Proyecto 3

Planilla de calificaciones

Este proyecto consistirá en realizar una planilla donde volcar las calificaciones
parciales de cada alumno/a, que nos calcule automáticamente su nota final mas
algunos datos estadísticos generales.

Quizás esto no se aleje de lo que podríamos hacer en papel, con una calculadora
obteniendo el promedio de las calificaciones parciales. Pero sabemos que para ser
justos, no todas las tareas tienen, al final del trimestre el mismo “peso”. No será lo
mismo quizás el desempeño en una tarea grupal por su complejidad y tiempo de
duración que un simple trabajo práctico individual de una clase.

Siendo esto así, el consabido promedio no es un buen camino y por eso necesitamos
de fórmulas que se adecuen a la importancia relativa de las tareas, y es aquí donde
las planillas de cálculo pueden auxiliarnos.

¿Comenzamos? En la clase 4 encontrarán el modelo terminado y una planilla base

llamada Proyecto Planilla de calificaciones base.xlsx con los datos “en crudo”.

Actividad
Darle formato a la planilla tomando como referencia el modelo terminado. Lo que
incluye:
 Insertar columnas.
 Determinar anchos de columna y altos de fila.
 Alineación de textos.
 Formato de texto (tipografía, tamaño, estilo, color, etc.).
 Bordes de celdas.
Atención: No hay que completar el contenido de las columnas “Nota final” y
“Concepto”, ya que eso saldrá por fórmulas.

Alineación y ajuste de texto en celdas

Es probable que luego del formateo de
la tabla, una de las celdas de los títulos
haya quedado de este modo:
Esto es, un texto largo que genera una
columna ancha (demasiado para ingresar
solo un número) y en el “piso” de la
celda.
Sería mejor que nos quede
algo así, ¿no?

Esto se logra por dos caminos opcionales:

 Centrando verticalmente el texto y ajustando el texto al ancho

de la celda con estos botones respectivamente.
 O haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre la
celda, eligiendo Formato de celdas, y en
la solapa Alineación centrarlo tanto en

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 horizontal como en vertical y tildando la opción de Ajustar texto.

Actividad
Centrar verticalmente los textos de las celdas de títulos y ajustar el texto al ancho de la
columna.

Función autocompletar para fórmulas

Usamos antes la función autocompletar para listar elementos que forman parte de
una serie, como los días o los meses, pero el mismo procedimiento sirve para copiar
fórmulas en una serie de celdas y que la misma se adapte al contexto.

Veamos este ejemplo:

En la celda J2 de nuestra planilla debemos

copiar esta fórmula:
=(D2*0,15)+(E2*0,15)+(F2*0,2)+(G2*0,1
5)+(H2*0,2)+(I2*0,15)

Lo que hace básicamente sin entrar en cuestiones matemáticas es darle un peso de la

nota del 15% al primer trabajo práctico, 15% al segundo, 20% al examen, etc., de
modo que la suma de todos esos porcentajes llegue al 100% y demos distintas
importancias a los trabajos. Esto es, casi, el corazón de la planilla.

Ahora bien, el “problema” es que tenemos muchos alumnos, y escribir esta

fórmula en cada linea de alumno sería tedioso. Entonces, si escribimos la
fórmula solo para el primer alumno, y desde el “punto de arrastre” de esa
celda estiramos hacia abajo copiará la fórmula pero adecuando las
coordenadas de las celdas para cada línea de fila. Si hacen clic en cada
celda de la nota final verán cómo la fórmula va cambiando.

Actividad
 Utilizar la función autocompletar para copiar la fórmula en todas las celdas de
cada alumno.
 Redondeamos la nota a un valor sin decimales seleccionando todas las
celdas y con el icono que ya vimos en el proyecto pasado de la cinta de
opciones.
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 Actividad
Destacar utilizando “Formato condicional” - visto en el proyecto anterior - las
calificaciones menores a 7 puntos.
Atención que como la planilla de cálculo redondeará los valores mayores de 6,5 a 7,
debemos considerar esto a la hora de crear la regla. Sugerencia: no poner que busque
valores menores a 7 sino menores a 6,6 o 6,5.

Función “Buscar”

Observemos en la planilla modelo terminada que junto a

cada calificación está el concepto (bien, regular, etc.). En
esta y otras planillas nos puede suceder que el contenido
de una celda dependa del valor de otra, por ejemplo, un
precio dependiendo de un producto, un docente de una
asignatura o al revés, etc.
Qué interesante sería que con solo poner un valor
aparezca el otro “automáticamente, ¿no? Pues eso vamos
a hacer, que el concepto aparezca a partir de la nota.
Para esto vamos a requerir de una planilla auxiliar que
“ocultaremos” en la Hoja 2. Si van a la Hoja 2 de la planilla
Base la encontrarán ya elaborada.
Allí simplemente se indica qué concepto corresponde a cada valor.
Para concretar esta operación usaremos la función BUSCAR en la celda K2, la que se
construye así:
=BUSCAR(J2;Hoja2!A1:B11)

nombre de la coordenada de la celda la hoja y el rango de celdas

función donde se buscará el de la tabla auxiliar donde
valor de la nota hallará el concepto.
Atención que es muy importante el uso de los paréntesis y el punto y coma para
separar los términos dentro de la función.

Actividad
 Generar la función de búsqueda para cada una de las calificaciones apelando
también a la función autocompletar.

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Ah, ah, ¿pero qué pasa que en un momento aparece esto?
¿Qué problema hay? ¿Lo investigamos?

Coordenadas absolutas y relativas

Para entender que ocurre aquí debemos retroceder unos pasos. ¿recuerdan que antes
escribíamos una fórmula, por ejemplo =C1+D1 y que al estirar hacia abajo con la
función autocontemplar la fórmula se adecuaba a cada fila y ponía =C2+D2,
=C3+D3, =C4+D4, etc.?
Eso se llama coordenada relativa, ya que no es fija, se adapta si la movemos o
copiamos o pegamos en otro lado. Y eso que en un momento es una ventaja aquí es
un problema.
Pongamos un ejemplo donde esto es un problema:
Queremos calcular el equivalente en pesos
argentinos de unos productos que tenemos en
dólares. Entonces en una celda nos conviene tener
el valor del dólar del día y tomar esa celda como
referencia.
Es asi entonces que, como vemos en la fórmula
multiplicamos el valor que tenemos en dólares en
B4 por el valor del dólar de ese día, que colocamos
en C1.
Hasta ahí perfecto, ¿pero qué sucede si “estiramos la fórmula hacia abajo? Esto:

¿Y por qué? Porque Excel empezó a poner: =B5+C2

y =B6+C3, pero la cotización del dólar está siempre
en C1, no en C2 ni en C3 ¿ven el problema?
Entonces hay que apelar a una coordenada
absoluta, una que no cambie.
En nuestro ejemplo queremos que cambie el valor de la columna B, pero no el de
la C.
¿Y cómo hacemos eso? Simplemente escribiendo en la fórmula
Anteponiendo un signo $ a la letra de columna y al número de fila. De ese
modo esa coordenada es fija, absoluta, siempre Excel buscará el valor allí.
Volviendo a nuestra planilla, nuestra tabla auxiliar está en el rango A1:B11 y por ende
esa referencia debe ser fija. En consecuencia, la fórmula debería escribirse:
=BUSCAR(J2;Hoja2!$A$1:$B$11)
Y ahora si podemos autocompletar la fórmula sin pasar vergüenza.

Actividad
 Generar la función de búsqueda para cada una de las calificaciones apelando a la
función autocompletar.

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¿Llegamos bien hasta aquí? Genial. Seguramente estamos muy felices por eso, pero..
Revisamos la planilla y nos encontramos con un problema.
Hallamos en la columna de “Concepto” que dos alumnos
que tienen un 7, en un caso le aparece “Regular” como
concepto y al otro un “Bien”. Y lo mismo ocurre con dos
alumnos que tienen un 8, y a uno le aparece “Bien” y al
otro “Muy bien”. ¿En dónde estará el problema?
Tal vez lo dedujeron: en el redondeo de las cifras.
Recuerdan que antes ocultamos los decimales, pero no los
eliminamos ni redondeamos la cifra. Es así que entonces,
donde vemos un 7 tal vez tengamos un 6,7, y por eso la
planilla de cálculo va a la tabla auxiliar y nos trae el
concepto correspondiente al 6 y no al 7. Y lo mismo ocurre
con el 8. Podemos volver a agregarle los decimales y
veremos que es por eso.
¿Y entonces? Pues aquí entrará en juego otra función de la planilla de cálculo llamada
Redondear.

Función “Redondear”

La función Redondear lleva la cifra con decimales al entero más cercano. No oculta
visualmente los decimales, sino que modifica realmente el contenido de la celda.
La misma se escribe como: =REDONDEAR(H5;0)
Donde en H5 estaría hipotéticamente la cifra a redondear y luego del punto y coma
indicamos cuántos decimales deseamos visualizar.

Actividad
En nuestro caso vamos a utilizar esta función en un panorama un poco más complejo. No
vamos a indicar la coordenada de una celda, sino que la vamos a aplicar directamente en
las fórmulas de “Nota final”, en la columna J, para que directamente nos de un valor
redondeado.
Así escribimos en J2:
=REDONDEAR((D2*0,15)+(E2*0,15)+(F2*0,2)+(G2*0,15)+(H2*0,2)+(I2*0,15);0)
Simplemente agregamos la palabra REDONDEAR, abrimos paréntesis, y al final colocamos
punto y coma, indicamos que no queremos ningún decimal, y cerramos paréntesis.
Luego sólo nos queda arrastrar esa fórmula a cada una de las filas.
¿Lo hacemos? Problema solucionado!

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Últimas funciones

Vamos a terminar viendo el final de la tabla, que contiene

datos de resumen, como el promedio de las notas del
grupo, la cantidad de alumnos, la cantidad de aprobados y
qué porcentaje de alumnos aprobó el trimestre.
Esto que siempre es tedioso podremos hacerlo más simple.

Función “Promedio”

Simplemente, para calcular el promedio de notas utilizamos la fórmula:

=PROMEDIO(J2:J29)

Función “Contar”

Aquí la función consiste en contar un conjunto de celdas: =CONTAR(J2:J29)

Función “Contar.si”

A diferencia de la anterior, esta función cuenta una celda si se da cierta condición.

Esta condición puede ser que las mismas contengan cierto número, o números
mayores o iguales a otro o también que contengan cierto texto.
Por ejemplo, esta fórmula cuenta la cantidad de personas mayores de 30 años
=CONTAR.SI(rango_de_celdas;”>30”)
Y esta otra la cantidad de veces que aparece la provincia de Chubut en un listado:
=CONTAR.SI(rango_de_celdas;”Chubut”)

Actividad
 Aplicar las funciones antepuestas para completar la planilla.
 Calcular el porcentaje de alumnos aprobados en base a lo visto en el proyecto
anterior.

Introducir comentarios

Tal vez, algún partidario aún de las planillas en papel pueda alegar que las mismas
permiten anotaciones al margen, agregados extra a lo que va en las planillas. Pero
esto también se puede hacer en las planillas de cálculo, a través de la herramienta
“Comentarios”.
Los comentarios son anotaciones que se ligan a una
celda y que quedan con una marca una vez introducidos
en el ángulo superior derecho.
Y si acercamos el mouse a dicha marca nos
puede aparecer algo así:

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De esta manera, en nuestro caso, podemos agregar notas a las calificaciones, de
modo de agregarles algunas explicaciones, o cosas a tener en cuenta.
Para insertar un comentario, haremos clic con el
botón derecho del mouse sobre la celda a comentar,
buscamos la opción Insertar comentario en el
menú contextual y escribimos lo necesario.
Para eliminar o modificar un comentario
procedemos de igual modo, clic derecho, y
esta vez aparecerán las opciones
mencionadas.

Actividad
 Insertar, modificar y eliminar comentarios de prueba.
 Dejar un comentario en una nota o nombre de alumno/a con alguna información
extra.