fraudes y sustracciones.
 La delegación de la autoridad y los procesos de descentralización.
 
ORIENTACIONES PARA EL ESTUDIO:
 

LECTURA RECOMENDADA: Texto básico “Administración” del autor J. Stoner,

Parte 6, Capítulo 20, páginas 638 - 664.
 Le recomendamos que trate de responder los ejercicios 4.4.1 (del tipo de relleno
de palabras) 4.4.2 y 4.4.3 (opción caso),  ellos le ayudarán a comprender mejor el
significado e importancia del Control  de Gestión.
 Resolver los casos de desarrollo: "Control de Producción" y "Estrategia y Control
de Gestión".

Proceso de Control.

El Proceso de Control consta de las siguientes etapas:

1. Determinación de estándares y métodos para medir el desempeño.

2. Medición del desempeño.
3. Comparar el desempeño con los estándares planificados.
4. Tomar medidas correctivas

Determinación de estándares o normas y métodos para medir el desempeño.

Con anterioridad se ha planteado que para el establecimiento de los sistemas de

control, los gerentes tienen como referencia o punto de partida, el trabajo realizado en
la etapa de Planificación. Los objetivos, los planes, los programas, los presupuestos
planteados, expresan el volumen del trabajo a realizar, y nos indican lo que debe estar
sucediendo en cada momento. Por tanto, cuando hablamos de normas, nos estamos
refiriendo a criterios de desempeño, y sobre esa base, los administradores o gerentes
pueden servirse de un conjunto de herramientas para supervisar y controlar el progreso
del trabajo.
Las normas o estándares pueden establecerse en términos físicos, como por ejemplo
cantidad de productos, cantidad de clientes, cantidad de contratos, unidades de
servicio, horas de trabajo, volumen de rechazo, etc, o, en términos monetarios;
ingresos, ventas, costos, gastos y utilidades. También pueden expresarse en forma
cualitativa como por ejemplo; incrementar el nivel de satisfacción, incremento de la
calidad de los servicios, etc. o pueden expresarse en cualquier otra manera que permita
medir el desempeño.
Al establecer las normas o estándares se debe tener presente que:

 Deben ser específicas, claras, medibles.

 Deben incluir un margen de tolerancia que permita al directivo tener tiempo
suficiente para intervenir y solucionar  imprevistos.
 Analizar el comportamiento histórico para tomar referencias.
 Analizar el comportamiento actual.

Medir el desempeño.

Las formas de medición varían en función del tipo de actividad, del nivel de dirección y
de otros factores más. Esta es una etapa constante y repetitiva dependiendo de la
frecuencia y tipo de actividad que se mida. Así los administradores o gerentes eficaces
evitan que pase mucho tiempo entre una medición del rendimiento particular y otra que
se sucede.
Por ejemplo:
En un establecimiento de ventas de pasajes de viajes de una terminal de ómnibus, se
puede medir de manera continua, el tiempo de espera de un cliente para obtener su
pasaje, mientras que la revisión del alcance de los objetivos a largo plazo en una
entidad X, por parte de la dirección general, puede realizarse una o dos veces al año
por sus directivos. 
 
Las exigencias principales de esta etapa son:

 Centrarse en puntos estratégicos de control.

 Determinar la frecuencia y el tiempo de la medición, según la naturaleza de la
tarea.
 La medición debe ser objetiva, completa y oportuna.
 Corresponderse con el flujo de trabajo de la organización.

A efectos de la medición no se trata de si existe mayor o menor volumen de

información, sino de la capacidad real y efectiva de las personas para obtenerla,
procesarla, y analizarla en la toma de decisiones de calidad y en la oportunidad.  

 
Comparar el desempeño real con los estándares planificados.

 
¿Corresponde el desempeño real con lo planificado?
Se trata ahora comparar los
resultados medidos con las metas
¿ Estado Real = Estado Deseado ? o criterios
anterioridad.
definidos con

Si el desempeño real corresponde

a los estándares establecidos, los
directivos suponen que “todo está
bajo control” y no es necesario
tomar acciones correctoras.
 
 
Lo primero que debe hacerse es conocer ¿qué es lo que está sucediendo? Para ello es
preciso:
 Determinar que se necesita conocer.
 Recopilar la información necesaria

Decidir lo qué interesa conocer, significa determinar aquellas fases o elementos que
sirven de indicadores fundamentales para saber si las tareas marchan bien o no.
Por ejemplo:

1. Volúmenes de producción de uno o varios productos

2. Nivel de rechazo para uno o varios productos.
3. Costo de producción de un producto/ servicio.
4. Ventas de uno o varios productos/ servicios.
5. Clientes atendidos.
6. Servicios prestados
7. Calidad de los servicios

Los administradores, como se ha explicado en la fase anterior, tienen diferentes formas

de obtener información:

 Observar lo que se hace y cómo se hace.

 Preguntar a las personas sobre su trabajo.
 Escuchar las opiniones de los trabajadores y sus ideas sobre cómo mejorar el
trabajo.
 Reuniones regulares del equipo.
 Informes regulares sobre la marcha del proceso.
 Establecer sistemas de informaciones manuales o computarizados.

Con las premisas anteriores existen las condiciones de comparar lo que debe estar
sucediendo con lo que sucede realmente. Cuando se trata de evaluar el cumplimiento
de normas o desempeños tangibles y cuantificables, el proceso resulta fácil. No sucede
así cuando se trata de desempeños intangibles; en este caso el gerente tiene que
evaluar apelando a otros factores.

Tomar medidas correctivas.

Este paso es necesario si los desempeños no cumplen con los niveles establecidos
(estándares). Emprender una acción correctiva implica:

1. Determinar las causas del problema (análisis).

2. Solucionar el problema con el mayor grado de eficiencia posible y teniendo en
cuenta que solo quedará resuelto cuando se eliminen las causas que le dieron
origen.
3. Hacer ajuste de las normas si es preciso.
 
Después de efectuado el estudio de esta lección puede responder el grupo de
ejercicio 4.3.1 del tipo de selección múltiple.

Información y Control.

El control como ya sabemos constituye la última de las fases del ciclo gerencial, primero
se planifican y organizan los recursos, después se ejecuta y finalmente se controlan los
resultados obtenidos de modo que se pueda neutralizar cualquier divergencia no
deseada. En la práctica estas cuatro fases tienen lugar de una manera integrada,
siendo todas ellas necesarias para el desarrollo satisfactorio de la empresa.
 

Bueno y ¿qué se entiende por Control de Gestión?

 

El Control de Gestión consiste en la evaluación del  desempeño, entendida  como la

medición y análisis de los resultados con los objetivos trazados, para decidir que acción
tomar, a partir de los recursos disponibles y con una orientación hacia la mejora
permanente de los procesos en todos los niveles de la organización. 
 
El propósito del control en el ámbito de la gestión empresarial consiste en asegurar
que se alcancen los objetivos, se cumplan los planes y se apliquen las políticas
aprobadas por la Dirección de la empresa. 

En lo referente al objeto del control, cabe diferenciar dos grandes aspectos. El primero
pretende evaluar la calidad de la gestión de los diferentes niveles de responsabilidad de
la empresa, es decir, se centra, en la actuación de las personas. Su fin más inmediato
consiste en tratar de influir sobre el comportamiento de los responsables de manera
que se involucren activamente en la consecución de los objetivos de la empresa. 
El segundo aspecto persigue evaluar el comportamiento de las actividades, esto es,
estudiar en que medida son de interés para la empresa. A este respecto una actividad
puede ser un producto, un mercado o un centro de servicio interno de la empresa. 
Lógicamente, los criterios e instrumentos a aplicar en ambos procesos de control y las
acciones que de cada uno de ellos se deriven habrán de ser específicos. 
El Control de Gestión se concibe sobre una empresa en funcionamiento que, en su
gestión ordinaria, va realizando los planes a medio y largo plazo coincidiendo con la
gestión del día a día, convirtiendo continuamente la información en acción, a través de
la decisión, y sometiendo todo el proceso al control como se observa en la siguiente
figura:
 
 

Controlar es ante todo informarse. El sistema de información proporciona los mensajes

necesarios, en plazos suficientemente breves, para mantener las posibilidades de
acción eficaz y en unas condiciones en que los costos sean razonables. Se trata
entonces de seleccionar los datos pertinentes y de interpretarlos adecuadamente.
La aplicación del control de gestión exige también la definición de criterios y la
implantación de un conjunto de acciones y procedimientos que, en su interrelación,
conforman el sistema de control. Para precisar aún más diremos que el sistema de
control de gestión se compone de tres elementos principales, que son: su
estructura, su proceso y su sistema de información.  
La estructura del control. 

La estructura del control es el ámbito organizativo en el que tiene lugar la función de

control. Su unidad de referencia es el centro de responsabilidad o centro de actividad,
según se trate del control de la gestión o del control de las actividades. 
Una estructura de control define:

 Los centros de responsabilidad y las unidades de actividad a controlar.

 Los objetivos asignados a cada unidad
 Las responsabilidades de cada centro
 Los criterios a aplicar para evaluar los resultados.

El proceso de control.  

Es la secuencia de actividades que tienen lugar, de forma periódica, en el sistema de

control. Esta secuencia puede ser descrita en ocho etapas y son las siguientes:

 Formulación de objetivos y planes para cada unidad de la empresa.

 Asignación de responsables a los distintos niveles de gestión
 Registro y medición de los resultados obtenidos.
  Análisis de los resultados y comparación con los objetivos. Cálculo de las
desviaciones.
 Investigación de las desviaciones más significativas. Determinar causas y
responsables de corregirlas.
 Identificación de opciones viables para subsanar las desviaciones adversas o
potenciar las favorables.
 Evaluación de las alternativas y selección de aquellas acciones de ajuste más
convenientes.
 Puesta en práctica de las acciones seleccionadas y seguimiento de su
implantación.

El tercer elemento que integra el sistema de control es el denominado sistema de

información de la empresa, que fluye por su estructura y alimenta el proceso de control
según se ha descrito anteriormente. 

Sistema de información. 

El sistema de información ha de incluir información externa a la empresa y también

información de índole operativa y cualitativa. La información contable es sólo una parte
del sistema de información para el control y con frecuencia no es la más importante,
también incluye la informática de gestión y las técnicas de previsión. 
A modo de conclusión podría decirse que el control de gestión se presenta como una
disciplina de síntesis ya que integra la contribución de otras muchas disciplinas.
 

LECTURA RECOMENDADA: "Acerca de la definición del Control de Gestión" y

"EL Cotrol de Gestión sus dimensiones y diagnóstico permanentes" de Maritza
Hernández Torres y otros autores. Estos artículos están disponibles en el Centro de
Documentación del curso.

Tipos de Controles.

Existen diferentes criterios para clasificar los controles. 

Atendiendo al Control por Área de Responsabilidad, Están orientados a

personificar los hechos y eventos por los que deben responder determinadas áreas y
cargos. Coexisten diferentes grupos relativos a este tipo de control:
 
 Controles de Cantidad: Sirven para controlar el cumplimiento de normas
medibles y cuantificables (productos, pesos, unidades, metros cuadrados,
volumen, etc). 
 Controles de Calidad: Con ellos se contribuye a asegurar que se cumplan las
exigencias de la producción y los servicios sin afectar la calidad. 
 Controles de Tiempo: Contribuyen al cumplimiento en el tiempo previsto de una
producción, servicio, o un contrato, etc. 
  Controles de Costo: Contribuyen a garantizar utilidades y la eficiencia
económica. 
 Controles de desempeño: Además del control del desempeño pueden incluir,
registros de entrenamientos, etc. 
 Control Financiero: Este control está muy relacionado con el control de costo,
pues coinciden casi siempre en la misma área (financiera). Cubre aspectos
incluidos en la planificación, tales como:

 La inversión en inventarios y activos fijos.

 El seguimiento de los presupuestos.
 Los proyectos de inversiones.
 Los estados financieros (balance general de ganancia y de pérdidas). Los
estados de los fondos.
 Análisis del punto de equilibrio.

Los controles pueden clasificarse también atendiendo a Su Aplicación en el Tiempo,

es decir al momento de su aplicación, como se refiere a continuación:
 
Atendiendo al momento de su aplicación, los controles pueden ser:

 Controles previos: Se aplican antes de iniciarse el proceso de trabajo, para

evitar que ocurran fallas en el mismo. 
 Controles Permanentes o Concurrentes: Se utilizan durante el desarrollo del
proceso de trabajo, para detectar desviaciones y aplicar medidas correctivas.  
 Controles Posteriores (Retroalimentación): Se utilizan una vez concluido el
proceso de trabajo, para que sus resultados sirvan de experiencia para el
desarrollo de nuevos procesos.  

Otro caso particular de tipo de control, muy utilizado actualmente de forma nacional e
internacional es el Sistema de Control Interno Administrativo (SCIA), que en nuestro
país se apoya en la formulación de la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y
Precios de Cuba, el cual establece en un número de cinco componentes a cumplir, las
cuales a su vez están estructurados en función del cumplimiento de un conjunto de
normas a cumplir en cada uno de los cinco componente respectivamente. Tales
componentes del SCIA son: 

1.- Ambiente de Control.

2.- Evaluación de Riesgos.
3.- Actividades de Control.
4.- Información y Comunicación.
5.- Supervisión y Monitoreo.
 ORIENTACIONES PARA EL ESTUDIO:

LECTURA RECOMENDADA: Texto básico del autor J. Stoner, páginas 642 –644.
 La realización de los siguientes ejercicios le ayudarán a identificar mejor la
clasificación de los tipos de controles: 4.5.1 al 4.5.7 del tipo de selección múltiple y el
4.5.8 de asociación.

Técnicas de control.

Para ayudar a los gerentes a controlar, existen diferentes técnicas o herramientas.

Entre las más importantes tenemos:

El Presupuesto: Representa la expresión cuantitativa formal de los recursos asignados

para las actividades proyectadas a lo largo de plazos de tiempo estipulados.
Ampliamente utilizado es uno de los  medios fundamentales de coordinación de las
actividades en una organización. Se emplean como instrumentos de planificación y
control ya que establece normas claras e inequívocas de desempeño. Los
presupuestos expresados en términos monetarios lo hace fácil de utilizar en las
diferentes actividades organizacionales y por ello  el sistema contable puede utilizarlos
para considerar todas las áreas de responsabilidad.

La Auditoria: La más conocida es la financiera; pero existen auditorias especializadas,

por ejemplo: dirigidas a la seguridad y salud en el trabajo, auditorias informáticas, etc.

Control Selectivo: Significa controlar solo aquellas cosas que definen los resultados
finales del proceso. Todo no puede ser controlado. Hay cosas que no podemos dejar de
controlar y en este sentido esta categoría constituye una herramienta para el control.

La idea central consiste en prestar mayor atención a aquellos factores cuyo efecto es
significativo en los resultados y, por tanto, controlarlos con mayor frecuencia, intensidad
y prioridad que los restantes.

Control por Excepción: Consiste en prestar atención y dar prioridad a las

desviaciones que ocasionan mayores problemas, o que tienen una significación más
relevante en los resultados.

Significa controlar solo lo que está mal. No desgastarse en esfuerzos de control en

áreas que funcionan bien; delegar a otros esa tarea y centrarse donde hay problemas.
Una vez resuelta la situación, no es necesario mantener el mecanismo de control.

Una forma mucho más efectiva es la combinación del Control Selectivo con el Control
por Excepción. Es decir, controlar solo aquellas cosas que definen los resultados finales
del proceso y dentro de ellas centrarse donde hay problemas.

Existen otras técnicas de Control muy eficaces y efectivas, solo se han mencionado
algunas de ellas en la presente sección.
La asignatura de Contabilidad y Finanzas profundiza en otras técnicas de Control, las
cuales también son muy utilizadas en la Administración, como es el caso del Control de
Inventarios, el Control de las Inversiones, etc.

 ORIENTACIÓN PARA EL ESTUDIO:

LECTURA RECOMENDADA: Libro de texto básico Administración, del autor J.

Stoner, de las Pág.642 a la 662.

 Recomendamos la realización de los siguientes ejercicios:4.6.1 de selección

múltiple, 4.6.2 y 4.6.3 de asociación y de la opción Casos el 4.6.4.