TENDENCIAS CERO PAPEL

Cumplimiento de la política de Eficiencia Administrativa

DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

Certicámara.
Validez y seguridad jurídica electrónica
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CON CARÁCTER PROBATORIO

¿Qué tipo de organizaciones pueden implementar los procedimientos

que contempla la digitalización de documentos con carácter probatorio?

Cualquier organización del sector público o privado.

Protocolo para la Digitalización de

Documentos con Fines Probatorios,
desarrollado por el Comité de
Reprografía y Automatización del
Sistema Nacional de Archivos (SNA),
órgano asesor del Archivo General
de la Nación de Colombia, el cual
insta a los funcionarios de la
administración pública tanto a nivel
nacional como territorial, a cumplir
los procedimientos.
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CON CARÁCTER PROBATORIO
Marco normativo del Protocolo

Ley 594 de 2000. Uso de Nuevas tecnologías en la

archivística. (Art. 19)

Ley 527 de 1999. EQUIVALENTES FUNCIONALES

Ley 962 de 2005, Ley 1437 de 2011, Decreto 019 de 2012 -

Atributos de seguridad jurídica.

Ley 527:
• Escrito – Mensaje de Datos + Posterior Consulta (Art. 6)
• Original – Integridad (Arts. 8 y 9)
• Firma – Firma Digital (Arts. 7 y 28)
• Archivo y conservación – Requisitos de Evidencia Digital (Art. 12): Autenticidad,
Integridad, Extremos de conservación temporal y disponibilidad.
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CON CARÁCTER PROBATORIO

Alcances

• Conversión de soportes físicos mediante la digitalización de los mismos.

• Garantía del documento electrónico, como un documento veraz, fiable,

auténtico e íntegro, tal como el original.

• Migración del formato de conservación (de físico a electrónico).

• Eliminación del soporte físico.

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CON CARÁCTER PROBATORIO

Componentes

1. PROCEDIMENTAL
• Previo
• Oficial de Gestión documental
• Descripción
• TRD o cuadros de clasificación
• Captura
• Medios de conservación
• Almacenamiento

2. TECNOLÓGICO - Digitalización certificada

• Estampado cronológico
• Firma electrónica/digital
• Encriptación de datos
• Certificación de condiciones de archivo y conservación por parte de
terceros.
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CON CARÁCTER PROBATORIO
Etapas
Preparación física

Equivalentes funcionarles descritos en la Ley 527 de 1999

Etapa reprográfica
(escrito, original, firma y archivo y conservación).

Control de calidad La firma digital garantiza autenticidad, integridad y no repudio

de la imagen según artículo 28 la Ley 527 de 1999 y artículo 6 de la Ley 962.

indización ó Para precisar fechas extremas, existe el sello de tiempo o

Descripción estampado cronológico certificado, art. 30 de la Ley 527 de 1999.

Bodegaje electrónico con requisitos de la Ley 1266: control de

almacenamiento
acceso, integridad, clasificación y evidencia digital (art 12 ley 527)

Fichero electrónico de datos donde se garantiza la integridad de la

Consulta información y los extremos de conservación temporal.
 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS - GUÍA
DEFINICIÓN: Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte
análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contiene la imagen codificada, fiel e
íntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad ,
fiabilidad y autenticidad.

FINALIDAD

1. Digitalización sin eliminación del documento original análogo: esta digitalización de

documentos puede tener al mes tres tipos aplicaciones:

a) Digitalización con fines de control y trámite

b) Digitalización con fines archivísticos
c) Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio

2. Digitalización con sustitución del soporte análogo: digitalización certificada

Se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los

organismos competentes y por el AGN, de acuerdo con las necesidades de cada
entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo
autorizado.”
 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS - GUÍA
SUSTITUCIÓN DEL NIVEL DE
TIPO ORIGINAL EN PAPEL SEGURIDAD REQUISITOS
Digitalización con fines NO Bajo Pautas de digitalización del
AGN
de control y trámite

Digitalización con fines NO Medio Uso y aplicación

estándares técnicos como
archivísticos normas de archivística del
AGN- Comité Archivo

Digitalización con fines NO Bajo Ley 527 de 1999 y normas

reglamentarias
de contingencia y
continuidad del negocio

Digitalización SI ALTO Protocolo de digitalización

+ estándares de organismo
certificada competentes + firma digital
o electrónica.
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS – DOCUMENTO
ELECTRÓNICO

Fichero
electrónico  DOCUMENTO ELECTRÓNICO FIEL
AL CONTENIDO ORIGINAL Y
GARANTIZAR LA INTEGRIDAD.
 VÁLIDO COMO DOCUMENTO
Metadatos de Documento Firma de ELECTRÓNICO
digitalización Electrónico Digitalización
 FIEL AL DOCUMENTO EN
SOPORTE FÍSICO

Metadatos
mínimos
obligatorios
 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS - GUÍA

 Formatos admitidos- preservación

 Nivel de resolución - Recomendado 200 pixeles por pulgada .

- OCR recomendado 300 ppp.

 Garantía de fidelidad - Elemento probatorio al mismo nivel que el

documento en físico. (Ley 527 de 1999 art 11)
 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS - GUÍA
 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Integridad de cada uno de los pasos

Software y hardware verificados previamente *tercero

Digitalización
Fase previa Conformación
y optimización
 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS - GUÍA
COPIA AUTÉNTICA

 Nuevo documento, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que
documenta , equivalente al documento original (identidad e igualdad)

COPIA ELECTRÓNICA AUTENTICADA (CEA)

 No requieren cambio de formato ni contenido, igual validez jurídica que el

Documento electrónico.
 Se expiden a partir de documentos con calidad de original o de copia auténtica.
 Nuevos documentos electrónicos
 Original – CEA “Identificador del documento origen”
 CEA serán firmadas mediante alguno de los sistemas de firma electrónica.
 GRACIAS
CLAUDIA E. ESCOBAR RESTREPO
Directora de Canales y Alianzas
Claudia.escobar@certicamara.com