PLANTILLA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS

La plantilla para documentar procedimientos contiene la

estructura de ocho (8) pasos con una breve explicación de cada
uno para documentar correctamente un procedimiento.
Asegúrese de leer las instrucciones y borrarlas para introducir el
texto que corresponde

ENCABEZADO: El siguiente es un encabezado generalmente

aceptado en la documentación de procesos, diligéncielo y
colóquelo como un encabezado automático para que aparezca e
cada hoja del procedimiento

CÓDIGO:
Escriba el código
Escriba el nombre de la empresa
específico de este
procedimiento
Inserte el
VERSIÓN.
logo de la
Escriba la versión
empresa
PROCEDIMIENTO XXXXX (escriba el específico de este
nombre del procedimiento) procedimiento
PÁGINAS:
Página x de x

1. PROPOSITO Y ALCANCE

Escriba aquí el propósito u objetivo del proceso (Para qué se ejecuta el

proceso)

2. ALCANCE

Redacte aquí desde dónde comienza hasta dónde finaliza el proceso. En

el alcance se definen los límites del proceso.

3. DEFINICIONES

Escriba a manera de un breve glosario, las definiciones o conceptos de

los términos que considere necesarios para comprender el
procedimiento.
 4. DISPOSICIONES GENERALES

En esta sección escriba los lineamientos generales para que el

procedimiento se pueda ejecutar. Estos requerimientos pueden ser de
personal, materias primas, autorizaciones, actividades previas, equipos
y herramientas, entre otros.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

En la siguiente tabla se puede describir el procedimiento a documentar,

iniciando por la actividad la cual se redacta iniciando con un verbo en
infinitivo como planificar, medir, confeccionar, entre otros. Luego se
debe clasificar mediante una “X”, cada actividad según el componente
del ciclo PHVA al que corresponde (Planear-Hacer-Verificar-Actuar),
posteriormente se consignan los documentos y/o registros que se hacen
necesarios ya sean externos o internos (para el caso de los
documentos). Si el documento está codificado, debe ir precedido del
código y luego el nombre. Finalmente, se debe registrar el cargo del
responsable de cada actividad.

Debe anexar o quitar tantas filas como sea el número de actividades del
procedimiento que está describiendo.

Tipo de
Documento/Regi Responsa
I Descripción de la activida
stro ble
d actividad d PHVA

P H V A

5
6

1
0

6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO

En esta sección debe insertar el diagrama de flujo correspondiente

según la descripción de actividades que ha realizado. Si lo desea use las
figuras insertadas en esta plantilla

INICIO/FIN ALMAC
DECISIÓN EN

PROCESO
(Duplique este recurso
cuantas veces lo Documento
requiera)

7. RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO Conectores

En esta sección puede identificar los riesgos laborales y operativos que

tiene el procedimiento. La tabla debe mostrar el nombre o ID de la
actividad relacionada con un riesgo, la clasificación del riesgo que se ha
realizado en la empresa, el nivel de riesgo definido en la organización
después de haber valorado el riesgo (analizado contra controles), el
código del riesgo que es un código alfanumérico interno que identifica
de manera precisa el riesgo y el código y nombre del documento en
donde se destalla las características del riesgo (matriz de riesgo
correspondiente) para los códigos y documento relacionado debe
suponer estos elementos

7.1. Riesgos Operativos

Documento
Actividad Tipo de Código del Nivel de relacionado
relacionada riesgo riesgo riesgo para la gestión
del riesgo

7.2. Riesgos Laborales

Documento
Actividad Tipo de Código del Nivel de relacionado
relacionada riesgo riesgo riesgo para la gestión
del riesgo

8. CONTROL DE CAMBIOS

En esta sección se deben detallar la información correspondiente a los

cambios subsecuentes que se hagan a este documento con el fin de
rastrear y controlar las modificaciones que se han realizado

Versió
Fecha Cambio realizado
n
SECCIÓN DE FIRMAS

Elaboró: (Firma) Revisó: (Firma) Aprobó: (Firma)

Nombre: Nombre: Nombre:

Estudiante que elaboró

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha: