Unidad 3 / Escenario 5

Lectura fundamental

Construcción de indicadores de
gestión en bases de datos

Contenido

1 Construcción de indicadores en bases de datos

Palabras clave: indicador de gestión, indicadores de línea base, matriz de indicadores, objetivos S.M.A.R.T., definición
de objetivos.
1. Construcción de indicadores en bases de datos
De acuerdo con la Real Academia de la Lengua, indicador proviene del latín “indicare” y significa
mostrar o significar algo, con indicios y señales. Más específicamente, un indicador es un
instrumento provisto de información cuantitativa sobre el nivel de alcance de una determinada
condición en un sistema.

Si la condición que evaluar es el nivel de logro de un objetivo, este instrumento es un indicador de

desempeño y pueden ser de tipo cuantitativo o cualitativo. Los indicadores siempre están asociados
con un objetivo a cumplir y monitorear.

De acuerdo con la dimensión que miden los indicadores se clasifican en:

• Indicadores de eficacia: mide el nivel de cumplimiento de un objetivo sin considerar el grado de

recursos invertidos para alcanzarlo.

• Indicadores de calidad: miden los atributos, características o capacidades que un bien o servicio
debe tener para satisfacer apropiadamente el objetivo planteado. En un sentido más amplio,
los indicadores de calidad hacen parte de los indicadores de eficacia, pero por su relevancia se
manejan en una categoría por separado.

• Indicadores de eficiencia: relacionan los productos y/o servicios generados a partir de

los insumos o recursos aplicados para obtenerlos. Pueden ser indicadores de eficiencia
parcial o total.

• Indicadores de economía: evalúan la capacidad de un sistema para movilizar apropiadamente los

recursos financieros.

De acuerdo con la etapa del proceso que se decida monitorear, los indicadores pueden
utilizarse para evaluar:

• Insumos: indicadores de eficacia, calidad y eficiencia.

• Procesos: indicadores de eficacia, calidad, eficiencia y economía.

• Productos: indicadores de eficacia, calidad y eficiencia.

• Resultados: indicadores de eficacia y eficiencia.

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 1.1. Etapas para la construcción de un indicador

El procedimiento recomendado para la construcción de un indicador busca estructurar tanto la parte

conceptual, que justifica la existencia del indicador, como la parte operativa, que permite establecer el
mecanismo de medición y evaluación de este.

1.1.1. Definir el objetivo por medir a través del indicador

Un indicador solamente tiene sentido si está asociado a un objetivo, y si dicho objetivo está bien
definido. Para establecer este objetivo de forma jerárquica, se recomienda construir una matriz de
indicadores que refleje la relación causal entre las acciones que se llevarán a cabo y los resultados,
propósitos y fines asociados.

En la primera columna de la matriz de objetivos se describen de abajo hacia arriba

los siguientes elementos:

• Actividades: acciones y procesos que se llevarán a cabo para lograr los resultados.

• Resultados: son los bienes o servicios que se producen (corto plazo) por causa de las actividades
y que permiten alcanzar un propósito al interior del proceso.

• Propósito: son las metas esperadas a nivel táctico (mediano plazo) al interior de
un proceso o área.

• Fin: es el objetivo estratégico (largo plazo) que se alimenta del propósito alcanzado.

Para cada elemento de la matriz, se establece un indicador y para cada indicador se plantean unos
medios de verificación y unos supuestos asociados.

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 Medios de
Objetivos Indicadores verificación Supuestos

Fin Resultado final

Propósito Resultado intermedio

Componentes Productos

Actividades Insumos del proceso

Indicadores estrategicos

Indicadores de gestión

Figura 1. Matriz de indicadores

Fuente: elaboración propia

1.1.2. Seleccionar los elementos más relevantes para incluir en la medición

En esta etapa deben identificarse los aspectos que se deben medir para cuantificar el logro
del objetivo. Por ejemplo, si el objetivo son los productos de línea Deluxe que presentan no
conformidades en entrega a clientes institucionales, los aspectos relevantes son:

• Productos de línea Deluxe.

• No conformidades.

• Clientes institucionales.

1.1.3. Formular el indicador

Al formular el indicador, debe proponerse un nombre y una fórmula de cálculo. El nombre del
indicador debe ser autoexplicativo y contextualizado. El componente autoexplicativo se refiere a que
transmita claramente qué se medirá. El componente de contextualización hace referencia a dónde se
medirá (cuál es el universo o contexto por verificar).

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Por ejemplo, al asignarle a un indicador el nombre “porcentaje de cobertura en salud de los cotizantes
al fondo de empleados al finalizar el año en la sede Tunja”, el componente autoexplicativo se suple con
la frase “porcentaje de cobertura en salud” mientras que el contexto en el que se medirá es “de los
cotizantes al fondo de empleados al finalizar el año en la sede Tunja”.

Ahora, para plantear la fórmula de cálculo, se deben identificar inicialmente las variables para tener en
cuenta al momento de realizar la medición. Por ejemplo, para el indicador “porcentaje de cobertura en
salud de los cotizantes al fondo de empleados …”, las variables de interés son:

Variable A: cotizantes al fondo de empleados con cobertura en salud.

Variable B: total cotizantes al fondo de empleados.

Y la fórmula de cálculo sería:

Al momento de definir la fórmula de cálculo, se recomienda establecer la unidad de medida, el sentido

de medición y la dimensión a la que pertenece el indicador.

Entre los principales tipos de fórmulas por utilizar en el cálculo de indicadores se cuentan:

A. Proporciones o porcentajes: de focalización, calidad o cobertura, entre otros. A continuación, se

presentan algunos ejemplos:

• Indicador: “cobertura de atención en medicina prepagada en la población adulta en

Colombia, al inicio del año”.

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 Adultos Colombianos

Adultos Colombianos
con medicina prepagada

Figura 2. Ejemplo de un indicador de cobertura

Fuente: elaboración propia

• Unidad de medida: porcentaje.

• Sentido de medición: creciente.

• Dimensión: eficacia.

• Indicador: “porcentaje de afiliados al sistema de medicina prepagada en la población adulta en

Colombia, que se encuentran en estado de mora al inicio del año”.

Adultos colombianos

Adultos colombianos con medicina

prepagada en estado de mora

Adultos colombianos
con medicina
prepagada

Figura 3. Ejemplo de un indicador de focalización

Fuente: elaboración propia

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 • Unidad de medida: porcentaje.

• Sentido de medición: decreciente.

• Dimensión: eficacia.

• Indicador: “porcentaje de usuarios afiliados a un plan prepago de celular que califican el servicio
del call center como excelente”.

• Unidad de medida: porcentaje.

• Sentido de medición: decreciente.

• Dimensión: calidad.

B. Tasas de variación: es la razón entre una variable medida en periodos diferentes y consecutivos.

Por ejemplo, indicador: tasa de variación del Producto Interno Bruto en Colombia para el año 2017:

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 • Unidad de medida: porcentaje.

• Sentido de medición: creciente.

• Dimensión: eficiencia.

C. Promedio o razón: es la relación entre dos variables que manejan una unidad de medida
diferente entre sí.

Por ejemplo, indicador: número de habitantes por cada ambulancia en la ciudad de Cartagena:

• Unidad de medida: habitantes/ambulancia.

• Sentido de medición: decreciente.

• Dimensión: eficacia.

D. Índices: miden la evolución de una variable de interés a través del tiempo, en función
de un valor base.

• Indicador: índice de precios al consumidor para el año 2017 (IPC):

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 • Unidad de medida: porcentaje.

• Sentido de medición: decreciente.

• Dimensión: eficacia.

1.1.4. Establecer el mecanismo de verificación

Para establecer el medio de verificación se debe investigar si existe la posibilidad de acceder

directamente a la información requerida para el cálculo del indicador. Si no es así, debe evaluarse la
relación costo-beneficio de obtener la información para evaluar el indicador.

Entre los posibles medios para obtener la información requerida se tienen los siguientes: información
contable o financiera, estadísticas de los distintos departamentos de la organización, encuestas,
investigaciones, benchmarking, entre otros.

1.1.5. Validar el indicador

Cada indicador debe ser validado técnicamente de acuerdo con los siguientes criterios:

A. Claridad: debe ser preciso e inequívoco. No debe haber ambigüedades frente a lo que se está
midiendo.

B. Relevancia: debe tener en cuenta las variables relevantes para cuantificar el proceso que se está
evaluando.

C. Economía: debe haberse diseñado de forma que su medición se pueda realizar a un costo
razonable.

D. Monitoreable: debe poderse verificar de forma independiente por cualquier interesado.

E. Adecuado: debe medir realmente el propósito para el cual fue diseñado.

F. Aporte marginal: debe aportar información adicional a la que proporcionan otros indicadores ya
existentes.

Solamente si se cumplen estos criterios en su totalidad, puede considerarse que un

indicador es válido.

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 1.1.6. Establecer la frecuencia de cálculo, línea base y metas

En esta etapa el indicador que se ha diseñado, verificado y validado debe asociarse a una meta
concreta y cuantificable de los objetivos que se espera alcanzar en el periodo de tiempo establecido
para la medición del indicador.

La frecuencia de cálculo debe establecerse con base en la disponibilidad de la información y del nivel
de los objetivos a medir. Si estos son de alto nivel (estratégicos), la frecuencia de cálculo disminuye,
mientras que si son operativos se requerirá una mayor frecuencia de monitoreo de su cumplimiento.

Una vez se establezca tanto la línea base (punto de partida de la medición del indicador) como la
frecuencia de medición, debe evaluarse si el resultado obtenido es acorde con la meta establecida.
Esta evaluación puede hacerse durante la realización de las actividades encaminadas a cumplir con el
objetivo (evaluación contingente) o una vez hayan finalizado las actividades (evaluación ex post). Toda
meta debe tener asignado un conjunto de responsables que velen por su cumplimiento.

Después de evaluar los indicadores y compararlos frente a la meta propuesta, los resultados de la
evaluación deben comunicarse a las áreas encargadas para que se identifique si hay desviaciones
importantes entre el desempeño real y el valor meta. En el caso en que dichas desviaciones sean
relevantes, deben acordarse las medidas preventivas por implementar.

Las metas deben cumplir con los siguientes requisitos al momento de establecerse (S.M.A.R.T.):

• Specific (específicos): deben ser claras sobre el tipo, nivel y contexto del cambio esperado.

• Measurable (medibles): deben poderse cuantificar.

• Achievable (alcanzables): deben ser posibles de cumplir.

• Realistic (realistas): deben ser acordes con las condiciones reales del sistema y su
posibilidad de mejora.

• Time-bound (acotada en el tiempo): deben establecerse para ser cumplidas en

un tiempo determinado.

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Referencias
Filip, F. G. (2007). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (Book Review).
International Journal of Computers Communications & Control, 2 (1), 103-105.

Heijden, H. (2009). Designing Management Information Systems. New York, USA: Oxford University
Press.

Lache, L., León, A., Bravo, E., Becerra, L. y Forero, D. (2016). Las tecnologías de información y
comunicación como prácticas de referencia en la gestión de conocimiento: una revisión sistemática de la
literatura. Revista UIS Ingenierías, 15 (1), 27-40.

Oz, E. (2009). Management Information Systems (6.a ed.). Pennsylvania, USA: Thomson Course
Technology.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Gestión de la Información

Unidad 3: Reportes e indicadores en bases de datos
Escenario 5: Construcción de indicadores de gestión en
bases de datos

Autor: Oscar Javier Parra Ortega

Asesor Pedagógico: Luisa Esperanza Rincón Jiménez

Diseñador Gráfico: Cristian Navarro
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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