Macroproceso Comunicaciones

Proceso Divulgación de la producción académica

Guía para la solicitud de ISBN/ISSN/ISMN

OBJETIVO

Establecer una orientación metodológica para la solicitud de ISBN, ISMN e ISSN en

la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE

Aplica para todos los niveles del procedo de Divulgación de la Producción

Académica.

DEFINICIONES

1. HERMES: Sistema de información para la recopilación de información sobre las

actividades de investigación, extensión y laboratorios.
2. ISMN: identificador separado hace posible la identificación de la música escrita
como una categoría distinta de publicaciones dentro de la cadena global de
producción editorial.
3. Metadatos: son datos altamente estructurados que describen información,
describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos,
así como presentan varios atributos de los objetos de información y les otorga
significado, contexto y organización.

CONDICIONES GENERALES

1. Los documentos aquí relacionados deberán ser cargados a la plataforma

HERMES, conforme el procedimiento “Aprobación y Registro del número
estándar internacional para publicaciones U-PR-03.002. 004”

Con el fin de estandarizar los requisitos para la obtención de ISBN, ISMN e ISSN, se
presentan a continuación los lineamientos generales que garantizan criterios de
calidad académica y editorial en las publicaciones de la Universidad Nacional de
Colombia.

REQUISITOS PARA LA OBTENCIÓN

La revisión de los requisitos para la expedición del ISBN se hace sobre la información
registrada en cada solicitud ingresada a través del Sistema de Información Hermes, por
parte de la persona autorizada en cada facultad o unidad editora por el respectivo
comité editorial. La solicitud para la expedición del ISSN e ISMN se realiza por las
mismas personas, pero directamente al correo isbn_nal@unal.edu.co con los soportes

Código: U.GU.03.002.003 Versión: 0.0 Página 1 de 7

Macroproceso Comunicaciones
Proceso Divulgación de la producción académica
Guía para la solicitud de ISBN/ISSN/ISMN

mencionados en esta guía que apliquen para la publicación; adicionalmente se debe

mencionar el URL en donde está visible la revista o publicación musical, para el caso
de versiones electrónicas, y llenar el formulario de solicitud dispuesto en la página web
de la Editorial UN (www.editorial.unal.edu.co).

Se recomienda efectuar la solicitud mínimo quince (15) días hábiles antes del inicio del
proceso de impresión, pues el proceso de revisión, aprobación y asignación de ISBN,
ISMN o ISSN tarda en promedio diez (10) días hábiles.

El ISBN debe ser solicitado para cada título editado por primera vez, para cada nueva
edición de un título ya publicado, para cada diferente encuadernación o presentación,
para las versiones relacionadas de la misma obra (impresa, electrónica e impresión
bajo demanda), para el conjunto de una obra en varios tomos o volúmenes y para cada
volumen de una obra de conjunto. Puesto que es objetivo de la Editorial UN que los
libros que se produzcan en la Universidad estén disponibles en formato impreso y
digital para promover la divulgación de los contenidos en otros escenarios a nivel
mundial, se debe tramitar desde un principio los tres ISBN: para edición en papel, en
medio electrónico y para impresión bajo demanda. (Revisar el tema de depósitos
legales)

El ISSN debe ser solicitado para cada publicación seriada o periódica, para las
versiones relacionadas de la misma publicación (impresa y electrónica). Para las
memorias de eventos se debe pedir ISSN, no ISBN.

El ISMN debe ser solicitado para partituras en general (Partituras de estudio, partituras
vocales, etc.impresa y electrónica), conjuntos de partes, partes individuales disponibles
por separado, antologías, publicaciones musicales en microformas, publicaciones
musicales en Braille, métodos y otros materiales pedagógicos. Este identificador no
está destinado a grabaciones sonoras o de vídeo.

Para la aprobación de la solicitud de trámite de ISBN, ISMN e ISSN se tienen en cuenta

el cumplimiento de los criterios que fundamentan una óptima gestión editorial, los
cuales se muestran a continuación:

Código: U.GU.03.002.003 Versión: 0.0 Página 2 de 7

Macroproceso Comunicaciones
Proceso Divulgación de la producción académica
Guía para la solicitud de ISBN/ISSN/ISMN

Para la verificación de los criterios se parte de la revisión de la información registrada

en el aplicativo de Hermes, para el caso del ISBN, y de la documentación adjuntada,
para el caso del ISSN e ISMN. Los documentos que se deben adjuntar para acompañar
cada una de las solicitudes son los siguientes:

Evaluaciones académicas o esquema de evaluación utilizado

Concepto o diagnóstico editorial

Acta de aprobación del comité editorial o de quien haga sus veces en las
unidades editoras

Aval del Consejo de Facultad (o de quien haga sus veces en las unidades
editoras) sobre el Acta del comité

Borrador de la resolución de distribución

Soportes financieros para la elaboración de la publicación (contratos,

cartas de otorgación de fondos, ATI, etc.)

Soportes financieros del pago del ISBN o ISSN

Licencias de reproducción de imágenes y textos

Contrato de cesión de derechos o Contrato de edición (con el autor)

Contrato de coedición (solo para los casos pertinentes)

Código: U.GU.03.002.003 Versión: 0.0 Página 3 de 7

Macroproceso Comunicaciones
Proceso Divulgación de la producción académica
Guía para la solicitud de ISBN/ISSN/ISMN

PDF taco (páginas interiores)

PDF cubierta

Con respecto a los fundamentos de la gestión editorial arriba enunciados en la figura,

caben las siguientes aclaraciones:

1. Concepto editorial. Todos los libros deben contar con un concepto editorial

(preferiblemente en el formato estandarizado de la Editorial UN) totalmente
diligenciado y firmado, con antelación a su aprobación por parte del comité editorial
responsable. Este concepto debe estar firmado por el editor responsable de la
publicación.

 2. Evaluación académica. La solicitud de ISBN debe estar acompañada de la

evaluación académica. Los comités editoriales son los responsables de establecer el
esquema de evaluación de los manuscritos; por ejemplo, los libros resultantes de
proyectos de extensión, las cartillas y otras obras que sean el resultado de
compromisos semejantes pueden contar con el aval del interventor en lugar de
evaluaciones por pares, o, si se considera pertinente la publicación de un autor, dada
su trayectoria y reconocimiento nacional o internacional en el tema particular, pueden
prescindir de evaluación por pares.

Sin embargo, la evaluación de libros que contengan resultados de investigación y

requieran de certificación ante entidades (por ejemplo Colciencias) debe contar con
dos conceptos positivos de pares académicos externos a la institución o instituciones
editoras participantes, lo cual también es preferible para los libros a los que se le
asigna Sello editorial UN.

En caso de un esquema de evaluación diferente para los libros a los que se les asigna
Sello editorial, esto debe ser avalado previamente por el Comité Editorial de la Editorial
UN.

Las evaluaciones deben ser presentadas en el formato estandarizado que la Editorial

ha dispuesto para ello en su página web oficial (www.editorial.unal.edu.co).

Código: U.GU.03.002.003 Versión: 0.0 Página 4 de 7

Macroproceso Comunicaciones
Proceso Divulgación de la producción académica
Guía para la solicitud de ISBN/ISSN/ISMN

Todos los libros deben estar acompañados del acta del comité editorial (debidamente
levantada y firmada) en la que conste la aprobación de su publicación. Dicha acta está
respaldada por el aval del Consejo de Facultad o quien haga sus veces en sedes e
institutos, u otras unidades editoras.

 3. Estrategias de financiación. Los libros publicados en la Universidad Nacional de

Colombia deben contar con una relación clara y completa (con sus respectivos
soportes contables) de la forma en que es financiada su producción (corrección de
estilo, edición, diseño de cubierta y taco, diagramación, adquisición de derechos de
reproducción de material protegido, registro de ISBN, impresión y desarrollo de la
versión electrónica). Las cotizaciones, los contratos, los ATI, las cartas de financiación
por parte de institutos u organizaciones, etc., deben ser presentados de conformidad
con todos los requisitos legales. El origen y forma de financiación debe quedar
relacionada en la resolución de distribución emanada por la unidad editora.

4. Estrategias de difusión y divulgación. Las publicaciones desarrolladas por

cualquier estamento de la Universidad deben cumplir con la entrega de ejemplares
conforme a lo dispuesto en cada resolución de distribución, y conforme a las
disposiciones vigentes sobre depósito legal y lo dispuesto en la Resolución 022 de
2015 "Por la cual se establecen criterios para el manejo administrativo de
publicaciones de la Universidad Nacional de Colombia" o la norma que la modifique o
sustituya.

Para la distribución comercial se deben contemplar las vías con las que cuenta la
Editorial -tales como los puntos de venta de la Librería UN, los acuerdos comerciales
con distribuidores físicos y virtuales, las ventas institucionales, participación en ferias y
promulgación del catálogo general actualizado, entre otros-, o generar y poner en
práctica sus propias estrategias de venta y distribución de acuerdo con lo propuesto
por el comité editorial correspondiente.

Parte esencial de la distribución es identificar a qué tipo de lectores va dirigido el

material publicado: público altamente especializado, público con formación e intereses
interdisciplinarios, público en formación, público general, etc. En este sentido, es
necesario prever para cada libro en particular la cantidad de lectores potenciales y su
ubicación geográfica, pues de estos factores depende la decisión sobre el tiraje, el

Código: U.GU.03.002.003 Versión: 0.0 Página 5 de 7

Macroproceso Comunicaciones
Proceso Divulgación de la producción académica
Guía para la solicitud de ISBN/ISSN/ISMN

soporte (digital o impreso), la destinación geográfica y las estrategias de divulgación.

Esta información forma parte del concepto editorial, debe ser sugerida por el profesor-
editor y perfeccionada por el comité editorial. El tiraje recomendado es de 200
ejemplares, salvo en casos excepcionales que debe estar debidamente justificado por
el comité editorial correspondiente.

 5. Propiedad intelectual. En cumplimiento con los principios éticos y legales de

protección a los derechos de autor, las publicaciones deben tener los soportes
respectivos: contratos de cesión de derechos o de edición, de coedición, de traducción
y las licencias de reproducción del material protegido (textos, fotos, tablas,
ilustraciones, dibujos, esquemas, etc.), indistintamente de la fuente de la que hayan
sido tomados (impresa o digital).

Es responsabilidad del comité editorial establecer los mecanismos de vigilancia (uso

del software  especializado y aplicación de búsquedas aleatorias) para evitar el plagio y
el autoplagio en las publicaciones. Los autores que infrinjan o permitan la infracción de
los derechos de autor asumirán las consecuencias jurídicas que ello acarree.

6. Formato. Como pieza de comunicación escrita, visual y aun táctil, el libro exige que
se conjuguen en él acertadamente diseño y funcionalidad. Por esta razón, la selección
de los acabados (materiales y dimensiones de la publicación), así como la escogencia
del diseño deben obedecer a un concepto gráfico unificado, coherente y consecuente
con el uso al que esté destinado.

En aquellos casos en los cuales los acabados y el diseño no manifiesten concordancia

con el tipo de contenido que se pretende comunicar, la Editorial UN se reserva el
derecho de exigir la sustentación razonada del diseño o la realización de los cambios
requeridos.

7. Normalización. Son revisados los aspectos formales de los libros que están

relacionados con la plena identificación de la publicación y la mejor organización de
sus contenidos, por ejemplo: consistencia y adecuación de la información de la página
legal, la portada, la portadilla y la cubierta, así como el orden y calidad de la
información en las secciones que conforman los principios y finales del libro, de
acuerdo con la normatividad expedida por la Editorial UN.

Código: U.GU.03.002.003 Versión: 0.0 Página 6 de 7

Macroproceso Comunicaciones
Proceso Divulgación de la producción académica
Guía para la solicitud de ISBN/ISSN/ISMN

8. Reconocimiento. Las publicaciones que cumplan con todos los parámetros

estipulados en esta guía, además de la asignación de ISBN, pueden aspirar al aval para
el uso del Sello editorial efectuando la solicitud formal para ello. Por su parte, los
autores cuentan con la intermediación de la Editorial para facilitar el proceso frente al
Comité Interno de Asignación y Reconocimiento de Puntaje, quien es el que decide si
homologa o no las evaluaciones (ver Circular 02 de 2014 de la Editorial UN).

ACLARACIÓN. No todas las publicaciones requieren ISBN, como es el caso de productos

institucionales o de circulación restringida: portafolios, manuales de procedimientos,
reglamentos institucionales, estatutos, informes, publicaciones seriadas, páginas web,
bases de datos, catálogos, programas, agendas, folletos y plegables promocionales,
entre otros.

Alfonso
ELABO Martha Yenny REVI Angélica María APRO
Espinosa
RÓ Chacón Cruz SÓ Olaya BÓ
Parada
Oficina de
Profesional en CARG CARG Director
CARGO Edición y
Calidad O O Editorial UN
Promoción
FECH
FECHA 27/12/2017 15/01/2018 FECHA
A

Código: U.GU.03.002.003 Versión: 0.0 Página 7 de 7