INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL DE SANTO TOMAS

Res. No.0667 de Septiembre 11- 2001 · Nit. 802-007-074-6 Dane 108685000046 Núcleo No. 25

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Guía N° 1 de Administración de documentos 11°-Aula en casa

Unidad:
Tema: El archivo como un sistema de información
Objetivo general: Ubicar al archivo como un sistema de
información y definir los elementos que lo integran
1. Responde cuestionario sobre gestión documental
El ARCHIVO COMO UNSISTEMA DE INFORMACIÓN
Podríamos definir un sistema a partir de tres elementos básicos:
a. Grupo de partes o elementos que bien pueden tratarse de entidades o unidades o
actividades. Para nuestro caso son cada una de las dependencias que conforman
la organización, además de los procesos inherentes al ciclo de vida de los
documentos, dese su producción hasta su destilo final.
b. Las relaciones que cada uno de estos tiene y la influencia con los elementos de
las otras áreas.
c. Un fin específico o metas que se pueden alcanzar con este conjunto de
actividades y sus interrelaciones.
En un archivo (sistema) pueden identificarse:
Entrada: Documentos producidos al interior de la organización y documentos recibidos
del exterior.
Proceso: Seguimiento y control de documentos en trámite dentro de la gestión
administrativa.
Salida: Respuesta al usuario interno y externo.
Cuando se habla de ciclo de vida dentro del proceso, van incluidas otra serie de
actividades las cuales a su vez se constituyen en subsistemas, como son:
 Traslados al archivo intermedio.
 Recibo y despacho de correspondencia.
 Almacenamiento y conservación de información.
 Evaluación y selección de la información.
 Descarte y eliminación de los documentos
 Microfilmación.
 Consulta y préstamo de documentos.
Igualmente, estos subsistemas tienen tres componentes. Lo que en definitiva constituye
el archivo como un sistema de información es la conjugación e interrelación de los
procesos descritos, con todas y cada una de las dependencias de la organización y la
influencia que ejerce dentro del proceso de gestión. A esto se le denomina cohesión
funcional. Lo que busca la cohesión es unir todas las áreas.
Con base en lo anterior se puede hablar entonces de microsistema, que estaría
representado por el archivo central de la organización, por unos sistemas componentes
que lo constituyen y por unos subsistemas o archivos de gestión cuyos objetivos y
procesos necesariamente deben estar encaminados a lograr la finalidad del
microsistema.
De ahí la importancia de una interacción eficiente, lógicamente todos estos procesos se
desarrollan al interior de las organizaciones, en función de un entorno con el cual
también se está interactuando que se denomina supra sistema.

ACTIVIDAD 1.
Responde el siguiente cuestionario
a. En tu opinión ¿Por qué se afirma que el archivo es un sistema de información?
b. ¿A que se refiere el texto cuando se habla de ciclo de vida del proceso?
c. ¿Cuáles son los sistemas y subsistemas del archivo?
d. ¿A qué se le denomina cohesión funcional?
e. Según el texto ¿Qué es macro sistema y supra sistema?

Envío de evidencias
Opción 1. Si cuentas con computador en casa y acceso a internet:
Resuelve las actividades en este mismo documento y envíalo al correo:
carlossilvera742016@gmail.com

Opción 2. Si cuentas con WhatsApp:

Desarrolla las actividades en el cuaderno, toma las capturas de pantalla necesarias y
envíalas al WhatsApp 304 218 17 19.

Opción 3. Si tienes acceso a la plataforma http://intecsa.angela1290.com

Resuelve las actividades en este mismo documento y envíalo por el sistema de
mensajería del sitio.

La fecha límite para envío de evidenciases el día 4 de mayo de

2020