PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.

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Versión : 11
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
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Revisó: Director de Control Interno y Evaluación de Gestión Aprobó: Vicerrector Académico Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007
Vicerrector Administrativo Resolución N° 1736

OBJETIVO ALCANCE

Establecer las pautas necesarias para realizar las auditorías internas
en la Universidad Industrial de Santander de acuerdo con los
lineamientos de la Institución y las normas aplicables según los
Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad.
Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las
auditorías Internas que se realicen a los procesos y elementos de
los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad y a los
Laboratorios que se encuentren en el Programa de Acreditación
de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVIDAD

Norma NTC GP 1000:2009 Norma NTC ISO 14001:2004 Norma NTC ISO 15189:2009
Norma NTC ISO 9001:2008 Norma NTC OHSAS 18001:2007
Norma NTC ISO 19011:2012 Norma NTC ISO 17025:2005 Norma NTC ISO 5906:2012

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Sistema de Gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la política y además para definir y controlar una
Organización con respecto a la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración.
 Alcance de la Auditoría: El alcance describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales,
actividades y procesos por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
 Auditado: Organización o persona que se somete a una auditoría.
 Equipo Auditor: Conformado por el Auditor Líder, el Auditor y el Auditor en formación quienes llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de
expertos técnicos, si se requieren.
 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
 Auditor Líder: Persona externa o funcionario de la Organización que coordina y direcciona el desarrollo de la auditoría interna y que cumple con el
perfil establecido.
 Auditor en formación: Persona que se encuentra en la fase de formación como Auditor y acompaña al Auditor en las Auditorías como parte de su
formación.
 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
 Auditoría Interna: Proceso sistemático, objetivo e independiente realizado por la misma Organización.
 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
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DEFINICIONES

 Conclusiones de Auditoría: Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los
hallazgos de la misma
 Criterios de la Auditoría: Comprende la normatividad y documentos utilizados como referencia para realizar la auditoría.
 Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que sea verificable.
 Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la auditoría, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos
pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora.
CONSIDERACIONES

El Director de Control Interno y Evaluación de Gestión, debe definir el programa de formación para los Auditores Internos que contribuyan al
fortalecimiento de sus competencias y desempeño, teniendo en cuenta los siguientes parámetros :

a) El perfil de Auditor Interno de los Sistemas de Gestión establecido en la Norma NTC – ISO 19011 numerales 5.4.4 y el numeral 7 donde se orienta
sobre la determinación de las competencias requeridas para el equipo auditor.

La asignación del tiempo de auditoría requerido por cada Proceso, Unidad o Laboratorio, debe ser determinado por el Auditor líder correspondiente
junto con su equipo auditor, durante la preparación del Plan de Auditorías Internas, teniendo en cuenta el alcance y complejidad de cada auditoría, cada
proceso, unidad o laboratorio y los tiempos registrados en los planes de auditoría anteriores.

El equipo auditor realizará el seguimiento a las Acciones Correctivas resultado de las No Conformidades (NC) de Auditorías Internas y Externas; así
mismo, el cierre de dichas acciones estará a cargo de las personas relacionadas en el siguiente cuadro:

ACCIONES CORRECTIVAS RESPONSABLE DE CIERRE

NC de Auditoría Interna: Auditor Interno que identificó la No Conformidad.

Calidad
NC de Auditoría Externa: Líder del Proceso Seguimiento Institucional.

Seguridad y Salud Ocupacional Líder del Proceso de Talento Humano

Ambiental Líder del Proceso de Gestión Ambiental

Laboratorios Auditor Líder de Laboratorios

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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.F. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS
INICIO
1. Revisa el estado de los Procesos de los Sistemas de
Gestión adoptados por la UIS o de los Laboratorios,
- Informe de Auditorías
teniendo en cuenta los siguientes aspectos, según aplique:
previas.
a) Grado de intervención de los requisitos críticos de
norma en cada uno de los procesos, según la Matriz de Director de Control - Caracterizaciones de
interrelación de requisitos incluida en el Manual del Sistema Interno y Evaluación de
1. Revisión del estado de los los procesos.
Procesos, Subprocesos o de Gestión Integrado o Manuales de Calidad de los Gestión y
Unidades del SGI-UIS o Laboratorios. Auditor Líder - Matriz de
Laboratorios b) Número de No Conformidades detectadas durante la
Interrelación de
auditoría anterior.
Requisitos. Anexo 1
c) Grado de intervención de determinado proceso en los
Manual del Sistema de
demás procesos del S.G.I (transversalidad).
Gestión Integrado
d) Criticidad de los Riesgos.
MDI.01
e) Número de Accidentes/Incidentes.
f) Indicadores.
g) Nivel de significancia de los Impactos Ambientales.

2. Elabora la propuesta del 2. Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditorías

Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión adoptados por la Director de Control - FSE.01 Programa
Internas de los Sistemas de
Universidad. Interno y Evaluación de Anual de Auditorías
Gestión. Internas de los
Gestión y
Para la programación de las auditorías internas, es Auditor Líder Sistemas de Gestión.
necesario considerar que todos los procesos, subprocesos,
Propuesta Programa Anual de y Laboratorios deben ser auditados por lo menos una vez al
Auditorías Internas de los año.
Sistemas de Gestión.

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DIAGRAMA DE FLUJO
3. Presenta al Comité del SGI
el Programa Anual de
Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
¿Requiere
ajustes?
Si
4. Realiza los ajustes
correspondientes.
5. Aprueba el Programa Anual
de Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
Acta de Comité
del SGI
6. Elabora el Plan de
Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
Plan de Auditorías Internas
de los Sistemas de Gestión.
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
REFERENCIA
FSE.01 Programa Anual
Director de Control de Auditorías Internas
3. Presenta al Comité del SGI el Programa Anual de Interno y Evaluación de de los Sistemas de
Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. Gestión Gestión.
4. En caso de requerirse, realiza los respectivos ajustes al Director de Control FSE.01 Programa Anual
No Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Interno y Evaluación de de Auditorías Internas
Gestión, de acuerdo a las observaciones efectuadas por Gestión de los Sistemas de
Comité del SGI. Gestión.
FSE.01 Programa Anual
5. Aprueba el Programa Anual de Auditorías Internas de los de Auditorías Internas
Comité del SGI
Sistemas de Gestión. de los Sistemas de
Gestión.
PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS
6. Elabora conjuntamente con el equipo auditor, el Plan de
Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión (FSE.02),
-FSE.02 Plan de
definiendo entre otros, los siguientes aspectos:
Auditor Líder y equipo Auditorías Internas de
auditor los Sistemas de
 Objetivo.
Gestión.
 Alcance.
 Equipo auditor.
 Fechas y tiempos de realización de auditorías.
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

7. Aprueba y comunica el Plan de Auditorías Internas de los Director de Control

7. Aprueba y Comunica el Plan
de Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
Sistemas de Gestión al líder del proceso, subproceso, jefe Interno y Evaluación de -FSE.02 Plan de
Gestión. Auditorías Internas de
de unidad o director de laboratorio a auditar, según
aplique. Cualquier modificación al Plan de Auditoría Interna los Sistemas de
debe ser acordada entre las partes antes de continuar con Auditor Líder de Gestión.
el proceso de auditoría. Laboratorios

8. Consulta los documentos PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS - Documentos y/o

del SGI pertinentes. registros de los
8. Consulta los documentos pertinentes para el desarrollo Auditor Líder y equipo
Procesos,
de la auditoría. auditor
subprocesos, unidades
Comunicación del Plan de o Laboratorios
Auditorías Internas de los auditados.
Sistemas de Gestión.

9. Prepara los documentos necesarios con base en la

revisión de la información pertinente relacionada con sus Auditor Líder y equipo -FSE.03 Lista de
9. Prepara la documentación asignaciones de auditoría. Entre dichos documentos se auditor verificación.
para la realización de auditorías encuentran las listas de verificación creadas por cada
internas de los Sistemas de auditor.
Gestión.

EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS -FSE.02 Plan de

10. Realiza la reunión de apertura, en la cual se presenta el Auditorías Internas
10. Realiza reunión de Equipo auditor
apertura. Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión, y se de los Sistemas de
resuelven las dudas existentes. Se dejando evidencia de la Gestión.
reunión en el registro FTH.33 Control de Asistencia. - FTH.33 Control de
Control de Asistencia a la Asistencia
reunión de apertura

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DIAGRAMA DE FLUJO
3
11. Desarrollo de auditorías en
el sitio.
Lista de Verificación
12. Informa al líder del
proceso, subproceso, jefe de
unidad o director de
laboratorio los principales
hallazgos.
13. Prepara el Informe de
Auditoría.
Informe de Auditoría Interna
de los Sistemas de Gestión.
14. Realiza reunión de cierre.
4 lo contrario en la reunión de cierre justifica la no aceptación .
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
REFERENCIA
11. Recolecta y verifica la información de los procesos,
subprocesos, unidades o laboratorios que le sean asignados,
a través de la revisión de documentos y registros,
observación directa y entrevistas al personal; -FSE.03 Lista de
Equipo Auditor
confrontándolo con los criterios de auditoría para generar Verificación.
los hallazgos según corresponda, diligenciando el Formato
Lista de Verificación FSE.03.
NOTA: Durante la auditoría, el auditor líder puede reunirse
periódicamente con el equipo auditor para intercambiar
información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar
trabajo entre los auditores, según se requiera.
12. Informa al líder del proceso, subproceso, jefe de unidad
o director de laboratorio y al personal involucrado los Equipo Auditor
principales hallazgos una vez terminada la auditoría.
13. Revisa los hallazgos y prepara el Informe de Auditoría,
diligenciando el Formato FSE.04 -FSE.03 Lista de
Auditor Líder junto a su Verificación.
14. Realiza la reunión de cierre presidida por el auditor
equipo auditor
líder y las personas responsables de los procesos, -FSE.04 Informe de
subprocesos, unidades o laboratorios auditados, para Auditoría Interna.
presentar el Informe de Auditoría haciendo énfasis en:
a) Los hallazgos de la auditoría.
Auditor Líder
b) Las conclusiones de la auditoría.
Esta información se presenta para que sea comprendida y
reconocida por el auditado.
FSE.04 Informe de
Nota1: El director de Control Interno y Evaluación de Auditoría Interna.
Gestión podrá asistir a las reuniones de cierre.
Nota2: En caso que el auditado presente alguna observación
frente al informe, será revisado por el auditor interno y el
auditor Líder. Si es aceptada realiza el ajuste pertinente, de
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

SEGUIMIENTO Y MEJORA

- PSE.02 Procedimiento
15a. Se remite al Procedimiento de Acciones Preventivas/
Acciones Preventivas /
15a. Procedimiento de Correctivas PSE.02
Correctivas
Acciones Preventivas/
Correctivas PSE.02
Auditor Líder
Líder del Proceso/ - FSE.08 Evaluación de
15b. Realiza evaluación de
15b. Realiza la Evaluación de Desempeño a los miembros Subproceso Desempeño del
desempeño. del equipo auditor. Jefe de Unidad Auditor Interno.
Director de Laboratorio

16. Analiza resultados 16. Analiza los resultados obtenidos en la Evaluación de Auditor Líder y equipo - FSE.08 Evaluación de
obtenidos de la Evaluación de Desempeño del Auditor Interno para ser comentados con auditor Desempeño del
Desempeño. el equipo auditor y presentar reporte al líder de proceso de Auditor Interno.
Seguimiento Institucional.

Líder Proceso - FSE.20 Evaluación de

17.Evaluación de desempeño 17. Realiza la evaluación de Desempeño al Auditor líder, Seguimiento Desempeño del
al auditor líder con su respectiva retroalimentación. Institucional Auditor Lider.

18. Analiza conjuntamente con el auditor líder el reporte de Líder Proceso - FSE.08 Evaluación de
18. Análisis de la Evaluación de la Evaluación de desempeño aplicada al equipo auditor con Seguimiento Desempeño del
desempeño
el fin de tomar las medidas necesarias para mejorar el Institucional Auditor Interno.
proceso

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
01 Noviembre 19 de 2007 Creación del Documento

02 Octubre 03 de 2008 Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliación del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad de la Universidad Industrial de Santander

Ajuste en las Consideraciones, modificaciones en las Actividades No. 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 12 y 14 y eliminación de las Actividades No. 16, 17. 18
03 Marzo 11 de 2009
y 19 por inclusión del PSE. 02 y de las actividades 17 y 18

Abril 15 de 2009 Inclusión de la consideración relacionada con el seguimiento a las acciones correctivas resultado de las no conformidades de auditorías
04
externas.
Inclusión en el documento de referencia de la Actividad No. 17 el formato FSE.20 Evaluación de Desempeño del Auditor Líder como
05 Septiembre 21 de 2009 documento de referencia.

Cambio del nombre del procedimiento.

Inclusión de la Normas NTC ISO 9001:2008. NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 15189:2007 y NTC ISO 17025,
actualización de la NTC GP 1000:2009.
Ajuste del Objetivo y el Alcance referentes a los sistemas de gestión.
Inclusión de los Laboratorios en el Alcance.
Ajuste en la definición de Sistema de Gestión.
06 Ajustes en las consideraciones en los literales a y d, referente a la inclusión de laboratorios, unidades y Sistemas de Gestión adoptados por la
Mayo 24 de 2011 Universidad.
Inclusión de los Laboratorios / Directores en las actividades No. 1, 7, 11 y 12; inclusión del Auditor Líder como responsable de la actividad
No. 7, modificación de la Actividad No. 10 con el reemplazo del Acta de Reunión de Apertura por el Registro FTH.33, inclusión del Director
de Laboratorio como responsable de la Actividad No. 15b.
Inclusión de los Sistemas de Gestión en la Actividad No. 1, así como los aspectos relacionados con seguridad y salud ocupacional y ambiental.
Ajustes en las Actividades No. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, relacionados con la inclusión de los Sistemas de Gestión adoptados por la
Universidad y los líderes de proceso/subproceso y jefes de unidad.
Inclusión del Perfil de Auditor Interno, como Anexo del Procedimiento PSE.01

Actualización de la Norma NTC ISO 19011:2012 y NTC 15189:2009. Pág. 1, 9 y 10

07 Mayo 22 de 2013
Ajuste en el perfil del auditor interno lo referente a formación en la Norma ISO 15089:2009

Noviembre 21 de 2013 Inclusión de la Norma NTC ISO 5906:2012 en el Item de normatividad y en el perfil del auditor.
08

09 Enero 20 de 2014 Ajuste definiciones y consideraciones

10 Marzo 25 de 2014 Se ajusto al el nuevo nombre del formato de Informe de Auditorías FSE.04

11 Junio 11 de 2014 Se cambió el responsable de la actividad 12 a Equipo Auditor.

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RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
PERFIL DEL
PLANEACIÓN
AUDITOR
- Elaborar conjuntamente
con el equipo auditor, el
Plan de Auditorías Internas
de Calidad (FSE.02)
- Asistir y participar en las
reuniones programadas por
INTERNO
el Auditor Líder.
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ANEXOS
SEGUIMIENTO Y
PREPARACIÓN EJECUCIÓN
MEJORA
- Planear y desarrollar las - Realizar la reunión de
tareas asignadas por el apertura, en la cual se presenta
Auditor Líder. el Plan de Auditorías Internas de
Calidad, y se resuelven las - Realizar seguimiento a las
dudas existentes, dejando acciones correctivas que son
evidencia de los participantes, resultado de la auditoría.
en el Formato FTH33. Control
de Asistencia
- Ejecutar la Auditoría. - Participar en las Actividades
- Consultar los documentos
Recolectar y analizar las de Evaluación del
pertinentes para el desarrollo
evidencias de Auditoría que desempeño de los Auditores
de la Auditoría.
sean pertinentes y suficientes en Formación.
para obtener conclusiones
- Preparar los documentos
necesarios para la realización - Implementar las acciones
de las auditorías. Entre los de mejora que resulten de su
que se encuentran las listas evaluación de desempeño.
de verificación.
- Elaborar y entregar al Auditor - Participar en las
Líder el Informe de Auditoría capacitaciones y/o
con sus respectivos soportes en entrenamientos como
los tiempos establecidos. Auditor.
- Verificar que la -Apoyar el Proceso de
documentación esté a - Realizar los ajustes y formación de los auditores
disposición y sea correcciones a los que haya en formación en cada una de
comprendida por el auditor lugar al informe de Auditoría. las etapas del procedimiento,
en formación. según corresponda.
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ANEXOS

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

PERFIL DEL SEGUIMIENTO Y

PLANEACIÓN PREPARACIÓN EJECUCIÓN
AUDITOR MEJORA

- Asistir y participar en las -Consultar los documentos - Participar en la Reunión de - Participar en las
reuniones programadas por pertinentes para el desarrollo apertura, Auditoría en sitio y capacitaciones y/o
el Auditor Líder. de la Auditoría. Reunión de Cierre. entrenamientos como
Auditor.

- Conocer el Plan de - Preparar los documentos -Participar en la elaboración del

Auditorías Aprobado. necesarios con base en la Informe de Auditoría como
revisión de la información soporte para el Auditor Interno.
AUDITORES EN
pertinente relacionada con
FORMACIÓN
sus asignaciones de Auditoría
según orientaciones del
Auditor Interno.

- Implementar las acciones

de mejora que resulten de su
evaluación de desempeño.