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Sesion 4 Procesos de Dirección-Gestión Del Tiempo PDF
Sesion 4 Procesos de Dirección-Gestión Del Tiempo PDF
ADMINISTRACION
DE PROYECTOS
Ing. Luis Montoya Delgado
SEIP Universidad Católica de Santa María
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Este proceso consiste en definir todas las actividades a realizar por cada uno de los entregables
(paquetes de trabajo) de la EDT a realizar.
Herramientas y
Entradas Salidas
Técnicas
.1 Factores ambientales
.1 Descomposición .1 Lista de actividades
de la empresa
.2 Plantillas .2 Atributos de la
.2 Activos de los procesos
.3 Planificación gradual actividad
de la organización
.4 Juicio de expertos .3 Lista de hitos
.3 Enunciado del alcance
del proyecto .5 Componente de .4 Cambios solicitados
Descomposición
Esta técnica implica subdividir los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más
fáciles de manejar, denominados actividades del cronograma. Realizada por los miembros del equipo a cargo
del paquete (realizan la deficición)
Plantillas
Una lista de actividades estándar o una parte de una lista de actividades de un proyecto anterior (pueden
incluir listas de habilidades de los recursos, horas de esfuerzo necesarias, hitos, identificación de riesgos,
productos entregables esperados y cualquier otra información descriptiva) con frecuencia pueden ser
utilizadas como plantilla para un nuevo proyecto..
Planificación gradual
La planificación gradual es una forma de planificación de elaboración progresiva donde el trabajo que se debe
realizar a corto plazo se planifica en detalle a un nivel inferior de la EDT, mientras que el trabajo a largo plazo
se planifica para los componentes de la EDT que se encuentran a un nivel relativamente alto de la EDT.
3.1 Definir las actividades.
Componentes de planificación
Los Componentes de Planificación se seleccionan y usan por el equipo para planificar y programar el trabajo
futuro en niveles superiores de la EDT. Si no hay definición suficiente del alcance del proyecto para descomponer
una rama de la EDT al nivel del paquete de trabajo, se usa el último componente de esa rama para adjuntarle un
cronograma del proyecto de alto nivel o de planificación
Los dos tipos de componentes de planificación básicos son:
• La Cuenta de Control, ubicada en puntos de gestión de componentes específicos en niveles seleccionados de
EDT -por encima del nivel del paquete de trabajo- se utiliza como base para la planificación cuando aún no se han
planificado los paquetes de trabajo relacionados;
• El Paquete de Planificación se ubica en un nivel inferior al de la cuenta de control, pero superior al del paquete
de trabajo, y se utiliza para planificar el contenido del trabajo conocido que no tiene actividades del cronograma
detalladas.
Lista de actividades
• Contiene las actividades del cronograma planificadas a ser realizadas en el proyecto.
• Incluye el identificador de la actividad.
• Contiene una descripción detallada del alcance del trabajo para cada actividad del cronograma.
• Las actividades del cronograma son componentes discretos del cronograma del proyecto, pero no son
componentes de la EDT. No incluye las actividades del cronograma que no se requieren como parte del alcance.
3.1 Definir las actividades.
Para cada actividad del cronograma contiene: el identificador de la actividad, los códigos de la actividad, la
descripción de la actividad, las actividades predecesoras, las actividades sucesoras, las relaciones
lógicas, los adelantos y los retrasos, los requisitos de recursos, las fechas impuestas, las restricciones y
las asunciones.
Los atributos de la actividad también pueden incluir a la persona responsable de la ejecución del trabajo, la zona
geográfica o el lugar donde se debe realizar el trabajo y el tipo de actividad del cronograma, tal como nivel de
esfuerzo, esfuerzo discreto y esfuerzo prorrateado.
Identifica todos los hitos e indica si el hito es obligatorio (exigido por el contrato) u opcional (sobre la base de
los requisitos del proyecto o la información histórica).
La lista de hitos es un componente del plan de gestión del proyecto, y los hitos se utilizan en el modelo de
cronograma.
3.2 Establecer la Secuencia de las actividades
Consiste en identificar y documentar las dependencias entre las actividades del proyecto.
Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lógica con relaciones de
precedencia adecuadas, así como también de adelantos y atrasos, para respaldar el desarrollo
posterior de un cronograma de proyecto realista y confiable.
Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas
.1 Enunciado del alcance .1 Método de .1 Diagramas de red del
del proyecto Diagramación por
cronograma del proyecto
Precedencia (PDM)
.2 Lista de actividades .2 Lista de actividades
.2 Método de
.3 Atributos de la Diagramación con (actualizaciones)
flechas (ADM) .3 Atributos de la
actividad
.3 Plantillas de red del actividad
.4 Lista de hitos
cronograma (actualizaciones)
.5 Solicitudes de cambio .4 Determinación de
.4 Cambios solicitados
aprobadas dependencias
.5 Aplicación de adelantos
y retrasos
3.2 Establecer la Secuencia de las actividades
• Método para crear un diagrama de red del cronograma del proyecto que utiliza casillas o rectángulos,
denominados nodos, para representar actividades, que se conectan con flechas que muestran las
dependencias.
• Tiene 4 tipos o relaciones de dependencias: FS, FF, SS, SF
• También se denomina Actividad en el Nodo (Activity on Node : AON),
• Método utilizado por la mayoría de los paquetes de software de gestión de proyectos.
• Usa con frecuencia el tipo de relación final a inicio. Las relaciones inicio a fin raramente se utilizan.
A B
C D
Inicio Fin
(Start)
E F G (Finish)
I J
H
A A
2. Final a Final (Finish-to-Finish FF):
A A
3. Inicio a Inicio (Start-to-Start SS):
El inicio de la actividad sucesora B depende del B B
inicio de la actividad Predecesora A. 5 días en el mejor de 8 días en el peor de los casos
los casos
A A
4. Inicio a Fin (Start-to-Finish SF):
La finalización de la actividad sucesora (B) B B
depende del inicio de la actividad predecesora (A). 5 días en el mejor
de los casos 8 días en el peor de los casos
3.2 Establecer la Secuencia de las actividades
• Técnica para crear un diagrama de red del cronograma del proyecto que utiliza flechas para representar las
actividades que se conectan en nodos para mostrar sus dependencias.
• Se grafica de izquierda a derecha (No bucles, ni retrocesos).
• Algunas veces se le llama: Actividad sobre la Flecha (Activity on Arrow: AOA).
• El ADM sólo utiliza dependencias final a inicio y puede requerir el uso de relaciones “dummy", denominadas
actividades ficticias (de duración cero), que se representan como una línea de puntos, para definir correctamente
todas las relaciones lógicas.
B
En el ejemplo, la actividad
A
C D E del cronograma "F"
depende de la finalización
Inicio H F G Fin de las actividades del
(Start) (Finish)
cronograma "A“, “H” y "K".
I J
K L
Determinación de dependencias
Se utilizan tres tipos de dependencias para definir la secuencia entre las actividades.
• Dependencias obligatorias (lógica dura). Primero debe terminarse necesariamente la actividad
predecesora para pasar a la actividad sucesora.
• Dependencias discrecionales. Son denominadas lógica preferida, lógica preferencial o lógica blanda.
Pueden cambiarse las dependencias si es necesario, esta decisión se basa en las mejores prácticas.
• Dependencias externas. Implican una relación entre las actividades del proyecto y las actividades que
no pertenecen al proyecto.
Actividad A
GERT (Graphical evaluation review technique)
Actividad C
3.2 Establecer la Secuencia de las actividades
Aplicación de adelantos y retrasos.
Un Adelanto (Lead): permite la aceleración de la actividad sucesora.
• Ejemplo de Adelanto de dos días, para una dependencia del tipo Final – Inicio
A = 7 días
A FS -2 B
2 días
• Ejemplo de un Retraso de diez días, para una dependencia del tipo Final – Inicio
A Lag 10 B
A = 7 días
Lag B = 4 días
10 días
7 días 4 días
21 días
• Ejemplo de un Retraso de dos días, para una dependencia del tipo Inicio – Inicio
A Lag 2 B A = 7 días
Lag B = 4 días
2 días
7 días 4 días 7 días
3.3 Estimar los recursos de las actividades
Consiste en determinar cuales son los recursos (personas, equipos, o material) y que cantidad de
cada recurso se utilizará, y cuando estará disponible cada recurso para realizar las actividades
del proyecto
Reclutamiento
Herramientas y
Entradas Salidas
Técnicas
.1 Factores ambientales .1 Juicio de expertos .1 Requisitos de recursos
de la empresa .2 Análisis de alternativas de las actividades
.2 Activos de los .2 Atributos de la
.3 Datos de estimaciones
procesos de la actividad
organización publicados
(actualizaciones)
.3 Lista de actividades .4 Software de gestión de
.3 Estructura de desglose
.4 Atributos de la proyectos de recursos
actividad
.5 Estimación ascendente .4 Calendario de
.5 Disponibilidad de
recursos
recursos
.6 Plan de gestión del (actualizaciones)
proyecto .5 Cambios solicitados
• El software de gerencia de proyectos es un ejemplo de herramientas duras (hard skills) para la metodología de
gerencia de proyectos . Soft Skills son las competencias de liderazgo, resolución de conflictos, etc
3.3 Estimar los recursos de las actividades
Análisis de alternativas: Alternatives Analysis Habilidades
de los Herramientas
Muchas actividades del cronograma cuentan con métodos alternativos de recursos manuales o
realización. Éstos incluyen el uso de distintos niveles de capacidad o automatizadas
habilidades de los recursos, diferente tamaño o tipo de máquinas, Se
diferentes herramientas (manuales frente a automatizadas) y la decisión fabrica
o se
de fabricación propia o compra a terceros con respecto al recurso.
compra
2.1
Actividad a
2.2 Actividad b La mejor técnica pero
2.2.1 . demanda mas esfuerzo
2.2.2 .
.
2.2.3
Actividad x
Actividad y
3.4 Estimar la duración de las actividades.
Consiste en estimar la duración en períodos laborables que se requerirán para completar cada
actividad del cronograma.
Proyecto XYZ Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov
HOY
2.0 Administración
Actividades
2.1 Reclutamiento Estas actividades
tienen una
2.1.1 Definir Perfiles
secuencia y tendrán
Entregables
2.3 Competencias
3.4 Estimar la duración de las actividades.
Significa utilizar la duración real de una actividad del cronograma anterior y similar como base para la
estimación de la duración de una actividad del cronograma futura.
• Las reservas de tiempo o colchón, calculados para un cronograma del proyecto, se consideran según los
riesgo del cronograma. Estas reservas pueden ser calculadas:
Como un porcentaje de la duración estimada de la actividad,
Como una cantidad fija de períodos laborables, o
Mediante el análisis cuantitativo de riesgos del cronograma.
• La reserva para contingencias puede utilizarse de forma total o parcial, pudiendo reducirse o eliminarse con
posterioridad, a medida que se dispone de información más precisa sobre el proyecto.
• La reservas se documenta junto con otros datos y suposiciones relacionadas.
Consiste en determina las fechas de inicio y fin planificadas para las actividades del proyecto. Para ello
se analiza las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de los
recursos y las restricciones; todo esto con el fin de crear un cronograma realista y efectivo.
3.5 Desarrollar el cronograma del proyecto
Calcula las fechas de inicio y finalización tempranas y tardías teóricas para todas las actividades del
cronograma, sin considerar las limitaciones de recursos, realizando un análisis de recorrido hacia adelante y un
análisis de recorrido hacia atrás a través de los caminos de red del cronograma del proyecto.
En cualquier camino de red, la flexibilidad del cronograma se mide por la diferencia positiva entre las fechas
tempranas y tardías, y se denomina "holgura total".
Los caminos críticos tienen una holgura total igual a cero o negativa, y las actividades del cronograma en
un camino crítico se denominan "actividades críticas“.
3.5 Desarrollar el cronograma del proyecto
Método del camino crítico: Critical Path Method - CPM
Actividades
A Aníbal
48 horas Vicente
B
32 horas
C Claudio
José
D 32 horas
24 horas
E Ernesto
Oscar
24 horas
F
24 horas
G Juan
16 horas
• En el gráfico, la ruta crítica estará dada por la secuencia de actividades de mayor duración, es decir Tiempo
las actividades realizadas por Aníbal, Vicente y Juan, que suman un total de 48 + 32 + 16 = 96 horas
• Holgura Libre: Free Float (FF). El tiempo que una actividad puede demorarse sin demorar el inicio temprano
de cualquier actividad del cronograma inmediatamente posterior.
• Holgura Total: Total Float (TF). El tiempo total que una actividad puede retrasarse respecto de su fecha de
inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar una restricción del cronograma.
3.5 Desarrollar el cronograma del proyecto
Actividad B Actividad D
ES EF ES EF
2 6 6 11
LS DU LF LS DU LF
Actividad A 2 4 6 6 5 11
Actividad E
ES EF Holgura = 0 Holgura = 0 ES EF
0 2 11 14
LS DU LF Actividad C LS DU LF
0 2 2 ES EF 11 3 14
Holgura = 0 2 7 Holgura = 0
LS DU LF
6 5 11
Holgura = 4
3.5 Desarrollar el cronograma del proyecto
Se tienen las siguientes actividades (A, B, C, D, E, F, G) con sus duraciones:
La actividad A tiene una duración de 4 días, B = 3, C = 6, D = 2, E = 1, F = 7, G = 6. Complete los datos, así como el
recorrido de la ruta crítica y la holgura de la actividad “D”.
Actividad B Actividad F
ES EF ES EF
4 7 7 14
LS DU LF LS DU LF
4 3 7 7 7 14
Actividad A Actividad G
Holgura = 0 Holgura = 0
ES EF ES EF
0 4 14 20
LS DU LF LS DU LF
Actividad C Actividad D Actividad E 14 20
0 4 4 6
ES EF ES EF ES EF
Holgura = 0 4 10 10 12 12 13 Holgura = 0
LS DU LF LS DU LF LS DU LF
5 6 11 11 2 13 13 1 14
Holgura = 1 Holgura = 1 Holgura = 1
¿Cuál es la holgura para la actividad “D”? La holgura para la actividad D es LF-EF= 13-12 =1,
también se puede calcular como: LS-ES = 1.
3.5 Desarrollar el cronograma del proyecto
Acorta el cronograma del proyecto sin modificar el alcance del proyecto, para cumplir con las restricciones del
cronograma, las fechas impuestas u otros objetivos del cronograma.
Dos técnicas usadas para la compresión del cronograma:
• Intensificación (Crashing). Se analizan las concesiones de costo y cronograma para determinar cómo
obtener la mayor compresión con el mínimo incremento de costo. La intensificación o crashing incrementa los
costos pero se busca reducir tiempo al menor costo adicional posible.
• Ejecución rápida (Fast Tracking). Las fases o actividades que normalmente se realizarían de forma
secuencial, se realizan en paralelo. Un ejemplo de esto sería construir los cimientos de un edificio antes de
finalizar todos los planos de arquitectura. La ejecución rápida puede dar como resultado un reproceso y
aumento del riesgo.
Análisis y
Diseño
Análisis y
Construcción
Diseño
Construcción
200%
100%
Recursos nivelados
Cronograma de Hitos.
• Los hitos son tareas de duración cero que
Actividades Período 1 Período 2 Período 3 Período 4
simboliza el haber conseguido un logro importante
Actividad 1 en el proyecto.
• En muchos proyectos, es muy común que sólo
Actividad 2 los hitos le interesen a un comité de directores que
Actividad 3 revisa proyectos en una gran organización.
• Los hitos sirven como herramientas de
Actividad 4 comunicación para los patrocinadores y demás
involucrados.
Cronograma Gantt resumido (barras)
Actividad A • Muestra el avance de las actividades en forma de
Actividad B barras.
Actividad C • No muestra relaciones entre las actividades.
Actividad D
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov
Proyecto ABC
HOY
2.0 Administración Estado actual del
2.1 Reclutamiento proyecto
Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas
.1 Datos del modelo de
.1 Plan de gestión del .1 Informe del avance
cronograma (actualizaciones)
cronograma .2 Sistema de control de .2 Línea base del cronograma
.2 Línea de base del cambios del cronograma (actualizaciones)
cronograma .3 Medición del rendimiento .3 Mediciones del rendimiento
.4 Software de gestión de .4 Cambios solicitados
.3 Informes de rendimiento
.5 Acciones correctivas
.4 Solicitudes de cambio proyectos
recomendadas
.5 Análisis de variación
aprobadas .6 Activos de los procesos de
.6 Diagramas de barras de la organización
comparación del (actualizaciones)
cronograma .7 Lista de actividades
(actualizaciones)
.8 Atributos de la actividad
(actualizaciones)
.9 Plan de gestión del proyecto
(actualizaciones)
3.6 Controlar el cronograma.
Informe del avance: Progress Reporting
Debe contener información sobre las fechas de inicio y finalización reales, y las duraciones restantes
para las actividades del cronograma que aún no se han completado. Si se usa una medición del
avance como por ejemplo, el valor ganado, también podrá incluirse el porcentaje completado de las
actividades en curso del cronograma.
• Define los procedimientos mediante los cuales se puede modificar el cronograma del proyecto.
• Contiene formularios, sistemas de seguimiento y niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios.
• Funciona como parte del proceso Control Integrado de Cambios.
Actividad A
Actividad B
Actividad C
Actividad D
• Las revisiones son cambios a las fechas de inicio y finalización del cronograma en la línea base del cronograma
aprobada.
• En general, estos cambios se incorporan en respuesta a solicitudes de cambio aprobadas en relación con
cambios en el alcance del proyecto o cambios en las estimaciones.
• Sólo puede desarrollarse una línea base del cronograma revisada como resultado de cambios aprobados.
• La línea base del cronograma y el modelo de cronograma originales se guardan antes de crear la nueva línea
base del cronograma, para evitar la pérdida de datos históricos del cronograma del proyecto.
Tips de Tiempos