SAP Bussiness Workflow PDF

SAP Bussiness Workflow 1-24
Lección 1
Introducción
SAP Bussiness Workflow es una herramienta que nos permite la implementación

técnica de procesos de negocio. Permite dar soporte y agilizar el proceso de
negocio ahorrando tiempo y costes. Permite a la gente involucrada llevar a cabo
procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de

workflow. El control incluye el monitorización de pasos de trabajo individuales y el
inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las

funciones de negocio del sistema R/3 a través del Business Objects Repository
(BOR).
Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integración con la gestión

organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las
tareas del workflow.
Cuando tiene sentido usar Workflow.
El uso de un workflow simplifica los procesos:
• Que consisten en una secuenciación de actividades. Típicamente los workflows

se utilizan para automatizar procesos de autorización donde una determinada
información va pasando por distintos responsables para su autorización.
• En el que hay más de una persona implicada. Si todas las tareas del proceso
son responsabilidad dela misma persona no tiene sentido diseñar un workflow.
• Que se ejecuta de la misma forma repetidamente en el tiempo. Obviamente no

es aplicable a procesos esporádicos o únicos.
• Que requiere un alto grado de coordinación entre los distintos pasos. Cuanto
más vital y complejo sea el conseguir transmitir actualmente la información de
un paso a otro más beneficios nos aportará utilizar un workflow.

Ventajas de la utilización de Workflow
El workflow ha sido desarrollado con el objetivo de:
• Reducir los tiempos entre pasos en los procesos de negocio
• Automatizar los procesos de negocio
• Reducir costes
• Facilitar la transmisión de responsabilidades de una persona a otra.
• Acelerar el flujo de información
• En la fase de diseño y construcción permite detectar los puntos débiles de los

procesos para su modificación
• Es flexible y permite adaptar fácilmente un workflow existente a cambios en el

proceso que soporta
• Permite monitorizar los tiempos de ejecución y calcular tiempos de respuesta

pro tarea, responsable, y otros parámetros.
Como ayuda a los empleados?
Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su inbox
• La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un

mismo documento
• El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transacción
• Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y

superiores directamente utilizando la estructura organizativa
Como ayuda al management?
• Aumenta la productividad
• Agiliza los procesos

• Aumenta la satisfacción de los afectados pro el proceso (mejores flujos de
información, mayor rapidez en responder)
• Los procesos de negocio pueden monitorizados y controlados
• Se generan notificaciones automáticamente si se producen retrasos en alguno

de los pasos de un proceso
• Permite generar analíticas de los procesos implementados.
Workflow no es:
• Un sistema de gestión de documentos (trabaja con ellos)
• Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos)
• Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza

ALE, EDI, WebForms-XML, etc.)
• Una transacción para secuenciar pantallas
• Administración de datos temporales
• Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el

sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema,
entonces el sistema de workflow tampoco lo hará)

Lección 2
Terminología
SAP Bussiness Workflow utilizan una terminología propia que es interesante

conocer. Cada elemento tiene asociado un icono que lo representa en todas las
herramientas de workflow del sistema SAP.
SAP Bussiness Workflow: principales elementos utilizados.
En la definición de procesos de negocio con SAP Bussiness Workflow hay cinco

preguntas que es necesario realizarse:
¿En Que Orden?
El Workflow controla el flujo del proceso de negocio que se ha definido. Este
flujo de proceso se compone de pasos . Para poder lanzar la secuencia de pasos
definida en el workflow es necesario definir que eventos generan su activación.
Como hemos visto, la definición del workflow describe el proceso de negocio a

implementar

• Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados
Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea mas fácil
de leer.
Cada paso del workflow procesa datos que se van pasando de paso a
paso a través de contenedores (containers).
• Un workflow se activa mediante uno o mas eventos. El evento depende

del workflow y debe estar activamente relacionado a él. El lanzamiento
de estos eventos los realizan las transacciones de SAP R/3 en los puntos
que se considera necesario.
Así en le caso de un workflow para la autorización de viajes la

transacción en la que se graban los gastos de viaje tiene dentro del
código de grabación de los datos del viaje el lanzamiento del evento “trip
approved” que lanza el workflow de autorización de viajes.
• El workflow se crean inicialmente mediante el Workflow Builder

(SWDD).
¿Qué?
En un workflow se ejecutan pasos, cada paso tiene asociada una Actividad o

Tarea. Existen distintos tipos de tarea y actividad.
Una actividad puede ser:
• Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo de

funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un
documento local, etc.
• Generación y envío de documentos
• Toma de decisiones
• Control de flujo

Cada tipo de actividad/paso se representa en los gráficos del flujo del workflow con
un icono distinto:
Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica

implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.
Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto
ultimo requerirá de la técnica de determinación de agentes).
En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina workitem, y le indica al

responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para
ejecutar la actividad.

¿Con que objeto?
La tareas interactúan con el sistema mediante métodos asociados aun Bussiness

Object .
Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser

accedida mediante una clave o conjunto de claves
Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias especificas de un tipo

de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores
Los componentes de un objeto son:
• Atributos (son los campos que identifican el objeto)
• Métodos (indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto)
• Eventos (indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado,

eliminado, etc.)
En el workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las
actividades. su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar,
finalizar o marcar eventos en el workflow.
Los tipos de objeto se crean y definen mediante el Business Object Builder

(SWO1)
¿Quién?
Los distintos participantes en los pasos de un workflow reciben el nombre de
agentes .
Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles
son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta
manera a todos los que nunca la recibirán.
Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo
de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.

Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien
recibirá la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un
agente posible.
Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante

papeles.
En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinara en

tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea.
Existen varios tipos de papeles: por competencias, por función, por estructura
organizativa o por atributos organizativos.
En la determinación de agentes juega un papel muy importante la estructura

organizativa de la empresa
¿Cuándo?
El lanzamiento de un workflow se produce al generarse un evento en el

sistema.
Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido. El workflow a su vez puede
reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada.
Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los
workflows.
Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o mas eventos (por ejemplo la
tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado).
De esta manera el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en tres
caminos diferentes.
Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que
permiten generar eventos
Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
• Por programa (mediante funciones especificas de la API de workflow)
• Mediante documentos de cambio (Change Documents)
• Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)

• Mediante la gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.)
• Mediante el sistema de información logística (alertas)
• Mediante documentos de cambio del modulo RH

Lección 3
Tratar un modelo de workflow
Para definir un modelo de workflow es necesario definir:
• Pasos
• Disparadores de eventos
• La interface de datos (definida en el container del workflow)
Es habitual usar un workflow ya existente en el sistema, copiarlo y a partir de él

comenzar a definir nuestro propio workflow. Es mucho más sencillo y rápido
primero buscar un workflow en el sistema similar al que queremos definir y usarlo
como base. El desarrollo desde cero de un workflow, si bien es posible, requiere un
esfuerzo importante de desarrollo.
Sap Easy Menu: acceso a la definición de un modelo de workflow

Usaremos como modelo el workflow de demostración del sistema “Workflow de
presentación para notificación de absentismo”. Para acceder a él usaremos la
transacción PFTC_DIS- Visualizar.
Acceso al un modelo de workflow.
Esta transacción permite tratar cualquier tipo de objeto del entorno workflow , en
particular un modelo de workflow.
Cada objeto se distingue por un código, si no lo conoceos podemos buscar los

workflows clasificados por componentes de aplicación.

3.1 Atributos de un modelo de workflow.
Entre sus información más relevantes están la documentación del mismo, la

definición del container del workflow y los eventos desencadenates.
Atributos de un modelo de workflow
Container del workflow.
El container de un workflow esta compuesto por el grupo de variables que se

utilizan como interfases para llevar los datos de un paso a otro del workflow en
tiempo de ejecución.
Un elemento del contenedor tiene estructura de datos de tablas utilizada por los
componentes definidos en el workflow. A su vez puede ser definido con una
estructura de Business Object.
El container se subdivide en otros de más específicos:
• El contenedor de eventos: Contiene un elemento que puede obtener una

referencia al objeto(s) a ser procesados en el workflow. Siempre contiene un
elemento que pueda obtener el nombre de usuario “iniciador” del workflow
actual (_WF_Initiator)
• El contenedor de workflow: Puede tomar al iniciador del workflow desde

el contenedor de eventos (_WF_Initiator).
• El contenedor de tareas: Siempre contiene un elemento que puede

obtener la referencia al objeto a ser procesado en la tarea de un solo paso
respectiva (_WI_Object_ID). También puede contener un elemento que
pueda obtener el resultado de un método de un objeto subyacente
(_WI_Result).
• El contenedor de métodos
• El contenedor de roles (papeles)
Acceso al Workflow Builder.
El Workflow Builder es la herramienta utilizada para crear y editar la definición de

un workflow. El Workflow Builder permite definir entre otras cosas:
• Pasos
• Disparadores de eventos
• La interface de datos (definida en el container del workflow)
Para la definición de los pasos y su secuenciación accederemos al Workflow Builder

desde el botón correspondiente.
Acceso a Workflow Builder desde un botón

La pantalla principal de Workflow Builder se subdivide en un lado izquierdo con un
resumen de los pasos definidos en el modelo y un lado derecho donde tenemos la
represtación gráfica de los pasos y sus interconexiones.
Workflow Builder: Aspecto
El área de navegación permite:
• Usar el drag-and-drop para mover y cambiar el orden de los pasos.
• Con doble-click sobre un paso accedemos a la pantalla para la definición del

paso.
• Añadir nuevos pasos, seleccionando de la lista de tipos de paso el adecuado

y arrastrándolo al punto del modelo donde sea necesario introducirlo.
3.2 Definición un paso.
La definición de un workflow está compuesta por pasos individuales. Al crear un

paso, primero se debe especificar el tipo de paso. Estos pueden ser:
• Pasos que hacen referencia a las actividades de negocio: actividad, decisión

de usuario, documento desde plantilla.

• Pasos que son usados para el monitoreo y control de procesos internos:
condición, condición múltiple, loop, bucle, operación de contenedor, evento
creador, espera de evento.
Cada paso es el elemento determinante de “su” bloque. Las operaciones en pasos

individuales siempre conciernen a la totalidad del bloque al que pertenece.
La secuencia de procesamiento de los pasos depende del resultado del paso

precedente.
Workflow Builder: definición de un paso del workflow
Definir que tarea a ejecutar.
Asignar tarea al paso
Un paso habitualmente hace referencia a una tarea, la cual hace referencia a un

método de un Business Object. Por lo tanto todas las características del todo del
Business Object pasaran a la tarea y luego al paso.

Con doble clic sobre el código de la tarea se accede a la definición de la misma.
Vista de Tarea: Se define el tipo de objeto y método que ejecuta.
Definición del paso de parámetros a la tarea (Container).
Una vez seleccionada una tarea, automáticamente el sistema generará o propondrá

los bindings entre el container del workflow y el container de la tarea (no obstante
siempre conviene revisar lo que el sistema propone).

Propuesta pasos de parámetros entre el modelo workflow y la tarea del paso (siempre variables del
container)
Definir responsable
El siguiente paso es definir como se ha de determinar el responsable en tiempo de

ejecución.
Asignación de responsable. Modos de determinación de responsables.

Para determinar el responsable se pueden usar distintos métodos:
• Papel: Rol definido en el sistema SAP. El papel tiene definida un módulo de

función los parámetros del cual se asignan desde el container.
• Elementos organizativos del organigrama de recursos humanos: Unidad

organizativa, función, posición, puesto de trabajo.
• Usuario del sistema SAP
• Expresión. Una variable del container. Pro ejemplo WF_INITIATOR hace

referencia al usuario que ha origina el workflow.
Definir salidas del paso.
En el caso que el método que ejecutemos genere distintos resultados estos

aparecerán en el cuadro de salidas y podremos colocar un texto para que queden
documentados en el workflow.
Cuantas mas salidas tenga el paso mas líneas de workflow se abrirán.
Salidas de un paso

Definir el texto de la notificación
También el paso puede configurarse para que cuando se termine de ejecutar el

paso envíe una notificación a alguien en forma de correo electrónico. Esto se
configura en el área “notificación”
Notificación de un paso
Definir control de tiempo
Luego y en el caso que corresponda podremos configurar los tiempos del paso. Es
decir que al crearse un workitem los tiempos de ejecución de ese workitem podrán
controlarse y tomar determinadas acciones:
Gestión de plazos

Configurar un plazo.
Es decir que si se cumple un plazo determinado desde que el usuario

responsable recibe el workitem y no toma ninguna acción, se podrá tomar una
decisión automáticamente.
• El plazo se configura teniendo en cuenta: la fecha de creación del workflow,

la fecha de creación del workitem o una fecha que se agregue como una
variable en el contenedor del workflow.
• Luego se coloca el tiempo a alcanzar (el plazo)
• Y Finalmente se define que acción tomar. O bien se envía un correo

electrónico a alguien (por ejemplo un superior del responsable) o bien se
puede “modelar” un subworkflow para actuar en caso de llegar al plazo.
Configurar fecha de inicio
Luego se podrá configurar una fecha de inicio mas tardío y una fecha de fin
deseado.
Hemos visto las características principales de un paso tomando como modelo un o

de tipo “actividad”, según el tipo de paso, algunas de las propiedades del mismo
son distintas.
Ejemplo de paso de bifurcación por toma de decisión de usuario.

Lección 4
Ejemplo de workflow
Para realizar un ejemplo usaremos la transacción SWUI_DEMO que nos permite

lanzar en modo test un proceso de workflow.
Acceso al iniciador de workflows para su evaluación
Simularemos el workflow “Proceso presentación absentismo”, este workflow

presenta a partir de un formulario una parte de las funciones del SAP Business
Workflow. Entre otros se visualiza un desglose de papel dinámico mediante la
gestión de organización.
Selección del Workflow de prueba y lanzamiento

La herramienta también permite acceder directamente al Bussiness WorkPlace para
el seguimiento de los workitem del workflow lanzado.
1.er paso
Crear una notificación de absentismo mediante el iniciador del workflow Trate los
campos nombre, centro de coste y absentismo de la notificación de absentismo y
seleccione grabar.
Lanzar una petición de vacaciones
2.º paso
La notificación de absentismo se presenta al superior del iniciador para que la

autorice.
• Si la autoriza, el iniciador recibe un e-mail en su Business Workplace.
• En el caso de rechazo, el iniciador puede revisar o retirar la notificación.
El papel utilizado en este workflow de presentación para la determinación de

responsable editará siempre el iniciador como resultado. De esta forma el papel
utilizado en este caso dará un resultado si en la gestión de organización para el
iniciador de workflow no se ha introducido ningún superior.
Bussiness Workplace: Bandeja de entrada de workitems
Ejecución del workitem para decidir si Autorizar o No autorizar.

SAP Bussiness Workflow PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

SAP Bussiness Workflow PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SAP Bussiness Workflow 1-24

SAP Bussiness Workflow es una herramienta que nos permite la implementación

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de

En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las

Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integración con la gestión

Cuando tiene sentido usar Workflow.

El uso de un workflow simplifica los procesos:

• Que consisten en una secuenciación de actividades. Típicamente los workflows

• Que se ejecuta de la misma forma repetidamente en el tiempo. Obviamente no

SAP Bussiness Workflow 2-24

El workflow ha sido desarrollado con el objetivo de:

• Reducir los tiempos entre pasos en los procesos de negocio

• Automatizar los procesos de negocio

• Facilitar la transmisión de responsabilidades de una persona a otra.

• Acelerar el flujo de información

• En la fase de diseño y construcción permite detectar los puntos débiles de los

• Es flexible y permite adaptar fácilmente un workflow existente a cambios en el

• Permite monitorizar los tiempos de ejecución y calcular tiempos de respuesta

Como ayuda a los empleados?

Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su inbox

• La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un

• El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transacción

• Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y

Como ayuda al management?

• Agiliza los procesos

SAP Bussiness Workflow 3-24

• Los procesos de negocio pueden monitorizados y controlados

• Se generan notificaciones automáticamente si se producen retrasos en alguno

• Permite generar analíticas de los procesos implementados.

• Un sistema de gestión de documentos (trabaja con ellos)

• Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos)

• Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza

• Una transacción para secuenciar pantallas

• Administración de datos temporales

• Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el

SAP Bussiness Workflow 4-24

SAP Bussiness Workflow utilizan una terminología propia que es interesante

SAP Bussiness Workflow: principales elementos utilizados.

En la definición de procesos de negocio con SAP Bussiness Workflow hay cinco

¿En Que Orden?

El Workflow controla el flujo del proceso de negocio que se ha definido. Este

flujo de proceso se compone de pasos . Para poder lanzar la secuencia de pasos

definida en el workflow es necesario definir que eventos generan su activación.

Como hemos visto, la definición del workflow describe el proceso de negocio a

SAP Bussiness Workflow 5-24

• Un workflow se activa mediante uno o mas eventos. El evento depende

Así en le caso de un workflow para la autorización de viajes la

• El workflow se crean inicialmente mediante el Workflow Builder

En un workflow se ejecutan pasos, cada paso tiene asociada una Actividad o

Una actividad puede ser:

• Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo de

• Generación y envío de documentos

SAP Bussiness Workflow 6-24

Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica

En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina workitem, y le indica al

SAP Bussiness Workflow 7-24

La tareas interactúan con el sistema mediante métodos asociados aun Bussiness

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser

Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias especificas de un tipo

Los componentes de un objeto son:

• Atributos (son los campos que identifican el objeto)

• Métodos (indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto)

• Eventos (indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado,